Gianfranco barbieri roma 15 12-2010

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Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”

15 dicembre 2010

La Guida per l’Organizzazione degli

Studi professionali

Gianfranco BarbieriSenior Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti

Presidente dell’Associazione Culturale Economia e Finanza

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mailto:[email protected]



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IFAC SMP Guide: la guida

all’organizzazione dei piccoli e medi Studi

• Un documento contenente le linee guida

sull’Organizzazione degli Studi professionali

predisposte da IFAC, la federazione

internazionale degli Accountants.

• Si tratta di un lavoro molto completo e di

pratica utilità, con indicazioni su strategia,

marketing, controllo di gestione,

informatica, gestione delle risorse umane,

controllo dei rischi.



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La Guida per l’organizzazione dei

piccoli e medi Studi

• Modulo 1: Pianificazione dello Studio Professionale

• Modulo 2: Modelli per lo Studio professionale e Network

• Modulo 3: Costruire e sviluppare lo Studio professionale

• Modulo 4: “People power”: strategie per le risorse umane

• Modulo 5:

Tecnologia ed e-business

• Modulo 6: Gestione della relazione con il cliente

• Modulo 7: Risk Management

• Modulo 8: Pianificazione della successione



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5.1 – IntroduzioneNel 21esimo secolo, i piccoli e medi Studi commerciali fanno grande affidamento sulla tecnologia per offrire aipropri clienti servizi efficienti, cost-effective, di alta qualità e ad alto valore aggiunto. Una efficace selezione,implementazione e gestione degli strumenti tecnologici, così come la formazione interna per il loro uso, sonofondamentali per il successo di qualsiasi Studio.

Sin dagli anni 70, un numero sempre crescente di fornitori si occupa di information technology e di soluzioni pergli Studi commerciali. Questi prodotti specializzati hanno aiutato i professionisti nel processo diingegnerizzazione di molte attività. Più recentemente, con il passaggio al digitale, il ruolo del professionista ècambiato di pari passo con la diminuzione degli aspetti “manuali” del lavoro. Le soluzioni tecnologiche oraconsentono ai commercialisti di ricevere i dati dai propri clienti con facilità. Con la diffusione di internet, iprofessionisti hanno accesso a sempre nuove opportunità di cambiare il rapporto con i clienti e il modo diorganizzare il proprio team. Anche le amministrazioni e le gli apparati statali si stanno adattando e stannocreando sistemi per automatizzare la raccolta e la trasmissione dei dati da parte degli Studi professionali.

Modulo 5: Tecnologia ed e-business

*Traduzione non ufficiale



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5.1 – IntroduzioneIn questo scenario in continuo cambiamento, è sempre più critico che i professionisti si assicurino di averadottato le migliori soluzioni tecnologiche.

E’ importante notare che, nonostante l’aumento di produttività che la tecnologia ha comportato negli ultimiquarant’anni, i margini di profitto per gli Studi professionali non hanno subito un incremento significativo intermini reali. Questo è dovuto al fatto che molti professionisti hanno tradotto l’aumento di produttività in tariffepiù basse per i clienti.

I professionisti devono assicurarsi di destinare risorse sufficienti alla selezione e all’implementazione delletecnologie “chiave” per il proprio Studio; il rischio in caso contrario è di impattare negativamente sulla qualitàdel servizio reso al cliente e sul morale dei collaboratori. Una volta che i sistemi sono stati scelti e implementati,risulta molto costoso e difficile per lo Studio cambiarli radicalmente; una volta installati, i sistemi “chiave” nonvengono cambiati per anni. Allo stesso modo, la decisione di non dotarsi del sistema migliore e di nonimplementare con efficacia le soluzioni migliori per lo Studio può avere un significativo impatto nel lungoperiodo.





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5.2

La scelta di hardware e software




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5.3

Massimizzare le potenzialità dell’hardware e del software in uso




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5.4

Tecnologie nuove ed emergenti




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5.5

Predisporsi all’ufficio senza carta




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5.6

Analizzare l’importanza dei sistemi di gestione della conoscenza




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5.7

Stabilire i criteri di archiviazione e classificazione delle informazioni




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5.8

La tecnologia per una efficiente gestione documentale




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5.9

Predisporre una strategia die-business




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5.10

Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro da remoto




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5.11

L’avvento di un sistema unificato di codifica del business reporting




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5.12

La business continuity e le strategie di disaster recovery




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5.13

Sviluppare un piano strategicoper la tecnologia




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5.14 – ConclusioniPer riassumere il ruolo vitale della tecnologia in uno Studio professionale moderno, questi sono i punti principalida tenere in considerazione:

- Sviluppa un piano strategico ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie

- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori

- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti

- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nellaselezione di professionisti e collaboratori

- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemiefficienti e affidabili

- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuosistema e dagli applicativi





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5.14 – Conclusioni- Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronicosono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggioreaffidabilità di queste applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale dimiglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire aipiccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione delsistema

- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione deirischi.





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5.14 – ConclusioniLa tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel mondo di oggi. E’importante che i professionisti si mantengano aggiurnati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuovetecnologie possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta vengaimplementata e mantenuta nel tempo.

Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino almeglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’attesoguadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.





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Allegati- Appendice 5.1 - Tabella di valutazione della gestione dello Studio

- Appendice 5.2 - Tabella di valutazione del sito web / intranet / extranetsoftware

- Appendice 5.3 - Tabella di valutazione della gestione documentale e delworkflow

- Appendice 4 – Caso di Studio





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IFACInternational Federation of

Accountants

www.ifac.org



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Grazie!

[email protected]

www.barbierieassociati.it



http://www.barbierieassociati.it/


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Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”

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Barbieri & Associati Dottori CommercialistiSistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008

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