Domande e risposte su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Le seguenti domande e risposte sono riportate esclusivamente per facilitare il lettore a comprendere le tematiche trattate e, ove non esplicitamente specificato, non sono in alcun modo riferibili ad interpretazioni ufficiali dell’amministrazione finanziaria.

1 DOMANDA - E' possibile inviare le fatture ai clienti via e-mail come allegato anzichè spedirle su carta? RISPOSTA – La fattura formata con l’ausilio di un sistema informatico e poi inviata via e-mail al cliente è un documento analogico, in quanto priva dei requisiti richiesti dall’art.3 del D.M. 23/01/04 (staticità e non modificabilità, firma digitale e riferimento temporale). La procedura, tuttavia, è corretta. Però la fattura, in quanto analogica e non elettronica, dovrà essere obbligatoriamente stampata su carta sia dall’emittente che dal destinatario (cliente) ai fini della conservazione.

2 DOMANDA - Posso implementare un sistema di fatturazione elettronica del solo ciclo attivo, senza alcun accordo con i miei clienti, ed invio del solo file fattura in formato PDF come allegato alla e-mail ,oppure spedizione cartacea per chi non ha comunicato l’e-mail? E’ vero che in questo caso devo apporre comunque firma digitale e riferimento temporale? RISPOSTA – Si. Come nel quesito precedente però, il cliente che riceve il PDF come allegato alla e-mail dovrà procedere alla stampa su carta. L’emittente, invece, avendo implementato un sistema di fatturazione elettronica del ciclo attivo, dovrà firmare digitalmente e apporre il riferimento temporale su tutte le fatture emesse e dovrà procedere alla creazione di un archivio digitale, quindi alla conservazione sostitutiva dello stesso.

3 DOMANDA - Sono dieci anni che conserviamo le sole fatture attive utilizzando un sistema di archiviazione su bobine di microfilms, senza avere la copia su supporto cartaceo. La procedura è corretta? RISPOSTA - Si, è corretta. La Circolare del Ministero delle Finanze nr 14 del 10 marzo 1982 autorizza a conservare con il sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches i documenti emessi e da emettere quali le fatture e i telegrammi spediti, a condizione che: 1-Deve essere assicurata la leggibilità delle copie microfilmate dei documenti spediti o emessi 2-Deve essere consentita in qualsiasi momento, a richiesta degli organi di controllo: -la visualizzazione con la nitidezza necessaria a rilevare tutti gli elementi del documento; -la stampa dei documenti.

4 DOMANDA - La nostra società conserva da diversi anni le fatture passive solo su microfilms con visualizzazione delle stesse su pc. Tutte le fatture di acquisto quindi, dopo la scansione fotografica, vengono riprodotte su bobine di microfilms e successivamente macerate. La procedura adottata è corretta? RISPOSTA – No, in quanto la conservazione degli originali delle fatture passive va eseguita su supporto cartaceo (Circolare del Ministero delle Finanze nr 14 del 10 marzo 1982)

5 DOMANDA - Da anni trasmettiamo ai nostri clienti le fatture tramite un sistema EDI. Sono obbligato alla loro conservazione sostitutiva? RISPOSTA - Se voglio implementare un sistema di fatturazione elettronica , ovvero un sistema che mi consenta di formare , emettere e conservare il ciclo attivo di fatturazione in solo formato informatico, senza quindi più obbligo di dover stampare le fatture su supporto cartaceo , dovrò a norma dell’art.3 del DM 23 gennaio 2004 garantire l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Con riferimento ai sistemi di trasmissione EDI, la Raccomandazione della Commissione 1994/820/CE che ne regola gli aspetti giuridici a livello europeo, pur richiedendo l’autenticità e l’integrità dei documenti trasmessi, non prevede alcun obbligo in merito all’attestazione della data (art. 6 della raccomandazione). Si ritiene però che la trasmissione elettronica di dati utilizzando sistemi EDI che non garantiscono l’attestazione della data con l’apposizione del riferimento temporale, non possono considerarsi sistemi di fatturazione elettronica , e quindi ai sensi della risoluzione Dir.Tasse n. 451163 del 30 novembre 1990 i dati trasmessi dovranno essere stampati su carta sia dall’emittente che dal destinatario. Diversamente , se cioè dopo una attenta e scrupolosa analisi del sistema EDI adottato, eseguita con l’ausilio dei tecnici preposti alla gestione e manutenzione della piattaforma adottata, si evince che la soluzione EDI utilizzata garantisce anche l’attestazione della data, possiamo sicuramente affermare di

essere in presenza di un sistema di fatturazione elettronica e non di una semplice trasmissione telematica dei dati contenuti in fattura. Ne consegue quindi l’obbligatorietà della conservazione sostitutiva e la necessaria ridefinizione degli accordi con i clienti.

6 DOMANDA - E’ corretta la seguente procedura? - L’azienda A appone il riferimento temporale e firma digitalmente le fatture da emettere - Invia i files firmati alla società B, che provvede alla postalizzazione cartacea ai clienti (in fattura non è indicato "fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo"). - La società B provvede alla conservazione sostitutiva. RISPOSTA - Si. Nel caso prospettato, l’azienda A è soggetto passivo d’imposta ed emittente delle fatture in modalità elettronica. La società B ha un contratto con A per la postalizzazione cartacea delle stesse e un contratto di outsourcing per la successiva obbligatoria conservazione sostitutiva.

7 DOMANDA - E’ corretta la seguente procedura? - L’azienda A forma in modalità elettronica le fatture da emettere ed invia i files alla società B che appone il riferimento temporale e firma digitalmente le singole fatture per poi procedere al loro invio in formato cartaceo (in fattura è indicato "fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo"). -B dopo aver postalizzato le fatture, trasmette i files alla società C, che esegue la conservazione sostitutiva. RISPOSTA - Si. In questo caso l’azienda B emette per conto della società A le fatture in formato elettronico, mentre la società C provvede alla loro conservazione sositutiva. A ha in essere due contratti di outsourcing: uno con B per la fatturazione elettronica e uno con C per la conservazione sostitutiva.

8 DOMANDA - Alcuni nostri clienti esteri non hanno la partita IVA o il codice fiscale, perché nel loro Stato non è prevista. La conservazione sostitutiva è corretta anche se per questi clienti non sono consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al codice fiscale e alla partita IVA ? RISPOSTA - Si

9 DOMANDA - Le fatture elettroniche che vengono emesse a fine dicembre 2004 (quindi con firma digitale e riferimento temporale di dicembre 2004 ) , ma conservate ad inizio gennaio 2005 (quindi con firma digitale e marca temporale del Responsabile della conservazione di gennaio 2005), con riguardo al processo di conservazione sostitutiva ( per esempio per la comunicazione alle Agenzie fiscali entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazioni dei redditi) vanno considerate conservate nell’anno 2004 oppure nel 2005 ? RISPOSTA - Nel 2004.

10 DOMANDA - Quando va emessa una fattura elettronica? RISPOSTA - Valgono le stesse regole della fattura cartacea tradizionale, la norma applicabile è cioè l’art 21 comma quarto del DPR 633/72, il quale rimanda all’art.6 dello stesso DPR: 1- Le cessioni di beni si considerano effettuate nel momento della stipulazione se riguardano beni immobili e nel momento della consegna o spedizione se riguardano beni mobili. (...) 3- Le prestazioni di servizi si considerano effettuate all’atto del pagamento del corrispettivo. (...) 4- Se anteriormente al verificarsi degli eventi indicati nei precedenti commi o indipendentemente da essi sia emessa fattura , o sia pagato in tutto o in parte il corrispettivo , l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo fatturato o pagato , alla data della fattura o a quella del pagamento (...) inoltre: Per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulti da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione (...) la fattura è emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna o spedizione(...) (art.21 comma 4 DPR 633/72)

11 DOMANDA - La firma digitale da apporre sulla fattura elettronica al momento della emissione, può essere anche quella di un direttore generale o di un altro dipendente della società emittente anziché quella del legale rappresentante? RISPOSTA – Si. Infatti una firma digitale può contenere il cosiddetto “certificato di ruolo” che indica eventuali poteri di rappresentanza o limiti di firma in capo al titolare.

12 DOMANDA - I Documenti di trasporto possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati in modo sostitutivo? RISPOSTA - Si. Il d.d.t. è disciplinato dal DPR n.472/1996; la Circolare n. 249/E del 11/10/1996 ha successivamente chiarito che i beni viaggianti non devono più necessariamente essere accompagnati dal documento di trasporto. In tal caso, la circolare ha previsto che esso possa essere spedito nel giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni anche tramite gli strumenti elettronici richiamati dalla circolare n.225/E, quindi sotto forma di "documento informatico". Per essere rilevante ai fini tributari, nel rispetto della normativa vigente, dovrà poi essere emesso con apposizione di firma digitale e riferimento temporale ed essere infine conservato sostitutivamente con cadenza annuale. Diversamente dalle fatture elettroniche, non è richiesto alcun "accordo con il destinatario".

13 DOMANDA - Dopo aver terminato la conservazione sostitutiva di fatture emesse in formato elettronico, mi sono accorto che alcune fatture erano sbagliate nell’imponibile. Cosa devo fare? RISPOSTA – Ai sensi dell’art.26 del DPR 633/72 dovrò emettere delle note di variazione elettroniche (di credito o di addebito, a seconda del caso), seguendo le stesse disposizioni previste dall’art.21 per le fatture elettroniche.

14 DOMANDA - In caso di fatture emesse da un terzo per conto del soggetto passivo d’imposta, occorre indicarne la denominazione o la nazionalità? RISPOSTA - No. La normativa richiede la semplice annotazione, sulla fattura emessa, che la stessa è compilata da un terzo (art. 21, comma 2, lett.h DPR 633/72).

15 DOMANDA - Se ricevo da un solo fornitore una fattura in formato elettronico (con firma digitale e riferimento temporale), sono obbligato a conservare tutte le fatture cartacee del ciclo passivo in formato digitale? RISPOSTA - Si. L’art.4 del DM 23/1/2004 dispone,con riferimento al processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, che esso "può essere limitato a una o più tipologie di documenti". Si ritiene che si tratti di un principio applicabile a tutta la normativa riguardante la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari, siano essi informatici o analogici. Con riferimento alle fatture , le tipologie sono quelle di acquisto e quelle di vendita. Quindi, se decido di ricevere da un solo fornitore una fattura elettronica (previo accordo) , dovrò conservare tutte le fatture del ciclo passivo pervenute in cartaceo in formato digitale.

16 DOMANDA - Che cosa sono gli atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali citati dall’art.21 del DPR 633/72? RISPOSTA - Con atti impositivi, ai sensi della Risoluzione Agenzia delle Entrate del 27 febbraio 2003 nr 47/E, si intendono: - gli avvisi di accertamento, compresi quelli parziali di cui all’art.41/bis del DPR 600/73, e quelli di cui all’art.54 comma quinto del DPR 633/72; - gli inviti al contraddittorio, inviati dagli uffici ai sensi dell’art.5 del D.Lgs 19 giugno 1997 n. 218; - gli atti di contestazione e gli avvisi di irrogazione di sanzioni; - i processi verbali di constatazione Con violazioni sostanziali, ai sensi della Circolare del Ministero delle Finanze del 17 maggio 2000 n. 98, si intendono le omissioni e gli errori che incidono sulla determinazione e sul pagamento del tributo, violazioni rilevabili cioè sia in sede di liquidazione dell’imposta dovuta in base alla dichiarazione prodotta che in sede di rettifica della stessa.

17 DOMANDA - Come ci si comporta nel caso venga richiesta dal cliente una copia conforme di una fattura elettronica spedita su carta e conservata digitalmente? Posso semplicemente rispedire il corrispondente fileoppure devo stampare su carta, mettere il timbro "copia conforme" ed inviarla via

posta? RISPOSTA - Nel rilasciare copie conformi , si dovrà continuare a seguire una rigida procedura al fine di cautelarsi da un utilizzo non corretto ed improprio delle copie che si rilasciano. Quindi dapprima il cliente dovrà inviare una richiesta scritta del tipo: "Con riferimento alla Vs fattura nr....del..., dichiariamo di aver smarrito (distrutto, etc...) l’esemplare di nostra spettanza. Vi chiediamo pertanto di volercene rilasciare una copia conforme all’originale". Successivamente, il soggetto emittente potrà quindi inviare la copia su supporto cartaceo con indicato: "Copia conforme all’originale emessa su specifica richiesta del ...della ditta... che ha dichiarato di aver smarrito (distrutto, etc...) l’esemplare di sua spettanza a suo tempo rilasciato".

18 DOMANDA - E' ammissibile produrre le fatture attive su carta solo al momento dell'eventuale richiesta da parte delle autorità competenti ed evitare quindi di conservare un archivio cartaceo? RISPOSTA – Il cosiddetto "archivio morto", cioè l’archiviazione in formato PDF delle fatture attive inviate come allegato e-mail (senza firma digitale e riferimento temporale) e stampate su carta solo al momento della richiesta da parte dell’amministrazione finanziaria, non è ammesso. L'archivio cartaceo delle fatture analogiche sia attive che passive è sì sostituibile con un archivio digitale , il quale consente di esibire la documentazione richiesta in sede di controlli, ispezioni o verifiche stampandola su carta solo su richiesta esplicita dell'amministrazione finanziaria. E’ però un processo lungo e laborioso: si tratta infatti di scansionare tutte le fatture cartacee, di indicizzarle e di sottoporle al processo di conservazione sostitutiva (che comporta gli ulteriori adempimenti previsti dalla normativa vigente). La soluzione della fatturazione elettronica (solo per il ciclo attivo ad esempio) a questo fine diventa la soluzione più efficace ed efficiente. In questo caso, infatti, la carta può totalmente scomparire, sia in fase di emissione che in fase di conservazione sostitutiva obbligatoria.

19 DOMANDA - La cadenza quindicinale per la conservazione sostitutiva delle fatture, oltre che per le fatture elettroniche emesse, vale anche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ricevute ? RISPOSTA - Si, ma con una diversa decorrenza. -Per le fatture elettroniche emesse la cadenza quindicinale decorre dalla loro emissione, infatti il DPR 633/72 cita che "Il contribuente deve annotare entro quindici giorni le fatture emesse ,nell’ordine della loro numerazione e con riferimento alla data della loro emissione, in apposito registro" (Registrazione delle fatture, art.23 DPR 633/72) -Per le fatture elettroniche ricevute la cadenza quindicinale decorre dalla loro registrazione secondo l’art.22 primo comma del DPR 600/73 che testualmente recita "Le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre sessanta giorni".

20 DOMANDA - La cadenza quindicinale per la conservazione sostitutiva dell’intero ciclo passivo che ricevo totalmente in solo formato cartaceo da quando decorre? Dalla loro registrazione? RISPOSTA - No, non esiste un termine. Il soggetto passivo d’imposta può decidere liberamente di procedere alla conservazione sostitutiva durante tutto il periodo obbligatorio di conservazione ai fini civili e fiscali (10 anni ai fini civili e fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta ai fini fiscali).

21 DOMANDA - Cosa si intende esattamente con "documento originale non unico" ? RISPOSTA - Un documento è "originale non unico", quando soddisfa le seguenti caratteristiche: 1 - Deve essere emesso per legge in duplice esemplare; 2/a - Deve essere conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; 2/b - Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti conservati obbligatoriamente per legge.

22 DOMANDA - E’ vero che se voglio emettere fatture elettroniche, dovrò indicare in fattura sia la Partita Iva che il codice fiscale dell’acquirente? RISPOSTA – Si. L’art.3 primo comma lettera d) del DM 23 gennaio 2004 richiede infatti che devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. In fattura quindi si dovrà riportare sia per il cedente o prestatore che per il cessionario o committente il codice fiscale e la partita iva.

23 DOMANDA - Per la generazione dell’impronta, posso utilizzare funzioni di hash diverse dalla funzione RIPEMD - 160 oppure dalla funzione SHA-1 ? Per esempio posso utilizzare le funzioni MD2, MD4, MD5 che sono a 128 bit ? RISPOSTA – No, si dovranno utilizzare le funzioni definite nella norma ISO/IEC 10118-3:1998 , ovvero le funzioni RIPEMD - 160 e SHA-1 che sono a 160 bit, con una probabilità di produrre la stessa impronta partendo da due documenti diversi (detta "prova di collisione") di 2 elevato alla 160 , che corrisponde ad un numero seguito da 48 zeri !

24 DOMANDA - Nelle fatture attive e passive conservate, quando l’art.3 del DM 23 gennaio 2004 richiede che devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione dagli archivi informatici in relazione alla data, si intende la data della fattura, del riferimento temporale o della marca temporale? RISPOSTA – La data della fattura.

25 DOMANDA - Devo indicare nella nota integrativa al bilancio il fatto che ho svolto la conservazione sostitutiva? RISPOSTA - No

26 DOMANDA - La cadenza annuale per la conservazione sostitutiva dei documenti diversi dalle fatture da quando decorre? RISPOSTA - Il termine della "cadenza annuale" per la conservazione sostitutiva dei "restanti documenti" (art.3 comma 2 del DM 23 gennaio 2004) va individuato nella stessa data in cui non è più ammessa alcuna registrazione secondo la normativa vigente. L’art.7 comma 4-ter del D.L. 10 giugno 1994 nr 357 dispone a riguardo che: A tutti gli effetti di legge ,la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Quindi, ad esempio: periodo imposta corrispondente all’anno solare (1/1/2005-31/12/2005); anno di conservazione sostitutiva 2005; dichiarazione entro 31/10/2006; conservazione sostitutiva entro il 31/10/2006.

27 DOMANDA - La conservazione sostitutiva delle fatture attive può essere eseguita anche con cadenza inferiore ai 15 giorni, oppure deve avvenire per forza con cadenza quindicinale ? RISPOSTA - Può avvenire anche con cadenza inferiore ai 15 giorni.

28 DOMANDA - Posso procedere alla conservazione sostitutiva memorizzando, ad esempio, non a singolo DVD, ma a cumulo annuale? In sostanza invece di masterizzare un DVD ogni 15gg, posso accumulare sullo stesso DVD le precedenti conservazioni, in modo da arrivare a fine anno ed avere tutto in un unico DVD, invece che in ventiquattro DVD ? RISPOSTA - Si. Si tratta infatti di un riversamento diretto, ovvero di un processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica.

29 DOMANDA - E’ possibile risalire ai dati delle mie fatture, partendo dall’impronta relativa all’archivio digitale che obbligatoriamente dovrò inviare all’Agenzia fiscale entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazioni dei redditi ? RISPOSTA - No, è praticamente impossibile risalire al documento in chiaro dall'impronta generata tramite funzione di hash. L'Agenzia fiscale, se vuole effettuare un controllo sul singolo documento, deve farlo partendo dal documento in chiaro, generarne l'hash e confrontarlo con quello registrato, nella fase di conservazione, sul CD/DVD. Se i due hash non coincidono vuol dire che il documento originale è stato in qualche modo alterato.

30 DOMANDA - L’emittente ed il ricevente possono conservare le fatture elettroniche in forma crittografata ? RISPOSTA - Si, purchè la fattura elettronica venga resa leggibile in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

31 DOMANDA - Il collegio sindacale , con riferimento alla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva, cosa potrà verificare ed eventualmente riportare nei verbali delle riunioni trimestrali tenute a norme dell’art.2404 del c.c. ? RISPOSTA - Si ritiene possa verificare : - che il sistema di fatturazione elettronica risponda ai requisiti richiesti dalla normativa fiscale e tecnica; - che la procedura adottata nella conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari e delle scritture contabili, risponda ai requisiti richiesti dalla normativa fiscale e tecnica; -che il manuale della conservazione (se previsto) sia correttamente tenuto e regolarmente aggiornato; Si ritiene inoltre che debba riportare nei verbali delle verifiche trimestrali il corretto invio all’Agenzia fiscale entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazione dei redditi , dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. 32 DOMANDA - Se durante la verifica periodica (con cadenza non superiore a 5 anni ) , il responsabile della conservazione si accorge della “non leggibilità di una fattura attiva ” , come si deve comportare? RISPOSTA - Fare la copia del CD o DVD di sicurezza conservato. E’ una procedura semplice, in quanto si tratta di riversamento diretto. 33 DOMANDA - L’indirizzo di un sito internet contenuto all’interno di una fattura elettronica (ad esempio l’URL del sito internet della società emittente ) , è considerato una macroistruzione e può pertanto invalidare il documento così formato? RISPOSTA – In linea teorica potrebbe esserlo. La fattura elettronica deve essere immodificabile e quindi, nel caso prospettato, non deve contenere nemmeno un link ad un indirizzo Internet poiché esso potrebbe, se attivato, essere portatore di programmi idonei a modificare il contenuto del documento. 34 DOMANDA - Nelle modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici , cosa si intende esattamente con il termine “registrazioni”? RISPOSTA - Si intende registrazioni contabili, ovvero le rilevazioni contabili di accadimenti o fatti amministrativi. Esempi di registrazioni contabili sono : 1-Rilevazione di una fattura di acquisto 2-Rilevazione del pagamento di una fattura di acquisto 3-Rilevazione di una fattura di vendita 4-Rilevazione dell’incasso di una fattura di vendita 35 DOMANDA - Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto dopo qualche giorno che ho sbagliato. Posso rifare il processo ? RISPOSTA - Si. Basta però non aver già comunicato all’ Agenzia fiscale l’impronta dell’archivio relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari. 36 DOMANDA - Quando posso distruggere i documenti analogici che ho sottoposto al processo di conservazione sostitutiva ? RISPOSTA – Solo successivamente al completamento della procedura di conservazione sostitutiva. E’ preferibile tuttavia attendere la trasmissione dall’Agenzia fiscale competente della ricevuta della comunicazione effettuata e il relativo numero di protocollo. 37 DOMANDA - Abbiamo un libro giornale enorme, invece di conservare in modo sostitutivo un unico file , possiamo procedere ad una conservazione sostitutiva dei diversi file ottenuti con la divisione del libro giornale per mensilità ? RISPOSTA - Si, purchè le pagine dei files siano numerate progressivamente (art.2215 c.c.).

38 DOMANDA - Cosa si intende per ordine cronologico durante la fase di conservazione sostitutiva? Quali sono i parametri o i termini di raffronto al fine di applicare un corretto ordine cronologico , con riguardo ai vari documenti fiscali ? RISPOSTA - La richiesta di assicurare un corretto ordine cronologico , va intesa nel senso di assicurare una ininterrotta sequenzialità alla conservazione sostitutiva , secondo parametri che riescono a rappresentare correttamente la logica dei vari documenti o scritture contabili : - per il ciclo attivo della fatturazione, appare corretto utilizzare la progressività della data di emissione e della numerazione; - per il ciclo passivo della fatturazione , appare corretto utilizzare la progressività della data di ricezione; -per il libro giornale appare corretto utilizzare la progressività della data delle registrazioni contabili. 39 DOMANDA - Posso conservare il libro giornale in formato digitale , ed i registri IVA in formato cartaceo? RISPOSTA - Si 40 DOMANDA - Se il responsabile della conservazione si dimette o viene sostituito , il nuovo responsabile dovrà firmare nuovamente tutti i CD o DVD conservati ? RISPOSTA – No. 41 DOMANDA - In caso di richiesta al notaio di un estratto delle scritture contabili conservate in formato digitale ai fini di una prova idonea per una ingiunzione di pagamento , il notaio potrà richiedere l’esibizione della ricevuta della comunicazione effettuata ai sensi dell’art.5 del DM 23 gennaio 2004 ed il relativo numero di protocollo? RISPOSTA -Si. L’art. 634 del codice di procedura civile , ai fini della costituzione di prova idonea per i crediti relativi ad imprenditori che esercitano attività commerciali , richiede gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie. Occorre quindi che il notaio oltre a verificare la correttezza degli obblighi di cui all’art. 3 e 4 del DM 23 gennaio 2004 in tema di esatta apposizione di firma digitale e marca temporale , richieda altresì l’esibizione della ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo della comunicazione fatta alle Agenzie fiscali. 42 DOMANDA - Il manuale della conservazione sostitutiva è previsto dalla normativa? E’ obbligatorio tenerlo? RISPOSTA - No, non è previsto dalla normativa e non è obbligatorio , ma è assolutamente opportuno tenerlo. Esistono infatti rilevanti motivi che giustificano la sua tenuta ed un suo corretto aggiornamento : - viene tutelato l’operato del responsabile della conservazione (dimostra di aver adempiuto correttamente ai propri doveri ) - viene tutelata l’azienda nei confronti degli organi preposti ai controlli interni ed esterni. -tutela verso terzi: curatori fallimentari in caso di fallimento , etc… 43 DOMANDA - Posso conservare le scritture contabili e tutta la mia documentazione rilevante ai fini tributari fuori dall’Italia? RISPOSTA - No. E’ possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche emesse e/o ricevute. 44 DOMANDA - Nella verifica con cadenza non superiore a 5 anni della effettiva leggibilità dei documenti conservati, invece di visualizzare i documenti per verificarne la “effettiva leggibilità” (con apertura dei

singoli PDF manuale oppure automatica) , posso utilizzare un software che verifichi solamente se i documenti sono “effettivamente visualizzabili”? RISPOSTA- No. Il Responsabile della Conservazione sostitutiva dovrà verificare con cadenza non superiore a 5 anni la effettiva leggibilità dei documenti conservati e non la semplice “effettiva visualizzazione ” : un documento può essere visualizzabile ma non leggibile. Il Responsabile della Conservazione sostitutiva potrà quindi : 1- Utilizzare un software per verificare periodicamente lo stato di conservazione dei supporti di memorizzazione; 2- Utilizzare un software per verificare periodicamente la “effettiva visualizzazione ” dei documenti conservati; 3- Verificare periodicamente la “effettiva leggibilità” dei singoli documenti conservati. 45 DOMANDA - Può il responsabile della conservazione sostitutiva essere residente in un altro paese della UE ? RISPOSTA - Si , in caso però di mancanza di codice fiscale è necessaria una integrazione nelle informazioni contenute nel certificato qualificato di firma digitale. Il Testo unico sulla documentazione amministrativa, all’art.27 bis secondo comma, infatti recita: In aggiunta alle informazioni di cui al comma 1 ,fatta salva la possibilità di utilizzare uno pseudonimo ,per i titolari residenti all’estero cui non risulti attribuito il codice fiscale ,si deve indicare il codice fiscale rilasciato dall’autorità fiscale del Paese di residenza o , in mancanza , un analogo codice identificativo ,quale ad esempio un codice di sicurezza sociale o un codice identificativo generale. 46 DOMANDA - Può il responsabile della conservazione essere una persona giuridica, per esempio una SRL oppure una SPA ? RISPOSTA - Si , naturalmente la firma digitale del responsabile della conservazione sarà di una persona fisica (legale rappresentante ) della società . 47 DOMANDA - Esiste un Ente o una certificazione che mi attesti che la procedura o il software di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva che voglio adottare è a norma? Come posso fare per accertarmi della correttezza della procedura e del software , ed avere la certezza che in caso di controlli o ispezioni l’Amministrazione finanziaria non mi contesti irregolarità o errori procedurali e quindi essere assoggettato ad eventuali sanzioni amministrative , o peggio ancora sanzioni penali previste per i reati tributari? RISPOSTA - Non esiste alcun Ente o certificazione che attesti che la procedura o il software di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva che voglio adottare è a norma. Posso però nominare responsabile della conservazione sostitutiva un professionista esperto con provata esperienza e conoscenza sia informatica che fiscale dei processi di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva , e prevedere eventualmente penali ed assicurazioni RC obbligatorie. 48 DOMANDA -Posso conservare le scritture contabili e tutta la mia documentazione rilevante ai fini tributari fuori dall’Italia? RISPOSTA - No. E’ possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche, e non le scritture contabili. L’art. 39 terzo comma del DPR 633/72 dispone che “Il luogo di archiviazione delle stesse può essere situato in un altro stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza”, riferendosi, appunto, alle sole fatture elettroniche.

49 DOMANDA - Una multinazionale avente sede legale in Danimarca e stabile organizzazione in Italia ( filiale a Milano) e in altri 8 stati Europei , vorrebbe conservare le fatture secondo la seguente procedura: a) per il ciclo attivo: compilazione delle fatture in Italia con invio dei files su SAP alla sede legale danese, emissione delle fatture elettroniche da SAP della sede legale Danese secondo la normativa italiana, conservazione sostitutiva delle stesse su supporto ottico presso la sede legale Danese secondo la normativa Italiana. b) per il ciclo passivo: scansione in Italia delle fatture cartacee ricevute con invio dei files su SAP alla sede legale danese, conservazione sostitutiva delle stesse su supporto ottico presse la sede legale Danese secondo la normativa Italiana . E’ una procedura corretta? RISPOSTA - No. Per il punto a) , riguardante il ciclo attivo la procedura è corretta. Naturalmente il sistema di conservazione delle fatture presso la sede legale danese dovrà consentire l’accesso automatizzato all’archivio (vedi art. 39 , comma 3, DPR 633/72). Per il punto b) , la conservazione sostitutiva va eseguita in Italia. Se invece il ciclo passivo fosse costituito da fatture elettroniche, la conservazione sostitutiva potrebbe essere eseguita presso la sede legale danese , naturalmente consentendo l’accesso automatizzato all’archivio (vedi art. 39 terzo comma, DPR 633/72). 50 DOMANDA - Ho realizzato nel ciclo attivo un sistema di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva con spedizione delle fatture in formato cartaceo. Dopo aver terminato il processo di conservazione sostitutiva con cadenza quindicinale, mi è ritornata una fattura perché il cliente ha cambiato sede legale. Come mi devo comportare ? RISPOSTA - Se l’errore fosse imputabile ad una variazione nell’imposta o nell’imponibile, il tutto si risolverebbe con l’emissione di una “nota d’accredito elettronica”, secondo le norme dettate dall’articolo 26 del DPR 633/72. Quando però l’errore riguarda un dato richiesto in fattura a norma dell’articolo 21 del DPR 633/72, in questo caso la sede legale del cliente, e si è già provveduto alla conservazione sostitutiva, si ritiene si possa procede in questo modo:

1. La fattura elettronica emessa e già conservata non potrà più essere modificata, si dovrà quindi emettere una nuova fattura elettronica, questa volta con i dati esatti del cliente e conservarla anch’essa in modalità sostitutiva in un’area particolare dell’archivio informatico, denominata per esempio “errori e correzioni”;

2. Si conserveranno poi nell’archivio informatico entrambe le fatture: quella errata insieme alle altre fatture emesse nella quindicina e quella esatta nell’area denominata “errori e correzioni”;

3. Si dovrà definire e documentare dettagliatamente nel manuale della conservazione sostitutiva, la procedura adottata in questi casi e come è gestita ed aggiornata l’area “errori e correzioni”.

Fonte: fiscali.it