Convegno gratuito

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C

Impatti e opportunità per studi professionali e imprese

In collaborazione con:

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3

GRUPPO EUROCONFERENCE S.P.A.Via E. Fermi, 1137135 VeronaTel. 045/8201828 Fax 045/583111

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Chiuso per la stampa il 9/04/2018

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INDICE

Schemi operativi di sintesi

6 FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

23 IL TEMPO RITROVATO25 COME MI ORGANIZZO CON IL MIO CLIENTE?27 CON QUALI STRUMENTI?29 COSA CAMBIA30 FATTURAZIONE CARTACEA VS FATTURAZIONE ELETTRONICA32 LA RICEZIONE34 FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE43 LE FIRME ELETTRONICHE53 LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE

DELLA CONSERVAZIONE

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Schemi operativi di sintesi

6

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

PARTE PRIMA• Le novita’ della Finaziaria 2018 in tema digitale• Il d.Lgs. N. 127/2015: obbligo di fatturazione elettronica tra privati e verso i

consumatori finali: benefici fiscali e operativi• Il processo operativo di fatturazione elettronica mediante il sistema di interscambio• Il “grande fratello fiscale”: consultazione dati trasmessi• Studio analogico o studio digitale? Efficienza, efficacia e l’offerta di nuovi servizi ad

alto valore aggiunto• L’impatto della fatturazione elettronica sui processi delle imprese• Casi pratici - strumenti per l’applicazione della fatturazione elettronica in studio e in

azienda

PARTE SECONDA• Le soluzioni di firma digitale e firma elettronica avanzata per lo studio e l’azienda• La conservazione digitale a norma ed il responsabile della conservazione• Strumenti per la gestione digitale delle firme e la conservazione digitale in cloud per

lo studio e l’azienda

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B e B2C

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

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FATTURAZIONE ELETTRONICA

Legge di Bilancio

2018

Interviene su D.Lgs. n.

127/2015

modifica sostanzialmente

l’art. 1

Introduce obbligo generalizzato• RESIDENTI• STABILITI• IDENTIFICATI

Rafforzamento figura intermediario

Distinzione delle RESPONSABILITA’

F.E. Consumatori finali tramite SDI

«Nuovo spesometro»

Sanzioni

Conservazione fiscale F.E.

modifica l’art. 2

Obbligo trasmissione telematica corrispettivi per cessioni di benzina e

gasolio

estero

• NUOVO ART. 1 – RESPONSABILITA’Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ferme restando le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.

LA NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

8

• NUOVO ART. 1 – FE B2CLe fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sara ̀ messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. È comunque facolta ̀ dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura

LA NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

FATTURAZIONE ELETTRONICA

Legge di Bilancio

2018

Interviene su D.Lgs. n.

127/2015

riscrive l’art. 3 nuovo Incentivi tracciabilità

pagamenti superiori a € 500,00

nuovo Semplificazioni amministrative contabili

riscrive l’art. 4

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

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• NUOVO ART. 3 – Incentivi per la tracciabilità dei pagamentiRIDUZIONE DI DUE ANNI TERMINI ACCERTAMENTI IIDD E IVA

• … omississ.. che garantiscono, nei modi stabiliti con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi ad operazioni di ammontare superiore a euro 500,00

(per i commercianti al minuto occorre esercitare anche l’opzione ex art.2 c.1 D.Lgs.127/15 – registratori telematici)

LA NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

• NUOVO ART. 4 - Semplificazioni amministrative e contabili1. … omississ.. (sono i soggetti di cui alla slide precedente) …… l’Agenzia delle entrate mette a disposizione, SULLA BASE DEI DATI ACQUISITI DALLE FE, DALLE OP. TRANSFRONTALIERE E CORRISPETTIVI TELEMATICI:

LA NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

10

• NUOVO ART. 4 - Semplificazioni amministrative e contabili…segue…a) gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell’IVA; b) una bozza di dichiarazione annuale dell’IVA e di dichiarazione dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati; c) le bozze dei modelli F24 di versamento recanti gli ammontaridelle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso.

2. ………., viene meno l’obbligo di tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. NO REG. IVA ACQUISTI E VENDITE3. Con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate sono emanate le disposizioni necessarie per attuare il presente articolo

LA NOVITÀ DELLA LEGGE DI BILANCIO 2018

SEMPLIFICAZIONE PROCESSO DI FATTURAZIONE

Effettuate verso soggetti privati

residenti o stabiliti o identificati in Italia

Cessioni di beni

obbligo fatturazione elettronica

A decorrere dal 1° gennaio 2019

Prestazioni di servizi

obbligo utilizzo canale SDI

B2C

B2B

L’obbligo di fatturazione elettronica è anticipato al 1/7/2018 per:• cessioni di benzina/gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;• prestazioni rese da soggetti subappaltatori/subcontraenti della filiera delle imprese

nel quadro di un contratto di appalto di lavori/servizi/forniture stipulato con unaPubblica Amministrazione con indicazione del relativo codice CUP/CIG.

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

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PREPENSIONAMENTO DELLA SCHEDA CARBURANTE

Dal 01/07/2018

Ricezione di solo F.E. xml (*)

Pagamenti con carte di credito/debito/prepagate

IVA – art 19-bis c.1 lett. d

(*) art. 22 c.3 DPR 633/72

REDDITI – art 164 c. 1-bis DPR 917/86

SOGGETTI SUBAPPALTATORI PA

Effettuate verso soggetti appaltatori

PA

Cessioni di beni

obbligo fatturazione elettronica

A decorrere dal 1° luglio 2018

Prestazioni di servizi

XML + FD

obbligo utilizzo canale SDI

Indicazione

CIG/CUP

Recapito soggetto IVA appaltatore principale

Conservazione a norma FE ricevute

(no stampa !)

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SOGGETTI ED OPERAZIONI ESCLUSE

soggetti esclusi

Contribuenti minimi

Contribuenti forfetari

effettuate o ricevute

Verso e da soggetti non

residenti/non stabiliti in Italia

Art. 1, comma 3, D.Lgs. n. 127/2015

Operazioni escluse

Cessioni di beni e prestazioni di servizi

EMISSIONE FATTURA

Se fattura

Sanzione art. 6, D.Lgs. n. 471/1997

Non risulta in formato elettronico

Non transita su SDI

Risulta non emessa

da 90% a 180% imposta

CEDENTE/PRESTATORE

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

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non riceve fattura Autofattura

secessionario/committente

Invio della stessa tramite

SDI

Evita sanzione art. 6, comma 8,

D.Lgs. n. 471/1997

100% imposta con minimo euro 250

EMISSIONE FATTURA

Tracciato XML

Stesso utilizzato per fattura elettronica

PA

Formato fattura

potranno essere individuati ulteriori formati

Basati su standard o norme a livello europeo

EMISSIONE FATTURA

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IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

Sistema di interscambio

duplice funzione

agevola trasmissione/ricezione

fatture elettroniche

acquisisce dati fiscalmente rilevanti

Da 1/1/2019 Abrogazione spesometro e opzione D.Lgs

127/15 dati fatture

IL FLUSSO

Cedente/prestatore

Trasferita in modo semi-automaticoin contabilità e conservata digitalmente

emette fattura

elettronicaSDI

Acquisisce dati fiscali

Recapita

Tramite PECTramite codice destinatario

Fattura XML

Al cessionario/committente

la fattura prodotta diversamente (carta, altri formati) ovvero non veicolata via SdI si ha per “non emessa”

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

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Il SdI di consegnare il documento, dovrebbe prevedere:

1. in via generale, come oggi, l’inserimento del codice destinatario (ID SdI)ovvero la PEC del cessionario/committente ovvero di un suointermediario all’interno dell’XML

2. la possibilità per ogni utente di ‘censire’ una modalità di consegnastandard che prevarrà su quanto indicato in fattura: verrà pubblicato unservizio web sul sito dell’AE per consentire di effettuare questa sceltaindicando un codice destinatario (ID SdI) ovvero una PEC da abbinare allaPIVA

3. un duplicato informatico (ex art. 23-bis del CAD) della FE verrà messo adisposizione di tutti gli utenti in apposita area autenticata, sia nel caso di«avvenuta consegna» che nel caso di «mancata consegna» da parte diSdI, prevedendo che in tale ultimo caso il cedente/prestatore dovràattivarsi per informare i cliente ovvero recapitargli la fattura per altre vie.

LE SEMPLIFICAZIONI IN ARRIVO

INDIRIZZAMENTO

Forum FE 26.3.218

• Viene eliminata la notifica di rifiuto/accettazione/dt

• La data di emissione è la data documento riportataobbligatoriamente in fattura (ai sensi dell’art. 21 del d.P.R. n.633/72) e, quindi, anche la data in cui l’imposta diventaesigibile/detraibile.

• La FE sia ha per emessa solo se viene inviata al destinatariotramite il Sistema di Interscambio. Se il SdI scarta la FE, la stessa siha per non emessa e il cedente/prestatore effettuerà una nota divariazione interna ove avesse già provveduto ad effettuare laregistrazione (ex art. 23 d.P.R. n. 633/72).

EMISSIONE / RICEZIONE

LE SEMPLIFICAZIONI IN ARRIVO Forum FE 26.3.218

16

• EDI filiere: le aziende e i provider possono continuare ad operarenella modalità corrente, sapendo che solo la FE accettata da SdI èquella fiscalmente rilevante.

Conseguentemente, se il cedente/prestatore e ilcessionario/committente avessero già registrato in contabilità i datidelle FE-EDI prima della «risposta» di SdI, qualora quest’ultimo scartila FE (XML) la stessa sarà non emessa e gli utenti effettueranno unanota di variazione interna.

INTERMEDIARI F.E. 1 di 2

LE SEMPLIFICAZIONI IN ARRIVOForum FE 26.3.218

• Come accade oggi, gli intermediari continueranno a poter inviarele fatture a SdI per conto dei propri clienti.

In considerazione delle scelte che l’utente decide di effettuare perl’indirizzamento della FE in fase di ricezione, gli intermediaripotranno:

• Ricevere direttamente da SdI le FE dei loro clienti

• Acquisire il duplicato della FE (ex art. 23-bis CAD) in formatoXML e leggibile dall’area autenticata del cliente, salvo appositaautorizzazione ad accedere all’area (l’AE acquisirà preventivo parere del Garante Privacysulle modalità di autorizzazione)

INTERMEDIARI F.E. 2 di 2

LE SEMPLIFICAZIONI IN ARRIVOForum FE 26.3.218

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

17

• Art. 2, D.Lgs. n. 127/2015• Art. 4, comma 6, DL n. 193/2016 (differimento)• Decreto MEF 4.8.2016• Provvedimenti Agenzia Entrate 30.6.2016, 28.10.2016,• 29.11.2016 e 1.12.2016• Risoluzione Agenzia Entrate 21.12.2016, n. 116/E

I CORRISPETTIVI TELEMATICI

OPZIONE: per tutti

(per il 2019 entro il 31.12.2018)

OBBLIGO: distributori

automatici beni e servizi

OBBLIGO: dal 01.07.2018

distributori carburanti e lubrificanti

02/09/15 01/07/1801/01/18

data di entratain vigore

OBBLIGATORIO per DISTRIBUTORI CARBURANTI E LUBRIFICANTI ( nuovo comma 1-bis art.2 D.Lgs127/15)

01/01/17

D) possibilità con opzione (min 5 anni con rinnovo tacito)

credito di imposta di euro 50,00

01/01/19

GDOabrogazione del regime speciale per la grandedistribuzione

OBBLIGATORIO per DISTRIBUTORI AUTOMATICI (tutti)

I CORRISPETTIVI TELEMATICI

LA TEMPISTICA DI ADOZIONE

18

QUANDO SCADRA’ LA MEMORIA FISCALE DELL’ATTUALE INSTALLATO ?

REGISTRATORI TELEMATICI

IL REGISTRATORE TELEMATICO PUO’ FARE ANCHE DA SEMPLICE

REGISTRATORE DI CASSA

IL REGISTRATORE DI CASSA EVOLUTO PUO’ GIA’ TRASMETTERE

I CORRISPETTIVI

CHIEDETE AI VOSTRI CLIENTI

NUOVO “ESTEROMETRO”

Solo per operazioni relative a cessioni di beni e prestazioni di

servizi

effettuate

Soggetti non residenti

ricevute

verso da

entro la fine del mese successivo a quello di

ricezioneemissione

Scadenza

Non già transitate dallo SDI

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

19

LA CONSULTAZIONE DEI DATI

LIPe DATI FATTURE

https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it

* tutti i datifattura saranno esportabili in un file .csv

Saranno quindi disponibili:• i dati trasmessi dal contribuente• i datifattura trasmessi dai clienti e fornitori del contribuente*• i risultati dell’esame dei datifattura• i riscontri di AdE di confronto tra i datifattura e i dati delle

comunicazioniIVA• le comunicazioni inviate da AdE per divergenze tra i datifattura e

i dati delle comunicazioniIVA• le comunicazioni inviate da AdE per incongruenze tra le

liquidazioni IVA e i versamenti IVA periodiciNelle comunicazioni AdE darà indicazioni al contribuente per regolarizzare la propria posizione

IL RISCONTRO SUI DATI

20

Servizio webMonitor

Fatture PA e B2B

Dati Fatture

Discordanzedatifattura

vscomunicazioni

IVA

Discordanzeliquidazioni

IVA vs

versamenti

Daticorrispettivi telematici

contribuente SI SI SI SI SI

Delegato* SI NO NO NO NO

Intermediario ** NO NO NO SI se delega al cassetto fiscale

NO

intermediario con delega alla

consultazioneNO SI SI SI SI

* Persona fisica senza particolare qualifica Delegato on-line al servizio “fattura elettronica” e “censimento corrispettivi”** ex art.3 DPR 322/98

I DATI CONSULTABILI

Le informazioni dell’impresa (i dati) devono essere disponibili il prima possibile

Occorre monitorare periodicamente l’andamento economico dell’impresa

Un attimo di attenzione

FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B E B2C. IMPATTI E OPPORTUNITÀ PER STUDI PROFESSIONALI E IMPRESE

21

I processi di gestione amministrativa devo essere ripensati in chiave digitale

La fattura elettronica non può essere registrata e controllata con le stesse modalità di una cartacea

I nuovi processi non possono essere che nativi digitali e non partire dal supporto cartaceo per trasformarlo poi in documento elettronico

Il DATO deve essere inserito

una SOLA volta,in origine

con la fatturazione elettronica

I VANTAGGI OPERATIVI

22

data entry tradizionale

• riodino documenti• inserimento in contabilità• archiviazione in faldone• ritiro in armadio

audit• stampa brogliaccio iva per

verifica inserimento dati• correzione eventuali errori

ricerca fatture• estrazione da armadio• apertura faldone• ricerca manuale fattura

costi archiviazione• sono conosciuti?

FATTURE XMLdata entry semi-AUTOMATICO

• interfaccia di abbinamentodocumenti in gestionale

• verifica immediata contropartitae % detraibilità IVA

audit== ==== ==

ricerca fatture• immediata a video

costi archiviazione

I VANTAGGI OPERATIVI

23

IL TEMPO RITROVATO

AL COMMERCIALISTA INTERESSA CAPIRNE DI PIÙ?

SI

24

fare CONSULENZA con i DATI a disposizione 1) Consulenti gestionali-contabili, formando le aziende a:

- emettere fatture elettroniche- gestire lo scadenzario INC/PA

2) Fornire servizi innovativi: - controllo di gestione- analisi del rating- business plan- consulenza su dematerializzazione ed implementazione di

processi di fatturazione elettronica e conservazione digitale- organizzazione amministrativo-documentale- conservazione digitale per clienti e nuove aziende- intermediari tra Azienda e Pubblica Amministrazione- intermediari tra Aziende e SDI nella trasmissione e ricezione

delle fatture elettroniche B2B- assistenza piattaforma certificazione crediti- responsabile della conservazione dei libri e documenti

contabili e fiscali (attività già esercitata per i doc. cartacei)- attività di audit nella verifica e certificazione dei processi di

fatturazione elettronica e conservazione digitale a norma

Quali opportunità professionali

Documento n. 24

L’obbligo di fatturazione elettronica alla P.A. e nuove opportunità professionaliper i Commercialisti

Novembre 2013http://www.fondazionenazionalecomme

rcialisti.it/node/622

25

COME MI ORGANIZZO CON IL MIO CLIENTE?

CLIENTE

AZIENDA AUTONOMA

S D I

altri clienti altri fornitori

SCAMBIO DATI ISTANTANEO

NESSUN ERRORE

CERTEZZA DATA EMISSIONE E RICEZIONE

MIGLIORE ORGANIZZAZIONE INTERNA

PIU’ TEMPO DA DEDICARE AL CORE BUSINESS

RegistratoreTelematico

invio dati eventuali fattureanche semplificate

26

CLIENTE

S D I

altri clienti altri fornitori

COMMERCIALISTA

produce FE XML ——-> registraz. semi-automatica

riceve FE XML ——-> registraz. semi-automatica

NESSUNA CONSEGNA DI DOCUMENTAZIONE

DELEGA

trasmissione e ricezione flussidati fatture

IL COMMERCIALISTA TIENE LA

CONTABILITA’

CLIENTE

S D I

altri clienti altri fornitori

COMMERCIALISTADELEGA

trasmissionee ricezioneflussidati fatture*

* fatture analogiche(cartacee)

RegistratoreTelematico

invio dati eventuali fattureanche semplificate

visualizzafatture emesse fatture ricevute

IL CLIENTE NON E’ ORGANIZZATO

FATTURAZIONE ELETTRONICA

C/TERZI

27

CON QUALI STRUMENTI?

International Federation of Accountants

in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”

nessuna stampa: tutto a video

28

International Federation of Accountants

in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”

nessuna stampa: tutto a video

Video bracciali

29

COSA CAMBIA

FORMATO FATTURA XML

XML PAXML ORDINARIA PRIVATIXML SEMPLIFICATA PRIVATI

codice [FPA12] xml PAcodice [FPR12] xml ordinariacodice [FSM10] xml semplificato

30

FATTURAZIONE CARTACEA VS FATTURAZIONE ELETTRONICA

EMISSIONE FATTURE

EMISSIONE FATTURE

Sistemagestionale

interno

Emissione fatture

Ricezione da parte dei

committenti finali

ProducePDF

Trasmissionediretta

prima

PEC

MAIL

EDI

FAX

stampa

FATTURAZIONE CARTACEA VS FATTURAZIONE ELETTRONICA

31

Sistemagestionale

interno

Emissione fatture

ProduceXML

Trasmissionediretta

o tramiteprovider di

servizio

dopo

PEC

MAIL

EDI

FAX

stampa

FTP

SDIcoop

Https

Web

Firma digitale

EMISSIONE FATTURE

EMISSIONE FATTURE

Sistema gestionale

interno

Emissione fatture

Ricezione da parte dei committenti

finali italiani

ProduceXML + FD

PEC

SDI

Sistema di Intescambio

AdE

PEC

FTP

SPCOOP

Https

web

occorre il

codice destinatario

di 7 caratteri

Trasmissionediretta

o tramiteprovider di

servizio

accreditamento SDI

dopoEMISSIONE FATTURE

EMISSIONE FATTURE

FTP

SDIcoop

Https

Web

32

LA RICEZIONE

sistema di conservazione a norma(DPCM 3.12.2013)

SDI

Sistema di Intescambio

AdE

PEC

FTP

SPCOOP

Https

Web

occorre il

codice destinatario

di 7 caratteri

• sistemazione documenti .xml• decodifica .xml fattura• visualizzazione FACILITATA .xml fattura• controllo contenuto fattura• importazione semi-automatica in

contabilità / ERP

• sistemazione/decodifica/visualizzazione FACILITATA .xml fattura

• controllo contenuto fattura• importazione semi-automatica in

contabilità / ERP

RICEZIONE FATTURE

LA RICEZIONE

33

OGGI DOMANI

verificafattura

OK

KO

contabilità

richiesta nota credito

PDF

CARTA

verificanota credito

contabilità

richiesta nota credito

XML

XML

ERRORI SU FATTURE ELETTRONICHE

EMISSIONE FATTURE

PDF

CARTA

OK

KO

verificafattura

OK

KO

contabilità

richiesta nota credito

contabilità

richiesta nota credito

OK

KO

verificanota credito

34

FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE

FLUSSI OPERATIVI

AZIENDA AUTONOMA

• Ha un proprio software gestionale che produce XML

• Tiene la contabilità in autonomia• Lo studio fornisce consulenza

AZIENDA ORGANIZZATA

• Ha un proprio software gestionale che produce XML

• Non tiene contabilità interna• Lo studio fornisce CONTABILITA’ e

CONSULENZA

AZIENDA DA INFORMATIZZARE

• Non ha un software GESTIONALE• Propensa ad adottare un software di

Fatturazione • Lo studio tiene la contabilità

AZIENDA NON INFORMATIZZATA

• Non ha un software GESTIONALE• Vuole continuare a portare CARTA in studio• Lo studio tiene la contabilità e effettua

fatturazione conto terzi

caso 1 caso 2

caso 3 caso 4

FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE

35

Azienda Autonoma

sistema gestionale interno

CONNETTORE:- EMISSIONE

FATTURE- Produce

XML

ricezione da parte delcliente finale

Tenuta contabilitàda parte dell’azienda

sistema gestionale interno

CONNETTORE:- Download e

ImportFATTURE

- Console di monitoraggio stato e messaggi

invio fattura da parte del fornitore

riceve XML

caso 1

interessa a ?- collegio sindacale- revisore dei conti- C.F.O./resp.amministrativo

Condivisione con il Commercialista

• CONTROLLO e FRIMA del XML• Gestione dei messaggi da SDI

EMISSIONE FATTURE

RICEZIONE FATTURE

Eliminazione del data entry e importazione in

contabilitàInvio tramite PEC o Codice DestinatarioPer ESTERI e PRIVATI possibilità di gestire un doppio flusso: XML e pdf o carta

Possibilità di Accettare/rifiutare la fattura ricevuta dal

connettore

Conservazione Cloud

sistema gestionale interno

CONNETTORE:- EMISSIONE

FATTURE- Produce

XML

ricezione da parte dei committenti finali

sistema gestionale interno

CONNETTORE:- Download e

ImportFATTURE

- Console di monitoraggio stato e messaggi

invio fattura da parte del fornitore

riceve XML

Tenuta contabilità da parte del commercialista caso 2

commercialistaimport semi-automaticoin contabilità

BENEFICI:• no consegna documenti in

studio• elaborazione più veloce • informazioni immediate

Azienda Organizzata

• CONTROLLO e FRIMA del XML• Gestione dei messaggi da SDI

EMISSIONE FATTURE

RICEZIONE FATTURE

Conservazione Cloud

36

caso 3Azienda da InformatizzareTenuta contabilità da parte del commercialista

EMISSIONE FATTURE

ricezione da parte dei committenti finali

commercialistaimport semi-automaticoin contabilità

• no consegna documenti in studio

• elaborazione più veloce • informazioni immediate• un unico repository per le

fatture emesse e ricevute

• CONTROLLO e FRIMA del XML• Gestione dei messaggi da SDI

RICEZIONE FATTURE

• Visualizzazione Fatture

• Accettazione o Rifiuto *

invio fattura da parte del fornitore

riceve XML

(*) da Forum Italiano F.E. AdE il rifiuto verrà eliminato

monitoraggio scadenzario incassipagamenti

Conservazione Cloud

caso 4Azienda NON Informatizzata Tenuta contabilità da parte del commercialista

EMISSIONE FATTURE

ricezione da parte dei committenti finali

commercialistaEMETTE FATTURA

• AGYO FATTURA SMART• CONTROLLO e FRIMA del XML• Gestione dei messaggi da SDI

RICEZIONE FATTURE

• Visualizzazione Fatture

• Accettazione o Rifiuto *

invio fattura da parte del fornitore

riceve XML

(*) da Forum Italiano F.E. AdE il rifiuto verrà eliminato

commercialistaimport semi-automaticoin contabilità

• Non elimino il data entry• Azienda interamente gestita

dal Commercialista• Criticità nel gestire il rapporto

con il cliente per la presa visione delle fatture ricevute

FAC-SIMILE FATTURA

Azienda accede ad AGYO

Conservazione Cloud

FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE

37

Il cliente NON si prepara al 01.01.2019Il commercialista NON si prepara al 01.01.2019 (leggasi anche 01.07.2018)

NO emissionefatture

i committenti finaliregolarizzano mancata emissione ex art. 6 c.8D.Lgs 471/97

NO incasso crediti

difficoltà in caso diACCETTAZIONERIFIUTO*

DIFFICOLTA’ di visualizzazione

invio fattura da partedel fornitore

riceve XMLsu PEC

ricezione SDI

il cliente NON dice nulla al fornitore• il fornitore recupera la PEC su www.inipec.gov.it• il cliente riceve tutte le fatture sulla PEC• il cliente INOLTRA PEC al commercialista

caso 5

il commercialista • faticherà a SMISTARE le PEC ricevute dai clienti• RISCHIERA’ la perdita di fatture• DOVRA’ riorganizzare tutti i documenti

Sanzione 90-180% IVA emittente

(*) da Forum Italiano F.E. AdE il rifiuto verrà eliminato

EMISSIONE FATTURE

RICEZIONE FATTURE

PEC vs CODICE DESTINATARIO

38

Flussi di fatturazione 100% automatici nei

confronti di SDI

I VANTAGGI DELL’UTILIZZO DI UN INTEMEDIARIO

Condivisione in tempo reale con lo Studio delle

fatture elettroniche

Monitoraggio dei flussi di fatturazione con

associazione delle notifiche dal sistema di

interscambio

Data entry eliminato e contabilizzazione veloce ma

soprattutto «intelligente» che lavora in autoapprendimento

in base alle integrazioni o modifiche gestite dell’addetto

contabile

Fornitore Cliente

SDI

Studio

AGYO LA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE

39

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Fatturazione elettronica

AGYO LA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Adempimenti telematici

Liq. Dati iva Dati fattura CBCR

Fatturazione elettronica

AGYO LA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

40

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Conservazione digitale

Fatturazione elettronica

AGYOLA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

Adempimenti telematici

Liq. Dati iva Dati fattura CBCR

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Conservazione digitale

Flussi bancari

Fatturazione elettronica

AGYOLA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

Adempimenti telematici

Liq. Dati iva Dati fattura CBCR

FLUSSI OPERATIVI DI EMISSIONE E RICEZIONE

41

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Conservazione digitale

Flussi bancariPrivacy

(GDPR)

Fatturazione elettronica

AGYOLA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

Adempimenti telematici

Liq. Dati iva Dati fattura CBCR

Fornitore Cliente

SDI

Studio

Firma digitale

Conservazione digitale

Flussi bancariPrivacy

(GDPR)

Fatturazione elettronica

AGYO LA PIATTAFORMA CHE ABILITA LA DIGITALIZZAZIONE

Adempimenti telematici

Liq. Dati iva Dati fattura CBCR

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VIDEO AGYO

43

LE FIRME ELETTRONICHE

• I processi di business di professionisti ed imprese avvengono sempre più inmodalità online, da remoto ed in mobilità, tramite pc portatili,smartphone e tablet.

• La maggior parte dei documenti sono prodotti (generati) nativamente informato digitale e vengono trasmessi, ricevuti e condivisi tramite canalielettronici.

• Molti documenti una volta redatti richiedono una sottoscrizione o perlegge o per dare validità ad un accordo, allora perché stamparli su carta?

Perché l’utilità della sottoscrizione elettronica

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La sottoscrizione elettronica assolve alla funzione di permetterel’individuazione della provenienza, ovvero della paternità giuridica di undocumento, oltre a quella di garantire l’immodificabilità e l’integrità.

Funzione e tipologie di firme

Le tipologie di firma che si intende approfondire in questo convegno sono

FIRMA ELETTRONICA AVANZATA (FEA)

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA (FEQ) O FIRMA

DIGITALE (IN ITALIA)

Se vi è apposta una FIRMA ELETTRONICA AVANZATA.Eccezioni: le scritture private di cui all’art. 1350, c. 1, n.1-12, del Codice civile che hanno per oggetto beniimmobili, gli atti pubblici redatti su documentoinformatico, il deposito degli atti e dei documenti in viatelematica in materia di processo telematico oltre aicasi in cui la norma specifica l’utilizzo della FEQ.

Se vi è apposta una FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA.Senza alcuna eccezione.

Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed ha la piena efficacia probatoria prevista dall’art. 2702 del Codice civile

Validità ed efficacia probatoria di FEA e FEQ

(artt. 20 comma 1-bis e 21 del CAD e Regolamento eIDAS n. 910/2014)

LE FIRME ELETTRONICHE

45

La Firma Elettronica Avanzata

quindi è una tipologia di firma tecnologicamente neutra.

È una firma non vincolata a standard tecnici, a soluzioni e strumenti tecnologici predefiniti dal Legislatore.

Possono esistere più soluzioni di FEA ed il livello di “qualità, sicurezza, integritàe immodificabilità” è garantito dal fatto che il soggetto erogatore della FEA deveper legge rispettare i requisiti operativi disposti dalle regole tecniche in materiadi FEA, di cui al Titolo V, artt. 55-61, del DPCM 22 febbraio 2013.

Principio di libertà: la realizzazione e l’erogazione di soluzioni di FEA è libera e non èsoggetta ad alcuna autorizzazione preventiva.

Soggetti erogatori - art. 55 comma 2 lett. a): coloro che erogano soluzioni di FEA alfine di utilizzarle nei rapporti intrattenuti con soggetti terzi per motivi istituzionali,societari o commerciali, realizzandole in proprio o anche avvalendosi di soluzionirealizzate dai soggetti di cui alla lettera b).

Soggetti che realizzano la FEA - art. 55 comma 2 lett. b): coloro che, quale oggettodell’attività di impresa, realizzano soluzioni di FEA a favore dei soggetti di cui allaErogatori.

Limiti d’uso della FEA - art. 60: la FEA realizzata in conformità con le disposizioni dellepresenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrentitra il sottoscrittore e il soggetto erogatore.

Regole tecniche sulla FEA - artt. 55 e 60

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Obblighi di trasparenza informativa, anche sul sito internet e ove possibile, indicazioni sull’assistenza ed

eventuale revoca

Predisporre e pubblicare sul sito un manuale informativo

con tutte le informazioni

Caratteristiche della soluzione FEA

Identificare in modo certo l’utente firmatario

Far sottoscrivere al firmatario una dichiarazione di adesione in cui si indicano tutti i termini e le

condizioni di utilizzo, anche dal punto di vista privacy

Conformi all’art. 56 del DPCM

tramite un valido documento di riconoscimento

Conservare digitalmente a norma per almeno 20 anni con il documento d’identità

Principali requisiti da rispettare per la FEA

Dotarsi di copertura assicurativa per la responsabilità civile rilasciata da società di

assicurazione che esercita nei rischi industriali

non inferiore a cinquecentomila Euro

Esempi pratici di FEA

UN CASO D’USO

Un professionista a o un’impresa può utilizzare la FEA Remota perdigitalizzare i documenti con la propria clientela in modalitàremota web senza dover far andare il cliente in studio o pressol’azienda o senza dover andare dal cliente. Con la FEA Remota sipuò far sottoscrivere ai propri clienti le i contratti, gli ordini, ipreventivi, le lettere di incarico, gli impegni alla trasmissionetelematica, le dichiarazioni fiscali e lavoristiche, l’informativaprivacy, le deleghe, ecc.

FEA REMOTA

Un CAF o un professionista può utilizzare la FEA Grafometrica comesottoscrizione elettronica per digitalizzare i documenti con lapropria clientela in presenza, quindi facendo andare il cliente allasede del CAF o in studio. Con la FEA Grafometrica si può farsottoscrivere ai propri clienti le lettere di incarico, i preventivi e leofferte, gli impegni alla trasmissione telematica, le dichiarazionifiscali e lavoristiche, l’informativa privacy, le deleghe, ecc. Perl’impresa vi sono molte applicazioni con i propri dipendenti, clienti.

FEA GRAFOMETRICA

UN CASO D’USO

LE FIRME ELETTRONICHE

47

La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) o Firma Digitale

L’autenticità del certificato qualificato è garantita dai certificatori accreditati, cheidentificano in maniera certa il firmatario, che sono accreditati e vigilati dall’AgID edevono rispettare una stringente e severa normativa per assicurare l’erogazione di servizifiduciari «affidabili, sicuri e di qualità».

La firma elettronica qualificata è «una firma elettronica avanzata creata da un dispositivoper la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificatoper firme elettroniche.

La firma digitale è definita come un particolare tipo di FEQ basata su un sistema di chiavicrittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al Titolare difirma tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica,rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di undocumento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Inversione dell’onere della prova: l’utilizzo del dispositivo di FEQ si presume riconducibile alTitolare di firma, salvo che questi ne dia prova contraria.

Validità del certificato: il certificato qualificato della FEQ, al momento della sottoscrizione,non deve risultare scaduto di validità ovvero revocato o sospeso, altrimenti equivale amancata sottoscrizione.

Data certa elettronica: le FEQ, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativocertificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile unriferimento temporale opponibile ai terzi, che collochi la generazione di dette firmerispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione delsuddetto certificato.

Sicurezza ed affidabilità: la coppia di chiavi crittografiche (privata e pubblica) ed ilcertificato qualificato di firma, sono generati e rilasciati mediante dispositivi e proceduredai Certificatori accreditati. La sicurezza e l’affidabilità del dispositivo di generazione dellefirme è garantita dall’obbligo che hanno i Certificatori i di rispettare le caratteristiche ed irequisiti stabiliti dall’art. 35 del CAD, al fine di assicurare al Titolare il controllo esclusivodella sua chiave privata.

Ulteriori disposizioni relative alla FEQ

48

• Le soluzioni di firma remota, in cui il documento da firmare deve essere proposto allapresa visione del sottoscrittore prima della sottoscrizione, sono davvero usabili inparticolar modo se integrate con funzionalità di workflow di un sistema gestionale egrazie alla possibilità di utilizzo da remoto e in mobilità attraverso applicazioni specificheper smartphone e tablet.• La firma remota è definita come una particolare procedura di FEQ, generata sudispositivi HSM (Hardware Security Module) che sfruttano la remotizzazione sicura e sonocustoditi presso i Certificatori accreditati, garantendo il controllo esclusivo delle chiaviprivate da parte dei titolari delle stesse. Per questo le firme remote assicurano mediantetecniche di autenticazione forte l’accesso sicuro ed il controllo esclusivo da parte delTitolare di firma sulla sua chiave privata.• In concreto, il requisito della conoscenza della chiave da parte del Titolare è assicuratotramite l’inserimento del PIN statico associato alla sua FEQ mentre il requisito delpossesso/controllo del dispositivo di firma e la manifestazione alla volontà di firmare sonogarantiti dall’inserimento da parte del Titolare di firma stesso di una password «usa egetta» detta OTP, ricevuta tramite sms o tramite un’applicazione del suo cellulare omediante una chiamata sicura ad un numero verde.

La FEQ remota

• L’art. 35 comma 2 del CAD prevede che per le FEQ con token usb/smart card e conmodalità remota i documenti informatici da sottoscrivere siano presentati al Titolare,prima dell’apposizione della firma, chiaramente e senza ambiguità, e si richieda laconferma della sua volontà di generare la firma in conformità alla regole tecniche.• L’art. 35 stabilisce che il secondo periodo del comma 2 non si applica alle firme appostecon procedura automatica, specificando che la firma con procedura automatica è validase apposta previo consenso del Titolare all’adozione della procedura medesima.• La firma con procedura automatica (nota come massiva automatica) è, quindi, unaparticolare procedura informatica di firma digitale molto utile quando è necessariofirmare molti documenti, eseguita previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene ilcontrollo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in assenza tuttavia di presidio puntuale econtinuo da parte di questo.

La FEQ automatica massiva

LE FIRME ELETTRONICHE

49

Esempi pratici di FEQ

UN CASO D’USO

Un professionista o un’impresa può adottare la FEQRemota per sottoscrivere tutti i documenti possibili che ilfirmatario ritiene debbano essere visionati prima dellasottoscrizione, quali ad esempio i contratti anche quelliaventi oggetto beni immobili, i preventivi e le offerte, lelettere di incarico, i bilanci societari, le istanze, ledichiarazioni dei redditi, le comunicazioni fiscali, il libroinventari, ecc.

FEQ REMOTA

UN CASO D’USO

Un commercialista o un’impresa può utilizzare la FEQAutomatica per sottoscrivere tutti i documenti possibiliche necessitano di automazione in quanto per il firmatarionon richiedono un controllo o presa visione del documentoprima della sua sottoscrizione, quali ad esempio le fatture,i ddt, i libri e registri, le comunicazioni fiscali, ledichiarazioni dei redditi, le registrazioni informatiche log, imandati di pagamento, ecc.

FEA AUTOMATICA MASSIVA

L’evoluzione dei sistemi di firma

Nuovi obblighi di utilizzo della firma

elettronica (Agenzia delle Entrate, etc.)

Strumenti che facilitano l’opportunità della digitalizzazione

Maggior consapevolezza dei

rischi legati alla gestione delle smart

card

50

Firma elettronica semplice

Firma elettronica avanzata

Firma elettronica qualificata

Point&click

Point&clickrobusto

Remota Grafometrica

Smart card/ key

Remota Automatica

Regole di utilizzo e requisiti

TipoCertificationAuthority

Riconoscimento soggetto

Requisiti

Processo definito Strumenti Esempi

Il servizio Agyo Firma

SERVIZIO DI FIRMA

FIRMA REMOTA DEL CLIENTE DEL

PROFESSIONISTA

FIRMA AUTOMATICA DEL PROFESSIONISTA FIRMA GRAFOMETRICA

1 2 3

LE FIRME ELETTRONICHE

51

Raccolta automatica del

contratto

Più sicurezza, più organizzazione, più innovazione per lo studio

Firma remota

Firma grafometrica

Invio (es. bilancio)

Conserva-zione

Accesso alla digitalizzazione con maggior facilità e benefici incrementali

Agyo Firma

52

• Il Professionista seleziona i file da firmare

• sceglie la tipologia di firma

• individua la lista dei firmatari

• avvia il processo di sottoscrizione

• il cliente dello Studio riceve il documento al proprio indirizzo e-mail

• clicca sul link e con una telefonata dal proprio cellulare firma il documento

La firma remota con Agyo Firma

IL PROFESSIONISTA IL CLIENTE DELLO STUDIO

Agyo Firma

53

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA

I dottori commercialisti ed esperti contabili, già tenutari delle scritture contabili (c.d.conservatori analogici), sono in grado di rivestire i compiti previsti per questa nuovafigura professionale

Ha la “REGIA” di tutto il sistema di conservazione

• definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione• ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia• può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad

uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attivitàad essi delegate

• la delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifichefunzioni e competenze affidate al delegato

54

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO IN ITALIA E SUA EVOLUZIONEDEMATERIALIZZAZIONE: DOCUMENTO INFORMATICO E FIRMEELETTRONICHERUOLO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMACONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO ELETTRONICO: IN PARTICOLARE DELLAFATTURA ELETTRONICA

CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI FISCALI

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO IN ITALIA E SUA EVOLUZIONE

DM 23/01/2004

CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 09/03/2015Risoluzione AdE 25.9.2015, n. 81/E (luogo scritture contabili)RISOLUZIONE N.46 DEL 10.04.2017(documenti informatici)RISOLUZIONE N.96/E DEL 21.07.2017 (note spese)

Circ. 46/E del 6 dic 2006 (definizioni)Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007 (imposta di bollo)RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009 (memorizzazione) Provv. D.Ag.E. 25/10/2010 - prot. 2010/143663 (documenti) Provv. 25/10/2010 n.143663 (estensione validità temporale impronte) Circolare AE 5/E del 29 febbraio 2012 (imposta di bollo)

DM 17/06/2014

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

55

Obbligatorio per tutti dal 12.04.2017

DefinizioniResponsabile della conservazioneSistema di conservazioneManuale della conservazione

D.P.C.M. 13.11.2014Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici

D.P.C.M. 03.12.2013 *

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO IN ITALIA E SUA EVOLUZIONE

FONTI REGOLAMENTARI

Obbligatorio per tutte le P.A. dal 12.08.2016(*) Sostituisce la DELIBERA CNIPA 19.2.2004 N. 11

CONTROLLI E VERIFICHEVANTAGGI

• GARANZIE SULLA LEGALITÀ DEL PROCESSO: REINTRODUZIONE DELLEDINAMICHE DELLE SCRITTURE “VIDIMATE” MINORE FLESSIBILITÀ

• MAGGIORI GARANZIE REPERIBILITÀ DELLA DOCUMENTAZIONE• MAGGIORE CREDIBILITÀ DATO DOCUMENTALE• POSSIBILITÀ (IN FUTURO) DI ESIBIRE LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA

“A DISTANZA”• MINORE INVASIVITÀ DEI CONTROLLI• RISPARMIO NELLA STAMPA PER LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA• MINORE PERMANENZA DEI VERIFICATORI IN AZIENDA

56

CONTROLLI E VERIFICHE

IPOTESI DI SERVIZIO INOUTSOURCINGNO MOD. VARIAZIONE IVAECCEZIONE - FE ALL’ESTERORisoluzione AE n.81/E del15.09.2015

SE IL CONTRIBUENTE DICHIARA CHE LE SCRITTURE CONTABILI SI TROVANO PRESSO ALTRISOGGETTI DEVE ESIBIRE UNA ATTESTAZIONE DEGLI STESSI RECANTE LA SPECIFICAZIONE DELLESCRITTURE IN LORO POSSESSO

SE L'ATTESTAZIONE NON È ESIBITA E SE IL SOGGETTO CHE L'HA RILASCIATA SI OPPONEALL'ACCESSO O NON ESIBISCE IN TUTTO O IN PARTE I DOCUMENTI, POTREBBERO NON ESSERETENUTI IN CONSIDERAZIONE PER L’ACCERTAMENTO E IL CONTENZIOSO

I DOCUMENTI INFORMATICI DEVONO ESSERE:1)RESI LEGGIBILI2)A RICHIESTA DISPONIBILI SU SUPPORTOCARTACEO E INFORMATICO PRESSO IL LUOGO DICONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE (IN CASO DIVERIFICHE, CONTROLLI O ISPEZIONI)3) POTRANNO ESSERE ESIBITI ANCHE PER VIATELEMATICA

CONSERVAZIONE DOCUMENTI

IN FORMATO ANALOGICO(FATTURE CARTACEE)

REGOLA GENERALE

IN FORMATO DIGITALE

IN FORMATO DIGITALE

IN FORMATO ANALOGICO

un documento informaticola FATTURA ELETTRONICA

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

57

CONSERVAZIONE DOCUMENTI

FATTURE ANALOGICHE

FATTUREELETTRONICHE

SEZIONALECONSERVAZIONE CARTACEA

SEZIONALECONSERVAZIONE

ELETTRONICA

FATTURA ELETTRONICA

STRUMENTI

FIRMA ELETTRONICA

RIFERIMENTO TEMPORALE

MARCA TEMPORALE

STRUMENTI TECNICI

58

STRUMENTI

FIRMA ELETTRONICA

FIRMA ELETTRONICA

SEMPLICE

FIRMA ELETTRONICA AVANZATA

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

FIRMA DIGITALE

NON UTILIZZABILI PER FATTURA ELETTRONICA

DIFFUSA E UTILIZZATA

D. LGS. 82/2005

FIRMA DIGITALE

AUTENTICITÀ INTEGRITÀ NON RIPUDIABILITÀ

CARATTERI

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

59

STRUMENTI

FIRMADIGITALE

CHIAVEPUBBLICA

CHIAVEPRIVATA

TECNOLOGIAAMMESSA

DAL SDI

CAdES-BES .xml.p7m

XAdES-BES * .xml

TIME ZONE RIFERIMENTO TEMPORALE

ENTI ACCREDITATI DA ACCREDIA E QUALIFICATI DA AGID

(*) PAdES-BES per file .pdf

STRUMENTI

RIFERIMENTOTEMPORALE

CREAZIONE

CARATTERISTICA

NETWORK TIME PROTOCOL

NON OPPONIBILI A TERZI

60

STRUMENTI

MARCATEMPORALE

CREAZIONE

CARATTERISTICA

CERTIFICATORE QUALIFICATO

OPPONIBILI A TERZI

IMPOSTA DI BOLLO

F24 TELEMATICO

PER TUTTE LE FATTURE DELL’ANNO PECEDENTE

ENTRO 120 GIORNI DALLA CHIUSURA DELL’ESERCIZIO

FATTURA ELETTRONICA E IMPOSTA DI BOLLO

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

61

DOCUMENTOANALOGICO

DOCUMENTO ORIGINALE UNICO

DOCUMENTO ORIGINALE NON UNICO

DEFINIZIONE

CARATTERISTICHE

CIRCOLARE 36/E/2006

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

DOCUMENTO ORIGINALE UNICO

CARATTERISTICHE

CONSERVAZIONE

INTERVENTO DI UN PUBBLICO UFFICIALE

62

DOCUMENTO INFORMATICO

CARATTERISTICHE

FORMATI PREVISTI

.XML FATTURE ELETTRONICHE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

SISTEMA DI CONSERVAZIONE

IDENTIFICAZIONE CERTA

INTEGRITÀ DOCUMENTO

LEGGIBILITÀ E REPERIBILITÀ DI DOCUMENTI

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

63

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

TERMINE CONSERVAZIONE ELETTRONICA FATTURE anno “n”

ENTRO 3 MESI TERMINE DICHIARAZIONE REDDITI

30.09.n+1

31.12.n+1

(*) per l’anno 2016 il termine è il 31.01.2018 essendo prorogato al 31.10.2017 il termine per l’invio telematico delle dich.

MODELLI ORGANIZZATIVI

INHOUSE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

OUTSOURCING

64

SOGGETTI COINVOLTI

PRODUTTORE

UTENTE

RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

ART. 7 D.P.C.M 03.12.2013

FUNZIONI E RESPONSABILITÀ

DELEGA

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

65

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

PRODUTTORE FATTURA ELETTRONICA

RAPPORTO DI VERSAMENTO

PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE

FORMAZIONE

ACQUISIZIONE

VERIFICA

PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE UTENTE

RIFERIMENTO TEMPORALE

FIRMA DIGITALE RESPONSABILE CONSERVAZIONE

PACCHETTO DI VERSAMENTO

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

IL MANUALE DI CONSERVAZIONE

ART. 8 D.P.C.M 03.12.2013

DOCUMENTO OBBLIGATORIO

CONTENUTO MINIMO

66

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

IMPRONTA INFORMATICA

CONCETTO

ABROGAZIONE OBBLIGO DI COMUNICAZIONE

OPZIONE IN DICHIARAZIONE DEI REDDITI (QUADRO RS MOD. REDDITI 201X SC; QUADRO RS MOD. REDDITI 201X SP)

CONSERVAZIONE: CONTROLLI E VERIFICHEVERIFICA SVOLTA A CAMPIONE DA ESEGUIRSI SULL’ARCHIVIO INFORMATICO:1) VERIFICA DELL’ORDINE CRONOLOGICO DEI DOCUMENTI CONSERVATI2) VERIFICA DELL’OBBLIGO DI OMOGENEITÀ DI CONSERVAZIONE PER TIPOLOGIA DI DOCUMENTI3) VERIFICA DELLA PRESENZA DI TUTTE LE FUNZIONI DI RICERCA LOGICA4) VERIFICA DELLE GARANZIE RICHIESTE IN CASO DI ESIBIZIONE ALL’AMMINISTRAZIONE

FINANZIARIA

I DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARISONO CONSERVATI IN MODO CHE, SIANO*:

-rispettate le norme del C.C., CAD, DPCM 3.12.2003, DPCM 13.11.2014 e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità

-CONSENTITE FUNZIONI DI RICERCA E DI ESTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI DAGLI ARCHIVI INFORMATICI IN RELAZIONE A …

1. COGNOME2. NOME3. DENOMINAZIONE4. CODICE FISCALE5. PARTITA IVA 6. DATA7. ASSOCIAZIONI LOGICHE DI

QUESTI ULTIMI

(*) art.3 DM 17.06.2014

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

67

VERIFICA A CAMPIONE DA ESEGUIRSI SULL’EVIDENZA INFORMATICA CHE CONTIENE LEIMPRONTE DI HASH DEI SINGOLI DOCUMENTI FIRMATI DIGITALMENTE, SU CUI ILRESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE HA APPOSTO LA MARCA TEMPORALE E LAPROPRIA FIRMA DIGITALE:• VERIFICA CORRISPONDENZA TRA IMPRONTE DI HASH CONTENUTE NELL’EVIDENZA

INFORMATICA E SINGOLO DOCUMENTO FIRMATO DIGITALMENTE CALCOLATA SULMOMENTO DAL VERIFICATORE (VERIFICA OFF-LINE)

• VERIFICA TITOLARITÀ CERTIFICATO DIGITALE NECESSARIO PER ACCERTARE SE CHI HASOTTOSCRITTO L’EVIDENZA INFORMATICA CONTENENTE LE IMPRONTE DI HASH DEISINGOLI DOCUMENTI FIRMATI DIGITALMENTE CORRISPONDE EFFETTIVAMENTE ALRESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

• VERIFICA RISPETTO FIRMATARIO/DELEGATO AI SENSI ART. 2215-BIS C.C.• VERIFICA DATA DI APPOSIZIONE DELLA MARCA TEMPORALE

VERIFICHE EVIDENZA INFORMATICA

• CONTROLLO SULL’OSSERVANZA DELLA TEMPISTICA• ACQUISIZIONE DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE (ORA OBBLIGATORIO)• VERIFICA TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI PORTATI IN CONSERVAZIONE• INDIVIDUAZIONE INDICI DI RICERCA PER TIPOLOGIE DI DOCUMENTI• VERIFICA SULL’INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE (OVE DOVUTO)• VERIFICA SULL’EFFETTUAZIONE DELLE COMUNICAZIONI PRESCRITTE PER

LEGGE• VERIFICA A CAMPIONE SULLA LEGGIBILITÀ DEI DOCUMENTI

VERIFICHE INFORMATICHE

68

Formazione Conservazione Esibizione Scarto

ERP

Ciclo di vita di un documento digitale

CCT

AGYO CONSERVAZIONE - I soggetti coinvolti

Titolare Documenti Produttore Responsabile INTERNO della conservazione

Utente

Servizio di Conservazione Cloud Teamsystem (CCT)

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

69

DocumentiEsigenza

Necessità di conservare: solo i suoi documenti suoi documenti e delle

aziende collegate solo documenti delle

aziende collegate

Fatture/ Note credito/ Libri contabili/ Registri IVA/ Libro giornale/ Libro inventari/ Libro cespiti/Ordini/ DDT/ Mastrini/ Schede contabili/ Bilanci/Contratti/PEC/Log/Mail

Necessità di conservare: solo i suoi documenti suoi documenti e quelli dei

suoi clienti solo quelli dei suoi clienti

Fatture/ Note credito/ Libri contabili/ Registri IVA/ Libro giornale/ Libro inventari/ Libro cespiti/Ordini/ DDT/ Mastrini/ Schede contabili/ Bilanci/ Redditi/ Modello 770/ Modello IVA/ Modello F24/ Comunicazione Polivalente

STUDIO

AZIENDE

Ad oggi i documenti maggiormente gestiti da CCT:

1- FATTURE ELETTRONICHE PA2- NOTIFICHE DI FATTURE ELETTRONICHE PA3- REGISTRI e LIBRI4- LUL5- DICHIARATIVI6- Dichiarazioni ISEE7- BILANCIO8- PEC

I documenti conservabili a norma

NESSUN COSTO DI INFRASTRUTTURA

NESSUN COSTO DI MANUTENZIONE

NESSUN COSTO PER IL TEMPO UOMO

DELEGA RESPONSABILITA’

TOTALE SICUREZZA NORMATIVA E IT

I PLUS di un Conservatore Accreditato

70

SIAMO PRONTI E DISPOSTI AL CAMBIAMENTO?

“Non è la specie più forte che sopravvive né la più intelligente ma quella piùricettiva ai cambiamenti”CHARLES DARWIN (1809- 1882)

“Ciò che è veramente inquietante non è che il mondo si trasformi in uncompleto dominio della tecnica. Di gran lunga più inquietante è che l’uomonon è affatto preparato a questo radicale mutamento del mondo”MARTIN HEIDEGGERCONFERENZA “LA QUESTIONE DELLA TECNICA”, 1953

IMPATTO STUDI PROFESSIONALI

DIGITAL TRASFORMATION

STA CAMBIANDO IL MODELLO DI LAVORO

DELLA NOSTRA CATEGORIA

ADEGUARSI A:• NUOVO RAPPORTO CON IL

FISCO• CONTABILITÀ E

DICHIARATIVI PRECOMPILATI

IMPATTO STUDI PROFESSIONALI

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA E LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

71

SIETE DISPOSTI AL CAMBIAMENTO?

IL MOMENTO GIUSTO PER CAMBIARE È ADESSO!

IMPATTO STUDI PROFESSIONALI

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