La Certificazione di Qualità nei piccoli Comuni Franco Tagliabue Sergio Castelli

La Certificazione di Qualità nei piccoli ComuniFranco Tagliabue Sergio Castelli Sindaco di Cirimido Sindaco di Limido Comasco

La Qualità negli Enti Locali – Milano, 23 Giugno 20031


COMUNE DI CIRIMIDO INFORMAZIONI GENERALI

Dati relativi alla popolazione al 31/12/2001 Popolazione legale al censimento 1981 1736 Popolazione legale al censimento 1991 1844 Popolazione residente ( totale generale) 1926 Di cui maschi 954 Di cui femmine 972 Nuclei familiari 788 In eta’ prescolare (0-6 anni) 112 In eta’ Scuola dell’obbligo (7-15 anni) 155 In forza lavoro prima occupazione (16-29 anni) 323 In eta’ adulta 1001 In eta’ senile 335

Dati relativi al territorio al 31/12/2001 Superficie 2,3 kmq Altitudine sul livello del mare 210 m Sviluppo sede stradale 11 km Rete fognaria 9 km Rete idrica 10 km

Dati relativi al Personale del Comune al 31/12/2001 Personale previsto in pianta organica 13 Personale di ruolo in servizio 10 Scuola Materna (Ente Morale) 1 Scuola Elementare 1 Scuola Media (in consorzio con Fenegro’, Limido, Lurago Marinone) 1 Acquedotti (in gestione consortile con Antiga spa) 3 Gasdotto (gestione in concessione) Piazzola Ecologica (gestione consortile con Fenegro’) Pubblicita’ ed Affissioni (gestione in appalto)

Accentramento del lavoro e poca chiarezza sui ruoli e responsabilità

Difficoltà di comunicazione e scarsa abitudine a lavorare in team

Mancanza di trasparenza

Progetti e attività fuori controllo

Scarsa motivazione e assenza di spirito di gruppo

Cittadini soddisfatti ?

Premessa


Sistema di Gestione per la Qualità

MISURAZIONE CITTADINI(RISULTATI)

CITTADINI(RICHIESTE) ATTIVITA’

GESTIONE PER PROCESSI

AMMINISTRAZIONECOMUNALE

VALUTAZIONE DELMIGLIORAMENTO

INPUT OUTPUT

DIFFUSIO

NE PO

LITICH

E

GESTIONE PROCESSI

MIGLIORAMENTOCONTINUO

P D

C

Fare di ogniFornitore un

partner

Il Cittadino alprimo posto

Valorizzare ilPersonale

Dimostrareleadership

A

RISORSE


GRUPPO DI PROGETTO

Sindaci Rappresentanti Direzione (Segretari Comunali)

Team Leaders Consulente

UFFICIO TECNICO

• (RS) Luca Zaffaroni- Limido• (L) Francesco Catania-Limido • (C) Luca Scaramellini-Cirimido

AFFARI GENERALI

• (RS) Mariangela Barbiero-Limido• (L) Giovanni Pagani-Limido• (C) Marisa Beretta-Cirimido

ANAGRAFE

• (RS) AgostIna Saibene-Cirimido• (L) Davide Clerici-Cirimido• (C) Ylenia Pagani-Limido

Progetto Sistema Qualità Intercomunale Di Cirimido e Limido

Federica Bollini(Assistente R.A.Q. Limido/Facilitatore)

Valeria Alberti(Assistente R.A.Q. Cirimido/Facilitatore)

Cittadini di supporto:-Giuseppe Rampoldi-Cirimido- Lorenzo Minato-Cirimido- Silvano Fedrigo-Cirimido- Stefano Corani-Cirimido- nuovo-Cirimido

Cittadini di supporto:- Mara Piatti-Cirimido

Cittadini di supporto:- Rosaria Zaffaroni-Limido- Giovanna Saibene-Cirimido

Legenda:RS = Responsabile SettoreL = Team LeaderC = Cittadino

Note:AFFARI GENERALI = Protocollo / Segreteria / Gestione Atti e Contratti / Commercio / Archivio / Servizi Sociali / Istruzione / Sport e Tempo libero.AMMINISTRAZIONE / FINANZE = Ragioneria / Personale / Tributi / Finanze / Bilancio / Patrimonio / Economato / Imposte / Tasse / Canoni / Tariffe.

AMMINISTRAZIONE /FINANZE

• (RS) Felice Pagani -Cirimido• (L) Laura Saibene -Cirimido• (C) Romina Banfi -Limido

Cittadini di supporto:- Stefano Galli-Cirimido


Progetto Sistema Qualità dei Comuni di Cirimido e Limido

RUOLI E RESPONSABILITA’ DELLE PERSONE CHE PARTECIPANO AL PROGETTO

RUOLI

RESPONSABILITA’

DISCUSSO E CONCORDATO

Sindaci (Sponsor)

Verificare periodicamente che tutto si svolga come pianificato

Superare gli ostacoli organizzativi per ottenere le informazioni e le risorse necessarie

Garantire che il lavoro dei gruppi sia allineato con gli obiettivi e le intenzioni del proprio Comune

Valutare i risultati ed assegnare riconoscimenti

Segretari Comunali (Rappresentanti della Direzione)

Garantire la non interferenza con le leggi vigenti Assumere la funzione di “Rappresentante della Direzione”

e Responsabile dell’’Assicurazione Qualità (R.A.Q.) Fungere da interfaccia tra Amministrazione e Dipendenti

comunali Partecipare attivamente al lavoro di gruppo

Project Leader (Consulente)

Gestire il processo del lavoro di gruppo Organizzare e gestire le riunioni Fornire formazione e supporto metodologico Assicurare l’esecuzione delle attività programmate Motivare e supportare il gruppo Redigere il Manuale della Qualità e le Procedure di

Sistema Fornire le competenze e le conoscenze specifiche per

l’attività del gruppo

Assistente al R.A.Q. (Dipendenti comunali)

Aiutare i Leaders a pianificare le riunioni e verificare gli avanzamenti

Compilare i verbali delle riunioni del Comitato di Coordinamento

Curare l’addestramento del personale sul Sistema Qualità Partecipare ai lavori dei gruppi se richiesto Aiutare a risolvere i problemi interni del gruppo Coordinare le attività di miglioramento Fornire supporto ai vari settori nell’ applicazione del

Sistema Qualità Mantenere i contatti con i diversi gruppi di lavoro Conservare la documentazione delle attività svolte Gestire i rapporti con l’Ente Certificatore

Responsabili di Settore

Fornire le informazioni necessarie per l’introduzione del Sistema Qualità ai vari livelli comunali

Concordare e suddividere i compiti e le attività tra le riunioni

Suggerire le opportunità di miglioramento connesse all’obiettivo da raggiungere

Descrivere Processi Partecipare attivamente al lavoro di gruppo Diffondere quanto appreso e condividerlo con i propri

collaboratori

Cittadini Partecipare attivamente al lavoro di gruppo Fornire le competenze e le conoscenze specifiche

all’attività del gruppo Concordare e suddividersi i compiti e le attività tra le

riunioni

Componenti ad hoc (Altri dipendenti o consulenti comunali)

Essere disponibili a partecipare su richiesta specifica del gruppo.

Fornire suggerimenti e supporto su argomenti specifici

EQG 00 O001d’* P.M. 26/06/2000


MASTER PLAN PER L’INTRODUZIONE DEL SISTEMA QUALITA’ NEI COMUNI DI CIRIMIDO E LIMIDO

(Norma di riferimento ISO 9001 – Vision 2000)

ATTIVITA’

RESPONSABILITA’

TEMPO (Mesi)

2000 2001 M G L A S O N D G F M A M G L A S O N D

RIUNIONI GRUPPO DI PROGETTO

Sindaco F. Tagliabue / P. Marcaccio

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1 - Analisi Organizzazione Comunale (Check-up) Sindaci / E.Q.G. S.r.l. 2 - Organizzazione del Gruppo di Progetto E.Q.G. S.r.l. 3 - Formazione / Addestramento - La Qualità e la sua evoluzione P. Marcaccio - La Gestione per Processi ed il Miglioramento continuo P. Marcaccio - Lavoro di Gruppo e tecniche di Problem Solving P. Marcaccio - Corso per Valutatori Sistemi Qualità (Ass. RAQ) Sindaco F. Tagliabue 4 - Definizione e Formalizzazione dei Gruppi di Settore Sindaco F. Tagliabue / P. Marcaccio 5 - Definizione dei Processi Principali Gruppo di Progetto 6 - Mappatura dei Processi e Procedure Operative - Mappatura Processi Principali e Procedure Gruppi di Settore - Mappatura dei Processi di Settore Gruppi di Settore - Correzione/Stesura definitiva Processi/Procedure Gruppo di Progetto / Gruppi di Settore 7 - Redazione Procedure di Sistema Gruppo di Progetto / Gruppi di Settore 8 - Redazione Manuale Qualità Gruppo di Progetto / Gruppi di Settore 9 - Implementazione Sistema Qualità Tutti 10 - Verifiche ispettive Interne e Piano di Miglioramento - Prima Verifica ed introduzione eventuali Azioni Corr. P. Marcaccio - Seconda Verifica ed introduzione eventuali Azioni Corr. P. Marcaccio 11 - Certificazione - Richiesta Certificazione ISO 9001-Vision 2000 F. Bollini / V. Alberti - Sistema Qualità Operativo Tutti - Ottenimento Certificazione RIESAME FORMALE DEL PROGETTO

Rappresentante della Direzione

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EQG 00 o 004 P.M. 20/02/2000 Pianificato Realizzato Ritardo * Riunioni del Gruppo di Progetto # Riunioni di Riesame Formale del Progetto da parte del Comitato di Coordinamento


Organigramma Generale del Comune di Cirimido

SINDACO

SEGRETARIO COMUNALE

UFFICIO TECNICOAFFARI GENERALIAMMINISTRAZIONE EFINANZE

ASSICURAZIONE QUALITA’

DIFENSORE CIVICO

SINDACO

ASSESSORELAVORI PUBBLICI

ASSESSOREURBANISTICA

ASSESSORESERVIZI SOCIALI

ASSESSOREISTRUZ., SPORT E

TEMPO LIBERO

Giunta Comunale

DEMOGRAFICO / ANAGRAFE

SINDACO

SEGRETARIO COMUNALE

UFFICIO TECNICOAFFARI GENERALIAMMINISTRAZIONE EFINANZE

ASSICURAZIONE QUALITA’

DIFENSORE CIVICO

SINDACO

ASSESSORELAVORI PUBBLICI

ASSESSOREURBANISTICA

ASSESSORESERVIZI SOCIALI

ASSESSOREISTRUZ., SPORT E

TEMPO LIBERO

Giunta Comunale

DEMOGRAFICO / ANAGRAFE


+

Gestione

Programma

Amministrativo

Realizzazione / Erogazione

Bilancio

AMMINISTRAZIONE

Supporto Cittadino / Utente

PRG

Processi di supporto

- Missione

- Norme e Leggi

- Esigenze Parti

Interessate

Miglioramento

PropostaProposta

Approvata

Processi Principali


PROCESSI PRINCIPALI DOCUMENTO DI RIFERIMENTO Gestione Programma Amministrativo Linee programmatiche Bilancio AF-23 “Bilancio” PRG UT-01 “Piano Regolatore Generale”

Supporto Cittadino/ Utente P – 02 “Rilievo del Grado di soddisfazione dei Cittadini” P – 08 “Gestione dei Reclami e delle segnalazioni”

Realizzazione/ Erogazione

P – 04 “Progettazione dei servizi” P – 05 “Gestione degli Acquisti e dei Fornitori” P – 06 “Acquisto delle opere intellettuali” P – 07 “Valutazione dei Fornitori” P – 08 “Gestione dei reclami e delle segnalazioni” P – 15 “Erogazione dei servizi” AG – 04 “Gestione dei Contratti”

PROCESSI PRIMARI

Miglioramento

P – 09 “Pianificazione e gestione delle Verifiche Ispettive Interne” P – 10 “Controlli durante l’erogazione del servizio” P – 11 “Gestione delle non conformità” P – 12 “Gestione delle azioni correttive e preventive” P – 13 “Attività di Miglioramento della Qualità”

Delibera Giunta e Consiglio AG – 01 “Delibera della Giunta Comunale”

AG – 02 “Delibera del Consiglio Comunale” Determina AG – 03 “Determina”

Gestione Personale (Risorse) P – 03 “Gestione delle Risorse Umane e Addestramento” P – 14 “Manutenzione dei beni del Comune” PROCESSI DI

SUPPORTO

Protocollo e archivio

P – 01 “Codifica e controllo della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità” AG – 05 “Protocollo in ingresso“ AG – 06 “Protocollo in uscita“ AG – 07 “Archivio – Archiviazione”


MODULI associati alleProcedure di Sistema

PROCEDURE DI SISTEMA

UNI EN ISO 9001:2000

NORMA DI RIFERIMENTO

MODULI associati ai Processi (Procedure Operative)

MODULI associati alle Procedure Operative non codificati

MODULI associati alle Procedure Operative già codificati

REGISTRAZIONI (DELLA QUALITA')

MANUALE DELLA QUALITA'

PROCESSI (PROCEDURE OPERATIVE)E "CARTA DEI SERVIZI"

LEGGI E NORME

DOCUMENTI DI PROVENIENZA ESTERNA

DOCUMENTI DI PROVENIENZA INTERNA

Struttura della documentazione


3 - ELENCO DELLE PROCEDURE RICHIAMATE NEL MANUALE

SEZIONE MANUALE

N° DOCUMENTO TITOLO / DESCRIZIONE DOCUMENTO

4 P - 01 Codifica e controllo della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità

5 P - 02 Rilievo del grado di soddisfazione dei Cittadini 6 P - 03 Gestione delle Risorse Umane e Addestramento 7 P - 04 Progettazione dei servizi 7 P - 05 Gestione degli Acquisti e dei Fornitori 7 P - 06 Acquisto delle opere intellettuali 7 P – 07 Valutazione dei Fornitori 8 P - 08 Gestione dei reclami e delle segnalazioni 8 P - 09 Pianificazione e gestione delle Verifiche Ispettive Interne 8 P - 10 Controlli durante l’erogazione del servizio 8 P - 11 Gestione delle non conformità 8 P - 12 Gestione delle azioni correttive e preventive 8 P - 13 Attività di Miglioramento della Qualità 6 P - 14 Manutenzione dei beni del Comune 7 P – 15 Erogazione dei servizi


Barriere / Ostacoli / Problemi / Rischi

Grande scetticismo iniziale sull’applicabilità del sistema qualità ad una realtà comunale come la nostra

Difficoltà di comunicazione

Eccessiva carta

Carichi di lavoro mal distribuiti

Avviare un progetto senza una pianificazione chiara e condivisa

Resistenza al cambiamento culturale


RISULTATI RAGGIUNTI

Carta dei Servizi Certificazione ISO 9001: 2000 Migliore conoscenza dell’ Azienda Comune , da parte di amministratori, dipendenti, cittadini Aumento dello spirito di gruppo e della motivazione a tutti i livelli Consapevolezza dei dipendenti del proprio ruolo all’interno dei processi Crescita professionale dei dipendenti favoriti dalla formazione ricevuta Continuo Miglioramento della comunicazione e del clima , tra uffici, amministratori e cittadini Ottimizzazione dei processi e dei carichi di lavoro con conseguente riduzione dei costi Attivazione di programmi di miglioramento Soddisfazione dei Clienti (in primo luogo dei Cittadini)



Programma Elettorale, 13/06/1999 inizio stato av. note

Interventi in campo Socialeassistenza domiciliare agli anziani gen-02 attivo mappatura bisogni, dal 2002incentivo e sostegno allo studio, con dopo-scuola, borse studio, gen-00 attivo riprogettato ogni anno, dal 1999sostegno alla Parrocchia e Oratorio gen-00 attivo contributo ordinario e straordinario (2002/ 30 mil/ Orat)sostegno Scuola Materna gen-00 attivo contrib. ordin. e straordin.(20 mil / 2001, 2002, 2003)sostegno associazioni locali gen-00 attivo contributi ordinariimpegno Casa Albergo Lomazzo e adesione a C.A. Bregnano gen-00 attivo contributi ordinari e straordin (Bregnano)Biblioteca come centro inziative culturali gen-00 attivo sede per riunioni

Sicurezza dei cittadini e tutela territorioapplicazione Legge 626 nelle strutture pubbliche mar-01 in completam attività da completare, visite mediche + adeg.rinforzare il servizio di vigilanza con i Comuni limitrofi lug-99 attivo convenz.inter-comunale (5 Comuni), da lug-01potenziare illuminazione paese, con particolare interesse zone perif. feb-00 completato intervento in tutto il paese riesame viabilità per migliorare la sicurezza ott-99 attivo sensi unici via Roma, XX Settembrecontrollo territorio, emissioni atmosfera e scarichi, difesa aree boschive lug-99 attivo con Arpa, progetto di Certificazione ambientale (2003)migliorare pulizia strade, con partic. Rif. Z.I. lug-99 attivo attività interna

Opere Pubbliche riesame progetto incrocio via Toti - SP32 feb-00 completato manca illuminazione e arredo realizzazione anello Via Mazzini . Via Europa feb-02 gara progetto 2002, approvato, gara in corso ripresa progetto e sistemazione Vle Rimembranze feb-00 completato completare con segnaletica, ENEL asfaltatura e realizzazione marciapiede vie Papa Giovanni, Volta, Moro feb-02 da avviare progetto 2002, gara completatarealizzazione centro sportivo feb-03 area reperita , convenzione da stip.ripresa progetto Centro Storico, per realizzare piano di recupero gen-03 acquis. aree, procedura avviata, convenzione con la Parrocchia per sistemazione piazza Chiesa progetto da studiarelocalizzazione struttura pubblica per centro pensionati progetto legato a Ca du l'Ost

Co-operazione intercomunalegestione integrata acqua giu-99 attivo Costituzione Antiga SpA, dic 2001, adesione ATO 12/2002gestione inter-comunale raccolta rifiuti set-99 realizzato Piazzola Rifiuti, Fenegrò e Cirimido, inizio 10/2002realizzazione strutture sportive feb-03 area reperita , convenzione da stip.

Altro, non nel programma elettorale inizio stato av. note

Completo utilizzo uffici comunali e potenziamento informatizzazione feb-00 completato nuovi uffici disponibili per segret. / UT / AS / Tributisistemazione 2° piano Palazzo Comunale, per Antiga feb-00 completato locali in affitto a Antiga, apr 2001copertura Cimitero, feb-00 completato eliminazione umidità ali laterali, set 2000saracinesche feb-00 completato sostituzione vecchie saracinesche, apr 2001Associazione Comuni, Legge Turco (capofila Lomazzo) giu-99 attivo riformulazione progetti ogni 3 anniSportello Unico Attività produttive (capofila Lomazzo) giu-00 attivo 16 Comuni Associati, ingresso nel 1999CSE, Cassina Rizzardi lug-00 attivo 16 Comuni assoc., Sostegno handicap, ingresso nel 2000Coordinamento Comasco per la Pace lug-00 attivo movimento comasco per la pace, ingresso nel 2000Associazione Donne maltrattate ( capofila Cadorago) feb-01 attivo intervento a favore delle donne, ingresso nel 2001Associazione Comuni, Lotta contro la droga ( capofila Rovello) apr-01 attivo intervento a favore lotta tossicodipendenza, ingr. nel 2001Associazione Comuni, Centro Lavoro e Informa giovani (capofila Mozzate) apr-01 attivo interventi a favore del mondo del lavoro, ingresso nel 2001Certificazione UNI EN ISO 9001: 2000 mar-00 realizzato miglioramento continuo, certif. 21.12.2001e-governement giu-02 in corso Saga Spa, dal 2002, progetto approvato, durata 24 mesiRilievo del territorio nov-01 completato ITS, rilevo immobili x ICI e TARSUServizi Comunali / Tributi lug-02 attivo nuova figura professionale, Servizi Comunali / Messo gen-02 attivo nuova figura, svincolata dal servizio di P.M.Servizi Comunali / Difensore Civico gen-01 attivo servizio gratuito al cittadinoServizi Comunali / Sportello legale gen-02 attivo servizio gratuito al cittadinoServizi Comunali / Assistente Sociale lug-02 attivo assunzione come capo-consorzio, progetto inter-comunale Servizi Comunali / Psicologa gen-02 attivo nuova figura professionaleServizi Comunali / Pre scuola ott-99 attivo servizio gratuito al cittadinoServizi Comunali / dopo scuola ott-99 attivo 99/2002 servizio gratuito al cittadinoServizi Comunali / Pasti caldi gen-02 attivo convenzione inter-comunale, trasporto a carico A.C.

Comune di Cirimido

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