Anci Innovazione Proposta di modello e di percorso per il Riordino territoriale

Obiettivo generale del riordino

• Migliore gestione delle risorse destinate agli enti territoriali

• Economia nella gestione delle risorse destinate agli enti territoriali (risparmio)

• Efficienza ed efficacia dei processi organizzativi degli enti territoriali

• Innalzamento del livello dei servizi al cittadino

Stato dell’arte del riordino

• Regime giuridico vigente per i comuni con meno di 1000 abitanti – Legge 135/2012 (DL 95/2012):

• costituzione facoltativa di Unioni “speciali” con non meno di 5000 abitanti (3000 in caso di aree montane), con perdita dell’autonomia economico-finanziaria e contabile;

• assoggettamento dell’Unione speciale al Patto di Stabilità;

• perdita della Giunta per i comuni con meno di 1000 abitanti;

• Normativa coordinata delle Gestioni Associate (art. 14 della Legge n. 122/2010 e art. 16 della Legge n. 148/2011, modificati dall'art. 19 della Legge n. 135/2012)

• DDL Delrio su province da cui scaturiscono le Aree Vaste e le città metropolitane

Il funzionamento attuale

Oggi ogni comune* gestisce autonomamente i diversi processi/servizi

* salvo aggregazioni di comuni/unioni che hanno parzialmente già messo a fattor comune alcuni servizi/processi

Pratica Cittadino

Servizi demografici/protocollo Servizi

finanziari

Ufficio tecnico

Urbanistica

Suap

Economato

Servizi alla persona/Fa

miglia

Trasporto

Sport

Controllo e monitoraggio territorio

Il funzionamento attuale a livello territoriale

N servizi in M territori = N*M servizi-attività costi

I principi del nuovo modello

• Centralità del cittadino e vicinanza (on line e on site)

• Organizzazione per processi e per progetti e non più per funzione

• Sviluppo delle competenze e specializzazioni tecniche (sapere fare) unite e a sviluppo delle competenze e professionalità gestionali e manageriali (saper essere)

• Valorizzazione delle differenze

• Valorizzazione dei saperi distintivi

La proposta di modello

Dal singolo comune Al territorio

Dalla funzione Al processo

Dal cliente interno Al cittadino

La proposta di modello

PARTNER

PARTNER

PARTNER

AREE TECNICHE

Lavori Pubblici Scuola, Sport e Cultura

Trasporti e Mensa Urbanistica

Servizi sociali Attività Produttive

Anagrafe

...

URP

Ricognizione Bisogni

Monitoraggio soddisfazione

LOGISTICA E SUPPORTO Amministrazione, EDP, Protocollo ...

L’applicazione a livello territoriale

PARTNER

PARTNER

PARTNER

AREE TECNICHE/ Servizi

(gestioni associate) Lavori Pubblici

Scuola, Sport e Cultura Trasporti e Mensa

Urbanistica Servizi sociali

Attività Produttive Anagrafe

...

URP Ricognizione

Bisogni

Monitoraggio Soddisfazione

URP Ricognizione

Bisogni

Monitoraggio Soddisfazione

URP •Ricognizione

Bisogni •Contatto con

il cittadino •Acquisizione

‘richieste di servizio’ •Monitoraggio Soddisfazione

LOGISTICA E SUPPORTO Amministrazione, EDP, Protocollo ...

Dove: Sono le gestini associate a livello territoriale

Sono i servizi/processi/attività

che rimangono sul comune/ente

Il nuovo modello a livello comunale

PARTNER

PARTNER

PARTNER

AREE TECNICHE (a livello di Unione)

Lavori Pubblici Scuola, Sport e Cultura

Trasporti e Mensa Urbanistica

Servizi sociali Attività Produttive

Anagrafe

...

URP Comune

URP • Ricognizione

Bisogni • Contatto con

il cittadino • Acquisizione

‘richieste di servizio’ • Monitoraggio Soddisfazione

LOGISTICA E SUPPORTO Amministrazione, EDP, Protocollo ...

Dal singolo Comune al Territorio

• Al singolo comune la gestione della ‘relazione con il cittadino/utente/consumatore’

• Al singolo comune l’identificazione della ‘soluzione al bisogno’ del cittadino e l’attivazione del servizio

• Ai comuni in gestione associata, la strutturazione e gestione dei servizi, al cittadino/utente/consumatore

• Ai comuni in gestione associata, la strutturazione e gestione dei processi di servizio interno (amministrazione , controllo di gestione, EDP; ecc.) e di logistica e supporto

• Al singolo comune il monitoraggio della soddisfazione rispetto ai servizi erogati e la relazione con il Cittadino in ottica di CRM = Citizen Relationship Management)

12

Stock olders (altri comuni, risorse interne, ecc.)

Un esempio di Business Process

CITTADINI ATTUALI, POTENZIALI

FORNITORI PARTNER Processi di Raccolta e

Analisi dei bisogni

Individ. soluzione (Ricerca & Sviluppo) Processi di

Contatto con il cittadino

Processi di Attivazione e

Gestione Servizi

BUSINESS INTELLIGENCE –GESTIONE INFORMAZIONI

DIREZIONE e COORDINAMENTO (INTERNO E TERRITORIALE)

SERVIZI INTERNI – GESTIONE INFRASTRUTTURE

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Processi di Logistica e Supporto

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13

Il Macroprocesso Obiettivo Cittadini

Organi di governo

CED e sistemi informativi

Controllo di gestione - Amministrazione e finanza

Segreteria e Protocollo

Mo

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Ascolto e interpretazione

Organizzazione e attivazione dei servizi

Produzione e erogaz. dei servizi

14

Il Macroprocesso Obiettivo (esemplificazione)

Cittadini

Organi di governo

CED e sistemi informativi

Servizi Amministrativi e Finanziari

Segreteria e Protocollo ( Front office interno)

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Ascolto (Front Office )

URP; SUAP; Statistica

Organ. e attivazione

URP; SUAP; Politiche sociali

Produz. e erogazione ( back office ) Anagrafe; Serv. Elettorale; Trasporto;

Politiche Sociali; Cultura; Scuola; Lavori Pubblici; Ambiente;

Espropri; Protezione civile, Urbanistica; sepolture; Sport; Commercio; ecc.

I vantaggi ed i benefici

• La focalizzazione del comune sul cittadino, sulla relazione con il medesimo, sui bisogni e non sulla produzione della pratica

• La specializzazione e la crescita della competenza

• I vantaggio economico dato dall’economia di scala

• La sostenibilità degli investimenti per la reingegnerizzazione e l’ottimizzazione dei processi

• ll vantaggio economico e di produttività dato dalla reingegnerizzazione

L’applicazione del modello deve tener conto • Della definizione di una dimensione significativa e sostenibile del livello

territoriale ossia:

• Sotto i 5.000 obbligatorio ma con mantenimento sul territorio dei servizi di relazione con il cittadino on line ed on site

• Sopra i 5.000 auspicabile con mantenimento sul territorio dei servizi di relazione con il cittadino on line ed on site

• Della definizione di una dimensione significativa in funzione della localizzazione (montagna o pianura)

• Dell’assegnazione delle responsabilità di processo in funzione della migliore competenza e della maggiore leadership

• Della necessità di ridurre i livelli

• Della necessità di confermare, almeno nel breve-medio tempo, i riordini già effettuati evitando sovrapposizioni di funzioni/ruoli/attività/costi e favorendo la partecipazione al governo per verificare l’efficacia e l’efficienza dell’azione avviata ………

• La realizzazione di investimenti infrastrutturali (in tecnologie, reti, informatizzazioni per consentire l’integrazione tra comune e territorio/unione)

La realizzazione: quale percorso

• La definizione del modello di riferimento

• L’identificazione dei processi

• L’identificazione dei processi a valore per il comune /cittadino (da lasciare sul comune)

• L’Identificazione dei processi da centralizzare

• L’analisi dei processi attuali (sui diversi comuni)

• La mappatura dei processi obiettivo (attività, risorse, competenze, strumenti) di relazione con il cittadino (comunali) di attivazione dei servizi (territoriali) di erogazione (territoriali) di service (territoriali) di monitoraggio (territoriali e comunali)

• L’identificazione delle azioni per passare dai processi attuali ai processi obiettivo (formazione tecnica, formazione manageriale e gestionale, change management, investimenti in tecnologie dell’informazione, ecc.)

• Attivazione delle azioni con progettualità mirate/specifiche

• Audit di controllo e AAR (adozione delle tecniche di After Action review)