M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: melaint@melaint.com - URL: M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: melaint@melaint.com - URL: www.melaint.comwww.melaint.com

Total Output Management

La metodologia per ridurre e controllare i costi nella produzione dei documenti

Il documento è un mezzo per comunicare

e la sua gestione

HA UN COSTO

Costo tangibile

la produzione del documento

Costo intangibile

la gestione della sua produzione

Il costo del documento

Definizione del costo del documento

3

• Acquisto o noleggio prodotto• Software specifici• Materiali di consumo• Supporto e Manutenzione

Tangibile / misurabile

Costo per pagina

• Network Mgmt e supporto IT interno• Costi amministrativi e generali • Costo gestione documentale • Produttività, tempo, efficienza

Intangibile edi complessa misurabilità

Costi generali, inefficienze, bassaproduttività etc..

Costo complessivo per il cliente

Studi effettuati da Gartner Group e IDC dicono che questo costo varia tra il 6% ed il 10% del fatturato di un’azienda

Studi effettuati da Gartner Group e IDC dicono che questo costo varia tra il 6% ed il 10% del fatturato di un’azienda

Diminuire i costi: il Total Output Management

Soluzioni HW innovative e coerenti con le esigenze dell’azienda

Integrazioni di Software specifici per la gestione del flusso documentale

Ottimizzazione del costo totale della produzione del documento

Organizzazione delle attrezzature Office Automation

Stampanti a getto di

inchiostro !!!

Copiatrice

Fax ?

Documenti cartacei

Scanner ??

Stampanti ad aghi

Stampanti Laser

Personali

Quanto spendo per produrre un documento?

Stampa da HOST?

Quante attrezzature?

Un fax per ufficio?

Condividere? Archiviare?

Bianco e nero o colore?

Chi stampa e quanto stampa?

Alcune domande…

Siete informati su:

Quanto spendete in un anno per stampare, copiare e ricevere fax?

Quanto vi costa ogni foglio stampato o copiato?

Quante sono le attrezzature nei vostri uffici?

Quanto vengono utilizzate e da chi?

La nostra risposta è il Total Output Management

Quanto spendete

Quali e quante attrezzature utilizzate

Dove poter intervenire

Il primo importante risultato del TOM

è quello di realizzare una fotografia

della vostra situazione attuale che ci

permette di potervi dire:

Cosa è il Total Output Management

È un’analisi della situazione di copiatrici, fax e stampanti nella vostra

azienda, che vi darà suggerimenti pratici per migliorare la produttività e

ridurre i costi operativi e di gestione.

Il TOM vi farà scoprire i problemi legati alla gestione dei documenti e

come evitarli.

Case History

SettorePrinter

Nr.Copier

Nr.FaxNr.

Totale Pag. annoTCO

annuoSoluzioneT-Adler

Risparmio %

Energia 103 16 8 127 1.434.000 € 67.400 € 46.900 30,3

Logistica 85 33 58 146 3.570.000 € 98.500 € 76.700 22,1

Linea Aerea 39 14 11 64 2.300.000 € 70.800 € 61.600 13,0

GDO 265 46 29 320 5.645.000 € 239.000 € 190.000 20,5

Alimentare 350 78 82 510 2.960.000 € 430.000 € 327.000 24,0

Produzione 320 88 76 484 7.200.000 € 326.000 € 281.000 13,8

Assicurazioni

82 17 14 113 2.600.000 € 101.500 € 90.900 10,4

9

Analisi Risultati Proposta

Analisi della vostra struttura informatica:

1.Registrazione di tutte le periferiche

2.Identificazione dei volumi di stampa e dei relativi costi

3.Valutazione di tutte le informazioni

Presentazione dei risultati

dell‘analisi presso i vostri uffici:

1. Connettività

2. Gestione dei documenti

3. Soluzioni di stampa

4. Gestione dei costi

Proposta di soluzione su misura:

1. Un unico prezzo per pagina

2. Rinnovo di tutti i contratti

3. Smaltimento delle vecchie attrezzature

4. Installazione , manutenzione, supporto.

La procedura che svolge TOM si articola in 3 fasi distinte :

Le fasi dell‘analisi T.O.M.

Consulting L‘attività di analisi delle esigenze del cliente, è

alla base dell‘attività di progettazione e della soluzione proposta.

Analisi T.O.M. Il Total Output management, mira a definire la

situazione attuale del cliente in termini di costo totale per produrre un documento.

Progettazione Le soluzioni Triumph-Adler vengono sviluppate attraverso il dialogo tra il Cliente e gli analisti Triumph-Adler

Pianificazione Le attività di analisi vengono pianificate e

programmate con il cliente.

Analisi Demografica

F.Centrale Rialzato 179.375 85.777 37.056 302.208F.Centrale P. 1 480.304 229.811 38.112 748.227F.Centrale P. 2 318.789 384.136 80.280 783.205F.Centrale P. 3 195.838 148.572 32.112 376.522F.Centrale P. 4 199.012 174.757 16.056 389.825TTL 1.373.318 1.023.053 203.616 2.599.987

Percentuale 53% 39% 8%

Volumi Annuali

Copie Stampe Fax TTL

Analisi on-site delle vostre attrezzature e

rilevazione dei volumi di stampa generati dagli

utenti.

Analisi Funzionale

Analisi delle esigenze

Infrastruttura I.T.

Interviste con gli utenti chiave di ogni area aziendale

Vengono valutati i processi sensibili per la Vostra Azienda, identificando le aree critiche e le possibilità di ottimizzazione

Analisi Economica – Costi Operativi

Calcolo del costo totale annuo dei documenti prodotti

COSTO DELLEATTREZZATURE

COSTO MATERIALIDI CONSUMO

SPESE DIMANUTENZIONE

VOLUME DI PAGINEPRODOTTE

€ XXX,00

COPIATRICI

€ XXX,00

€ XXX,00

XXX.XXX

COSTO MEDIOX PAGINA

STAMPANTI FAX TOTALE

€ XXX,00

€ XXX,00

€ XXX,00

XXX.XXX

€ XXX,00

€ XXX,00

€ XXX,00

XXX.XXX

€ XXX,00

€ XXX,00

€ XXX,00

XXX.XXX

€ 0,0XXXXXLire XXX

€ 0,0XXXXXLire XXX

€ 0,0XXXXXLire XXX

€ 0,0XXXXXLire XXX

Presentazione dei risultati e proposta di soluzione

Durante la presentazione presso la Vostra

Sede, verrà esposto e condiviso il risultato

delle nostre analisi con tutte le persone

coinvolte nel progetto.

Utilizzando i risultati della fase di analisi,

siamo in grado di proporre una soluzione

migliorativa per trovare il punto di

equilibrio tra il massimo risparmio e la

massima produttività

Total Output Management : Una Soluzione Globale

Software ServiziHardware

• Stampanti

• Multifunzione

• Fax

• Soluzioni di stampa

• Gestione elettronica del documento

• Workflow documentale

• Progettazione

• Assistenza on site

• Addestramento

Connettività

• Microsoft

• Novell

• SAP

• UNIX

• AS400 (HPT/IPDS)

Output

fax

Stampante

Spool

PDF

XXXXXX hhggggSdsd 12 556wwwwww

12345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 12589

65656565656

6565 Tope eeeee 12122004 20

Input

faxfax

Supporto Cartaceo

DocumentaleArchivio

DocumentaleArchivio

E-mail

Gestione Documentale

Soluzioni Software

Il risultato: La riduzione dei costi

Risparmiominimo del 10%

Il TOM vi consentirà di gestire e ridurre i costi di stampa e di copia.

Costo per pagina attuale

Copy Print Fax

2

4

6

8

10

12Cent.

3,75 Cent.

5,67 Cent.

10,8 Cent.

Un esempio: i costi attuali (Analisi mercato europeo IDC 2007)

Dati IDC Year 2007

Costo per pagina con TOM

Copy Print Fax

2

4

6

8

10

12Cent

Es. x,xx Cent.

Un esempio: i costi con il TOM di Triumph-Adler

I vantaggi del Total Output Management

• Risparmio sui costi operativi

• Ottimizzazione dei costi di gestione dei sistemi di copiatura, stampa, trasmissione fax e scanner

• Minimizzazione dei costi amministrativi e di gestione del parco

• Riduzione del down time dei sistemi

• Miglioramento nella gestione degli ordini dei materiali di consumo

• Minimizzazione dell’impegno del personale IT nella risoluzione dei problemi

Servizi a valore aggiunto

• Consegna, collaudo, installazione e configurazione in rete di tutte le attrezzature proposte;

• Ritiro delle attuali attrezzature e smaltimento secondo le normative di legge vigenti;

• Installazione, configurazione e aggiornamenti dei Software di gestione del parco;

• Addestramento del personale IT e degli utenti;

• Servizio di assistenza on-site comprensivo di manodopera e ricambi, secondo contratto;

• Consegna di tutti i materiali di consumo necessari alla produzione delle copie/stampe/fax incluse nel contratto

Il Processo

Lettera di Proposta

ValutazioneDel cliente

Analisi Demograficae Funzionale

Meeting perdefinizione fasisuccessive e

raccolta informazioni

AnalisiEconomica

CalcoloTCO

ATTUALE

Stesura Progetto eProposta

PropostaTecnica e

Economica

CalcoloNUOVO

TCO(PROPOSTA)

PRESENTAZIONE

Presentazione Approccio TOM

Grazie per l’attenzione

RiferimentiRiferimenti

M.Ela International S.r.l.

Via Chambery 93/115 Q10142 Torino TO

Tel.: 011 70 36 00Fax: 011 70 07 17

www.melaint.com

melaint@melaint.com