Guida al Facility Management

DGPA&CoConsulting Group

Il Facility management

le caratteristiche, i vantaggi, l’applicazione

Milano, 24 Gennaio 2001

22 DGPA&CoConsulting Group

Il facility management

Il valore del patrimonio immobiliare è garantito solo da una gestione professionale che deve perseguire contemporaneamente:

l’ottimizzazione dell’utilizzo;l’economicità della gestione;il mantenimento dello stato conservativo nel tempo.

La combinazione della turbolenza dei mercati e del ridimensionamento del valore dell’investimento mobiliare hanno portato alla nascita di un nuovo tipo di professionalità e mercato: il facility management . Il facility management è l'attività di razionalizzazione dell'area "non core" aziendale, gestione dei fornitori, "building" management e servizi connessi, nel rispetto di una strategia di organizzazione dei bilanci improntata all'economicità. Permette di conseguire vantaggi nell'utilizzo dell'immobile stesso, nella ottimizzazione delle risorse, nella specializzazione degli addetti e consente all'azienda di focalizzare i suoi processi nel proprio business avendo un quadro esaustivo dell'area "non core”.


Anche la Pubblica Amministrazione si sta, per questo motivo, progressivamente liberando della gestione del suo patrimonio immobiliare, affidando a terzi la proprietà e la gestione delle facilities con contratti di lunga durata (20 - 30 anni).Attraverso queste operazioni, gli enti pubblici possono acquisire liquidità da investire sul proprio core business, affidando i servizi di gestione degli immobili. La nuova ottimizzazione, secondo quanto previsto dalla Finanziaria per il 2000, in base al decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 7 novembre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 303 del 30 dicembre scorso, è diretta a razionalizzare gli spazi d'uso degli immobili utilizzati dalle amministrazioni statali.

Il facility management nelle PA: la Finanziaria 2000


Il piano di riorganizzazione delle pubbliche amministrazioni dovrebbe completarsi entro la fine dell'anno, con due fasi di sei mesi ciascuna: ➊ PRIMA FASE è previsto che entro sei mesi dell'emanazione del decreto, le Pa debbano effettuare la ricognizione della dislocazione dei propri uffici e dell'organizzazione del lavoro, rilevando gli attuali rapporti spazio-funzione.➋ SECONDA FASE prevede, nei sei mesi successivi alla rilevazione degli spazi, l'elaborazione da parte delle amministrazioni di piani di razionalizzazione e di ottimizzazione degli immobili, attraverso rilasci, trasferimenti e accorpamenti, in base a quanto prevede anche il decreto legislativo 300/99 e con l'ausilio - oltre che con l'Agenzia del demanio - di strutture convenzionate.




Il buon esito della riorganizzazione viene affidata anche all'introduzione di nuove tecnologie informatiche per l'archiviazione elettronica dei documenti e di una nuova forma di gestione che privilegia il coordinamento e la concentrazione di funzioni. I piani di razionalizzazione prevedono la riduzione degli spazi disponibili ai sensi dell'articolo 24 della Finanziaria per il 2000, e le forme più opportune di rinegoziazione con i locatori privati dei contratti di locazione in essere, anche al fine di adeguare i relativi canoni ai valori di mercato così come definiti dall'Osservatorio dei valori immobiliari dell'Agenzia del territorio del ministero delle Finanze.


Le soluzioni per creare valore nel contesto della gestione del patrimonio immobiliare sono diverse:⌦ creazione di maggiori competenze mangeriali interne con miglioramento delle strategie gestionali del patrimonio per recuperare margini di redditività;⌦ outsourcing (esternalizzazione di alcune funzioni aziendali) tramite accordi di assistenza nella conservazione del patrimonio (manutenzione ordinaria e straordinaria), di assistenza gestionale e di messa a reddito;⌦ cessione degli asset, volta non tanto alla massimizzazione del prezzo di cessione, quanto all’eliminazione del differenziale negativo tra rendimento degli impieghi e costo delle risorse.Creare efficienza vuol dire quindi calarsi appieno nella realtà del mercato immobiliare, adottando strategie di gestione e di diversificazione tipiche di chi opera in maniera continuativa in questo tipo di settore. Il modo più rapido, semplice, che comporta un minor dispendio di risorse in brevi tempi è quello di trasferire la responsabilità manageriale ed economica di ingenti patrimoni ad operatori specializzati (ad es. fondi mobiliari).

Le soluzioni


Le soluzioni

La gestione integrata del facility management comporta infatti un cambiamento organizzativo molto complesso, ottenibile solo con un approccio professionale adeguato. La revisione dell’organizzazione dei servizi deve partire da tre leve fondamentali:

nuovi processi di gestione che focalizzano l’azienda sui risultati piuttosto che sui costi aziendali;

nuove tecnologie che consentono di ridurre le distanze e i tempi di transazione con i fornitori e consentono di mantenere il know how del patrimonio dato in gestione;

nuove relazioni contrattuali che garantiscono il raggiungimento della sufficiente autonomia gestionale del gestore, pur mantenendo la garanzia ed il controllo di risultato al fornitore.


Per rifocalizzare l’azienda sui risultati è necessaria una revisione della tradizionale struttura organizzativa segmentata in funzioni specialistiche: servizi generali, acquisti, patrimonio, servizi tecnici.Si rende necessaria l’introduzione di una nuova figura, il facility manager,volto a coordinare le risorse esterne e quelle specialistiche interne, al fine di garantire il risultato per i clienti interni. Il focus del facility manager è rivolto a tre entità:

Nuovi processi di gestione

La gestione integrata delle esigenze di tali entità richiede una visione univoca dello spazio di lavoro.

immobile cliente interno processo aziendale


Nuovi processi di gestione

Compiti del facility manager sono quindi:gestione degli spazi

sistemi di telecomunicazione e gestione delle reti informaticheuso degli spazi per attività collettive e sempre meno individualiottimizzazione del loro utilizzo in termini di mq/addettogestione del valore del patrimonio

mantenere, variare, trasferire in aree più economiche, dismettere il patrimonio investire in adattamenti funzionali, adeguamenti normativi, ecc.effettuare scelte di manutenzione preventiva e di gestione teoricagestione del cliente interno

programmazione dei servizi secondo le valutazioni della qualità attesa gestione dei tempi di risposta del sistema alle richieste di interventogestione dei fornitori

automatizzazione delle transazioniautomatizzazione delle informazioni economiche, organizzative ed amministarative

1100


Con le tecnologie poste a fondamento della rete internet è possibile organizzare i servizi ponendo il cliente interno al centro del processo, ricostruire i contatti con i fornitori ed accellerare il processo di contabilità e controllo. Il sistema informativo di gestione del facility management consente lo sviluppo di tecnologie in particolare per:

gestione delle locazioni gestione delle richieste interventigestione delle manutenzioni ed interventi programmatigestione dei materialigestione degli spazi e e dei traslochicontabilità per i posti di lavoro

Nuove tecnologie

1111


In coerenza con gli obiettivi di concentrazione sul core business, la scelta di esternalizzazione dei servizi è generalmente preferita rispetto all’esecuzione interna. I servizi di facility management vengono quindi generalmente realizzati in outsourcing, con tipologie di contratti che differiscono per:

natura dell’obbligazionelivello di coinvolgimentolivello di integrazione

A seconda del peso rivestito da ciascuna di queste variabili all’interno del rapporto di fornitura, si distinguono:

GLOBAL SERVICEMULTISERVIZIPROGETTAZIONE CONDIVISA

Nuove relazioni

1122


Nuove relazioni

GLOBAL SERVICEE’ un contratto, basato sui risultati, che comprende una pluralità di servizi sostitutivi delle normali attività di manutenzione, con piena responsabilità dei risultati da parte dell’assuntore (norma UNI 10685).Perché il contratto di global service possa essere coerentemente applicato è opportuno che l’assuntore abbia a disposizione tutte le leve per garantire il risultato atteso; per tale ragione è importante che il global service sia associato ad un adeguato livello di aggregazione dei servizi e coinvolgimento nella progettazione e nella gestione.

1133


Nuove relazioni

MULTISERVIZITale contratto prevede l’assunzione di una serie di servizi eterogenei, ma contigui tra loro, connessi alla gestione dell’edificio (manutenzioni, conduzione impianti, pulizie…). Il pregio di tali appalti è di allargare la visione specialistica del rapporto in una visione più ampia della gestione dei servizi integrati. I benefici ad esso connessi possono riassumersi in:

interlocutore unico per una pluralità di servizieconomie di scala per il coordinamento dell’edificiointegrazione tra servizi di tipo sinergico

1144


Nuove relazioni

PROGETTAZIONE CONDIVISAE’ un contratto tramite il quale l’assuntore effettua il progetto operativo di gestione dei servizi sulla base degli obiettivi e dei livelli di servizio attesi dal committente. L’assuntore dei servizi viene quindi coinvolto nella progettazione e nella gestione , oltre che nell’esecuzione dei servizi, secondo un processo che prevede un periodo di familiarizzazione in cui si tarano gli obiettivi ed i livelli di servizio richiesti dal committente e i conseguenti aspetti contrattuali.

1155


La novità del ruolo del facility manager sta nel trasferimento verso un obiettivo di tipo interfunzionale: le sue sue migliori qualità sono quelle di saper comunicare, integrare e coordinare risorse non sempre da lui dipendenti, per ottenere risultati condivisi.Il campo delle perfomance di riferimento si sposta dal semplice obiettivo di costo all’obiettivo di creazione del valore aziendale, che comprende più obiettivi articolati, in alcuni casi in contrasto tra loro.Il suo ruolo di reengineering consente di ottenere risultati rilevanti, purchèall’interno dell’azienda vengano rivisti:➨ i processi e la struttura organizzativa (revisione dei processi nell’ottica del facility management)➨ i contratti di outsourcing (costruzione di un rapporto duraturo con i fornitori)➨ le competenze (acquisizione del facility manger stesso)➨ i sistemi informativi (per la gestione di servizi e l’integrazione con i sistemi aziendali)

Il facility manager

1166


Nell’ultimo periodo si sta diffondendo sempre più, in particolar modo tra le Amministrazioni Pubbliche, un tipo di operazione strutturata, che si avvicina molto al tipo di gestione sin qui descritta (il facility management), in quanto si caratterizza per la creazione ad hoc di una società veicolo specifica cui affidare la gestione di alcune attività che non attengono prettamente all’oggetto aziendale. L’operazione di si sta parlando è il project finance.

Il facility management e il project finance

Il PROJECT FINANCE è la realizzazione di una struttura finanziaria che si concretizza nella

erogazione di un finanziamento

ad un’unità economica specifica - lo Special Purpose Vehicle o SPV- creata con il conferimento di capitale azionario di uno o piu’ Sponsor, da cui è peraltro indipendente economicamente e giuridicamente.

erogazione di un finanziamentoerogazione di un finanziamento

Guida al Facility Management

Documents

Transcript of Guida al Facility Management