Coordinare e Moderare Riunioni

Movimento 5 Stelle Firenze

Enzo Reali

Le riunioni sono l'opposto del lavoro vero e proprio. Sembrano sempre troppo lunghe e pochi vi partecipano con

entusiasmo

Se invece sono animate ed efficaci, i partecipanti si presenteranno puntualmente, non interverranno in modo

inappropriato e presteranno maggiore attenzione

Inoltre, le decisioni verranno prese in tempi rapidi

La riunione è una situazione relazionale, spesso formale, caratterizzata dal fatto che più persone si incontrano e discutono nello stesso tempo e luogo per raggiungere uno scopo comune

permettono alle persone la possibilità di pensare, pianificare e agire insieme.

Sono un modo efficiente per assicurare una comprensione comune da parte di tutti i partecipanti su argomenti specifici.

Permettono la diffusione delle conoscenze e il miglioramento della qualità con lo scambio e la circolazione delle informazioni, evitando i

cortocircuiti duali (quando l’informazione rimane circoscritta a solo due persone) o a piccoli sottogruppi.

Cose’ la riunione

Cose’ la riunione

• Sono eventi di comunicazione interattiva, caratterizzati da contemporaneità di invio e di ricezione dei messaggi e dal fatto che le parti, quando si incontrano fisicamente, si vedono reciprocamente.

Cos’e’ la Riunione• Sono eventi organizzati: anche se può capitare di

dover improvvisare c’è di solito abbastanza tempo per una adeguata preparazione

• Nelle riunioni hanno grande importanza le componenti non verbali dei messaggi e hanno un forte impatto i rumori di ogni tipo (acustici, ambientali e psicologici) che possono rendere distorti i messaggi.

Cos’e’ la Riunione

• Sono uno strumento del costruire e mantenere la rete delle conoscenze (networking), inteso come opportunità di interazione formale e informale con le altre persone all’interno di una organizzazione, settore o ambiente professionale o di interesse.

Cos’e’ la Riunione

Sono attività ad alta intensità di lavoro e alto costo. Due ore di riunione con dieci persone sono almeno venti ore di lavoro, cui si somma il tempo per le attività di contorno (preparazione, spostamenti, ecc.)

I perche’ di una Riunioneil grado di coinvolgimento emotivo, che facilita l’attenzione e la memorizzazione.

Il lavoro collettivo, che stimola la creatività.

La comunicazione immediata e diretta tra le persone coinvolte in una specifica questione, che riduce a poche ore il tempo necessario per lo scambio di informazioni e per il confronto di idee. Permettendo e agevolando la condivisione dei problemi e la ricerca del consenso attorno alle decisioni,

Le riunioni possono produrre un forte effetto persuasivo per riscontro sociale perché le persone cambiano più facilmente convinzioni e abitudini se vedono che esse si modificano anche negli altri componenti del proprio gruppo.

Tipologie di riunione Informativa = Capire e far capire Si tratta fornire dati e informazioni, aggiornare sulle

situazioni, esplicitare linee di indirizzo e politiche (associative o aziendali), dare disposizioni, diffondere conoscenze, favorire l’omogeneità operativa

Una lezione, una conferenza o una riunione di aggiornamento sullo stato di un progetto sono esempi classici di questo tipo di riunione

Le riunioni Informative “a una via”: le presentazioni

Una presentazione si può articolare sostanzialmente in tre parti distinte: – l’introduzione, di breve durata, durante la quale il relatore

illustra gli scopi, il contenuto e la durata della presentazione. – La presentazione vera e propria. – La fase delle domande e del dibattito, che dovrebbe

occupare una parte rilevante del tempo complessivo, almeno il 20% (circa dieci minuti per ogni ora).

Le riunioni Informative “a una via”: le presentazioni

• Quando si vogliono presentare concetti non noti ai presenti, oppure quando i presenti sono numerosi, è bene curare bene la tecnica d’uso dei sussidi visivi.

• I suggerimenti più importanti sono: – limitare il numero dei lucidi o delle diapositive: non più di una ogni due

minuti– Riportare su lucidi e diapositive solo le sintesi dei concetti, senza scrivere

troppo– Preferire i grafici (istogrammi, torte, diagrammi) alle tabelle e utilizzare

supporti cognitivi (mappe mentali, schemi logici, diagrammi sistemici)

Tipologie di riunione

Consultiva = Realizzare, FinalizzareQuando tratta di raccogliere pareri, valutare

situazioni complesse, confrontare specifiche competenze, elaborare possibili scenari alternativi, preparare il momento decisionale

Tipologie di riunioneDecisionale = Decidere, far fare L’idea e’ prendere una decisione, approvare l’adozione

di una raccomandazione, scegliere tra proposte alternative, definire dei piani operativi, stabilire ruoli e responsabilità, avviare dei progetti, negoziare e concordare delle soluzioni, … È la tipologia di riunione più formalizzata e regolamentata, come il caso dell’assemblea periodica di Soci.

La Riunione Decisionale

• Sono riunioni durante le quali si dibattono dei problemi e che prevedono come prodotto una decisione per attivarne la soluzione

• A volte la decisione è rinviata, ma talvolta anche il “non decidere” diventa a sua volta una decisione.

• Spesso il momento decisionale non occupa tutta la riunione e una parte del tempo può essere dedicata ad altri scopi

Tipologie di riunione

Creativa = Inventare, proporre e migliorare Quando vogliamo cercare e proporre soluzioni o il

miglioramento della qualità. Questo tipo di riunione può avere un forte carattere analitico o sintetico. Un esempio è il brainstorming, la riunione per generare idee o risolvere dei problemi.

Riunione Creativa - Brainstorming

• Nel brainstorming si utilizza il lavoro di gruppo con riunioni perché la quantità aiuta a produrre qualità, ricorrendo ad alcune tecniche: – non vengono emessi giudizi sulle proposte perché l’ideazione è più produttiva se non è

associata al timore di un giudizio. – Il Coordinatore deve prendere accurata nota di tutto quanto detto dai componenti del

gruppo di lavoro senza applicare alcun filtro, critica o analisi di consistenza. – Il Coordinatore deve evidenziare al gruppo di lavoro tutto quanto detto (con pannelli,

lavagne, fogli, proiezione, …). L’uso di buone tecniche grafiche può consentire di agevolare la classificazione e la presentazione ordinata delle idee raccolte.

– È solo nella fase successiva al brainstorming che le proposte vengono vagliate, verificando come le varie idee potranno essere effettivamente realizzate con tutti i relativi limiti e vincoli.

Riunione Creativa - BrainstormingLe 4 REGOLE

• Attenzione alla quantità: più idee ci saranno, più alta sarà la probabilità di trovare una buona soluzione.

• No alle critiche: i giudizi vanno sospesi perché è bene focalizzarsi sulla quantità di idee piuttosto che sulla loro qualità. Se si evitano giudizi, si realizza una apertura anche alle idee insolite e innovative.

• Favorire le idee insolite: possono aprire visioni nuove e diversi modi di interpretare le situazioni.

• Combinare le idee e migliorarle: le buone idee possono essere combinate tra loro per realizzare singole idee più valide. Si stimola così la costruzione di nuove idee con un processo di associazione mentale

Convocare riunioni utili e partecipare solo alle riunioni ritenute utili Per decidere se una riunione sia utile è bene riflettere su questi punti:

esistono altri modi più semplici, più rapidi e meno costosi per raggiungere lo

stesso obiettivo?

Le persone che si intende convocare sono davvero indispensabili o utili per il successo del lavoro?

Le persone che si intende convocare sono interessate al tema da affrontare e sono motivate alla partecipazione?

Sono possibili altre forme di lavoro di gruppo quali: il ricorso a metodi di lavoro e a procedure consolidate che possono evitare le riunioni, l’uso delle tecnologie informatiche, il ricorso al lavoro virtuale

IMPORTANTE

RIUNIONIAttivazione di energie su obiettivi chiari e condivisi

(Creative) -Generare idee

-Risolvere i problemi -Migliorare la qualità

(Decisionali) - Produrre decisioni -Fare Analisi

(Consultive)- Ascoltare, coordinare - Trasferire conoscenze “a una via”

(Informative) - Dare istruzioni, rassicurare

Attivazione di energie su obiettivi non condivisi

NON RIUNIONI

- Dispersione di energie - Obiettivi contrastanti, confusi o non espliciti

Il Coordinatore

Puo’ essere chi copre un ruolo a progetto (il Project Manager

Puo’ essere chi stabilisce la necessità di una riunione e la convoca

Puo’ essere qualcuno delegato a ciò da una autorità,Puo’ essere chi copre un ruolo istituzionale (gestore del

sistema organizzato, Presidente o Capogruppo).

Il Moderatore

Stabilita la necessità di fare una riunione e stabilito chi ne è il Coordinatore, la gestione e il controllo dell’evento passano proprio al Coordinatore che deve in primo luogo definire l’obiettivo della riunione e scegliere il tipo di riunione.

Il Moderatore

Il ruolo del Coordinatore è di regista - facilitatore dell’evento.

Il Coordinatore può anche non essere il Moderatore della riunione; ad esempio, una riunione di condominio è organizzata dall’amministratore (che è il vero Coordinatore) il quale cura l’intera gestione dell’evento dalla convocazione all’attuazione delle delibere, mentre la riunione è di solito presieduta da uno dei condomini (che è il Moderatore).

Coordinatore e PartecipazioneUna volta definito l’obiettivo e scelta la tipologia di riunione più opportuna, il Coordinatore deve

porsi come successivo impegno la scelta dei partecipanti. • Far partecipare tutti gli interessati alla fase di lavoro collettivo nei diversi ruoli, egli deve far

percepire di saper gestire i loro bisogni al fine di stimolarne la miglior partecipazione possibile in ogni fase della riunione (prima, durante e dopo).

• Ricordiamo questi bisogni che sono intesi a livello psicologico: – il bisogno di sicurezza: è il sentirsi protetti da aggressioni e il percepire il diritto e la

possibilità di poter esprimere la propria opinione. – Il bisogno di considerazione e di rispetto: è il sentirsi stimati sia dagli altri partecipanti,

sia dal Coordinatore. – Il bisogno di partecipazione: è il capire che ci sarà l’opportunità di poter dare un proprio

contributo al lavoro comune.

Coordinatore e PartecipazioneLa riunione è un lavoro di gruppo e, sempre in ambito di psicologia di gruppo, il Coordinatore deve

considerare in fase progettuale la possibile esistenza e il verificarsi nei partecipanti di barriere al lavoro di gruppo quali: – differenti interessi, priorità, valori di riferimento. – Diversi livelli di preparazione culturale e di conoscenze (background). – Potenziali conflitti di ruolo. – Dinamiche dell’ambiente di riferimento (solitamente i ruoli nell’ambito di un progetto). – Alta competizione e conflittualità per guidare il gruppo di lavoro ( leadership). – Eccessivo protagonismo (sindrome della “prima donna”). – Basso livello di credibilità, autorità e autorevolezza dei capi (i leader). – Scarso impegno verso gli obiettivi comuni. – Problemi di comunicazione (anche per l’uso di lingue e linguaggi diversi o a diversi gradi di

comprensione). – Scarso livello di supporto dalle strutture superiori. – Limiti nella scelta delle risorse (disponibilità delle persone, possibile sovrapposizione di impegni).

Il Coordinatore e la Partecipazione

il Coordinatore deve saper utilizzare le tecniche di costruzione e di guida del gruppo di lavoro

(team building e team coaching), • far conoscere le persone in modo approfondito; stimolare ed aumentare la

collaborazione; costruire e potenziare relazioni interpersonali; creare un clima di fiducia e di stima tra i compagni; sviluppare creatività, ascolto, empatia, motivazione, coesione, integrazione, leadership; lavorare per obiettivi; conoscere e riconoscersi nella mission e nei valori aziendali; valutare ed apprezzare attitudini, competenze, potenzialità dei singoli individui. Classici esempi possono essere quelli di far conoscere in modo più profondo persone che in ufficio si conoscono solo in modo superficiale, aumentare la fiducia nei propri colleghi, migliorare il livello di collaborazione,favorire la comunicazione.

• Il fine ultimo deve sempre essere quello di far sentire il gruppo una vera squadra.

Coordinatore e Progettazione

Il Coordinatore deve progettare la riunione, l’uso della metodologia Cycle Project Management

Magari e’ il caso elaborare un Progetto dedicato alla riunione, pensando anche a una analisi dei rischi e di “cosa-succede-se”

(what-if). Ad esempio, è meglio pensare prima cosa fare se dovesse mancare

uno dei relatori per la riunione L’importanza del Plan B

Progettazione e Partecipazione

Un buon Coordinatore deve pensare bene alla partecipazione anche agli aspetti che possono

rivelarsi come barriere -Pregiudizi-Barriere culturali -Eventi concomitanti

La Gestione della RiunioneLa posizione assertiva, - Garantire il diritto a tutti ad esprimere una propria

opinione riconoscendo agli altri il diritto ad avere opinioni diverse.

- Trovare un giusto equilibrio tra aggressività (priorità solo ai propri obiettivi) e sottomissione (priorità solo agli obiettivi altrui)

Le caratteristiche delle riunioni

La partecipazione

L’illustrazione degli argomenti deve essere sintetica, Non si pensa alla comunicazione non verbale

L’emotivita’ Emozioni dominantiUso non proprio del linguaggio.

Il controllo Uso inefficente del nostro Tempo

Il Coordinatore ed il Dibattito

Durante il dibattito deve assicurare il rispetto reciproco e privilegiare la visione di tipo integrativo e non la visione distributiva

-La visione di tipo integrativo (eg tutti possono ricevere dei vantaggi)

-La visione distributiva (il vantaggio di qualcuno va a necessario discapito di un altro)

Ruolo del Coordinatore

Coscienza del potere di posizione Infatti cio’ che il Coordinatore esprime e le

azioni che esegue possono essere interpretate come la posizione della struttura organizzata che rappresenta (Associazione, Sezione, Gruppo) etc

Il dibattito nelle riunioni • Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi,

concedendo la parola secondo le regole concordate• il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare

domande anche durante la relazione o solo alla fine• Ammettere le domande durante la relazione porta a un

clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti

• Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo

Il Coordinatore e gli aspetti tecnico-logistico e formale

• Arrivare per primo; ed è meglio che esegua un sopralluogo nella sede della riunione

• Verificare la sicurezza del luogo della riunione (porte di sicurezza non bloccate, informazioni per emergenze, indicazioni chiare delle vie di fuga, estintori, …)

• Verificare l’accessibilità alla sala (parcheggi, barriere architettoniche, ostacoli) • Verificare il rumore di fondo eg traffico in prossimità, vicinanza ad altre sale

rumorose, fonti di disturbo o distrazione• Verificare la disponibilità e pulizia dei servizi igienici • Verificare l’ambiente per l’arredo (bandiera, sedie, tavoli, appendiabiti, …) le

luci (sapere dove sono gli interruttori e provarli…), la pulizia, il decoro, la buona ventilazione e il ricambio di aria, come regolare il riscaldamento e il condizionamento

Il Coordinatore e gli aspetti tecnico-logistico e formale

• Verificare i supporti logistici: acqua minerale, bicchieri puliti, caffè, pasti, … • Verificare le apparecchiature tecniche (proiettori, amplificazione audio, schermi,

lavagne, pennarelli) • Nel caso di presentazioni, fare delle prove di proiezione per assicurare la

compatibilità dei programmi (software) e verificare la leggibilità delle diapositive da distanza e da diverse posizioni

• Preparare il materiale da distribuire es numero delle copie e buona qualità delle copie

• Se necessario, predisporre dei tesserini identificativi o delle targhette segnaposto• Dotarsi di una Check List

Il Partecipante Anche per chi partecipa a una riunione ci sono delle regole da seguire per rendere

efficace la riunione e il Coordinatore dell’incontro dovrà tenerne conto-Verificare il proprio interesse a partecipare alla riunione -Valutare la propria disponibilità per la data e l’ora della convocazione e avvisare tempestivamente il Coordinatore se non sarà

possibile partecipare. -Leggere con attenzione l’agenda (ordine del giorno) inviata con la convocazione. -Informarsi su come arrivare al luogo della riunione e sugli aspetti formali della riunione-Sentirsi pronti e all’altezza della situazione e prepararsi sugli argomenti trattati raccogliendo e studiando la necessaria

documentazione e approntando il materiale (copia convocazione con ordine del giorno, fogli per appunti, penne, etc -Eliminare ogni potenziale azione di disturbo: meglio spegnere i telefoni portatili (o metterli in modalità silenziosa) e non utilizzare i

computer portatili se non per diretta necessità dell’incontro-Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili o fuori luogo, ed evitare interventi non

opportuni e colloqui privati. -Verificare il corretto intendimento dei principi esposti (facendo domande o chiedendo di ripeterli). -Preparare gli interventi ed evitare le ripetizioni che sono una delle principali cause di cattivo uso del tempo. Parlare a voce alta e

andare direttamente al punto. Sono da evitare le premesse-Dopo la riunione, leggere con attenzione il verbale della riunione distribuito dal Coordinatore e ritornare per tempo gli eventuali

commenti

Sintomi delle riunioni non efficaci

L'inefficacia delle riunioni si manifesta con i seguenti sintomi:

I partecipanti arrivano in ritardo.

La discussione è dominata dalle persone con più esperienza o dotate di maggiore assertività.

Per prendere decisioni occorrono tempi lunghi.

Vengono prese decisioni pessime solo perché tutti sono stanchi

Vengono intavolate discussioni non pertinenti.

I partecipanti si dedicano a controllare le e-mail, a scarabocchiare o ad altri passatempi.

Sintomi delle riunioni non efficaci lista sintetica

• Non sono chiari gli obiettivi• Non sono ben definiti e chiari i ruoli nella riunione (manca il Coordinatore o ce ne

sono troppi, Coordinatore assente o con poca capacità di controllo, non è stabilito chi redigerà il verbale)

• Non sono chiare le regole di conduzione della riunione • Sono presenti persone non coinvolte negli argomenti in discussione o mancano delle

persone di riferimento importanti per la discussione• Le riunioni non sono prese in seria considerazione: le persone arrivano tardi, se ne

vanno presto, non danno sufficiente attenzione a quanto avviene durante la riunione• Le riunioni sono troppo lunghe

Sintomi delle riunioni non efficaci lista sintetica

• Le persone non hanno compreso gli obiettivi della riunione e gli argomenti all’ordine del giorno

• Viene speso troppo tempo nel divagare piuttosto che nel discutere sui temi specifici della riunione

• Le discussioni sono lunghe con eccessive ripetizioni• L’ordine del giorno non viene rispettato e si parla di troppi argomenti• Le persone non dicono la verità; c’è molta discussione ma con poca sincerità• Mancano alcune importanti informazioni e le decisioni devono essere rimandate • Si percepisce senso di frustrazione o di noia nei partecipanti• Nulla accade al termine della riunione; le decisioni prese non vengono convertite in azioni. • Le riunioni non migliorano perché i partecipanti fanno sempre gli stessi errori

PREPARARE LE RIUNIONI Sono Importanti

Le motivazioni dei singoli per partecipare al momento di lavoro collettivo.

La chiara definizione degli obiettivi; prima di indire una riunione è fondamentale definire quale sia l’obiettivo da raggiungere e il risultato atteso perché è proprio l’obiettivo che dovrebbe determinare il contenuto della riunione e le modalità di svolgimento

PREPARARE LE RIUNIONI Sono Importanti

La scelta del numero e del tipo di partecipanti; per una riunione efficace è importante l’omogeneità tra i partecipanti

La redazione della convocazione e dell’ordine del giorno Una riflessione sulla fase iniziale della riunione. La predisposizione della stesura del verbale. La sicurezza, la logistica e l’igiene ambientale del luogo della

riunione

L’ordine del giornoLa chiarezza e controllo

su obiettivi e regole

-l'odg, l'importanza di una consultazione preparatoria (pensare anche alla fase di realizzazione)

- i risultati- gli indicatori di successo della riunione

-il prossimo passo

IMPORTANTE

Il Moderatore

• Gli obiettivi

• Discutere l’Ordine del Giorno• Decidere • Programmare la prossima attivita’

COME FUNZIONA LA RIUNIONE

• Un principio della buona gestione dice che la SICUREZZA deve essere sempre al primo punto anche nella organizzazione delle riunioni

• All’inizio della riunione è bene che il Coordinatore informi i partecipanti sulle norme di sicurezza del luogo della riunione (comportamento in caso di emergenza, vie di fuga, …)

COME FUNZIONA LA RIUNIONE

• sui ruoli principali della riunione che vanno definiti all’inizio e non dati per noti (chi è il Coordinatore, il Moderatore, il segretario, gli eventuali relatori e l’ordine degli interventi).

• Sulla fase iniziale• Sulla gestione dei tempi • Sul verbale • Sulla fase di chiusura

Il VERBALEIl verbale deve essere chiaro e sintetico, scritto correttamente in italiano e

contenere: – la descrizione della riunione (motivazioni, obiettivi, ordine del giorno,

elenco completo dei partecipanti, luogo e tempi)– La descrizione sintetica dei temi discussi e degli interventi – La descrizione delle decisioni prese – Gi impegni assunti dai vari partecipanti con i relativi tempi di esecuzione – L’elenco delle persone cui è inviato il verbale– La data della eventuale successiva riunione

Dopo la riunione il Coordinatore deve gestire le attività di chiusura con le seguenti attività: • la chiusura e la distribuzione del verbale• Il riordino dei materiali e della documentazione (messa in condivisione degli atti e

dei documenti di riferimento) • Il trasferimento delle infs (eventuali comunicazioni a terzi)• L’attuazione delle decisioni (eventuale supervisione dell’attuazione da parte di terzi) • Le eventuali azioni a seguire (follow up) che, se previste, possono variare da caso a

caso • La raccolta e la diffusione “a freddo” delle informazioni di ritorno e delle esperienze

acquisite (feedback e lesson learned)

Check list per preparare una riunione Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento?Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)?Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)?Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti?Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione? 

Check list per valutare una riunione

• La riunione è cominciata all’orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)?• Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie

considerazioni?• Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione?• Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati?• È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)?• Siamo riusciti a mantenere alta l’attenzione e l’interesse dei partecipanti?• Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto?• Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d’azione (chi fa che cosa

entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)?• La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati?• La riunione è finita all’orario prestabilito?• Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione?• Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite?• Abbiamo portato a termine il piano d’azione? Questo è naturalmente il parametro di

valutazione più importante circa l’efficacia e quindi l’utilità delle nostre riunioni.• Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se

negativi?

• ASSEMBLEA – Riunione periodica per ottemperare a doveri formali (statuti di aziende, enti, associazioni, sindacati, gruppi di interesse)• BRAINSTORMING – Non è propriamente una tipologia di riunione, ma è una tecnica che può essere applicata a una riunione per raccogliere e

organizzare i contributi dei partecipanti • CONGRESSO – Riunione periodica con la partecipazione di centinaia di persone con la stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi, …)• CONFERENZA - Riunione con ampia partecipazione su di un tema specifico• CONVEGNO - Riunione di dimensioni più contenute su un tema specifico o specialistico per trasferire un messaggio, informazioni, fare un dibattito• CONVENTIONN - Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale per informare, costruire senso di appartenenza,

ottenere consenso • KICK OFF METING – Riunione di avviamento di un progetto• MEETING - Sinonimo di incontro, riunione circoscritta agli interessati• ROAD SHOW – Serie di eventi dello stesso tipo (riunioni, conferenze, ecc.) effettuati in diverse sedi a fini divulgativi, informativi o consultivi• SEMINARIO - Riunione ridotta (10/20 persone) con un tema in ambito formativo, come un corso di aggiornamento• SIMPOSIO - Riunione per esperti, solitamente su invito, che si incontrano per discutere le relazioni, elaborando indirizzi di ricerca

• TAVOLA ROTONDA – Riunione di un gruppo di esperti per discutere temi specialistici o di interesse diffuso

Valutazione dei bisogniLa valutazione dei bisogni formativi consente di identificare gli argomenti sul programma raccomandato dal

RI da modificare per rendere efficace la formazione. Quando si sviluppa una valutazione dei bisogni occorre:

• Determinare gli obiettivi.• Selezionare un metodo per raccogliere informazioni. I metodi comuni per raccogliere le informazioni

includono:• Valutazioni di riunioni precedenti. Il riesame delle valutazioni dei partecipanti a riunioni precedenti per

determinare le esperienze positive e negative aiuta a decidere ciò che merita continuare e quello che andrebbe cambiato.

• Questionari. I partecipanti futuri potranno in un secondo momento offrire informazioni, anonimamente o con le informazioni di contatto, per eventuali successivi riscontri. Un campione del questionario sulla valutazione dei bisogni è disponibile per la visione.

• Interviste. Cominciare ad eseguire le interviste dichiarando la ragione delle stesse ed assicurando gli intervistati che le risposte che daranno saranno protette. Porre le stesse domande a tutti gli intervistati.

• Gruppi di studio. Condurre una discussione aperta dei bisogni di formazione in un gruppo di potenziali partecipanti (idealmente 7-10 persone). Le discussioni andrebbero moderate e registrate per analizzarne i risultati.

• Analisi dei dati. Una volta raccolte le informazioni, analizzare i dati:• Categorizzare le risposte e cercare un tema ricorrente• Interpretare le risposte e decidere quali argomenti necessitano di ulteriore attenzione• Condividere i risultati con i dirigenti distrettuali per discutere i cambiamenti necessari• Rispondere agli interessi dei partecipanti raccogliendo nel contempo le informazioni fondamentali

raccomandate dai Consiglieri del RI