LA CONDUZIONE DEI GRUPPI E LA GESTIONE

DELLE RIUNIONI

Venerdì 4 novembre 2016 – Villa Convordia

Barbara Vettorato

“S’impara soltanto divertendosi.

L’arte di insegnare non è altro che l’arte di svegliare la curiosità delle anime giovani per poi soddisfarla; e la

curiosità è viva solo nelle anime felici.

Le cognizioni fatte entrare per forza nella mente, la occludono e la soffocano.

Per digerire il sapere, bisogna averlo divorato con appetito”.

(Anatole France)

Barbara Vettorato

OBIETTIVI:

•Acquisire le conoscenze necessarie per gestire e condurre in modo efficace ed efficiente un gruppo di

lavoro

•Imparare a gestire le emozioni e le obiezioni in gruppo

•Sperimentare alcune dinamiche di gruppo

• Apprendere tecniche efficaci di gestione delle riunioni

Barbara Vettorato

In una fredda giornata d’inverno un gruppo di porcospini si rifugia in una grotta e per proteggersi dal freddo si stringono vicini. Ben presto però sentono le spine reciproche e il dolore li

costringe ad allontanarsi l’uno dall’altro. Quando poi il bisogno di riscaldarsi li porta di nuovo ad avvicinarsi si pungono di nuovo. Ripetono più volte questi tentativi,

sbalottati avanti e indietro tra due mali, finchè non trovano quella moderata distanza reciproca che rappresenta la

migliore posizione, quella giusta distanza che consente loro di scaldarsi e nello stresso tempo di non farsi male

reciprocamente.

Schopenhauer

Barbara Vettorato

MISSIONE DEL

CONDUTTORE DI GRUPPO

• Far emergere il meglio

che c’è in ogni persona

presente

• Aiutare a “tirar fuori” le

risorse, le competenze, le

potenzialità dei

partecipanti

Barbara Vettorato

CHI E’ IL CONDUTTORE DI

GRUPPO?

RIEDUCATORE

• Cognitivo

• Emotivo

• Comportamentale

Barbara Vettorato

INGREDIENTI ESSENZIALI

DI UN BUON CONDUTTORE

• ETICA (rispetto per l’uomo)

•LOGICA (ordine, metodo, preparazione)

• PASSIONE (sentimento, emozioni, affetti, custode del clima)

Barbara Vettorato

Decide gli scenari di possibilità in cui operare:

tempo, luogo, durata,

livello culturale dei

partecipanti, mezzi e

sussidi didattici, obiettivi,

accordi.

IL CONDUTTORE SCENOGRAFO

Barbara Vettorato

Il Luogo

• Luminosità

• Disposizione tavoli

• Acustica

• Qualità e funzionalità degli

strumenti

• Materiali didattici

IL CONDUTTORE SCENOGRAFO

Barbara Vettorato

Il Tempo

• Durata degli incontri

• Rispetto orari

• Pause

IL CONDUTTORE SCENOGRAFO

Barbara Vettorato

IL CONDUTTORE SCENOGRAFO

I Partecipanti

• Il numero (pari o dispari?)

• Numeroso o ridotto

• Preparazione culturale dei

partecipanti

• Età

• Maschi o femmine

•Temperamento

• AtteseBarbara Vettorato

IL CONDUTTORE REGISTA

• Preparazione

argomenti/contenuti

• Preparazione

esercitazioni/dimostrazioni/

esemplificazioni

• Preparazione

aforismi/metafore

Barbara Vettorato

IL CONDUTTORE ATTORE

• Recita al meglio la sua parte;

• Conduzione efficace, elegante,

sensibile

• Sceglie uno stile

• E’ attento alla comunicazione

verbale, non verbale e

paraverbale

Barbara Vettorato

LA COMUNICAZIONE CONSAPEVOLE

Tutti comunicano, ma quanti sono quelli che lo fanno CONSAPEVOLMENTE?

Che cosa voglio dire esattamente?

Qual è il modo migliore per dirlo?

E’ il momento giusto?

Che impressione voglio dare di me?

Qual è il modo migliore per riuscirci?

Quali effetti sta provocando la mia comunicazione sul mio interlocutore?

Che sensazioni sto suscitando in lui? Che cosa mi dice il suo atteggiamento?

Quali sono le sue reazioni?

Barbara Vettorato

I VEICOLI DELLA COMUNICAZIONE

C. VERBALE:la parola (orale o scritta)

C. PARA-VERBALE:l’uso della voce

VOLUME, TONO, RITMO, PAUSE, INFLESSIONI DIALETTALI

C. NON VERBALE:LA GESTUALITA’: mimica facciale, braccia, gambe, corpo

GLI OGGETTI: vestito, ornamenti, strumenti utilizzati

Barbara Vettorato

I VEICOLI DELLA COMUNICAZIONE

C. VERBALE: 7%

C. PARA-VERBALE: 35%

C. NON VERBALE: 55%

Se quello che vogliamo dire è 100

• quello che diciamo è 70

• quello che viene ascoltato è 40

• quello che viene recepito è 20

• quello che viene ricordato è 10

Barbara Vettorato

I primi 2 ASSIOMI DELLA COMUNICAZIONE

1. NON SI PUO’ NON COMUNICARE

2. OGNI COMUNICAZIONE HA UN ASPETTO

DI CONTENUTO ED UN ASPETTO DI

RELAZIONE, IN MODO CHE IL SECONDO

CLASSIFICHI IL PRIMO: SI PARLA, QUINDI,

DI “METACOMUNICAZIONE”Barbara Vettorato

L’INTRODUZIONE DEI LAVORI:

“Buongiorno gruppo!!!”

Attenzione ai

riti iniziali,

personalizza

il tuo saluto!!

Barbara Vettorato

P.A.M.O.R.

IL VOSTRO CONTRATTO FORMATIVO CON I

PARTECIPANTI

PER INIZIARE:

• Creare curiosità, motivazione, entusiasmo

• Invitare alla partecipazione, allo scambio di

opinioni, di conoscenze, impressioni

• Portare l’attenzione sul tempo che trascorrerete

assieme: sarà interessante, stimolante

Barbara Vettorato

PRESENTAZIONE

Dare spazio alla propria presentazione e a quella

dei partecipanti, instaurando un rapporto con

ciascuno, attraverso domande su aspettative,

obiettivi, competenze, ecc…

Barbara Vettorato

ASPETTATIVE

Chiedere ai partecipanti le aspettative per

ridimensionarle, per precisarle, per dire

quelle che potrà soddisfare o meno

Barbara Vettorato

METODO

“La mente non ha bisogno, come un vaso, di essere riempita, ma piuttosto, come legna, di una scintilla che l’accenda e vi infonda l’impulso della ricerca e un amore ardente per la verità”

PlutarcoBarbara Vettorato

OBIETTIVI

E’ importante precisare, esplicitare con

chiarezza gli obiettivi che si intende raggiungere

con la collaborazione di tutti.

Barbara Vettorato

OBIETTIVI

• Specifici

• Misurabili

• Attuabili

• Realistici

• Timed (pianificati nei tempi)

Barbara Vettorato

REGOLE

• Stabilire ed enunciare le regole, perché il gruppo di lavoro sia efficace ed

efficiente;

•Prescrizioni (orari, sede, composizione dei sottogruppi);

•Interdizioni e divieti (non si usa il cellulare, non si fuma in aula, ecc..);

•Raccomandazioni (puntualità, rispetto reciproco, ascolto, ecc..)

Barbara Vettorato

COMPITI DELL’ANIMATORE

CENTRATI SUI PARTECIPANTI

1) ASCOLTARE

Barbara Vettorato

L’ARTE DI ASCOLTARE

Il discorso è un gioco che associa chi parla e chi ascolta nella lotta contro le forze della confusione.

Se entrambi non fanno uno sforzo, la comunicazione interpersonale è senza speranza.

Norbert Weiner

Dio ci ha dato due orecchie ma una sola bocca.

Alcuni dicono che è perché voleva che passassimo il doppio del tempo ad ascoltare invece che a parlare.

Altri sostengono che è perché sapeva che ascoltare è due volte più difficile che parlare.

AnonimoBarbara Vettorato

IL TEMPO DELL’ASCOLTO

15%

40%

10%

35%Scrivere

Ascoltare

Leggere

Parlare

Barbara Vettorato

ASCOLTARE - SENTIRE

Davanti ad un giudice saggio furono portati due litiganti. Il giudice ascoltò il primo con grande concentrazione e attenzione e disse “hai ragione”. Poi ascoltò il secondo litigante “hai ragione” disse anche a lui. Allora si alzò uno del pubblico “eccellenza, non possono avere ragione entrambi” esclamò. Il giudice ci pensò sopra un attimo e poi disse, serafico “Hai ragione anche tu!”

Barbara Vettorato

CHE COSA SIGNIFICA ALLORA ASCOLTARE?

Ascoltare significa:

raccogliere informazioni da chi parla, astenendosi dal giudicare e assumendo un atteggiamento empatico;

dimostrare attenzione a chi parla in modo da incoraggiare la continuazione della comunicazione;

intervenire con osservazioni limitanti ma incoraggianti, portando un po’ più avanti l’idea del nostro interlocutore.

Barbara Vettorato

PERCHE’ NON SIAMO DEI BUONI ASCOLTATORI?

Come ascoltatori manchiamo di capacità d’ascolto per molte ragioni, alcune personale, altre più o meno universali che hanno a che fare con le esperienze infantili, l’educazione, le inibizioni psicologiche e le modalità di socializzazione.

Ecco alcuni messaggi verbali che molte persone ricevono da bambini e che possono influenzare:

• non discutere con me stai zitto e ascolta

• stai in silenzio i bambini si dovrebbero vedere ma non sentire

• non interrompere i grandi sei troppo piccolo per capire

• non sai di cosa stai parlando guardami quando ti parloBarbara Vettorato

LE DIFFICOLTA’ DELL’ASCOLTO

Sono poche le persone che si rendono conto che hanno dei problemi nell’ascolto.

Infatti quante volte sentiamo le seguenti affermazioni:

“Ho la tendenza a preoccuparmi eccessivamente di come mi vedono gli altri”;

“Non lascio finire il mio interlocutore, l’interrompo sempre”;

“La mia mente divaga, rivolgendosi a cose che ritengo più importanti”;

“A volte smetto di ascoltare quando m’interesso più dell’aspetto fisico dell’interlocutore che di quello che dice”;

“Penso in anticipo a quello che dovrò dire”;

“ Sono così impegnato a cercare di sembrare interessato a quello che l’altra persona sta dicendo che non ascolto nemmeno le parole”;

“ Giudico il mio interlocutore e il mio ascolto dipende da questo giudizio”.Barbara Vettorato

BARRIERE DELL’ASCOLTO

Sentire quello che si vuole sentire

I preconcetti

Terminologia negativa

Aspetti emotivi

Barriere fisiche

Barriere semantiche

L’esperienza

Distrazioni esterne

Discrepanza tra comunicazione verbale e non verbale

Barbara Vettorato

ASCOLTARE =

uscire dall’egocentrismo e porsi nei panni dell’altro

MEZZO per aumentare l’efficacia della comunicazione e FINE PRIMARIO DELLA COMUNICAZIONE

EGOCENTRISMO VS. DECENTRAMENTO COMUNICATIVO

Barbara Vettorato

Cosa intende realmente dire la persona che sta parlando? Dove vuole andare a parare?

Come si sente interiormente? Quali sensazioni ed emozioni sta provando?

Avrò davvero capito ciò che voleva dirmi?

Quanto e cosa avrà capito di quello che io volevo dirgli?

DOMANDE UTILI

Barbara Vettorato

Ascoltare in maniera attiva significa fare un uso consapevole della vista (osservare) e talvolta anche degli altri apparati sensoriali

(annusare, toccare, ecc..).

Rientrano nel concetto di ascolto anche tutte quelle strategie attive attraverso cui possiamo migliorare il contatto e la sintonia con l’altro e ottenere da lui ulteriori informazioni per comprenderlo

meglio

L’ASCOLTO ATTIVO

Barbara Vettorato

1. Manifestare interesse

STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO

- Tenere contatto visivo;

- Usare il linguaggio del corpo;

- Non interrompere;

- Ridurre al minimo le distrazioni

Barbara Vettorato

2. Richieste di informazione

STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO

- Invito ad iniziare (mi racconti un po’, cosa ne pensa, ecc..);

- Domande aperte e non difficili;

- Invito ad approfondire;

- Incoraggiamento (ah, sì? Già, però …)

Barbara Vettorato

3. Segnali di comprensione, di intesa:

STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO

- Parafrasare il contenuto;

- Riassumere;

- Riflettere i sentimenti dell’interlocutore (ho l’impressione che.. Mi sembra che lei provi…. Lei

deve proprio….)

Barbara Vettorato

Dal greco empatheia (sentire dentro)

L’ASCOLTO DEGLI STATI EMOTIVI MEDIANTE L’EMPATIA

È un sentire l’altro senza confonderlo col sé: processo volontario e consapevole in cui, dopo

aver sospeso ogni giudizio morale, ci si immedesima nell’altro, ci si mette nei suoi panni, si avvertono eventuali risonanze con le proprie

emozioni, mantenendo però la necessaria lucidità e la consapevolezza dei confini tra la

propria identità e quella dell’altro.Barbara Vettorato

EMPATIA MATURA

Esperienza di condivisione emotiva abbinata ad una raffinata mediazione cognitiva.

Abbinamento tra compassione, comprensione e non identificazione= “conditio sine qua non “ per

comprendere davvero i vissuti dell’altro

Barbara Vettorato

L’ASCOLTATORE EMPATICO

Esprime la massima concentrazione

Spegne il dialogo interno

E’ sinceramente interessato e partecipe

Dà segnali di ascolto

Ascolta non solo con le orecchie, ma anche con gli occhi. E’ un eccellente osservatore

Rispetta le pause e non teme il silenzio

Sospende il giudizio

Coglie le “espressioni chiave”

Cerca di vedere le cose dal punto di vista dell’altroBarbara Vettorato

COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI

1) BLOCCARE APPELLI DI CAMBIAMENTO

Bloccare tutti gli interventi propri e altrui che tentano

di costringere qualcuno a cambiare dominando, giudicando…

Barbara Vettorato

EVITARE APPELLI AL CAMBIAMENTO CHE TENTANO DI MANOVRARE GLI ALTRI:

La valutazione (“Ma tu sbagli… Hai torto,,, che stupidaggine…”);

Dare ordini (“Calmati … Devi essere…. Sarebbe meglio se cambiassi…”);

Aiutare, consolare (“Non essere così triste, non te la prendere troppo, …”);

Psicologizzare (“Tu hai un problema di autostima…., Non pensi affatto quello che dici… prova a capire da dove deriva questo atteggiamento..”).

Barbara Vettorato

COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI

3) DARE SOSTEGNO E PROTEZIONE

Barbara Vettorato

COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI

4) INTEGRARE COLORO CHE STANNO ZITTI

Barbara Vettorato

COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI

5) PORRE DOMANDE

Barbara Vettorato

GESTIRE I CONFLITTI

I conflitti vanno considerati come

occasioni importanti per il processo

decisionale e la crescita personale dei membri

del gruppo

Barbara Vettorato

GESTIONE DELLE ANSIE E OBIEZIONI DEL GRUPPO

Il conduttore è anche un gestore delle ansie

presenti nel gruppo e un rieducatore di emozioni,

sensazioni, pensieri.

Barbara Vettorato

Il gruppo deve diventare un luogo protetto, in cui le

emozioni e le confidenze possono essere espresse senza mascheramenti, in un clima di

fiducia

Barbara Vettorato

GESTIRE GLI INEVITABILI

CONFLITTI

ansie

aggressività

prepotenzasmania di

protagonismo

invidie

Barbara Vettorato

COMPORTAMENTI CHE RENDONO

MANIFESTI I CONFLITTI

• Contraddizioni esplicite;

• Divergenze cognitive, valoriali, culturali;

• Attribuzioni diverse o fini opposti;

• Valutazioni critiche;

• Espressioni di sentimenti di inferiorità/superiorità;

• Fenomeni di maleducazione

Barbara Vettorato

COMPORTAMENTI DEL CONDUTTORE

1. Sedare fin da subito il conflitto per riportare un clima di

solidale collaborazione

2. Ricentrare l’attenzione sull’apprendimento;

3. Non reagire con lo stesso comportamento

4. Non farsi coinvolgere, non personalizzare mai gli

attacchi

5. Se l’attacco è rivolto al conduttore aiutare sempre a

distinguere il comportamento dalla persona

6. Ricercare e far cogliere dietro l’aggressione l’intenzione

positiva o la richiesta implicita Barbara Vettorato

EVITARE I CONFLITTI RISPETTANDO

LE REGOLE DI COOPERAZIONE

1. Regola della quantità: il conduttore deve dare un contributo

informativo sufficiente. Contributi ed interventi calibrati, chiari e

completi, senza ridondanze né esagerazioni

2. Regola della qualità: deve essere veritiero e credibile, dire ciò

che reputa essere vero, senza elaborare e manipolare le conoscenze

3. Regola della pertinenza: deve rimanere nel tema della trattazione

senza troppe divagazioni o fughe in avanti, indietro

4. Regole del modo: deve essere chiaro e preciso, scegliendo parole

e frasi facilmente comprensibili dai partecipanti.

Barbara Vettorato

RIASSUMENDO

Come gestire i conflitti:

1. Evitare di stimolarli rispettando le regole di

cooperazione e cortesia;

2. Mantenere alto il prestigio di ogni persona che

interviene anche se ha criticato o denigrato il conduttore

o il suo operato. Cercare le sue intenzioni positive, i

suoi bisogni nascosti e il grado di condivisione da parte

di altri componenti del gruppo

3. Non consentire a nessun partecipante di offendere un

altro partecipanteBarbara Vettorato

4. Se sorge un conflitto su un tema marginale o non

pertinente, non coglierlo, lasciarlo cadere, fare la verifica

di pertinenza e rimandarlo a un altro contesto, dare

pienamente ragione all’interlocutore e continuare i lavori

ricordando gli impegni importanti;

5. Se sorge un conflitto su un tema importante individuare

gli errori logici presenti nel ragionamento del

partecipante, le emozioni limitanti e recuperare la

ragione e le emozioni evolutive;

6. Se attaccati personalmente riportare l’attenzione sui

contenuti e sugli obiettivi del corso.

Barbara Vettorato

ALTRE TECNICHE PER SMORZARE

CONFLITTI:

• Prima di tutto calmarsi;

• Dimostrare la propria disponibilità a risolvere la

situazione parlando del problema;

• Esporre il proprio punto di vista, in un linguaggio

neutrale e non con toni polemici;

• Collaborare per trovare una soluzione accettabile da

entrambe le parti facendosi aiutare dal gruppo

Barbara Vettorato

• Ascoltare in modo attivo: valutare con senso critico e

sviluppare la creatività, formulando delle alternative

(mettere da parte la soluzione più ovvia e trovatene

altre);

• Non giudicate le idee quando nascono: nessuno deve

avere paura di esprimere le proprie idee;

• Non avere paura di essere inadeguato: un

atteggiamento di inferiorità è tanto dannoso al gruppo

quanto quello di superiorità;

• Saper rinunciare alle proprie opinioni se ne emergono

delle migliori.

Barbara Vettorato