DEMATERIALIZZAZIONE, DOCUMENTO DIGITALE E...

DEMATERIALIZZAZIONE,

DOCUMENTO DIGITALE

E PROCEDIMENTI:

UN APPROCCIO ORIENTATO

AI RISULTATI

Alessandro Adamo

[email protected]

Marketing manager Public Sector

Microsoft Italia

In collaborazione con itConsult

9-12 maggio 2011

COME VEDIAMO IT & SETTORE PUBBLICO

Forte attenzione verso contenimento e razionalizzazione della spesa

"Keeping the lights on… " (Gartner)

Le promesse dell’eGovernment ... e il nuovo CAD

Un importante ruolo guida delle Amministrazioni Pubbliche per uscire

dalla crisi

Nel frattempo nel panorama IT:

Il Web 2.0 (nuove applicazioni di CRM, Open Government, Open Data)

…il Cloud Computing

Una opportunità per la Pubblica Amministrazione

LA NOSTRA OFFERTA PER LA PA

• Una iniziativa per l’innovazione nella PA:

Connected Government Framework (ex Citizen Service

Platform)

• Obiettivi • Aiutare gli Enti Pubblici a implementare il Codice della PA Digitale

• Superare la logica dell’eGovernment così come è stato realizzato in Italia negli

ultimi anni con un:

• Approccio integrato e di piattaforma

• Superamento della logica di sviluppo delle soluzioni “ad isola” (strumenti

software diversi per gestire processi differenti)

• Non solo portali e front-office ma anche “backoffice” inteso non solo

come soluzioni legacy applicative ma anche come soluzioni per

l’efficienza dei processi

• Rapidità nella messa in esercizio dei progetti

CHE COS’È

CONNECTED GOVERNMENT FRAMEWORK

Connected Government Framework è un

insieme di componenti, Building Block, detti

Template, che rendono possibile una

perfetta integrazione dei principali prodotti

e servizi Microsoft nell’ottica di facilitare la

creazione di soluzioni per la Pubblica

Amministrazione e servizi per il

cittadino e le imprese.

Prodotti Microsoft

- SharePoint il documento al centro

- Dynamics CRM il cittadino al centro

- Servizi on the Cloud Connected Government

Framework

Templates

Partner

Solutions

Microsoft

Products

& Services

ULTERIORI ELEMENTI DELLA NOSTRA

PROPOSTA

• Obiettivo del Connected Government Framework

− Condividere le migliori esperienze internazionali

− Una architettura di riferimento orientata ai servizi

− Una piattaforma estendibile (con la garanzia della manutenibilità ed evoluzione nel tempo)

− Il CRM come elemento di discontinuità nelle offerte di eGov (gestione integrata delle pratiche)

− Pronto per una logica Cloud Computing e Web 2.0

− Favorire lo sviluppo da parte dei partner locali di soluzioni basate sul Framework per creare un approccio modulare ed evolutivo all’innovazione per un Ente pubblico

ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…1

Una piattaforma per la dematerializzazione • Collaborazione e condivisione di dati e documenti

• Document management e workflow/procedimenti

• Integrazione con soluzioni di Protocollo Informatico a norme DigitPA e Archiviazione Ottica Sostitutiva di terze parti

• Dalla logica del File System alla “Just in time Intranet” (spazi di lavoro condivisi)

...fino alla corporate memory dell’organizzazione pubblica (Intranet dipartimentali e comunali)

• Integrazione con Piano esecutivo di Gestione

• Intranet organizzativa

• Gestione dei documenti secondo le norme vigenti in materia di Protezione dei dati, sicurezza e privacy

ALCUNI SCENARI DI UTILIZZO…2

Moduli elettronici: l’eGovernment possibile

Uno strumento facile, sicuro ed efficace per sviluppare

soluzioni per erogare servizi di III e IV livello ai cittadini

• Gestione completa modulistica elettronica

• Possibilità di pubblicare moduli sul web/chioschi (es. DIA)

• Associabile ad un workflow di back- end approvativo

• Creazione automatica di processi a seguito di lettura

semantica di e-mail, sms, messenger.

Funzionalità di Business Intelligence

Balanced Scorecard e cruscotti direzionali

Il Portale istituzionale del Comune

Gestione efficente del sito web del Comune (Web Content management)

Gestione completa di tutte le comunicazioni con i cittadini

Gestione integrata delle pratiche del cittadino

Estensione a funzionalità di Collaborazione in tempo reale/VoIP

ARCHITETTURA DEL FRAMEWORK

(UN MODELLO IBRIDO)

Cittadini

Dipendenti

pubblici

Portale per i cittadini

Portale Ente Pubblico

PUBLIC CLOUD

PRIVATE CLOUD

Government Data Center

Government

Data Feeds

Citizen

Identity

Government

Hosted Portal

Document

Management

Search Hosted CRM and

Case

Management

Public

Cloud

Hosted

Portal

Public

Data

Feeds

ESEMPI DI SERVIZI AL CITTADINO

IN ITALIA E NEL MONDO - CASI DI STUDIO -

SERVIZI INNOVATIVI PER IL CITTADINO

IN ITALIA E NEL MONDO

Regione Veneto

Migliorare i rapporti con il cittadino può significare diventare più efficienti e

rapidi nelle risposte. Su questo concetto ha lavorato Regione Veneto

nell’implementare un progetto innovativo di comunicazione integrata che

coinvolge portale istituzionale, intranet, strumenti di collaborazione e

comunicazione istantanea.

Elementi distintivi L’utilizzo esteso di una piattaforma IT integrata ha permesso di creare una soluzione di

comunicazione integrata che da un lato ha reso sempre disponibili e facilmente reperibili

tutte le informazioni e i documenti necessari all’attività quotidiana dei dipendenti della

Regione, dall’altro ha evitato che queste informazioni circolassero inutilmente intasando rete

e storage aziendale.

Office, SharePoint, Communications Server, Exchange

Comune di Milano

Milano più “Semplice” con il numero 020202: il Contact Center del Comune di

Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all’anno.

Elementi distintivi Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo

all’Ente di monitorare l’andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza,

affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche

amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta.

Dynamics CRM, Piattaforma Live, Virtual Earth

http://www.regione.veneto.it/

http://www.comune.milano.it/

WWW.EYEONEARTH.EU

http://www.eyeonearth.eu/

Users can see reported

issues on a map and

other users’ comments

…

…see report basic info…

Here we have the empty

application just created ready

to go!!!

IN CONCLUSIONE

• Una visione d’insieme sull’innovazione degli Enti Pubblici che nasce da esperienze internazionali con Enti locali di tutto il mondo.

• Superare le logiche dell’eGov 1.0 per portare in esercizio soluzioni in tempi rapidi, più semplici, più flessibili e con costi competitivi.

• Il valore di una piattaforma integrata per la dematerializzazione e per i servizi al cittadino.

Alessandro Adamo

Marketing manager settore pubblico

[email protected]

PER MAGGIORI APPROFONDIMENTI

Sito internazionale ufficiale sul Connected Gov Framework

www.microsoft.com/cgf

Sito per PA italiano

www.pubblicamministrazione.ms

CONTATTI

mailto:[email protected]

http://www.microsoft.com/cgf

http://www.microsoft.com/cgf

http://www.pubblicamministrazione.ms/

www.itconsult.it - © it Consult 2011

Paolo De Franceschi, Area Manager Nord Est

Dematerializzazione,

Documento Digitale e

Procedimenti: una risposta

pratica alle sfide

dell’Amministrazione Digitale

In collaborazione con:

http://www.itconsult.it/


Gestire il dato Non Strutturato

Le linee guida della nuova Amm.ne Digitale comportano la gestione di una mole crescente di

– Documenti, e-mail, fax, …

– Dati provenienti da fonti disomogenee

– Processi, procedure, prassi

– Basi di conoscenza

Sono informazioni importanti quanto i dati strutturati

– Trasversali all’organizzazione

Vanno gestiti in maniera strategica, con un approccio organizzativo E tecnologico



Organization Intelligence

Approccio strategico trasversale

– Non limitarsi a rispondere alla singola mera esigenza

– Attuare un Disegno Strategico applicabile all’intera organizzazione

Documento informatico e gestione flussi documentali

Dematerializzazione

Firme e identità digitali

Organization Intelligence

– modella, sviluppa, valorizza l’intelligenza di ciascuna organizzazione, facendo leva sui Processi che la governano, le Competenze che occorrono per eseguire i processi, e i Contenuti che i processi producono



L’Azienda

it Consult, produttore di software di Urbino, è il leader di mercato su Organization Intelligence – Gestione Documentale, Business Process,

Enterprise Content, Knowledge Management

Attiva sull’intero territorio nazionale e in espansione internazionale

Partner di riferimento di Microsoft per BPM, KM, Gestione Documentale, Archiviazione, Protocollo Informatico – Microsoft Partner Gold

– Independent Software Vendor (ISV)

– Content Management

– Portals and Collaboration

– Search

– Digital Marketing



L’Azienda (2)

Approccio innovativo e metodologia integrate

Piattaforma software per Organization Intelligence

Sito web: articoli, white paper, blog

Corsi presso Università (Urbino, UniCal, ...) e Master (STOA’, ALMAWEB, …), Ricerca scientifica (Progetti e Dottorati di Ricerca UnivPM)

Convegni Knowledge Box (dal 2002)

Citata da Gartner

– Product Map Europea per ECM

– Case Study su Marina Militare Italiana

– …



Quali Funzionalità

Protocollo Informatico Aggregazione Conservazione

Video Context-Aware Dematerializzazione Imaging

Audio Virtualizzazione Posta Archiviazione

Business Process Management Semantic

Persone al centro Content Management

Convergenza Organization Intelligence Usabilità Documenti Knowledge Management

Social Software Gestione Documentale

Collaboration Semplicità Search

Form Elettronici Unified Communication Competenze

Records Management Processi Scansioni e OCR



Piattaforma trasversale

Gestione

Document.

Gestione Processi

(workflow)

(BPM)



Funzionalità verticali

Protocollo Informatico

Archiviazione Documentale

Conservazione Sostitutiva

Firma Digitale

Portale del Cittadino

Posta Virtuale

Dematerializzazione

…

Gestione

Document.

Gestione Processi

(workflow)

(BPM)



Piattaforma e Vertical


…

Portale del Cittadino

…

Firma Digitale

Archiviazione Documentale

…

Conservazione Sostitutiva

…

Dematerializz.

Portale Intranet/Extranet

…

Gestione Documentale

Collaborazione, Search Integrazione con Office

…

Cloud Computing

Ufficio Postale Virtuale

Gestione Processi (BPM)

…

Workflow Documentali

…

Gestione della Conoscenza (KM)



Microsoft SharePoint (1)

La piattaforma di riferimento è Microsoft SharePoint

– Windows SharePoint Foundation

– SharePoint Server

Caratteristiche Funzionali: – Portale di collaborazione intranet/extranet/internet

– Gestione documentale avanzata (Metadati, categorizzazione, versioning, …)

– Ricerca avanzata e selettiva

– OCR automatico full text anche su files scanditi

– Repository centralizzato

– Strong Security (integrazione con Active Directory e Right Management Server)

– Architettura flessibile, scalabile e fault tolerant

– Integrazione nativa con Microsoft Office System

– …



Ribbon UI

SharePoint Workspace

SharePoint Mobile

Office Client and Office Web App Integr.

Standards Support

Tagging, Tag Cloud, Rating

Social Bookmarking

Blogs and Wikis

My Sites

Activity Feeds

Profiles and Expertise

Org Browser

Enterprise Content Types

Metadata and Navigation

Document Sets

Multi-stage Disposition

Audio and Video Content Types

Remote Blob Storage

List Enhancements

Social Relevance

Phonetic Search

Navigation

FAST Integration

Enhanced Pipeline

PerformancePoint Serv.

Excel Services

Chart Web Part

Visio Services

Web Analytics

SQL Server Integration

PowerPivot

Microsoft SharePoint (2)

Business Connectivity Services

InfoPath Form Services

External Lists

Workflow

SharePoint Designer

Visual Studio

API Enhancements

REST/ATOM/RSS



In pratica:

la PA del futuro richiede…



Il progetto iniziale

Testo Unico DPR 445/2000

Piattaforma josh


Formazione Gestione Documentale



L’evoluzione

Codice Amministrazione Digitale

Piattaforma josh


Formazione Gestione Documentale

Analisi procedure

e titolario

Workflow per erogazione prestazioni

Sportello Unico Cittadino

Piattaforma josh josh VPO! Portale



josh


Gestione Documentale (atti, concessioni ecc.)

Workflow (procedimenti amministrativi, backoffice)

Sportello Virtuale Polifunzionale

Pubblicazione Albo Pretorio

Richieste servizi on line

Accesso on line ai procedimenti

Mis

ura d

el serviz

io

PEC

E S

MS



josh

Piattaforma software per Organization Intelligence :

– Business Process Management (BPM)

– Knowledge Management (KM)

– Enterprise Content / Document Management (ECM/DM)

Disegno, Esecuzione e Monitoraggio di tutti i processi aziendali, documentali e non

Capitalizzazione del Know-how

Permette di Gestire in autonomia i processi aziendali e la loro evoluzione



josh Archive!

Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

– Scansione dei documenti

– Archiviazione automatica, classificazione in SharePoint con realizzazione di fascicoli virtuali

– Integrazione con ambienti ERP (SAP, AS400, Navision ...) per ricongiungimento del documento digitale con la registrazione nel gestionale

– Firma e Memorizzazione su dispositivo digitale

Dematerializzazione



josh Protocol!

Piattaforma software per il Protocollo Informatico a Norma Cnipa/DigitPA

– Copertura di tutti i livelli dello standard Cnipa/DigitPA compreso il Workflow Documentale ed il BPR

– Strumento di scansione e firma digitale dei documenti

– Fascicolazione

– Dematerializzazione

– Conservazione sostitutiva

Integrato con josh per sfruttare tutte le caratteristiche di WF/BPM e per una totale copertura dell’Organization Intelligence della PA



josh VirtualPostOffice!

Sistema di postalizzazione massiva

– Totalmente integrato con il sistema di Gestione Documentale

– Completamente integrato in SharePoint, utilizzabile direttamente da Microsoft Office

– Possibilità di gestione per centri di costo, consuntivazione e contabilizzazione dell’attività postale



Protocollazione



Registro di Protocollo



Elenco dei Fascicoli



Contenuto di un Fascicolo



Processo (Iter) di Approvazione



Processo (Iter) di Smistamento



Portale Servizi Cittadino Imprese



SUAP:sportello unico att.produttive



Focus sulle persone della PA

I sistemi di Organization Intelligence sono richiesti, usati e in gran parte governati da funzionari NON IT (organizzazione, direzioni, resp. di AOO, …)

– Le tecnologie e le metodologie non sono rivolte necessariamente agli specialisti informatici

A supporto della gestione dei processi che possono cambiare spesso

– Per affrontare e risolvere il nodo dei tempi di risposta al business da parte dell’IT quando i processi cambiano



I Plus, in sintesi

Approccio complessivo all’Organization Intelligence: Business Process, Knowledge e Document Management

– Gestione del dato non strutturato in maniera trasversale all’organizzazione

Piattaforma Software basata su standard di mercato, in particolare su Microsoft SharePoint

Vertical che soddisfano esigenze di legge, di dematerializzazione, di completa integrazione della gestione documentale con i processi dell’organizzazione



Grazie per l’attenzione www.itconsult.it

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