Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio

Modena – 14 aprile 2014

Giacomo BarbieriPartner di Barbieri & AssociatiDottori Commercialistigiacomo.barbieri@barbierieassociati.it

SISTEMA INFORMATIVOSISTEMA INFORMATIVO, SISTEMA , SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVE INFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVE

FORME DI FUNZIONAMENTO FORME DI FUNZIONAMENTO E DI GOVERNO E DI GOVERNO DELLO STUDIO PROFESSIONALEDELLO STUDIO PROFESSIONALE

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Programmare gli investimenti Programmare gli investimenti in IT per il 2014in IT per il 2014

Il sistema IT di uno studio deve garantireIl sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilitàaffidabilitàprestazioniprestazioni

attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità

•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»•Quello che c’è deve servire a qualcosaQuello che c’è deve servire a qualcosa

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Siamo in grado di controllare la

tecnologia e le novità che

introduciamo o rischiamo di esserne

ostaggio?

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Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative?

• Partenza obbligata sono le personepersone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà

• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!

• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?

• Come valorizzare i giovani?

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Di cosa non si può fare a meno?Di cosa non si può fare a meno?• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità• ScalabilitàScalabilità• SicurezzaSicurezza• ProtezioneProtezione• ManutenibilitàManutenibilità• SemplicitàSemplicità

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Di quali applicazioni Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico da commercialista• produttività personale• collaborazione• archiviazione/classificazione/ricerca• banca dati

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Le scelte strategicheLe scelte strategiche

Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi

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I buoni propositi

finite le dichiarazioni finite le dichiarazioni questa volta questa volta

cambiamo il software cambiamo il software gestionale !gestionale !

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«finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!»

PerchéPerché??PerchéPerché??

costa costa troppotroppocosta costa

troppotroppo

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non è non è nella nella

nuvolanuvola

non è non è nella nella

nuvolanuvolanon non

interagiscinteragisce coi e coi

clienticlienti

non non interagiscinteragisc

e coi e coi clienticlienti

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

l’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqual’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqua

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sarebbe il sarebbe il

31 dicembre e non 31 dicembre e non l’abbiamo ancora l’abbiamo ancora

cambiato…cambiato…

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… e perché non l’abbiamo cambiato?

Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

Costano Costano troppotroppo

Costano Costano troppotroppo

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

È già il È già il 31???31???

È già il È già il 31???31???

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

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Il software gestionaleIl software gestionale

• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

• Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione

• Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?

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La produttività personaleLa produttività personale

• Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei

dati, formattazione condizionale• Access: analisi dati• Powerpoint

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Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione

• gestione agenda• contatti• scambio documenti • condivisione processo di creazione

documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto

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Nuovi strumenti da valutare

• www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com

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Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

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Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Esempio di uso di Dropbox

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Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Esempio di uso di Dropbox

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Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca

• Capitalizzare la conoscenza dello Studio• Seguire il ciclo di vita di un documento

(workflow)• Raccolta dati dagli altri software• Pubblicazione di dati per gli altri software

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Banche datiBanche dati

• Sono ancora strumenti attuali?• Perché spendere in costosi abbonamenti se

gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?

• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?

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Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?Stiamo già usando prodotti cloud?Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point

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Una proposta concretaUna proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server,

storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e

desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile

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Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezzasicurezza

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Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezza!sicurezza!

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Alcuni obiettivi spiccioli Alcuni obiettivi spiccioli validi per tuttivalidi per tutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati• Avere le informazioni che servono quando

servono• Darsi delle regole di lavoro e condividerle1) Condividere la rubrica telefonica rubrica telefonica (con sé stessi sui vari

dispositivi e con i colleghi)2) Condividere l’agenda agenda (dentro e fuori studio)3) Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio documenti4) Raccogliere dati gestionali dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)

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A cosa prestare attenzione A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?in un progetto Cloud?

• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi

(tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del

segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza

e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!

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RiflessioniRiflessioni

• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?come tradizionalmente intesa?

• Perché devo mantenere un server di posta Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…78€/anno per utente…

• Come fare la scelta del gestionale?Come fare la scelta del gestionale?

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In conclusioneIn conclusione

conviene investire in conviene investire in strumentistrumenti, in , in softwaresoftware o o

in in conoscenzaconoscenza??

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Grazie dell’attenzione

giacomo.barbieri@barbierieassociati.it@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bolognawww.barbieri.it