E-COMMERCE

GUIDA PER L’UTENTE

Entrando nella homepage del portale E-commerce, è possibile registrarsi:

Dopo aver scelto se si vuole procedere con la registrazione come impresa o professionista, inserire i dati

richiesti. All’interno del campo PARTITA IVA è obbligatorio inserire la propria partita IVA preceduta dal

prefisso a due caratteri del Paese (es. IT). Il CODICE FISCALE può anche coincidere con la partita IVA. Nel

campo EMAIL REFERENTE inserire un indirizzo e-mail che non sia un indirizzo PEC. Questo indirizzo vale come

username per accedere al sistema e rende l’utente collegato in grado di usufruire di tutte le funzionalità

fornite dal sistema, compresa quella di effettuare acquisti di documenti per la sua azienda.

Cliccare sul pulsante .

Arriva una notifica all’indirizzo e-mail inserito nella casella EMAIL REFERENTE contenente le credenziali per

poter effettuare il LOGIN.

Inserire le credenziali, rispettivamente username e password:

Cliccare sul pulsante LOGIN.

Registrazione come

professionista Registrazione

come impresa

Nel caso in cui non si ricordi la password di accesso, è possibile recuperarla inserendo lo username

nell’apposito campo e cliccando su .

A questo punto si apre la dashboard del servizio E-commerce:

Come viene riportato all’interno della pagina, è necessario attivare l’azienda per poter utilizzare i servizi. Il

sistema concede 10 giorni di tempo per proseguire con l’attivazione. Passato questo lasso di tempo, l’azienda

e il rispettivo utente vengono eliminati dal sistema.

L’azienda non ancora attivata appare in rosso e all’interno della sezione “non attivo” nel menu in alto a

destra della schermata:

Per attivare l’azienda cliccare sul pulsante in alto.

Si apre la parte relativa all’ANAGRAFICA.

All’interno della sezione DATI GENERICI, i campi partita IVA, codice fiscale e ragione sociale sono già compilati

poiché inseriti in fase di registrazione. L’unico dato da aggiungere è l’indirizzo PEC.

Come si può notare, i campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori e se non compilati o errati

vengono segnalati come segue:

Spostandosi verso destra si trova la sezione dedicata alla SEDE LEGALE:

Per inserire lo STATO è disponibile un menu a tendina contenente l’elenco degli stati possibili. Inserendo

invece il CAP vengono automaticamente compilati i campi CITTÀ e PROVINCIA.

Subito sotto invece la sezione riguardante gli utenti:

Al momento della registrazione viene automaticamente aggiunto un utente ossia quello inserito come

utente referente al momento della registrazione. Successivamente è possibile aggiungere altri utenti da

associare alla stessa azienda1. È possibile anche l’eventualità che un utente sia collegato a più aziende2.

Successivamente la sezione SERVIZIO CONSERVAZIONE dove vengono richiesti i dati di due figure, il legale

rappresentante3 e il responsabile della conservazione4 (che possono anche coincidere).

La sezione successiva riguarda il concetto di “aggregazione”. Ogni azienda può decidere se far parte di una

aggregazione ossia di un gruppo all’interno del quale una azienda svolge il ruolo di coordinatrice. Qualora

l’azienda decidesse di accettare l’aggregazione, questa non può e non deve acquistare alcun lotto in quanto

i lotti vengono acquistati direttamente dalla coordinatrice e messi a disposizione di tutte le aziende

coordinate. L’azienda coordinata deve solamente acquistare e pagare i costi di attivazione del servizio.

Per accettare l’aggregazione basta spuntare la casella all’interno della sezione:

1 Solo dopo aver completato l’attivazione. 2 Registrando all’E-commerce diverse aziende ma con la stessa e-mail referente, queste vengono collegate ad un unico utente, il referente. 3 Per legale rappresentante si intende il soggetto responsabile dal punto di vista legale dell’azienda. 4 Il responsabile della conservazione è colui al quale si fa riferimento in caso di controlli fiscali.

Infine, sono riportati i servizi che possono essere attivati.

Il servizio di fatturazione elettronica attiva e passiva; il servizio riguardante ordini emessi e DDT ricevuti, in

seguito denominato Doc Acquisto; il servizio riguardante ordini ricevuti e DDT emessi, in seguito denominato

Doc Vendita.

Spuntando il servizio Fatturazione Elettronica, si apre una schermata dove devono essere inseriti ulteriori

dati:

Per il REGIME FISCALE è disponibile un menu a tendina dove l’utente può selezionare una tra le varie opzioni

disponibili:

Per la REGISTRAZIONE REA è possibile inserire il proprio registro delle imprese5 con il relativo numero,

nonché il capitale sociale. Si può anche indicare spuntando le caselle se si è in uno stato di liquidazione o se

si è socio unico.

Per la RITENUTA FISCALE, se applicabile, è prevista la possibilità, mediante menu a tendina, di poter scegliere

tra le varie opzioni il tipo di ritenuta e la causale di pagamento:

5 Inserire il codice a due cifre della propria provincia.

Infine, per la CASSA PREVIDENZIALE, se applicabile, è possibile aggiungere uno o più tipi di cassa cliccando

sul pulsante

Si apre la sezione che segue:

Per il campo TIPO CASSA è disponibile un menu a tendina contenente le varie tipologie di cassa previdenziale:

Lo stesso per l’IVA:

Se dovesse essere selezionata un’IVA allo 0% bisogna obbligatoriamente indicare la natura dell’esenzione

IVA e il riferimento normativo associato alla natura selezionata. Per inserire la natura dell’esenzione IVA è

disponibile un ulteriore menu a tendina contenente le varie opzioni.

Una volta compilata la sezione bisogna cliccare sul pulsante

Nel caso in cui si volesse eliminare la riga precedentemente compilata si dove cliccare sul pulsante

A questo punto la compilazione della parte anagrafica è terminata.

Cliccare sul pulsante in alto a destra.

Appare una finestra dedicata all’accettazione dei termini del servizio6:

6 A seconda del rivenditore i documenti da scaricare possono variare.

Per accettare bisogna cliccare sul pulsante per ognuno dei documenti. I documenti vengono scaricati

così l’utente può conservarli e leggerli in qualsiasi momento.

Dopo aver visualizzato la schermata sopra, cliccare su ACCETTO. Completando questa operazione l’utente

conferma implicitamente di aver accettato tutte le condizioni del servizio.

Si apre la sezione dedicata agli ACQUISTI. Per completare l’attivazione bisogna effettuare un acquisto:

Cliccando sul servizio selezionato in fase di anagrafica, che come si può notare appare di colore blu, è

possibile scegliere per quale anno si vuole effettuare l’acquisto dei lotti.

Successivamente i costi di attivazione e i listini:

I costi di attivazione da pagare sono quelli predisposti da listino e possono riguardare l’attivazione come

cliente (una tantum), il canone annuale7 o entrambi. È chiaro che gli acquisti successivi al primo non

comprendono nuovamente il costo di attivazione che è da pagare in questo momento.

Con l’opzione PLUS è possibile importare/esportare le fatture attive/passive da/verso il gestionale in un

particolare formato custom specificato dall’azienda utente. Se si vuole usufruire del servizio bisogna

spuntare le caselle di attivazione come cliente e canone annuale:

Per acquistare un lotto di documenti sono disponibili due opzioni:

• Scrivere manualmente la dimensione del lotto che si desidera acquistare. Automaticamente viene

calcolato il prezzo del singolo documento.

7 Il canone annuale è calcolato considerando il momento in cui l’utente si iscrive al servizio.

Alla base del calcolo vi è un sistema di soglie che permette di determinare il costo medio per

documento sulla base di tutti i documenti acquistati per l’anno solare. Le soglie fissate dal rivenditore

sono visualizzabili cliccando sull’icona .

• Qualora fosse presente da listino la possibilità di acquistare dei lotti fissi l’utente può farlo

selezionando una tra le opzioni disponibili:

Ovviamente l’utente può scegliere, se presenti, entrambe le opzioni di acquisto dei lotti.

A questo punto per completare l’acquisto è sufficiente cliccare sul pulsante in alto e a

destra della schermata.

L’azienda utente è attiva.

Arriva una notifica e-mail di conferma dell’acquisto con in allegato la relativa fattura proforma contenente

il dettaglio degli acquisti e le istruzioni per effettuare il pagamento.

L’acquisto effettuato può essere visualizzato nella sezione presente in alto nella barra della

schermata:

In questa sezione è possibile filtrare gli acquisti effettuati per data, per numero di ordine o per stato del

pagamento.

Cliccando sul pulsante vengono elencati gli acquisti effettuati:

Molto importante è la dicitura STATO PAGAMENTO. Nonostante l’utente sia attivo questo non può ancora

usufruire del servizio di fatturazione8 finché lo stato del pagamento non passa

da a

8 Non ha quindi abilitati i relativi canali.

Quando lo stato del pagamento è l’utente ha i canali di trasmissione attivi e può utilizzare il servizio:

Adiacente allo stato del pagamento vi sono i DETTAGLI. Cliccando sul pulsante si apre la sezione dei

dettagli contenente tutte le specificazioni relative all’acquisto effettuato:

Tornando alla dashboard del portale E-commerce tramite apposito pulsante contenuto all’interno della

barra in alto con la dicitura si osserva la seguente schermata:

Un esempio:

Per utilizzare i servizi di emissione e ricezione delle fatture elettroniche basta cliccare sul pulsante

in alto nella barra della schermata. Il sistema indirizza automaticamente l’utente al portale

documenti.

Situazione crediti (per l’anno corrente): per il 2018 sono zero in quanto

l’acquisto dei lotti è stato effettuato per l’anno 2019 Dati principali

azienda utente

Stato crediti: per l’anno passato, presente

e futuro è possibile visualizzare un

resoconto dei crediti utilizzati (in base al

tipo di ciclo) e residui

Stato documenti: per l’anno selezionato è

possibile visualizzare un report dei crediti

utilizzati per ogni formato