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Guida alla Fatturazione elettronica con Business Cube

Versione FE n. 59 del 22/05/19 Pag.

1 Cos’è la fatturazione elettronica 3

2 Impostazioni generali 4

Codici Iva 4

Forme di pagamento 6

Banche 7

Anagrafica clienti 7

Tabella vettori 9

Anagrafica articoli 9

Specifiche articoli per venditori di carburanti 9

3 Impostazioni per la generazione della fattura elettronica - Parametrizzazioni per la generazione dell’ XML secondo i tracciati richiesti dalla GDO, dell’Automotive o da Multinazionali, o specifici richiesti dai clienti

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Parametrizzazione del dettaglio della fattura 10

Tabella dettagli personalizzazione XML 10 Riferimenti fattura nella nota di credito 14

Determinazione del codice iva nelle spese accessorie 15

Gestione Note 15

Gestione Allegati 15

Fatture alla Pubblica Amministrazione 17

4 Programma FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTIVA 17

Significato e gestione degli esiti / stati 20

Comandi della barra degli strumenti 21

Fogli di stile 22

Data di ricezione del destinatario 22

Data di contabilizzazione 22

Gestione degli scarti 23

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Caratteri speciali secondo standard xml 23

5 Generazione XML senza intermediario 2C 23

6 Programma FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA 24

7 Impostazione percorso dei file xml per FE attive e passive 28

8 Emissione fatture con Ritenute, Enasarco, Cassa previdenziale 29

9 Programma di contabilizzazione FE passiva 31

Caricamento sul portale di 2C, di fatture scaricate dal sito dell'AdE 37

10 NOVITA' VERSIONE FE 59 37

IMPOSTAZIONI INIZIALI DI CONFIGURAZIONE

Innanzitutto verificare le stringhe di connessione nella maschera Parametri di connessione:

➢ End point servizio FE attiva:

https://hubfe.solutiondocondemand.com/solutiondoc_hub.asmx

➢ End point servizio FE passiva:

https://fppa.solutiondocondemand.com/FatturaPassivaPA.svc

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1. Cos’è la fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o

identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, dovranno essere emesse esclusivamente fatture

elettroniche, utilizzando il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, secondo il formato XML definito

dall’Agenzia delle Entrate. La fatturazione elettronica è un sistema digitale comprendente:

✓ Emissione della fattura elettronica attraverso il programma “fatturazione elettronica” che la invierà

all’intermediario 2C Solutions, intermediario accreditato.

✓ Trasmissione al Sistema di Interscambio, da parte di 2C, che dopo i controlli, provvede a recapitare il

documento al codice destinatario/pec o metterlo a disposizione sul portale dell’Ag. Delle Entrate o alla Pubblica

Amministrazione a cui è indirizzato. Se si tratta di un documento destinato ad una Pubblica Amministrazione (PA),

provvede ad apporre sul file XML la firma digitale.

✓ Ricezione degli esiti inviati dallo SDI.

✓ Conservazione sostitutiva da parte di 2C, conservatore accreditato, ovvero una procedura informatica

automatica che, grazie all’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale su ogni file XML, permette di

conferire valore legale nel tempo a un documento informatico garantendone l’originalità. La normativa prevede che

le fatture elettroniche, insieme alle ricevute dello SDI, vengano conservate per 10 anni sia da chi emette la fattura sia

da chi la riceve.

Le fatture elettroniche saranno strutturate in formato digitale con gli stessi contenuti della “tradizionale” fattura

cartacea e seguiranno un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle

Entrate. Il Sistema di Interscambio funge quindi da “ufficio postale” tra gli emittenti/riceventi verificando che il

formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Affinchè ciò sia possibile automaticamente attraverso il modulo della fatturazione elettronica, occorrono alcune impostazioni descritte in questa guida.

La differenza importante sta nel destinatario: tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C). Per recapitare la fattura elettronica, il Sistema di Interscambio usa diversi metodi – indirizzo telematico - a seconda del tipo di destinatario:

1. gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito

obbligatoriamente in fattura;

2. i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc) potranno utilizzare un Web Service attraverso un Codice destinatario

valore alfanumerico di 7 caratteri NON univoco, che identifica il destinatario telematico al quale recapitare la fattura

elettronica; oppure inviare/ricevere attraverso la PEC

3. I soggetti che applicano regimi speciali Iva (regime di vantaggio, regime forfettario, produttori agricoli, ecc..)

utilizzeranno la PEC

4. per i consumatori/privati: la fattura elettronica dovrà essere inviata comunque allo SDI ed il consumatore potrà chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura.

Ogni soggetto ricevente fatture elettroniche ha la possibilità di registrare il proprio indirizzo telematico scelto, nel

sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, accedendo alla funzione “Registrazione della modalità prescelta

per la ricezione dei file fattura”, tale registrazione permette l’abbinamento della propria Partita IVA all’indirizzo

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telematico scelto. La scelta effettuata attraverso la funzione di registrazione viene considerata dal SDI

come prioritaria nella consegna della fattura elettronica. E’ consigliabile registrarsi nella sezione “fatture

e corrispettivi “ dell’agenzia delle Entrate, per scaricare le fatture passive che per motivi informatici

(interruzioni di connessione ecc) non siano state scaricate da 2C Solution. Per eventuali chiarimenti sulla

procedura di registrazione è necessario consultare il proprio commercialista. Pertanto:

• Se il soggetto che emette la fattura elettronica indica nella stessa l’indirizzo PEC del destinatario ed il destinatario

ha registrato sul sito dell’Agenzia il proprio codice destinatario, lo SdI recapita la fattura tramite il codice

destinatario;

• se il destinatario non abbia utilizzato il servizio di registrazione: se nel file fattura il campo “CodiceDestinatario”

è riportato un canale di trasmissione attivo, lo SdI inoltra il file fattura al canale individuato; se nel file fattura il

campo “CodiceDestinatario” contiene il valore “0000000” ed è compilato il campo “PECDestinatario”, lo SdI

inoltra il file alla casella PEC indicata; se nel file fattura il campo “CodiceDestinatario” contiene il valore “0000000”

e il campo “PECDestinatario” non è compilato, il SdI mette a disposizione il file fattura nell’area autenticata

dell’acquirente / committente nel sito Internet dell’Agenzia delle Entrate. Il recapito della fattura in tale area

autenticata è utilizzato anche nei casi in cui il canale indicato risulta non utilizzabile (ad esempio, casella PEC piena

o canale di trasmissione non attivo).

2. Impostazioni generali

Tabella Codici Iva 1-6-2

La natura N1-N6 obbligatoria nel file XML, viene calcolata con le medesime regole utilizzate per la “Comunicazione

delle Fatture Emesse e Ricevute” (ex spesometro), di seguito la tabella ministeriale, ed impostabili nelle colonne

Sottotipo IVA e Tipo IVA

La natura iva identifica il motivo per cui non viene applicata l’aliquota iva, quindi attraverso il sottotipo IVA si

potranno gestire il regime dell’iva del margine, escluso art.15, ecc.

NON deve essere presente un codice iva con CODICE = zero, altrimenti la fattura verrà scartata.

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Nel caso di reverse charge indicare nella colonna specifica la tipologia.

Natura IVA Tipo Iva Sottotipo Iva Reverse Charge

N1 – Escluse ex art 15 Escluso art. 15 - Per le versioni

inferiori alla Net 2015 UE7 invece

non essendoci il campo Sottotipo

IVA si verifica che nella descrizione

del codice IVA ci sia il testo ‘15’

N2 – Non soggette Op.esente/non

imponibile

N3 – Non imponibili Op.esente/non imponib.

o Acq.art 8 2° C.

N4 - Esenti Op.esente/non

imponibile

N5 - Regime del

margine/IVA non esposta

Regime del margine

N6 – Inversione contabile Rev. Charge acquisto

Italia – e aliquota zero

N7 – IVA assolta in altro

stato UE

IVA assolta in altro stato UE

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Forme di Pagamento 1-6-6

Vanno indicate le “modalità di pagamento FE” sia per le forme di pagamento generiche sia per ognuna delle rate

delle condizioni particolari, ove previste.

ATTENZIONE: In mancanza della modalità di pagamento FE, la fattura verrà scartata.

I riferimenti bancari, obbligatori nella fattura elettronica, ABI/CAB o IBAN, verranno riportati nel caso di pagamenti

con tipo Accr. Bancario per i BB, RIBA o Tratte . Nel caso di contanti, indicare contanti. Ma NON utilizzare la

tipologia generica RIMESSA DIRETTA, altrimenti le fatture verranno scartate.

Impostazione Tipo Pagamento BONIFICO BANCARIO

N.B. Per far sì che la forma di pagamento, nel caso di BONIFICO BANCARIO , sia corretta e che quindi venga indicato

l'Iban della nostra banca, occorre inserire tipo pagamento ACCREDITO BANCARIO.

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Banche 1-D-2

Per pagamenti di tipo Bonifico Bancario è obbligatorio indicare il codice nostra banca nella testata dei documenti.

Nell’anagrafica delle banche, per le banche abituali è necessario inserire l’iban completo nel campo iban estero

Consigliamo di mettere tale banca predefinita nelle anagrafiche clienti. Per aggiornare tutte le anagrafiche clienti in

automatico, utilizzare l’utility 1-L-F scegliendo il campo da variare “codice nostra banca” e inserendo nel campo valore da

inserire il codice banca inserito, selezionare solo “clienti” poi premere Elabora

Per i pagamenti di tipi Ricevuta Bancaria è obbligatorio indicare ABI e CAB del cliente

Anagrafiche Clienti 1-1

Codice Destinatario: valore alfanumerico di 7 caratteri NON univoco, che identifica il destinatario telematico al quale recapitare la fattura elettronica. Codice ufficio: codice univoco ufficio per le Pubbliche Amministrazioni di 6 caratteri SDI Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate utilizzato per lo scambio delle fatture elettroniche

Tipo soggetto Campi obbligatori da compilare nell’anagrafica clienti

Soggetti residenti, stabiliti, identificati nel territorio

italiano B2B

- codice destinatario * o PEC

- partita iva e/o codice fiscale

- tipo soggetto IVA “normale”

- tipo soggetto AZIENDA

- se il cliente non comunica né cod.destinatario nè pec,

indicare nel cod. destinatario 0000000 (sette zeri)

Dogana - PIVA = 99999999999

- tipo soggetto iva “dogana”

- stato OO

Pubblica amministrazione - Codice ufficio PA di 6 caratteri

(per le specifiche della fattura vedere sezione pag. 15)

Per i soggetti che applicano regimi speciali Iva (regime

di vantaggio, regime forfettario, produttori agricoli,

ecc..) indicare l’email PEC se comunicata, alla quale

verrà inoltrata una copia della fattura. In questo caso

nel codice destinatario vanno indicati 7 zeri.

- Codice destinatario: 0000000 (sette zeri)

- partita iva e/o codice fiscale

- PEC

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*Il campo codice destinatario è presente nella scheda 4 “Condizioni di Fornitura”

NB. Il campo telefono/fax è un campo che può essere massimo di 12 caratteri..

E’ pertanto consigliabile correggere le anagrafiche togliendo i caratteri inutili (spazi, punti, barre, trattini ecc)

tenendo conto che lo SDI pone un limite di minimo 5 e massimo 12 caratteri.

Il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed

effettua la transazione oggetto del documento,

tramite Stabile Organizzazione della partita IVA italiana

o mediante un rappresentante fiscale

In Stabile organizzazione o Rappresentante fiscale indicare:

- Codice destinazione/ufficio

- P.iva rappresentante fiscale Italia

Privati B2C italiani/residenti

Nel caso di privati italiani è obbligatorio comunicare la

fattura elettronica allo SDI

- Codice destinatario: 0000000 (sette zeri)

- Dati della persona fisica: Nome e Cognome

- Codice fiscale

- Tipo soggetto “persona fisica” PRIVATO

- tipo soggetto IVA “normale”

- pec o e-mail

Privati intracee / extracee B2C - tipo soggetto IVA “intracee” / “extracee”

- Tipo soggetto “persona fisica” PRIVATO

- CF estero se ricevuto, altrimenti una qualunque

descrizione, ad esempio il codice cliente

- Codice stato estero con sigla ISO compilata se intracee

- Codice destinatario: XXXXXXX (sette X)

Intracee o RSM: soggetti non residenti, non stabiliti,

non identificati in Italia

L’invio della fattura estera allo SDI evita di dichiararla

nell’ esterometro richiesto dal 2019

- Codice destinatario: XXXXXXX (sette X)

- C.F./P.Iva estera: sigla ISO dello stato estero seguita

dall’identificativo iva estero (la sigla ISO è di 2 caratteri)

per extracee il campo non viene controllato dallo SDI

- tipo soggetto IVA “intracee” o “RSM”

- codice stato estero con corrispondente sigla ISO

Extracee

L’invio della fattura estera allo SDI evita di dichiararla

nell’esterometro valido dal 2019

- Codice destinatario: XXXXXXX (sette X)

- C.F./P.Iva estera: non viene controllato dallo SDI,

indicare almeno tre caratteri. Ad esempio il codice del

conto cliente

- tipo soggetto IVA “extracee”

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Tabella vettori

Se il trasporto avviene tramite vettore nel caso di fattura accompagnatoria, è necessario esporre le seguenti

informazioni nell’xml obbligatorie: identificativo fiscale IVA, codice fiscale, denominazione, stato con sigla ISO,

cognome e nome; mezzo di trasporto; causale di trasporto; numero colli; descrizione della merce; peso lordo e peso

netto; data e ora del ritiro merce; data inizio trasporto . E’ sufficiente codificare il vettore nell’anagrafica dei fornitori

e nella tabella dei vettori, inserendo il codice fornitore creato nell’apposito campo. Pertanto se il vettore è codificato

correttamente come conto fornitore in Business, l'XML viene accettato, altrimenti c'è uno scarto. Per ovviare a questo,

i dati del vettore sono esportati solo se questo è codificato correttamente.

Anagrafica articoli

Per gli articoli non sono previste configurazioni diverse rispetto alla procedura ordinaria di fatturazione. Sono

previste modalità particolari per le fatture di cessione carburante.

Anagrafica Articoli per Cessioni di carburanti Nel campo modificabilità presente nella scheda “Dati aggiuntivi” dell’anagrafica articoli Indicare la nomenclatura

accise riportate nella tabella di riferimento per i prodotti energetici TA13 – pubblicata sul sito dell’Agenzia delle

Dogane:

27101245 (per vendita di Benzina senza piombo ottani => 95 e < 98);

27101249 (per vendita di Benzina senza piombo ottani => 98);

27101943 (per vendita di Olii da gas aventi tenore, in peso, di zolfo inferiore o uguale a 0,001%);

27102011 (per vendita di Olio da gas denaturato tenore in peso di zolfo nell'olio da gas =< 0,001%)

3. Impostazioni per la generazione della fattura elettronica e per la generazione XML secondo i tracciati richiesti dalla Grande Distribuzione Organizzata, dell’Automotive o da Multinazionali o specifici richiesti dai clienti

E’ possibile configurare i parametri per la generazione degli xml alle GDO o per clienti che hanno richiesto campi

specifici nel file xml, attraverso le impostazioni nella maschera “parametri fattura elettronica” e le impostazioni di

seguito riportate. E’ possibile configurare i parametri per conto, in tal modo in fase di generazione degli XML,

verranno riportati i campi specificati nei parametri per ogni conto specifico.

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Se non sono presenti parametri specifici vengono utilizzati quelli BASE (conto 0). Nella maschera dei parametri la riga

BASE (conto 0) non può essere cancellata.

ATTENZIONE

La seguente tabella dettaglia le impostazioni opzionali possibili, per singola anagrafica cliente, per

personalizzare il file XML della fattura elettronica coerentemente a specifiche richieste quali quelle che

tipicamente vengono ricevute da operatori della Grande Distribuzione Organizzata, dell’Automotive o da

Multinazionali.

SI SCONSIGLIA DI PERSONALIZZARE SENZA UNA REALE ESIGENZA IL FILE XML.

Dati parametrizzabili

Specifiche per inserimento dei dati in Business Posizione XML

Conto Zero obbligatorio - oppure codice cliente per creazione xml personalizzati secondo le richieste del cliente

1.1.4 Destinatario

Descrizione Conto Ragione sociale del cliente

Esporta RIF ORDINE

Spuntare per riportare nel file xml la data e il numero ordine del cliente nella sezione DatiOrdineAcquisto, è possibile scegliere tra: o DA RIFERIMENTO DDT:

- per riportare il riferimento Ordine presente nel campo riferimenti della testata del DDT in ogni riga della fattura differita – utilizzato per chi non gestisce/evade ordini clienti, quindi emette direttamente il ddt. - per riportare il riferimento Ordine presenti nel campo riferimenti della testata della FATTURA IMMEDIATA

o DA RIFERIMENTO IMPEGNI per riportare il riferimento Ordine presente nella testata dell’impegno cliente su ogni riga della fattura NB. Occorre inserire nel campo riferimenti i dati dell’ordine secondo il formato: AAAA/MM/GG - spazio - numero ordine. Ad esempio 2019/01/19 O5824TR (Alcuni clienti richiedono la data AAAAGGMM)

2.1.2.2 numero ordine 2.1.2.3 data ordine 2.1.2.1 riga/linea

Esporta RIF AMMINISTRAZIONE

Riferimento codice nostro presso il cliente o Riferimento amministrazione: verrà esportato il campo "nostro codice presso di loro" presente nell’anagrafica cliente. Se il riferimento è legato alla fattura, occorre indicarlo manualmente nel campo "Riferimenti amministrazione" presente nella scheda "altri dati FE" del documento e questo prevale su quello dell'anagrafica Se il cliente richiede un suffisso indicare nel campo il suffisso seguito dal nostro codice esempio: SUPPLIER123456789

1.2.1<DatiAnagrafici>

Esporta DATI CONTRATTO

Per esportare il numero e la data del contratto a cui fa riferimento il documento emesso (FATTURA DIFFERITA, NOTA CREDITO, FATTURA IMMEDIATA) presenti nella scheda “Altri dati FE”. Questi dati vanno indicati manualmente su ogni documento che fa riferimento ad un contratto. Non è campo presente in anagrafica cliente, perchè spesso vengono accordati più contratti contemporaneamente o a seconda del punto vendita o nel corso dell'anno. il numero contratto non può superare 20 caratteri - vedere sotto guida *

2.1.3.2 2.1.3.3

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Concatena DESCRIZIONE ARTICOLO

obbligatorio spuntato. Il file è accettato dallo SDI solo se contiene almeno una descrizione dell'articolo

Concatena DESCRIZIONE INTERNA ARTICOLO

Per esportare la descrizione interna dell'articolo. Es. per riportare il codice disegno

Concatena NOTE RIGA IN DESCRIZIONE

Per esportare il campo note di riga

Esporta BARCODE (EAN)

Per riportare il barcode dell'articolo presente nella tabella barcode associato all'articolo per cliente e unità di misura della riga. Tale campo sarà preceduto dal tag fisso EAN

Tag CODICE CLIENTE/FORNITORE

Indicare il suffisso, se richiesto dal cliente es. COD per Metro, BF per Carrefour, ecc. 2.2.1.3.1

Esporta CODICE CLIENTE/FORNITORE (codice articolo del cliente)

per riportare il CODICE ARTICOLO DEL CLIENTE presente nella tabella codici articolo c/f per conto e unità di misura dell'articolo presente in riga.

2.2.1.3.2

Tag CODICE PUNTO VENDITA

Indicare il suffisso, se richiesto dal cliente es. DP massimo 10 caratteri accettato dallo SDI

2.2.1.16.1

Esporta CODICE PUNTO VENDITA

Il codice del punto vendita, deve essere inserito in anagrafica cliente nelle destinazioni diverse nel campo TURNO DI CHIUSURA. E' lo stesso campo usato per l'EDI. Verrà riportato in ogni riga di dettaglio a seconda della destinazione presente nella testata del ddt o della fattura accompagnatoria. Il campo Turno di chiusura, si può personalizzare allungandolo, fino ad un massimo di 60 caratteri (lungh. Massima Sdi)

2.2.1.16.2

Esporta DICHIARAZIONI D'INTENTO

- Se nel documento è presente un Codice di esenzione d'imposta in base art. 8, 2° comma, verranno riportati il numero e la data della dichiarazione d'intento ricevuta dal cliente, presente in anagrafica cliente nella scheda "export/FE". ATTENZIONE verificare che il codice iva abbia impostato Tipo iva = ACQ. ART. 8. 2.a comma - Se è gestito il modulo specifico delle dichiarazioni d'intento, verranno riportati numero e data presenti nella testata del documento.

AltriDatiGestionali: Riferimento Testo con il numero Riferimento Data

Esporta NUMERO COMMESSA

E' possibile scegliere come esportare il riferimento alla commessa: solo il codice commessa; solo la descrizione; o entrambe. Il dato della commessa viene preso dal campo standard "numero commessa" nella riga di dettaglio della fattura/ddt.

Esporta CODICE LOTTO

Verrà riportato il dato presente nel campo standard "codice lotto" nella riga di dettaglio della fattura/ddt.

Esporta SCADENZA LOTTO

Verrà riportata la data presente nel campo "data di scadenza" della tabella lotti, relativo al lotto della riga di dettaglio della fattura/ddt.

Esporta MATRICOLE Verrà riportata la matricola dalla tabella matricole, associata al codice articolo della riga di dettaglio della fattura/ddt.

Esponi ORIGINE MERCE

Paese di ORIGINE della merce: verrà riportata l’origine indicata nell’anagrafica articolo (Paese d’origine). Il campo può contenere una sigla dello stato di origine. Il codice viene controllato sulla tabella degli stati per ricavare il nome dello stato corrispondente; se non è presente una corrispondenza (codice stato non corretto) non verrà esposta la sigla indicata nel paese per evitare lo scarto

Esporta NOMENCLATURA COMBINATA

campo standard presente sulla riga dell'articolo, proposta dal campo corrispondente nell'anagrafica articoli.

Esporta NOTE DI PIEDE

Se presenti NOTE nel piede del documento verrà esportata una riga supplementare in fondo al documento XML per un massimo di 1000 caratteri. E’ possibile inserire una o più righe descrittive nel corpo compilando le NOTE DI RIGA. Tali righe dovranno avere un codice iva anche se il valore riga sarà zero. Il file xml accetta un limite massimo per riga del corpo di 1000 caratteri considerando la somma dei caratteri della descrizione articolo, descrizione interna e note

Esporta ALLEGATI Se si desidera esportare allegati, come ad esempio la fattura in pdf, vedere le impostazioni nella sezione della guida "istruzioni per allegare il pdf"

2.5.5 Attachment

Compressione ALLEGATI (ZIP)

Consigliato nel caso di allegati, per ridurre le dimensioni del file XML

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Esponi DESTINAZIONI DIVERSE (solo B2B non PA)

Per riportare la descrizione della destinazione diversa presente in fattura, anzichè la ragione sociale del cliente. Richiesto da alcune GDO. Nell'xml non ci sono campi per indicare i due dati in maniera separata. NB: Per la PA non c'è possibilità di scelta: a prescindere da come viene impostato il flag i dati esposti sono sempre quelli della destinazione diversa se presente.

Controlla CODICI IVA 0

Controllo per verificare che non siano presenti codici iva = 0 che produrrebbero uno scarto del file

Esporta DATI TRASPORTO

Per esportare i dati di trasporto (colli, pesi ecc) presenti nella sezione apposita nel piede documento. Se il trasporto avviene tramite vettore nel caso di fattura accompagnatoria, è necessario esporre le seguenti informazioni nell’xml obbligatorie: identificativo fiscale IVA, codice fiscale, denominazione, stato con sigla ISO, cognome e nome; mezzo di trasporto; causale di trasporto; numero colli; descrizione della merce; peso lordo e peso netto; data e ora del ritiro merce; data inizio trasporto. Occorre codificare il vettore nell’anagrafica dei fornitori e nella tabella dei vettori, inserendo il codice fornitore creato nell’apposito campo. Se il vettore è codificato correttamente come conto fornitore in Business, l'XML viene accettato, altrimenti c'è uno scarto. Per ovviare a questo, i dati del vettore sono esportati solo se questo è codificato correttamente.

Esporta CARD CARBURANTE

Nel caso di emissione delle fatture di carburante, il programma della FE abilita il campo "card carburante" nel corpo del documento di Business (visualizzabile attraverso la personalizzazione griglia)

Esporta NOMENCL ACCISE CARB

per esporre la nomenclatura delle accise carburanti, occorre indicarle nel campo previsto da Business: nella versione Cube in an. Articoli nella scheda classificazioni campo “modificabilità”; nella versione NET nella scheda “Dati aggiuntivi” campo “modificabilità”

Esporta TARGA Nel caso di emissione delle fatture di carburante, il programma della FE abilita il campo "targa" nel corpo del documento di Business (visualizzabile attraverso la personalizzazione griglia)

Esporta CHILOMETRAGGIO

Nel caso di emissione delle fatture di carburante, il programma della FE abilita il campo "chilometraggio" nel corpo del documento di Business (visualizzabile attraverso la personalizzazione griglia)

Esponi dicitura CONAI

Per esporre la dicitura "Contributo Ambientale Conai assolto ove dovuto" che verrà inserita in automatico, come riga ulteriore nel documento, dopo le righe di dettaglio articolo e le righe spese di piede, insieme alle altre righe di “servizio” (Note, Dich. d'intento, descrizione pagamento, ecc.)

Esponi DESCRIZIONE PAGAMENTO

Per esportare la descrizione del pagamento di Business, che verrà inserita in automatico, come riga ulteriore nel documento, dopo le righe di dettaglio articolo e le righe spese di piede, insieme alle altre righe di “servizio

Tag NS CODICE IVA SU RIGA

Indicare il suffisso, se richiesto dal cliente, prima del nostro codice iva se si desidera esportarlo - massimo 10 caratteri accettato dallo SDI

Esponi NS CODICE IVA SU RIGA

Per riportare il codice iva di Business in ogni riga di dettaglio - richiesto da alcune GDO

Esponi CAMPO LIBERO (ALTRI DATI GEST)

Spuntare se si desidera riportare il campo libero sotto specificato

Tag CAMPO LIBERO (ALTRI DATI GEST)

Indicare il suffisso per indicare il tipo di dato, se inserito, nel campo libero. massimo 10 caratteri accettato dallo SDI

Valore CAMPO LIBERO (ALTRI DATI GEST)

Campo liberamente personalizzabile sia nel tag che nel contenuto, per chi ha necessità di inserire una sigla fissa su ogni riga per lo specifico cliente. Tale valore FISSO, verrà riportato su tutte le righe documento con il TAG prestabilito. Necessario per gestire ad esempio le richieste come “valore fisso”, “nostro centro di costo” ecc. richiesti da alcuni clienti

Articoli CONAI

Sulle righe corrispondenti agli articoli CONAI (vedi documentazione di Business) non vengono presi in considerazione gli sconti di testata e lo sconto pagamento

Data inizio/ data fine competenza

Le date di inizio e fine periodo vengono esportate nel file XML solo se il conto collegato alla contropartita di riga prevede la gestione del periodo di competenza. Consigliamo di abilitare 2 opzioni nel registro di business: - da gestione documenti - (tasto destro sul titolo - bsveboll - opzioni) scegliere NonereditareDateCompDaord e impostare valore 0-

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- da contablizzazioni documenti (tasto destro sul titolo - bsvepnfa - opzioni) scegliere GestDateComp e impostare valore -1 In questo modo le date competenza, dove il sottoconto è impostato in anagrafica "richiedi date" a "periodo di competenza" viene proposto al primo giorno del mese della data fattura, se non modificato manualmente

OMETTI codice articolo

Se attivo il flag non verrà riportato nel dettaglio dell'XML il codice articolo interno. In questo modo è possibile esportare il codice EAN o il codice articolo cliente/fornitore IN ALTERNATIVA al codice articolo di Business scegliendoli sempre dalla configurazione.

Esponi CAMPO ALTRI CODICI

Se attivato è possibile esportare un campo con testo libero, aggiunto nella griglia delle righe dei documenti, FE ALTRI CODICI visualizzabile attraverso la personalizzazione griglia. Nel campo FE ALTRI CODICI si può inserire solo un testo, oppure inserire diverse informazioni a scelta, purchè siano separati da ; (punto e virgola). In tal modo nell'xml saranno esportati tanti campi, quanti quelli inseriti nel campo del documento.

TAG CAMPO ALTRI CODICI

Nel caso di esportazione del "campo altri codici" si può indicare il suffisso che lo precederà nell'xml. Nel caso vengano inseriti più campi, verrano creati tanti suffissi, pari al suffisso seguito da un progressivo es. Tag = EM e FE ALTRI CODICI 123;ABC;testo3 tag EM1 123 tag EM2 ABC tag EM3 testo3

OMETTI RIF. DDT X SERIE DOC

Se attivo il flag non verranno esportate e quindi saranno escluse dai riferimenti, una o più serie di DDT.

SERIE DOC X OMETTI RIF DDT (SEPARATORE;)

Se attivato il flag in OMETTI RIF. DDT X SERIE DOC, inserire la serie DDT da escludere dall'esportazione riferimenti. Se le serie da escludere sono più di una, dovranno essere separate da (;) punto e virgola.

Altri dati esportabili gestiti nell’xml standard

Causale Viene riportata sempre la causale presente nella testata del documento.

Riferimenti causali specifiche per GDO

Nei tracciati delle GDO/EDI, a volte è denominata "Tipologia fattura", ufficio amministrativo, ecc. Pertanto indicare, a seconda della richiesta del cliente, merci, servizi, Rifatturazione, franchising, ecc. Viene riportata la causale presente nella causale di trasporto della sezione “dati di trasporto” del piede documento.

2.1.1.11

Natura Viene riportato il campo standard "natura" presente nel piede documento 2.2.2.2

Rif. Normativo Viene riportata la tipologia di esenzione iva (motivo per cui nella fattura non c’è la percentuale iva) presente nella tabella iva, corrispondente all'esenzione iva del documento. Es. Fuori campo iva art.15

2.2.2.8

Riferimento d.d.t.

Vengono SEMPRE riportati per ogni riga di dettaglio, i riferimenti dei ddt (data, numero, riga)

2.1.8.1 numero ddt 2.1.8.2 data ddt 2.1.8.3 riga/linea

Rif. Nota di Credito

Nel caso di nota di credito per differenza prezzo o quantità errati in fattura, viene esportato il riferimento della FATTURA per la quale viene emessa la NOTA DI CREDITO, compilati manualmente nella scheda “Altri dati FE” - numero e data di fattura collegata - vedere sotto guida *

Nel caso di emissione di Nota di Credito DIFFERITA, verranno esportati i riferimenti (numero e data) dei ddt, presenti nei campi appositi PARTITA DOC. RICEVUTO nel piede del ddt.

2.1.6.2 2.1.6.3 2.1.8.2

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Gestione del bollo

Dal 2019 il bollo potrà essere assolto solo in modo virtuale ed è SEMPRE a carico del cedente secondo l’importo trimestrale calcolato e comunicato dall’AdE sul portale Fatture e Corrispettivi. Per gestire la scelta di ADDEBITO O NO come rivalsa del bollo al cliente, occorre impostare in Anagrafica ditta- DATI AGGIUNTIVI l’opzione D nel riquadro bolli

• Se la fattura è assoggettata ad addebito del bollo, ma non ci si avvale della rivalsa sul cliente, quindi non è presente l’importo bollo nel piede del documento, è necessario compilare SOLO il valore bollo in altri dati FE e NON compilare il numero bollo (quindi il totale documento non varia)

• Se si addebita il bollo al cliente, quindi nel piede è presente l’importo nel campo specifico “bollo”, è necessario fare le impostazioni standard della tabella bolli affinché venga proposto in automatico.

In entrambi i casi nel file XML uscirà la dicitura “bollo assolto ai sensi del DM del 28/12/2018”

articoli kit Gli articoli componenti i KIT, gestiti attraverso i campi standard impostati nell’anagrafica articoli, saranno riportati nel dettaglio dell'xml

Fatture in regime Reverse charge

Utilizzare le impostazioni standard di business nella maschera tipi bolle/fatture, spuntando il campo specifico ed il codice iva previsto, per gestire questa tipologia di fatture - vedi sottotipo iva

Fatture in regime Split payment

Utilizzare le impostazioni standard di business per gestire questa tipologia di fatture

Fatture di ACCONTO/A SALDO di ACCONTI

Utilizzare le impostazioni standard di business nella maschera tipi bolle/fatture, attraverso l’impostazione del “documento d’acconto”

Abbuono o incasso Va compilato l’apposito campo presente nel piede del documento - vedere sotto §

Spese imballo / trasporto

Va compilato l’apposito campo presente nel piede del documento - vedere sotto §

Spese di incasso Devono essere impostate nella forma di pagamento nell’apposito campo - vedere sotto §

Omaggio/Sconto Merce

Utilizzare l’apposito campo presente nel corpo del documento “Stampa Riga”

Conto fatturazione Gestito secondo le impostazioni standard di Business (dal registro di Business)

Gestione più attività iva

l’attività alla quale si riferisce la fattura, non va dichiarata nell’xml, viene riportata solo in fase di liquidazione iva a seconda del sezionale dove viene contabilizzata.

*Riferimento della FATTURA nella NOTA DI CREDITO corrispondente

Nella scheda “Altri dati FE” riportare manualmente il numero di fattura e la data della stessa a cui fa

riferimento la nota di credito

§ Determinazione del codice iva nelle spese accessorie

- Spese di bollo: applicato codice IVA indicato in tabella personalizzazione vendite;

- spese di imballo\trasporto: è il codice esenzione di testata se presente. Altrimenti è il codice iva

indicato in tabella personalizzazione vendite per le spese accessorie;

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- spese di incasso: se è attiva l'opzione di registro globale SpeseincaUsaMaxCodiva allora è il codice IVA

con l’aliquota più alta. Su Business cube è il codice IVA spese incasso di testata. Se indicato un codice

esenzione di testata allora è il codice esenzione. In Business Net se non presente il codice esenzione

di testata allora è il codice esenzione.

NOTA BENE 1. le spese accessorie vengono, come richiesto, indicate nel corpo documento con l'indicazione

TipoCessionePrestazione (2.2.1.2) pari a “AC”. Il tag (2.2.2.3) SpeseAccessorie non è obbligatorio e costituirebbe solo una ripetizione di dati già sufficientemente evidenziati nel documento.

2. Tutte le righe descrittive (Tipo di pagamento, Note di piede, Dichiarazione d'intento...) , come gli altri

importi di piede (spese) possono essere esposte nell'XML solo come righe aggiuntive al documento.

Quindi anche se il documento ha UNA SOLA RIGA nell'XML ne possono comparire PIU' DI UNA, è normale.

Quando ci sono delle righe descrittive, che sono righe con valore "0" e aliquota "0", viene aggiunto un dettaglio iva per far quadrare il castelletto. Se non venissero aggiunte queste righe l'XML verrebbe scartato.

Gestione NOTE

Se presenti NOTE nel piede del documento verrà esportata una riga supplementare in fondo al documento XML

per un massimo di 1000 caratteri.

E’ possibile inserire una o più righe descrittive nel corpo compilando le NOTE DI RIGA. Tali righe dovranno avere

un codice iva anche se il valore riga sarà zero. Il file xml accetta un limite massimo per riga del corpo di 1000

caratteri considerando la somma dei caratteri della descrizione articolo, descrizione interna e note

Gestione degli allegati

Il programma di generazione della fattura elettronica prevedere la compressione dei file allegati se spuntata la

casella nella maschera di configurazione della FE. Pertanto l’operatore potrà decidere se comprimerli oppure

allegarli tali quali nell’XML.

Importante ricordare, che i costi di gestione del servizio di trasmissione/ricezione con lo SDI e di

conservazione digitale garantiti da 2C Solutions, sono calcolati assumendo che la dimensione massima di

ogni file XML gestito sia al massimo uguale a 150 Kb., sarà quindi onere dell’utilizzatore accertarsi che la

dimensione dell’XML non superi la dimensione detta al fine di non avere addebiti imprevisti.

Istruzioni per allegare il PDF della fattura nel file.xml

Per allegare al file xml, in automatico, la fattura in formato pdf, occorre impostare dal registro di Business (richiamabile dalla barra del programma – tasto destro – “registro di business”), dai vari programmi “Gestione documenti di magazzino, Fatture differite, Fatture differite interattive”

• Business\Bsveboll\OPZIONI “generazione automatica oggetto OLE durante la stampa”

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• ed aver spuntata la casella “esporta allegati” nella maschera di configurazione della FE – pag.11

NOTA BENE. I pdf allegati si consiglia riportino la dicitura “Copia conforme all’originale, non valida ai fini fiscali”

Il funzionamento dell’opzione opera nel seguente modo: nel caso di generazione di una fattura/nota di credito/

fatt. diff. Interattiva, quindi una per volta, occorre cliccare il bottone di generazione pdf e scegliere solo generazione del file. In tal modo verrà generato in automatico il pdf della fattura e verrà associato attraverso la funzionalità oggetti OLE alla fattura.

E’ possibile visualizzare i pdf, dal menù - oggetti associati

Nel caso di generazione MASSIVA delle FATTURE DIFFERITE, dopo aver generato le fatture, selezionare tutte quelle

di cui si desidera allegare il pdf, lanciare il comando “genera pdf” e spuntare la scelta “crea un file per ogni

documento”. In tal modo i pdf saranno automaticamente associati alle fatture, poi incapsulati negli xml.

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Dai parametri della FE è possibile, tramite combo, effettuare tre scelte nell’esportazione degli allegati:

a) NO: non vengono esportati allegati

b) SI SOLO FILTRATI: vengono esportati solo gli allegati che hanno il campo “TipoAllegato FE”

compilato a scelta (presente sulla griglia degli oggetti OLE associati al documento) oppure il “codice

classe allegato 9999” (SOLO CUBE)

c) TUTTI: vengono esportati tutti gli allegati.

Fatture emesse a Pubbliche Amministrazioni Se la fattura alla PA, evade un ordine, verranno riportati in testata del documento i campi CIG, CUP e

Riferimento ordine (lunghezza massima consentita dallo SDI 20 caratteri), altrimenti dovranno essere

compilati direttamente sulla fattura. Se la fattura è un SAL occorre indicare il numero SAL in “Altri dati FE”.

Tali dati saranno contenuti nella sezione specifica <DatiOrdineAcquisto> del file xml.

.

4. Programma FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTIVA

Dal programma è possibile eseguire un primo filtro dei documenti da visualizzare nella finestra di gestione degli

invii/esiti. All’entrata del programma, attraverso il comando GRIGLIA uscirà il messaggio di richiesta se aggiornare gli

stati in base agli esiti dello SDI. Se il numero di documenti filtrati è elevato, l’elaborazione potrebbe richiedere qualche

minuto.

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CONTROLLARE L’ESATTEZZA DEI DATI FISCALI nel menù DATI CEDENTE PRESTATORE accessibili attraverso l’icona dati cedente. I campi sulla sinistra sono quelli presenti in Anagrafica ditta, mentre sulla destra devono essere compilati i dati obbligatori: Capitale sociale – Regime Fiscale – Stato liquidazione – Socio unico; se la ditta è

iscritta al Registro delle imprese, è necessario inserire nei campi appositi i dati dell’Ufficio REA e del

numero REA.

L’ IdTrasmittente è sempre l'identificativo fiscale. Si ricorda di compilare l'anagrafica azienda indicando sia PIVA che CF anche se uguali.

Consigliamo di lanciare il test di connessione per mantenere il programma aggiornato all’ultima versione disponibile.

Una volta selezionati i filtri tramite il tasto “stampa su griglia” si accede alla maschera principale.

Sulla sinistra sono elencati i dati principali delle testate dei documenti filtrati

Sulla destra per ogni documento è visualizzato lo storico dei tentativi (se ce ne sono stati più di uno) di invio al servizio

2C Solution, gli esiti e l’XML. Per ogni tentativo vengono memorizzati gli stato di invio (fallito/successo) al servizio, gli

errori/messaggi di ritorno se presenti, e l'xml per intero in formato testo.

Per visualizzare l’errore di scarto, posizionarsi sulla cella dello scarto e cliccare la funzione “esplodi cella”

Esplodi cella

numero di versione

del programma Test connessione al server

degli aggiornamenti

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1. Una volta che l'invio è andato a buon fine (successo) vengono riportati anche i dati relativi allo SDI (IDsdi, data

ricezione SDI e stato SDI) e gli ulteriori stati relativi alla conservazione ed all'invio e-mail pec per i soggetti

tenuti.

Lo “Status e-mail” , per i destinatari con pec, indica se la pec è stata ricevuta e/o letta.

2. Successivi aggiornamenti dello stato vengono registrati sulla riga corrispondente all'ultimo invio (quello che

ha avuto successo).

3. Il colore della riga di sinistra è determinato dagli stati dell'ultimo tentativo, che sia successo o failure.

Le colonne delle griglie possono essere configurate a piacere da ogni operatore.

Le fatture PROFORMA non sono proposte nella griglia per l’invio allo SDI, purchè il tipo bolla/fattura presente nel

documento abbia il flag “proforma” attivato.

Il tasto “Test Documento” consente di generare il file xml in locale senza inviarlo e di visualizzarne l’anteprima

attraverso il foglio di stile scelto.

In fase di test viene chiesto se si vuole procedere alla esportazione definitiva, in caso affermativo tutti i documenti per cui viene generato con successo l'XML, verranno contrassegnati e non potranno essere più ri-esportati (vengono ignorati dalla procedura). Un documento esportato e contrassegnato può comunque essere sbloccato manualmente aprendolo e andando a togliere il flag apposito. In questo modo non è possibile esportare due volte in maniera definitiva lo stesso documento. NB: il flag “esportato XML” ha importanza solo per chi non gestisce l’intermediario 2C, per evitare che generi più volte l’xml, e lo rimandi ad esempio al commercialista o all’ente che ha delegato per l’invio e la conservazione.

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Significato degli esiti /stati

Nella griglia sono evidenziati con vari colori gli stati attuali dei documenti. Gli stati gestiti sono i seguenti:

Da dicembre 2018 lo stato AT per lo SDI significa AVVENUTA TRASMISSIONE

Ogni stato/colore corrisponde ad un tasto della legenda ed i tasti della legenda possono essere utilizzati per filtrare

le righe della griglia principale.

ACCETTATI (MC, RC)

RC NOTIFICA di CONSEGNA

La fattura è stata recapitata al destinatario

Si considera emessa

È possibile contabilizzare la fattura

MC MANCATA CONSEGNA - NOTIFICA RECAPITO NON POSSIBILE

La fattura è stata accettata dallo Sdl ma non è stato possibile recapitarla presso l’indirizzo telematico del ricevente;

È consigliato inviare al cliente, tramite e-mail, un messaggio per informarlo che la fattura è disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate – sezione “fatture e corrispettivi”;

Si considera fiscalmente emessa;

È possibile contabilizzare la fattura

NB: Una fattura “EMESSA” non può essere corretta o inviata una seconda volta.

FALLITI/SCARTATI

NOTIFICA DI SCARTO

La fattura è formalmente non corretta, oppure non sono corretti il codice destinatario, la pec, o la

partita iva/codice fiscale, pertanto non è accettata dallo SDl.

Si considera fiscalmente non emessa ed è necessario provvedere alla ri-emissione entro 5 giorni

È possibile utilizzare lo stesso numero di fattura e la stessa data. Una fattura “NON EMESSA” può essere

rettificata/completata per poi procedere ad un ulteriore tentativo di invio allo SDI.

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Comandi della barra degli strumenti

Il tasto “Test Servizio” consente di verificare la funzionalità/accesso al servizio 2CSolution.

Il tasto “Apri Documento” consente di aprire il documento selezionato in Business per controllo o modifiche.

Si ottiene lo stesso risultato anche con un doppio clic sulla riga di documento desiderata.

I tasti “Seleziona tutto/Deseleziona tutto” consentono di selezionare velocemente tutte le righe visibili in griglia.

Se è stato applicato un filtro verranno selezionate/deselezionate solo le righe filtrate.

Il tasto “Test Documento” consente di generare il file xml in locale senza inviarlo e di visualizzarne l’anteprima

attraverso il foglio di stile scelto.

Viene generata nella cartella di destinazione delle fatture elettroniche, una cartella denominata TEST che conterrà

l’xml generato ad esempio

C:\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\TEST\ 27122018-100216\IT12345678901_ASE23.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

Si ricorda che in questo caso i file sono tutti raggruppati in una cartella che ha per nome DATA e ORA in cui è

avvenuta la generazione per facilitare la ricerca dei file generati massivamente in una specifica data.

Il tasto “Invia Fatture” provvede a generare l'xml ed ad inviarlo al servizio.

NB: vengono inviate solo fatture che sono in stato “bianco” o “rosso”. Le fatture già inviate in stato

diverso , non vengono inviate una seconda volta.

Il tasto “Aggiorna Stato” provvede ad interrogare il servizio sullo stato delle fatture selezionate per aggiornare lo stato

SDI, lo stato invio email e lo stato di conservazione.

Il tasto “Apri directory” consente di aprire la cartella che contiene gli XML, sia per inviarli senza intermediario, sia

per prelevarli in caso di errore SDI e controllarlo sull’Agenzia delle Entrate

Aggiunta la possibilità di accedere all'anagrafica cliente direttamente dalla griglia delle FE attiva

Apri conto

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- FOGLI DI STILE

Nella cartella dell’installazione della FE \bus\asc\FATTURAE sono presenti i seguenti fogli di stile:

➢ fogliostileFATE – installato di default - utile per verificare i dati presenti in fattura che si desidera

vengano riportati nel file XML o che sono richiesti dai clienti che riceveranno le fatture. Questo

foglio di stile è quello dell’Agenzia delle Entrate, ed è l’unico che riporta tutti i campi dell’xml.

➢ fogliostileFATEASSO – consente un’anteprima, utile in particolare per le FE passive, molto simile

nella forma, alla stampa abituale delle fatture

➢ fogliostileFATE2C – foglio di stile di 2C Solution, lo stesso disponibile nel portale

A seconda del foglio di stile scelto, non tutte le informazioni presenti nel file xml, vengono visualizzate.

A seconda del foglio di stile scelto, non tutte le informazioni presenti nel file xml, vengono visualizzate.

Se si desidera visualizzare le fatture xml con il foglio di stile di Asso Software o 2C, occorre rinominare il foglio

di stile in fogliostileFATE. Le fatture vengono visualizzate SOLO con il foglio di stile scelto chiamato

fogliostileFATE.

Importante: nella visualizzazione con alcuni fogli di stile non sono visualizzati ABI e Cab, oppure i dati del vettore, o le

spese accessorie, o i riferimenti ai ddt ecc…

Se si desidera , si può controllare l’XML nella sezione dell’Agenzia delle Entrate, ad esempio in caso di scarti:

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Fogli di stile diversi produrranno risultati diversi e quello che si vede nel nostro modulo non è detto che sarà quello

che vedrà chi riceve l'XML con il proprio foglio di stile, ma ovviamente il file che riceverà il nostro destinatario

conterrà tutti i dati.

Data di ricezione del destinatario

La data di ricezione cambia in funzione di come viene recapitata la fattura e tale data ha effetti per la registrazione

in contabilità del soggetto ricevente.

➢ POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

La data di ricezione corrisponde alla data indicata sulla PEC.

➢ INTERMEDIARIO ACCREDITATO

La data di ricezione è quella riportata nel sistema informatico dell’Intermediario Accreditato e corrisponde alla

data in cui il Sistema di Interscambio consegna la fattura – DATA RICEZIONE SDI

➢ FATTURE E CORRISPETTIVI dall’Agenzia delle Entrate

La data di ricezione corrisponde alla data di presa visione della fattura. La presa visione è il momento in cui il

ricevente o il suo Intermediario Accreditato accede all’area riservata e visualizza la fattura. Tale operazione

viene memorizzata dall’Agenzia delle Entrate.

Data di contabilizzazione delle fatture ricevute

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Entro il 15 del mese, può essere esercitato il diritto alla detrazione dell’IVA relativa ai documenti di acquisto ricevuti

e registrati entro detto termine, purché riferiti al periodo precedente (mese o trimestre), fatta eccezione per le

operazioni relative all’anno precedente.

Gestione degli scarti 1) si controlla direttamente nella maschera il codice errore che generalmente indica la natura del problema e già

dalla sistemazione e rigenerazione della fattura, si risolve

Per visualizzare l’errore, posizionarsi sulla cella dello scarto e cliccare la funzione “esplodi cella”

2) In caso servano più informazioni e si desidera controllare il file sul sito dell’agenzia delle Entrate:

si genera il file in test e si recupera il file xml nella cartella test presente in server\bus\asc\FATTURAE\TEST

Il percorso in cui si trova la cartella test è lo stesso in cui vengono generate anche le fatture prima dell'invio a 2C ed

è visibile nei parametri di configurazione.

Ad ogni generazione viene creata una sottocartella nominata con data e ora, per cui è agevolata la ricerca del file

appena generato.

inoltre alla fine della generazione del file di test viene notificato all'utente il percorso completo del file generato.

Recuperato il file di test, che ha il nome corretto accettato dallo SDI, si può procedere al controllo sul sito

dell’Agenza delle Entrate che darà ulteriori informazioni

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Caratteri Speciali

La procedura provvede in automatico a filtrare tutti i caratteri non "compatibili".

I caratteri ammessi sono :

• numeri e lettere, anche accentate

• i caratteri: : , ; _ / * - + \ ! % ( ) = ? @ ° # > < &

• Il simbolo €, non accettato, viene sostituito con la parola EURO

5. Gestione file xml per invio senza intermediario 2C Solution

Per i clienti che non si avvalgono dell’intermediario, la generazione dei files xml avviene attraverso il bottone di test,

anziché attraverso il bottone di invio.

In fase di test viene chiesto se si vuole procedere alla esportazione definitiva, in caso affermativo tutti i documenti

per cui viene generato con successo l'XML, verranno contrassegnati e non potranno essere più esportati (vengono

ignorati dalla procedura). Un documento esportato e contrassegnato può comunque essere sbloccato

manualmente aprendolo e andando a togliere il flag apposito.

In questo modo non è possibile esportare due volte in maniera definitiva lo stesso documento.

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Il nome dei file generati resta “anonimo” in quanto la denominazione adottata è quella accettata dallo SDI e non può

essere cambiata.

Per comodità il flag di “già esportato” è visibile nella griglia delle FE ATTIVE.

Il tasto “Apri directory” consente di aprire la cartella che contiene gli XML, sia per inviarli senza intermediario, sia

per prelevarli in caso di errore SDI e controllarlo sull’Agenzia delle Entrate.

I files generati in fase di test, o generazione massiva per invio a commercialista o altro intermediario manualmente,

saranno nella cartella:

\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\TEST\ 27122018-100216\IT12345678901_ASE23.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

Si ricorda che in questo caso i file sono tutti raggruppati in una cartella che ha per nome DATA e ORA in cui è

avvenuta la generazione per facilitare la ricerca dei file generati massivamente in una specifica data. In questo caso il

nome del file è già in formato adatto ad essere inoltrato allo SDI ma è chiaramente impossibile dal nome risalire allo

specifico documento contenuto all’interno.

Viene conservata solo l'ultima versione del file. In questo modo l'unica versione conservata sotto forma di file è quella

corrispondente all'ultimo tentativo, che si spera sia quello andato a buon fine.

6. Programma FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA Il programma della fatturazione elettronica passiva è richiamabile dalle voci di menù H.

Dal programma FE PASSIVA è possibile eseguire un primo filtro dei documenti da scaricare, attraverso la scelta del

periodo di ricezione dallo SDI, dei fornitori, dell’intervallo di data dei documenti oppure con/senza PROTOCOLLO.

L’elenco delle fatture filtrate saranno così visibili sulla sinistra dopo aver cliccato il bottone a sinistra “griglia”

25

La DATA SDI presente in griglia è determinante ai fini della competenza iva e quindi della liquidazione iva ( chiedere

chiarimenti al proprio consulente fiscale)

I fornitori con lo stato “INATTIVO” non vengono considerati nella procedura di associazione con P.Iva/Codice Fiscale

Per evitare che durante il download delle fatture passive, ci sia un errata acquisizione, da parte del programma, del

conto fornitore, consigliamo di mettere il suddetto flag nell'anagrafica fornitore che non utilizziamo più.

In questo modo business prenderà in considerazione solamente i fornitori con lo stato “ATTIVO”.

Per determinare se una fattura ricevuta è già stata PROTOCOLLATA, il criterio utilizzato è che sia presente una

registrazione di prima nota con:

• Data documento = data fattura

• Numero documento esteso = numero della fattura intero ricevuto

• Conto con P.IVA o C.F. corrispondente

Pertanto in prima nota occorre fare la registrazione in questo modo:

• data documento = data fattura

• numero documento = ultimi numeri del doc. ricevuto o numero intero se sta nel campo (nel caso di numero lungo

con lettere, caratteri ecc, riportare un numero a "buon senso")

• numero doc. esteso ricevuto (cliccare nel bottone ALTRI DATI) = il numero documento ricevuto per INTERO

Se il campo dovesse essere pre-compilato con dei valori è comunque opportuno sovrascrivere, copia-incollando

quanto riportato all'interno del campo Numero Fattura.

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Nel programma della FE passiva, sarà presente la funzione che attraverso la rotellina in alto "elabora", verifica per

ogni fattura passiva ricevuta da 2C, che abbiano in prima nota una registrazione con : conto, data doc, e n°

documento intero (num esteso) . In questo caso significa che è protocollata e riporteremo nella griglia della passiva il

numero protocollo, la data di registrazione/data di protocollo ed il numero di registrazione. Tali dati serviranno come

filtro per distinguere le fatture ricevute "non protocollate" da "protocollate".

Nel caso cancelliamo o variamo il protocollo ad una fattura ricevuta, il programma aggiornerà il protocollo nella

griglia della fe passiva corrispondente.

Scegliendo l’opzione SOLO NON PROTOCOLLATI vedremo le fatture passive che devono ancora essere registrate in

prima nota

numero di versione del programma

Posizionandosi su un documento ricevuto, sulla destra verrà visualizzata la fattura con il foglio di stile adottato.

Test connessione

Ricezione fatture passive

Salva allegati

Dettagli XML

precontabilizzazione

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Nel caso non venga visualizzato l’anteprima dell’XML, significa che manca il foglio di stile nella cartella di generazione

dei documenti, pertanto andrà copiato il foglio di stile dalla cartella di installazione a quella degli XML (vedere pagina

27).

Attraverso il comando CTRL + zoom del mouse, è possibile aumentare o diminuire la visualizzazione.

L’associazione tra il file xml ed i fornitori inseriti in Business avviene attraverso la partita iva o c.f. presente nell’xml.

Se sulla destra il conto è zero, significa che il fornitore non è stato codificato, quindi sarà sufficiente codificarlo con i

dati visualizzati in griglia o nell’anteprima a destra.

Attraverso il comando di STAMPA si potranno stampare le fatture ricevute o salvarle in pdf.

E’ possibile anche salvare gli allegati, se fossero presenti nel file xml ricevuto.

Se per motivi informatici (mancanza di connessione del server ecc..) il file xml non fosse reperibile dall’intermediario,

occorre estrarlo dalla sezione “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate e salvarlo sul portale di 2C per la

conservazione e visualizzazione (Pag.38)

Aggiunta la possibilità tramite zoom di selezionare il conto del fornitore se non viene abbinato correttamente

Possibilità di inserire flag “STAMPATO” per memorizzare lo stato delle fatture passive, in questo modo si ha un quadro

completo dei documenti già stampati e/o registrati in prima nota.

Inserita nella griglia della fe passiva, una colonna con NOME FILE XML, per individuare più facilmente, il file xml nella cartella

dei RICEVUTI ORIGINALI.

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Possibilità di sospendere il timer di download automatico di nuove fatture passive in arrivo. In fase di

download nuove fatture, se la fattura è stata già scaricata, non viene più eseguita nessuna operazione di

update. L'update era inutile è stato eliminato.

CONTABILIZZAZIONE FATTURE RICEVUTE DAL MAGAZZINO

Nel caso si contabilizzino le fatture passive dopo averle inserite da gestione documenti o Fatture differite ricevute, se

si compila nel riquadro “Partita doc. ricevuto” il N° Doc. Ric con il numero intero della fattura ricevuta, questo

campo sarà riportato, in automatico in prima nota nel campo Numero documento esteso in Altri dati FE.

Dettagli fattura elettronica

Dal comando dettagli XML si accede alla precontabilizzazione. Questa parte è in sviluppo in attesa di ulteriori specifiche.

Sulla sinistra è presente l’anteprima della fattura fornitore, per consentire direttamente di completare i dati ai fini della contabilizzazione in business. Saranno proposti i campi codice pagamento, contropartita abituale, ecc direttamente presenti nell’anagrafica del conto, ecc…

Nella parte del castelletto IVA è presente nel campo “rif.normativo”, la descrizione dell’iva presente nell’XML. Nei dati del corpo saranno riportate le linee di dettaglio, periodo di competenza, riferimenti ai DDT ricevuti, ecc. Le spese accessorie come trasporto, imballo, bolli, spese d’incasso saranno al seguito del dettaglio articoli.

7. Impostazione percorso dei file xml per FE attive e passive

Tutti i file XML generati dalle varie procedure (INVIO, TEST, RICEZIONE PASSIVA) vengono salvati nella directory

stabilita in fase di configurazione e raggruppati per AZIENDA/DITTA. I percorsi hanno il seguente formato:

FATTURE ATTIVE

file generati in invio a intermediario (salvati solo a scopo di controllo)

C:\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\2018\90001\Documento_A2018 11.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

Si ricorda che questi file hanno un nome intellegibile/parlante per rendere più facile l’individuazione dell’xml relativo

a specifico documento.

I file sono suddivisi per ANNO e CONTO per rendere più semplice la ricerca.

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I files generati in fase di test, o generazione massiva per invio a commercialista o altro intermediario

manualmente saranno nella cartella

C:\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\TEST\ 27122018-100216\IT12345678901_ASE23.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

Si ricorda che in questo caso i file sono tutti raggruppati in una cartella che ha per nome

DATA e ORA in cui è avvenuta la generazione per facilitare la ricerca dei file generati massivamente in una specifica

data. In questo caso il nome del file è già in formato adatto ad essere inoltrato allo SDI ma è chiaramente impossibile

dal nome risalire allo specifico documento contenuto all’interno.

FATTURE PASSIVE

I files ricevuti ORIGINALI dall’intermediario relativi a fatture passive saranno contenuti nella cartella

C:\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\RICEVUTIORIGINALI\IT12345678901_452369.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

In questo caso il nome del file è quello comunicato dall’intermediario mentre il contenuto è l’originale XML ricevuto

dallo SDI che potrebbe contenere più fatture (pacchetto). Si ricorda che in fase di ricezione l’XML viene suddiviso

nelle singole fatture contenute in esso. Le singole fatture (ovvero gli XML ricostruiti delle stesse) vengono

memorizzate solo sul database ma non in file su disco. Sulle tabelle sono presenti solo gli originali ricevuti.

I files temporanei creati dalla procedura Fattura Passiva saranno in

C:\Bus\Asc\AZIENDA\DITTA\RICEVUTITMP\FAT453341_01.xml

In rosso la parte relativa al percorso FISSO inserito in configurazione.

Si tratta di file temporanei utilizzati al solo scopo di stampare/visualizzare la fattura passiva ma non hanno alcuna

altra utilità pratica. La cartella può essere svuotata/cancellata senza alcuna conseguenza.

E’ possibile scegliere su quale percorso salvare gli allegati delle fatture passive

8. Emissione fatture con Ritenuta d‘acconto E’ prevista la possibilità di emettere fatture con esposizione della ritenuta di acconto e anche della ritenuta per la cassa professionali\previdenziali. I casi di fatture con esposizione della ritenuta di acconto (RA) possono ricondursi a queste ipotesi:

a. caso di professionista o di agente di commercio;

b. caso di azienda commerciale che effettua cessioni a condomini;

c. caso di azienda commerciale che in alcune situazioni assume anche il ruolo di agente

Nel caso a. occorre configurare il modulo di Parcellazione di Business Cube.

Per i casi b. e c. dalla versione Business Cube 2 SR2 è possibile emettere fatture con ritenuta e quota

Enasarco senza il modulo parcellazione, ma attraverso le impostazioni seguenti:

1) SOLO NEL CASO DI AZIENDE CHE NORMALMENTE APPLICANTO LA RITENUTA D’ACCONTO E/O

ENASARCO

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Indicare in Anagrafica ditta, nella scheda “altri dati” il principale tipo assoggettamento a ritenuta

d’acconto e nel codice corrispondente nella tabella assoggettamento RA, va inoltre indicata

obbligatoriamente la causale 770

2) indicare nella Tabella personalizzazione vendite:

• la percentuale Enasarco/cassa previdenziale a carico del cliente

• i sottoconti in cui contabilizzare i Crediti v/Enasarco e Crediti per Ritenute

3) Nell’Anagrafica articoli mettere il flag su Calcola Ritenuta d’acconto

4

4) Nella maschera “dati cedente” nel programma Fatturazione elettronica attiva è necessario inserire due

nuovi campi nei dati Cedente/Prestatore:

• Tipo Di Cassa Enasarco o Cassa Previdenziale (è attivo lo zoom).

• Causale Pagamento 770s per le ritenute. Di default è A.

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Nb La forma di pagamento deve avere lo stesso numero di rate del pagamento reale:

esempio bb a 30 gg, 1 rata; bb 30/60gg 2 rate ecc.. sarà il programma di contabilizzazione a generare

un’ulteriore rata per l’importo della ritenuta

Gestione documenti di magazzino

E’ stato aggiunto un riquadro nel piede in cui sono indicati i dati del calcolo della Ritenuta d’acconto.

Se il tipo assoggettamento a ritenuta d’acconto è presente in anagrafica ditta, in automatico sarà proposto

il tipo assoggettamento ed il calcolo;

altrimenti occorre indicarlo nel riquadro per attivare il calcolo

✓ Nel riquadro a seconda del tipo di assoggettamento a ritenuta, verranno conteggiati in automatico

l’importo della ritenuta e dell’enasarco;

✓ Nel castelletto Scadenze l’importo della prima rata sarà l’importo della ritenuta

Contabilizzazione della fattura La fattura verrà contabilizzata con lo storno del Credito v\Enasarco in quanto l’Enasarco ha una gestione

per

Competenza, a differenza della ritenuta che è legata all’incasso.

PROGRAMMA DI CONTABILIZZAZIONE FATTURAZIONE PASSIVA

IMPORTANTE: Ricordiamo che questa è una maschera di pre contabilizzazione e NON una

contabilizzazione automatica pertanto sarà compito dell’utente verificare e/o modificare i dati

che il programma propone in automatico.

Dal comando “Dettagli XML” si accede alla maschera di pre contabilizzazione.

DETTAGLI XML

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Sulla sinistra troviamo l'anteprima della fattura fornitore utile per completare e/o modificare i dati proposti in

automatico visualizzati nella maschera di destra ai fini della contabilizzazione in business, per effettuare un

ridimensionamento della maschera di sinistra è possibile intervenire con il pulsante CTRL+rotellina mouse

In alto a destra è presente un riquadro dove è possibile visualizzare i dati di contabilizzazione per le fatture già

contabilizzate (Data reg, Numero Reg, Serie e Num Protocollo)

Il programma propone in automatico i campi della data registrazione e della data competenza IVA (sarà

proposta di default la data SDI in quanto una fattura non può essere registrata prima di tale data) ma l'utente ha la

possibilità di modificarle secondo le sue esigenze.

Numero fattura, se è un numero, vengono prese le ultime 9 cifre; se il numero fattura è alfanumerico e/o contiene

spazi, l’utente lo dovrà inserire manualmente, limitandosi, come sempre fatto in business, ad inserire al massimo 9

numeri.

Prima della contabilizzazione verrà fatto un test per controllare che il numero doc. sia stato compilato, nel caso

contrario si riceverà un avviso di errore.

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Cod. pagamento verrà proposto in automatico quello presente in anagrafica fornitore

Tipo bolla/fattura viene proposto il tipo bolla/ft generico recuperato da Personalizzazione Acquisti menù 1.A.9.

ATTENZIONE: Verificare attentamente che il tipo bolla fattura sia coerente con la registrazione che si sta effettuando

soprattutto in caso di registrazioni particolari (Reverse Charge etc..)

ATTENZIONE: Per poter effettuare la registrazione di una fattura ricevuta in Reverse Charge occorre creare un tipo

bolla/fattura che indichi l’impostazione del Reverse Charge. Menù 1-K-G

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Causale PN è la causale di contabilità, se non viene compilata dall’utente, in fase di contabilizzazione, verrà

automaticamente utilizzata quella presente nel Tipo bolla fattura o in alternativa se non presente verrà utilizzata

quella impostata nella tabella di Personalizzazione Acquisti menù 1.A.9.

DATI IVA procedere all’inserimento dei codici iva presenti in fattura

DATI PAGAMENTO Possibilità di cancellare ed inserire scadenze nuove, utile per quei casi in cui nel documento

siano presenti scadenze duplicate.

DATI CORPO vengono riportate le descrizioni degli articoli presenti nel documento, e sarà possibile integrare i dati

con le contropartite necessarie per poter procedere alla contabilizzazione

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Nel caso in cui le contropartite non siano gestite occorrerà crearle, entrando nella relativa maschera di gestione

menù 1.5.8, oppure direttamente dal “codice contropartita” della maschera di precontabilizzazione tramite zoom e

cliccando poi su “GESTIONE”

ATTENZIONE

- Se presente la contropartita abituale in anagrafica fornitore, lasciando a ZERO il codice

contropartita nella maschera di contabilizzazione, il programma invierà un messaggio per

informarci che mancano alcune contropartite, rispondendo “OK”, verrà effettuata la

contabilizzazione utilizzando la contropartita inserita in anagrafica.

- Se in anagrafica fonitore non è stata inserita la contropartita abituale e nella maschera di

contabilizzazione viene lasciato a ZERO il codice contropartita (non vengono create le varie

contropartite come spiegato precedentemente) verrà dato un messaggio di errore per cui la

contabilizzazione non viene effettuata.

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MENU’ STRUMENTI

Dal Menù “Strumenti” è possibile eseguire alcune impostazioni per compilare in blocco le righe di dettaglio:

- “Imposta codice IVA su righe doc.” per impostare il codice iva su tutte le righe del dettaglio fattura in “Dati Corpo”.

- “ Imposta contropartita su righe doc.” per impostare la contropartita (se uguale per tutte le righe) su tutte le righe del dettaglio fattura.

- “Importa Cod.Articolo/Cod.IVA/Controp. Da vecchie fatture” per ereditare il codice articolo, il codice IVA e la contropartita, da fatture già contabilizzate dal programma di FE PASSIVA.

- “Apri conto” per aprire l’anagrafica fornitore. - “Apri registrazione di prima nota” per aprire la registrazione in prima nota del documento appena

contabilizzato.

Prima di rendere effettiva la contabilizzazione, il programma effettuerà, in automatico, dei controlli sui campi,

obbligatori e non, che permettono di effettuare correttamente una registrazione in prima nota.

- Controllo su compilazione codice pagamento, tipo bolla/fattura e numero documento. Se uno o tutti questi campi non sono compilati il programma non permetterà la registrazione in prima nota,

quindi per proseguire, occorrerà fare le correzioni del caso.

- Controllo su compilazione codice IVA nel castelletto IVA. Se non viene indicato il codice IVA inella tabella dei CODICI IVA, il programma non ci permetterà di terminare

la registrazione.

- Controllo inserimento contropartite sulle righe del corpo. Se non vengono compilate le contropartite, il programma ci informerà solamente (tramite log) che non sono

state inserite le contropartite, ma la contabilizzazione verrà fatta se si decide di andare avanti comunque.

Il periodo di competenza economica al momento non è gestito nella maschera di fattura passiva, andrà quindi

inserito, per i conti che lo richiedono, direttamente nella registrazione di Prima Nota che si aprirà automaticamente

al termine della contabilizzazione e dove sarà comunque possibile inserire anche le contropartite se non gestite nelle

righe del documento in FE Passiva.

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Dopo aver controllato e/o modificato i campi interessati, cliccare su salva se si vogliono salvare le

modifiche fatte ed elabora il pulsante di elabora procede al salvataggio contestuale dei dati inseriti.

A questo punto in mancanza di segnalazioni viene visualizzata la registrazione effettuata direttamente dal

programma di gestione prima nota, all’interno del quale possono essere effettuate le modifiche che si ritengono

necessarie, ricordiamo che se si procede a cancellare la registrazione creata dal programma di FE bisognerà

procedere al riallineamento dei protocolli di acquisto dal menù 1.D.M Numerazioni Ditta maschera

PROTOCOLLI ACQUISTI/VENDITE

Modalità per scaricare le Fatture passive dal sito AdE e salvarle su 2C Solution

Per importare le fatture scaricate da “fatture e corrispettivi”, occorre scaricare il file xml e il file meta dati;

sul portale di 2C Solution in fattura passiva, cliccare sul pulsante VIOLA “+CONSERVAZIONE”, caricare o trascinare i

due file ed infine scegliere “IMPORTA FILE FATTURE.

In questo modo verranno conservate le fatture e saranno visibili sul portale e dopo aver fatto il download nuove, anche

su business.

Note aggiornamento versione 59

- Sblocco castelletto pagamenti: possibilità di inserire o eliminare scadenze

duplicate. pag.35

- Gestione contropartite nella fase di contabilizzazione pag.36

- Impostazioni per registrazione fatture Reverse Charge pag.34