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IL FASCICOLO AMMINISTRATIVO ELETTRONICO –LE RISORSE UMANE E IL

FASCICOLO DEL PERSONALE

Marta Gaia Castellan

Consultant Paperless DesignConsulenza di processo e normativaInfoCert

Luglio 2016


Chi siamo

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2012 2013 2014

Fatturato [M€]

Certificazioni

• 3 Sedi• 200 Dipendenti• 41M€ fatturato 2014

Linee di BusinessSu di noi

Presidenza


La docente di oggi

Marta Gaia Castellan

Consultant – Paperless Design Consulenza di processo e normativa

Responsabile della funzione archivistica della conservazione a norma

2° corso di formazione del Progetto Procedamus 2015 - Procedimenti amministrativi delle universita’ degli studi

Corso ANAI di approfondimento sugli archivi digitali: Certificare i processi di conservazione: standard e regole tecniche

Patentino per l’utilizzo del software di inventariazione archivistica xDams

Diploma alla Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica presso l’Archivio di Stato di Modena

Laurea Magistrale in Filologia Moderna presso l’Università degli Studi di Padova

Laurea Triennale in Lettere Moderne presso l’Università degli Studi di Padova


Agenda

Archivistica generale: archivio corrente, di deposito e storico

Il titolario di classificazione

Il fascicolo cartaceo e le diverse tipologie

Il fascicolo elettronico

Il fascicolo ibrido

Copie analogiche, copie digitali, duplicati e copia conformità

Riservato al Personale


Agenda





Il fascicolo ibrido


Riservato al personale


Quadro normativo di riferimento

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13novembre 2014 – Regole tecniche in materia di formazione,trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazionetemporale dei documenti informatici nonché di formazione econservazione dei documenti informatici delle pubblicheamministrazioni

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre2013 (GU n. 59 del 12-03-2014) Regole tecniche in materia disistema di conservazione

Decreto del presidente del consiglio dei ministri del 3 dicembre2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione everifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali

Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005)

Art. 71 Regole Tecniche


Regole e regolamenti in parallelo

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia diprotezione dei dati personali

Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 - GDPR,pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale europea L. 119 il 4 maggio 2016

FOIA - Freedom of information act, ossia il diritto dei cittadini adaccedere a informazioni detenute dalle pubbliche amministrazioni,sarà effettivo a dicembre

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 recante il Codice dei beniculturali e del paesaggio

Con la Legge n. 98 del 9 Agosto 2013 (DECRETO DEL FARE), il GovernoItaliano ha introdotto all’art. 17-ter il Servizio Pubblico di IdentitàDigitale (SPID) + Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9dicembre 2014.


Le tre sezioni d’archivio

CORRENTE DI DEPOSITO STORICO

Complesso di documenti conservati presso gli uffici usati prevalentemente per finalità pratico-amministrative, per il disbrigo degli affari in corso

Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico

Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico per finalità di studio o non di studio (privati, amministrativi o legali)

Codice dell’Amministrazione Digitale Codice dei Beni Culturali


Una prima definizione di fascicolo

Un insieme organizzato di documenti raggruppato dal soggetto produttore, perle esigenze della sua attività corrente in base al comune riferimento allo stessooggetto, attività o fatto giuridico.

Il fascicolo è l’aggregazione organizzata di documenti ed è l'unità archivistica(cioè l'unità minima indivisibile di un fondo archivistico) prevalente nell’archiviomoderno.

Fisicamente il fascicolo si configura in genere con un numero variabile di atti edocumenti contenuti in una camicia o una copertina.

Un fascicolo può articolarsi funzionalmente in sotto-fascicoli, che a loro voltapossono essere suddivisi in inserti.

I documenti all’interno del fascicolo sono collegati dal così detto ‘vincoloarchivistico’, cioè dal nesso che collega in maniera logica e necessaria i documentiche compongono l'archivio di un ente


Il Titolario

Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente inulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell'archiviocorrente vengono raggruppati secondo un ordine logico, utilizzato perorganizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materiedi competenza dell’Ente, essenziale per l’attività di organizzazionelogica di tutti i documenti prodotti e conservati su qualsiasi tipo disupporto, protocollati e non. Le voci sono articolate in modogerarchico in titoli (da cui la parola "titolario") e classi.


La segnatura

Classificazione e numerazione che contraddistinguono ciascuna unità archivistica (documento o fascicolo) e che ne permette il corretto ordinamento in archivio


Il Repertorio

Registro su cui vengonoannotati con un numeroprogressivo i fascicoli secondol’ordine cronologico in cui sicostituiscono all’interno dellesuddivisioni del titolario: ilrepertorio deve essereorganizzato in maniera dariprodurre le suddivisioni deltitolario


La settimana enigmistica, 28 febbraio 2009


Il Titolario di UNIONCAMERE

CAT. 1 NORME E DISPOSIZIONICAT. 2 STRUTTURACAT. 3 RISORSE UMANECAT. 4 RISORSE FINANZIARIECAT. 5 RISORSE STRUMENTALICAT. 6 RISORSE DOCUMENTALICAT. 7 ORGANISMI NON SETTORIALICAT. 8 REGOLAZIONE DEL MERCATOCAT. 9 PREZZICAT. 10 SVILUPPO ECONOMICO INTERSETTORIALECAT. 11 AGRICOLTURA, ZOOTECNIA, CACCIA E PESCACAT. 12 ARTIGIANATOCAT. 13 INDUSTRIA

CAT. 14 COMMERCIO INTERNOCAT. 15 COMMERCIO CON L’ESTEROCAT. 16 TRASPORTI E COMUNICAZIONICAT. 17 TURISMO E SPORTCAT. 18 LAVOROCAT. 19 ISTRUZIONE E FORMAZIONECAT. 20 TUTELA DELL’AMBIENTECAT. 21 STATISTICACAT. 22 ANAGRAFECAT. 23 RUOLI, ALBI, ELENCHI E REGISTRICAT. 24 AZIENDE SPECIALI


Il Titolario di UNIONCAMERE – classi

4 RISORSE UMANE La categoria comprende tutte le funzioni relative alle

problematiche generali e alla gestione del personale

(acquisizione, mantenimento e cessazione) compresi i

servizi offerti dall’ente ai dipendenti.

4.1 Contratti di lavoro

Nazionale: un fascicolo annuale.

Decentrato: un fascicolo annuale.

4.2 Procedure di assunzione

Curricula e domande di assunzione: un fascicolo annuale.

Concorsi: un fascicolo per ciascun concorso.

Selezioni e colloqui: un fascicolo annuale.

Collocamento: un fascicolo annuale. Comprende anche l'attività di collocamento (assunzioni

obbligatorie), in un fascicolo distinto dagli altri.

Comandi, distacchi e mobilità: un fascicolo per iniziativa. Il

presente fascicolo riveste un carattere generale e riguarda un

insieme di soggetti. La parte individuale è nel fascicolo

personale.

4.3 Trattamento economico

Trattamento economico: un fascicolo annuale.

Trattamento economico accessorio: un fascicolo annuale.

4.4 Lavoro straordinario e

compensi vari … ecc.…


Agenda





Il fascicolo ibrido




Il fascicolo amministrativo analogico – formazione

Comune xyz

2015 – X/1.3(Anno – titolo /classe. Numero fascicolo)

Oggetto: CONCORSO PUBBLICO PER TITOLI ED ESAMI PER L’ASSUNZIONE DI UN ARCHIVISTA

Responsabile del Procedimento: Giacomo Leopardi

Ordinamento: va inserito sopra sempre il documento cronologicamente più recente


Il fascicolo amministrativo analogico – PERCHE’?

Perché si fascicola (indipendentemente dal supporto)?• è funzionale per l’attività amministrativa e pratica di

chi lo crea • è attività strategica per la gestione documentale

dell’Ente• è attività strategica per la sedimentazione

dell’archivio (è l’unità base minima indivisibile)• è fondamentale per l’accesso agli atti

Il fascicolo rientra in una delle tre tipologie: • Affare, • Attività, • Persona

• Fisica• Giuridica


Fascicolo per affare

Qualche esempio di fascicoli per affare:

la costruzione di un nuovo edificio; la realizzazione di un evento culturale; l’effettuazione di un concorso o diun bando di selezione del personale.

Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamentecon l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, in quanto viene“trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura.

Qual è la differenza tra affare e procedimento?

L’affare indica nella consuetudine amministrativa il caso concreto che la pubblica amministrazione deveportare a buon fine.

Il procedimento amministrativo viceversa è il modello di comportamento ideale e astratto che deve guidarela pubblica amministrazione nella gestione degli affari. Perciò ad ogni affare corrisponde un fascicolo,mentre un procedimento comprende documenti che possono far parte di più fascicoli.

La relazione tra fascicoli e procedimento è ben chiara anche nel DPR 445/2000 (in particolare gli artt. 64 e 65),che impone al sistema di gestione documentale di classificare i documenti, costituire i fascicoli e collegarli airelativi procedimenti.


Fascicolo per attività

Il fascicolo per attività è costituito e comprende i documenti prodotti nellosvolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva,che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti.

Qualche esempio:

richieste di informazioni bibliografiche e relative risposte,

richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato.

Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, macon identica classifica, ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva,può articolarsi in sotto-fascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).


Fascicolo per persona

Il fascicolo per persona fisica o giuridica comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che siriferiscono a una persona.

Nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe diriferimento prevista nel titolo 4 RISORSE UMANE.

Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti diversamente classificati e si apreindipendentemente dalle classi.

Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo 4) o a livello di classe (classe 14).

Ai fini dell’individuazione e della denominazione del fascicolo si considera, in genere, per i dipendenti ilnumero di matricola, ma talvolta anche il cognome e nome.

Il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione (numero di matricola) oppure il cognome enome dell’intestatario costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifichedifferenti, che comunque si possono organizzare all’interno del fascicolo in sotto-fascicoli.

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte.

La persona può essere anche ‘giuridica’: ad esempio le aziende dei fornitori.


Agenda





Il fascicolo ibrido




Il fascicolo amministrativo elettronico

Consente l’esercizio in viatelematica dei dirittiprevisti dalla legge 241 del1990 (diritto di accesso edisponibilità)

Il fascicolo elettronico è un’«aggregazione strutturata e univocamente identificata di

atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica

attività o di uno specifico procedimento».

Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento

amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice

dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005) ed è reso obbligatorio dal DPCM del 13

novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,

duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di

formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni).


La nascita di un fascicolo: dal titolario

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Gestore documentale Esem

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Il fascicolo amministrativo elettronico secondo il CAD

Art. 41, comma 2 CAD (Procedimento e fascicolo informatico)La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti,i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto dellacomunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241 ,comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 dellacitata legge 7 agosto 1990, n. 241.Il fascicolo informatico reca l’indicazione:

a) dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolomedesimo;

b) delle altre amministrazioni partecipanti;

c) del responsabile del procedimento;

d) dell’oggetto del procedimento;

e) dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 – quater

e – bis) dell’identificativo del fascicolo medesimo


I metadati minimi del fascicolo

I metadati sono l’insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicoloinformatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne ilcontesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nelsistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 dei DPCM.

I metadati minimi sono: Identificativo univoco Amministrazione titolare (IPA) Amministrazioni partecipanti (IPA) Responsabile del Procedimento (nome, cognome, C.F.) Oggetto Elenco degli identificativi dei documenti contenuti

Lato conservazione: è un set di metadati in più sul documento


Dentro ai pacchetti

L’oggetto informatico contiene in sé le info

per essere rappresentato,

identificato e compreso dalla comunità di

riferimento


Il processo di conservazione digitale secondo il DPCM 3 dicembre 2013

PRODUTTORE CONSERVATORE UTENTE

Invio in conservazione

L’utente invia i documenti in

conservazione con un pacchetto di versamento

Ricezione del pacchetto di versamento

Il documento viene preso in carico dal

sistema che produce un rapporto di

versamento

Firma del Responsabile del

servizio di conservazione

Il Responsabile della conservazione firma

digitalmente il rapporto di versamento

Marca temporale

Il rapporto di versamento viene

marcato temporalmente,

certificando la data di presa in carico del

documento

Memorizzazione

Il pacchetto di archiviazione

memorizzato nel sistema

Esibizione

Il documento conservato può essere

esibito su richiesta dell’utente


Una definizione di Conservazione

Conservazione di documentiLa conservazione sostitutiva (o meglio, digitale, poiché è sempre più raro oggi dover ‘sostituire’ il supporto) è

una procedura in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti su un qualsiasi supporto.

La conservazione equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è

particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono

tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “congelato” nella forma e nel contenuto attraverso la firma digitale e la marca temporale.


Agenda





Il fascicolo ibrido




Il fascicolo ibrido

Si definisce ‘fascicolo ibrido’ un fascicolo alimentato sia da documenti nativi digitali, sia da documenti analogici. Di fatto si configura come un fascicolo composto da un sottofascicolo analogico e un sottofascicolo elettronico, opportunamente collegati da apposita segnatura


Qualche esempio

Un esempio parallelo: il FASCICOLO SANITARIO ELETTRONICO

Il Fascicolo sanitario elettronico (FSE) è la raccolta on line di dati e informazioni sanitarieche costituiscono la storia clinica e di salute di una persona.

Il FSE è realizzato in una rete informatica che collega i medici e i pediatri di famiglia a tuttele strutture sanitarie e agli specialisti del Servizio sanitario regionale che possonocondividere, se l’interessato ha dato il proprio consenso e nel rigoroso rispetto dellaprivacy, la documentazione clinica relativa a prestazioni e servizi erogati nelle strutture delServizio sanitario regionale (ad esempio referti di visite ed esami specialistici.

Oppure: il FASCICIOLO ELETTRONICO DELLO STUDENTE UNIVERSITARIO

Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazionetitolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire lacorretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed allefinalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in viatelematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990.


‘l’informatica viene considerata prevalentemente nella prospettivadella trasparenza e dell’efficienza amministrativa, senza tener contoche in molti casi l’efficacia dell’azione amministrativa richiede lagaranzia di una temporanea riservatezza (differimento del diritto diaccesso), sia in ordine alla tutela dei dati personali che per ragioni diopportunità […] Paradossalmente sembra non esservi connessione traun atteggiamento burocratico che tende, nella gestione dei documenticartacei, a un’ingiustificata estensione del concetto di sicurezza […] euna sostanziale superficialità nella gestione dei documentielettronici o nella gestione elettronica dei documenti cartacei (conriproduzione dell’immagine)’

MANUALE DI ARCHIVISTICA Carucci/Guercio

Il paradosso


• "dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata oidentificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altrainformazione, ivi compreso un numero di identificazione personale;

• "dati identificativi", i dati personali che permettono l'identificazione direttadell'interessato;

• "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, leconvinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione apartiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico,politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vitasessuale (in gergo archivistico sono detti ‘’sensibilissimi’’ i dati idonei a rilevare lostato di salute e la vita sessuale);

• "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3,comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, inmateria di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendentida reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensidegli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale.

Definizioni delle tipologie di dati


Agenda





Il fascicolo ibrido




Copie e duplicati

ORIGINALE

ANALOGICO INFORMATICO

COPIA

ANALO

GICA

INFO

RMATICA

Copia informatica di documento analogico

Copia per immagine di documento analogico

Copia analogica di documento informatico

Copia informatica di documento informatico

Duplicato informatico


Il valore di copie e duplicati

Documento

cartaceoCopia

Documento

cartaceoSemplice

Documento

cartaceoConforme


Da analogico a informatico

i-bis) copia informatica didocumento analogico: ildocumento informatico aventecontenuto identico a quello deldocumento da cui è tratto;

i-ter) copia per immagine susupporto informatico didocumento analogico: ildocumento informatico aventecontenuto e forma identici a quellidel documento analogico da cui ètratto;

Copia informatica di documento analogico

Copia per immagine di documento analogico


Da analogico a informatico - valore

CAD Articolo 22. Copie informatiche di documenti analogici.

1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, speditio rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensidegli articoli 2714 e 2715 del Codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che lispedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione eproduzione sostituisce quella dell’originale.

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supportoanalogico hanno la stessa efficacia degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestatada un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documentoinformatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supportoanalogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria deglioriginali da cui sono estratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.


Da analogico a informatico – valore 2

CAD Articolo 22. Copie informatiche di documenti analogici.

4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati inorigine su supporto analogico e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge,salvo quanto stabilito dal comma 5.

5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie didocumenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permanel’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loroconformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato condichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unicipermane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico, oppure, in casi di conservazione sostitutiva,la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò

autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.


Da informatico ad analogico

Copia analogica di documento informatico

1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anchesottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale,hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sonotratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componentiè attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2. Le copie e gli estratti su supporto analogico o, comunque, noninformatico del documento informatico, conformi alle vigentiregole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originalese la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Restafermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originaleinformatico.


Da informatico a informatico

Copia informatica di documento informatico

Duplicato informatico

i-quater) copia informatica di documento informatico: ildocumento informatico avente contenuto identico a quello deldocumento da cui è tratto su supporto informatico con diversasequenza di valori binari;

i-quinques) duplicato informatico: il documento informaticoottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivoo su dispositivi diversi,della medesima sequenza di valori binari del documentooriginario;


Da informatico a informatico - valore

CAD Articolo 23-bis. Duplicati e copie informatiche di documenti informatici.

1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, deldocumento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche dicui all’articolo 71.

2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformitàalle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoriadell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti,è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non èespressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazionedell’originale informatico.


Copie semplici o conformi: DPCM 13 novembre 2014

La copia o l'estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.


Agenda





Il fascicolo ibrido




Riservato al Personale – modello 1

In una struttura organizzativa che abbia quale compito istituzionale la “gestione dellerisorse umane” il piano di classificazione potrà essere organizzato individuando vocicorrelate a funzioni principali o macro-attività - quali ad esempio concorsi e assunzioni,mobilità, formazione, trattamento economico, trattamento giuridico - a loro voltadisaggregate in diversi livelli (ad esempio la voce concorsi e assunzioni potrà esseredisaggregata in concorsi per assunzioni a tempo indeterminato, concorsi per assunzioni atempo determinato, la voce trattamento giuridico potrà essere disaggregata in presa diservizio, inquadramento in diverso profilo, ecc.).All’ultimo livello dell’indice di classificazione vengono poi associati i singoli fascicoli(alla voce concorsi e assunzioni a tempo indeterminato potrà associarsi il fascicolo relativoalla tipologia del concorso, alla voce presa di servizio farà capo un fascicolo nominativo).Tali documenti vengono individuati dall’art. 24 del D.P.R. 3 maggio 1957, n.686

LA METODOLOGIA PER LA DEFINIZIONE DI PIANI DI CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE DIGITALE A cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio e Elisa Bucci


Riservato al Personale – modello 2

Situazione diversa è invece quella di strutture che hanno altri compiti istituzionali mache debbono comunque gestire il personale loro assegnato.In tale caso potrà ipotizzarsi un piano di classificazione che non preveda una disaggregazionedella voce di primo livello, ma che implicherà la creazione di fascicoli, organizzati persoggetto - nome e cognome del dipendente - a loro volta organizzati in “sottofascicoli” neiquali incorporare documenti di varia natura:– documenti di notifica dei provvedimenti incidenti sulla sfera giuridica ed economicadei dipendenti (riconoscimenti economici e/o giuridici, procedimenti disciplinari, ecc);– documentazione relativa alle assenze, alla sorveglianza sanitaria, ai servizi ausiliari alpersonale, ecc.

Da quanto detto risulta evidente che quest’ultima tipologia di fascicoli non può confondersicon il “fascicolo personale” definito dal T.U. del 1957.


La norma (art. 25 D.P.R. 1957) prevede

Il fascicolo personale dell'impiegato […] corredato di un indice, devecontenere:

1) i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera ed altrattamento economico, nonche' le decisioni giurisdizionali sugli attimedesimi;

2) i rapporti informativi ed i giudizi complessivi;3) i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la nomina

all'impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e perfezionamento, adattivita' scientifica, di insegnamento ed in genere ogni altro documentorelativo alla preparazione tecnica e professionale dell'impiegato;

4) i documenti relativi ad encomi per servizi resi nell'interessedell'Amministrazione, a benemerenze di guerra ed a onorificenze;

5) i documenti relativi ad invalidita' per causa di guerra o di lavoro o adinvalidita' ed infermita' con tratte per causa di servizio;

….


La norma (D.P.R. 1957) prevede

…6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari con le relative deliberazionidella Commissione di disciplina ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, disospensione per effetto di condanna penale e quelli d'esclusione dagli esami e dagli scrutiniprevisti […]

7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilita' verso l'Amministrazione e verso i terzi, […]8) ogni altro atto che possa interessare la carriera dell'impiegato;9) gli atti ed i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le relative decisioni

giurisdizionali, gli atti ed i decreti relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza.

Le singole Amministrazioni stabiliscono le modalita' per la tenuta dei fascicoli personali.


Profili di responsabilità

Il capo del personale è responsabile della regolare tenuta dei fascicoli personali.Quando un impiegato debba essere sottoposto a valutazione o giudizio da parte di uno

degli organi collegiali previsti dal titolo X, parte prima, del testo unico approvato con decretodel Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, il capo del personale deve:

- verificare preventivamente gli atti contenuti nel fascicolo personale;- ordinare l'inserzione degli atti eventualmente mancanti e l'eliminazione di quelli

indicati nell'articolo 25;- apporre la propria firma e la data di seguito all'ultimo atto registrato ai sensi dell'art.

55 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957,n. 3.[…]L'impiegato può chiedere all'ufficio del personale di prendere visione degli indici delfascicolo personale e può ottenere altresì che gli siano rilasciati a sue spese estratti dellostato matricolare o copie degli atti cui abbia diritto.


Case study – l’Archivio Benetton

• fascicoli cartacei dal 1965• ordine alfabetico per dipendente• conservazione presso la sede dell’archivio di deposito/storico• documenti cartacei digitalizzati (scansione)

• documenti che nascono in formato digitale (es. cedolini)

ASSOCIAZIONE NAZIONALE

ARCHIVISTICA ITALIANA-GRUPPO ITALIANO ARCHIVISTI

D'IMPRESA

Giornata di studio, 5 febbraio 2016

Archivio Benetton, Via della Cartiera 1, 31020 Castrette di

Villorba (Treviso)“RISERVATO PERSONALE”.

RIORDINO, INVENTARIAZIONE, VALORIZZAZIONE DELLE CARTE

DEL PERSONALE


dettaglio


Alcune tipologie documentali native digitali

• Cedolini• Report presenze• Certificati malattia• Certificati medici• Richiesta ferie• LUL• Nota Spese• Contratti• …


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Libro Unico del Lavoro

Il Libro Unico del Lavoro, istituito con l’articolo 39 del Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112, convertitodalla Legge 6 agosto 2008, n. 133, e attuato con Decreto Ministeriale 9 luglio 2008, sostituisce i libri paga ematricola e gli altri libri obbligatori dell'impresa.

Il Ministero in vista della scadenza del regime transitorio e della effettiva istituzione del Libro Unico delLavoro, prevista per il 16 febbraio 2009, ha predisposto un apposito Vademecum per chiarire quesiti tecnicie di dettaglio.

Principali riferimenti:

Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione Tributaria

Circolare n. 20 del 21 agosto 2008 Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del Decreto Legge 112 del 2008: Prime istruzioni operative al personale ispettivo

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… Libro Unico del Lavoro

Circolare n. 20 del 21 agosto 2008 Libro Unico del Lavoro e attività ispettiva - articoli 39 e 40 del Decreto Legge 112 del 2008: Prime istruzioni operative al personale ispettivo

Caratteristiche:

• Ogni singola scrittura costituisce un documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati

• Garantiti integrità, inalterabilità, consultabilità e sequenzialità cronologica

• Senza obbligo di vidimazione

• Attuazione previa apposita comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio

• Composto da documenti statici e non modificabili

• Composto da documenti firmati digitalmente e con riferimento temporale

• Conservati assicurando l’ordine cronologico per ciascun periodo di paga

• Con i metadati minimi di Cognome, Nome, C.F. del lavoratore e data

• In caso di verifiche, controlli o ispezioni deve essere reso disponibile in formato PDF o cartaceo


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Note spese con applicativo LegalTravel 1/2

Approvazione della nota spese con N step approvativi:

Controllo nota da

supervisore n.1

Approvazione nota da

supervisore n.2

Controllo nota da

supervisore n.3


supervisore n.4


supervisore n.X

Controllo nota da

supervisore n.X

Accesso all’app

Creazione voce di spesa

ApprovazioneInvio per

revisione del supervisore

Conservazione file PDF

Il dipendente accede all’appLegalTravel

tramite mobile o desktop e crea

la nota spese (periodo-libero)

Il dipendente inserisce la voce

di spesa e contestualmente

scatta la fotodella ricevuta

cartacea

Inserite tutte le voci di spesa la nota spese può essere inviata

per il controllo e approvazione

L’approvatore accede

all’applicazione LegalTravel,

visualizza la nota spese e le foto

dei singoli giustificativi e, in caso di riscontro

positivo, approva la nota

spese

Approvata la nota spese viene

generato un PDF contenente un resoconto di tutte le voci di

spesa –immagini

comprese – che viene inviato in conservazione

su servizio InfoCert

LegalDoc

Approvata la nota spese il dipendente riceve una notifica di avvenuta

approvazione

Notifica di approvazione

della nota spese


Note spese digitale con applicativo LegalTravel 2/2

Accesso all’app

Il dipendente accede

all’applicativo LegalTravel

tramite mobile o desktop

Cosa è LegalTravelLegalTravel è un applicativo sviluppato per piattaformaAndroid e iOS, raggiungibile anche tramite browserdesktop, che consente di creare, inviare ed approvare lenote spese in maniera completamente paperlessconservando tuttavia il valore giuridico del tradizionaledocumento cartaceo.

L’applicativo consente inoltre di inviare inconservazione sostitutiva i documenti digitali risultatidal processo di creazione e di approvazione delle notespese, permettendo dunque di evitare la conservazionedecennale, imposta con vincolo normativo, deglioriginali cartacei.

LegalTravel, in base alle esigenze del cliente, puòprevedere N processi approvativi della nota speseconsentendo quindi di uniformare il workflow digitale aitradizionali processi interni di inoltro, gestione edapprovazione delle note spese.

http://104.155.10.86:8080/TicketCheckREST/tc1/login.jsp


La normativa di settore


La normativa di settore in materia di contratti digitali

Il decreto denominato sviluppo-bis, (dl 179/2012 convertito in legge 221/2012)modificando l’articolo 11, comma 13, del Codice dei contratti pubblici (D.L.vo163/2006), ha introdotto nell’ordinamento l’obbligo che i contratti dellapubblica amministrazione si stipulino esclusivamente in forma elettronica enon cartacea, almeno quando siano stipulati per atto pubblico notarile o informa pubblica amministrativa.

Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarileinformatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti perciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a curadell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scritturaprivata.

La stipula del contratto quindi si connota in modo nettamente differente aquanto avvenuto sino ad ora: il pubblico ufficiale legge l’atto direttamente alcomputer, riceve la sottoscrizione elettronica dei clienti e appone sull’atto lapropria firma digitale. Inoltre si devono eseguire tutti gli adempimenti poststipula quali la repertoriazione, registrazione, trascrizione, in via totalmenteelettronica.


Ipotesi della nuova formula di rito

“Io Segretario Ufficiale Rogante ho ricevuto questo atto, redatto da persona di mia fiducia

mediante strumenti informatici su XXX pagine a video, dandone lettura alle parti, le qualil’hanno dichiarato e riconosciuto conforme alle loro volontà, per cui a conferma losottoscrivono in mia presenza, previa accertamento delle identità personali, come di seguitospecificato:

1) Il Sig. … mediante l’apposizione della firma autografa acquisita digitalmente ai sensidell’art. 25, comma 2, del D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale(CAD).

2) Il Responsabile Dr. ….. mediante l’apposizione della firma digitale ai sensi dell’art. 24, delD.Lgs. 07.03.2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), verificata a mia cura aisensi dell’art. 14 del D.P.C.M. 22.02.2013.

In presenza delle parti io Segretario comunale/provinciale ufficiale rogante ho firmato ilpresente documento informatico con firma digitale assicurando l’integrità,l’immodificabilità e l’autenticità dello stesso, nonché la riconducibilità dei firmatari al

dispositivo sicuro di firma e la validità del certificato stesso.”


Le parole-chiave


Infine, ricordate sempre:

‘L’archivio non è un magazzino,

è un servizio’


www.infocert.it

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