BILANCIO DI MANDATO BILANCIO DI MANDATO

DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003:DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003:

VALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATOVALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATO

Paolo BodiniSindaco di Cremona

Dal 1995 al 2004Padova 15 gennaio 2005

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

CITTA’ DI CREMONACITTA’ DI CREMONA

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

PERCHÈ ABBIAMO DECISO DI FARE IL BILANCIO DI MANDATO?

•Processo di trasformazione, nuovo modello di relazione con i cittadini: accountability

•Esigenza di rendere conto a fine mandato dell’operato, delle azioni e dei risultati raggiunti per avere il feedback che si ottieni dalla partecipazione e dal dialogo

•Comunicare ai propri cittadini in modo chiaro, semplice e accessibile la risposta ai bisogni e al miglioramento del benessere, attraverso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti per rafforzare il legame fiduciario

IL BILANCIO DI MANDATO E L’INTEGRAZIONE TRA LIVELLO STRATEGICO PROGRAMMATICO E GESTIONALE

PIANIFICAZIONE STRATEGICA

PROGRAMMAZIONE E ATTUAZIONE

CONTROLLO

RENDICONTAZIONE

Programma di mandatoPiano strategico

Relaz. Prev. ProgramaticaBilancio di previsione

Piani Esecutivi Gestione

Controllo strategicoControllo di gestione

Relazione al rendicontoConto consuntivo

Bilancio di mandato

OBIETTIVI

• Elaborare un documento chiaro che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato, per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole e corretta dell’operato dell’ente da parte dei cittadini.

• Miglioramento della comunicazione all’esterno e apertura dei canali con i portatori d’interesse e i cittadini per sviluppare forme di collaborazioni crescenti

• Raggiungimento di una visione unitaria e completa da parte del dipendente per superare la settorialità e motivare maggiormente i singoli

IL BILANCIO DI MANDATO COME?

• PRODOTTO: documento che rappresenta la complessità dell’azione dell’ente, integrando i dati patrimoniali ed economico finanziari, indicatori quantitativi e descrizioni qualitative

• PROCESSO: percorso interno (formazione condivisione e formalizzazione) che prevede la ricostruzione della catena di senso, la progressiva integrazione con gli altri strumenti gestionali e comunicativi esistenti e il coinvolgimento dei diversi portatori d’interesse

STRUMENTI TRADIZIONALI IN USO INSUFFICIENTI

• Non rilevano gli aspetti non quantificabili finanziariamente, quindi non consentono di verificare l’efficacia e valutare l’efficienza

• Non offrono una visione d’insieme e dotata di senso dell’azione e delle politiche dell’ente

• Non sono facilmente leggibili, fruibili e accessibili per la maggior parte dei cittadini

I PRESUPPOSTI

• Servizio Comunicazione

• Servizio programmazione e Controllo di Gestione

• Pubblicazione “La città che cambia”

OBIETTIVO

• Elaborare un documento chiaro e fruibile da parte di tutti i cittadini, che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato (1999 –2003), per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole corretta dell’identità dell’ente da parte dei cittadini.

FASI DEL PROCESSO DI COSTRUZIONE DEL DOCUMENTO

FASE PREPARATORIA ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI DI

PREBILANCIO COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI PORTATORI

D’INTERESSE REDAZIONE DEL DOCUMENTO FINALE

STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUME

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003

Costituzione del gruppo di lavoro Definizione dei destinatari del

documento Scelta della società di consulenza Presentazione e coinvolgimento della

struttura interna

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003

Sindaco, Vicesindaco Direttore Generale, Ragioniere capo, Consulente d’azienda Direttore Personale, Sviluppo organizzativo,

Comunicazione Politiche Giovanili Posizione Organizzativa Comunicazione, Posizione Organizzativa Programmazione e Controllo di

Gestione, Operatore comunicazione Operatore Programmazione e Controllo di Gestione Addetto Stampa

GRUPPO DI LAVOROGRUPPO DI LAVORO

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003

DESTINATARI DEL DOCUMENTODESTINATARI DEL DOCUMENTO

Cittadini Amministratori attuali e

futuri Dirigenti e funzionari

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003

SCELTA SOCIETÀ DI CONSULENZASCELTA SOCIETÀ DI CONSULENZA

Esperienze a livello nazionale

Trattativa informale

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003PRESENTAZIONE E COINVOLGIMENTO PRESENTAZIONE E COINVOLGIMENTO INTERNOINTERNO

Presentazione e formazione sul bilancio a Sindaco e Assessori

Presentazione e formazione ai dirigenti e alle Posizioni Organizzative

Comunicazione a tutti i dipendenti (articolo giornale interno e sulla intranet aziendale)

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003

FATTORI DI SUCCESSO FATTORI DI SUCCESSO Coinvolgimento internoCoinvolgimento interno

Novità e sfida per l’ente, ed interesse Coinvolgimento dall’inizio di assessori

e dirigenti, che si sono sentiti parte integrante del progetto

Maggiore disponibilità da parte di tutti a fornire le informazioni necessarie per la stesura dei documenti

FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003FATTORI DI CRITICITÀ FATTORI DI CRITICITÀ Coinvolgimento internoCoinvolgimento interno

Incertezza e preoccupazione per il confronto aperto con la città nel periodo prelettorale (bilancio mostra luci ed ombre dell’attività)

Tempi stretti per l’elaborazione del documento

ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003

Sicurezza e rapporti con il cittadinoPolitiche sociali Attività produttivePolitiche culturaliPolitiche educative e giovaniliMobilità, territorio, ambiente e urbanistica

LE 6 AREE DI RENDICONTAZIONELE 6 AREE DI RENDICONTAZIONE

ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003

Raccolta dati e documenti di partenza

Incontro con Assessori e Dirigenti Articolazione di ogni documento Verifica finale

IL PERCORSO DI ELABORAZIONEIL PERCORSO DI ELABORAZIONE

ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003

Discorso d’insediamento del sindaco Tabella di sintesi Situazione ereditata all’inizio mandato Obiettivi, strategie, interventi realizzati,

da completare, non ancora realizzati Risultati raggiunti

L’ARTICOLAZIONE DI OGNI DOCUMENTOL’ARTICOLAZIONE DI OGNI DOCUMENTO

ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003

ESEMPIO

Individuazione dei cittadini portatori d’interesse

Momenti di coinvolgimento

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

INDIVIDUAZIONE DEI CITTADINIINDIVIDUAZIONE DEI CITTADINI

Cittadini scelti in rappresentanza di ogni area (69 scelti – 62 coinvolti)

Raccolta indirizzari del Comune di Cremona

Incontro Gruppo di lavoro con Sindaco e Assessori e Dirigenti

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Prefetto (rinuncia) Questore (rinuncia) Rappresentanti Mercoledì del Cittadino Presidente Associazione Incontro Donne

Antiviolenza Punto nuova impresa (Camera di Commercio) Rappresentante dei comitati spontanei dei

cittadini Direttori dei giornali locali (3 quotidiani +1

settimanale)

Sicurezza e rapporti con il cittadinoSicurezza e rapporti con il cittadino

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Politiche socialiPolitiche sociali Presidente II.PP.A.B Istituzioni pubbliche di

assistenza e beneficenza Direttore Caritas diocesana Presidente Centro Interprovinciale

servizi volontariato Presidente Forum del III settore Direttore Confcoperative Presidente Centro Geriatrico cremonese Direttore sociale Azienda Sanitaria Locale Sindacati Pensionati CGIL, CISL, UIL

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Attività produttiveAttività produttive

Presidenti associazioni artigiani (2 associazioni)

Presidente Associazione Industriali Presidente Associazione Piccole

medie imprese Presidenti Associazioni Commercianti

(2 associazioni) Presidente coltivatori diretti Presidente associazione Agricoltori Segretari provinciali CGIL, CISL, UIL segue

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Attività produttiveAttività produttive

Presidenti Camera di Commercio Presidenti Confcooperative e Lega

Cooperative Rappresentante associazioni consumatori Presidente Azienda

energetica municipalizzata Presidente Banca Popolare

Cremona

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Politiche culturaliPolitiche culturali Presidente Fondazione musicale

Stauffer Presidente Associazione Culturale

ADAFA Presidente Amici del Museo Artista Direttore Archivio Diocesano e

conoscitore storia cremonese Docente di storia dell’arte Direttore biblioteca governativa Direttore archivio di stato Rappresentante liutai

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Politiche educative e giovaniliPolitiche educative e giovanili

Presidente Centro Sportivo italiano (CSI) Presidente Unione Italiana Sport per Tutti (UISP) Presidente Associazione Culturale ADAFA Associazioni genitori (Age e CDG) Presidente Federazione Oratori Cremonesi

segue

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Politiche educative e giovaniliPolitiche educative e giovanili

Presidente consulta giovanile scuole superiori Dirigente scolastico scuola obbligo Responsabile corsi economia Università cattolica Docente scuola edile Preside istituto scolastico

superiore Presidente Comitato mensa

scuole

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Mobilità,territorio, ambiente, urbanisticaMobilità,territorio, ambiente, urbanistica

Coordinatrice Ordini professionali Presidente Collegio Geometri Presidente Ordine Ingegneri Presidente Ordine Architetti Rappresentante associazioni

ambientaliste

segue

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

Mobilità, territorio, ambiente, urbanisticaMobilità, territorio, ambiente, urbanistica

Presidente azienda dei porti Cremona-Mantova

Presidente Automobile Club Italiano Presidente Autostrade Centropadane Presidente Reindustria Presidente Associazioni

Trasportatori

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

FATTORI DI CRITICITA’ – scelta cittadiniFATTORI DI CRITICITA’ – scelta cittadini

Difficoltà a ridurre ad un numero piccolo (8 persone ) i cittadini per ogni area

Difficoltà nella scelta di persone significative e non solo rappresentative per carica istituzionale delle 6 aree

Non sempre i cittadini coinvolti avevano una visione d’insieme sugli obiettivi delle aree

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

FASI DI COINVOLGIMENTOFASI DI COINVOLGIMENTO

Telefonata ad ognuno da parte dell’assessore di riferimento (luglio)

Conferenza stampa per anticipare ai cittadini le lettere (luglio)

Invio lettera a firma del Sindaco (luglio) Contatto telefonico per intervista da

parte consulente (ottobre)

COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

FASI DI COINVOLGIMENTOFASI DI COINVOLGIMENTO

Consegna del documento di prebilancio (ottobre)

Intervista (ottobre) Focus 1 (novembre) Focus 2 (gennaio) Tavola rotonda convegno (febbraio)

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

Struttura del documento - Indice Stile e linguaggio del documento Grafica del documento Stampa del documento

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

IDENTITA’ DELL’ENTE E RISORSE RELAZIONE SOCIALE

STRUTTURA DEL DOCUMENTOSTRUTTURA DEL DOCUMENTO

INDICE

È articolato in due sezioni, precedute da introduzione del Sindaco e da nota metodologica:

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

La città Valori e visione politica Le risorse umane Le risorse economico finanziarie Le opere pubbliche Le risorse di rete

IDENTITA’ DELL’ ENTE E RISORSEIDENTITA’ DELL’ ENTE E RISORSE

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

Sicurezza e Rapporti con il cittadinoPolitiche SocialiAttività ProduttivePolitiche CulturaliPolitiche Educative e GiovaniliMobilità, Territorio, Ambiente e Urbanistica

RELAZIONE SOCIALERELAZIONE SOCIALE

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

I criteri guida sono stati: COERENZA CHIAREZZA E LEGGIBILITA’ OMOGENEITA’ ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI

STILE E LINGUAGGIO DEL DOCUMENTOSTILE E LINGUAGGIO DEL DOCUMENTO

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

• Coerenza tra le aspettative dei destinatari e i contenuti del Bilancio di mandato

• Coerenza tra i linguaggi usati all’interno del documento: contenuto scritto, visivo e numerico (coerenza di prodotto)

• Coerenza tra Bilancio di mandato e gli altri prodotti di comunicazione realizzati dal Comune di Cremona (coerenza di sistema)

COERENZACOERENZA

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

• Utilizzo di un linguaggio il più possibile chiaro e diretto

• Lavoro impegnativo di revisione e semplificazione dei testi pervenuti, senza scadere nell’imprecisione

• Particolare attenzione nello spiegare i termini tecnici, ogni volta che si sono presentati

CHIAREZZA E LEGGIBILITA’CHIAREZZA E LEGGIBILITA’

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGIARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI

• Utilizzo di forme narrative, descrittive per i contenuti

• Utilizzo di linguaggio visivo nelle diverse forme (immagini, grafici) per rappresentare i contenuti

• Utilizzo del linguaggio numerico (tabelle di dati) per descrivere i risultati raggiunti

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

•Omogeneità stilistica del testo (rielaborazione di tutti i testi pervenuti, secondo un unico stile)

•Omogeneità stilistica tra testo scritto, grafica e contenuti matematici (tabelle di dati e grafici)

•Omogeneità di strutturazione dei contenuti, pur essendo argomenti tra loro molto diversi

OMOGENEITA’OMOGENEITA’

REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004

Grafica pensata come percorso di lettura

Studio dell’uso del colore, a seconda degli argomenti

Richiami visivi per non perdersi durante la lettura

Ricerca fotografica accurata

GRAFICA GRAFICA

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

RICERCA FOTOGRAFICARICERCA FOTOGRAFICA

• Selezione fotografie corrispondenti agli argomenti

• Richiami di campagne di comunicazione per rafforzare il messaggio di coerenza con altri prodotti dell’ente

• Difficoltà a reperire foto con formato usabile per la stampa (necessità archivio)

STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUMEGennaio – Aprile 2004

• Stampa di 3000 copie

• Convegno di presentazione del bilancio alla città (10 febbraio 04)

• Distribuzione a chi ne fa richiesta presso gli sportelli aperti al pubblico del Comune

• Invio del documento ai cittadini coinvolti, autorità, sindaci di altri comuni, presenza in siti d’interesse

• Articolo sul giornale esterno che arriva a tutte le famiglie e categorie economiche

• Pubblicazione sul sito in formato PDF, per favorire la diffusione e limitare le spese

DIFFUSIONE ESTERNADIFFUSIONE ESTERNA

STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUMEGennaio – Aprile 2004

• Distribuzione a Consiglieri, Assessori, Dirigenti e Posizioni Organizzative

• Incontri con tutti i servizi per illustrare il Bilancio di mandato e impostare la nuova metodologia di lavoro

• Pubblicazione sul sito Intranet aziendale del documento in formato Pdf

• Estratti da pubblicare sul giornalino interno

DIFFUSIONE INTERNADIFFUSIONE INTERNA

DURATA E PERSONE COINVOLTE

11 mesi Gruppo di lavoro: 11 persone Personale coinvolto: 120 (ufficiali) Persone coinvolte per la redazione: 5

Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

Tempi stretti, per condivisione del progetto e realizzazione

Informazioni disponibili in parte e non secondo la logica del Bilancio di mandato

Rendicontazione di 4 anni, come prima esperienza

Lungo lavoro di integrazione dei materiali raccolti

DIFFICOLTÀ INCONTRATE

VANTAGGI

Una nuova riflessione interna sulla propria identità e sul modo di formalizzare politiche, obiettivi e strategie in relazione con i portatori d’interesse esterni

Creazione di momenti sistematizzati di confronto e scambio d’informazioni e metodi di lavoro tra i diversi servizi dell’ente

VANTAGGI

Conoscenza approfondita di tutti gli obiettivi, strategie ed interventi dell’ente

Sviluppo di buone relazioni con tutti i servizi, che agevolano il lavoro del servizio comunicazione

Sviluppo di una nuova organizzazione e consolidamento del senso di appartenenza dei dipendenti grazie al Bilancio di mandato, perché dotata di senso l’attività

PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE Programma di Governo Relazione Previsionale e Progr. Piano Obiettivi Bilancio Previsionale Peg

SISTEMA DI RENDICONTAZIONE Controllo Strategico Controllo di gestione Bilancio economico Bilancio finanziario

Bilancio sociale

Formulazione di programmi e obiettivi, tenendo conto dei risultati attesi

Rendicontazione sociale e analisi degli scostamenti

È uno degli elementi del sistema Condiziona e qualifica il sistema

Il processo di rendicontazione socialeIl processo di rendicontazione sociale