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LA SFIDA DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

Prof. Stefano [email protected]

FORUM PA 2007FORUM PA 2007ROMA, 22 maggioROMA, 22 maggio

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LA P.A. DIGITALE

¤ L’art. 4, c. 2, del Co.A.Di. afferma che «ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione, se formato e inviato nel rispetto della vigente normativa»


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LA P.A. DIGITALE

¤ L’art. 47 dello stesso codice dichiara che «le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza».


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CODICE BENI CULTURALI

¤ Il D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, recante il codice dei beni culturali, come modificato dal D. Lgs. n. 156/2006, dichiara che gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente o istituto pubblico, sono beni culturali e quindi soggetti alle disposizioni in materia di tutela e valorizzazione (art. 10)


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CODICE BENI CULTURALI

¤ In particolare, il codice dei beni culturali impone allo Stato, alle Regioni, agli enti pubblici territoriali e ad ogni altro ente o istituto pubblico, l’obbligo di conservare gli archivi nella propria organicità e ordinamento (art. 30)


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L’ARCHIVIO DIGITALE

¤ La formazione e la conservazione degli archivi digitali richiede una precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve creare le condizioni minime necessarie


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¤ Le strutture di archivio devono estendere la loro azione ai processi che attengono alla produzione documentaria, per garantire che siano archiviati oggetti digitali compatibili con il processo conservativo e corredati del patrimonio informativo necessario


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¤ Occorre specificare i formati elettronici da accettare/utilizzare, i quali:• devono essere aperti, standard, affidabili,

accurati, usabili, indipendenti dalle piattaforme tecnologiche

• non devono poter contenere campi dinamici


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¤ La possibilità e l’opportunità di sostituire i documenti cartacei con i documenti informatici devono essere valutate in relazione ai procedimenti amministrativi a cui si riferiscono.

¤ E quindi occorre ridisegnare i procedimenti, agevolando l’uso delle tecnologie informatiche


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¤ In questo modo, per ogni documento• si possono fissare i requisiti per la firma

elettronica, il tempo di conservazione, i metadati e l’indice di classificazione

• si può preordinare la formazione del fascicolo• si può predisporre la modulistica elettronica


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¤ Un documento informatico, non avendo la fisicitàdella carta, può essere riunito ai suoi precedenti e susseguenti, formando un’unità archivistica equivalente al fascicolo cartaceo, solo attraverso un sistema che permetta l’esecuzione sistematica delle operazioni di registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione


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¤ Pertanto, tutti dovranno utilizzare lo stesso sistema documentale per svolgere ogni attività di ricerca, accesso e gestione del patrimonio documentario. E quindi è indispensabile l’impegno della direzione per promuovere un cambiamento radicale della mentalità e dei modelli organizzativi


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¤ È inoltre necessario:• predisporre un buon schema di classificazione

integrato con il piano di conservazione e il manuale di gestione dei documenti

• assegnare le responsabilità a tutti i livelli dell’organizzazione (ISO15489)


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¤ Mentre il documento cartaceo mantiene inalterate le sue caratteristiche per un arco temporale “sufficientemente ampio”, il documento informatico necessita di continue verifiche che possono determinare lo svolgimento di attività di “manutenzione”.


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¤ Pertanto, il processo di conservazione digitale, finalizzato al mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici, deve prendere avvio subito dopo il loro ingresso nell’archivio digitale


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¤ Si sottolinea che la conservazione di un archivio digitale comporta la conservazione, oltre che dei documenti informatici, anche delle relazioni che legano questi documenti ai loro precedenti e susseguenti, delle unità archivistiche che li contengono, delle relazioni tra queste e le attivitàdel soggetto produttore


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¤ Le modalità proposte dal legislatore italiano per l’archiviazione ottica sostitutiva del cartaceo e la conservazione dei documenti informatici:• appaiono piuttosto complesse;• non prendono in considerazione aspetti

rilevanti della problematica.


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¤ In ogni caso, il complesso delle attività da svolgere, i requisiti tecnologici e giuridici da soddisfare, le competenze professionali necessarie per la conservazione della memoria digitale, non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche


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¤ Da qui la proposta di costituire dei Centri di Conservazione Digitale (CeCoDi), cioé strutture dedicate alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori, dotate di tecnologie avanzate e di personale archivistico informatico altamente qualificato


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¤ L’OAIS (Reference Model for an Open ArchivalInformation System) è un modello concettuale di sistema informativo per l’archiviazione e la conservazione delle risorse digitali.

¤ Rappresenta uno standard ISO in fase di elaborazione con il contributo di enti ed istituzioni diverse.


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¤ La normativa vigente prevede due figure professionali: Il Responsabile del servizio documentario e il Responsabile della conservazione digitale. Ad entrambe sono richieste conoscenze in materia di Archivistica, Informatica, Organizzazione e Diritto.


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¤ Per queste nuove figure professionali si stanno attivando percorsi formativi ad hoc, rappresentati principalmente da Master universitari di I° e II°livello.


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