1. Quaderno del FareOsservatorioFatturazione Elettronicae Dematerializzazione Maggio 2012C O N I L PAT R O C I N I O D I

2. SOMMARIOPremessa .................................................... 31. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine? ................... 52. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? .......... 193. Come mi porto a casa questi benefici? ................................ 254. Quali costi devo sostenere? ....................................... 355. Ha senso fare questi progetti in una PMI?.............................. 396. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e/o i miei fornitori? ................... 497. Da dove parto per fare? ........................................ 558. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire pi controlli? ........... 619. Non meglio aspettare che si muova la PA?............................. 65La School of Management ......................................... 71I sostenitori della Ricerca......................................... 77 www.osservatori.net Quaderno del Fare |1| Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 3. PremessaDa ormai diversi anni, lOsservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione staaccompagnando, con le proprie ricerche e le numerose e diversificate attivit sul campo,strutture pubbliche e imprese private del nostro Paese nel cammino verso la Dematerializza-zione e la Digitalizzazione dei processi. un percorso che prevede pi tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni;strutturare le informazioni in insiemi di dati; gestire le informazioni non pi attraverso do-cumenti ma con flussi di dati in formato elettronico strutturato.Ciascuna di queste tappe prevede lintroduzione di elementi innovativi: di carattere or-ganizzativo, di riprogettazione dei processi e soprattutto di stampo culturale. Si trattadi cambiamenti non banali da realizzare, ma le cui ripercussioni si possono misurare intermini di maggiore efficienza, efficacia e competitivit per la singola impresa e per il sistemaPaese nel suo complesso. La continua e convinta esortazione al fare stato il messaggio veicolato dallOsservatoriocon determinazione in questi anni. Un incoraggiamento per imprese e PA che si semprefondato su elementi molto concreti: lanalisi delle best practice; la stima dei benefici; la messaa punto di specifici modelli di valutazione della redditivit negli investimenti in Demateria-lizzazione; il monitoraggio del grado di diffusione dei diversi progetti nel nostro Paese e delleprincipali evoluzioni nel quadro normativo. Le evidenze empiriche continuano a dimostrareche fare progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o Integrazione delwww.osservatori.tv Quaderno del Fare |3| Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 4. Premessa Ciclo dellOrdine possibile tecnicamente e normativamente e conviene, portando bene- fici crescenti con il livello di integrazione lungo il Ciclo Ordine-Pagamento.Ne emerso, a nostro avviso, un quadro molto promettente sul potenziale di innovazione disponibile per quelle imprese e quelle strutture pubbliche che singolarmente o, ancor meglio, in unottica di sistema si muovono con decisione lungo la strada della Demateria- lizzazione, superando gli ostacoli organizzativi e culturali che tutte le grandi trasformazioni comportano. Questo Quaderno del Fare nasce con lintento di avvicinare le imprese alle opportunit aperte da un buon utilizzo delle tecnologie della Dematerializzazione, della Conservazio- ne Sostitutiva, della Fatturazione Elettronica e dellIntegrazione delle diverse fasi del Ciclo dellOrdine, e si prefigge due scopi principali: aiutare i soggetti ancora scettici che preferiscono continuare a procrastinare ladozionedelle tecnologie digitali a vincere dubbi e paure, spesso legati a una carenza di tipoculturale e non giustificati da criticit o complessit di tipo oggettivo; supportare chi convinto della necessit di innovare nel superare le reali criticit (pic-cole o grandi) che necessario affrontare e che non devono rappresentare le barriere allarealizzazione di progetti in grado di creare concretamente molto valore. Osservatorio Fatturazione Elettronicae Dematerializzazionewww.osservatori.net|4| Quaderno del FareCopyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 5. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine? s dicono cosma io sono della vecchia scuola: carta canta! per ora io la vedo parlare ci sei ancora tu, l sotto? www.osservatori.tvQuaderno del Fare |5|Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 6. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?S, vero. La normativa italiana, oggi, consente pienamente di adottare le tecnologie dellinformazione e della comunicazione (ICT) a supporto delle relazioni tra clienti e forni- tori. Nel nostro Paese in coerenza con quanto definito a livello europeo assolutamente possibile che controparti commerciali scambino e conservino in formato elettronico tutta la documentazione che regola il cosiddetto Ciclo dellOrdine. Documenti come ordini, conferme dordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto, conferme di avvenuta con- segna, mandati e avvisi di pagamento e, soprattutto, Fatture (il documento cardine di qual- siasi processo di acquisto/vendita, oltre che quello pi carico di importanti implicazioni legali, finanziarie, fiscali) possono essere serenamente emessi, trasmessi e conservati in modalit completamente elettronica. A patto, evidentemente, di seguire quando esistono le procedure identificate dal Legislatore. Procedure ormai chiare sotto il profilo normativo e gi messe in atto concretamente da numerose organizzazioni, sia pubbliche sia private. Pi nel dettaglio, possibile:a) la trasmissione di documenti in modalit telematica;b) la Conservazione Sostitutiva (ovvero adottare, per i documenti che hanno obblighi di1Ci si riferisce conservazione, una modalit di conservazione sostitutiva alla carta);comunemente a questic) la Fatturazione Elettronica;modelli di scambio dati in formatod) la trasmissione di documenti attraverso lo scambio di flussi di dati in formato elettro-elettronico strutturato nico strutturato (EDI)1.usando lacronimo EDI (Electronic Data Interchange) a) La trasmissione di documenti in modalit telematica a prescindere daNel caso di trasmissione telematica di documenti (e delle informazioni in essi contenute), quali siano i canaliquesti vengono trasferiti dal mittente al destinatario attraverso un canale di comuni- di comunicazione,i protocolli e gli cazione elettronico/digitale. Questa modalit di facile implementazione e gi significa- standard utilizzati tivamente diffusa tra molte imprese. Le implicazioni gestionali sono minime: si passawww.osservatori.net|6| Quaderno del FareCopyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 7. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?2 Si rimanda allasemplicemente dalla trasmissione tramite posta ordinaria a un pi rapido ed economico seguente descrizioneinvio, attraverso canali elettronici (email, upload/download di file su portali Web, FTPdel punto d) per unecc.). Possono essere veicolati sia documenti che contengono dati non informaticamenteapprofondimentostrutturati (file immagine), sia dati in formato strutturato (XML, Edifact2 ecc.).3 Si consiglia divalutare lopportunitb) La Conservazione Sostitutiva di associare allascansione un sistemaLa Conservazione Sostitutiva consente di archiviare legalmente e per diversi anni docu- di riconoscimento OCRmenti in formato elettronico invece che cartaceo. Questa modalit di conservazione ben(Optical CharacterRecognition) edefinita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezzeData Capturin indi processo che, una volta definite, diventano automatismi). Poich il documento del Ciclogrado di acquisire ledellOrdine pi importante da conservare , come abbiamo introdotto, la Fattura, provia-informazioni presentinellimmagine digitalemo a vedere in che cosa consiste la Conservazione Sostitutiva delle Fatture (attive o passi-al fine di semplificare leve), elencando i principali step da seguire.procedure di produzionedei dati necessari allaregistrazione delleStep 0 Le Fatture da cui partire. Lato destinatario il documento Fattura Passiva pu Fatture Passiveessere ricevuto in formato cartaceo e in tal caso per poterlo dematerializzare andrscansionato3 oppure in formato digitale tramite un canale telematico: in questo 4Va rilevatoche limmaginecaso, dopo la stampa del documento, la scansione non necessaria in quanto si po-digitale, cos cometr impiegare direttamente limmagine digitale ricevuta4 (qualora si tratti di formatitestualmente recitanon strutturati, ovvero leggibili allocchio umano ma non direttamente interpre- la Risoluzione n.158/Edel 15 giugno 2009,tabili dai sistemi informativi), oppure limmagine digitale prodotta (qualora si trattideve rispecchiaredi formati strutturati, ovvero non leggibili allocchio umano ma interpretabili in maniera fedele,dai sistemi informativi). Lato emittente, invece, tutto pi semplice: il documentocorretta e veritierail contenutoFattura Attiva praticamente sempre generato da un sistema informatico e, quindi,rappresentativo dellazienda oltre a poter conservare le Fatture senza stamparle, purch vengano por-documento www.osservatori.tvQuaderno del Fare |7|Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 8. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine? tate in Conservazione Sostitutiva con cadenza almeno quindicinale potr anche stamparle per poi procedere, anche a distanza di anni, alla Conservazione Sostitutiva dellimmagine digitale che il sistema informativo sempre in grado di produrre. Step 1 La Firma Digitale. Sul documento elettronico da conservare (come anticipato, la Fattura Attiva un file prodotto internamente; la Fattura Passiva un file rice- vuto in elettronico oppure derivante da una scansione dal cartaceo) viene apposta una Firma Digitale. Va rilevato che lapposizione della Firma Digitale obbligatoria se si tratta di Conservazione Sostitutiva di documento informatico ( questo il caso delle Fatture Attive portate direttamente in Conservazione Sostitutiva, con ca- denza almeno quindicinale, senza la stampa dellemittente). Al contrario, nel caso di Conservazione Sostituiva di documento analogico ( questo il caso delle Fatture Passive ricevute su carta) la Firma Digitale sul singolo documento non necessaria ai fini fiscali. Contestualmente alla Firma Digitale necessario inserire anche un Riferimento Temporale ad attestare il momento in cui viene apposta la Firma. Step 2 Indicizzazione (o metadatazione). Alla Fattura memorizzata e in attesa di es-Limpronta della 5 Fattura una stringa sere conservata viene associato un insieme di dati obbligatori (Nome, Cognome, di dimensione Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA e Data), che consente allutente difissa (valore di ricercare ed esibire il singolo documento.Hash) che deriva in modo univoco dallapplicazione Step 3 Produzione del lotto di conservazione. La singola Fattura o limpronta della suadi un algoritmo di immagine digitale5 viene inserita nel lotto di conservazione (o file di chiu- crittografia al file Fattura cui viene sura), che pu raggruppare anche un gran numero di impronte di Fatture: tut-applicatote quelle dei quindici giorni precedenti, per esempio, oppure di un determinatowww.osservatori.net|8| Quaderno del FareCopyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 9. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine? periodo. Nel lotto deve essere garantito sia lordine cronologico sia la completa continuit per ciascun periodo dimposta (per esempio, tra le Fatture n 12 e n 15 devono necessariamente essere presenti la n 13 e la n 14).Step 4 Chiusura del lotto di conservazione con Firma Digitale e Marca Temporale. I lottidi conservazione vengono firmati digitalmente dal Responsabile della Conserva-zione Sostitutiva e marcati temporalmente (la Marca Temporale si appone colle-gandosi a una Certification Authority esterna) per sancire il momento esatto incui si conclude il processo di Conservazione Sostituiva. In questo modo, i lotti diconservazione sono cristallizzati e non potranno pi essere modificati.Step 5 Macerazione delle Fatture cartacee. Ultimato il processo di Conservazione Sosti-tutiva (con lapposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conserva-zione Sostitutiva e la Marca Temporale) sar possibile procedere alla macerazionedelle Fatture cartacee.Step 6 Comunicazione allAgenzia delle Entrate dellimpronta e della Marca Temporale. Entro il 4 mese successivo al termine ultimo stabilito per la trasmissione delle di- chiarazioni relative alle imposte sui redditi, si dovr trasmettere allAgenzia delle Entrate6 limpronta e la Marca Temporale dellarchivio di conservazione. In que- 6 Tramite Entratel o sto modo garantita limpossibilit di modificare o sostituire le Fatture portate intramite intermediariabilitati (Dottori Conservazione Sostitutiva. Commercialisti, CAFecc.)Una volta completato questo percorso, i lotti devono essere conservati secondo le duratepreviste dalle disposizioni normative (per le Fatture, 10 anni). Fare Conservazione Sostitu- www.osservatori.tvQuaderno del Fare |9|Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 10. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?tiva, infine, rende necessario identificare un Responsabile della Conservazione Sostitutiva,che si occuper di garantire nel tempo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggi-bilit del loro contenuto.c) La Fatturazione ElettronicaPer fare Fatturazione Elettronica pura nella modalit cos espressamente definita dal-la normativa italiana necessario che tra emittente e destinatario sia presente un esplicitoaccordo (le parti concordano di fare Fatturazione Elettronica). quindi possibile seguire 3approcci per produrre e inviare il documento Fattura: 1. apporre un riferimento temporale, firmare digitalmente (la firma digitale assicura, infatti, autenticit dellorigine e integrit del contenuto del documento su cui viene apposta) e inviare al destinatario la Fattura attraverso canali elettronici; 2. produrre la Fattura secondo standard strutturati e inviarla attraverso canali EDI che assicurino espressamente autenticit dellorigine e integrit del contenuto; 3. seguire un particolare processo (casistica generalmente nota come terza via) in grado di garantire autenticit dellorigine e integrit del contenuto, che deve essere7Questa lareso esplicito, condiviso tra cliente e fornitore e monitorato nel tempo da entrambi.motivazione allabase del mancatoapprofondimento I primi due approcci sono consolidati nel quadro normativo italiano, il terzo una novitdel terzo approccio introdotta a livello europeo, ancora in via di completo recepimento nel quadro normativo allinterno di questo Quaderno italiano7. Di seguito approfondiamo il primo approccio, mentre accenneremo al secondonellambito del paragrafo successivo, dedicato allEDI. 8 Il formato non deve conteneremacroistruzioni nLa Fatturazione Elettronica pura con firma digitale con questa procedura, per farecodici eseguibili Fatturazione Elettronica, il fornitore crea la Fattura in formato digitale8, appone un riferi- www.osservatori.net| 10 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 11. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?mento temporale per lattestazione della data e una firma digitale (per garantire autenticit eintegrit del documento). Questa Fattura viene trasmessa in formato elettronico al destinata-rio. Fornitore e cliente dovranno archiviare la Fattura esclusivamente in formato elettronicoe seguendo le regole della Conservazione Sostitutiva entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione della Fattura stessa. In sostanza, questo modello di Fatturazione Elettronica un processo che vede il documento Fattura nascere, venire firmato, venire trasmessoe essere conservato sia dallemittente sia dal ricevente (entro 15 giorni) solo ed esclusiva-mente in formato elettronico. A garanzia che tutto questo accada, cliente e fornitore sonotenuti a stipulare un accordo tra le parti in cui entrambi esplicitano di essere a conoscenzadi quanto descritto e si impegnano ad applicare le modalit previste dalla normativa sullaFatturazione Elettronica. Questa procedura assai poco diffusa nel nostro Paese. Risulta,per contro, decisamente pi diffusa una procedura analoga, in molti aspetti simile. In questaprocedura, la Fattura viene prodotta dal fornitore che la emette (apponendo la firma digitalee il riferimento temporale), trasmessa in formato elettronico al destinatario (via EDI, comeallegato a una email, via PEC ecc.) e prontamente conservata in modalit sostitutiva. Questoprocesso riflette lato fornitore emittente i passi operativi che caratterizzano la Fattura-zione Elettronica pura con firma digitale in tutto e per tutto. Se poi in assenza dellaccordoesplicito tra le parti il cliente adotta, a sua volta, la Conservazione Sostitutiva per le Fattureche ha ricevuto (passive), anche lato ricevente si evita di mantenere larchivio fiscale cartaceo.Con questo approccio non viene stipulato alcuno specifico accordo tra le parti ma le impreseche lo adottano possono fare propri pressoch tutti i benefici del modello della FatturazioneElettronica pura, al contempo evitando di portarsi in casa alcuni elementi di complessita oggi richiesti dalla normativa italiana (la presenza dellaccordo tra le parti e limpegno alrispetto dei 15 giorni per la chiusura del processo di Conservazione Sostitutiva delle Fatturescambiate con i partner con cui stato fatto laccordo).www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 11 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 12. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?d) La trasmissione di documenti attraverso lo scambio di flussi di dati in formatoelettronico strutturato (EDI)I sistemi EDI consentono alle imprese di scambiare flussi di dati (solo concettualmentericonducibili a documenti) in formato elettronico strutturato, cio direttamente interpre-tabili da sistemi informativi tra loro connessi e integrati. Attraverso questi sistemi possi-bile scambiare qualsiasi documento del Ciclo dellOrdine (e non solo: per esempio, in alcunicasi, via EDI sono scambiate tra partner di business anche informazioni sulle giacenze dimagazzino o sulle previsioni di vendita, nellambito di relazioni anche altamente collabora-tive), compresa anche la Fattura (con significativi risparmi nellinserimento dati a sistema econ pi rapide procedure di riconciliazione tra le informazioni del Ciclo dellOrdine). Il processo di Fatturazione Elettronica pura attraverso canali EDI una possibile al-ternativa alluso della Fatturazione Elettronica con firma digitale data dallopportunitdi utilizzare il canale EDI, a patto per che siano le caratteristiche della rete a garantireautenticit e integrit dei dati scambiati, in conformit con quanto riportato nella Rac-9Il testocomandazione 94/820/CE9. La Raccomandazione 94/820/CE definisce lEDI e si ponecompleto dellalobiettivo di favorire un approccio uniforme per la risoluzione di eventuali contenziosi Raccomandazione 94/820/CE scaricabileconnessi alluso di sistemi EDI e, quindi, raccomanda a clienti e fornitori che si scam-da: http://eur-lex. biano documenti EDI di sottoscrivere un accordo la cui struttura di massima sia coerente europa.eu/LexUriServ/ LexUriServ.do?uri=CELcon quella suggerita nella Raccomandazione stessa. In tale struttura di accordo, tuttavia, EX:31994H0820:IT:HTM non si entra mai nel merito di quali variabili consentano al sistema di trasmissione adottatoL=CELEX:31994H0820: di garantire autenticit e integrit dei dati scambiati. Semplicemente, la RaccomandazioneIT:HTMLriporta regole di buon senso per la gestione in generale delle relazioni EDI e suggerisceche laccordo comprenda un allegato tecnico in cui siano descritte le modalit per garantirela sicurezza dei messaggi EDI (verifica dellorigine, verifica dellintegrit, non disconosci- www.osservatori.net| 12 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 13. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?mento dellorigine e del ricevimento, riservatezza). Lobiettivo ultimo dellaccordo fars che cliente e fornitore convengano nel considerare come non ripudiabili i documentiricevuti attraverso il canale EDI. Nel caso in cui il sistema EDI che si sta utilizzando nonconsenta la necessaria conformit alla Raccomandazione per poter fare Fatturazione Elet-tronica pura, si in regime di Fatturazione telematica, che pu essere comunque abbinataa un sistema di Conservazione Sostitutiva (dellattivo e del passivo). A oggi non sono pochele imprese che adottano i canali EDI per lo scambio dei documenti del Ciclo dellOrdine. Esempre pi spesso vengono coinvolte in questi circuiti anche PMI, sia perch i costi di ac-cesso a queste reti si sono ormai significativamente ridotti, sia perch i benefici di processoconseguibili con lIntegrazione si rivelano su volumi interscambiati non trascurabili sempre particolarmente rilevanti.Di seguito diamo evidenza delle differenti esperienze e prospettive di chi fa, ripor-tando alcune citazioni di manager aziendali (CIO, CFO, Amministratori Delegati ecc.)che hanno gi intrapreso, allinterno delle loro organizzazioni, un percorso di demate-rializzazione. Abbiamo adottato soluzioni di Dematerializzazione da diversi anni: siamo stati tra i primi ad adottare soluzioni di archiviazione elettronica e, poi, conservazione sostitutiva. Adesso grazie al nostro sistema di gestione documentale le informazioni sono accessibili in tempo reale da tutti i siti produttivi dellazienda, da tutte le nostre sedi in Italia.Gian Domenico Auricchio, Amministratore Delegato Gennaro Auricchio SpAwww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 13 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 14. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine? La Digitalizzazione dei processi non solo utile, anche "potente": porta efficienza, ma anche trasparenza, tempestivit e maggiore conoscenza sui processi aziendali. Con la Dematerializzazione, per esempio, pi semplice gestire il processo di approvazione dei pagamenti e si evita la perdita di tempo connessa alle ricerche negli archivi cartacei.Gianni Lauritano, CIO Acciaierie ArvediSul fronte dei processi interni abbiamo riscontrato rilevanti recuperi di efficienza per leliminazione di attivita basso valore aggiunto, ottimizzato la tracciabilit dei flussi informativi, migliorato le attivit di controllo e,conseguentemente, la qualit dei dati scambiati. Notevoli benefici sono stati raggiunti anche nei rapporti con i clienti,dove lazienda ha riscontrato una significativa contrazione degli errori e delle contestazioni e dei relativi tempi dedicatialla gestione dei contenziosi.Federico Regard, Direttore Customer & Credit Service GranaroloPhilips crede fortemente nella Digitalizzazione dei processi: stato istituito un Comitato EDI composto da esponentidi diverse funzioni (IT, Vendite, Logistica, Amministrazione, ) sponsorizzato direttamente dal nostro DirettoreGenerale. Allinterno di questo Comitato discutiamo le soluzioni adottate e studiamo azioni mirate per estendere loscambio dati in formato elettronico strutturato standard ad altri nostri clienti. Abbiamo ottenuto una buona massacritica di flussi digitalizzati e, ora, stiamo riflettendo su come sfruttare al meglio gli ingenti benefici ottenuti.Domenico Solano, IT Director South Europe Philips www.osservatori.net| 14 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 15. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?Abbiamo lavorato per anni con processi supportati esclusivamente da documenti cartacei, poi circa 5 anni fa ci siamodetti: "Quanta carta! Non esister un modo per dematerializzare questi archivi?". La risposta raggiunta dopo unanalisisia del quadro normativo-fiscale sia dellofferta tecnologica disponibile stata positiva: oggi pressoch la totalit degliarchivi digitale e circa un terzo delle spedizioni sono supportate end-to-end da flussi informativi elettronici.Paolo Ballabene, CIO TNT Global ExpressLa nostra esperienza diretta conferma che un progetto di Digitalizzazione dei processi , innanzitutto, un progetto dicollaborazione e integrazione: sia interna, tra diverse funzioni aziendali, sia esterna, tra i clienti e/o i fornitori coinvolti.Durante limplementazione di un progetto di Digitalizzazione importante che il top management trasferisca conchiarezza obiettivi e priorit, prestando attenzione a declinarli anche in base alle emozioni e alle sensazioni delpersonale coinvolto. Fulvio Spelta, Responsabile Processi e Sistemi di approvvigionamento EnelLa scelta di implementare le soluzioni di Conservazione Sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale e laFatturazione Elettronica intragruppo hanno generato notevoli benefici di efficienza. Tuttavia, abbiamo constatatoanche unautentica "rinascita professionale" legata alla riqualificazione delle attivit di alcune persone. Colleghiprima impegnati in mansioni operative, ripetitive e poco stimolanti, hanno accolto con entusiasmo questo progetto,facendone unopportunit di crescita professionale. Roberto Carlino, Direttore Amministrativo Centrale Gruppo Il Gigante www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 15 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 16. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?Perseguire una sempre pi estesa Digitalizzazione dei processi lunico modo per restare al passo con i tempi.Prendere atto dei benefici ottenuti in termini sia di efficacia sia di efficienza con linterscambio in formatoelettronico strutturato dei principali documenti del Ciclo dellOrdine (ordini, bolle/DDT e Fatture) ha spinto laziendaa sviluppare internamente anche un progetto di Conservazione Sostitutiva.Silvia Magliocchetti, Senior Finance Manager BaxterNel nostro percorso verso la Digitalizzazione dei processi, la relazione consolidata con alcuni clienti ha favoritosignificativamente il loro coinvolgimento iniziale e lattivazione dello scambio di informazioni in formato elettronicostrutturato. Questo ci ha consentito di agganciare fin da subito 20 principali clienti e di arrivare, dopo soli due anni,a ricevere in EDI circa il 50% degli ordini, da pi di 80 clienti.Salvatore Toti Schito, Central Business Unit Controller Grupo CalvoGrazie alla digitalizzazione dei processi consentita dallAgenzia delle Dogane, attraverso lo scambio di messaggiin formato elettronico, abbiamo ridotto da 45 giorni a 3 giorni il tempo necessario per levasione delle praticheamministrative connesse a operazioni di import/export. Questa riduzione dei "tempi tecnici" di attraversamento siriflette direttamente in una minor esposizione finanziaria per i nostri Clienti: le corrispondenti garanzie e coperturefinanziarie vengono svincolate in tempi molto pi brevi rispetto alla situazione precedente. Inoltre gli Organi di controllobeneficiano di una totale tracciabilit degli spostamenti in sospensione di accisa. Sotto il profilo operativo aziendale,infine, stato possibile tradurre il notevole risparmio di tempo in capacit operativa riallocabile su altre attivit. Stefano Lilli, CIO Logista Italia www.osservatori.net| 16 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 17. 1. vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dellOrdine?La condivisione di regole e strumenti la chiave per massimizzare i risultati: a lungo termine questa scelta portabenefici considerevoli, anche se nellimmediato pu essere difficile stimarli e quantificarli nella loro totalit. Ladozionediffusa della Fatturazione Elettronica basata sullinterscambio di dati strutturati consente, per esempio oltre ai piimmediati benefici derivanti dal recupero di efficienza in tutte le organizzazioni coinvolte di migliorare i rapporti tragli operatori di una stessa filiera, in termini di trasparenza e credibilit. Omar Crippa, Amministratore Delegato ErreGest (societ di tesoreria centralizzata captive Auchan Italia)www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 17 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 18. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?se fosse tutto vero,risparmierei moltissimo! no, non pu essere ma se fosse vero? www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 19 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 19. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?I benefici del fare progetti di Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processinellambito del Ciclo dellOrdine possono raggiungere, nella singola impresa, i 30-40 10 Per ciclo si risparmiati a ciclo10. I progetti di Fatturazione Elettronica limitati al solo scambio dellaintende un ordine che Fattura consentono di cogliere risparmi nel costo di gestione del processo di Fatturazio-genera una consegna, attivando unane pari a circa 4 a Fattura, lato emittente, e fino a 8 a Fattura, nel caso di ricezione di Fattura e, infine, unFatture in formato elettronico strutturato. Per conseguire benefici ancora pi consistentipagamento/incassooccorre ampliare il perimetro considerato, andando verso la completa gestione elettronicadellintero Ciclo dellOrdine dalla composizione dellordine allarchiviazione della docu-mentazione relativa al pagamento/incasso generato dallordine stesso. La gestione elettro-nica dellintero Ciclo Ordine-Pagamento si ottiene facendo leva su due principi: Integra-zione e Dematerializzazione. Integrazione: il ciclo deve essere gestito come un unico processo integrato, sia allin- terno delle organizzazioni sia nelle relazioni di interfaccia tra cliente e fornitore, po- nendo attenzione ai parametri di prestazione complessivi e ai workflow che legano tra loro le diverse attivit nelle fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento. Dematerializzazione: i principali documenti del Ciclo dellOrdine (ordine, con- ferma dordine, avviso di spedizione, documento di trasporto, Fattura, avviso di pagamento ecc.) possono essere prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico.Applicando questi principi allintero Ciclo Ordine-Pagamento o per lo meno a sueporzioni consistenti si conseguono i benefici pi significativi di miglioramento delle pre-stazioni di processo, risparmiando fino a circa l80% dei costi complessivi del processo: in www.osservatori.net| 20 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 20. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?termini di produttivit (i gi citati 30-40 a ciclo) ma anche di accuratezza, tempestivited efficacia. Naturalmente, mentre i benefici di produttivit/efficienza sono quantificabiliex-ante, gli altri risultano pi difficili da stimare: non sono, per, meno importanti! Spessogenerano ricadute di valore strategico non trascurabile. Se ci si limita a un mero scambio diisolate tipologie di documenti, senza procedere allIntegrazione dei processi, diventa assaimeno interessante investire in queste soluzioni. Nella mia azienda non credo si spenda cos tanto per la gestione del Ciclo dellOrdine: come posso arrivare a risparmiare 30-40 /ordine (o /Fattura)?I costi del processo di gestione dei documenti a supporto del Ciclo Ordine-Pagamentotra cliente e fornitore sono spesso difficili da valutare nella loro totalit. Il Ciclo dellOr-dine, infatti, tipicamente percepito come una sequenza di attivit, tradizionalmenteseparate sotto la responsabilit di diverse Funzioni (Acquisti/Commerciale, LogisticaIN/OUT, Amministrazione, Tesoreria): anche per questo motivo, raro che nelle orga-nizzazioni sia pubbliche sia private si consideri il Ciclo dellOrdine come un unicoprocesso, da affrontare strategicamente nella sua interezza. Una domanda alla qualepochissime organizzazioni sanno realmente dare risposta, infatti, la seguente: quantoci costa la gestione di tutte le attivit che compongono un Ciclo Ordine-Pagamento cioquelle attivit che vanno dallinvio/ricezione degli ordini fino alle relative chiusure dipagamenti/incassi? (per provare a dare una risposta a questa domanda, si rimanda altool interattivo inserito nella pagina successiva della versione elettronica di questo do-cumento). www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 21 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 21. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? www.osservatori.net| 22 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 22. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?Acquisita una maggior consapevolezza sulla reale entit del costo aziendale che, in me-dia, viene sostenuto per la gestione di un intero Ciclo Ordine-Pagamento, sapere che i be-nefici della completa Integrazione del Ciclo dellOrdine possono arrivare fino a circa l80%della complessiva struttura di costo rende molto pi semplice spiegare come possibilearrivare a risparmiare fino a 30-40 a ciclo. Questi benefici sono stimati assumendo comecaso base di riferimento una gestione dei processi di tipo cartaceo-tradizionale e sonoprevalentemente legati a risparmi sui costi di manodopera (riduzione del tempo dedicatodalle persone ad attivit a basso valore aggiunto e almeno parzialmente informatizzabili),ma comprendono anche il risparmio sui costi dei materiali, sui costi della gestione degliarchivi e sui costi di trasmissione/invio dei documenti.www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 23 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 23. 3. Come mi porto a casa questi benefici?c poco da improvvisare!per fare un buon piatto, si deveseguire la giusta ricettawww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 25 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 24. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?Esiste una ricetta costituita da 5 importanti regole che bene seguire nellimpo-stazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazionedel Ciclo Ordine-Pagamento. Questa ricetta, quando applicata, consente di cogliere ilmassimo dei benefici ottenibili.1. Puntare allintegrazione di processo con una visione dinsieme: i benefici che si ottengonodallallargamento dellambito di progetto dalla sola Conservazione Sostitutiva allin-vio elettronico delle Fatture in formato strutturato, fino allintegrazione con le fasi diOrdine, Consegna e Pagamento sono estremamente pi significativi dei soli benefici diottimizzazione locale. Per implementare i modelli di Dematerializzazione pi completi che prospettano i benefici pi consistenti possibile procedere per passi: partendodai progetti pi semplici, ma avendo da subito una visione dinsieme su come raggiun-gere il traguardo finale (sapendo dove si vuole arrivare, si pu agire attivando progettiin contesti circoscritti e con minori rischi, da affrontare in successione, uno dopo laltro).2. Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualit del processo: la maggior parte de-gli errori che si riscontrano nelle Fatture dipende da errori, dati mancanti, disallinea-menti che si verificano nelle fasi a monte del processo. In particolare, quasi nel 50% deicasi, in media, questi errori sono riconducibili al disallineamento nei dati anagraficie commerciali che regolano le transazioni. Queste inaccuratezze del ciclo sono elimi-nabili agendo consapevolmente sulla qualit dei dati: quando si originano, come siregistrano, come si aggiornano e quando vengono trasferiti, lungo lintero processo.3. Puntare allo sviluppo di un unico processo interno con diversi canali di interfacciaverso clienti o fornitori: la variet dei canali di comunicazione con clienti o fornitori www.osservatori.net| 26 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 25. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? (EDI, portali Web, PEC, fax, carta ecc.) inevitabile, alla luce del diverso grado di maturit informatica presente nelle imprese, non solo del nostro Paese! non impedisce di concentrare gli sforzi progettuali sulla creazione di un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, ununica procedura di riconciliazio- ne Fatture-Ordini, indipendente dal canale con cui sono stati trasmessi i diversi documenti.4. Dare il giusto peso ai diversi benefici: i benefici tangibili di recupero di efficienza di cui abbiamo gi discusso sono in grado di garantire tempi di ripagamentodegli investimenti molto rapidi, generalmente inferiori a 2 anni e spesso anche a 1anno. Questi benefici, tuttavia, sono conseguibili se i volumi di documenti demate-rializzati superano una soglia minima di massa critica. Questa soglia pu essereidentificata, per esempio, in circa 10.000 documenti allanno (sommando ordini,conferme dordine, documenti di trasporto, Fatture e avvisi di pagamento) oppurein circa 3.500 Fatture (attive o passive) allanno. Nel caso non si raggiunga questamassa critica, indispensabile approfondire anche altri potenziali benefici tangibili,come per esempio la riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo,oppure la capacit di gestire in modo pi efficace il magazzino riducendo il capi-tale circolante. Inoltre, non vanno trascurati i benefici intangibili: pi difficili daquantificare ex-ante, spesso portano i pi significativi impatti sullorganizzazione.Alcuni esempi possono essere: maggiore qualit, quantit e tempestivit dei dati adisposizione; maggiore capacit di controllo e analisi del processo; miglioramentodella propria immagine verso i partner commerciali; possibilit di offrire un mag-gior livello di servizio ai clienti, che si traduce in un incremento nei differenzialicompetitivi di attrattivit ecc.www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 27 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 26. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?5. Prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti: parte deibenefici legata a un immediato risparmio sui materiali, allazzeramento di alcunicosti correnti e alla disponibilit di nuove risorse (spazi, informazioni). La maggiorparte dei benefici conseguibili attraverso questi progetti, tuttavia, deriva da un signi-ficativo incremento nellefficienza sui processi, che porta a una riduzione dei tempi dimanodopera dedicati alle cosiddette attivit non a valore aggiunto. esattamentesu questambito di attivit che si gioca la partita pi importante: liberare tempo alpersonale saturo. Per creare valore dalla maggior produttivit del personale pernecessario affrontare il processo anche da un punto di vista organizzativo: a. persone attualmente oberate di attivit possono sopportare meglio il carico ope- rativo, migliorando la propria qualit della vita professionale (riducendo il ricorso a straordinari, i turnover, il grado di insoddisfazione ecc.); b. persone saturate dai volumi di attivit che gestiscono richiedono di assumere nuove persone per far fronte a fenomeni di crescita. Automatizzando parte di queste attivit, possibile crescere aumentando la complessit amministrati- va senza tuttavia dover aumentare il numero delle persone coinvolte su questo fronte (passando, per esempio, da gestioni per documenti alla gestione per eccezioni); c. nellambito della stessa tipologia di attivit, possibile spostare persone da man- sioni operative di compilazione e data entry a mansioni di controllo e verifica cri- tica dei dati presenti a sistema (a tutto vantaggio della qualit delle informazioni con cui vengono popolati i sistemi e gestiti i processi); d. dedicare persone ad attivit diverse da quelle non a valore aggiunto assegnate in precedenza, ricollocandole su mansioni a maggior valore, pi critiche per il business oltre che pi stimolanti e gratificanti per le persone. www.osservatori.net| 28 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 27. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?Il percorso verso la piena Dematerializzazione , dunque, un processo che pu essereaffrontato in maniera modulare, partendo dalle cose pi semplici da implementare oppureda quelle con maggiore priorit oppure ancora da quelle meno costose (si rimanda al Box1 per alcuni esempi di esperienze concrete). Limportante avere sempre ben presente cheogni singolo progetto ha in s una componente organizzativa non trascurabile ed poten-zialmente parte di un contesto pi ampio: ecco perch fondamentale, quindi, avere inpartenza ben chiara la visione dinsieme cui tendere, per poter consapevolmente affrontareda subito il cammino pi opportuno per raggiungere rapidamente il massimo valoreconseguibile. Alcune esperienze di chi ha fattoBox 1 Conad del Tirreno Conad del Tirreno una delle cooperative del gruppo Conad, presente con oltre 300 punti vendita associati in Toscana,Lazio, Sardegna e nella provincia di La Spezia. Dal 2008 ha rilanciato il progetto Business to business verso i propri fornitori, con lobiettivo di coinvolgerne in numero crescente nellambito di un progetto pi ampio possibile di digitalizzazione del Ciclo dellOrdine e pi in generale di unificare, nel tempo, tutte le comunicazioni strutturate nei confronti di tutti i fornitori allinterno di un unico ambiente. Accanto al canale EDI attraverso il quale Conad del Tirreno si relaziona con i fornitori pi grandi stato, infatti, sviluppato un portale Web, dedicato ai fornitori pi piccoli. Questi due canali con- sentono a Conad del Tirreno di inviare ordini e ricevere conferme dordine e Fatture. Lautomazione di questo processo ha portato notevoli benefici, sia di efficienza sia di efficacia. Per quanto riguarda gli ordini, pi del 50% sono oggi inviati in formato elettronico strutturato da www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 29 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 28. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?Conad del Tirreno a oltre 400 fornitori, pari al 20% dei fornitori attivi. I fornitori rispondono agliordini ricevuti inviando le relative conferme dordine: questo permette sia di confermare rapida-mente prezzi (predefiniti), quantit ordinate e data di consegna, sia di modificare le informazioniriportate nellordine in coerenza con quelle segnalate nelle conferme dordine. In questo modo sipossono allineare i dati a disposizione di Conad del Tirreno con quelli che determinano le effettiveconsegne dei fornitori, a tutto vantaggio delle prestazioni di processo nelle successive fasi di consegnae Fatturazione.Conad del Tirreno, inoltre, riceve tramite EDI il 45% delle Fatture dai propri fornitori. Le informa-zioni presenti nelle Fatture ricevute in formato elettronico strutturato alimentano automatica-mente i sistemi di Conad del Tirreno, facilitando la riconciliazione tra i dati delle Fatture e i dati diordini e consegne, attivando direttamente quando necessario i controlli di quadratura.Il miglior allineamento sui dati di ordini e conferme dordine ha portato a una riduzione del 50%, inun anno, del numero di Fatture su cui Conad del Tirreno apre un contenzioso con i propri fornitori.Inoltre, si ridotto drasticamente (-50%) anche il tempo medio dedicato dal personale allattivazionedei controlli di quadratura: un risparmio stimato nellordine di centinaia di giorni uomo.Alla luce di questi risultati, Conad del Tirreno sta spingendo per dematerializzare anche Bolle eDocumenti di Trasporto. A oggi sono circa 70 i fornitori che inviano a Conad del Tirreno questidocumenti in formato elettronico strutturato. Lobiettivo che Conad del Tirreno intende perseguirenel 2012 laumento significativo del numero di Bolle e Documenti di Trasporto gestiti in formatoelettronico strutturato: questo consentir di implementare, in magazzino, un sistema di controllodella merce in ingresso basato non pi su verifiche puntuali, ma su controlli a campione. Nuova mo-dalit di gestione che, in base alle stime effettuate, consentirebbe di raggiungere ulteriori benefici: perla gestione di circa 200.000 documenti allanno, si stimano risparmi pari a circa 300 giorni-uomo,riallocabili su attivit a maggior valore aggiunto. www.osservatori.net| 30 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 29. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?MediamarketMediamarket, presente dal 1991 in Italia con le insegne Media World e Saturn nel settoreElettrodomestici ed Elettronica di Consumo, oggi la prima catena di distribuzione non alimentaredel nostro Paese con 112 punti vendita e pi di 7.500 collaboratori.A supporto delle relazioni con i propri fornitori, Mediamarket ha attivato uno scambio di dati in mo-dalit elettronica strutturata (EDI), aderendo alliniziativa EDIEL: dopo una fase di test pilota con uninsieme limitato di relazioni e documenti, dal primo gennaio 2011 ha attivato la fase di roll-out coinvol-gendo inizialmente i principali fornitori e ampliando successivamente il parco contatti (attualmenteoltre 80, per una copertura pari a circa il 90% dei documenti scambiati).Il canale EDI veicola oggi circa il 50% dei documenti (Anagrafica articoli, Ordini, Avvisi di Spedizionee Fatture), per un volume interscambiato che supera 1 Milione di documenti.Mediamarket ha inserito lapertura del canale EDI a supporto della relazione con i propri fornitoriin un percorso di revisione e riprogettazione dei propri processi gestionali. Il primo passo, infatti, si concretizzato nel portare a compimento progetti di integrazione interna: prerequisito imprescin-dibile per cogliere appieno i benefici e le opportunit offerte dallintegrazione con i propri partnercommerciali. A questa consapevolezza Mediamarket unisce anche quella relativa allimportanza diuna quantificazione degli impatti.Con riferimento alle Fatture di acquisto, per esempio, si rileva che circa la met di quelle ricevute inEDI (canale che intercetta circa il 46% delle Fatture passive totali) sono chiuse in automatico: circa11.000 documenti al mese che non richiedono pi lintervento del personale amministrativo. Questorisultato, unitamente alla centralizzazione della gestione della Fatturazione passiva, ha permesso dicontenere la crescita di personale amministrativo anche a fronte dellaumento del numero di puntivendita.Lintegrazione dei flussi fisici di magazzino con i flussi amministrativo-contabili, invece, ha per-www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 31 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 30. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?messo per le consegne precedute da un Avviso di Spedizione, che consente anche il precarico a ma-gazzino della merce una riduzione media pari a circa il 15% dei tempi necessari alla gestione delleattivit di logistica in ingresso presso i magazzini dei punti vendita.Lo scambio in formato elettronico strutturato dei documenti con le relative riconciliazioni inter-medie ha consentito a Mediamarket di ottenere anche una riduzione delle squadrature a fine mese,riducendo sia il numero di contenziosi aperti sia i costi connessi alla gestione delle squadrature.NostromoNostromo, azienda italiana nata negli anni 50, una presenza storica nel mercato del tonno e delleconserve ittiche. Parte del Gruppo spagnolo Calvo, che impiega circa 3.000 dipendenti in tutto ilmondo, in Italia Nostromo una piccola realt commerciale di 27 dipendenti, in grado di gestirevendite per oltre 12.000 tonnellate nette di prodotto lanno.Nel 2009 Nostromo ha avviato un progetto di integrazione con i propri clienti per lo scambio di in-formazioni in formato elettronico strutturato. In un primo tempo, in risposta alle richieste di alcuniclienti della Grande Distribuzione, ma in seguito maturata la consapevolezza dei benefici consegui-bili anche dalla stessa Nostromo esteso proattivamente anche verso gli altri.Oggi sono oltre 80 i punti di destino merce coinvolti nel progetto, tra cui i 20 principali clienti diNostromo: tutti i grandi player della distribuzione in Italia, storicamente molto attivi con iniziative diintegrazione del Ciclo dellOrdine verso i propri fornitori. Attraverso il canale EDI, Nostromo scam-bia con i propri clienti, in formato elettronico strutturato oltre il 60% del volume complessivo didocumenti prodotti annualmente: oltre 10.000 Ordini, altrettanti Documenti di Trasporto (DDT)e circa 13.000 FattureNote credito. I documenti attivi emessi, inoltre, sono portati da Nostromo inConservazione Sostitutiva sin dal 2004.Parallelamente al progetto con i clienti, Nostromo ha attivato nel 2009 anche uniniziativa di integra- www.osservatori.net| 32 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 31. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?zione con gli operatori logistici, a regime dal febbraio 2010. Nostromo condivide con i vettori, tramiteun flusso EDI, i dati relativi alle consegne da effettuare (oltre 10.000 lanno): a consegna avvenuta, lo-peratore logistico restituisce a Nostromo il DDT, attivando la generazione automatica della Fattura.Tramite questo canale gli operatori logistici condividono con Nostromo anche le informazioni suiresi. I benefici riconducibili a questo specifico progetto misurati ex-post da Nostromo sonoestremamente interessanti. Limpatto pi evidente ha riguardato le differenze inventariali, che hannobeneficiato di una drastica riduzione di circa il 90% in valore tra il dato del 2008 e quello del 2011.Il supporto fornito dalla soluzione per la gestione, inoltre, ha generato un risparmio quantificato inoltre 30.000 lanno.Linsieme di queste soluzioni di integrazione ha permesso a Nostromo di conseguire benefici signifi-cativi, in termini di efficienza ed efficacia. Lo scambio in tempo reale di dati strutturati con i propripartner commerciali aumenta il patrimonio informativo disponibile, rendendo pi rapide le riconci-liazioni tra i diversi documenti del Ciclo dellOrdine: lautomazione di processo consente a Nostromodi ottimizzare la gestione del proprio magazzino. Questa ottimizzazione interna si traduce nella ca-pacit di assicurare un livello di servizio superiore ai propri clienti: miglioramento che si riflettepositivamente anche sullimmagine di Nostromo nei confronti dellintera filiera. www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 33 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 32. 4. Quali costi devo sostenere?www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 35 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 33. 4. Quali costi devo sostenere?La spesa complessiva necessaria per attivare e portare a regime progetti di Conservazio-ne Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento (conparticolare riferimento allo scambio dati in formato elettronico strutturato via EDI) non particolarmente elevata. Le principali voci di spesa (alcune relative a costi correnti annui,altre a investimenti una tantum) sono riportate di seguito, nella Figura 1.Figura 1 Ciclo AttivoCiclo Passivole principali voci diprincipali voci di spesa principali voci di spesa spesa per progettidi ConservazioneSostitutiva, Scansione Canone di attivazione Fatturazione Canone di attivazione Certificato di firma Elettronica e EDIConservazione Sostitutiva Certificato di firma Conservazione a documento Conservazione a documento (+ Manuale della Conservazione)(+ Manuale della Conservazione) Canone di attivazione Canone di attivazione Certificato di firma Certificato di firma Conservazione Sostitutiva aFatturazione Elettronica Conservazione Sostitutiva adocumento(con Conservazione Sostitutiva)documento Veicolazione Fattura con FD Mapping/Integrazione Mapping/Integrazione(+ Manuale della Conservazione) (+ Manuale della Conservazione) Canone di adozione Canone di adozione VeicolazioneEDI Attivazione nuove relazioni Attivazione nuove relazioni Mapping/Integrazione Mapping/Integrazione www.osservatori.net| 36 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 34. 4. Quali costi devo sostenere?Questi progetti in particolare quelli che impattano sullo scambio delle informazioni delCiclo dellOrdine per realizzare tutto il proprio potenziale, necessitano di agganciarsiai morsetti di unefficace architettura informatica interna: sistemi allineati e integrati, chedialogano agevolmente tra loro. Diverse organizzazioni del nostro Paese si trovano giin questa situazione: ve ne sono sia tra le imprese pi grandi e strutturate, sia tra le realtpi piccole, spesso pronte in quanto dotate di semplici ma pi che sufficienti sistemi in-formativi interni. Se per non si fosse ancora in questa situazione (di pulizia informaticainterna), il primo investimento che opportuno prendere in considerazione non la De-materializzazione, bens ladeguamento dei sistemi informativi interni (armonizzando idatabase e assicurando la maggiore copertura possibile sui processi interni). Questo ponele basi necessarie per poter affrontare in un secondo momento la Dematerializzazione,sia interna sia sui processi di interfaccia (invio e ricezione di documenti in formato elet-tronico strutturato verso clienti/fornitori).La spinta continuativa da parte del Legislatore, la crescente domanda di soluzioni in gra-do di aumentare la produttivit e contenere i costi del business, la maggiore sensibilitverso le opportunit offerte dallinformatica, sono tutti fenomeni che concorrono nel deli-neare un contesto in cui ragionevole attendersi un sensibile aumento dei progetti di De-materializzazione e di scambio dati in formato elettronico strutturato. Unorganizzazioneoggi non ancora pronta per affrontare questa sfida deve, quindi, dotarsi rapidamente dellanecessaria infrastruttura. In questi casi, doveroso affermarlo, il problema non valutarela dimensione degli investimenti necessari, quanto piuttosto quello di recuperare pron-tamente un ritardo che rischia di compromettere in primis la competitivit, ma anche lasopravvivenza dellimpresa stessa. www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 37 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 35. 4. Quali costi devo sostenere?Tornando alle organizzazioni pronte per accogliere soluzioni di Dematerializzazione,in questi casi la spesa per progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronicao adozione di soluzioni EDI risulta spesso ampiamente abbordabile e comunque sempreal di sotto dei valori dei benefici ottenibili. In media, infatti, sommando i valori dellinve-stimento iniziale ai valori dei costi correnti annui valore di costo complessivo destinatoquindi a decrescere negli anni successivi al primo nel caso peggiore di volumi limitatidi documenti si va da circa 0,5 /documento per la Conservazione Sostitutiva dellattivo acirca 1,2 /documento per la Conservazione Sostitutiva del passivo, che richiede la scan-sione del cartaceo ricevuto. Sempre nel caso di un numero limitato di documenti, per laFatturazione Elettronica, comprensiva del servizio di Conservazione Sostitutiva, non si su-perano gli 1,5 /fattura mentre per linvio di dati in formato elettronico strutturato (EDI)sui quali applicata una traduzione di formato, il costo complessivo nellintorno di 1,3 /documento. Questi valori possono scendere anche significativamente se i volumi di docu-menti gestiti allanno raggiungono le centinaia di migliaia di documenti.Accanto alla spesa per ladozione della soluzione, inoltre, comunque necessario nontrascurare gli investimenti e i costi correnti di matrice pi prettamente organizzativa: icosti, cio, del cambiamento interno (costi di gestione del progetto e delle risorse interneallazienda impegnate nel progetto, costo di formazione del personale ecc.) e i costi delcambiamento esterno (costo per instaurare relazioni, scegliere standard di comunicazionee di processo in caso di integrazione con clienti e/o fornitori, stimolare ladozione, ecc.).Grazie a una corretta gestione del progetto e alla necessaria attenzione organizzativache lo deve accompagnare, possibile massimizzare il valore conseguibile dallimplemen-tazione del progetto stesso. www.osservatori.net| 38 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 36. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 39 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 37. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?Le Micro, Piccole e Medie Imprese (PMI) rappresentano la gran parte del tessuto econo- Il 99.9%, secondo 11mico del nostro Paese11. Con la Raccomandazione 2003/361/CE lUnione Europea ha for- elaborazioni su dati nito una definizione comune, che combina organico e fatturato: Media impresa se occupaEurostat fornite dalla Commissione Europeatra i 50 e i 250 addetti con un fatturato non superiore a 50 Milioni di ; Piccola impresa senellambito dello occupa tra 10 e 50 addetti con fatturato non superiore a 10 Milioni di ; Micro impresa seSmall Business Act 2010/2011.inferiore ai 10 addetti e con fatturato non superiore a 2 Milioni di . La dimensione aziendale, tuttavia, non rappresenta la variabile pi efficace per compren-dere se pu essere opportuno (oppure no) fare progetti di Dematerializzazione. Occorre,invece, soffermarsi su unaltra dimensione: la cosiddetta complessit amministrativa, chedipende dal numero di fatture gestite annualmente, nel ciclo attivo o nel passivo. Questadimensione non necessariamente si dimostra coerente con le classificazioni ufficiali diMicro imprese e PMI: esistono, infatti, imprese che fatturano anche solo pochi milionidi /anno gestendo, per, un numero di fatture molto elevato. Inoltre, non necessaria-mente possibile ma non nemmeno utile, nellottica di valutare lopportunit o menodella Dematerializzazione classificare in modo univoco una singola impresa: chi emettemilioni di fatture potrebbe, infatti, riceverne dai propri fornitori anche solo poche decineallanno (o viceversa). Precisazioni importanti, queste, poich consentono di porre in luceuna prima evidenza: la Fatturazione Elettronica e i progetti di Dematerializzazione delCiclo dellOrdine non dipendono dallappartenenza a una determinata categoria (Grandiimprese, PMI o Micro imprese), quanto piuttosto dalla complessit amministrativa chelorganizzazione si trova a gestire internamente su base annua nelle relazioni con proprifornitori o verso i propri clienti. In relazione alla dimensione amministrativa, quindi, possibile affermare che per www.osservatori.net| 40 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 38. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?unorganizzazione che si trova a gestire alcune migliaia di fatture (lato attivo oppure latopassivo) il beneficio potenzialmente realizzabile grazie a un qualsiasi progetto di Dema-terializzazione generalmente tale da ripagare ampiamente i costi di realizzazione entro12/18 mesi. Questo emerge da centinaia di evidenze empiriche raccolte in questi anni diattivit sul campo, che si assommano a decine e decine di applicazioni su Micro impresee PMI dei modelli di valutazione dei benefici sviluppati dallOsservatorio. Va sottolineatoche non sono affatto poche le imprese che seppur rientrando per fatturato e numero diaddetti nel novero delle PMI (ma anche delle Micro imprese!) gestiscono qualche miglia-io di fatture: ve ne sono diverse che arrivano anche a trattarne fino a 10 o 100 volte tanto!E le realt pi piccole dal punto di vista dei volumi di attivit amministrative? In questicasi, occorre fare qualche ulteriore considerazione.Partiamo dal ciclo attivo (Fatture emesse). In questo caso, linvio di documenti in for-mato elettronico permette di ottenere dei risparmi certo non elevatissimi, in valore asso-luto, ma percentualmente non trascurabili, rispetto ai costi complessivi. Proprio questastruttura piccola, inoltre, dimensionata per lemissione di un numero limitato di Fatture,segue spesso processi poco efficienti. Passare allinvio telematico della Fattura (un primopiccolo passo verso la Fatturazione Elettronica) non potr che generare benefici oggettivi:si pensi, banalmente, alla drastica riduzione del tempo fra lemissione della fattura e ilsuo recapito presso gli uffici del cliente; ai costi per la stampa e laffrancatura; al tempodedicato dal personale per la postalizzazione. Se, poi, si produce e veicola un documentoin un formato elettronico strutturato condiviso con il ricevente, questo consente un mi-glior livello di servizio ai propri clienti: chi riceve Fatture in questa modalit, infatti,pu registrarle in automatico, senza dedicare personale al data entry ma gestendo i flussiwww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 41 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 39. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?contabili per eccezioni. Proprio questa consapevolezza soprattutto da parte dei playerpi grandi e strutturati alla base della crescente richiesta di ricevere Fatture in formatoelettronico strutturato. Mettersi nelle condizioni di poter rispondere prontamente - pernon dire addirittura in modo proattivo a questo genere di stimolo da parte di potenzia-li importanti clienti rappresenta un fattore strategico: sebbene i benefici siano difficili damisurare quantitativamente, infatti, si fondano i presupposti per poter stringere e/o raf-forzare relazioni continuative con i partner di business. Fra i clienti importanti che stannoproprio muovendosi in questa direzione vi senza dubbio la Pubblica Amministrazione emigliaia di altre organizzazioni prevalentemente retailer e aziende industriali a capo difiliere complesse che, dopo aver coinvolto i fornitori pi grandi in progetti di integrazio-ne, ora puntano ad estendere queste soluzioni verso i fornitori pi piccoli. Di conseguenza,analizzando il Ciclo Attivo, non solo vale la pena fare, quindi, ma anche fare in fretta! Con riferimento al ciclo passivo (Fatture ricevute) va evidenziato che la ricezione delleFatture in formato elettronico e la registrazione automatizzata delle stesse pu essere abi-litata rapidamente, anche attraverso soluzioni in outsourcing economicamente non im-pegnative. Saper ricevere, elaborandole, Fatture in formato elettronico dotandosi, peresempio, di strumenti di Data Capturing che leggono e estraggono i dati presenti in unfile immagine, per caricarli direttamente a sistema pu portare a risparmi decisamenterilevanti: anche nellordine di alcuni a Fattura. E questi risparmi si aggiungono a unmiglioramento sensibile nella qualit del lavoro del personale di contabilit, liberata daattivit ripetitive di data entry.Alle considerazioni fatte si aggiungono anche due riflessioni. Unadozione consapevoledelle logiche della Dematerializzazione consente di crescere senza aumenti nella com- www.osservatori.net| 42 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 40. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?plessit di gestione amministrativa e nel numero delle persone dedicate. Lo stesso mercatodellofferta di servizi e soluzioni relativamente giovane e, sicuramente dinamico: ra-gionevole attendersi in prospettiva levoluzione di soluzioni in grado di proporre tariffecompetitive anche per realt che superano di poco (o nemmeno raggiungono) il migliaiodi documenti gestiti.In estrema sintesi, i progetti di Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Fatture e,pi in generale, dei processi di interfaccia possono essere fonte di importanti differenzialicompetitivi, in particolare nelle relazioni verso clienti e fornitori che gi adottano questelogiche e, soprattutto, rispetto a imprese concorrenti che decidono di non procedere inquesta direzione. Per approfondire le esperienze dirette di alcune Micro imprese e PMI che hanno fatto,si rimanda al BOX 2. Le testimonianze di alcune PMIBox 2 Burzacchi distribuisce prodotti e attrezzature per uso odontoiatrico e odontotecnico. Lofferta alla clientela completata anche da servizi di carattere consulenziale, che grazie alloperato di circa 35 collaboratori hanno consentito allazienda di raggiungere un Fatturato pari a circa 6 Milioni di nel 2012. Lazienda ha iniziato nel 2011 un percorso di digitalizzazione dei processi. A oggi attiva nello scambio di Fatture in formato elettronico strutturato verso un unico cliente, la Regione Lazio.www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 43 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 41. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?Sono in fase di attivazione, invece, un progetto volto a supportare le relazioni con i propri clien-ti che prevede linvio delle Fatture in formato elettronico via mail a tutti i 3.500 clienti diBurzacchi (professionisti e cliniche ospedaliere, sia pubbliche sia private) e una soluzione diConservazione Sostitutiva con riferimento a Fatture Attive (oltre 20.000 Fatture emesse annual-mente), Libro Giornale, Scritture di magazzino e Documenti di Trasporto (circa 35.000 i DDTinviati allanno).EDA Elettrodistribuzione Aurelia nasce nel 1998 come azienda preposta alla vendita e distribu-zione di prodotti elettrici e al servizio di consulenza agli installatori. EDA una microimpresaitaliana che impiega 7 dipendenti nellunico punto di vendita dove realizza un fatturato pari acirca 3 Milioni di (dato 2010). Lazienda parte del Gruppo Corime, recentemente confluito nelConsorzio ANSE 2000.Attraverso il portale del Consorzio, lazienda rende disponibile ai propri clienti il download di ana-grafiche, fatture e preventivi, oltre a permettere lemissione di ordini e la formulazione di richieste dipreventivo. Da gennaio 2012 EDA utilizza i tracciati standard Metel per veicolare i propri ordini diriapprovvigionamento al Consorzio.Lazienda ha sviluppato un progetto che prevede la raccolta della firma autografa dei clienti diret-tamente al banco vendita, mediante dispositivi elettronici. Lobiettivo portare direttamente inConservazione Sostitutiva il documento riportante la firma del cliente a prova dellavvenuta conse-gna della merce.Con linizio del 2012, EDA ha deciso di adottare anche una soluzione di Conservazione Sostitutivaper le circa 10.000 Fatture Attive e i principali Libri e Registri contabili (Libro Giornale, RegistriIVA, Mastri etc.): complessivamente, EDA ha ridotto la propria produzione di carta a supporto delleattivit amministrative per lequivalente di oltre 100.000 fogli A4. EDA ha in programma lestensione www.osservatori.net| 44 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 42. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?della Conservazione Sostitutiva anche alle Fatture Passive di acquisto: il roll-out della soluzione previsto per maggio 2012.Fabbi Imola, PMI fondata negli anni 50, opera nel settore della commercializzazione di materiali elettrici eprodotti per lilluminazione, con oltre 100 operatori su tre sedi e un Fatturato che supera i 40 Milioni di .Lazienda, a partire dal 2011, ha adottato una soluzione di Conservazione Sostitutiva delle Fattureattive (circa 6.000 le Fatture emesse) e dei documenti di trasporto (circa 300.000). A completare ilprogetto, a fine 2011 stato introdotto luso di dispositivi mobili (tablet e palmari) a raccogliere lefirme al momento della consegna della merce.Per quanto riguarda la relazione con i fornitori, Fabbi Imola scambia ordini, Fatture, avvisi di spedi-zione e listini in formato elettronico attraverso lutilizzo dello standard Metel.Imeter un gruppo nato nel 1993 dalla fusione di due aziende storiche nella distribuzione di articoliidrotermosanitari e arredo bagno. Con i 40 Milioni di Fatturati nel 2011 e 145 dipendenti, laziendaopera attraverso 11 punti vendita distribuiti su unarea che comprende Marche (70% del Fatturato),Abruzzo, Molise e Umbria.Dal 2009 Imeter ha implementato una piattaforma B2b, sviluppata internamente, per supportare larelazione con i propri fornitori. Attraverso il portale, Imeter scambia oggi, con 22 fornitori, diversidocumenti in formato elettronico strutturato. Nel 2011 gli ordini inviati tramite la piattaforma sonostati pi di 10.000, pari al 14% degli ordini emessi totali.Questa soluzione di integrazione con i propri fornitori ha permesso lautomatizzazione di tutto il pro-cesso di magazzino, consentendo la riduzione dei tempi di esecuzione del complesso delle attivit e laconseguente liberazione di forza lavoro sono 12 le risorse riallocate. I benefici nella gestione delleconferme dordine si sono tradotti anche in un incremento del livello di servizio erogato ai clienti.www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 45 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 43. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?Logistica Uno unazienda italiana attiva nella fornitura di servizi di logistica integrata, deposito etrasporto. Il Gruppo che nel 2012 generer un Fatturato di circa 35 Milioni di , impiegando circa30 addetti controlla una flotta di oltre 400 automezzi e possiede numerosi depositi e transit pointubicati nelle principali regioni italiane e in tutta Europa.Dal 2002 ha adottato una soluzione per supportare la relazione e la comunicazione con i principali30 clienti, con cui scambia in formato elettronico strutturato ordine, conferma dordine, conferma diavvenuta spedizione della merce e ricezione del carico.Da gennaio 2012 Logistica Uno ha implementato una soluzione di Conservazione Sostitutiva del-le circa 6.000 Fatture Attive emesse annualmente e dei Libri Giornali (circa 9.000 pagine/anno) e attivato un progetto di estensione della soluzione di integrazione finalizzato a veicolare anche iDocumenti di Trasporto (DDT), che ha consentito la visibilit completa e puntuale sullintero pro-cesso di trasporto.Sal SeaFood unazienda italiana attiva nella distribuzione di prodotti ittici freschi e semiconservatidi alta qualit nella grande distribuzione italiana, sullintero territorio nazionale. Nel 2011 lazienda,che impiega 13 dipendenti, ha realizzato un fatturato che si attesta intorno ai 25 Milioni di .Sal SeaFood ha adottato nel 2004, su richiesta delle insegne della GDO clienti lo standard EDIEuritmo per lo scambio di ordini e fatture. Sono 7 i clienti Metro, Esselunga, Auchan, Carrefour,Finiper, Despar e Conad con cui oggi lazienda interscambia documenti in formato elettronicostrutturato attraverso questa modalit. Gli ordini gestiti tramite EDI sono circa 2.000 e rappresen-tano il 20% degli ordini totali ricevuti da Sal SeaFood: il restante 80% ancora gestito tradizional-mente. Relativamente alle fatture, lazienda invia in formato elettronico strutturato 100 documen-ti a settimana, per un totale di circa 5.000 fatture annue: pari a circa il 50% delle 10.000 Fatturecomplessive. www.osservatori.net| 46 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 44. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?Sal SeaFood toccati con mano i benefici conseguiti grazie allimplementazione della soluzione versoi propri clienti sta lanciando ora un progetto di integrazione a monte: estendere lutilizzo del canaleEDI verso i 6 maggiori fornitori dellazienda.Sati una PMI italiana che impiega circa 50 persone e ha realizzato, nel 2011, un Fatturato di quasi24 Milioni di . Attiva nel settore della Meccanica con sede a Crespellano, nei pressi di Bologna, Sati leader nella produzione e distribuzione di ingranaggi industriali.Per supportare la relazione con i clienti, nel 2009 Sati ha realizzato Diogene, un portale Web di eBusinessche permette di consultare lanagrafica articoli, effettuare ricerche (anche complesse), caricare ordiniin tempo reale e ottenere una stima dei tempi di consegna per la merce che si intende ordinare.A partire da febbraio 2010, lazienda ha deciso di intraprendere un percorso verso la digitalizzazione deiprocessi, che ha coinvolto sia i Documenti di Trasporto (DDT) emessi sia le Fatture (Attive e Passive).Con riferimento al 2011, Sati ha portato in Conservazione Sostitutiva circa 11.300 Fatture Attive, circa2.600 Fatture Passive, circa 12.600 DDT Attivi e 1.400 DDT Passivi, oltre a tutti i Registri IVA.Elettrowatt unazienda italiana, attiva attraverso 5 punti vendita a Milano e provincia, nella distri-buzione di materiale elettrico. Con 43 dipendenti, ha conseguito nel 2011 un fatturato di circa 13,3Milioni di .Lazienda ha partecipato, sin dalle primissime fasi, ai tavoli tecnici per la definizione del protocollodi comunicazione Metel e ha da subito adottato questo standard per lintegrazione con gli attori sia avalle, sia monte della filiera.Elettrowatt, dal 2001 socia di un Consorzio di Acquisto (Gewa Italia Scpa), abilitato alla ricezio-ne delle fatture passive, emesse dai produttori di Materiale Elettrico, in formato strutturato Metel.Attualmente lazienda riceve il 60% delle fatture in formato elettronico (corrispondenti all85% delwww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 47 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 45. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?fatturato aziendale), mentre il restante 40% continua a essere veicolato in forma tradizionale. A valle,lazienda si rivolge prevalentemente a 2.500 installatori che, grazie anche al supporto di Metel, rice-vono la fattura tramite e-mail il primo giorno utile di ogni inizio mese.Ladozione di uno standard di comunicazione ha rappresentato un cambiamento significativo nellor-ganizzazione interna e ha permesso di ottenere notevoli benefici: per esempio, a fronte di un incre-mento significativo di fatturato non stato necessario assumere nuovo personale dedicato ad attivitdi inserimento e controllo delle fatture ed stato possibile contenere i costi operativi legati alla ge-stione del Ciclo dellOrdine.Dal 2009 lazienda ha attivo un progetto di Conservazione Sostituiva della totalit delle fatture attivedifferite (pari a 7.000/8.000 documenti, per un totale di 40.000 pagine). La Conservazione Sostitutivadei libri giornali contabili, dei documenti IVA e dei registri di magazzino sar implementata a breve. allo studio lestensione della Dematerializzazione anche ai circa 65.000 Documenti di Trasportoemessi. www.osservatori.net| 48 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 46. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e/o i miei fornitori?www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 49 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 47. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? Un ostacolo alla diffusione dei progetti di Dematerializzazione e, pi in generale, diFatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento la difficolt chespesso molte imprese hanno nel collaborare con altre organizzazioni, siano esse concorren-ti o semplicemente fornitori, clienti e provider di servizi. Il non voler considerare la propriaimpresa come parte integrante di un sistema pi ampio il settore, la filiera, il distretto impedisce di riconoscere la dipendenza peraltro sempre pi significativa - delle proprieprestazioni da quelle degli altri attori partner di business.Le motivazioni alla base di questa chiusura prevalentemente culturale - possono es-sere diverse.In molti casi la non apertura verso i partner di business (clienti o fornitori) deriva dallamancata conoscenza dei loro processi, dei loro obiettivi, delle loro esigenze. Non si ingrado, quindi, di cogliere lopportunit di creare valore in modo congiunto (e magari anchecollaborativo) attraverso progetti di Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento finalizzatia ridurre sia i propri costi interni sia quelli delle imprese con cui si hanno relazioni com-merciali. In altri casi, invece, prevale una sorta di diffidenza verso la controparte, con la quale sipreferisce instaurare prevalentemente relazioni di tipo negoziale. Anche rispetto a questopotenziale ostacolo, singolare rilevare atteggiamenti opposti tra i manager che abbiamoavuto occasione di sentire direttamente. Nella pagina seguente riportiamo alcune dichia-razioni da noi raccolte: contrapponiamo affermazioni di imprese che hanno assunto unapproccio passivo ineluttabilmente costrette a farlo da un contesto apparentementesfavorevole a quelle di chi ha scelto di aprire proattivamente un confronto nella propriafiliera, o nel proprio settore, per facilitare approcci collaborativi. www.osservatori.net| 50 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 48. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori?Non tutti i clienti sono consapevoli dei benefici e di conseguenza sono poco disponibili ad accettare le nuovetecnologie. Noi non possiamo farci nulla.Grossista del Materiale elettricoUna cosa sono le aziende del Largo Consumo o quelle del Farmaceutico, che possono affidarsi a un consorzio difiliera. Ma noi non abbiamo questa fortuna e pensare di cambiare il modo con cui ci relazioniamo con tutti i fornitori improponibile.Produttore del Legno/ArredoAbbiamo molti clienti che ci inviano 50 ordini al giorno via fax: non c la cultura per passare a sistemi pi strutturati.Forse un giorno, ma per adesso non credo esistano alternative alla gestione cartacea. Produttore di AlimentariAbbiamo organizzato sessioni plenarie con tutti i fornitori per comunicare gli obiettivi del progetto che cambiava il loromodo di relazionarsi con noi. Alcuni erano gi pronti, per altri stata una rivoluzione: accolta bene da chi ha visto nelprogetto un primo inizio di una partnership. Produttore del Farmaceuticowww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 51 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 49. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori?Siamo partiti con lidea di ottimizzare i nostri processi interni e ci siamo accorti che non potevamo soltanto guardarci incasa ma dovevamo muoverci a livello di filiera per raggiungere i benefici maggiori. Allora abbiamo supportato liniziativanascente di unAssociazione del nostro settore, e lo abbiamo fatto insieme ad un altro grande distributore, nostrocompetitor, perch la presenza di entrambi facilitasse anche il coinvolgimento dei produttori.Distributore di Materiale edileQuando la PA prova a introdurre innovazioni trova spesso ostilit da parte delle aziende. Dopo i primi commentinegativi da parte delle associazioni industriali abbiamo organizzato un incontro con i fornitori: al termine erano tuttientusiasti. Pubblica Amministrazione LocaleUn fondamentale prerequisito per fare Fatturazione Elettronica e progetti di Integrazione delCiclo Ordine-Pagamento rappresentato, quindi, dalla conoscenza delle opportunit o dei vin-coli che caratterizzano il contesto esterno in cui si opera. Alcune attivit utili per acquisire questaconsapevolezza e, di conseguenza, per facilitare in una prospettiva di collaborazione con i pro-pri partner commerciali lo sviluppo dei progetti di Integrazione sono di seguito esemplificate: contribuire ad attivare e partecipare in modo convinto a quei Tavoli di Lavoro in cui si definiscono gli standard di processo con cui scambiare informazioni allinterno di una filiera (come quelli di Indicod-ECR nel Largo consumo, DAFNE nel Farmaceutico, EDIEL nel mondo degli Elettrodomestici e dellElettronica di Consumo, METEL per il Materiale Elettrico, Angaisa nellIdrotermosanitario ecc.); www.osservatori.net| 52 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 50. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? sostenere e veicolare iniziative di comunicazione, formazione specifica, coinvolgimento diretto sui progetti di Integrazione nei confronti dei propri partner commerciali; trarre spunto da iniziative di divulgazione delle best practice (e dei benefici che sono stati raggiunti), per poi portare anche il proprio esempio nel diffondere la conoscenza sulle opportunit dei progetti affrontati e sviluppati con successo.E se invece NON si allinterno di filiere in cui gi esiste un Tavolo di Lavoro o unleader che stimola la diffusione di questi progetti? Che cosa si pu fare?Lesperienza insegna che si pu lavorare dandosi proprio lobiettivo di mettere in piediun Tavolo di Lavoro di questo tipo! Coinvolgendo attivamente le Associazioni di imprese,i propri partner di business e, perch no, gli stessi competitor. quanto recentementeavvenuto, per esempio, nella filiera degli Elettrodomestici e dellElettronica di Consumo,dove EDIEL il consorzio di riferimento per lottimizzazione dei processi di filiera in quelsettore fino a 4 anni fa non esisteva neppure. Iniziative analoghe sono nate, con alternefortune, anche in altri settori.I principali driver del successo di queste iniziative sono essenzialmente due: la caparbietdelle persone chiamate a portare avanti liniziativa di filiera e il commitment delle impre-se che questa iniziativa decidono di adottarla e sostenerla. Su chi si pone come un attorechiave di questi processi, peraltro, ricadranno prima che su altri i benefici dei progettidi Integrazione. www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 53 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 51. 7. Da dove parto per fare?www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 55 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 52. 7. Da dove parto per fare?Le condizioni al contorno ci sono tutte: le tecnologie sono disponibili, il quadro normati-vo ormai completo, sul mercato sono attivi da anni operatori in grado di offrire soluzionidiverse (specifiche, tra loro complementari o complete).Come abbiamo gi avuto modo di introdurre (si rimanda alla Domanda 3) importantela visione sistemica: affrontare la Dematerializzazione dellintero Ciclo dellOrdine svilup-pando una vision chiara e completa di lungo periodo, nellambito della quale costruire unaroadmap di adozione consapevole, orientata a raccogliere i quick win e proiettata a deline-are un percorso verso la Digitalizzazione dei processi il pi ampio possibile: la ricettadella risposta alla Domanda 3. Una roadmap facile per chi parte da zero, pu esserequella - a titolo meramente esemplificativo - riportata di seguito. In primo luogo, preferibile partire armonizzando i sistemi interni. In seguito, si pu per esempio affrontare la Conservazione Sostitutiva dellattivo (libri, registri, scritturecontabili, documenti inviati), poi la trasmissione dei documenti del Ciclo dellOrdine (se siopera come fornitori: conferme dordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto eFatture; se si opera come clienti: ordini, conferme di ricezione merci, benestare al paga-mento e avvisi di avvenuto pagamento). Il passo seguente pu essere quello di affrontarela ricezione dei documenti, sia abilitando diversi canali in ingresso (EDI/XML, email, faxecc.) che consentono di far convergere tutte le informazioni allinterno di un unico flussodigitale sia cercando di sensibilizzare le controparti allutilizzo dei canali pi efficientiper linvio delle rispettive documentazioni (EDI/XML, email o, comunque, canali digitalidi informazioni strutturate, direttamente integrabili nei propri sistemi gestionali). Infine,sar quasi immediato, a questo punto, affrontare anche i progetti di Conservazione Sosti-tutiva del passivo. www.osservatori.net| 56 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 53. 7. Da dove parto per fare?Naturalmente, in tutto questo percorso fondamentale saper scegliere bene con qualipartner tecnologici affrontare il cammino e, inoltre, quali strategie di make or buy adot-tare, caso per caso. Soluzioni in outsourcing? Oppure in house? Unalternativa non prevalenecessariamente sullaltra: occorre tenere in considerazione una serie di elementi, da com-prendere appieno in relazione alla struttura della propria organizzazione e dei processiche si intende digitalizzare (si rimanda al BOX 3 per un elenco ragionato degli elementida considerare per scegliere affrontare una decisione di make or buy in un progetto diDematerializzazione).I principali elementi decisionali da considerare nelle scelte di make or buy Box 3 Focalizzazione sul core business - Focalizzarsi sul core business significa concentrare tempo e risor- se su progetti a elevata valenza strategica, esternalizzando i processi non direttamente attinenti al core business. Trasferimento a terzi di informazioni rilevanti - Il ricorso a un outsourcer comporta il trasferimento di informazioni che possono essere ritenute strategicamente rilevanti per lazienda. Velocit nel reperire tecnologia, competenze e know-how - I progetti caratterizzati da un forte con- tenuto tecnologico e normativo possono richiedere conoscenze e competenze che, se sviluppate internamente, comportano un impegno di tempo non compatibile con le esigenze di velocit nel rendere operativo il progetto. Necessit di aggiornamento tecnologico e normativo - I progetti legati allevoluzione tecnologica e normativa richiedono un costante aggiornamento relativo a tali tematiche; necessario, quindi, investire tempo e risorse in questa attivit. Gestione della relazione con loutsourcer - Loutsourcer a tutti gli effetti un fornitore di servizi e, in quanto tale, lazienda che sceglie di rivolgersi a un provider deve predisporre e gestire un sistema diwww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 57 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 54. 7. Da dove parto per fare?monitoraggio e controllo delle sue prestazioni. Sviluppo interno di competenze specifiche Lo sviluppo di specifiche competenze interne pu co-stituire un valore per lazienda o un investimento di tempo e risorse in attivit non core, in base alreale interesse dellazienda in queste competenze e alla loro trasferibilit in altri ambiti. Assegnazione di responsabilit Un progetto sviluppato in house richiede lassegnazione delle re-sponsabilit a una figura interna allazienda. Gestione delle infrastrutture IT Lo sviluppo interno di un progetto permette allazienda di utiliz-zare linfrastruttura esistente, di converso un progetto in outsourcing demanda al fornitore gli oneridi gestione delle infrastrutture tecnologiche. Gestione delle interfacce fra le infrastrutture IT Lo sviluppo interno di un progetto permetteallazienda di sviluppare unarchitettura organica a quelle in essere, mentre una realizzazione inoutsourcing richiede adattamenti fra le infrastrutture IT interne e quelle del provider prescelto.Lesperienza empirica dimostra che possibile adottare approcci diversi di make orbuy, che dipendono dalle specifiche esigenze del singolo caso. La matrice seguente (Figu-ra 7.1) ne evidenzia alcuni esempi. www.osservatori.net| 58 | Quaderno del Fare Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 55. 7. Da dove parto per fare? Extranet EDI (con VAN)Figura 2IntegrazioneSnaidero I diversi approcci al Auchanmake or buyPhilipsTipologia di Soluzione Enel Pirelli Tyre G.Sacchi Comifar Piaggio ConservazioneAcciaierie ArvediMercatone Uno Sostitutiva AlpitourBridgestone Megamark Il Gigante De Agostini EditoreLogista Italia Interna (Make)Esterna (Buy)Scelta Make or Buywww.osservatori.tv Quaderno del Fare | 59 | Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 56. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire pi controlli? www.osservatori.tvQuaderno del Fare | 61 |Copyright Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale 57. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire pi controlli? Fare Conservazione Sostitutiva o Fatturazione Elettronica pura non rappresenta, perlAgenzia delle Entrate, un motivo in pi sulla base del quale stabilire la necessit di uncontrollo. Per stabilire se, dove e quando far