BEST PRACTICE NELLE RETI DI RICERCA E SISTEMI DI SERVIZIO DELLA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE

dott. MARIO PO’

Roma – 25 maggio 2007

Abitanti 239.832 Comuni del territorio: 30Due Ospedali con complessivi n. 768 posti letto

Personale dipendente: n. 2.598 Bilancio 2006: € 375.695.205,00

Investimenti in ICT(Fondazione Rosselli, 2006)

Diffusione banda larga(Fondazione Rosselli, 2006)

FORMAZIONE & INNOVAZIONE

Senza interventi di formazione, incentivi,motivazione delle risorse umane non è possibile introdurre innovazione nella P.A. e nuovi documenti digitali.

Altrimenti viene consideratacome un “lusso” da eliminare in una situazione di mezzi finanziari scarsi.

Capitale umano(Fondazione Rosselli, 2006)

Indici innovazione: classifica finale(Fondazione Rosselli, 2006)

COME DARE EFFICACIA ALL’ICT

Le condizioni per un ruolo efficace dell’ICT in sanità sono:

condivisione delle informazioni;

collegamento informazioni tra loro in modo opportuno;

standardizzazione struttura e contenuti dei documenti digitali;

individuazione strumenti per archiviare, reperire, condividere i documenti;

creazione infrastruttura che sia in grado di far dialogare sistemi informativi, procedure informatiche e scambio dati e informazioni.

VALORI ATTUALI STIMATI DEI COSTI E BENEFICI DI E-HEALTH PER UNA ECONOMIA SANITARIA VIRTUALE

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

Valori attuali dei costi annuali Valori attuali dei benefici virtuali

I PROBLEMI DI IERI RITORNANO

a) i difetti mascherati dal sistema tradizionale cartaceovengono esaltati (replicazioni ingiustificate di atti, sconnessioni cronologiche delle fasi cartacee, documentabilità inutile di situazioni irrilevanti, ecc.);

b) la resistenza degli operatori a lasciare traccia delle proprie operazioni, non assumendosene laresponsabilità;

c) la difficoltà ad affidarsi al sistema, considerato invece come soggetto “terzo” se non come “avversario”;

d) l’ostilità a collocare il documento dentro una logicaintegrata di processo e di prodotto.

L’introduzione di una nuova gestione documentale digitale in ambito sanitario evidenzia quattro ordini di problematiche:

Gli elementi chiave di un’azione rivolta ad una nuova gestione documentale sono:

• produzione di valore (gli assistiti chiedono valore);

• riduzione degli sprechi (come le decisioni sono dei dirigenti, così sono soltanto gli operatori che possono vedere gli sprechi);

• visione del flusso operativo, che evidenzia tempi di attesa, duplicazioni, falsi tecnicismi, ecc.

I NUOVI DOCUMENTI

I VANTAGGI DELL’ICT PER I PAZIENTI

I VANTAGGI DELL’ICT PER GLI OPERATORI SANITARI

Il 95% del peso decisionale (cioè anche il 95% dei problemi, delle cose che accadono, ecc.) di un’innovazione è delladirezione aziendale, che deve comprendere, nell’analisi dei rischi, la individuazione e la gestione delle complessità organizzative.

PESO DECISIONALE DI UN’INNOVAZIONE

Mandato di pagamento informatico

Referti clinici digitali

Cartella clinica on line

Interventi di

base

Ambiti

riconosciuti di

Flussi &

Documenti

Digitali

Formazione

Tecnologia

Analisi dei processi

SCELTE MANAGERIALI COERENTI

Si possono ottenere risultati brillanti dapersone di medie capacità (che operano e migliorano processi brillanti), piuttosto che ottenere risultati mediocri con persone brillanti che operano conprocessi documentali difettosi.

RISULTATI BRILLANTI RISULTATI MEDIOCRI NEI

PROCESSI DOCUMENTALI

LO STATO PREESISTENTE DEGLI ARCHIVI

La documentazione risultava archiviata in più sedi:

10.81127Totale

5.77111Cartelle cliniche (dal1905)

1.6952Documentazione sanitaria

3.34514Documentazione amministrativa

Consistenza in metri lineari

Numerodi sedi

ARCHIVIO CLINICO

ARCHIVIO STORICO

ARCHIVIAZIONE FISICA

INAMOVIBILE

DIGITALIZZAZIONE SOSTITUTIVA

DISPONIBILITA’ DOCUMENTALEON LINE

FUNZIONI DI KNOWLEDGE MANAGEMENT

ACCESSO CON SMART CARD

SERVIZI WEBON DEMAND

INTEGRAZIONED.D.C. CON

SISTEMA DIGITALERICOVERI

RIPRODUZIONE DOCUMENTALE DAL D.D.C.

LO SVILUPPO FUNZIONALE DEL D.D.C.

L’accesso al sistema da parte degli operatori (circa 300 utenti) avviene mediante smart card che consente sicurezza, segretezza e tracciabilità delle operazioni.

L’ACCESSO AL SISTEMA

HOSPEDALE

CASTELFRANCOOSPEDALE

MONTEBELLUNA

H

40 UNITA’ OPERATIVE

DI RICOVERO

6.000.000 cartelle clinicheon line nel

D.D.C.

DIREZIONEMEDICA

REPARTIPRONTO

SOCCORSOSALE

OPERATORIEAMBULATORI

350 utenti autorizzati all’accesso al D.D.C.

L’ACCESSO AL D.D.C.

CONSERVAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE IN CARTACEO

PRELIEVO CARTELLA CLINICA

IL TRATTAMENTO DELLE CARTELLE CLINICHE

• Il trattamento delle cartelle cliniche avviene secondo un protocollo operativo verificato che assicura la conformità all’originale cartaceo del documento digitale. Le fasi operative prevedono:

– la “cartellinatura” cioè il riordino di tutti i documenti contenuti in ciascun fascicolo di cartella clinica;

– la digitalizzazione della cartella clinica;

– l’apposizione, a conclusione delle operazioni di digitalizzazione, della firma digitale e della marcatura temporale;

– l’archiviazione del documento digitale.

• La verifica di corretta applicazione del suddetto protocollo permette di evitare il controllo di conformità su ogni foglio del singolo documento.

CARTELLINATURA DELLA CARTELLA CLINICA

DIGITALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA

RIVERSAMENTO DA MICROFILM

1. A conclusione del processo di digitalizzazione, il responsabile della conservazione appone la propria firma digitale che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva (il nuovo originale digitale è conforme all’originale cartaceo);

2. Il medico incaricato della direzione medica di ospedale appone, a sua volta, la propria firma digitale sull’originale digitale per certificare che daesso è stata estratta una copia conforme all’originale, di tipo cartaceo che viene consegnata all’utente che ne ha fatto preventiva richiesta.

LA DOPPIA FIRMA DIGITALE

DIGITALIZZAZIONE: FUNZIONE DI FIRMA DIGITALE

produzione cartella clinica

cartacea

conservazionecartella clinica

cartacea

produzione cartella clinica

digitale

cartella clinica digitale on-line

REPARTI

Ospedali esistenti

Ospedali cessati

ARCHIVIOUNICO

AZIENDALE

DEPOSITO DIGITALE CLINICO

UTENTIDirezione MedicaRepartiPronto SoccorsoRianimazioneSale operatorieAmbulatori

RETE DATI IN FIBRA OTTICA AD ALTISSIMA VELOCITA’ 1 Gbps

IL WORK FLOW DOCUMENTALE CLINICO

LA CARTELLA CLINICA ON LINE

Poiché il 90% di tutta la conoscenza organizzativa è di tipo testuale e la crescita annua del volume di documenti è pari al 20%, bisogna perseguire:

PROBLEMATICHE E VANTAGGI NELLA CLASSIFICAZIONE DELLA CONOSCENZA NON STRUTTURATA

a) efficienza nel recupero dell’informazione: evitare l’esame di grosse quantità di testo inessenziale- Sintesi- Classificazione- Recupero dei testi sulla base dei loro contenuti

b) Scalabilità e maneggevolezza- Aggiornamento e indicizzazione continua- Recupero intelligente- Integrità e sicurezza

Fino ad oggi il recupero dell’informazione testuale avveniva con:

• strumenti di ricerca “keyword-based” (basati su parole chiave):• restituiscono i documenti che contengono le parole cercate, ma

spesso sono irrilevanti dal punto di vista informativo;• scartano documenti interessanti che non contengono le parole

usate per la ricerca.

• gli strumenti che derivano dall’area dell’Information Extraction:• non sono in grado di integrare informazioni provenienti da

sorgenti eterogenee non integrate / non compatibili;• consentono l’estrazione di informazioni rilevanti solo grazie

all’intervento umano keyword costruita.

I SISTEMI ESISTENTI DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA

OLEX

Il sistema classifica i documenti sulla base delsignificato espresso e consente l’esecuzione di ricerche basatesu metadati, parole chiave, concetti e categorie di interesse.

Gli utenti possono accedere alle informazioni in modalitàmulticanale secondo dei livelli diaccesso personalizzati.

Il sistema avverte gli utenti in maniera proattiva della presenza di nuovi documenti di interesse.

Schemi di classificazione

IL SISTEMA DI B.I. APPLICATO AL DDC DELL’ULSS

LE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI B.I.

Il sistema usa:

• ontologie per la rappresentazione formale della conoscenza di dominio;

• tecnologie di analisi morfo-sintattica e terminologica per ottenere una rappresentazione dei documenti di testo in formato machine-readable (cioè adatto all’elaborazione informatica);

• la potenza della programmazione logica per: • individuare concetti all’interno dei documenti;•classificarli semanticamente rispetto a categorie di interesse.

CLASSIFICAZIONE SEMANTICA DEI DOCUMENTI ULSS

Obiettivi- archiviare in maniera sicura i documenti cartacei prodotti per ogni procedura clinico sanitaria;

- rendere accessibili le informazioni testuali ai medici e al personale autorizzato;

- consentire il monitoraggio dei processi di cura, con maggiore evidenza dei comportamenti prescrittivi e diagnostici.

Vantaggi- miglioramento dei livelli di qualità dell’assistenza;- razionalizzazione della spesa sanitaria attraverso la

conoscenza dei processi “fuori norma”;- efficacia negli studi epidemiologici condotti sulla grande

quantità di informazioni raccolte.

CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 1

L’individuazione intelligente delle categorie di riferimento per le cartelle cliniche

assicura al personale ospedaliero un accesso ai documenti clinici in funzione delle esigenze professionali, ed una maggioreefficienza nell’elaborazione delle informazioni raccolte:

•attraverso i sistemi informatici a supporto delle attività di cura ed assistenza sanitaria;

•attraverso la documentazione iconografica o di referto.

fornisce una nuova modalità di recupero dell’informazione, che assicura maggiore efficacia agli studi clinici.

CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 2

L’elaborazione ontologica delle informazioni presenti nelle cartelle cliniche, consente:

- la riorganizzazione dei dati per CONCETTI;- la rappresentazione dei dati secondo schemi e relazioni comprensibili alla macchina.

Il sistema quindi riesce a stabilire correlazioni “intelligenti” tra termini, situazioni e contesti, anche se

- riguardanti diverse sezioni della stessa cartella o diverse cartelle;

- espressi secondo differenti modalità e terminologie.

CLASSIFICAZIONE SEMANTICA APPLICATA ALLA CARTELLA CLINICA INFORMATICA / 3

Il personale medico può consultare il sistema attraverso chiavi di lettura “non convenzionali” e non necessariamente presenti nei dati testuali della cartella ottenendo così:

• un controllo maggiore delle implicazioni legate alla correlazione trapatologie, diagnosi o percorsi di cura;

• un migliore supporto alle decisioni;• un potenziale confronto tra situazioni cliniche analoghe (e

conseguenti percorsi d’intervento attuati) sull’intera base informativa di reparto o di caso clinico;

• una sintesi statistica dei dati che può essere letta, riorganizzata o rimodulata secondo esigenze diverse.

IL GOVERNO AZIENDALE DEL CICLO OPERATIVO DOCUMENTALE

STANDARDIZZARE

FARE

PIANIFICARE

VERIFICARE