Razionalizzazione della spesa telefonica dAteneo Gennaio 2008 Università degli Studi di Milano -...
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Razionalizzazione della spesa telefonica
d’Ateneo
Gennaio 2008
Università degli Studi di Milano - Bicocca
Sistema telefonico d’Ateneo- 11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo
MD110 Ericsson) collegate in rete
- Numerazione con radice unica per tutte le sedi
- Circa 3000 apparecchi utente connessi
- Segreteria telefonica centralizzata
- Sistema di registrazione ed accounting centralizzato
- Gestione permessi e codici utente
- Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato,
chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…
- 11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo
MD110 Ericsson) collegate in rete
- Numerazione con radice unica per tutte le sedi
- Circa 3000 apparecchi utente connessi
- Segreteria telefonica centralizzata
- Sistema di registrazione ed accounting centralizzato
- Gestione permessi e codici utente
- Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato,
chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…
STORIA del sistema fonia
- 1998: acquisizione dell’impianto tramite gara d’appalto
- 2000 – 2001: espansione e upgrade tramite perizia di variante suppletiva (finanziaria 2000)
- 2003 – 2004: espansione ai nuovi edifici (acquisto 11a centrale, connessa tramite protocollo IP)
- 2005 – 2007: ottimizzazione delle risorse tramite ridistribuzione delle 11 centrali esistenti per servire ulteriori 8 nuove sedi, attivazione sedi ad utenza VoIP
Evoluzione campus
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
anno
n. e
dif
ici /
cen
tral
i
edifici
centrali
Evoluzione dell'utenza telefonica
2894
273925092274
21161957
16171201
867500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
anno
n. p
.ti t
elef
on
ici
U12
U4
U18
HSV
U20
VSerena
U19
U14
U8
U1
Rete fonia
U16
U6
VoIPH.323
Tru
nk
IP
PSTN
PSTN
U7
15 canaliin/out
30 canali in/out30 canali input
30 canali output
15 canalioutput
60 canaliin/out
PSTN
PSTNCavo multicoppia
Fibra ottica sm
Rete operatori
U3
U2
U9 U5
U21
U11
SOVoIPH.323
VoIPH.323
Trunk IP
Ponti radio
MilanoMilano
Sondrio
Monza
– L’infrastruttura di rete utilizza gli standard di cablaggio strutturato ed è per la gran parte di proprietà dell'Università (fibre ottiche, ponti radio, rame)
– Nelle sedi raggiunte da collegamenti geografici tramite linee in affitto da operatori (3 sedi su 18) è attivo il servizio VoIP/IP Telephony con QoS (uso di collegamenti già attivi per la rete dati)
– Le dorsali di backbone e di edificio, in fibra ottica, vengono utilizzate sia dagli apparati di rete sia dai centralini telefonici
– Il cablaggio orizzontale in rame (prese utente) di tutte le sedi è omogeneo e utilizzabile da qualsiasi terminale in rete, sia esso un computer, un telefono digitale, un terminale VoIP, un fax, una telecamera o un access point wireless
– La rete dati di campus è una rete multiservizio ad elevate performance (protocolli IP/MPLS di ultima generazione) progettata e dimensionata per il trasporto di dati/video/voce (triple play)
Caratteristiche della rete dati/fonia
Vantaggi e risparmi
1) Nessun costo aggiuntivo per i collegamenti tra le sedi infrastruttura di proprietà per trasporto fonia tradizionale, utilizzo VoIP per le 3
connessioni affittate da operatori (sedi di Monza centro, Faedo Valtellino (SO) e Milano, Via Thomas Mann)
2) Traffico voce tra le varie sedi dell’Ateneo a costo zero (unico sistema in rete con numerazione a radice unica 02 6448 xxxx)
3) Tutti gli utenti hanno gli stessi servizi indipendentemente dalla dislocazione della sede (architettura integrata fonia tradizionale e VoIP)
4) Risparmio nei costi di gestione (gestione centralizzata)
5) Infrastruttura della rete dati è adeguata per veicolare l’intero traffico telefonico
Tipologia dell'utenza telefonica
Digitale89,8%
Fax7,1% ISDN
0,7% Dect0,3%
VoIP2,1%
Altro10,2%
Digitale Fax ISDN Dect VoIP
Composizione della spesa del sistema fonia
1) traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo
2) canoni delle linee PSTN
3) costi di gestione del sistema:
- attività di monitoraggio e risoluzione guasti- attività di installazione, configurazione e test - attività di analisi, progettazione e implementazione di
nuove funzionalità- gestione utenza (attivazioni, dismissioni, modifiche)- accounting e fatturazione per centri di costo
3) Costi di gestione del sistemaQuesti costi sono fortemente dipendenti: a) dalla struttura organizzativa, b) dalle competenze tecniche del personale tecnico e quindi dalla tipologia e dal livello di servizio previsto dai contratti di manutenzione.
Nel nostro caso, a) la gestione di un proprio magazzino delle parti che si guastano con maggior frequenza, b) l’elevata competenza specialistica e la disponibilità, oltre il normale orario di lavoro, del personale tecnico, che quindi può autonomamente provvedere a tutte le operazioni di monitoring, aggiornamento, installazione, configurazione, individuazione dei guasti e sostituzione delle parti, permette di stipulare un contratto di manutenzione del sistema che prevede il minimo livello di servizio consistente nelle sole attività di consegna/ritiro, tramite spedizione da parte del fornitore, delle parti nuove/guaste entro il giorno lavorativo successivo all’apertura del guasto, ad un costo pari al 20% - 30% di quello dei contratti più assistiti.
Sono inoltre ridotte a zero le spese di consulenza e di outsourcing per attività di analisi, progettazione dell’evoluzione del sistema.
2) Costi dei canoni delle linee PSTN
Poiché il costo del canone di ogni linea PSTN è fissato dagli operatori (Authority TLC – convenzione Consip), la riduzione della relativa spesa si ottiene solo portando al minimo il n° di linee.
Un unico sistema telefonico in rete, ben dimensionato e configurato, permette di minimizzare il numero di linee grazie a:
- condivisione delle linee da parte di tutta l’utenza
- ottimizzazone delle regole e dei percorsi interni tra le sedi per il traffico voce in ingresso e in uscita dall’Ateneo
- ottimizzazione della dislocazione fisica delle linee entranti/uscenti tra le sedi.
Evoluzione linee entranti / uscenti
50
7090
110130
150
170190
210230
250
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
anno
n. l
inee
Spesa per traffico telefonico + canoni (Iva compresa)
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
anni
€Traffico
Canoni
Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo del canone per linea è aumentato del 23,4 %
Evoluzione della spesa per il solo traffico telefonico
(Iva compresa)
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
anno
€
Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo delle tariffe di traffico sono diminuite in media di oltre il 50% (urbane e nazionali) e di circa il 30 % (internazionali)
aumento utenza diminuzione spesa
233,8% 54,2%
Dal 2000 al 2007 141,0% 65,1%
79,0% 45,2%
47,9% 53,8%
36,8% 43,7%
27,3% 47,8%
15,3% 21,9%
5,7% 9,1%
Periodo
Dal 1999 al 2007
Dal 2001 al 2007
Dal 2002 al 2007
Dal 2003 al 2007
Dal 2004 al 2007
Dal 2005 al 2007
Dal 2006 al 2007
Diminuzione della spesa del traffico telefonicoa fronte dell’aumento dell’utenza
- Adesione alle convenzioni Consip fin dall’inizio, fine del 2000 (tariffe molto favorevoli).
- Dall’inizio del 2002, con cadenza trimestrale, ai responsabili di ogni struttura e all’Amministrazione sono forniti i tabulati dettagliati delle spese relative al traffico telefonico dei singoli interni della struttura e i relativi grafici statistici sull’andamento del traffico e della spesa (monitoring della spesa).
- Nel corso del 2003 sono stati introdotti i codici personali per bloccare l’apparecchio telefonico con varie modalità di utilizzo (limitazione della spesa soprattutto nelle zone comuni).
- Sempre nel corso del 2003 è stata introdotta una nuova tipologia di abilitazione alle chiamate che blocca le chiamate ai cellulari, ma permette le telefonate internazionali (sicuramente utile per i fax).
- Dal 2005 si utilizzano all’interno del sistema fonia di Ateneo dispositivi per la
trasformazione del traffico fisso-mobile, costoso anche in convenzione Consip, in traffico mobile-mobile che ha una tariffa molto più bassa (scontata del il 60 % in Consip 2 - Telecom e del 52,5 % in Consip 3 - Fastweb).
Interventi adottati per contenere la spesa sul traffico
Analisi del traffico (dati relativi al 2007)
Spesa / n. chiamate per tipologia di traffico
11,958,14
64,25
14,40
1,26
42,58
17,25
2,50 1,14
36,53
-5
5
15
25
35
45
55
65
75
Urbane % Nazionali % Mobili % Internazionali % Altro %
%
spesa per tipo n. chiamate per tipo
Analisi spesa traffico (dati relativi al 2007)
Composizione spesa traffico telefonico
11,95%8,14%
64,25%
14,40% 1,26%Urbane %
Nazionali %
Mobili %
Internazionali %
Altro %
Analisi tipo traffico (dati relativi al 2007)
Tipologia del traffico telefonico (n. chiamate)
42,58%
17,25%
36,53%
2,50%1,14%
Urbane %
Nazionali %
Mobili %
Internazionali %
Altro %
Numeri anno 2007
Impianto15 sedi geografiche (fibra / ponti radio di proprietà)
3 sedi remote (linee affittate da operatori)
3000 utenze telefoniche
6 linee da 30 canali centralizzate + 24 SIM
11 centrali tradizionali
Spese (Iva inclusa)
Gestione (manutenzione) € 27.600,00
Canoni linee € 42.621,70
Traffico (N. Chiamate uscenti: 810.824) € 90.652,73
Totale / anno € 160.874,43
Stima dei costi della migrazione dell’intero sistema fonia alla telefonia VoIP/IP
Infrastruttura fisica di rete (geografica e cablaggio negli edifici): € 0,00
Apparati di rete (livello core/distribuzione): € 0,00
Aggiunta porte Power Over Ethernet sugli apparati di rete LAN (livello
accesso): circa € 125,00 per porta € 375.000,00 per 3000 utenze
Estensione h/w e s/w per la gestione VoIP (gateway/gatekeeper): dipende dalle scelte
Terminali VoIP: € 100,00 cad. € 300.000,00 per 3000 utenze
Aggiunta gruppi di continuità in tutti I locali tecnici (il funzionamento dei
telefoni tradizionali è assicurato da UPS collegati ai centralini): dipende dal dimensionamento
Costi di formazione del personale: € 0,00 (tecnologia già utilizzata)
Risparmi sulla spesa telefonica rispetto al sistema attuale
spesa per il traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo: nel breve periodo quasi inalterato (sarebbero a costo 0 le chiamate esterne verso utenti VoIP, attualmente poco numerosi, rimarrebero invariati i costi per le altre tipologie)
spesa per i canoni delle linee PSTN: nel breve periodo quasi inalterato (potrà diminuire il n° di linee quando la gran parte delle chiamate esterne sarà verso utenti VoIP)
costi di gestione del sistema: inalterati (tutte le attività sono svolte già oggi completamente da personale interno)
Sviluppi futuri Da anni l’Ateneo investe nell’infrastruttura passiva (cablaggio) e attiva
(apparati) della rete dati in vista della convergenza del traffico video- voce-dati
Dal 2005, non essendo più strategico acquisire nuovi PABX tradizionali, il sistema fonia è stato esteso alle nuove sedi tramite telefonia IP/VoIP, mantenendo integrazione di gestione del sistema e di servizi all’utenza. Questa tendenza sarà mantenuta ed ampliata in futuro
La convivenza di telefonia IP/VoIP con quella tradizionale proseguirà probabilmente ancora per qualche anno e comunque fintanto che l’investimento iniziale, ad oggi ancora piuttosto rilevante, relativo alla migrazione completa verso la telefonia IP/VoIP sarà giustificato dal risparmio della spesa telefonica corrente (traffico, canoni, spese di
gestione). Si sottolinea che le centrali telefoniche tradizionali, sebbene tecnologicamente superate, offrono tuttora servizi avanzati all’utenza, hanno una vita media elevata, una bassa frequenza di guasti e comportano modeste spese di gestione (know-how interno)