Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione - Evento Confindustria-Sinergie, 3 Marzo...

La Fatturazione Elettronica

verso la Pubblica Amministrazione

LUCA TUMIDEI

Project Manager - Talea Consulting S.r.l.

Ravenna 3 marzo 2015

Programma della giornata

Ore 9:30 Benvenuto e presentazione Talea Consulting Silvia Montanari - President and CEO

Ore 9:40 Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione Normativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi

ARXivar come intermediario Invio e ricezione di fatture e ricevute con il servizio IX

Ore 11:00 Conservazione Elettronica a norma Lucia Renzi - Consultant

Ore 11:30 Coffee Break

Ore 11:45 Gestione documentale Acquisizione, ricerca, distribuzione dei documenti e loro pubblicazione sul web tramite ARXivar

Automazione dei processi aziendali Workflow per la gestione dei flussi informativi

Ore 12:30 Domande e Risposte


Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management

Document Management System

Business Process Management

Conservazione Sostitutiva


I Servizi Talea Consulting

Consulting Projects Soluzioni Verticali

..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali adattandoli continuamente alle esigenze di mercato


“Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza”


Priorità investimento ICT 2015 Quali sono le principali priorità di investimento nel 2015 (risposte multiple)?

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Perché Talea Consulting ?

Specializzazione

Competenza ed Esperienza

Entusiasmo

Solidità

Le principali Partnership

Ravenna 13 maggio 2014

La Fatturazione Elettronica verso le PA

Il punto di partenza : le normative

Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1 “Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”

“Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione mediante l'apposizione della firma elettronica digitale dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati”

Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3

“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica”

Direttiva, art. 39, DPR 633/1972,


La fatturazione nei confronti dello Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente in forma elettronica.

La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello Stato deve essere effettuata tramite il Sistema di Interscambio.

Il punto di partenza : le normative

FINANZIARIA 2008 E DECRETO MINISTERIALE N.55 03/04/2013


La Fatturazione Elettronica verso la PA


Come e perchè?

Formato

Soggetti coinvolti

Modalità di invio

Processo di trasmissione

La fattura PA può essere inviata solo in formato xml secondo il tracciato prescritto dalla SOGEI

Ogni fattura va firmata digitalmente e conservata elettronicamente

Vengono previsti nel documento alcuni elementi obbligatori: codice IPA (codice idetenificativo della Pubblica Amministrazione), CIG e CUP (qualora presenti)

È necessario veicolare la fattura tramite il Sistema di Interscambio

E’ opportuno conservare anche le notifiche associate alle fatture: sia quelle di consegna che quelle di esito

Come e perché?


Il formato


Il formato: Codice IPA


I soggetti coinvolti


SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “Web Service” fruibile attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema totalmente automatizzabile.

Modalità di invio

SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede accreditamento.

SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un collegamento statico con il SDI).

WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale.

PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. Gestione manuale.


Processo di trasmissione


La ricevuta di consegna


Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e smistamento delle fatture elettroniche alle varie PA Gestire in maniera manuale l’invio delle fatture e le loro ricevute Conservare le fatture in formato digitale secondo le normative vigenti

Problemi per fornitori PA

Inviare per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di uno dei canali previsti

Predisporre la Fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla digitalmente

Gestire ed associare le notifiche provenienti dal SDI

Completare il processo con la Conservazione a norma

Ruolo dell’intermediario


Invoice Xchange (IX) è il servizio web ideato per permettere alle imprese di gestire lungo tutto il loro percorso le fatture elettroniche in modo veloce ed intuitivo.

Tale servizio permette di trasformare, firmare, trasmettere e conservare tutte le fatture destinate alle Pubbliche Amministrazioni.


La Fatturazione Elettronica con

Servizio di intermediazione IX INVOICE XCHANGE


Tutto il processo


Il primo impatto

Unica interfaccia per diverse funzionalità Dashboard semplice ed intuitiva Consultazione documenti, relative notifiche e stato di avanzamento


Caricamento Fatture

Caricamento manuale multiplo tramite drug’n’drop Upload automatico

Controllo passo per passo


Notifica di scarto: sono presenti degli errori formali nel file, è necessario modificare la fattura e ritrasmetterla

Gestire le notifiche (da SdI)

Notifica di mancata consegna: per problemi tecnici la fattura non viene temporaneamente consegnata all’ufficio PA. In questo caso SdI tenta di inviare la fattura elettronica per 10 giorni.

Ricevuta di consegna: la fattura è stata ricevuta dalla PA destinataria.


Notifica di esito committente: accettazione o rifiuto da parte della PA.

Notifica di decorrenza termini: viene inviata dal SdI al soggetto trasmittente e alla PA se quest’ultima non dà alcun esito entro 15 dalla ricevuta di consegna; con questa notifica si considera comunque la fattura validamente emessa e pagabile.

Gestire le notifiche (dalla PA)


I vantaggi del servizio

ARXivar è accreditato in qualità di “intermediario riconosciuto” presso il Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi

Può supportare la generazione del XML, partendo dal PDF generato dal gestionale

Si occupa in autonomia dell’invio della fattura e della ricezione ed archiviazione delle ricevute da parte del SDI

Firma digitalmente il documento autonomamente o consente la firma remota o automatica

dall’emittente

I vantaggi del servizio

La fattura elettronica emessa e l’insieme delle ricevute SOGEI possono essere sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house che outsourcing

Dispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile.

Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche permettono l’esecuzione di processi di workflow

Il punto della situazione

Uno sguardo alla nostra esperienza

Le novità

La Fatturazione Elettronica vs la PA


Il punto della situazione

2.258.340 Fatture PA


4,7% delle fatture scartato da SDI

5,8% delle fatture con esito negativo

La notifica di Decorrenza Termini è arrivata per la maggior parte nei primi mesi

Uno sguardo alla nostra esperienza


Le ultime novità

Gestione dei bolli

Versione 1.1 formato FatturaPA

Gestione Split Payment

Fatturazione Elettronica tra privati

Che cos’ è?

Il documento informatico

Cosa si conserva

Il Processo di conservazione

Le tempistiche e i termini

Alcuni vantaggi

La Conservazione Elettronica


Che cos’è?


Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendali e … POTER ELIMINARE IL CARTACEO

Il documento informatico

Documento prodotto con strumenti informatici PDF, xml, …

Documento cartaceo

trasformato in digitale

Scansione


Cosa si conserva

ma anche….. Documenti contabili Libro Giornale, Inventari, Registri IVA, ecc..

Libri sociali Libro Soci, Verbali CdA, ecc…

Bilancio Ciclo Attivo e Ciclo Passivo Fatture, NC e ND, ricevute e scontrini, ecc..

Dichiarazioni Dichiarazione dei redditi, LUL, CUD, ecc…

Moduli Versamenti (modelli F23, F24)

Fatture Elettroniche PA


Costi di gestione per ciascun documento

Il processo di Conservazione


Le tempistiche ed i termini


Quali i vantaggi?

Eliminazione della carta

Costi inferiori per la gestione di ogni documento grazie a una facile e veloce ricerca

Possibile scelta fra soluzione in house o in outsourcing

Firme apposte in modo automatico tramite un certificato di firma remota

Possibilità di esibire solo i documenti richiesti, in caso di visite ispettive


Non un obbligo … ma un’opportunità

Conservazione elettronica per i documenti fiscali

Archiviazione documentale per le diverse aree aziendali Gestione dei flussi informativi

DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCESSI AZIANDALI

tutto questo dopo …


“Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che circolano dentro e fuori l’azienda … di seguito solo alcuni esempi “

I Documenti DIGITALIZZABILI

Documentazione bancaria

• Distinte di versamento e prelievo • Ricevute di bonifico • Contratti • Attestazioni di conformità • Ecc.

Documentazione fiscale

• Fatture e note attive e passive • Documenti di trasporto • Libri e registri contabili • Dichiarazioni, Bilanci • Ecc.

Documentazione assicurativa

• Polizze • Registri assicurativi • Documenti annessi • Ecc.

Documentazione tecnica

• Schede tecniche di prodotto • Documenti di progetto • Disegni CAD o altri formati • Ecc.


• Diminuzione del tempo di lavorazione per la gestione di ogni documento • Diminuzione del Consumo di carta per “inutili” copie • Diminuzione di Errori • Razionalizzazione materiali di consumo (es. toner)e periferiche (es.

fotocopiatrici, stampanti) • Riduzione dello spazio fisico dedicato ai documenti cartacei • Ecc.

Esempi di Benefici “Tangibili”

• Condivisione simultanea dei documenti fra diversi utenti • Miglioramento della conoscenza delle informazioni aziendali • Miglioramento del livello di organizzazione dell’azienda • Miglioramento nei tempi di risposta agli utenti • Aumento della soddisfazione del personale e incremento della

produttività • Ecc.

Esempi di Benefici “Intangibili”


Solo alcuni dei tanti Esempi

sulle Aree di Applicazione

Ambiti Applicativi


Approvazione / completamento informativo

Fatture Fornitori [Post Registrazione – Pre Registrazione]

Verifica Solvibilità Cliente

Gestione Insoluti

Gestione Solleciti di Pagamento

Gestione iter Recupero Crediti

Amministrazione

Fatturazione PA


Codifica e revisione

Anagrafica Articoli

e Distinta Base

Gestione Fascicolo di Commessa

Gestione Concept

Nuovo Prodotto

Richiesta Fattibilità

per prodotti non standard

Gestione ECO (Engineering Change Order)

Gestione Documentazione

Tecnica di Prodotto

Progettazione


Risorse Umane

Gestione Curriculum Vitae

Gestione Note spese e Trasferte

Richiesta Nuovo Personale

Gestione Esiti Colloqui di Lavoro

Gestione Iter Assunzione

Approvazione

Ferie e Permessi

Gestione Flotte Auto

Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti


CRM

Servizi post vendita e Ticketing

Gestione Lead, Prospect, Account

Gestione Attività

Gestione Opportunità

Gestione

Mass mailing

e DEM

Gestione documentazione per la rete commerciale


IT e Organizzazione

Scadenzario Contratti Assistenza

Gestione Progetti di Sviluppo

Gestione Ticket di Assistenza

Gestione Rapportini Elettronici

Archiviazione

Licenze Software


Vendite

Emissione ed Approvazione

Offerte a clienti

Gestione Richieste Clienti

Gestione Ordini Clienti

Approvazione e Distribuzione circolari

Gestione Contratti / Ordini Aperti

(scadenze rinnovi)


Acquisti

Gestione RDA

Approvazione

Ordini di Acquisto

Approvazione al Pagamento

delle Fatture di Acquisto

Scadenziario – Piano pagamenti

Spedizione Ordini a Fornitori

Gestione Gare di appalto

Gestione Contratti di Acquisto


Qualità

Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità

Controllo Accettazione

Entrata Merce

Gestione delle Non Conformità

Gestione Azioni Correttive

e/o Preventive

Gestione Resi

Gestione Reclami


Talea Consulting Srl Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - [email protected]

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