M.Ela - Total Output Management
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M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: [email protected] - URL: M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: [email protected] - URL: www.melaint.com www.melaint.com Total Output Management La metodologia per ridurre e controllare i costi nella produzione dei documenti
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La metodologia per ridurre e controllare i costi nella produzione dei documenti
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M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: [email protected] - URL: M.ELA INTERNATIONAL S.R.L. Via Chambery, 119 10142 TORINO (TO) Tel.: 011 703 600 Fax: 011 700 717 E-mail: [email protected] - URL: www.melaint.comwww.melaint.com
Total Output Management
La metodologia per ridurre e controllare i costi nella produzione dei documenti
Il documento è un mezzo per comunicare
e la sua gestione
HA UN COSTO
Costo tangibile
la produzione del documento
Costo intangibile
la gestione della sua produzione
Il costo del documento
Definizione del costo del documento
3
• Acquisto o noleggio prodotto• Software specifici• Materiali di consumo• Supporto e Manutenzione
Tangibile / misurabile
Costo per pagina
• Network Mgmt e supporto IT interno• Costi amministrativi e generali • Costo gestione documentale • Produttività, tempo, efficienza
Intangibile edi complessa misurabilità
Costi generali, inefficienze, bassaproduttività etc..
Costo complessivo per il cliente
Studi effettuati da Gartner Group e IDC dicono che questo costo varia tra il 6% ed il 10% del fatturato di un’azienda
Studi effettuati da Gartner Group e IDC dicono che questo costo varia tra il 6% ed il 10% del fatturato di un’azienda
Diminuire i costi: il Total Output Management
Soluzioni HW innovative e coerenti con le esigenze dell’azienda
Integrazioni di Software specifici per la gestione del flusso documentale
Ottimizzazione del costo totale della produzione del documento
Organizzazione delle attrezzature Office Automation
Stampanti a getto di
inchiostro !!!
Copiatrice
Fax ?
Documenti cartacei
Scanner ??
Stampanti ad aghi
Stampanti Laser
Personali
Quanto spendo per produrre un documento?
Stampa da HOST?
Quante attrezzature?
Un fax per ufficio?
Condividere? Archiviare?
Bianco e nero o colore?
Chi stampa e quanto stampa?
Alcune domande…
Siete informati su:
Quanto spendete in un anno per stampare, copiare e ricevere fax?
Quanto vi costa ogni foglio stampato o copiato?
Quante sono le attrezzature nei vostri uffici?
Quanto vengono utilizzate e da chi?
La nostra risposta è il Total Output Management
Quanto spendete
Quali e quante attrezzature utilizzate
Dove poter intervenire
Il primo importante risultato del TOM
è quello di realizzare una fotografia
della vostra situazione attuale che ci
permette di potervi dire:
Cosa è il Total Output Management
È un’analisi della situazione di copiatrici, fax e stampanti nella vostra
azienda, che vi darà suggerimenti pratici per migliorare la produttività e
ridurre i costi operativi e di gestione.
Il TOM vi farà scoprire i problemi legati alla gestione dei documenti e
come evitarli.
Case History
SettorePrinter
Nr.Copier
Nr.FaxNr.
Totale Pag. annoTCO
annuoSoluzioneT-Adler
Risparmio %
Energia 103 16 8 127 1.434.000 € 67.400 € 46.900 30,3
Logistica 85 33 58 146 3.570.000 € 98.500 € 76.700 22,1
Linea Aerea 39 14 11 64 2.300.000 € 70.800 € 61.600 13,0
GDO 265 46 29 320 5.645.000 € 239.000 € 190.000 20,5
Alimentare 350 78 82 510 2.960.000 € 430.000 € 327.000 24,0
Produzione 320 88 76 484 7.200.000 € 326.000 € 281.000 13,8
Assicurazioni
82 17 14 113 2.600.000 € 101.500 € 90.900 10,4
9
Analisi Risultati Proposta
Analisi della vostra struttura informatica:
1.Registrazione di tutte le periferiche
2.Identificazione dei volumi di stampa e dei relativi costi
3.Valutazione di tutte le informazioni
Presentazione dei risultati
dell‘analisi presso i vostri uffici:
1. Connettività
2. Gestione dei documenti
3. Soluzioni di stampa
4. Gestione dei costi
Proposta di soluzione su misura:
1. Un unico prezzo per pagina
2. Rinnovo di tutti i contratti
3. Smaltimento delle vecchie attrezzature
4. Installazione , manutenzione, supporto.
La procedura che svolge TOM si articola in 3 fasi distinte :
Le fasi dell‘analisi T.O.M.
Consulting L‘attività di analisi delle esigenze del cliente, è
alla base dell‘attività di progettazione e della soluzione proposta.
Analisi T.O.M. Il Total Output management, mira a definire la
situazione attuale del cliente in termini di costo totale per produrre un documento.
Progettazione Le soluzioni Triumph-Adler vengono sviluppate attraverso il dialogo tra il Cliente e gli analisti Triumph-Adler
Pianificazione Le attività di analisi vengono pianificate e
programmate con il cliente.
Analisi Demografica
F.Centrale Rialzato 179.375 85.777 37.056 302.208F.Centrale P. 1 480.304 229.811 38.112 748.227F.Centrale P. 2 318.789 384.136 80.280 783.205F.Centrale P. 3 195.838 148.572 32.112 376.522F.Centrale P. 4 199.012 174.757 16.056 389.825TTL 1.373.318 1.023.053 203.616 2.599.987
Percentuale 53% 39% 8%
Volumi Annuali
Copie Stampe Fax TTL
Analisi on-site delle vostre attrezzature e
rilevazione dei volumi di stampa generati dagli
utenti.
Analisi Funzionale
Analisi delle esigenze
Infrastruttura I.T.
Interviste con gli utenti chiave di ogni area aziendale
Vengono valutati i processi sensibili per la Vostra Azienda, identificando le aree critiche e le possibilità di ottimizzazione
Analisi Economica – Costi Operativi
Calcolo del costo totale annuo dei documenti prodotti
COSTO DELLEATTREZZATURE
COSTO MATERIALIDI CONSUMO
SPESE DIMANUTENZIONE
VOLUME DI PAGINEPRODOTTE
€ XXX,00
COPIATRICI
€ XXX,00
€ XXX,00
XXX.XXX
COSTO MEDIOX PAGINA
STAMPANTI FAX TOTALE
€ XXX,00
€ XXX,00
€ XXX,00
XXX.XXX
€ XXX,00
€ XXX,00
€ XXX,00
XXX.XXX
€ XXX,00
€ XXX,00
€ XXX,00
XXX.XXX
€ 0,0XXXXXLire XXX
€ 0,0XXXXXLire XXX
€ 0,0XXXXXLire XXX
€ 0,0XXXXXLire XXX
Presentazione dei risultati e proposta di soluzione
Durante la presentazione presso la Vostra
Sede, verrà esposto e condiviso il risultato
delle nostre analisi con tutte le persone
coinvolte nel progetto.
Utilizzando i risultati della fase di analisi,
siamo in grado di proporre una soluzione
migliorativa per trovare il punto di
equilibrio tra il massimo risparmio e la
massima produttività
Total Output Management : Una Soluzione Globale
Software ServiziHardware
• Stampanti
• Multifunzione
• Fax
• Soluzioni di stampa
• Gestione elettronica del documento
• Workflow documentale
• Progettazione
• Assistenza on site
• Addestramento
Connettività
• Microsoft
• Novell
• SAP
• UNIX
• AS400 (HPT/IPDS)
Output
fax
Stampante
Spool
XXXXXX hhggggSdsd 12 556wwwwww
12345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 1258912345 Jdslkjfdfds 12589
65656565656
6565 Tope eeeee 12122004 20
Input
faxfax
Supporto Cartaceo
DocumentaleArchivio
DocumentaleArchivio
Gestione Documentale
Soluzioni Software
Il risultato: La riduzione dei costi
Risparmiominimo del 10%
Il TOM vi consentirà di gestire e ridurre i costi di stampa e di copia.
Costo per pagina attuale
Copy Print Fax
2
4
6
8
10
12Cent.
3,75 Cent.
5,67 Cent.
10,8 Cent.
Un esempio: i costi attuali (Analisi mercato europeo IDC 2007)
Dati IDC Year 2007
Costo per pagina con TOM
Copy Print Fax
2
4
6
8
10
12Cent
Es. x,xx Cent.
Un esempio: i costi con il TOM di Triumph-Adler
I vantaggi del Total Output Management
• Risparmio sui costi operativi
• Ottimizzazione dei costi di gestione dei sistemi di copiatura, stampa, trasmissione fax e scanner
• Minimizzazione dei costi amministrativi e di gestione del parco
• Riduzione del down time dei sistemi
• Miglioramento nella gestione degli ordini dei materiali di consumo
• Minimizzazione dell’impegno del personale IT nella risoluzione dei problemi
Servizi a valore aggiunto
• Consegna, collaudo, installazione e configurazione in rete di tutte le attrezzature proposte;
• Ritiro delle attuali attrezzature e smaltimento secondo le normative di legge vigenti;
• Installazione, configurazione e aggiornamenti dei Software di gestione del parco;
• Addestramento del personale IT e degli utenti;
• Servizio di assistenza on-site comprensivo di manodopera e ricambi, secondo contratto;
• Consegna di tutti i materiali di consumo necessari alla produzione delle copie/stampe/fax incluse nel contratto
Il Processo
Lettera di Proposta
ValutazioneDel cliente
Analisi Demograficae Funzionale
Meeting perdefinizione fasisuccessive e
raccolta informazioni
AnalisiEconomica
CalcoloTCO
ATTUALE
Stesura Progetto eProposta
PropostaTecnica e
Economica
CalcoloNUOVO
TCO(PROPOSTA)
PRESENTAZIONE
Presentazione Approccio TOM
Grazie per l’attenzione
RiferimentiRiferimenti
M.Ela International S.r.l.
Via Chambery 93/115 Q10142 Torino TO
Tel.: 011 70 36 00Fax: 011 70 07 17
www.melaint.com
