Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni - Evento Confindustria-Sinergie, 13...

La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Ravenna 13 maggio 2014

Programma della giornata

Ore 9:30 Benvenuto e presentazione Talea ConsultingSilvia Montanari - President and CEO

Ore 9:40 Fatturazione Elettronica verso la Pubblica AmministrazioneNormativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi

ARXivar come intermediarioInvio e ricezione di fatture e ricevute con ilservizio IX (INVOICE XCHANGE)

Ore 11:00 Coffee Break

Ore 11:15 Gestione documentaleAcquisizione, ricerca, distribuzione dei documenti e loro pubblicazione sul web tramite ARXivar

Automazione dei processi aziendaliWorkflow per la gestione dei flussi informativi

Ore 12:30 Domande e Risposte


Start-up specializzata in ambito Enterprise Information Management

Document Management System

Business Process Management

Conservazione Sostitutiva


I Servizi Talea Consulting

Consulting Projects RemoteServices

..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendaliadattandoli continuamente alle esigenze di mercato


“Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza”


Perché Talea Consulting ?

Specializzazione

Competenza ed Esperienza

Entusiasmo

Solidità

Le principali Partnership


Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

LUCA TUMIDEIProject Manager - Talea Consulting S.r.l.

Il punto di partenza : le normative Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1

“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”

“Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione mediante l'apposizione della firma elettronica digitale dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati”

Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3

“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica”Direttiva, art. 39, DPR 633/1972,


La fatturazione nei confronti dello Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente in forma elettronica.

La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello Stato deve essere effettuata tramite il Sistema di Interscambio.

Il punto di partenza : le normative

FINANZIARIA 2008 E DECRETO MINISTERIALE N.55 03/04/2013


Fattura Elettronica verso la PA

È la sola tipologia di fattura che, progressivamente, potrà essere accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e solo tramite il Sistema di Interscambio

Il contenuto è rappresentato in XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato specifico che è l'unico ad oggi previsto ed accettato dal Sistema di Interscambio

L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale del soggetto emettitore della fattura

La trasmissione avviene mediante uno dei canali previsti ed è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura, che consente al Sistema di Interscambio l'inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione


I soggetti coinvolti


Il formato


Il formato: Codice IPA


Non è facoltativa, ma obbligatoriaNon è possibile utilizzare un tracciato della fattura proprietario, ma quello prescritto dalla SOGEILa fattura, in quanto fattura elettronica, deve essere firmata digitalmente e conservata elettronicamenteÈ necessario veicolare la fattura tramite il SDIViene previsto in fattura un nuovo elemento obbligatorio: il codice IPAConservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione)

La Fatturazione Elettronica vs la PA


SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “Web Service” fruibile attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema totalmente automatizzabile.

Modalità di invio

SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede accreditamento.

SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un collegamento statico con il SDI).

WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale.

PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. Gestione manuale.


Processo di trasmissione


La ricevuta di consegna


Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e smistamento delle fatture elettroniche alle varie PAGestire in maniera manuale l’invio di fatture e le loro ricevuteArchiviare in maniera digitale le fatture

Problemi per fornitori PA

Spedire per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di uno dei canali previsti dal SDIPredisporre la fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla digitalmenteGestire ed associare le notifiche provenienti dal SDICompletare il processo con la Conservazione a norma

Ruolo dell’intermediario


Servizio di intermediazione IX INVOICE XCHANGE

I vantaggi del servizio

ARXivar è accreditato in qualità di “intermediario riconosciuto” presso il Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi

Può supportare la generazione del XML, partendo dal PDF generato dal gestionaleSi occupa in autonomia dell’invio della fattura e della ricezione ed archiviazione delle ricevute da parte del SDIFirma digitalmente il documento autonomamente o consente la firma remota o automatica dall’emittente


I vantaggi del servizio

La fattura elettronica emessa e l’insieme delle ricevute SOGEI possono essere sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house che outsourcingDispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile.

Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche permettono l’esecuzione di processi di workflow


che si possono conservare

il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scaricole scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bolletteil bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativai registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc.le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti similile dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP, LULla modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)

che NON si possono conservareScritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle DoganeBolle DoganaliFatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riportate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre FattureScheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe

Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendali e … POTER ELIMINARE IL CARTACEO

Documenti




Eliminazione della carta all’interno dell’azienda

Costi di gestione per ciascun documento


Conclusioni


Conclusioni


[FONTE: OSSERVATORIO FATTURAZIONE ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE]

Conclusioni

Non un obbligo … ma un’opportunità

Conservazione sostitutiva per i documenti fiscali

Archiviazione documentale per le diverse aree aziendali Gestione dei flussi informativi

DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCESSI AZIANDALI

tutto questo dopo …


“Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che circolano dentro e fuori l’azienda … di seguito solo alcuni esempi “

I Documenti DIGITALIZZABILI

Documentazione bancaria• Distinte di versamento e prelievo• Ricevute di bonifico• Contratti• Attestazioni di conformità• Ecc.

Documentazione fiscale• Fatture e note attive e passive• Documenti di trasporto• Libri e registri contabili• Dichiarazioni, Bilanci • Ecc.

Documentazione assicurativa• Polizze• Registri assicurativi• Documenti annessi• Ecc.

Documentazione tecnica• Schede tecniche di prodotto• Documenti di progetto • Disegni CAD o altri formati• Ecc.


• Diminuzione del tempo di lavorazione per la gestione di ogni documento • Diminuzione del Consumo di carta per “inutili” copie• Diminuzione di Errori• Razionalizzazione materiali di consumo (es. toner) e periferiche (es.

fotocopiatrici, stampanti)• Riduzione dello spazio fisico dedicato ai documenti cartacei• Ecc.

Esempi di Benefici “Tangibili”

• Condivisione simultanea dei documenti fra diversi utenti • Miglioramento della conoscenza delle informazioni aziendali• Miglioramento del livello di organizzazione dell’azienda• Miglioramento nei tempi di risposta agli utenti• Aumento della soddisfazione del personale e incremento della

produttività• Ecc.

Esempi di Benefici “Intangibili”


E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI…. lo dicono gli esperti


Solo alcuni dei tanti Esempisulle Aree di Applicazione

Ambiti Applicativi

Amministrazione

Vendite

HR

Qualità

IT e Organizzazione

Acquisti

Produzione

CRM


Approvazione / completamento informativo Fatture Fornitori [Post Registrazione – Pre Registrazione]

Verifica Solvibilità Cliente

Gestione Insoluti

Gestione Solleciti di Pagamento

Gestione iter Recupero Crediti

Amministrazione

Fatturazione PA


Codifica e revisione Anagrafica Articoli

e Distinta Base

Gestione Fascicolo di Commessa

Gestione ConceptNuovo Prodotto

Richiesta Fattibilitàper prodotti non standard

Gestione ECO (Engineering Change Order)

Gestione DocumentazioneTecnica di Prodotto

Progettazione


Risorse Umane

Gestione Curriculum Vitae

Gestione Note spese e Trasferte

Richiesta Nuovo Personale

Gestione Esiti Colloqui di Lavoro

Gestione Iter Assunzione

Approvazione

Ferie e Permessi

Gestione Flotte Auto

Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti


CRM

Servizi post vendita e Ticketing

Gestione Lead, Prospect, Account

Gestione Attività

Gestione Opportunità

Gestione Mass mailing

e DEM

Gestione documentazione per la rete commerciale


IT e Organizzazione

Scadenzario Contratti Assistenza

Gestione Progetti di Sviluppo

Gestione Ticket di Assistenza

Gestione Rapportini Elettronici

Archiviazione Licenze Software


Vendite

Emissione ed Approvazione Offerte a clienti

Gestione Richieste Clienti

Gestione Ordini Clienti

Approvazione e Distribuzione circolari

Gestione Contratti / Ordini Aperti (scadenze rinnovi)


Acquisti

Gestione RDA

Approvazione

Ordini di Acquisto

Approvazione al Pagamento

delle Fatture di Acquisto

Scadenziario – Piano pagamenti

Spedizione Ordini a Fornitori

Gestione Gare di appalto

Gestione Contratti di Acquisto


Qualità

Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità

Controllo Accettazione

Entrata Merce

Gestione delle Non Conformità

Gestione Azioni Correttive

e/o Preventive

Gestione Resi

Gestione Reclami


Talea Consulting SrlVia R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - [email protected]

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