Razionalizzazione della spesa telefonica

d’Ateneo

Gennaio 2008

Università degli Studi di Milano - Bicocca

Sistema telefonico d’Ateneo-  11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo

MD110 Ericsson) collegate in rete

-   Numerazione con radice unica per tutte le sedi

-   Circa 3000 apparecchi utente connessi

-   Segreteria telefonica centralizzata

-   Sistema di registrazione ed accounting centralizzato

-   Gestione permessi e codici utente

- Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato,

chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…

-  11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo

MD110 Ericsson) collegate in rete

-   Numerazione con radice unica per tutte le sedi

-   Circa 3000 apparecchi utente connessi

-   Segreteria telefonica centralizzata

-   Sistema di registrazione ed accounting centralizzato

-   Gestione permessi e codici utente

- Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato,

chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…

STORIA del sistema fonia

-  1998: acquisizione dell’impianto tramite gara d’appalto

-   2000 – 2001: espansione e upgrade tramite perizia di variante suppletiva (finanziaria 2000)

-    2003 – 2004: espansione ai nuovi edifici (acquisto 11a centrale, connessa tramite protocollo IP)

-   2005 – 2007: ottimizzazione delle risorse tramite ridistribuzione delle 11 centrali esistenti per servire ulteriori 8 nuove sedi, attivazione sedi ad utenza VoIP

Evoluzione campus

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

anno

n. e

dif

ici /

cen

tral

i

edifici

centrali

Evoluzione dell'utenza telefonica

2894

273925092274

21161957

16171201

867500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

anno

n. p

.ti t

elef

on

ici

U12

U4

U18

HSV

U20

VSerena

U19

U14

U8

U1

Rete fonia

U16

U6

VoIPH.323

Tru

nk

IP

PSTN

PSTN

U7

15 canaliin/out

30 canali in/out30 canali input

30 canali output

15 canalioutput

60 canaliin/out

PSTN

PSTNCavo multicoppia

Fibra ottica sm

Rete operatori

U3

U2

U9 U5

U21

U11

SOVoIPH.323

VoIPH.323

Trunk IP

Ponti radio

MilanoMilano

Sondrio

Monza

– L’infrastruttura di rete utilizza gli standard di cablaggio strutturato ed è per la gran parte di proprietà dell'Università (fibre ottiche, ponti radio, rame)

– Nelle sedi raggiunte da collegamenti geografici tramite linee in affitto da operatori (3 sedi su 18) è attivo il servizio VoIP/IP Telephony con QoS (uso di collegamenti già attivi per la rete dati)

– Le dorsali di backbone e di edificio, in fibra ottica, vengono utilizzate sia dagli apparati di rete sia dai centralini telefonici

– Il cablaggio orizzontale in rame (prese utente) di tutte le sedi è omogeneo e utilizzabile da qualsiasi terminale in rete, sia esso un computer, un telefono digitale, un terminale VoIP, un fax, una telecamera o un access point wireless

– La rete dati di campus è una rete multiservizio ad elevate performance (protocolli IP/MPLS di ultima generazione) progettata e dimensionata per il trasporto di dati/video/voce (triple play)

Caratteristiche della rete dati/fonia

Vantaggi e risparmi

1) Nessun costo aggiuntivo per i collegamenti tra le sedi infrastruttura di proprietà per trasporto fonia tradizionale, utilizzo VoIP per le 3

connessioni affittate da operatori (sedi di Monza centro, Faedo Valtellino (SO) e Milano, Via Thomas Mann)

2) Traffico voce tra le varie sedi dell’Ateneo a costo zero (unico sistema in rete con numerazione a radice unica 02 6448 xxxx)

3) Tutti gli utenti hanno gli stessi servizi indipendentemente dalla dislocazione della sede (architettura integrata fonia tradizionale e VoIP)

4) Risparmio nei costi di gestione (gestione centralizzata)

5) Infrastruttura della rete dati è adeguata per veicolare l’intero traffico telefonico

Tipologia dell'utenza telefonica

Digitale89,8%

Fax7,1% ISDN

0,7% Dect0,3%

VoIP2,1%

Altro10,2%

Digitale Fax ISDN Dect VoIP

Composizione della spesa del sistema fonia

1) traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo

2) canoni delle linee PSTN

3) costi di gestione del sistema:

- attività di monitoraggio e risoluzione guasti- attività di installazione, configurazione e test - attività di analisi, progettazione e implementazione di

nuove funzionalità- gestione utenza (attivazioni, dismissioni, modifiche)- accounting e fatturazione per centri di costo

3) Costi di gestione del sistemaQuesti costi sono fortemente dipendenti: a) dalla struttura organizzativa, b) dalle competenze tecniche del personale tecnico e quindi dalla tipologia e dal livello di servizio previsto dai contratti di manutenzione.

Nel nostro caso, a) la gestione di un proprio magazzino delle parti che si guastano con maggior frequenza, b) l’elevata competenza specialistica e la disponibilità, oltre il normale orario di lavoro, del personale tecnico, che quindi può autonomamente provvedere a tutte le operazioni di monitoring, aggiornamento, installazione, configurazione, individuazione dei guasti e sostituzione delle parti, permette di stipulare un contratto di manutenzione del sistema che prevede il minimo livello di servizio consistente nelle sole attività di consegna/ritiro, tramite spedizione da parte del fornitore, delle parti nuove/guaste entro il giorno lavorativo successivo all’apertura del guasto, ad un costo pari al 20% - 30% di quello dei contratti più assistiti.

Sono inoltre ridotte a zero le spese di consulenza e di outsourcing per attività di analisi, progettazione dell’evoluzione del sistema.

2) Costi dei canoni delle linee PSTN

Poiché il costo del canone di ogni linea PSTN è fissato dagli operatori (Authority TLC – convenzione Consip), la riduzione della relativa spesa si ottiene solo portando al minimo il n° di linee.

Un unico sistema telefonico in rete, ben dimensionato e configurato, permette di minimizzare il numero di linee grazie a:

- condivisione delle linee da parte di tutta l’utenza

- ottimizzazone delle regole e dei percorsi interni tra le sedi per il traffico voce in ingresso e in uscita dall’Ateneo

- ottimizzazione della dislocazione fisica delle linee entranti/uscenti tra le sedi.

Evoluzione linee entranti / uscenti

50

7090

110130

150

170190

210230

250

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

anno

n. l

inee

Spesa per traffico telefonico + canoni (Iva compresa)

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

anni

€Traffico

Canoni

Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo del canone per linea è aumentato del 23,4 %

Evoluzione della spesa per il solo traffico telefonico

(Iva compresa)

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

anno

€

Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo delle tariffe di traffico sono diminuite in media di oltre il 50% (urbane e nazionali) e di circa il 30 % (internazionali)

aumento utenza diminuzione spesa

233,8% 54,2%

Dal 2000 al 2007 141,0% 65,1%

79,0% 45,2%

47,9% 53,8%

36,8% 43,7%

27,3% 47,8%

15,3% 21,9%

5,7% 9,1%

Periodo

Dal 1999 al 2007

Dal 2001 al 2007

Dal 2002 al 2007

Dal 2003 al 2007

Dal 2004 al 2007

Dal 2005 al 2007

Dal 2006 al 2007

Diminuzione della spesa del traffico telefonicoa fronte dell’aumento dell’utenza

- Adesione alle convenzioni Consip fin dall’inizio, fine del 2000 (tariffe molto favorevoli).

- Dall’inizio del 2002, con cadenza trimestrale, ai responsabili di ogni struttura e all’Amministrazione sono forniti i tabulati dettagliati delle spese relative al traffico telefonico dei singoli interni della struttura e i relativi grafici statistici sull’andamento del traffico e della spesa (monitoring della spesa).

- Nel corso del 2003 sono stati introdotti i codici personali per bloccare l’apparecchio telefonico con varie modalità di utilizzo (limitazione della spesa soprattutto nelle zone comuni).

- Sempre nel corso del 2003 è stata introdotta una nuova tipologia di abilitazione alle chiamate che blocca le chiamate ai cellulari, ma permette le telefonate internazionali (sicuramente utile per i fax).

- Dal 2005 si utilizzano all’interno del sistema fonia di Ateneo dispositivi per la

trasformazione del traffico fisso-mobile, costoso anche in convenzione Consip, in traffico mobile-mobile che ha una tariffa molto più bassa (scontata del il 60 % in Consip 2 - Telecom e del 52,5 % in Consip 3 - Fastweb).

Interventi adottati per contenere la spesa sul traffico

Analisi del traffico (dati relativi al 2007)

Spesa / n. chiamate per tipologia di traffico

11,958,14

64,25

14,40

1,26

42,58

17,25

2,50 1,14

36,53

-5

5

15

25

35

45

55

65

75

Urbane % Nazionali % Mobili % Internazionali % Altro %

%

spesa per tipo n. chiamate per tipo

Analisi spesa traffico (dati relativi al 2007)

Composizione spesa traffico telefonico

11,95%8,14%

64,25%

14,40% 1,26%Urbane %

Nazionali %

Mobili %

Internazionali %

Altro %

Analisi tipo traffico (dati relativi al 2007)

Tipologia del traffico telefonico (n. chiamate)

42,58%

17,25%

36,53%

2,50%1,14%

Urbane %

Nazionali %

Mobili %

Internazionali %

Altro %

Numeri anno 2007

Impianto15 sedi geografiche (fibra / ponti radio di proprietà)

3 sedi remote (linee affittate da operatori)

3000 utenze telefoniche

6 linee da 30 canali centralizzate + 24 SIM

11 centrali tradizionali

Spese (Iva inclusa)

Gestione (manutenzione) € 27.600,00

Canoni linee € 42.621,70

Traffico (N. Chiamate uscenti: 810.824) € 90.652,73

Totale / anno € 160.874,43

Stima dei costi della migrazione dell’intero sistema fonia alla telefonia VoIP/IP

Infrastruttura fisica di rete (geografica e cablaggio negli edifici): € 0,00

Apparati di rete (livello core/distribuzione): € 0,00

Aggiunta porte Power Over Ethernet sugli apparati di rete LAN (livello

accesso): circa € 125,00 per porta € 375.000,00 per 3000 utenze

Estensione h/w e s/w per la gestione VoIP (gateway/gatekeeper): dipende dalle scelte

Terminali VoIP: € 100,00 cad. € 300.000,00 per 3000 utenze

Aggiunta gruppi di continuità in tutti I locali tecnici (il funzionamento dei

telefoni tradizionali è assicurato da UPS collegati ai centralini): dipende dal dimensionamento

Costi di formazione del personale: € 0,00 (tecnologia già utilizzata)

Risparmi sulla spesa telefonica rispetto al sistema attuale

spesa per il traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo: nel breve periodo quasi inalterato (sarebbero a costo 0 le chiamate esterne verso utenti VoIP, attualmente poco numerosi, rimarrebero invariati i costi per le altre tipologie)

spesa per i canoni delle linee PSTN: nel breve periodo quasi inalterato (potrà diminuire il n° di linee quando la gran parte delle chiamate esterne sarà verso utenti VoIP)

costi di gestione del sistema: inalterati (tutte le attività sono svolte già oggi completamente da personale interno)

Sviluppi futuri Da anni l’Ateneo investe nell’infrastruttura passiva (cablaggio) e attiva

(apparati) della rete dati in vista della convergenza del traffico video- voce-dati

Dal 2005, non essendo più strategico acquisire nuovi PABX tradizionali, il sistema fonia è stato esteso alle nuove sedi tramite telefonia IP/VoIP, mantenendo integrazione di gestione del sistema e di servizi all’utenza. Questa tendenza sarà mantenuta ed ampliata in futuro

La convivenza di telefonia IP/VoIP con quella tradizionale proseguirà probabilmente ancora per qualche anno e comunque fintanto che l’investimento iniziale, ad oggi ancora piuttosto rilevante, relativo alla migrazione completa verso la telefonia IP/VoIP sarà giustificato dal risparmio della spesa telefonica corrente (traffico, canoni, spese di

gestione). Si sottolinea che le centrali telefoniche tradizionali, sebbene tecnologicamente superate, offrono tuttora servizi avanzati all’utenza, hanno una vita media elevata, una bassa frequenza di guasti e comportano modeste spese di gestione (know-how interno)