Contabilità INFOSCHOOL: Ordinativo Informatico Locale (OIL) · Contabilità INFOSCHOOL: OIL –...

Contabilità INFOSCHOOL: OIL – Note Operative del 08/08/2013

Contabilità INFOSCHOOL: Ordinativo Informatico Locale (OIL)

Versione del 08/08/2013

1. Attivazione della procedura OIL..............................................................................................2

2. Cosa chiedere all’Istituto Cassiere ..........................................................................................3

3. Impostazione dei parametri generali .......................................................................................3

4. Creazione file XML della distinta, esportazione del file e gestione iter di firma ...............................4

Impostazione dei parametri di esportazione .............................................................................4 Presupposti .........................................................................................................................6 Creazione del file XML...........................................................................................................6 Mappaggio delle modalità di riscossione...................................................................................6 Mappaggio delle modalità di pagamento ..................................................................................6 Esportazione del file XML per la firma del DSGA......................................................................10 Importazione del file XML firmato dal DSGA ...........................................................................10 Esportazione del file XML per la firma del DS..........................................................................10 Importazione del file XML firmato dal DS ...............................................................................10 Trasmissione del file ...........................................................................................................11

5. Acquisizione del file di ritorno...............................................................................................11

Scaricare dal portale home banking il file ricevuta...................................................................11 Importare nel programma Contabilità le ricevute della banca....................................................12

6. Annullamento MANDATI/REVERSALI NON ACQUISITI DALLA BANCA..........................................13

7. Importazione del Giornale di Cassa .......................................................................................14

Come IMPORTARE IL GIORNALE DI CASSA DELLA BANCA: → menu OIL / Importa giornale ..........14 Come Creare REVERSALI dai sospesi importati dal Giornale di Cassa della Banca.........................15 Creare MANDATI dai sospesi importati dal Giornale di Cassa della Banca....................................17 Come AGGIUNGERE a reversali/mandati già caricati i sospesi in entrata/uscita ...........................19

8. OIL: MANDATI/REVERSALI –CASI PARTICOLARI .....................................................................21

MANDATI con F24EP...........................................................................................................21 BONIFICO BANCARIO ESTERO .............................................................................................21 Caratteri particolari nel Dettaglio Causale ..............................................................................21


1. Attivazione della procedura OIL

Per attivare la procedura è sufficiente spuntare la voce “abilita esportazione OIL” del menu OIL/ Parametri OIL.

Questa operazione può essere fatta direttamente dall’utente. Non è necessario contattare INFOSCHOOL per l’attivazione.

Con l’attivazione dell’OIL, la funzione Import da Compensi, che permette il caricamento nella Contabilità degli impegni relativi a liquidazioni gestite con il programma Compensi, si adeguata alle specifiche tecniche per L'OIL concordate da MIUR e ABI che prevedono l'emissione di mandati/reversali su beneficiari singoli e non più su beneficiari collettivi (es. PERSONALE ISTITUTO).Tutti i dati necessari per la generazione dei singoli impegni compresi i dati anagrafici dei beneficiari, vengono importati direttamente dal programma Compensi; all'operatore rimane solo, in fase di generazione degli impegni, la mappatura dei nominativi del personale coinvolto con i corrispondenti Beneficiari della Contabilità. L’attivazione della procedura OIL è irreversibile. Una volta abilitata la funzione di esportazione OIL, non è più possibile disabilitarla e quindi le condizioni di cui sopra restano sempre e comunque valide.


2. Cosa chiedere all’Istituto Cassiere

Codice Ente: è il codice che identifica la scuola presso l’Istituto Cassiere. Conto evidenza: In ambito bancario il termine Conto Evidenza identifica un sottoconto specifico del conto corrente bancario. In alcuni casi, comunque molto rari nell’ambito delle Scuole, se il Cliente e/o la Banca lo ritengono opportuno, di comune accordo aprono in uno stesso conto corrente più sottoconti (conti evidenza) al fine di avere una gestione più dettagliata della movimentazione e del saldo. Il Conto Evidenza è un dato obbligatorio del tracciato OIL e quindi, anche se il Conto Evidenza non è attivo, deve essere valorizzato. Contattare l'Istituto Cassiere e chiedere indicazioni in merito alla codifica. Obbligatorietà Codice Fiscale / Partita iva: per alcuni Istituti Cassieri questi dati non sono obbligatori quindi possono essere omessi entrambi, per altri è obbligatorio almeno uno dei due campi. Si consiglia di chiedere informazioni in merito al proprio Istituto Cassiere. Qualora sia obbligatorio almeno un campo, chiedere la codifica da inserire nei casi in cui è impossibile reperire il dato (es. nel caso di beneficiario estero). Se accettano distinte miste: La procedura di gestione OIL di alcuni Istituti Cassieri non accetta distinte “miste”, contenenti cioè sia mandati che reversali, ma prevede che le distinte di trasmissione contengano o solo mandati o solo reversali. 3. Impostazione dei parametri generali

menu OIL / Parametri OIL parametro descrizione Mandati e Reversali in distinte differenti

Questo parametro regola la composizione del giornale di cassa e della distinta. Spuntare la voce se i giornali di cassa e le distinte di trasmissione devono contenere o solo mandati o solo reversali. Per chiarimenti in merito all'impostazione del parametro, contattare il proprio Istituto Cassiere.

Trasmetti le distinte senza firmarle

Alcune Banche hanno previsto l’iter di firma digitale all’interno del proprio portale. Spuntando questo parametro l’interfaccia Export OIL si articola in soli 3 funzioni:

Crea file XML, crea il file XML Trasmetti, salva il file XML sulla cartella specificata

dall’utente Acquisisci file di ritorno, carica nel programma le ricevute

della banca. Viceversa l’interfaccia Export OIL prevede anche le funzioni per la gestione della firma digitale a cura del DSGA e del DS: esporta file per firma DSGA, importa file firmato DSGA, esporta file per firma DSGA, importa file firmato DS. N.B. I Clienti del Gruppo Intesa Sanpaolo devono spuntare questo parametro.

Gestisci il tipo di imputazione nei Mandati (Fruttiferi/ Infruttiferi)

Se il parametro è attivo, il dato Tipo imputazione (fruttifero/infruttifero) compare sia nella videata che nella stampa dei Mandati e viene esportato nel file XML per l'invio dei dati OIL. Viceversa, in fase di caricamento dei mandati, l'imputazione non viene richiesta quindi non compare nelle stampe e non viene esportata nel file XML.

Esporta gli annullamenti generati in automatico con l’acquisizione delle ricevute

Da spuntare nei casi in cui la Banca chieda anche l’invio della distinta di annullamento.

Directory con file del giornale Indica il percorso dove l’utente deve salvare i file del giornale di cassa della banca scaricati dal portale home banking dell’Istituto Cassiere.

Directory con file del giornale elaborati

Indica il percorso dove il programma sposta i file del giornale di cassa della banca dopo averli importati.


4. Creazione file XML della distinta, esportazione del file e gestione iter di firma

Impostazione dei parametri di esportazione menu OIL / Export OIL/ Imposta parametri Impostazione dei parametri: al primo avvio dell’Export OIL è necessario impostare i parametri per l’esportazione del file XML e la gestione dei file firmati dal DSGA e DS. Premere il pulsante Imposta Parametri.

Parametri:Anno finanziario, Istituto, Istituto cassiere

Impostare i parametri di lavoro della contabilità e l’Istituto Cassiere.

Parametro:Codice Ente Digitare il codice che identifica la scuola presso l’Istituto Cassiere. Deve essere richiesto all’Istituto Cassiere.

Parametro: Directory flusso

E’ la cartella di salvataggio dei file XML e degli eventuali file da firmare/firmati da DSGA e DS. All’attivazione della procedura Export OIL il programma genera automaticamente in locale la cartella c:\axiosdata\oil e le sottocartelle:

da_firmare_DSGA, firmati_DSGA, da_firmare_DS, firmati_DS.

E’ possibile indicare un percorso (in locale/rete) alternativo. In questo caso il percorso alternativo e le sottocartelle devono essere create dall’utente e possono essere nominate a piacimento. Attenzione: Se il parametro Trasmetti le distinte senza firmarle è spuntato, il programma imposta le cartelle previste dalla Banca Sanapaolo: Direcory flusso: C:\umconnect\flussi\start. I Clienti di altri Istituti Cassieri possono modificare i parametri a piacimento.

Parametro:Directory ricevute da elaborare E’ la cartella dove l’utente deve salvare le Ricevute della Banca in formato XML contenenti l’esito dell’elaborazione degli ordinativi. Da qui il programma Contabilità acquisisce le ricevute e chiude l’iter di trasmissione della distinta con l’eventuale annullo dei movimenti non elaborati. All’attivazione della procedura Export OIL il programma genera automaticamente in locale e


imposta nei parametri la cartella c:\axiosdata\oil\ricevute. E’ possibile indicare un percorso (in locale/rete) alternativo. Attenzione: Se il parametro Trasmetti le distinte senza firmarle è spuntato, il programma imposta le cartelle previste dalla Banca Sanpaolo: Directory ricevute da elaborare: C:\ umconnect\ flussiricevute\ start. I Clienti di altri Istituti Cassieri possono modificare i parametri a piacimento.

Parametro:Directory ricevute elaborate

Cartella ad uso del programma. Se il programma Contabilità riesce ad acquisire la ricevuta della banca, la cancella dalla cartella Directory ricevute da elaborare e la sposta in questa cartella. E’ possibile indicare un percorso (in locale/rete) alternativo. Attenzione: Se il parametro Trasmetti le distinte senza firmarle è spuntato, il programma imposta le cartelle previste dalla Banca Sanpaolo: Directory ricevute elaborate: C:\ umconnect\ flussiricevute\ end. I Clienti di altri Istituti Cassieri possono modificare i parametri a piacimento.


2. Export OIL: generazione del file XML e gestione iter firma

Presupposti Per poter generare il file XML è necessario aver caricato e stampato in modo definitivo i mandati/reversali, il Giornale di Cassa e la Distinta di Trasmissione.

Creazione del file XML Portarsi sul menu Export / Export OIL. Selezionare l’opzione Crea file xml e premere Avanti per continuare. Seguono le videate per il Mappaggio delle modalità di riscossione, assoggettamento bollo versante, modalità di pagamento, assoggettamento bollo beneficiario.

Mappaggio delle modalità di riscossione L’utente deve assegnare a ciascuna modalità di riscossione prevista nel programma Contabilità (colonna di sinistra della videata di mappaggio) una delle modalità di riscossione previste dal tracciato OIL. A tal fine portarsi sulla colonna di destra Descrizione OIL e su ciascuna riga, cliccare con il mouse per richiamare l’elenco delle voci previste dal tracciato, selezionare la voce di interesse. Tutte le righe devono essere compilate. I dati così impostati vengono salvati e riproposti nelle esportazioni successive. Detti dati sono sempre e comunque modificabili premendo il tasto invio o cliccando con il mouse sulla riga di interesse. N.B. Le voci OIL con la dicitura REGOLARIZZAZIONE sono da utilizzare per le reversali da regolarizzare. In fase di caricamento della reversale, sezione Sospesi, devono essere registrati gli estremi dei provvisori: numero di carta contabile, importo e data. Una stessa reversale può raggruppare più provvisori. Se la reversale è già stata stampata in modo definitivo, è possibile compilare la sezione Sospesi operando sul menu Utility/Correzione movimenti/Reversale. Mappaggio dell’assoggettamento bollo versante Compilare tutte le righe della colonna di destra e premere Avanti.

Mappaggio delle modalità di pagamento


L’utente deve assegnare a ciascuna modalità di pagamento prevista nel programma Contabilità (colonna di sinistra della videata di mappaggio) una delle modalità di pagamento previste dal tracciato OIL. In particolare si segnalano le seguenti modalità: VOCE OIL DESCRIZIONE CASSA Per i pagamenti per sportello bancario e per i pagamenti con quietanzante

diverso dal beneficiario BONIFICO BANCARIO E POSTALE

Per i bonifici bancari, compresi Bancoposta, esclusi i bonifici bancari esteri (vedi voce SEPA CREDIT TRANSFER)

ASSEGNO CIRCOLARE Per i pagamenti tramite assegno circolare ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE

Per i pagamenti a c/c postale con bollettino. Verificare con il proprio istituto cassiere se tale causale deve essere utilizzata o meno per i bollettini di c/c postale. N.B. I Clienti del Gruppo Intesa Sanpaolo devono usare la voce OIL: BOLLETTINO POSTALE GESTITO CON DOCUMENTO ESTERNO.

REGOLARIZZAZIONE Per i pagamenti intesi come regolarizzazioni di provvisori segnalati dalla banca. In fase di caricamento del mandato, sezione Sospesi, devono essere registrati gli estremi dei provvisori: numero di carta contabile, importo e data. Uno stesso mandato può raggruppare più provvisori. Un provvisorio può essere collegato a più mandati. Se il mandato è già stato stampato in modo definitivo, è possibile compilare la sezione Sospesi operando sul menu Utility/Correzione movimenti.

ADDEBITO PREAUTORIZZATO

Per i pagamenti di utenze/canoni tramite domiciliazione bancaria. Prevede la presenza di provvisori.

DISPOSIZIONE DOCUMENTO ESTERNO

Per il pagamento di MAV, RAV, bollettini di conto corrente postale (su indicazione dell’Istituto Cassiere), etc.

SEPA CREDIT TRANSFER

Per pagamenti tramite bonifici esteri. Qualora debba essere emesso un mandato su Beneficiario estero con bonifico su Banca estera, ai fini della corretta gestione dell'OIL è necessario:

nel menu Archivi di base / Modalità di pagamento, definire, se non presente, una modalità di pagamento con descrizione “Bonifico bancario su Banca estera” o analoga spuntando l'opzione pagamento ed eventualmente anche l'opzione riscossione.

nel menu Archivi di base / Beneficiari, caricare il beneficiario. Nella sezione Pagamenti, assegnare la modalità di pagamento di cui sopra e spuntare l'opzione Banca estera riportando le coordinate bancarie solo nel campo IBAN.

In fase di Export OIL, crea file XML, nel mappaggio delle modalità di pagamento, assegnare alla modalità di pagamento “bonifico bancario su Banca estera” la modalità OIL SEPA CREDIT TRANSFER.

BOLLETTINO POSTALE GESTITO CON DOCUMENTO ESTERNO.

Solo per i Clienti del Gruppo Intesa Sanpaolo. Per i pagamenti a c/c postale con bollettino.

F24EP Per il mandati con F24EP.


ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE DELLO STATO ENTE TAB A

Per i girofondi. Si ricorda che è necessario dichiarare nel Beneficiario (menu → Archivi di Base / Beneficiari) la modalità di pagamento ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE STATO PER TAB A digitando nel campo Numero Conto Corrente solo il numero del conto di Tesoreria Unica (6 posizioni) del beneficiario.

ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE DELLO STATO ENTE TAB B

Si ricorda che è necessario dichiarare nel Beneficiario ( menu → Archivi di Base / Beneficiari) la modalità di pagamento ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE STATO PER TAB B digitando l’IBAN completo del conto di Tesoreria Unica del beneficiario.

Mappaggio dell’assoggettamento bollo beneficiario Compilare tutte le righe della colonna di destra e premere Avanti.

Selezione della distinta da esportare La procedura propone l’elenco delle distinte elaborate sull’istituto cassiere impostato nei parametri. Selezionare la distinta di interesse e premere il pulsante Esporta. La procedura avvia quindi tutti i controlli per la verifica della completezza e correttezza dei dati dei movimenti della distinta selezionata (vedi ultimo paragrafo). Se l’esito dei controlli è positivo, il file xml viene generato e salvato nella base dati Infoschool. Il nome del file è visibile nella colonna Nome OIL. Viene inoltre aggiornato lo stato della distinta che da STAMPATA diventa CREATA.


Se vengono rilevati degli errori (anomalie bloccanti), la procedura di esportazione viene interrotta e vengono riportate

a video le anomalie rilevate. Sanare le anomalie quindi rilanciare la procedura OIL opzione Crea file xml.

delle incongruenze (anomalie non bloccanti), la procedura visualizza le anomalie rilevate, l’utente può procedere con la creazione del file XML oppure interrompere l’esportazione per sanare le anomalie.

Viceversa, se non vengono riscontrati errori / incongruenze, il file XML viene generato e salvato all’interno del database Infoschool. Per avviare l’iter di firma e/o per trasmettere il file procedere come descritto nei paragrafi seguenti.

Controlli Completezza e correttezza dei dati dei Beneficiari I controlli di correttezza e completezza dei dati vengono attivati in fase di creazione del file XML; alcuni controlli sono bloccanti e quindi il file XML non viene generato, altri danno luogo a una segnalazione, ma l’utente può decidere di proseguire.

CODICE FISCALE e/o PARTITA IVA Molti Istituti Cassieri considerano obbligatorio almeno uno dei due campi. Per alcuni Istituti Cassieri questi dati non sono obbligatori quindi possono essere omessi entrambi. Si consiglia di chiedere informazioni in merito al proprio Istituto Cassiere. In fase di creazione del file XML è attivo un controllo su correttezza del campo codice fiscale eventualmente compilato e correttezza della partita iva. Il controllo non è bloccante, l’utente può proseguire con l’esportazione. Se il beneficiario è estero e quindi non ha né codice fiscale né partita iva, si suggerisce di chiedere chiarimenti alla banca e di compilare il campo partita iva.

SEDE Sono obbligatori indirizzo e comune. Si segnala che alcune banche applicano in fase di acquisizione del file XML, controlli stretti (bloccanti) anche sulla validità del CAP.

MODALITA’ DI PAGAMENTO Per le modalità di pagamento che prevedono coordinate bancarie, verifichiamo la correttezza delle coordinate, segnalando eventuali incongruenze. Il controllo non è bloccante; l’utente può proseguire con l’esportazione.

Per facilitare il controllo e l’aggiornamento delle anagrafiche dei Beneficiari, abbiamo inserito nelle stampe Elenco Beneficiari e Elenco Beneficiari sintetici ( menu Stampe / Archivi di base / Beneficiari), l'opzione di stampa visualizza Beneficiari con dati OIL incompleti. Procedere quindi con il caricamento/aggiornamento dei dati mancanti operando sui Beneficiari (menu Archivi di Base / Beneficiari).


Esportazione del file XML per la firma del DSGA menu Export / Export OIL Selezionare l’opzione Esporta file per firma DSGA e premere il pulsante Avanti. Il programma visualizza l’elenco delle distinte con stato CREATA e cioè le distinte per le quali è stato creato il file ma non è ancora stato firmato. Selezionare la distinta di interesse e premere il pulsante Esporta e salvare il file.

E’ ora possibile procedere con la firma digitale a cura del DSGA.

Importazione del file XML firmato dal DSGA Questa funzione importa il file XML firmato dal DSGA nel database Infoschool e aggiorna lo stato della distinta che da CREATA diventa FIRMATA DSGA.

Esportazione del file XML per la firma del DS Il file XML firmato dal DSGA precedentemente importato nel database infoschool viene esportato nelle cartella impostata nei parametri di esportazione ed è così disponibile per la firma del DS.

Importazione del file XML firmato dal DS Questa funzione importa il file XML firmato dal DS nel database Infoschool e aggiorna lo stato della distinta che da FIRMATA DSGA diventa FIRMATA DS.


Trasmissione del file Il file XML viene salvato nelle cartella impostata nei parametri di esportazione ed è così disponibile per l’invio. Viene aggiornato lo stato della distinta che da FIRMATA DS diventa TRASMESSA. 5. Acquisizione del file di ritorno

Dopo aver ricevuto ed elaborato il file XML firmato dal DSGA e dal DS, l'Istituto cassiere aggiorna il portale home banking mettendo a disposizione le “ricevute della Banca”; file che riportano lo stato e il risultato dell’elaborazione della distinta. Distinguiamo tre tipologie di ricevute: ricevuta di conferma ricezione flusso: attesta solo l'avvenuta presa in carico della distinta, non riporta l'esito dell'elaborazione dei movimenti. ricevuta di rifiuto flusso: attesta che l'intera distinta è stata rifiutata a causa di errori formali nel flusso (ad esempio per un vizio nelle firme). L'utente deve sanare la situazione e procedere con un nuovo invio della distinta. Si ricorda che per poter ricreare il file XML e/o rifare l'iter di firma di una distinta già TRASMESSA, è necessario ripristinare lo stato della distinta a STAMPATA usando la funzione Resetta Distinta del menu OIL. ricevuta esito applicativo: si riferisce ai movimenti elaborati e ne comunica l'esito. Può contenere l'esito di uno o più movimenti; i movimenti possono appartenere a distinte diverse.

Scaricare dal portale home banking il file ricevuta

L'Istituto Cassiere deve mettere a disposizione dei Clienti i file ricevuta firmati digitalmente, file in formato p7m. Molti Istituti Cassiere mettono anche a disposizione i file ricevuta in formato XML.

Collegarsi al portale home banking dell'Istituto Cassiere, entrare nella sezione dedicata alle ricevute e verificare l'estensione del file delle ricevute.

Se il file è in formato XML (con estensione .XML), scaricare il file salvandolo nella cartella specificata nei parametri di esportazione: → menu OIL / Export OIL / Imposta Parametri / Directory ricevute da elaborare. La Directory di default è C:\AXIOSDATA\OIL\RICEVUTE.

Se è disponibile solo il file firmato digitalmente (con estensione .p7m), l'utente deve salvare il file p7m su una cartella a piacimento (diversa da quella in cui deve essere salvato il file XML) e utilizzando il programma di gestione della firma elettronica, estrarre il file XML dal file p7m. Per le modalità di estrazione del file XML dal file p7m si veda la documentazione a corredo del kit di firma digitale. Salvare il il file XML estratto dal p7m nella cartella predefinita → menu OIL / Export OIL / Imposta Parametri / Directory ricevute da elaborare. La Directory di default è C:\AXIOSDATA\OIL\RICEVUTE).

N.B. Considerata la difficoltà che a volte l'utente incontra nell'ottenere il file in formato XML, fatto salvo che il programma acquisisce tutte le tipologie di ricevute, si vede l'utilità di acquisire soprattutto le ricevute esito applicativo parchè con questa acquisizione si aggiorna lo stato dei singoli movimenti (Stato OIL) e si annullano gli eventuali movimenti non acquisiti. Con l'acquisizione delle ricevute conferma ricezione flusso o rifiuto flusso si aggiorna solo lo stato della distinta (visibile dal menu Utility / Sblocca distinte movimenti).


Importare nel programma Contabilità le ricevute della banca

→ menu OIL / Export OIL/ acquisisci file di ritorno.

Con l'acquisizione della ricevuta, se la ricevuta è di tipo esito applicativo, il programma

- aggiorna il dato Stato OIL visibile nella Griglia dei Mandati/Reversali e nella stampa dei Mandati / Reversali (→ menu Stampe / Movimentazione / Stampe definitive Mandati o Reversali, STAMPATI)

- annulla automaticamente eventuali movimenti/reversali non elaborati dall’Istituto Cassiere e se vengono acquisite le ricevute di tutti i movimenti di una stessa distinta, la distinta diventa ELABORATA. Si ricorda che se non si riesce ad acquisire la ricevuta e alcuni mandati/reversali non sono stati elaborati dalla banca e quindi devono essere annullati, l’utente può annullare i movimenti utilizzando la funzione Annullamenti del menu Movimenti.

Se l’acquisizione ha esito positivo, viene aggiornato lo stato della distinta che da TRASMESSA può, a seconda dei casi, diventare RICEVUTA ed ELABORATA oppure RIFIUTATA. Se l’acquisizione ha esito negativo e alcuni mandati/reversali non sono stati elaborati dalla banca e quindi devono essere annullati, l’utente può procedere all’annullamento dei movimenti utilizzando la funzione Annullamenti del menu Movimenti.


6. Annullamento MANDATI/REVERSALI NON ACQUISITI DALLA BANCA

Gli eventuali mandati/reversali non acquisiti dalla Banca (movimenti con esito KO), devono essere annullati per allineare il saldo di cassa del programma Contabilità con il saldo di cassa dell'Istituto Cassiere.

1. Per annullare i movimenti l'utente ha due possibilità:

può usare la funzione Annullamenti del menu Movimenti; può acquisire la ricevuta di ritorno scaricata dal portale home banking dell'Istituto Cassiere → menu OIL / Export OIL / Acquisisci file di ritorno (vedi paragrafo successivo). Con l'acquisizione della ricevuta viene aggiornato il campo Stato OIL del movimento visibile nella Griglia dei Mandati / Reversali (→ menu Movimenti/Mandati, → menu Movimenti/Reversali).

2. In entrambi i casi dopo l'annullamento è necessario stampare in modo definitivo i movimenti annullati (→ menu Stampe / Movimentazione / Stampe definitive), stampare il Giornale di Cassa (→ menu Stampe / Movimentazione / Giornale di cassa) e stampare la Distinta di trasmissione (→ menu Stampe / Movimentazione / Trasmissione della distinta). Salvo diverse disposizioni della Banca, la distinta di annullamento non va trasmessa alla Banca, quindi non si deve creare né firmare né inviare il file XML della distinta di annullamento.

Qualora la Banca richieda l'invio della distinta di annullamento, spuntare la voce Esporta gli annullamenti generati in automatico con l'acquisizione delle ricevute del menu OIL / Parametri OIL. Procedere quindi come per una qualsiasi altra distinta creando il file XML e firmandolo operando nel menu Export OIL.

3. Procedere quindi con l'emissione dei movimenti corretti che saranno a tutti gli effetti nuovi mandati/reversali quindi avranno un nuovo numero di caricamento e di stampa. A tal fine è disponibile la funzione Riemetti Mandati / Reversali del menu Movimenti che velocizza le operazioni di caricamento. In alternativa è sempre comunque possibile emettere il MANDATO SEMPLICE/REVERSALE SEMPLICE operando sul menu Movimenti / Mandati e menu Movimenti / Reversali. Stampare i nuovi movimenti, il giornale di cassa, la distinta, creare il file XML, firmarlo e trasmetterlo all'Istituto Cassiere.


7. Importazione del Giornale di Cassa

L’importazione del Giornale di Cassa della Banca scaricabile dal portale home banking dell’Istituto Cassiere non è obbligatoria, ma utile perché:

Importa nel database i sospesi in entrata e uscita evitandone il caricamento manuale. I sospesi diventano disponibili per le funzioni Movimenti / Reversali/ Sospesi, Movimenti /Mandati /Sospesi, Carica Reversali con Sospesi e Carica Mandati con Sospesi e/o possono essere aggiunti a Mandati/Reversali già caricati.

Aggiorna e visualizza lo Stato OIL di ciascun mandato/reversale presente nel Giornale di Cassa della Banca con la dicitura PAGATO/RISCOSSO. Di seguito lo Stato OIL è visibile nella Griglia dei Mandati/Reversali (→ menu Movimenti / Mandati e menu Movimenti / Reversali) e viene riportato anche nella stampa del Mandato/Reversale (→ menu Stampe/ Movimentazione/ Stampe Definitive /Mandati e Reversali).

Come IMPORTARE IL GIORNALE DI CASSA DELLA BANCA: → menu OIL / Importa giornale

1. Scaricare il file Giornale di Cassa della Banca

Collegarsi al portale home banking dell'Istituto Cassiere, entrare nella sezione dedicata al Giornale di Cassa e verificare l'estensione del file. Se il file è in formato XML (con estensione .XML), scaricare il file salvandolo nella cartella C:\AXIOSDATA\OIL\GIORNALE.

Qualora l'utente preferisca salvare il file su una cartella diversa, deve impostare il percorso sul menu OIL/ Parametri OIL.

N.B. Se è disponibile solo il file firmato digitalmente (con estensione .p7m), l'utente deve salvare il file p7m su una cartella a piacimento (diversa da quella in cui deve essere salvato il file XML) e utilizzando il programma di gestione della firma elettronica, estrarre il file XML dal file p7m. Per le modalità di estrazione del file XML dal file p7m si veda la documentazione a corredo del kit di firma digitale. Salvare il file XML estratto dal p7m nella cartella predefinita (→ menu OIL / Parametri OIL).

2. Importare il Giornale di Cassa della Banca: andare nel Programma Contabilità, menu OIL/ Importa giornale.


Il programma carica i dati di tutti i file presenti nella directory predefinita ed in particolare.

La videata di caricamento del Giornale della Banca riporta:

l’elenco dei file Giornale di Cassa della Banca elaborati; l’elenco dei Mandati / Reversali presenti nel Giornale della Banca; i sospesi in entrata e uscita.

Come Creare REVERSALI dai sospesi importati dal Giornale di Cassa della Banca

→ menu OIL/Crea Reversali con Sospesi Il programma visualizza l'elenco dei sospesi non ancora collegati a reversali. Per vedere quelli già collegati cliccare su Visualizza Sospesi già collegati. Selezionare i sospesi di interesse quindi premere Avanti. N.B. se la reversale non copre l'intero importo del sospeso, ma solo una quota, digitare nella colonna importo da caricare l'importo di interesse quindi premere Avanti.


Il programma visualizza l'importo totale dei sospesi selezionati, nominativo del beneficiario e causale riportati nel Giornale di Cassa della Banca.

Campo Beneficiario: è il beneficiario della reversale.

Se nell'anagrafica beneficiari (→ menu Archivi di base/ Beneficiari) è già presente il nominativo di interesse, operare direttamente sul campo Beneficiario premendo il tasto F8 o cliccando sul rettangolino. Viceversa è possibile inserire nell'anagrafica il nominativo premendo il pulsante Inserisci beneficiario. Il programma carica nell'anagrafica il nominativo; dopo aver completato il caricamento della reversale andare nell'anagrafica dei beneficiari per completare i dati aggiungendo la Sede, Codice Fiscale / Partita IVA, ecc. (→ menu Archivi di base / Beneficiari / Sede).

Campo: Modalità di pagamento: è la modalità di pagamento della reversale. Compilare il campo premendo il tasto F8 della tastiera o cliccando sul rettangolino. Se il beneficiario non ha nessuna modalità di regolarizzazione assegnata, perchè per esempio è stato appena inserito nell'anagrafica o finora non è mai stata emessa reversale di regolarizzazione, è possibile assegnarla premendo il pulsante Inserisci modalità REGOLARIZZAZIONE.

Proseguire premendo il pulsante Avanti, scegliere il tipo di reversale. Confermare con OK.

Appare la solita videata di caricamento delle Reversali; selezionare il tipo di reversale e completare i dati di caricamento:

selezionare il progetto/i e la voce/sottovoce nel caso di REVERSALE CON ACCERTAMENTO CONTEMPORANEO.

Selezionare l'accertamento nel caso di MANDATO SEMPLICE/DA RITENUTA.

Il programma riporta:

nella sezione Progetti, colonna Importo, l'importo complessivo dei sospesi. Qualora la reversale si sviluppi su più aggregati/voci, distribuire l'importo sugli aggregati/voci/sottovoci operando sulla colonna Importo;

nel campo Dettaglio causale la causale riportata nel Giornale di Cassa della Banca. Il campo è modificabile a piacimento.

Salvare la reversale. La sezione Sospesi riporta i dati dei provvisori (n.ro carta contabile, data, importo).


Creare MANDATI dai sospesi importati dal Giornale di Cassa della Banca

→ menu OIL/Crea Mandati con Sospesi

Il programma visualizza i sospesi in uscita importati con la funzione Import giornale.

Selezionare il/i sospesi di interesse quindi premere Avanti.

N.B. se il mandato non copre l'intero importo del sospeso, ma solo una quota, digitare nella colonna importo da caricare l'importo di interesse quindi premere Avanti.

Il programma visualizza l'importo totale dei sospesi selezionati, il nominativo del Beneficiario e la Causale del primo sospeso selezionato.


Campo Beneficiario: è il beneficiario del mandato.

Se il beneficiario è già presente nell'anagrafica dei beneficiari (→ menu Archivi di base/ Beneficiari) selezionarlo direttamente dal campo (con F8 o cliccando sul rettangolino).

Viceversa è possibile inserire nell'anagrafica il nominativo premendo il pulsante inserisci beneficiario.

Campo: Modalità di pagamento: è la modalità di pagamento del mandato. Compilare il campo premendo il tasto F8 della tastiera o cliccando sul rettangolino. Se il beneficiario non ha nessuna modalità di regolarizzazione assegnata, perchè per esempio è stato appena inserito nell'anagrafica o finora non è mai stato emesso mandato di regolarizzazione, è possibile assegnarla premendo il pulsante Inserisci modalità REGOLARIZZAZIONE.

Proseguire premendo il pulsante Avanti, scegliere il tipo di mandato. Confermare con OK.

Appare la solita videata di caricamento dei Mandati.

Completare i dati del mandato:

Selezionare il progetto/i e i conti/sottoconti nel caso di MANDATO CON IMPEGNO CONTEMPORANEO.

Selezionare l'impegno nel caso di MANDATO SEMPLICE/DA RITENUTA.

Il programma riporta:

nella sezione Progetti , colonna Importo, l'importo complessivo dei sospesi. Qualora il mandato si sviluppi su più conti/sottoconti, distribuire l'importo sui conti/sottoconti operando sulla colonna Importo;

nel campo Dettaglio causale la causale riportata nel Giornale di Cassa della Banca. Il campo è modificabile a piacimento.

Salvare il mandato.

La sezione Sospesi riporta i dati dei provvisori (n.ro carta contabile, data, importo).


Come AGGIUNGERE a reversali/mandati già caricati i sospesi in entrata/uscita

menu Movimenti / Mandati , → menu Movimenti / Reversali

Selezionare il mandato/reversale di interesse, andare nel Dettaglio; sotto nella sezione Visualizza Griglie e Progetti andare su Sospesi.

Premere l'icona inserimento multiplo.

Appare l'elenco dei sospesi non ancora collegati a un movimento. Selezionare il/i sospesi di interesse, confermare con OK. Premere Sospesi già caricati visualizzare l'elenco dei sospesi già collegati ai movimenti.

Si ricorda che:

è possibile collegare più sospesi ad uno stesso movimento. Il numero di sospesi associati al movimento e l'importo è evidenziato nella barra degli strumenti.

in alcuni casi uno stesso sospeso deve essere associato a più movimenti. Collegare il sospeso di interesse quindi portarsi nel Dettaglio del sospeso e operando nel campo importo digitare la quota relativa la movimento in questione.


I sospesi devono essere collegati a movimenti di regolarizzazione. Ne segue che in fase di creazione del file XML (→ menu OIL/Export OIL) le modalità di pagamento associate a questi movimenti devono essere mappate su una delle seguenti voci OIL:

Voci OIL per REVERSALI con SOSPESI Voci OIL per MANDATI con SOSPESI

REGOLARIZZAZIONE REGOLARIZZAZIONE

REGOLARIZZAZIONE ACCREDITO BANCA D'ITALIA

REGOLARIZZAZIONE ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE STATO PER TAB A

REGOLARIZZAZIONE ACCREDITO TESORERIA PROVINCIALE STATO PER TAB B

Dopo aver acquisito i dati, il programma sposta i file del Giornale di Cassa della Banca nella cartella Directory Giornale Importato.

Anche in questo caso è stato previsto un percorso predefinito,

C:\AXIOSDATA\GIORNALE\ELABORATI che all'occorrenza può essere cambiato operando sul menu OIL / Parametri OIL.


8. OIL: MANDATI/REVERSALI –CASI PARTICOLARI

MANDATI con F24EP

Le istituzioni scolastiche che hanno come Istituto Cassiere la Banca Intesa Sanpaolo devono, in fase di caricamento dei mandati di pagamento relativi all'F24EP (→ menu Movimenti / Mandati) compilare la sezione Valuta, digitando:

nel campo Data Scadenza, la data di versamento (scadenza) indicata nel flusso F24EP dell'Agenzia delle Entrate, nel campo Data Valuta la data del giorno lavorativo antecedente la Data Scadenza.

BONIFICO BANCARIO ESTERO Qualora debba essere emesso un mandato su Beneficiario estero con bonifico su Banca estera, la modalità di pagamento prevista dall’OIL è SEPA CREDIT TRANSFER. N.B. Alcune Banche non hanno ancora attivato questa modalità, si consiglia quindi di contattare l’Istituto Cassiere e chiedere informazioni in merito. Vediamo come procedere per l’emissione del bonifico bancario estero: 1. Nel menu Archivi di base / Modalità di pagamento, definire, se non presente, una modalità di

pagamento con descrizione “Bonifico bancario su Banca estera” o analoga spuntando l'opzione pagamento ed eventualmente anche l'opzione riscossione.

2. Nel menu Archivi di base / Beneficiari, caricare il beneficiario. Nella sezione Pagamenti, assegnare la modalità di pagamento di cui sopra e spuntare l'opzione Banca estera riportando le coordinate bancarie solo nel campo IBAN.

3. Caricare il mandato e procedere come sempre con le stampe dei movimenti, giornale di cassa e distinta; 4. In fase di Export OIL, crea file XML, nel mappaggio delle modalità di pagamento, assegnare alla

modalità di pagamento “bonifico bancario su Banca estera” la modalità OIL SEPA CREDIT TRANSFER.

Caratteri particolari nel Dettaglio Causale L’inserimento di caratteri particolari nel campo Dettaglio Causale del Mandato/Reversale può essere motivo di mancata elaborazione (esito ko) dell’ordinativo. In particolare si segnala il caso dell’ Istituto Cassiere Monte dei Paschi di Siena che ammette nel campo Dettaglio Causale solo ed esclusivamente i seguenti caratteri: Spazio " # $ % & ' ( ) * + , - . 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z [ ¢ ] A _ ' a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z à ò è,ì.

Contabilità INFOSCHOOL: Ordinativo Informatico Locale (OIL) · Contabilità INFOSCHOOL: OIL –...

Documents

Transcript of Contabilità INFOSCHOOL: Ordinativo Informatico Locale (OIL) · Contabilità INFOSCHOOL: OIL –...