I CONTROLLI. 2 Attuazione e gestione dei Programmi Operativi Autorità di Gestione Autorità di...

I CONTROLLI

2

Attuazione e gestione dei Programmi

Operativi

Autorità di Gestione

Autorità di Certificazione

Istituzioni scolastiche

USR

Autorità di Audit

I soggetti coinvolti nell’attuazione e gestione dei PO

ANSAS INVALSI

Assistenza tecnica

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca

3

Autorità di Gestione

Autorità di Certificazion

e


USR

Effettua i controlli di I

livello

Producono le certificazioni

di spesa

Autorità di Audit

Effettua i controlli di II

livello

Effettua dei controlli a campione

Supporta l’AdG per i controlli di I

livello in loco

I controlli – L’architettura del sistema: le funzioni chiave

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PRODUCONO LE CERTIFICAZIONI DI SPESA E LE INSERISCONO NEL SISTEMA INFORMATIVO

ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE FINANZIARIA" VERIFICA:

• La tipologia delle spese• La ripartizione della spesa• La corrispondenza tra gli importi imputati e la scansione dei mandati di pagamento inserita dalle istituzioni scolastiche nelle CERT

ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE INTERVENTI“ VERIFICA:

per il FSE• La registrazione delle presenze /assenze dei corsisti• La presenza del calendario del percorso formativo

per il FESR• La corrispondenza, a conclusione del progetto, tra gli ACQUISTI indicati nel verbale di collaudo e la MATRICE acquisti


I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni

Autorità di Gestione/A.T.

EFFETTUA IL CONTROLLO SUL

100% DELLE CERTIFICAZIONI

Attività

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Autorità di GestioneIstituzioni scolasticheUSR

Producono le certificazioni di spesa

e le inseriscononel sistema informativo

Controllo di I livello desk

L’istituzione scolastica visualizza sul sistema informativo "Gestione Finanziaria” lo stato

positivo associato allaCERT controllata


A.1 Verifica positiva

Viene validata la Certificazione attraverso un

flag sul sistema informativo

A.2 Verifica con sospensivaL’AdG/A.T. assegna sul

sistema informativo lo

stato “sospeso” alla certificazione

Certificazione validata

Avvio del processo

Dallo svolgimento del controllo non emergono

anomalie/irregolarità

Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità

L’istituzione scolastica visualizza sul sist

informativo "Gestione Finanziaria” lo stato

sospeso associato allaCERT controllata

Sistema Informativo

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Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche

USR


Se contattate dall’AdG e/o A.T.

apportano le misure correttive

richieste

Comunicazione chiarimenti da fornire misure correttive da adottare

Forniscono all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di

anomalia, se presente

Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità

Anomalie facilmente risolvibili

Presunte irregolarità

Sistema Informativo

Anomalia Risolta

Anomalia NON risolta

Controllo di I livello desk Attivazione

USR

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Autorità di

Gestione

Istituzioni scolasticheUSR


Esito negativoAvvia la

procedura di rettifica e/o

recupero della spesa

Effettua accertamenti supplementari per la verifica

dei casi di inammissibilità

Fornisce all'AdG gli esiti degli accertamenti

supplementari richiesti

Esito positivo

Inserisce nella CERT

controllata l’esito positivo

Contattate dall’USR apportano le misure correttive richieste

Forniscono agli USR e/o all'AdG la

documentazione integrativa atta a sanare la causa di inammissibilità, se

presente

Sistema Informativo

L’istituzione scolastica provvede ad effettuare le rettifiche necessarie

e/o a restituire gli importi non ammissibili

Attivazione USR

A.1 Verifica positiva

Viene validata la

Certificazione attraverso un

flag sul sistema

informativo

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AUTORITA’ di GESTIONE USRISTITUZIONE SCOLASTICA

SISTEMA INFORMATIVO

Su richiesta dell'A.d.Gl’USR INDIVIDUA I FUNZIONARI USR

ADDETTI AI CONTROLLIe ne trasmette l’elenco

CONTROLLI DI I LIVELLO DESK

CONTROLLO SUL 100% DELLE

CERTIFICAZIONI

CONTROLLI DI I LIVELLO

ACQUISISCE LE CERTIFICAZIONI DI

SPESA

PRODUCE E INSERISCENEL SISTEMA LE

CERTIFICAZIONI DI SPESA

ESTRAE IL CAMPIONEDELLE CERTIFICAZIONI DA

CONTROLLARE(2 VOLTE L’ANNO)

CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO

CONTROLLO SU UN CAMPIONE DEL 10% ANNUO dell’importo

certificato

Recepisce in un Decreto del Direttore Generale l'elenco dei funzionari USR addetti

ai Controlli

ASSOCIA AD OGNI FUNZIONARIO

PREPOSTO UNA LISTA DI CERTIFICAZIONIe invia le attribuzioni

all'A.d.G che formalizza l'incarico.

I CONTROLLORI

ESTRAE IL CAMPIONEDELLE CERTIFICAZIONI DA

CONTROLLARE(2 VOLTE L’ANNO)

FORMALIZZA GLI INCARICHI

I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni

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ACQUISISCE L’ESITO POSITIVO

DEL CONTROLLO

VERIFICA LA RESTITUZIONE DEGLI IMPORTI E ASSEGNA LO STATO POSITIVO ALLA

CERTIFICAZIONE

FORNISCE AL CONTROLLORE

TUTTA LA DOCUMENTAZIONE

RICHIESTA

CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO

AUTORITA’ di GESTIONE USR ISTITUZIONE SCOLASTICA

SISTEMA INFORMATIVO

PREAVVISA L’ISTITUZIONE SCOLASTICA

EFFETTUA IL RIMBORSO

DISPOSTO DALL’USR

ON LINE

B. 2 Verifica con “SOSPENSIVA”:SEGNALA ALL’IS

L’ANOMALIA RISCONTRATA

B.3 Verifica NEGATIVA:VERBALIZZA L’ESITO

NEGATIVOINDICA LE IRREGOLARITA’ EQUANTIFICA LA SPESA DA

RECUPERARE

MODIFICA LE CERT SUL SISTEMA INFORMATIVO

CHIEDE LO “SBLOCCO DELLA

CERTIFICAZIONE ED APPORTA LE

MODIFICHE e/o INTEGRAZIONI

CONCORDATE CON CONTROLLORE/USR/Ad

G

B.1 Verifica POSITIVA:VERBALIZZA LA

REGOLARITA’ DELLA SPESA E DELLE PROCEDURE

EFFETTUA IL CONTROLLO IN LOCO E REDIGE UN VERBALE

PER OGNI CERT

PONE LA CERTIFICAZIONE“IN PREPARAZIONE” PER CONSENTIRE LA

RETTIFICA DELL’ISUlteriore verifica

Esito PositivoEsito Negativo

I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni

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ATTUAZIONE DEI CONTROLLI IN LOCO

ISTITUTI SCOLASTICI CAMPIONATI 1.325OPERAZIONI CAMPIONATE: 1.940 PARI A € 19.838.000OPERAZIONI CONTROLLATE: 1.681 PARI A € 17.489.000

DI CUI:

CIRCA 1.350 OPERAZIONI HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO

CIRCA 300 OPERAZIONI NON HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO

PER 30 OPERAZIONI E’ STATO PREDISPOSTA LA RESTITUZIONE DELLE SPESE INAMMISSIBILI OVVERO OLTRE 100.000 EURO

VISITE ISPETTIVE: 80 DISPOSTE SULLA BASE DI SEGNALAZIONI/ESPOSTI

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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK

Gestione finanziaria (interventi FSE e FESR )

assenza parziale o totale del codice di progetto sui mandati di pagamento relativi ad una determinata certificazione;

incongruenza tra la somma dei mandati allegati e l’importo dichiarato certificato;

incongruenza tra il periodo a cui fa riferimento la CERT e le date inserite su uno o più mandati relativi alla CERT;

assenza di mandati allegati alla CERT (mandati illeggibili e/o inserimento di altra documentazione);

assenza di specifica descrizione, in presenza di mandati di pagamento cumulativi, per l’individuazione dell’esatta imputazione della spesa al progetto di riferimento;

fatture, o altra documentazione probatoria della spesa, non allegate al modello REND;

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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK

Gestione interventi (FSE aspetti amministrativi)

assenza dei verbali delle riunioni del GOP, ove previsto;

assenza, nei verbali del GOP, del riferimento al codice di progetto;

verbali del GOP incompleti - ogni verbale deve contenere: i presenti,

l’o.d.g., le decisioni prese e l’orario di inizio e fine della riunione;

assenza degli allegati relativi al bando di selezione degli esperti;

assenza dell’indicazione dei criteri di valutazione nei bandi di

selezione;

registrazioni incomplete o assenti delle presenze;

assenza dell’indicazione del rappresentante della ditta fornitrice nel

verbale di collaudo (FESR);

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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO IN LOCO

non corretta gestione degli archivi documentali dei progetti;

non perfetta rispondenza dell’individuazione dei criteri per la

selezione degli esperti rispetto alla normativa di riferimento (progetti

FSE);

non perfetta rispondenza delle procedure di individuazione delle ditte

fornitrici di beni e servizi rispetto alla normativa di riferimento;

presenza di casi di incompatibilità tra incarichi istituzionali e quelli

previsti nell’ambito dei progetti (esperti, tutor e facilitatore);

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RACCOMANDAZIONI PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELLA GESTIONE

LIMITARE IL NUMERO DELLE CERT:

SI RITIENE CHE NE SIANO SUFFICIENTI IN TOTALE 4

LA PRIMA PER CERTIFICARE L’ACCONTO RICEVUTO ALL’AVVIO DEL

PROGETTTO, LA SECONDA E LA TERZA PER CERTIFICARE L’IMPORTO FINO AL

90% DEL REND, LA QUARTA PER CERTIFICARE IL RESIDUALE 10%.

LIMITARE IL NUMERO DEI MANDATI:

OVE POSSIBILE, EMETTERE MANDATI CUMULATIVI PER CATEGORIA DI SPESA

OMOGENEA (es.: ritenute, compensi al personale, etc…)

EFFETTUARE L’AUTOCONTROLLO:

RAFFORZARE LE AZIONI CHE POSSANO PREVENIRE GLI ERRORI DI

IMPUTAZIONE E CALCOLO

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