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BUSINESS FILEOGNI DOCUMENTO AL SUO POSTO

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© Tutti i nomi di aziende e prodotti menzionati sonomarchi registrati dei rispettivi proprietari.NB: Il Produttore si riserva il diritto di apportare modi�cheo variazioni alle caratteristiche del prodotto.

NTS Project srl

Sede di PG: Via Sacco e Vanzetti 23/A06083 Bastia Umbra (PG) - Italytel. +39 075 8012949fax +39 075 8012398

Sede di MB: Via Sant'Agnese 4820851 Lissone (MB) - Italytel. +39 039 2456441fax +39 039 2456443

[email protected]

NOTECARATTERISTICHE

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La versione "NET" del programma BUSINESS FILE è stata progettata e realizzata in tecnologia Microsoft .NET e presen-ta una nuova e avanzata architettura a 3 livelli (interfaccia utente, logica applicativa e accesso ai dati).

È possibile de�nire i diritti di accesso degli operatori di BUSINESS FILE alle ditte e alle categorie di documenti.Le tabelle di BUSINESS FILE sono strutturate per ditta ma è possibile de�nire delle tabelle di base generali i cui dati non sono legati ad una speci�ca ditta ma sono comuni a tutte le ditte.

Le categorie di BUSINESS FILE sono tipologie di documenti per le quali l’operatore ha necessità di de�nire una serie di attributi di indicizzazione. Le proprietà di accesso riguar-dano tutti i documenti di una speci�ca categoria e possono essere distinte in:sola lettura (l’utente può visualizzare i dati di indicizzazio-ne e il documento stesso)lettura e stampa (oltre a consultare il documento è possi-bile stamparlo e/o esportarlo su �le system)controllo completo (archiviazione, cancellazione e modi�ca)

Per ogni singola categoria di BUSINESS FILE è possibile attivare la "versione" dei documenti.

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BUSINESS FILE consente di visualizzare i documenti:con visualizzatore integrato. Il visualizzatore integrato supporta il formato PDF e tutti i più di�usi formati gra�ci di tipo “raster” quali: TIF multi pagina, GIF, JPG, JPEG, BMP, PNGcon programma esterno associato al documento. Per i formati non gestiti in modo nativo, all’interno della �nestra di visualizzazione vengono presentate le informazioni descritti-ve con il link al documento che con un click può essere aperto

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BUSINESS FILE consente la classi�cazione e archiviazione di qualsiasi documento elettronico.Le modalità con cui viene eseguita l’archiviazione sono:archiviazione manuale: l’utente sceglie una categoria e il sistema propone un form dove alimentare i campi di input per l’indicizzazione e visualizzare l’anteprima del documento da archiviare, con la possibilità di scorrere a video i documenti disponibili (a questa modalità si accede direttamente anche da diversi programmi di Business); dalla stessa maschera, se necessario, è possibile pilotare la scannerizzazione imme-diata di un documento cartaceoarchiviazione automatica dall’ERP Business: il sistema consente di generare automaticamente un documento elettronico in formato PDF (ad esempio una fattura emessa) al salvataggio del documento stesso e di archiviarlo indiciz-zandolo automaticamente con i dati della registrazione (ad esempio i dati anagra�ci del cliente e il numero, la data e gli articoli delle righe di dettaglio del documento)archiviazione massiva da barcode (rif. modulo BF05 Archiviazione automatica tramite barcode)

BUSINESS FILE permette, una volta individuato il documento elettronico archiviato, di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato.

Sono previsti tre livelli di ricerca dei documenti:ricerche su una categoria: scelta la categoria, il sistema consente di eseguire la ricerca attraverso �ltri applicati ai campi legati all’indicizzazione sceltaricerche estese su più categorie: l’utente può inserire un testo ed il sistema cerca tutti i documenti che fra i propri attributi contengono il testo cercatoricerche legate agli oggetti dell’integrazione: in diverse procedure di Business è disponibile la visualizzazione di tutti i documenti archiviati legati all’oggetto (ad esempio, dalla maschera di prima nota, è possibile accedere a tutti i documenti legati ad una registrazione di fattura passiva)

È possibile collegare tra loro uno o più documenti elettronici archiviati e indicizzati anche in diverse classi�-cazioni, allo scopo di “rilegare” i documenti in un “fascicolo”. Dal fascicolo può essere creato un �le .zip e inviato come allegato di un’email.

I MODULIDI BUSINESS FILE

È possibile ricercare i documenti archiviati tramite:ricerca documenti (selezionando la categoria di riferimento)ricerca estesa (selezionando una, più o tutte le categorie e alimentando una serie di �ltri così da "a�nare" il più possibile i criteri di ricerca)ricerca fascicoli (selezionando il fascicolo elettronico di riferimento)

BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutivaCon questo modulo è possibile:�rmare �le archiviati in chiaroarchiviare �le già �rmati digitalmenteapporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla �rma dei �lesfare la conservazione sostitutiva dei documenti �scali

In fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un’apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la �rma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva. Inoltre, i �le �rmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi �ltri di selezione.Per la conservazione sostitutiva è necessario:creare, inserire documenti, chiudere e �rmare un lotto con apposizione della marca temporalecopiare il tutto su supporto ottico / magnetico

Un lotto �rmato può essere riaperto per l’inserimento, la modi�ca o la cancellazione dei documenti. In fase di chiusura del lotto (prima della fase di �rma), il sistema e�ettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare. Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l’operatore può de�nire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.

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Nella versione Net di BUSINESS FILE sono disponibili i seguenti moduli:BF_K Software development kitBF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampaBF02 Visualizzatore web (ricerca e stampa documenti via internet)BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutivaBF05 Archiviazione automatica tramite barcodeBF10 Integrazione con ERP Business BF12 Terminal Server

BF_K Software development kitTramite il modulo SDK è possibile integrare BUSINESS FILE con altri software aggiungendo a questi ultimi le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti.Possono essere integrati sia moduli personalizzati di Business sia altri software.Tramite il modulo SDK è possibile richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).

BF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampaIl modulo base di BUSINESS FILE dispone di tutte le funzionalità necessarie all’archiviazione elettronica dei documenti.

Gestione tabelle di baseLe tabelle di base possono essere de�nite liberamente dall’utente. In particolare è possibile:creare nuove tabelle di base senza limitazione sul numero di campiassociare una tabella di base ad una tabella del programma ERP Business ed attivare in questo modo l’allineamento automatico dei dativalorizzare manualmente le tabelle di base attraverso un “data entry” generato in automatico dal sistemaalimentare una tabella di base sia da un database esterno che da foglio MS Excelavere in una stessa tabella sia record inseriti manualmente che record importati dal programma ERP Business

Gestione utenti e gruppiLe autorizzazioni per accedere alle categorie ed alle tabelle di base sono a livello di gruppo e non di singolo utente. Per ciascun gruppo è possibile de�nire le regole di accesso (lettura, scrittura, controllo completo) a:categorietabelle di basefascicolilotti dell’archiviazione sostitutivadittetipi di �le gestiti

Gestione dei metadatiL'anagrafe dei metadati (comune a tutte le ditte) può essere utilizzata per collegare fra loro attributi presenti in categorie diverse ma con lo stesso significato logico ed è possibile aggiungere nuovi metadati oltre a quelli già precaricati.

Fascicolazione dei documenti archiviatiÈ possibile creare dei fascicoli ed associare a questi i documenti archiviati.È inoltre possibile stampare con un unico comando tutti i documenti contenuti in uno speci�co fascicolo oppure creare un �le .zip con tutti i documenti del fascicolo ed inviarlo per e-mail.

Link di�eritoTramite il link di�erito è possibile riconciliare le registrazioni dell’ERP Business (contabilità, magazzino e ordini) con i documenti presenti in BUSINESS FILE.L’operatore inserisce dei parametri a scelta (es. tipo documento “fattura immediata ricevuta” e categoria “documenti passivi”) e de�nisce quali sono i campi da collegare a�nché vengano e�ettuate in automatico le associazioni (questa attività può essere schedulata oppure eseguita manualmente). Il programma genera un log con tutte le segnalazioni generate dall’elaborazione.

Possibilità di cambiare il formato gra�co del �leGli operatori abilitati possono esportare i �les archiviati (l’intero documento o parti di esso) e possono scegliere il formato gra�co di output.Per esempio, dato un documento in formato PDF di tre pagine, è possibile esportare in modo indipendente le pagina in formati diversi:pagina 1 = JPGpagina 2 = BMPpagina 3 = TIF

Gestione “log”Insieme agli attributi del documento, sono memorizzati automaticamente dal sistema anche le seguenti informazioni:operatore / data della “prima archiviazione”operatore / data della “ultima modi�ca”Questi nuovi quattro campi sono disponibili nei �ltri di ricerca.

Ricerca documentiNella ricerca documenti all'interno di una categoria è possibile utilizzare diversi operatori nei �ltri di ricerca (es. da numero / data a numero / data, operatori <>, >, <, ecc.).Tutti gli attributi di una categoria sono utilizzabili come �ltri di ricerca. Con la ricerca libera è possibile ricercare un testo all’interno degli attributi dei documenti di tutte le categorie contemporaneamente.

Accesso e visibilità documentiL'accesso ai documenti e la conseguente visibilità può essere con�gurata a livello di "categoria" e, per ogni singola categoria, la visibilità di un documento può essere collegata al valore di un "attributo" così da permettere, ad esempio, ad un cliente di accedere tramite il modulo "visualizzatore web" ai propri ordini oppure ad un agente di accedere ai propri documenti.

Avvisi con�gurabiliÈ disponibile un meccanismo di "alert" per con�gurare speci�ci avvisi agli operatori su determinate "azioni" e�ettuate con BUSINESS FILE come ad esempio l'inserimento di nuovi documenti, la modi�ca del valore di un attributo, ecc. L'uso combinato dell'accesso e visibilità documenti per valore attributo e degli avvisi con�gurabili, permette di con�gurare un work�ow di processo semplice ma e�cace.

BF02 Visualizzatore webTramite browser web è possibile ricercare e visualizzare i �les archiviati con BUSINESS FILE.L’accesso al visualizzatore web richiede la digitazione del proprio “nome utente” e “password” (identiche nel caso di operatori che utilizzano anche la versione client / server).

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BF05 Archiviazione automatica tramite barcodeTramite la lettura di un codice a barre contenente alcune informazioni prestabilite è possibile attivare la funzionalità di archiviazione massiva di una serie di documenti (sia su �le distinti che contenuti in un unico �le) associando i �le al documento corrispondente in Business.

BUSINESS FILE permette di utilizzare i barcode in tre diverse modalità:barcode generici (il barcode è un progressivo che permette l’archiviazione del documento in una categoria generica e la successiva associazione ad una categoria de�nitiva ed ad un oggetto di Business)barcode speci�ci (il barcode identi�ca un determinato record di Business e permette al programma di archiviare ed associare in automatico il documento al record di Business di riferimento)barcode personalizzati (il barcode è di origine esterna ed è possibile de�nire una mappatura sulle categorie per associare il documento alla categoria di appartenenza e per estrarre alcuni dati dal barcode per la valorizzazione di alcuni attributi)

BF10 Integrazione con ERP Business Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca.

BUSINESS FILE è integrato con diversi moduli dell’ERP Business:Contabilità GeneraleVendite / Fatturazione (testata e singole righe dei documenti)Magazzino (testata e singole righe dei documenti)Ordini Clienti / Fornitori (testata e singole righe dei documenti)Agenti e ProvvigioniRDA / RDOCRM (Customer Relationship Management)Anagrafe Commesse

Gestione associazioniL’associazione fra documenti dell’ERP Business e categorie di BUSINESS FILE può essere dettagliato a livello di “serie” (es. fatture immediate emesse serie A = categoria fatture attive italia e serie B = fatture attive estero).Inoltre, sono presenti tutti i controlli necessari per la corretta associazione dei campi; sono, inoltre, disponibili diverse funzionalità per velocizzare l’inserimento delle associazioni.Possono essere attivati degli automatismi per l’archiviazione automatica delle stampe prodotte da Business e per la creazione dei fascicoli.

Fascicolo automaticoIl fascicolo automatico viene creato ed aggiornato automaticamente dal sistema per collegare ad un documento di magazzino tutti i documenti collegati:fattura immediata + ordinifattura di�erita + DDT + ordiniDDT + ordini

L’icona per la visualizzazione del fascicolo automatico è disponibile nella gestione dei documenti di magazzino dell’ERP Business. Una volta attivata questa nuova funzionalità, se per il documento corrente il fascicolo non esiste, questo viene creato in automatico e se esiste, viene aggiornato con il nuovo documento. Ad esempio, nel caso di fattura di�erita ricevuta (o emessa) il fascicolo conterrà:il documento fatturatutti i DDT ricevuti (emessi) collegati alla fatturatutti gli ordini (o impegni cliente) collegati ai DDT

BF12 Terminal ServerBUSINESS FILE richiede l'attivazione di questo modulo per installazioni con Microsoft Terminal Services e/o Citrix MetaFrame - Citrix XenApp

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Gli “oggetti dell’integrazione” sono sia entità caratteristiche del sistema ERP (clienti, fornitori, articoli), che documenti elettronici registrabili in Business, quali ad esempio:anagra�ca clienti, fornitori, articolianagra�ca commesseanagra�ca agentianagra�ca leads CRMregistrazioni di prima notastampa / visualizzazione prima notastampa / visualizzazione partitaripreventivi, impegni cliente e ordini fornitoreDDT emessi / ricevutidocumenti fatture emesse / ricevutegenerazione e gestione RDA / RDOgestione opportunità e o�erte CRM

Per ogni oggetto di Business possono essere de�nite e associate a cura dell’utente diverse categorie.Il sistema viene fornito con una serie di categorie precon�gurate che rispecchiano i tipici documenti di Business; è possibile creare nuove categorie di documenti, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare l’interfaccia di indicizzazione.

In fase di archiviazione BUSINESS FILE è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria de�niti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Business (ad esempio, nel caso di una registrazione contabile di una fattura ricevuta, il sistema consente di popolare nella categoria i riferimenti della registrazione, i dati del fornitore e della partita).Per i documenti di origine esterna a Business, l’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Business (ad esempio le fatture attive o gli impegni / ordini), il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione il report da utilizzare.

INTEGRAZIONECON L’ERP BUSINESS

PUNTI DI FORZAL'adozione di BUSINESS FILE permette di raggiungere i seguenti bene�ci:risparmio: notevole riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione �sica degli archivie�cienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei �ussi di lavoroproduttività: drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativisicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso di�erenziati

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Modalità di installazioneÈ possibile installare BUSINESS FILE in due diverse modalità:stand aloneintegrata al programma ERP Business o ad altro gestionale in uso

Requisiti software di baseSistema Operativo ClientWindows XP / Vista / 7 e successivi

Database relazionaleMicrosoft SQL Server (rel. 2005 e successivi).Per le reti più piccole, sempre in Client / Server, è possibile utilizzare MSDE / Express (database Microsoft royalty-free)

Versione ERP BusinessBusiness NET 2012 o successiva

Modalità di lavoroClient / Server(browser web Explorer o Firefox per la sola ricerca e consultazione)

PREREQUISITI


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I MODULIDI BUSINESS FILE

È possibile ricercare i documenti archiviati tramite:ricerca documenti (selezionando la categoria di riferimento)ricerca estesa (selezionando una, più o tutte le categorie e alimentando una serie di �ltri così da "a�nare" il più possibile i criteri di ricerca)ricerca fascicoli (selezionando il fascicolo elettronico di riferimento)

BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutivaCon questo modulo è possibile:�rmare �le archiviati in chiaroarchiviare �le già �rmati digitalmenteapporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla �rma dei �lesfare la conservazione sostitutiva dei documenti �scali

In fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un’apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la �rma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva. Inoltre, i �le �rmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi �ltri di selezione.Per la conservazione sostitutiva è necessario:creare, inserire documenti, chiudere e �rmare un lotto con apposizione della marca temporalecopiare il tutto su supporto ottico / magnetico

Un lotto �rmato può essere riaperto per l’inserimento, la modi�ca o la cancellazione dei documenti. In fase di chiusura del lotto (prima della fase di �rma), il sistema e�ettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare. Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l’operatore può de�nire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.

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Nella versione Net di BUSINESS FILE sono disponibili i seguenti moduli:BF_K Software development kitBF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampaBF02 Visualizzatore web (ricerca e stampa documenti via internet)BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutivaBF05 Archiviazione automatica tramite barcodeBF10 Integrazione con ERP Business BF12 Terminal Server

BF_K Software development kitTramite il modulo SDK è possibile integrare BUSINESS FILE con altri software aggiungendo a questi ultimi le funzionalità necessarie per la gestione elettronica dei documenti.Possono essere integrati sia moduli personalizzati di Business sia altri software.Tramite il modulo SDK è possibile richiamare tutte le funzionalità disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).

BF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampaIl modulo base di BUSINESS FILE dispone di tutte le funzionalità necessarie all’archiviazione elettronica dei documenti.

Gestione tabelle di baseLe tabelle di base possono essere de�nite liberamente dall’utente. In particolare è possibile:creare nuove tabelle di base senza limitazione sul numero di campiassociare una tabella di base ad una tabella del programma ERP Business ed attivare in questo modo l’allineamento automatico dei dativalorizzare manualmente le tabelle di base attraverso un “data entry” generato in automatico dal sistemaalimentare una tabella di base sia da un database esterno che da foglio MS Excelavere in una stessa tabella sia record inseriti manualmente che record importati dal programma ERP Business

Gestione utenti e gruppiLe autorizzazioni per accedere alle categorie ed alle tabelle di base sono a livello di gruppo e non di singolo utente. Per ciascun gruppo è possibile de�nire le regole di accesso (lettura, scrittura, controllo completo) a:categorietabelle di basefascicolilotti dell’archiviazione sostitutivadittetipi di �le gestiti

Gestione dei metadatiL'anagrafe dei metadati (comune a tutte le ditte) può essere utilizzata per collegare fra loro attributi presenti in categorie diverse ma con lo stesso significato logico ed è possibile aggiungere nuovi metadati oltre a quelli già precaricati.

Fascicolazione dei documenti archiviatiÈ possibile creare dei fascicoli ed associare a questi i documenti archiviati.È inoltre possibile stampare con un unico comando tutti i documenti contenuti in uno speci�co fascicolo oppure creare un �le .zip con tutti i documenti del fascicolo ed inviarlo per e-mail.

Link di�eritoTramite il link di�erito è possibile riconciliare le registrazioni dell’ERP Business (contabilità, magazzino e ordini) con i documenti presenti in BUSINESS FILE.L’operatore inserisce dei parametri a scelta (es. tipo documento “fattura immediata ricevuta” e categoria “documenti passivi”) e de�nisce quali sono i campi da collegare a�nché vengano e�ettuate in automatico le associazioni (questa attività può essere schedulata oppure eseguita manualmente). Il programma genera un log con tutte le segnalazioni generate dall’elaborazione.

Possibilità di cambiare il formato gra�co del �leGli operatori abilitati possono esportare i �les archiviati (l’intero documento o parti di esso) e possono scegliere il formato gra�co di output.Per esempio, dato un documento in formato PDF di tre pagine, è possibile esportare in modo indipendente le pagina in formati diversi:pagina 1 = JPGpagina 2 = BMPpagina 3 = TIF

Gestione “log”Insieme agli attributi del documento, sono memorizzati automaticamente dal sistema anche le seguenti informazioni:operatore / data della “prima archiviazione”operatore / data della “ultima modi�ca”Questi nuovi quattro campi sono disponibili nei �ltri di ricerca.

Ricerca documentiNella ricerca documenti all'interno di una categoria è possibile utilizzare diversi operatori nei �ltri di ricerca (es. da numero / data a numero / data, operatori <>, >, <, ecc.).Tutti gli attributi di una categoria sono utilizzabili come �ltri di ricerca. Con la ricerca libera è possibile ricercare un testo all’interno degli attributi dei documenti di tutte le categorie contemporaneamente.

Accesso e visibilità documentiL'accesso ai documenti e la conseguente visibilità può essere con�gurata a livello di "categoria" e, per ogni singola categoria, la visibilità di un documento può essere collegata al valore di un "attributo" così da permettere, ad esempio, ad un cliente di accedere tramite il modulo "visualizzatore web" ai propri ordini oppure ad un agente di accedere ai propri documenti.

Avvisi con�gurabiliÈ disponibile un meccanismo di "alert" per con�gurare speci�ci avvisi agli operatori su determinate "azioni" e�ettuate con BUSINESS FILE come ad esempio l'inserimento di nuovi documenti, la modi�ca del valore di un attributo, ecc. L'uso combinato dell'accesso e visibilità documenti per valore attributo e degli avvisi con�gurabili, permette di con�gurare un work�ow di processo semplice ma e�cace.

BF02 Visualizzatore webTramite browser web è possibile ricercare e visualizzare i �les archiviati con BUSINESS FILE.L’accesso al visualizzatore web richiede la digitazione del proprio “nome utente” e “password” (identiche nel caso di operatori che utilizzano anche la versione client / server).

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BF05 Archiviazione automatica tramite barcodeTramite la lettura di un codice a barre contenente alcune informazioni prestabilite è possibile attivare la funzionalità di archiviazione massiva di una serie di documenti (sia su �le distinti che contenuti in un unico �le) associando i �le al documento corrispondente in Business.

BUSINESS FILE permette di utilizzare i barcode in tre diverse modalità:barcode generici (il barcode è un progressivo che permette l’archiviazione del documento in una categoria generica e la successiva associazione ad una categoria de�nitiva ed ad un oggetto di Business)barcode speci�ci (il barcode identi�ca un determinato record di Business e permette al programma di archiviare ed associare in automatico il documento al record di Business di riferimento)barcode personalizzati (il barcode è di origine esterna ed è possibile de�nire una mappatura sulle categorie per associare il documento alla categoria di appartenenza e per estrarre alcuni dati dal barcode per la valorizzazione di alcuni attributi)

BF10 Integrazione con ERP Business Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca.

BUSINESS FILE è integrato con diversi moduli dell’ERP Business:Contabilità GeneraleVendite / Fatturazione (testata e singole righe dei documenti)Magazzino (testata e singole righe dei documenti)Ordini Clienti / Fornitori (testata e singole righe dei documenti)Agenti e ProvvigioniRDA / RDOCRM (Customer Relationship Management)Anagrafe Commesse

Gestione associazioniL’associazione fra documenti dell’ERP Business e categorie di BUSINESS FILE può essere dettagliato a livello di “serie” (es. fatture immediate emesse serie A = categoria fatture attive italia e serie B = fatture attive estero).Inoltre, sono presenti tutti i controlli necessari per la corretta associazione dei campi; sono, inoltre, disponibili diverse funzionalità per velocizzare l’inserimento delle associazioni.Possono essere attivati degli automatismi per l’archiviazione automatica delle stampe prodotte da Business e per la creazione dei fascicoli.

Fascicolo automaticoIl fascicolo automatico viene creato ed aggiornato automaticamente dal sistema per collegare ad un documento di magazzino tutti i documenti collegati:fattura immediata + ordinifattura di�erita + DDT + ordiniDDT + ordini

L’icona per la visualizzazione del fascicolo automatico è disponibile nella gestione dei documenti di magazzino dell’ERP Business. Una volta attivata questa nuova funzionalità, se per il documento corrente il fascicolo non esiste, questo viene creato in automatico e se esiste, viene aggiornato con il nuovo documento. Ad esempio, nel caso di fattura di�erita ricevuta (o emessa) il fascicolo conterrà:il documento fatturatutti i DDT ricevuti (emessi) collegati alla fatturatutti gli ordini (o impegni cliente) collegati ai DDT

BF12 Terminal ServerBUSINESS FILE richiede l'attivazione di questo modulo per installazioni con Microsoft Terminal Services e/o Citrix MetaFrame - Citrix XenApp

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Gli “oggetti dell’integrazione” sono sia entità caratteristiche del sistema ERP (clienti, fornitori, articoli), che documenti elettronici registrabili in Business, quali ad esempio:anagra�ca clienti, fornitori, articolianagra�ca commesseanagra�ca agentianagra�ca leads CRMregistrazioni di prima notastampa / visualizzazione prima notastampa / visualizzazione partitaripreventivi, impegni cliente e ordini fornitoreDDT emessi / ricevutidocumenti fatture emesse / ricevutegenerazione e gestione RDA / RDOgestione opportunità e o�erte CRM

Per ogni oggetto di Business possono essere de�nite e associate a cura dell’utente diverse categorie.Il sistema viene fornito con una serie di categorie precon�gurate che rispecchiano i tipici documenti di Business; è possibile creare nuove categorie di documenti, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare l’interfaccia di indicizzazione.

In fase di archiviazione BUSINESS FILE è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria de�niti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Business (ad esempio, nel caso di una registrazione contabile di una fattura ricevuta, il sistema consente di popolare nella categoria i riferimenti della registrazione, i dati del fornitore e della partita).Per i documenti di origine esterna a Business, l’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Business (ad esempio le fatture attive o gli impegni / ordini), il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione il report da utilizzare.

INTEGRAZIONECON L’ERP BUSINESS

PUNTI DI FORZAL'adozione di BUSINESS FILE permette di raggiungere i seguenti bene�ci:risparmio: notevole riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione �sica degli archivie�cienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei �ussi di lavoroproduttività: drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativisicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso di�erenziati

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Modalità di installazioneÈ possibile installare BUSINESS FILE in due diverse modalità:stand aloneintegrata al programma ERP Business o ad altro gestionale in uso

Requisiti software di baseSistema Operativo ClientWindows XP / Vista / 7 e successivi

Database relazionaleMicrosoft SQL Server (rel. 2005 e successivi).Per le reti più piccole, sempre in Client / Server, è possibile utilizzare MSDE / Express (database Microsoft royalty-free)

Versione ERP BusinessBusiness NET 2012 o successiva

Modalità di lavoroClient / Server(browser web Explorer o Firefox per la sola ricerca e consultazione)

PREREQUISITI


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