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CONDUZIONE DI AUDIT SU SISTEMI DI GESTIONE

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INDICE

1 PREMESSA ............................................................................................................................................................ 2

2 PREPARAZIONE DELL’AUDIT ................................................................................................................................. 2

3 RIUNIONE INIZIALE ............................................................................................................................................... 3

3.1 Conduzione della Riunione Iniziale ........................................................................................................... 3

3.2 Risultati attesi dalla certificazione accreditata ......................................................................................... 4

4 CONDUZIONE DELL’AUDIT SUI PROCESSI/ATTIVITA’ AZIENDALI .......................................................................... 4

5 COMPILAZIONE DEI RAPPORTI DI AUDIT STAGE 1 E STAGE 2 – SORVEGLIANZA - RICERTIFICAZIONE ................. 6

5.1 INFORMAZIONI GENERALI SUL RAPPORTO DI AUDIT ............................................................................... 6

5.2 RAPPORTO DI STAGE 1 .............................................................................................................................. 8

5.3 RAPPORTO DI STAGE 2 – SORVEGLIANZE - RICERTIFICAZIONI .................................................................. 12

6 FORMULAZIONE DEI RILIEVI SUL RAPPORTO DI AUDIT ........................................................................................ 18

6.1 DEFINIZIONI .............................................................................................................................................. 18

6.2 COME FORMULARE UN RILIEVO .............................................................................................................. 19

6.3 FORMULAZIONE DEI RILIEVI “MA” e “mi” PER LO SCHEMA EN9100 ........................................................ 30

7 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DELL’ORGANIZZAZIONE .................................................................................. 33

7.1 ANALISI DELLE CAUSE................................................................................................................................ 33

7.2 CORREZIONE ............................................................................................................................................. 33

7.3 AZIONE CORRETTIVA ................................................................................................................................. 33

8 MESSA IN ATTO DELLE CORREZIONI E DELLE AZIONI CORRETTIVE ...................................................................... 34

9 RIUNIONE DEL TEAM DI VALUTAZIONE ................................................................................................................ 34

10 RIUNIONE FINALE ................................................................................................................................................. 35

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1 PREMESSA

Il presente documento ha lo scopo di contribuire all’armonizzazione della gestione generale degli audit, fornendo alcuni consigli sulle tecniche di audit, considerando l’ottimizzazione dei tempi ed alcuni aspetti comportamentali degli auditor, a complemento di quanto già indicato nelle istruzioni per la certificazione (IS-CRT-SYS-serie).

Inoltre, il presente documento fornisce indicazioni sulla preparazione dei rapporti di audit per la certificazione di conformità dei sistemi di gestione.

Il presente documento tiene conto dei requisiti di cui alla norma ISO 17021: 2015 “Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”.

2 PREPARAZIONE DELL’AUDIT

La norma ISO 17021 prevede che l’audit di prima certificazione sia effettuato in 2 momenti (stage 1 e stage 2).

Lo “stage 1” è di primaria importanza per conoscere l’organizzazione aziendale, verificare lo scopo della certificazione e pianificare lo “stage 2”.

Una buona preparazione iniziale della verifica è indispensabile, anche per rendersi conto in anticipo dello stato complessivo di conformità aziendale. In particolare, più che aspetti di conformità documentale, procedurale ed organizzativa, in una valutazione di processi aziendali, è necessario riesaminare l’ordine di priorità dei momenti di verifica ed adeguare e/o ottimizzare conseguentemente i tempi di audit.

Un importante aspetto è l’identificazione dei processi aziendali: per ogni processo dovrebbero essere definiti input, output, responsabilità e risorse ed obiettivi di miglioramento.

Gli auditor devono inoltre raccogliere informazioni, ed essere a conoscenza delle principali leggi e dei principali regolamenti applicabili al prodotto/servizio incluso nell’oggetto della certificazione.

L’ottimizzazione dell’audit deve iniziare con una buona pianificazione dell’audit, curando il bilanciamento tempo/uomo, riducendo al minimo i tempi morti e/o le duplicazioni, e non deve però, generare una riduzione dei tempi a scapito della qualità della prestazione. Ad esempio, se sono previsti 3 giorni/uomo, è consigliabile utilizzare un team composto da 2 valutatori che operino per 1,5 giorni, anziché 3 valutatori per 1 solo giorno. Infatti con un team di 3 persone i tempi da riservare alle riunioni iniziale e di chiusura, e a quant’altro sia condotto collegialmente, sono moltiplicati per tre. Queste duplicazioni vanno a scapito della valutazione vera e propria.

E’ inoltre opportuno che, soprattutto negli audit di prima certificazione, ricertificazione, e tutte le volte sia possibile, il team di verifica sia composto da almeno due valutatori, anche per dimostrare all’azienda la massima importanza che anche il RINA da all’evento.

Nell’assegnazione dei compiti ai componenti del team di verifica, bisogna essere certi che al valutatore qualificato nell’area tecnica relativa all’attività dell’organizzazione sia assegnata la parte di verifica relativa alla realizzazione del prodotto/servizio.

Risulta indispensabile inoltre che per gli audit di sorveglianza e rinnovo, al valutatore sia data copia dei precedenti rapporti di audit, dai quali possono essere ricavate informazioni proprio sullo stato di conformità del sistema di gestione aziendale.

Il valutatore dovrà preoccuparsi di richiedere ai Program Reviewer (PR) la visione di tali documenti, comunque da consultare sempre, anche se, in ultima analisi, presso l’organizzazione certificata.

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3 RIUNIONE INIZIALE

3.1 CONDUZIONE DELLA RIUNIONE INIZIALE

Lo scopo della riunione iniziale, organizzata con la direzione del cliente e, ove appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi da sottoporre ad audit, è quello di fornire una sintetica spiegazione su come si svolgerà l’audit; il grado di dettaglio dovrebbe essere coerente con il livello di familiarità del cliente con gli audit.

Un’organizzazione che affronta per la prima volta un audit di terza parte (prima certificazione) potrebbe avere bisogno di maggiori dettagli sulla conduzione dell’audit.

E’ possibile registrare i partecipanti alla riunione iniziale nell’apposito campo sul rapporto di audit.

La 17021: 2015 prevede che durante la riunione iniziale siano affrontati i seguenti elementi:

a) la presentazione dei partecipanti, compresa una descrizione dei loro ruoli;

b) la conferma del campo di applicazione della certificazione;

c) la conferma del piano di audit (compresi il tipo e il campo di applicazione, gli obiettivi e i criteri di audit), ogni modifica e

ogni altra disposizione pertinente nei confronti del cliente, come la data e orario della riunione di chiusura, di ogni

riunione intermedia fra il gruppo di audit e la direzione del cliente;

d) la conferma dei canali di comunicazione formale fra il gruppo di audit ed il cliente;

e) la conferma circa la disponibilità delle risorse e delle strutture necessarie al gruppo di audit;

f) la conferma degli aspetti riguardanti la riservatezza;

g) la conferma, al gruppo di audit, dell'esistenza di idonee condizioni di sicurezza sul lavoro, di procedure di emergenza e di

sicurezza;

h) la conferma della disponibilità, dei ruoli e delle identità di ogni guida e osservatore;

i) il metodo di elaborazione dei rapporti, compresa ogni classificazione delle risultanze dell'audit;

j) le informazioni circa le condizioni alle quali l'audit può essere concluso in anticipo;

k) la conferma che il responsabile del gruppo di audit e il gruppo di audit, che rappresentano l'organismo di certificazione,

sono responsabili per l'audit e abbiano il controllo dell'esecuzione del piano di audit, comprese le attività e i percorsi di

audit;

l) la conferma, se applicabile, dello stato delle risultanze di precedenti riesami o audit;

m) i metodi e le procedure da utilizzare per condurre l'audit basato sul campionamento;

n) la conferma della lingua da utilizzare durante l'audit;

o) la conferma che, durante l'audit, il cliente sarà tenuto informato dell'avanzamento dell'audit e dell'insorgenza di ogni

eventuale criticità;

p) l'opportunità, da parte del cliente, di porre domande.

Inoltre:

Deve essere confermato il numero di addetti dichiarato al momento della presentazione del Questionario Informativo.

Quando è presente il consulente, deve essere ribadito il nulla osta alla sua presenza, ma deve essere ricordato che lo scopo della verifica ispettiva è accertare l’applicazione conforme del Sistema di gestione all’intera organizzazione e l’intervento del consulente dovrebbe limitarsi al ruolo di osservatore.

Nel caso in cui siano presenti rappresentanti dell’Organismo di Accreditamento, e/o osservatori di RINA, deve essere ribadito che essi non influenzeranno od interferiranno nel processo di audit.

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Dare un cenno di presentazione delle attività del RINA (massimo 5 minuti) in occasione delle audit di prima certificazione e della evoluzione di tali attività durante le verifiche periodiche.

Il Piano di audit deve, se del caso, essere modificato (anche manualmente), per: - renderlo più coerente con la realtà aziendale; - adeguarlo a necessità di modifiche da parte dell’Organizzazione; - assicurarsi che la verifica della realizzazione del prodotto/servizio sia assegnata al valutatore qualificato

nell’area tecnica relativa all’attività dell’organizzazione

Dovrà essere spiegato ai rappresentanti dell’organizzazione che durante l’audit potranno essere rilevate delle situazioni che potranno essere classificate come Non Conformità Maggiori (rilievi di tipo “A”), Non Conformità Minori (rilievi di tipo ”B”) o Raccomandazioni di miglioramento (rilievi di tipo “C”), spiegandone la differenza, e che queste saranno riportate sul rapporto di audit. Inoltre dovrà essere richiesto per la riunione del team di valutazione, un locale adeguato con collegamento ad internet per poter preparare il rapporto di audit.

Dovrà essere spiegato che, nel caso di audit nel quale è prevista l’esecuzione della stage 2 immediatamente a conclusione della fase 1, in presenza di eventuali rilievi ritenuti critici, l’audit di stage 2 dovrà essere ripianificato e rinviato in altra data.

Al termine della riunione iniziale, se non già proposto dalla direzione aziendale, e se il sito non è già conosciuto dal team di audit, occorre richiedere una rapida visita allo stabilimento/officina/luoghi produttivi, quando applicabile. Ciò contribuisce a dare un messaggio di concretezza, sempre apprezzato dall’azienda, e permette nel contempo di poter effettuare una valutazione iniziale molto efficace, ripercorrendo in sequenza logica tutto il flusso produttivo. (A riguardo si segnala che un luogo di lavoro molto disordinato, può suggerire mancanza di controllo; uno viceversa molto ordinato potrebbe nascondere un “maquillage” predisposto appositamente per l’audit. Inoltre uno sguardo in un archivio, può rivelare cose interessanti per le indagini successive).

Nel caso in cui siano presenti ispettori dell’Organismo di Accreditamento è necessario presentarli, spiegare il loro ruolo e richiedere la disponibilità di un idoneo locale per una breve riunione tra gli auditor RINA e gli ispettori dell’Organismo di Accreditamento, successiva alla riunione finale con l’Organizzazione.

3.2 RISULTATI ATTESI DALLA CERTIFICAZIONE ACCREDITATA

Occorre ricordare al cliente che i loro clienti, e più in generale le parti interessate, si aspettano che una Organizzazione con un Sistema di gestione certificato sotto accreditamento abbia delle prestazioni migliori di altre, in termini di qualità di prodotto, o di attenzione all’ambiente, anche se sappiamo che di per se, la certificazione di un sistema di gestione non assicura necessariamente il 100% dei prodotti conformi o la capacità di prevenire incidenti ambientali.

Pertanto, una Organizzazione che ha investito delle risorse per ottenere la certificazione accreditata del proprio sistema di gestione deve comunque perseguire questi obiettivi, al fine di migliorare ed ottenere la massima resa da quanto investito.

Anche se questi concetti sono stati sottolineati da ISO ed IAF con i loro comunicati relativi alla ISO 9001 ed alla ISO 14001, questi concetti possono essere estesi anche ad altri sistemi di gestione.

4 CONDUZIONE DELL’AUDIT SUI PROCESSI/ATTIVITA’ AZIENDALI

A questa attività deve essere dedicato il maggior tempo possibile, di quello a disposizione per l’intera verifica ispettiva. E’ questa la fase più importante della verifica, durante la quale i valutatori devono raccogliere le informazioni che permettono una serena ed obiettiva valutazione sulla conformità del Sistema di Gestione dell’organizzazione.

Prima di procedere alla verifica dei vari processi/attività dell’organizzazione, è opportuno che il Team di valutazione riservi il tempo necessario (usualmente massimo 0,5 ore) per familiarizzare con la struttura documentale dell’Organizzazione, per non presentarsi di fronte ai responsabili aziendali completamente ignaro di

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quanto predisposto dall’Organizzazione stessa, eventualmente con l’aiuto del responsabile del Sistema di Gestione Aziendale. Ciò permette di evitare in seguito che la valutazione proceda “a ruota libera” e perdere tempo in controversie e spiegazioni. La norma ISO 17021 prevede che questa attività sia effettuata durante lo “Stage 1”.

All’inizio della verifica occorre presentarsi all’interlocutore salutandolo e domandando quali sono gli strumenti utilizzati per il governo del processo/attività specifico. Dovrebbe essere evitato di richiedere una lunga descrizione del processo/attività correndo il rischio di dare l’impressione di una impreparazione sull’argomento da valutare. (Deve essere posta cura di dare evidenza, in ogni situazione, della padronanza del contesto oggetto di valutazione) Verificando quali strumenti sono in suo possesso, si può valutare anche il suo coinvolgimento nella scelta degli stessi.

Le verifiche delle singole funzioni dell’organizzazione aziendale, devono essere integrate dalla valutazione della capacità dei processi di ottenere gli obiettivi prefissati, tramite l’analisi del flusso delle attività relative a tali processi e quindi potrebbe essere necessario indirizzare la verifica seguendo il percorso di una commessa e/o linea di prodotto (es: dall’offerta alla assistenza post-vendita) e, sintonizzando la modalità di raccolta delle registrazioni delle evidenze oggettive di ciascuna attività in tal senso, da parte di tutti i componenti del gruppo di VI, ottenere risultanze coerenti. Utilissimo, quindi richiedere all’azienda lo stato di avanzamento delle commesse/ordini di lavoro (int/est) in corso, per poter scegliere il percorso più completo possibile, in relazione ai requisiti del Sistema di Gestione da valutare. (Deve essere evitato di seguire un percorso d’indagine non coerente con gli indirizzi della valutazione).

All’inizio dovrebbe essere riservato un certo tempo per la verifica (anche rapida) delle modalità di controllo del processo/attività (informazioni documentate), e verificare sul foglio osservazioni le annotazioni effettuate in precedenza.

Dovrebbe essere verificato anche come l’Organizzazione certificata utilizza il logo di certificazione del RINA e/o Agroqualità e il logo dell’Organismo di Accreditamento, verificando che siano utilizzati in modo corretto in accordo alle regole stabilite.

Durante l’audit il team di valutazione dovrebbe: - assicurarsi che l’organizzazione abbia una metodologia per identificare ed aggiornare tutte le leggi ed i

regolamenti applicabili; - assicurarsi che queste leggi e regolamenti siano utilizzati come input dei processi; - assicurarsi che l’organizzazione sia in grado di dimostrare la conformità alle leggi e regolamenti

applicabili.

Le domande poste dovrebbero essere di tipo “aperto” (cosa – come – perché – dove – chi – quando) e basate sempre su evidenze oggettive. Deve essere valutata l’aderenza dell’attività con quanto descritto in forma documentale, facendo una indagine a ritroso, con l’aiuto delle check-list e delle annotazioni prese in precedenza sul foglio osservazioni. (Una intervista composta di risposte si/no – chiuse – o tantomeno un’indagine condotta con domande poco chiare e tendenziose, senza capire quali obiettivi ci si prefigge, non porterà lontano).

Sul foglio osservazioni e/o sulle eventuali check-list specifiche di riferimento (per schema e/o area tecnica), che compongono, insieme al rapporto, la documentazione di audit, dovrebbero essere registrati gli aspetti principali di input/output, la relativa evidenza oggettiva e sua valutazione. Per le annotazioni si possono utilizzare i tempi morti dovuti alla ricerca delle evidenze oggettive richieste, da parte dall’interlocutore aziendale.

La valutazione dovrebbe essere condotta sulla base delle evidenze oggettive fornite. La gravità di un riscontro dovrebbe essere valutata in merito alla associazione delle carenze, conseguenti alle tipologie di indagine, quali: - se il documento di governo (controllo) del processo/attività esiste; - se il documento di governo è conforme;

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- se il documento di governo è correttamente applicato; - se le registrazioni previste sono disponibili. Infatti si dovrebbe sempre considerare nelle varie situazioni, la gravità dei riscontri, rapportando le carenze di tipo documentale in presenza di attività eseguite in modo efficace e viceversa. Inoltre, una valutazione dovrebbe anche considerare eventuali rischi di Non Conformità connessi al livello di consapevolezza (conoscenza più motivazione) dell’interlocutore aziendale. (Una conformità puramente tecnica può celare seri rischi di Non Conformità, se non connessa ad un adeguato livello di consapevolezza del personale interessato). Fino a quando non è valutata come una non conformità, un’informazione registrata rimane semplicemente una osservazione. Le Non Conformità devono essere sostenute da evidenze oggettive chiaramente rintracciabili, altrimenti possono essere riportate solo come osservazioni.

Potrebbe verificarsi un disaccordo tra il valutatore e l’organizzazione valutata nel caso in cui un processo, od una attività non sia supportata da un’informazione documentata. In questo caso il valutatore dovrebbe richiedere informazioni alle persone che sono coinvolte nell’attività/processo ed osservare le modalità di esecuzione dell’attività/processo in modo da valutare l’effettiva necessità di una procedura/istruzione documentata.

Dovrebbero essere utilizzati campionamenti rappresentativi adeguati alle dimensioni e complessità aziendali, e la valutazione dovrebbe avvenire con un approccio sistemico e non puntuale (da controllo qualità, ove la singola carenza determina una Non Conformità) aumentando, se del caso, il numero dei campioni da verificare. (E’ importante determinare con sicurezza, se la situazione rilevata sia dovuta ad una effettiva carenza del sistema oppure ad una svista o cattiva applicazione puntuale di una procedura/istruzione. Non bisogna avere fretta di registrare le prime Non Conformità, e magari pensare che con tale atto, sia stato assolto il compito del valutatore, senza avere una visione complessiva dello stato di conformità dell’Organizzazione).

Nel caso in cui un’ azienda con Sistema di gestione già certificato, per mancanza di commesse/ordini di lavoro, presenti una situazione di seppure momentaneo, ma sostanziale blocco delle attività produttive, la VI può essere condotta, qualora esista la disponibilità di campioni rappresentativi per l’esecuzione simulata dei processi/attività oggetto della valutazione. Tale stato, deve essere annotato sull’ultimo foglio del rapporto di VI e deve essere oggetto di riesame in sede di notifica e/o esecuzione della VI successiva, con l’eventualità di prendere in considerazione una proposta di sospensione nel caso che tale stato persista.

A volte i fatti, così come visti dal valutatore potrebbero essere contestati. In questi casi occorre discuterne con gli interlocutori e cercare di capire il problema ed appianare le divergenze. A riguardo nella valutazione si deve ricordare che le situazioni non conformi si possono rilevare o rispetto ai requisiti della norma o rispetto ai requisiti aziendali (informazioni documentate). Inoltre, di fronte ad un rilievo, è sempre opportuno chiedersi prima “quale punto (prescrizione) della norma sia disatteso”, anche per attribuire in modo corretto la eventuale Non Conformità.

5 COMPILAZIONE DEI RAPPORTI DI AUDIT STAGE 1 E STAGE 2 – SORVEGLIANZA - RICERTIFICAZIONE

I paragrafi che seguono rappresentano una guida pratica per la preparazione dei rapporti di audit stage 1, stage 2, sorveglianza e ricertificazione relativi ai Sistemi di Gestione, come previsto dalla norma UNI EN ISO/IEC 17021: 2015.

5.1 INFORMAZIONI GENERALI SUL RAPPORTO DI AUDIT

II rapporto di audit è un aspetto fondamentale dell'attività di audit.

Lo scopo del rapporto di audit è quello di fornire una evidenza oggettiva delle verifiche effettuate sulla applicazione del Sistema di Gestione da parte di una organizzazione, che sono indicate al paragrafo 9 della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2015, di trasmettere al cliente le conclusioni dell'audit e di fornire elementi ed informazioni sufficienti a chi deve prendere la decisione sulla certificabilità di un' organizzazione, per prendere la decisione stessa.

La norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2015 recepisce molte delle indicazioni contenute nella norma ISO 19011 relative alla redazione del rapporto di audit, trasformandole cosi in "prescrizioni".

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La norma ISO/IEC TS 17022:2012, fornisce elementi per la redazione del rapporto di audit di terza parte ed anche se è una "guida", pertanto non prescrittiva, se ne è tenuto conto per la preparazione dei nostri Rapporti di Audit.

II Rapporto di audit deve comunque costituire un valore aggiunto all'attività di audit e deve pertanto poter essere utilizzato dalle organizzazioni oggetto di audit ai fini del miglioramento del Sistema di Gestione. Ci si aspetta che il rapporto di audit (stage 1 e stage 2) fornisca, come evidenza oggettiva delle verifiche effettuate per ogni processo, una descrizione di cosa è stato esaminato e quali sono state le risultanze di questo esame da parte del team di valutazione (ISO/EC 17021: 2015- 9.4.5 e 9.4.8).

Allo scopo è bene che già durante l'effettuazione dell'audit "sul campo", sia individuato ciò che dovrà essere scritto sul rapporto di audit.

La Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2015 prevede inoltre che il rapporto possa fornire opportunità di miglioramento per il Sistema di Gestione.

Di seguito si fornisce un' indicazione su come compilare i rapporti in modo da ottemperare ai requisiti delle norme di riferimento e fornire delle indicazioni su quanto verificato e sulle risultanze dell'audit, ma che possano soprattutto costituire un valore aggiunto all'attività di audit e che pertanto possano essere meglio utilizzate dalle organizzazioni oggetto di audit ai fini del miglioramento del Sistema di Gestione.

Tutti i campi del rapporto di audit devono essere compilati; se del caso, indicare l’eventuale non applicabilità.

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5.2 RAPPORTO DI STAGE 1

a - Si trovano già i dati dell'organizzazione (denominazione, indirizzo, tutti i siti che saranno riportati sul certificato, attività, settore IAF,...), registrati dalla segreteria, che comunque è bene verificare. Qualora i dati risultino mancanti od incompleti, dovrà essere contattata la segreteria dell'ufficio RINA per concordare le modalità di inserimento. Per alcune norme (es. ISO 9001 e correlate) è necessario indicare i requisiti che l’organizzazione ha dichiarato di non poter applicare e motivare l’accettazione della non applicabilità (es. E' stata verificata ed accettata la non applicazione delle prescrizioni di cui al punto 8.3 della norma ISO 9001:2015, in quanto l'azienda costruisce solamente prodotti sulla base del progetto fornito dal cliente e non si è mai dotata di struttura tecnica idonea). Verificare la durata effettiva on-site dell’audit in giorni/uomo.

b - RAPPRESENTANTI AZIENDA - POSIZIONE Occorre inserire il nome e la posizione aziendale delle persone intervistate. In questo campo occorre anche spuntare le persone che hanno partecipato alla riunione iniziale ed alla riunione finale.

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c - INFORMAZIONI DOCUMENTATE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELL’ORGANIZZAZIONE ESAMINATE Occorre registrare almeno le informazioni documentate che la norma di riferimento prevede debbano essere mantenute e le informazioni documentate ritenute rilevanti ai fini dell’audit. d - EVENTUALI OSSERVAZIONI RILEVATE Occorre inserire un riassunto delle eventuali osservazioni scaturite dall'audit stage 1 registrando se I'osservazione è "critica", ossia se non risolta prima dello stage 2 potrebbe ostacolare la certificazione. e - INFORMAZIONI SPECIFICHE RELATIVE ALLO SCHEMA (OPZIONALE) Registrare le informazioni aggiuntive previste nei requisiti specifici di schema. Applicabilità del campo (e):

ISO50001 Il team di audit deve registrare le evidenze a proposito della: - verifica dei dati specifici forniti nel QI, in particolare:

o il numero effettivo di addetti SGE, o Il numero di vettori energetici, o Il numero di usi significativi dell’energia, o ed il consumo annuale di energia

al fine di confermare la durata dell’audit per lo Stage 2.

ISO 9001:2015

Inserire un giudizio relativamente agli elementi chiave della ISO 9001:2015 (contesto, parti interessate, analisi rischi)

ISO 14001:2015

Inserire un giudizio relativamente agli elementi chiave della ISO 14001:2015 (contesto, parti interessate, analisi rischi)

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ISO 37001:2016

Inserire informazioni di dettaglio in merito a: Il perimetro e l’applicabilità del Sistema di Gestione; Specifici dettagli in merito alle attività a rischio; Mappatura dei soggetti che sono coinvolti in attività a maggior rischio; Le relazioni societarie; I riferimenti legislativi specifici; Specifiche indicazioni sulla formazione svolta.

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f – La maggior parte dei campi prevede domande con risposte chiuse alle quali il team di audit deve rispondere; relativamente al campo “A giudizio del team di audit, sono state raccolte adeguate informazioni relative al campo di applicazione del sistema...”, è necessario registrare le informazioni raccolte sui fogli osservazione. Il campo INFORMAZIONI E NOTE AGGIUNTIVE va eventualmente compilato con notizie aggiuntive quali: produzione su più turni, presenza osservatori, appartenenza dell'organizzazione a gruppi nazionali od internazionali, eventuali giustificazioni previste dai requisiti aggiuntivi di schemi specifici (es. eventuale giustificazione della decisione di non verificare tutti i turni per gli schemi ISO9001 e ISO14001),...

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5.3 RAPPORTO DI STAGE 2 – SORVEGLIANZE - RICERTIFICAZIONI

a - Si trovano già i dati dell'organizzazione (denominazione, indirizzo, tutti i siti che saranno riportati sul certificato, attività, settore IAF,...), registrati dalla segreteria, che comunque è bene verificare. Qualora i dati risultino mancanti od incompleti, dovrà essere contattata la segreteria dell'ufficio RINA per concordare le modalità di inserimento. Per alcune norme (es. ISO 9001 e correlate) è necessario indicare i requisiti che l’organizzazione ha dichiarato di non poter applicare e motivare l’accettazione della non applicabilità (es. E' stata verificata ed accettata la non applicazione delle prescrizioni di cui al punto 8.3 della norma ISO 9001:2015, in quanto l'azienda costruisce solamente prodotti sulla base del progetto fornito dal cliente e non si è mai dotata di struttura tecnica idonea). Verificare la durata effettiva on-site dell’audit in giorni/uomo e il tipo di audit. Se applicabile occorre indicare le ragioni di un’eventuale estensione (oggetto di certificazione, sito,...). b - RAPPRESENTANTI AZIENDA - POSIZIONE Occorre inserire il nome e la posizione aziendale delle persone intervistate. In questo campo occorre anche spuntare le persone che hanno partecipato alla riunione iniziale ed alla riunione finale.

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c – DOCUMENTI DI RIFERIMENTO DELL’ORGANIZZAZIONE Occorre registrare almeno le informazioni documentate che la norma di riferimento prevede debbano essere mantenute e le informazioni documentate ritenute rilevanti ai fini dell’audit.

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d - MODIFICHE RISPETTO AUDIT PRECEDENTE Occorre indicare se i dati indicati sono rimasti invariati o, nel caso siano intervenute modifiche, se le stesse sono conformi o non conformi ed un commento nelle note (es. Struttura organizzativa modificata come da organigramma revisionato in data...). e – Occorre indicare se l’Organizzazione ha preso in carico i rilievi (tipo A, B o C) di cui al rapporto precedente ed un commento se eventualmente non li avesse presi in carico o solo parzialmente.

f - SITI PERMANENTI VERIFICATI DURANTE IL PRESENTE AUDIT Il sistema ripropone automaticamente l’indirizzo della sede legale nel caso in cui la stessa sia unico sito. In questo campo è necessario registrare tutti i siti permanenti, fra quelli che compaiono sul certificato, che sono stati oggetto di audit. Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo "summary of activities/sites", che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio. g - SITI TEMPORANEI VERIFICATI DURANTE IL PRESENTE AUDIT E’ necessario registrare le attivita esterne verificate che non vengono effettuate in un sito permanente (es. centri di erogazione del servizio, cantieri operativi,...). Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo "summary of activities/sites", che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.

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h - SOLO PER ISO9001, ITALIA, SETTORE IAF 28 Per il settore IAF 28 – ISO 9001 - Italia esiste un campo particolare nel quale devono essere registrati i dati relativi ai cantieri presso i quali a stato effettuato sopralluogo. Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo "summary of activities/sites", che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio. i - DESCRIZIONE ALTRE ATTIVITÀ ESTERNE VERIFICATE MEDIANTE SOPRALLUOGO E’ necessario registrare le attivita verificate che non vengono effettuate in un sito specifico, completo di indirizzo (es. verifica attivita trasporto rifiuti, merci, di linea,...). Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo "summary of activities/sites", che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio. l - EVENTUALI ATTIVITÀ VERIFICATE DOCUMENTALMENTE Occorre registrare tutte le evidenze documentali raccolte a supporto delle attivita indicate nello scopo. Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo "summary of activities/sites", che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.

m – RISULTANZE DELL’AUDIT Occorre inserire gli eventuali rilievi di tipo A, B o C scaturiti dall'audit.

n - IDENTIFICAZIONE DELLE RISULTANZE DELL’AUDIT Occorre indicare che l'applicazione del sistema di gestione è stata verificata su tutti i processi/attività/aspetti ed impatti (di seguito identificati come “processi”) previsti sul piano di audit e definiti dall'organizzazione. Per ogni processo deve essere inserito un sintetico commento su quanto valutato, riportando le evidenze oggettive relative come, ad esempio, descrizione di quanto verificato sia in azienda che durante eventuali sopralluoghi esterni, documenti esaminati, riferimenti ai vari documenti di registrazione, eccetera. Molto importante è inserire una spiegazione delle motivazioni che hanno condotto alla emissione di una non conformità. Ciò si ottiene descrivendo bene la situazione rilevata che ha condotto alla emissione della non conformità e spiegando come questa possa costituire un pericolo nella applicazione del Sistema di gestione. Deve essere inoltre riportato un sintetico giudizio globale sul sistema di gestione.

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o - GESTIONE DEI RECLAMI Questo campo deve essere compilato in presenza di reclami ricevuti dall’Organizzazione e reclami pervenuti all’OdC, sulla base di quanto registrato nel Data Base C&C; è necessario riportare il numero di reclamo di riferimento e registrare le modalità di gestione dello stesso da parte dell’organizzazione. Gli auditor non esclusivi dovranno, prima dell’audit, informarsi relativamente all’esistenza degli stessi consultando il PR.

p - INFORMAZIONI SPECIFICHE RELATIVE ALLO SCHEMA (OPZIONALE) Registrare le informazioni aggiuntive previste nei requisiti specifici di schema. Applicabilità del campo (p):

ISO50001 Il team di audit deve registrare le evidenze a proposito della:

- verifica che sia stato dimostrato il miglioramento della prestazione energetica; (sempre)

- verifica dei dati specifici forniti nel QI, in particolare (per ricertificazione):

o il numero effettivo di addetti SGE,

o il numero di vettori energetici,

o il numero di usi significativi dell’energia,

o il consumo annuale di energia

al fine di confermare la durata dell’audit di ricertificazione.

EMAS Il team di audit deve registrare le seguenti informazioni in merito al documento di Dichiarazione ambientale.

“A giudizio del Gruppo di valutazione, il documento di Dichiarazione Ambientale, nel suo complesso, risulta conforme/non conforme ai requisiti della normativa di riferimento ed al Regolamento RINA per la convalida della Dichiarazione Ambientale

Frase opzionale (se applicabile): La proposta di convalida EMAS della Dichiarazione Ambientale è subordinata alla presa in carico delle eventuali osservazioni.

L'organizzazione si impegna a trasmettere all'Autorità Competente la documentazione necessaria per la registrazione e la Dichiarazione Ambientale, entro 60 giorni a partire dalla data di avvenuta convalida.”

ISO3834 Il team di audit deve registrare le seguenti informazioni: - - nominativo coordinatore/i saldatura e un commento sulle sue competenze - - procedimenti di saldatura applicati, classificati secondo EN ISO 4063:2011 correlati con gruppo materiali

utilizzati, classificati secondo CEN ISO/TR 15608:2012 - - norme in accordo alle quali sono stati qualificati saldatori, operatori e procedimenti di saldatura

ISO 37001:2016

Inserire informazioni di dettaglio in merito a: Il perimetro e l’applicabilità del Sistema di Gestione Specifici dettagli in merito alle attività a rischio; Mappatura dei soggetti che sono coinvolti in attività a maggior rischio; Le relazioni societarie; I riferimenti legislativi specifici; Specifiche indicazioni sulla formazione svolta.

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q – è necessario confermare il rispetto di quanto indicato nel piano di audit o evidenziare e motivare eventuali scostamenti al fine di poter aggiornare il programma triennale (PVP) di conseguenza r – è necessario registrare una sintesi delle evidenze che hanno portato a ritenere che il sistema sia conforme alla norma applicabile ed efficace, ed un giudizio sintetico su riesame della direzione ed audit interni s – è necessario verificare che l’uso del logo e la pubblicizzazione del sistema di gestione, compreso eventuali dichiarazioni apposte sull’imballaggio di un prodotto o all’interno delle informazioni di accompagnamento, siano conformi a quanto previsto nel relativo regolamento di utilizzo t – compilare tutti i campi previsti; ricordare all’Organizzazione la possibilità di usufruire della Member Area anche per proporre le azioni correttive

u – INFORMAZIONI E NOTE AGGIUNTIVE

q

r

s

t

u

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Compilare con notizie aggiuntive quali: produzione su più turni, presenza osservatori, appartenenza dell'organizzazione a gruppi nazionali od internazionali, eventuali giustificazioni previste dai requisiti aggiuntivi di schemi specifici (es. eventuale giustificazione della decisione di non verificare tutti i turni per gli schemi ISO9001 e ISO14001),...

v – RISERVE ED OSSERVAZIONI Spazio riservato all’Organizzazione nel caso in cui volesse registrare annotazioni di vario tipo (es. opinioni divergenti o aspetti non risolti durante audit, eventuali riserve sul comportamento del gruppo di audit,...)

6 FORMULAZIONE DEI RILIEVI SUL RAPPORTO DI AUDIT

6.1 DEFINIZIONI

6.1.1 Il “Regolamento generale per la certificazione di sistemi di gestione ” riporta le seguenti definizioni:

Rilievo di tipo A (NON CONFORMITÀ MAGGIORE) la carenza nella considerazione di uno o più requisiti della norma di riferimento, il mancato rispetto di uno o più requisiti del presente Regolamento, una situazione che potrebbe provocare la consegna di un prodotto non conforme o non rispondente alle

leggi per esso vigenti, una situazione tale da provocare una grave deficienza del Sistema di Gestione, o da ridurre la sua capacità

ad assicurare il controllo del processo o del prodotto/servizio.

Rilievo di tipo B (NON CONFORMITÀ MINORE) una situazione che potrebbe provocare la diminuzione della capacità di consegna di un prodotto conforme, una situazione tale da provocare una deficienza non grave del Sistema di Gestione, o non riduca la sua

capacità di assicurare il controllo del processo o del prodotto/servizio

Rilievo di tipo C (RACCOMANDAZIONE)

Suggerimento allo scopo di migliorare il Sistema di Gestione, che non ha attinenza diretta con i requisiti della

norma di riferimento. L’Organizzazione, a differenza di quanto previsto per i rilievi di tipo A e B, non è tenuta a

prendere in carico i rilievi di tipo C. 6.1.1.1 La norma “ISO 50003 - Energy management systems — Requirements for bodies providing audit and certification

of energy management systems” riporta la seguente definizione: Non conformità Maggiore del SGE: Non conformità che influenza la capacità del sistema di gestione di ottenere i risultati desiderati.

Nota di ingresso: Classificato come non conformità maggiore potrebbe essere: • l’evidenza durante l’audit che il miglioramento del rendimento energetico non è stato raggiunto;

v

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• un dubbio significativo che un efficace controllo del processo è applicato; • un certo numero di non conformità minori associate agli stessi requisiti o aspetti potrebbe dare

prova di una mancanza sistematica e costituiscono quindi un importante non conformità.

NOTA: nel caso di organizzazioni multi-sito, quando emergono non conformità in un sito, anche se durante gli audit

interni dell'organizzazione, il GVI deve svolgere un'indagine al fine di determinare se la non conformità sia applicabile

anche agli altri siti e deve richiedere all’organizzazione di rivedere le non conformità per stabilire se devono essere

applicate ad altri siti i trattamenti e le azioni correttive. Documenti del riesame e la giustificazione devono essere conservate.

6.1.2 CORREZIONE Si definisce “correzione” una azione per eliminare una non conformità rilevata (ISO 9000:2015)

6.1.3 AZIONE CORRETTIVA Si definisce “azione correttiva” un’azione per eliminare la causa di una non conformità e per prevenirne la ripetizione (ISO 9000:2015)

6.2 COME FORMULARE UN RILIEVO

Nei paragrafi seguenti viene trattata la formulazione dei rilievi sul rapporto di audit, in fase di audit di certificazione, sorveglianza, extra, supplementare e ricertificazione presso l’organizzazione.

Viene fornita inoltre una guida per esaminare ed accettare le risposte delle aziende ai rilievi formulati durante un audit, in termini di analisi delle cause, correzione del rilievo e proposte di azione correttiva.

Tale guida non descrive come formulare i rilievi emersi in fase di esame documentale e non è applicabile alla visita preliminare che non prevede di formulare rilievi, ma solo osservazioni.

Anche se il documento è prevalentemente indirizzato alla formulazione dei “rilievi di tipo B” (non conformità minori), in esso sono contenute anche indicazioni relative alla formulazione dei “rilievi di tipo C” (raccomandazioni); i rilievi di tipo “A” (non conformità maggiori) non presentano particolari difficoltà di formulazione, salvo evidenziare il chiaro riferimento disatteso (es. punto norma disatteso, superamento di limiti autorizzativi, requisito legislativo non applicato,...) per cui non sono previsti esempi relativi.

6.2.1 COME FORMULARE UN RILIEVO DI TIPO “B”

I “rilievi di tipo B” devono essere emessi nel caso di carenze che riflettano un rilievo sul sistema (non strutturale) piuttosto che una situazione isolata avente carattere occasionale e quindi imputabile ad una svista (errore umano) a fronte di specifici requisiti della norma di riferimento o della documentazione applicabile.

Il valutatore, per definire il tipo di rilievo, dovrà esaminare la gravità di quanto emerso estendendo eventualmente l’esame a più campioni ritenuti rappresentativi.

In considerazione del fatto che gli audit da parte di un Organismo di Certificazione sono di regola condotti sulla base di elementi assunti “a campione”, è opportuno formulare il rilievo richiamando una carenza di sistema su uno specifico punto della norma piuttosto che focalizzare il rilievo sul campione esaminato.

Questo potrebbe infatti essere male interpretato dalla Organizzazione verificata come un mero aspetto formale risolvibile con un intervento specifico ed isolato ad esempio sul documento esaminato (quale ad esempio l’inserimento della firma mancante, etc.) non garantendo perciò la necessaria analisi delle cause e l’intervento risolutivo sul sistema.

Il rilievo deve perciò essere preciso e circostanziato con il richiamo all’evidenza oggettiva, e quindi indicare casi e/o documenti specifici sul modulo di rilievo stesso. Solo le informazioni verificabili devono essere considerate evidenze oggettive.

Al fine di integrare le due esigenze, la formulazione del rilievo dovrà mettere in evidenza la tipologia della carenza di sistema rispetto alla norma ed indicare il campione analizzato quale esempio esemplificativo per l’Organizzazione per una migliore comprensione del rilievo stesso.

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L’enfasi deve pertanto essere posta sulla tipologia di rilievo piuttosto che sul campione assunto, facilitando l’organizzazione a proporre un’effettiva azione correttiva, piuttosto che un trattamento della singola non conformità, così come riportato nell’esempio che segue.

Scenario ipotizzato:

durante un audit sono individuati un disegno ed una istruzione che non riportano le firme di approvazione previste...

Formulazione del rilievo:

non si ha evidenza che tutti i documenti tecnici siano sottoposti al controllo per approvazione (es. dis. .. / Rev. e istruzione .. / Rev. )

Scenario ipotizzato:

dall’esame dei documenti che regolano la gestione degli audit interni risulta che la Procedura XYZ non definisce le responsabilità per la gestione degli stessi... Formulazione del rilievo:

la Procedura XYZ non definisce le responsabilità per la gestione degli audit interni.

E’ necessario, nella descrizione del rilievo, citare la procedura disattesa, per meglio far comprendere al lettore le ragioni per le quali il rilievo è stato considerato di “tipo B”.

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TABELLA CON ESEMPI TIPICI DI RILIEVI DI TIPO B (ISO 9001)

Rif. 2008 Rif. 2015 Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

1 4.2 7.5 Una procedura non definisce le

modalità di effettuazione di

un’attività prevista dalla Norma di

riferimento

La procedura non definisce le modalità di

(esecuzione; pianificazione;

registrazione; ................... ) di ..............................

2 4.2 7.5 L’istruzione n .......... , Rev. ... non

evidenzia le parti modificate.

Le parti modificate di documenti aggiornati non

sono sempre evidenziate (es. dis. ... / Rev..,

istruzione ... / Rev. .., etc.).

3 4.2 7.5 L’istruzione tecnica n. ../ Rev.

... non riporta le firme di approvazione

previste.

Non si ha evidenza che tutti i documenti siano

stati sottoposti al controllo per approvazione (es.

istruzione.../ Rev. ... ).

4 4.2 7.5 La Norma ... seguita per le prove di

resistenza al fuoco dei cavi elettrici

non è presente presso la sala prove

durante l’esecuzione della prova.

Le Norme utilizzate per le prove funzionali non

sono sempre disponibili durante l’esecuzione

delle prove stesse (es. Norma ...).

5 4.2 7.5 I certificati di collaudo dei materiali

risultano difficilmente leggibili in quanto

sbiaditi dalla luce.

Le modalità di conservazione dei documenti di

registrazione della qualità non risultano sempre

sufficienti a garantirne la leggibilità per il tempo

di conservazione previsto (es. certificati collaudo

dei materiali).

6 4.2 7.5 I rapporti di cantiere per la commessa

castelvetrano sono compilati

saltuariamente e non in linea con la

procedura di riferimento

Non sempre la compilazione dei rapporti di

cantiere avviene secondo le modalità previste

dalla procedura di riferimento (es. comm.

Castelvetrano)

7 4.2 7.5 I back up dei dati informatici sono

archiviati nello stesso locale in cui si

trova il server aziendale

La procedura impiegata per la archiviazione dei

back up dei dati informatici non assicura una

adeguata protezione degli stessi da eventuali

danneggiamenti.

8 5.3 5.2 Il Resp. Tecnico ed il Resp.

Commerciale dimostrano di non

conoscere gli obiettivi che

l’organizzazione si è posta con

l’adozione di un Sistema Qualità

La politica della qualità non risulta

sufficientemente attuata e sostenuta a

tutti i livelli (es. presso le Funzioni ..................... ).

9 6.2 7.2 La Procedura P 8 prescrive che il

personale addetto alle verifiche

ispettive interne della qualità sia

“Qualificato”, ma non sono stabiliti i

criteri per questa qualifica.

Non sono definiti i criteri di qualifica del

personale addetto alle verifiche ispettive

interne della qualità.

10 6.2 7.2 Le attività di addestramento del

personale addetto alla gestione dei

progetti (project management) non

sono state condotte come previsto

dalla Procedura 6

Le attività di addestramento del personale non

vengono sempre condotte come previsto dalla

Procedura P 6 (es. personale Project

Management )

11 5.4 6.2 Alcuni obiettivi per la qualità sono

troppo generici e non misurabili

Non sono sempre definiti obiettivi per la qualità

misurabili (es. obiettivi relativi al miglioramento

del sistema definiti nel riesame del 12/2009).

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12 7.1 8.1 Nel reparto Produzione è stato

riscontrato in fabbricazione il prodotto

XX per il quale non è stato emesso un

Piano Qualità come previsto dalla

procedura

Il Piano Qualità previsto dalla Proc. .... / Rev. per

i nuovi prodotti non viene sistematicamente

emesso (es. prodotto XX , ).

13 7.2 8.2 Per il prodotto HH, ordinato

telefonicamente, non c’è evidenza che

sia stato effettuato un riesame

dell’ordine come previsto dalla

procedura.

Non risulta sempre disponibile l’evidenza del

riesame del contratto nel caso di ordini

telefonici (es. Ordine ...)

14 7.2 8.2 Per la modifica dell’ordine relativo ad

un prodotto complesso, non è

disponibile la registrazione del

riesame.

Le modifiche d’ordine non sono sempre

assoggettate al riesame previsto (es. modifica

d’ordine ...).

15 7.2 8.2 Il riesame del contratto JJJJ/A è

effettuato dopo l’avvio dell’attività

produttiva.

Il riesame del contratto non risulta sempre

effettuato prima di avviare le attività relative

(es. contratto JJJJ/A, ...).

16 8.2 9.1 Sul quaderno di laboratorio non è

registrata l’effettuazione della prova

B.E.T. per un carico di prodotto,

nonostante sia previsto sulla scheda

analisi chimica per quel prodotto di

effettuare l’analisi su tutti i carichi.

Non si ha evidenza dell'avvenuta effettuazione

di tutte le analisi chimiche riportate sulle

schede analisi chimica (es. prova B.E.T. riportata

sulla scheda analisi chimica allegata al carico

398 del 24/05/2004).

17 5.5 5.3 I documenti di controllo del processo

sono approvati dal Resp. Produzione

anziché dal Resp. Ufficio Metodi come

previsto dalla procedura XYZ

Le responsabilità specifiche definite nel

documento .... non rispecchiano sempre la

realtà aziendale(es. responsabilità di .... da

parte della Funzione ...).

18 7.3 8.3 E’ riscontrato che per l’attività di

progettazione della commessa XXZZ

non è stato redatto un documento di

pianificazione della progettazione.

L’attività di progettazione non è sempre

pianificata in forma sistematica (es. Comm.

XXZZ).

19 7.3 8.3 Il Piano di Progettazione della

Commessa ZZXX non è aggiornato con

le date di completamento delle varie

fasi.

I Piani di Progettazione non sono sempre

aggiornati, come appropriato, con il progredire

della progettazione (es. Comm. ZZXX ).

20 7.3 8.3 Non si riesce a rintracciare il

documento di registrazione del

riesame della progettazione della

Commessa HXHX.

Le registrazioni del riesame della progettazione

non risultano sempre disponibili (es. Comm.

HXHX ).

21 7.3 8.3 Presso l’ufficio tecnico sono presenti 2

versioni del Piano di Progettazione

xxzz con stessa data, firma e revisione,

ma con aggiornamenti diversi ; inoltre

la copia superata non è identificata.

i PdP non sempre risultano gestiti in forma

controllata (es. il PdP zzxx. é presente presso

l’ufficio tecnico in duplice copia con contenuti

diversi, ma con stessa data, firma e revisione ;

inoltre l’edizione superata non è identificata).

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22 7.4 8.4 E’ stato riscontrato che alcuni

componenti approvvigionati non sono

stati controllati prima di essere stati

immessi nel ciclo produttivo, come

invece richiede la procedura P10.

Non è assicurato che tutti i componenti

approvvigionati siano controllati prima di essere

immessi nel ciclo produttivo come richiesto

dalla procedura P10 (es. cilindri idraulici Ordine

XXX).

23 8.2 9.2 Non è stata effettuata la Verifica

Ispettiva alla funzione

“Approvvigionamenti” prevista dal

Piano delle Verifiche Ispettive tre mesi

prima della data della ns. verifica.

La conduzione delle VI non sempre è effettuata

nel rispetto della programmazione prevista (es.

VI alla funzione Approvvigionamenti non ancora

eseguita).

24 8.2 9.2 Sul rapporto di Verifica ispettiva alla

funzione Tecnica non sono indicate le

procedure applicabili da quella

funzione, come previsto dalla

Procedura P 8.

I rapporti delle VI non riportano sempre il

riferimento ai documenti applicati (es. V.I. alla

Funzione Tecnica).

25 5.6 9.3 Il rapporto di Riesame della

Direzione del non richiama i risultati

delle VI previste

Manca l’evidenza che nel Riesame

della Direzione del siano stati analizzati

tutti gli elementi previsti (es. verifiche ispettive).

26 7.4 8.4 Non è chiaro come i fornitori, definiti

dalla procedura P6 “storici” siano stati

valutati ed accettati.

Non sono adeguatamente definiti i criteri di

valutazione di alcuni fornitori (es. fornitori

storici definiti nella procedura P6).

27 7.4 8.4 Per il fornitore ... non è disponibile il

questionario di qualifica previsto dalla

procedura P6 e non è

effettuata la visita di

valutazione prevista.

La documentazione di qualifica dei fornitori non

è sempre sufficiente per esprimere una

valutazione oggettiva, come richiesto dalla

procedura P6. (es. qualifica fornitore ...).

28 7.4 8.4 Gli ordini 256/99 e 308/99 non

riportano la firma di approvazione

prevista dalla procedura P6.

Non c’è evidenza dell’approvazione sistematica

degli ordini (es. ordini 256/99 e 308/99).

29 8.3 8.7 Il metodo utilizzato per identificare i

materiali non conformi non è indicato

nella documentazione di sistema.

La procedura P13 non definisce le modalità di

identificazione dei materiali NC.

30 8.3 8.7 In organizzazione sono riscontrati

materiali identificati come non

conformi per i quali non è stato

compilato il modulo di registrazione

della non conformità previsto.

Non sempre risulta disponibile il rapporto di NC

relativo a materiali identificati come NC (es.

materiali ..).

31 7.5 8.5 Non si ha evidenza della registrazione

sul Diario Clinico della

somministrazione del farmaco Ciproxin

al Sig. S.G.

Non sempre risulta chiara evidenza

dell'avvenuta somministrazione della terapia

(es. prescrizione farmaco Ciproxin Sig. S.G. su

Diario Clinico)

32 7.5 8.5 Non è segnalato al cliente che su

alcuni manometri da lui forniti, per

essere montati sull’impianto in

produzione, è stato danneggiato il

quadrante indicatore.

Le segnalazioni al Cliente nel caso di problemi

occorsi a prodotti da lui forniti non risultano

sempre formalizzate (es. Manometri per la

commessa XXXX ).

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33 7.5 8.5 I componenti AA, BB, CC della

commessa GGJJ/99 non riportano la

marcatura di rintracciabilità prevista

dalla procedura P8

La marcatura di rintracciabilità dei componenti

prevista dalla procedura P8 non sempre risulta

applicata (es. componenti AA, BB, CC commessa

GGJJ/99 ).

34 7.5 8.5 E’ stato rilevato che per il componente

FF non sono definite le tolleranze di

lavorazione.

Non è assicurato che per tutti i particolari in

lavorazione siano definite le tolleranze di

lavorazione. (es. Particolare FF).

35 7.5 8.5 Nel reparto caldereria è riscontrato

che uno(o più) saldatori che stanno

saldando, non è(sono) in possesso

della prescritta qualifica.

Non è assicurato che i saldatori impiegati siano

in possesso della prescritta qualifica (es.

Reparto caldereria).

36 7.5 8.5 Gli imballi dei componenti WWW

immagazzinati, pur realizzati in

accordo con la procedura P15,

risultano deteriorati per rilevante

assorbimento umidità e la

documentazione di corredo posta

all’interno è danneggiata.

Le modalità di conservazione, gli interventi di

verifica e gli interventi su MAG non risultano

sempre sufficienti a garantire l’integrità

dell’imballo e del contenuto (es. imballi ... ).

37 7.5 8.5 I particolari presso il reparto non

riportano la cartellinatura di controllo

prevista per l’identificazione dello

stato delle prove, controlli e collaudi,

ma altro sistema di identificazione

difforme da quanto previsto dalla

Procedura P12.

I mezzi previsti dalla Proc.P12 per identificare lo

stato delle prove, controlli e collaudi non sono

sempre applicati o sono seguite modalità

difformi (es. particolari presso reparto finitura /

collaudo).

38 7.5 8.5 Le casse DHH sono stoccate in pile di

altezza maggiore dei due metri

massimi previsti dalla Procedura P15.4

ed alcune risultano deformate.

Le modalità di stoccaggio delle casse

differiscono da quanto stabilito dalla Procedura

P15.4 e non garantiscono sempre l’integrità

dell’imballo (es casse DHH ).

39 7.5 8.5 Il personale che effettua assistenza

non è fornito di tutte le attrezzature

previste dalla Istruzione IS 5.

L’attrezzatura data in dotazione ai tecnici

preposti all’assistenza non corrisponde sempre

a quanto previsto dalla istruzione IS 5.

40 7.6 7.1.5 Uno strumento è stato tarato non a

fronte di campioni riferibili a campioni

internazionali o nazionali.

Nella taratura degli strumenti di misura non è

sempre garantita la riferibilità a campioni

internazionali o nazionali (es. manometro n°

15b).

41 7.6 7.1.5 Gli strumenti di misura lineare (calibri

e micrometri) vengono tarati non ogni

6 mesi come indicato nella procedura

P11

La frequenza di taratura degli strumenti di

misura non risulta sempre rispettata (es.

strumenti di misura lineare).

42 8.5 10 Per le RAC n. 15 e 18 non sono state

definite le azioni da intraprendere

(oppure i termini entro cui ...).

Nella formalizzazione delle richieste di azioni

correttive non sono sempre definite le azioni da

intraprendere.

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TABELLA CON ESEMPI TIPICI DI RILIEVI DI TIPO B (ISO 14001)

Rif.: 2004 Rif.: 2015 Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

1 4.4.3 7.4.3 Non è stata data risposta ad una

richiesta di carattere ambientale

proveniente dalla circoscrizione XVDC,

prot. 3450/05 del 04/04/2005.

Non sempre il sistema di gestione ambientale

assicura risposta alle comunicazioni di

carattere ambientale (es. comunicazione

prot. 3450/05 del 04/04/2005)

2 4.5.1 9.1 Il piano di monitoraggio previsto

dalla procedura xyz prevede, tra

l’altro, sopralluoghi giornalieri nelle

aree di stoccaggio di rifiuti che

dall’apposito modulo di registrazione

non risultano sempre effettuati.

La frequenza dei sopralluoghi giornalieri nelle

aree di stoccaggio di rifiuti sempre rispettata

come previsto dalla procedura xyz.

3 4.3.3. 6.2 L’obiettivo nr 7 del programma

ambientale prevede il mantenimento

della concentrazioni di Sox ai punti di

emissione E3, E4 al di sotto dell’80%

dei limiti previsti dall’autorizzazione

XVC.

Non tutti gli obiettivi ambientali risultano

perseguire il miglioramento continuo (es.

obiettivo nr. 7 – mantenimento prestazione

ambientale).

4 4.5.1 9.1 Non è disponibile la registrazione della

taratura del pHmetro T1 in dotazione

presso il laboratorio 3.

Non sempre si ha evidente che tutte le

attrezzature utilizzate per la sorveglianza siano

state tarate (es. pHmetro T1 presso lab. 3)

5 4.5.5 9.2 Non è stata effettuata la Verifica

Ispettiva al reparto

”Imbottigliamento” prevista dal

Piano delle Verifiche Ispettive tre

mesi prima della data della ns.

verifica.

La conduzione delle VI non sempre è

effettuata nel rispetto della programmazione

prevista (es. VI alla funzione Imbottigliamento

non ancora eseguita).

6 4.5.5 9.2 Sul rapporto di Verifica ispettiva alla

funzione Tecnica non sono indicate

le procedure applicabili da quella

funzione, come previsto dalla

Procedura P 8.

I rapporti delle VI non riportano sempre il

riferimento ai documenti applicati (es. V.I. alla

Funzione Tecnica).

7 4.3.3 6.2 Alcuni obiettivi presenti nel

programma ambientale 2005 sono

troppo generici e non misurabili.

Non sono sempre definiti obiettivi misurabili (es.

obiettivi relativi al miglioramento del sistema

definiti nel riesame del 12/2004).

8 4.5.5 9.2 La Procedura P 8 prescrive

che il personale addetto alle

verifiche ispettive interne del sistema di

gestione ambientale sia “Qualificato”,

ma non sono stabiliti i criteri per questa

qualifica.

Non sono definiti i criteri di qualifica del

personale addetto alle verifiche ispettive

interne del sistema di gestione ambientale.

9 4.6 9.3 Dati relativi alle prestazioni ambientali

non sono presenti nel riesame della

direzione del 01/2005.

Nel documento di riesame non sempre sono

formalizzati i dati relativi alle prestazioni

ambientali (es. riesame del 01/2005).

10 4.5.2 9.1.2 La valutazione periodica della

conformità legislativa registrata sul

modulo Mod. 13.09 non esplicita il

risultato di tale valutazione di

conformità.

Non si ha evidenza delle registrazioni dei

risultati della valutazione periodica delle

prescrizioni.

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Rif.: 2004 Rif.: 2015 Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

11 4.5.3 10.2 Per le NC n. 4/05 e 8/05 non sono state

definite le azioni da intraprendere

(oppure i termini entro cui ...).

Nella formalizzazione delle richieste di azioni

correttive non sono sempre definite le azioni da

intraprendere.

12 4.4.5 7.5.3 L’istruzione seguita per gestione

interna dei rifiuti appena prodotti non

è presente presso il reparto vfr del

settore produzione.

L’istruzione seguita per la gestione interna dei

rifiuti non è sempre disponibile nei reparti

pertinenti (es. reparto vfr – produzione)

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TABELLA CON ESEMPI TIPICI DI RILIEVI DI TIPO B (SA 8000:2008)

Rif. SA 8000 Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

1 5.1 Durante la verifica delle inserzioni per

ricerca di personale sul sito web

aziendale, si nota che un’inserzione per la

ricerca di un programmatore informatico

esperto riporta il limite massimo di 30

anni.

Non sempre le inserzioni di ricerca di personale

pubblicate rispettano tutti i requisiti indicati

dalla norma (es. Programmatore Informatico

Esperto - Età Massima 30 Anni).

2 9.5 Il programma relativo alla formazione del

personale per il 2005 è carente di alcune

informazioni. Mancano i tempi di

attuazione previsti e non sono contemplati

i dipendenti di un sito distaccato.

La formazione del personale non sempre risulta

adeguatamente pianificata (es: nel piano di

formazione 2005 non sono individuate tutte le

persone coinvolte ed i tempi di attuazione)

3 9.11 Nell’istruzione IL03 in revisione 0, relativa

alle modalità per inoltrare segnalazioni o

reclami, non sono citati correttamente

l’organismo di certificazione e l’ente di

accreditamento.

Nell’istruzione per inoltrare segnalazioni o reclami

su comportamenti socialmente ed eticamente

scorretti (il03 – rev.0) non risultano correttamente

citati l’organismo di certificazione e l’ente di

accreditamento

4 9.5 Il piano delle verifiche ispettive interne

per il 2006 (PVI 06 Revisione C) non

include il sito n°4.

Il piano delle verifiche ispettive interne (pvi 06 –

rev.c) non risulta sufficientemente coerente con

la struttura organizzativa aziendale (es: sito n°4

non incluso)

5 9.8 La documentazione di sistema, procedura

P5 in revisione 2, non descrive il criterio di

valutazione dei fornitori.

Nella procedura p5 - rev. 2 non risulta

adeguatamente motivato il criterio adottato per

la valutazione dei fornitori

6 9.10 Per le NC minori emesse durante le

verifiche di 2°parte, l’Organizzazione non

ha attuato alcuna attività di controllo.

Non e’ data sufficiente evidenza delle azioni

conseguenti alle attività di controllo sui fornitori

(es: follow up relativo alle non conformità

minori emesse in audit di parte seconda)

7 3 Nel DVR aggiornato al 30 gennaio 2005

non sono contemplati i rischi connessi

alle lavoratrici gestanti.

Il documento di valutazione del rischio non

risulta sufficientemente dettagliato (es: rischi

connessi alle lavoratrici gestanti - dvr del

30/01/2005)

8 3 Non è disponibile la registrazione della

esercitazione periodica di evacuazione

pianificata a maggio 2005 nel documento

aziendale GE05 – rev.00.

Non risulta sistematicamente disponibile la

documentazione comprovante l'esecuzione di

esercitazioni pratiche periodiche per la gestione

delle emergenze (es. prova periodica di evacuazione

pianificata a maggio 2005, doc. GE05 - Rev.00)

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TABELLA CON ESEMPI TIPICI DI RILIEVI DI TIPO B (BS OHSAS 18001:2007)

Rif. OHSAS 18001

Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

1 4.3.3 L’esito della Valutazione del rischio da

Movimentazione Manuale dei Carichi

evidenziava la necessità di intraprendere

alcune azioni di miglioramento, che non sono

state gestite come obiettivo di miglioramento

del Sistema.

Gli obiettivi definiti per il periodo non

risultano sempre coerenti con il risultato della

valutazione dei rischi (es. esempio rischio

M.M.C.)

2 4.5.2 La procedura

dell’Organizzazione richiedeva l’effettuazione

della valutazione del rispetto delle prescrizioni

legali mensilmente, mentre era registrata solo

trimestralmente.

Non si ha evidenza della valutazione del

rispetto delle prescrizioni legali secondo le

frequenze definite in procedura

3 4.4.2 Nel reparto di radiologia non è stato possibile

avere evidenza della specifica formazione

impartita ai lavoratori in merito alle schede di

sicurezza dei prodotti utilizzati.

Non sempre il personale che utilizza prodotti

pericolosi soggetti a scheda di sicurezza

risulta formato sui relativi rischi (es. addetti

radiologia)

4 4.4.7 In azienda si riscontra l’assenza di uno

strumento che permetta in tempo reale di

individuare coloro i quali non hanno

partecipato ad almeno una simulazione di

emergenza in quanto per esempio assenti per

malattia o per cambio turno.

Il Sistema di Gestione non garantisce un

sufficiente controllo sulla partecipazione di

tutti gli addetti alle simulazioni di

emergenza programmate.

5 4.4.7 Nel reparto radiologia uno degli addetti

intervistati dimostra scarsa conoscenza delle

procedure di emergenza in vigore.

Le modalità di evacuazione in caso di

emergenza descritte nella documentazione di

Sistema, non sempre sono conosciute dal

personale addetto (es. addetto radiologia)

6 4.3.1 Nell’area dedicata alla carica delle batterie dei

carrelli elevatori, mancava la segnaletica verticale

relativa al rischio esplosione, individuato nella

valutazione dei rischi.

Non sempre risultano adeguatamente

identificabili le aree classificate a rischio di

esplosione ATEX (es. mancanza della

segnaletica area carica carrelli elevatori)

7 4.4.6

In officina si riscontrava la mancata compilazione

della scheda di manutenzione periodica per il

solo tornio XXX.

Non sempre risulta evidenza delle

manutenzioni periodiche effettuate presso le

macchine/attrezzature presenti in officina (es.

tornio XXX)

8 4.5.5

La funzione sicurezza non risulta inserita nel

programma di audit annuale.

Non tutti i processi di sistema risultano

compresi nel programma annuale di audit (es.

funzione sicurezza)

9 4.4.6

Dal sopralluogo in magazzino emerge che le

indicazioni delle portate massime delle

scaffalature risultano in alcuni casi poco visibili al

personale addetto; il sistema di controllo

dovrebbe garantirne l’immediato ripristino o il

cambio di posizione.

I controlli relativi alle attrezzature ed alle aree

di lavoro non sempre risultano efficaci (es.

carente indicazione delle portate delle

scaffalature presenti nei magazzini)

10 4.6

Pur avendo analizzato in maniera approfondita

tutti gli infortuni accaduti, l’Organizzazione non

registra tale valutazione nel verbale di riesame

della direzione.

Il documento di riesame della direzione non

tratta tutti gli elementi in ingresso previsti dalla

norma ( es. analisi degli infortuni)

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Rif. OHSAS 18001

Scenario Ipotizzato Formulazione del Rilievo

11 4.5.3

I mancati incidenti vengono segnalati attraverso

e-mail al responsabile del Sistema e non secondo

le modalità definite dalla procedura di

riferimento.

I mancati incidenti non sempre risultano

adeguatamente segnalati e registrati.

12 4.5.5

L’Organizzazione pur individuando alcuni

processi/rischi come significativi, ha dedicato lo

stesso tempo a tutti i processi/rischi durante

l’effettuzione degli audit interni.

Non sempre le attività di verifica ispettiva

interna sono pianificate ed effettuate

dall’organizzazione sulla base di quanto emerso

dalla valutazione dei rischi

6.2.2 COME FORMULARE UN RILIEVO DI TIPO C

Una particolare attenzione deve essere posta nella formulazione delle raccomandazioni.

Le raccomandazioni, per loro definizione, rappresentano dei suggerimenti per il miglioramento del Sistema, che non hanno influenza sulla conformità del sistema alla norma di riferimento. Come peraltro indicato sullo stesso rapporto di audit, l’organizzazione non ha alcun obbligo di prendere in carico le raccomandazioni. Le raccomandazioni dovrebbero essere limitate ai reali casi di opportunità di miglioramento del Sistema e la loro formulazione deve essere pertanto molto precisa per evitare che queste siano interpretate come non conformità minori (di tipo “B”) o non conformità maggiori (di tipo “A”).

Nella formulazione dovrà essere posta attenzione a non utilizzare il verbo “definire”, che da idea che l’organizzazione non abbia assolutamente definito l’oggetto della raccomandazione, e di maggiore gravità di quanto non sia in realtà la situazione; è preferibile utilizzare invece verbi come “dettagliare, precisare, descrivere con maggiore precisione”, od altri simili, che esprimano il concetto di miglioramento.

Si riportano a titolo di esempio alcuni casi di raccomandazioni non formulate correttamente.

Esempio 1

Si raccomanda di seguire sistematicamente la procedura

Commento

La procedura deve essere sempre seguita e pertanto non è corretto consigliare di seguirla sistematicamente

Esempio 2

Si raccomanda di compilare correttamente i moduli di registrazione

Commento

I moduli devono essere sempre compilati correttamente e pertanto non è corretto consigliare di compilarli correttamente

Esempio 3

Si raccomanda di riportare sistematicamente sul documento tutti i dati previsti dalla procedura

Commento

Se la procedura prevede di riportare dei dati, questi devono essere sempre riportati, e pertanto non è corretto consigliare di riportarli tutti sistematicamente

Esempio 4

Si raccomanda di completare l’emissione in forma controllata di tutte le istruzioni

Commento

I documenti del Sistema devono essere gestiti in forma controllata e pertanto non è corretto consigliarne l’emissione in forma controllata

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Si nota che tutte le osservazioni di cui sopra trattano di requisiti della norma, che le organizzazioni sono obbligate a soddisfare. Indicando tali situazioni come suggerimenti, il valutatore dichiara la non obbligatorietà di quanto indicato e l’organizzazione può benissimo non procedere alla loro presa in carico.

6.3 FORMULAZIONE DEI RILIEVI “MA” E “MI” PER LO SCHEMA EN9100

La norma EN 9101 prevede la classificazione dei rilievi come di seguito riportato:

- MA = non conformità maggiore

- mi = non conformità minore

- OFI = opportunità per il miglioramento (raccomandazioni)

Per lo schema di certificazione EN9100 la formulazione dei rilievi definiti come non conformità deve essere riportata su uno specifico modello, il cui estratto è riportato di seguito accompagnato dalle relative istruzioni per la compilazione.

SECTION 1 - DETAILS OF NONCONFORMITY:

Process/Area/Department: (1)

Requirement/Clause No.(s): (2) Classification (ma/mi): (3)

Statement of Nonconformity: (4)

Objective Evidence:

(5)

Due Date:

Auditor Auditee Representative Acknowledgement

Name: Signature: Name: Signature:

(1) Identificare i processi, area, e/o divisione oggetto di audit utilizzando la medesima denominazione definita dall’Organizzazione;

(2) Identificare il requisito della norma 9100/9110/9120 sul quale formulare il rilievo; (3) Determinare la classificazione del rilievo facendo riferimento a quanto esposto nei paragrafi precedenti; (4) Fornire una dettagliata descrizione del rilievo identificato, assicurandosi che ci sia chiarezza, tra l’auditor e

l’auditato, sulla natura del rilievo; (5) Fornire delle evidenze oggettive al fine di delineare le carenze riscontrate sullo specifico requisito dello

standard di riferimento. Di seguito sono riportati 2 scenari di non conformità “MA” e 2 di non conformità “mi”. ***

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Scenario 1 (Non Conformità “MA”)

Le registrazioni relative ai riesami della progettazione per il nuovo sistema di atterraggio evidenziano che, sebbene siano emersi diversi problemi e siano stati identificati alcuni rischi, non sono state definite le azioni relative. In questo specifico caso, il ritardo nel lancio del programma cliente è dovuto ad un requisito cogente di aeronavigabilità non preso in considerazione (progetti UH838 e IU124) che ha portato a problemi di affidabilità del prodotto da consegnare. Ulteriori analisi hanno inoltre evidenziato che le registrazioni dei riesami della progettazione non sono disponibili (prodotto 7654, 8764, 4897) o sono state compilate in un’unica occasione, successiva al lotto produttivo pilota (prodotto 2334, 2520, 3811, 4587).


Process/Area/Department: Processo di Progettazione

Requirement/Clause No.(s): 7.3.4 Classification (ma/mi): MA

Statement of Nonconformity:

I riesami della progettazione, effettuati in modo non sistematico, non garantiscono che tutti gli

elementi in ingresso relativi ai requisiti del prodotto siano stati determinati, con particolare

riferimento ai requisiti cogenti applicabili

Objective Evidence:

Per i progetti UH838 ed IU124 non sono stati presi in considerazione i requisiti cogenti di

aeronavigabilità e per i progetti 7654, 8764 e 4897 non sono stati effettuati i riesami della

progettazione.

Due Date:



Scenario 2 (Non Conformità “MA”)

Un auditor sta effettuando un audit di certificazione secondo la norma EN9110 per un’organizzazione che effettua manutenzione su motori aeronautici. Durante l’audit al processo di manutenzione verifica l’attività di assemblaggio del motore Turbofan Rolls Royce matricola (BK-123-40), focalizzando la sua attenzione sulla gestione della configurazione. Analizzando in modo approfondito il documento di gestione configurazione per quel motore, l’auditor nota che 2 valvole (XC-2012834 e BH41FT) sono state montate anche se non indicate all’interno dell’ elenco componenti principali e ausiliari. Il motore e il relativo aeromobile sono stati consegnati al Cliente.


Process/Area/Department: Processo di Manutenzione

Requirement/Clause No.(s): 7.5.1 Classification (ma/mi): MA


Il processo di manutenzione non è effettuato e completato in conformità a quanto pianificato, con

particolare riferimento ai requisiti tecnici riportati sulla documentazione di configurazione.

Objective Evidence: Sul motore Turbofan ROLLS ROYCE matricola (BK-123-40) consegnato al cliente sono state montate 2 valvole (XC-2012834 E BH41FT) non previste nei documenti che definiscono la configurazione del motore stesso Due Date:



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Scenario 3 (Non Conformità “mi”)

Durante l’audit al processo di sviluppo del prodotto, l’auditor si sofferma sulle metodologie utilizzate dall’organizzazione per gestire il rischio. In particolare l’organizzazione utilizza la FMEA. L’auditor verifica 4 esempi di FMEA ed in particolare due FMEA di progetto su due nuovi componenti appena messi in produzione e due FMEA di processo per due nuove linee di produzione che prevedono le seguenti fasi produttive: Accettazione arrivi, lavorazione meccanica, assemblaggio, galvanizzazione, immagazzinamento e consegna al cliente. Tali fasi sono comunque definite sul flow-chart di produzione. Analizzando le FMEA, in tre casi l’auditor non rileva nessun problema, mentre sulla FMEA di processo relativa al prodotto codice EA-32 l’auditor rileva che la fase di assemblaggio non è stata considerata. Analizzando gli scarti di produzione e i reclami del Cliente non si evincono non conformità di prodotto che p ossano essere attribuibili alla fase di assemblaggio. Inoltre tale fase è stata verificata su FMEA relative ad altri prodotti con caratteristiche comunque diverse dal prodotto EA-32.


Process/Area/Department: Processo di sviluppo del prodotto

Requirement/Clause No.(s): 7.1.2 c) Classification (ma/mi): mi


l processo di gestione del rischio non comprende sistematicamente la valutazione delle fasi produttive previste lungo tutta la realizzazione del prodotto.

Objective Evidence:

La FMEA di processo relativa al prodotto codice EA-32 non prende in considerazione l’analisi del rischio per la fase di assemblaggio.

Due Date:



Scenario 4 (Non Conformità “mi”)

Durante l’audit al processo di approvvigionamento l’auditor si sofferma sul registro dei fornitori dell’Organizzazione e sui criteri utilizzati per il monitoraggio delle prestazioni nel tempo dei fornitori. In particolare l’organizzazione valuta i fornitori con indicatori quali: % scarti, Costo delle NC da fornitore, OTD (on time delivery). L’Organizzazione definisce di valutare le performance con frequenza mensile. Analizzando le performance di 10 fornitori, l’auditor rileva che per due fornitori le performance non sono state valutate negli ultimi sei mesi. Approfondendo l’analisi su un totale di 34 fornitori in elenco le performance non sono state valutate per 3 fornitori (ABC Srl, CFD Spa, SPD Sas) negli ultimi 6 mesi. Analizzando le prestazioni precedenti dei 3 fornitori l’auditor riscontra che per due fornitori nell’anno precedente non erano state rilevate Non conformità e i due fornitori avevano un OTD maggiore del 95%. Per un fornitore invece nell’anno precedente era stata riscontrata una NC ed erano stati resi 100 particolari prontamente sostituiti con pezzi conformi dal fornitore.


Process/Area/Department: Processo di approvvigionamento

Requirement/Clause No.(s): 7.4.1 b) Classification (ma/mi): mi

Statement of Nonconformity: Le prestazioni dei fornitori non sono riesaminate in modo sistematico e con le frequenze previste

Objective Evidence:

Per i 3 fornitori ABC, CFD e SPD negli ultimi sei mesi non sono state valutate le prestazioni anche se

l’organizzazione prevede una frequenza di riesame mensile

Due Date:



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7 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DELL’ORGANIZZAZIONE

7.1 ANALISI DELLE CAUSE

Al fine di formulare un’adeguata azione correttiva è fondamentale effettuare una completa analisi che porti all’individuazione certa della causa che ha generato il rilievo.

L’Organizzazione deve definire la Causa Radice della non conformità riscontrata.

Questa analisi deve essere coerente con il rilievo evidenziato e deve individuare chiaramente la causa primaria del rilievo.

La causa radice non deve essere una semplice ripetizione del rilievo.

La definizione di una adeguata causa radice non deve lasciare aperta la possibilità di chiedersi altri “perché”, se ciò accade non si è definita la reale causa radice.

Il responsabile del gruppo di valutazione non deve approvare analisi delle cause superficiali e non coerenti con il rilievo evidenziato.

7.2 CORREZIONE

L’organizzazione deve definire nella correzione, l’azione di contenimento immediata per eliminare/contenere la non conformità e per controllare eventuali prodotti riscontrati non conformi.

Tale azione deve essere coerente con la non conformità riscontrata.

Se l’Organizzazione è in grado di applicare la correzione immediatamente, l’azione deve essere riportata come già effettuata (al passato).

Se la correzione non può essere effettuata immediatamente, l’Organizzazione la deve presentare sotto forma di azione pianificata.

Il responsabile del gruppo di valutazione deve verificare se quanto proposto dall’organizzazione:

- sia tale da eliminare/contenere effettivamente il rilievo,

- sia applicabile

7.3 AZIONE CORRETTIVA

L’organizzazione deve definire l’azione correttiva che permette di evitare il ripetersi della non conformità.

L’azione correttiva deve essere coerente con la non conformità e con l’analisi delle cause.

Il responsabile del gruppo di valutazione deve verificare che l’azione correttiva proposta dall’Organizzazione:

- sia coerente con l’analisi delle cause ed effettivamente attuabile,

- sia definita la pianificazione e fissato un tempo massimo per l’attuazione concorde con quanto previsto dai regolamenti di certificazione di riferimento,

- siano definiti i responsabili delle azioni da attuare e sia stata approvata da un rappresentante dell’organizzazione.

7.3.1 ESEMPIO Nel presente capitolo è riportato un esempio di dichiarazione di analisi delle cause, correzione ed azione correttiva.

Non conformità

Non sono sistematicamente intraprese azioni correttive a fronte di fornitori che non soddisfano i requisiti contrattuali previsti (es. Per il fornitore WELD-IT con ultime 5 forniture non conformi e in ritardo rispetto ai tempi di consegna concordati e non si ha evidenza di azioni attuate o pianificate per risolvere il problema)

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Correzione

Il fornitore Weld-it è stato momentaneamente sospeso in attesa di ulteriori analisi sulle cause che hanno portato a non rispettare i requisiti contrattuali. Il materiale Weld-it già consegnato e presente a magazzino è stato immediatamente segregato e sarà riverificato. I prodotti finiti pronti per la consegna con componenti Weld-It sono stati identificati e segregati in attesa di controllo. Sarà immediatamente verificato se tale situazione è stata riscontrata su altri fornitori per i quali saranno eventualmente attuate le stesse azioni di contenimento.

Analisi delle cause

Negli ultimi 3 mesi non sono state riesaminate le prestazioni dei fornitori. I dati sono stati raccolti, ma non analizzati ed utilizzati. Le informazioni relative alle problematiche riscontrate sulle forniture ricevute non sono state condivise con le funzioni interessate. Ciò è accaduto in quanto le procedure di riferimento non definiscono l’iter da seguire per la valutazione delle prestazioni dei fornitori.

Azione correttiva

Sarà modificata la procedura per meglio definire le modalità di raccolta, analisi ed utilizzo dei dati relativi ai fornitori. Saranno chiaramente definite le responsabilità e le autorità delle funzioni coinvolte. Saranno definiti chiaramente i canali di informazione che permettano di condividere in modo tempestivo le informazioni relative alle problematiche sui fornitori.

Saranno analizzate le prestazioni di tutti i fornitori degli ultimi 3 mesi e successivamente con cadenza mensile. Saranno pianificate azioni in tutti i casi in cui i requisiti contrattuali non risultano essere rispettati.

Saranno formate tutte le funzioni coinvolte nell’attività di valutazione delle performance dei fornitori.

8 MESSA IN ATTO DELLE CORREZIONI E DELLE AZIONI CORRETTIVE

Al momento di verificare la messa in atto delle correzioni e delle azioni correttive relative ai rilievi riscontrati durante il precedente audit, occorre non solo annotare la verifica della loro messa in atto, ma è necessario annotare l’evidenza che è verificata a riprova dell’avvenuta applicazione ed annotare anche un commento sulla efficacia di tali azioni.

9 RIUNIONE DEL TEAM DI VALUTAZIONE

A questa riunione dovrebbe essere destinato un tempo adeguato.

All’inizio dovrebbe essere dedicato un certo tempo da parte di ogni valutatore per riordinare gli appunti, trarre le valutazioni e registrare in forma scritta i rilievi e raccomandazioni.

Il responsabile di valutazione ripercorre i punti della norma ed ognuno dei valutatori espone i propri rilievi per la discussione generale.

Al Responsabile di Valutazione rimane la responsabilità della stesura finale dei rilievi e della loro classificazione e della preparazione del rapporto finale.

E’ consigliabile che per audit della durata maggiore di una giornata, al termine di ciascuna giornata, il Team di valutazione dedichi del tempo per una riunione nella quale discutere i rilievi scaturiti durante la giornata e trascriverli in modo da poter essere inseriti nel rapporto di audit.

Nel rapporto di audit dovranno essere inseriti ad esempio la giustificazione di un eventuale riduzione dei tempi di audit rispetto a quanto prescritto, chiarimenti sul prodotto/servizio fornito e sulle metodologie per la loro realizzazione, relazioni, partnership, alleanze con altre aziende già certificate, appartenenza a gruppi nazionali od internazionali, chiarimenti sulla classificazione delle Non Conformità o delle raccomandazioni, giudizio sul consulente.

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Inoltre dovranno essere inserite nel rapporto anche le informazioni relative ai punti di forza o di debolezza del sistema che il Team di Valutazione giudica possano essere di utilità al Team che sarà chiamato ad effettuare il successivo audit di sorveglianza e al DM.

10 RIUNIONE FINALE

Deve essere organizzata una riunione di chiusura formale, in presenza della direzione del cliente e, ove appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi sottoposti ad audit, nella quale devono essere registrati i partecipanti. Lo scopo della riunione di chiusura, generalmente condotta dal responsabile del gruppo di audit, è quello di presentare le conclusioni dell'audit, compresa la raccomandazione riguardo la certificazione. Eventuali non conformità devono essere presentate in modo tale che siano comprese e deve essere concordato il tempo per la risposta.

Deve essere ricordato di ringraziare i vertici dell’Organizzazione dell’ospitalità e, soprattutto, per la collaborazione dimostrata dal personale durante la verifica e dall’apertura dimostrata verso il Team di Valutazione nel mostrare le evidenze oggettive.

Tutti i partecipanti alla riunione finale devono essere registrati nell’apposito campo sul rapporto di audit, indicandone i nominativi e mettendo in evidenza il fatto che hanno partecipato alla riunione finale. La norma ISO 17021: 2015 prevede che durante la riunione finale siano discussi tutti i seguenti elementi (anche in questo caso il grado di dettaglio dipende dalla familiarità del cliente con il processo di audit):

a) avvertire il cliente che l'evidenza di audit raccolta è basata su un campione delle informazioni, introducendo pertanto un elemento di incertezza;

b) il metodo e la tempistica per redigere il rapporto, compresa ogni classificazione delle risultanze dell'audit;

c) il processo dell'organismo di certificazione per gestire le non conformità, comprese eventuali conseguenze relative allo stato della certificazione del cliente;

d) la tempistica per il cliente per presentare un piano per le correzioni e le azioni correttive per eventuali non conformità identificate durante l'audit;

e) le attività post audit dell'organismo di certificazione;

f) informazioni circa i processi di trattamento dei reclami e dei ricorsi.

Deve essere chiesto al cliente se tutto è chiaro e se vuole porre domande.

I rilievi devono essere presentati in modo professionale senza omettere le evidenze oggettive che hanno portato alla loro determinazione e riferendosi sempre al punto della norma disatteso.

Nel caso di audit di sorveglianza o di ricertificazione, sarebbe opportuno mettere a confronto i risultati della verifica attuale con i risultati delle precedenti.

Nel caso in cui nascessero opinioni divergenti o contestazioni ai rilievi presentati, è opportuno evitare aspre discussioni ed ascoltare le ragioni dei rappresentanti della direzione dell’Organizzazione, e fare tutto il possibile per risolverle. Permanendo tale stato di disaccordo, si deve richiedere ai rappresentanti dell’Organizzazione di compilare la sezione appositamente dedicata nell’ultima pagina del rapporto di verifica Ispettiva, ed assicurare che riceverà risposta dalla Direzione del RINA, al più presto.

ITT-SYS03-ALL-01 RINA Rev. 8 · i) il metodo di elaborazione dei rapporti, compresa ogni...

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