Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia - Parma, 31/10/2012

“Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI”

Bergamo – 29 ottobre 2012

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Modulo 5Modulo 5

TecnologiaTecnologia

Ed EEd E--BusinessBusiness

Giacomo BarbieriGiacomo Barbieri Partner di Barbieri & Partner di Barbieri & AssociatiAssociati Dottori CommercialistiDottori Commercialisti

Presidente di I.D.S.C. Srl Servizi in evoluzione per una professione che cambia

@dott_barbieri

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Agenda

• Cultura dell’innovazione

• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato?

• Saper spiegare le proprie esigenze

• L’importanza della software selection

• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati

• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza,

riservatezza

• Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella nuvola”?

• Tempo di fermo tollerabile?

• Il TCO Total Cost of Ownership

• Ergonomia del posto di lavoro

• Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed

effettivi



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La PEC obbligatoria dal

29/11/2011 e novità in ambito

di procedure concorsuali

ulteriore adempimento o enorme

opportunità per ridurre i costi e

velocizzare le comunicazioni?



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Premessa

Cultura dell’innovazione: le novità

sono utili solo quando migliorano i

risultati e la soddisfazione di tutto lo

staff

-> empowering, richieste, formazione,

controllo



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Premessa

A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno?

Cosa offre il mercato?

La ricerca delle tecnologie abilitanti



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Premessa

Saper spiegare le proprie esigenze

Siamo in grado di controllare la

tecnologia che introduciamo o

rischiamo di esserne ostaggio?

L’importanza della software selection



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Conclusioni 1/3 - Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie

- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori

- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti

- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori

- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili

- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi



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Conclusioni 2/3 - Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i

quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di

efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che

potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema

- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed

adeguate risorse) alla gestione dei rischi.



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Conclusioni 3/3 La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel

mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie

possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi

che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.

Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le

persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del

software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.



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Alcuni obiettivi concreti alla

portata di tutti 1) Condividere la rubrica telefonica (con se

stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)

2) Condividere l’agenda

3) Condividere i modelli, le checklist e

l’archivio documenti

4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi

sulle pratiche)



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Esempio: gli Obiettivi IT 2011 • aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro

monitor grande e tastiera comoda (e pulita!)

migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio

• favorire l’archiviazione ottica

scanner personali per i prof.

doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo

• utilizzare le docking station per i notebook

• minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere

lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile

limitare le personalizzazioni

• minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei

dispositivi mobili e degli accessi remoti

verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione)

verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall

lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm



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Esempio: i Vincoli IT 2011 • Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno

• Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno

• Forse minimo di 5 posti di lavoro VM

• Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente

• Necessità di apprendere Office 2010, Win7

• I filmati in RDP non sono fruibili

• Il doppio monitor in RDP non è fruibile

• USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner, smartcard) –

OK con ThinPRAIM

• Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare (foto)

• AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended

• Costo troppo elevato dell’infrastruttura VMWARE VIEW per il nostro

numero di utenti

Client Tipo

PROFESSIONISTA

connessioni di rete

stampanti

dymo

scanner

smartcard

usb

antivirus

7zip

Dike

pdf reader

office 2010

ie9 / firefox

as/400 (su win7 solo

Prassi Extended)

fedra entratel + vari sogei

dropbox

itunes

…

23/4/201

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L’INFRASTRUTTURA IT DELLO STUDIO

esx4.idscweb.local

ILO: 192.168.16.8 VMK: 192.168.16.7

ILO:

ML 350 G6 Tower

Serial: Prod ID:

8 dischi da 146 GB (15000)

1-7 R5 + Hot-Spare (8)

Iomega StorCenter Pro NAS ix2

Ip: 192.168.16.43

\\Storage

NFS per ESX Associato al dominio

Riferimenti:

iLO 2 Firmware Version: 1.77 04/23/2009 System ROM: D21 11/02/2008;

ILO adv: Def pw:

Backup su FASTWEB

/24

Gw: 37.0.40.1

ZYWALL USG-100

192.168.16.254 Usr: Pass:

SBS2008

SBS 2008 SP1 64 bit Ram: 6144 MB Cpu: 2 vCpu

C: 65 GB

File: 110 GB Email: 100 GB

Backup: 500 GB

Ip: 192.168.16.210

Management UPS Usr: Pass:

http://sbs2008:8090 (porta per

comunicazione client 3573)

SQL2008

SBS 2008 SP1 32 bit Ram: 3072 MB Cpu: 2 vCpu

C: 30 GB

SQL: 15 GB Backup: 100 GB

Ip: 192.168.16.211

Vm….

Ram: 2048 MB Cpu: 2 vCpu

Ip: 192.168.16.230

HP UPS – Port 2 Digi Serial adapter

Modem Fax – Us Robotics Courier Port 1 Digi Serial adapter

Digi Serial adapter PortServer TS 2

192.168.16.222 Interfaccia Web

Usr: Pass:

DNS: 192.168.16.210 GW: 192.168.16.254

Dominio: idscweb.local

User: Pass: Pass:

Vm….


Ip: 192.168.16.209

FASTWEB

/24 Local 192.168.0.254

Name:

VPN SSL

Gw:

Vm.Linux


Ip: 192.168.3.34

DMZ

2 Router Wifi Buffalo

Password:

//Storage

//Storage

//Storage

http://sbs2008:8090/



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Le aree strategiche di

innovazione

• Gestione documentale

• Gestione workflow

• Gestione relazioni (CRM)

• Gestione del tempo: pianificare e

consuntivare



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La scelta di hardware e software

• Lean Thinking: fa leva sul risparmio

• L’uso selettivo della tecnologia è una

delle chiavi per il successo di

un’organizzazione

• La ricerca delle tecnologie abilitanti

• Il Total Cost of Ownership (TCO)



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Massimizzare le

potenzialità

dell’hardware e del

software in uso



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La ricognizione

1. Quello che mi servemi serve funziona al 100%?

2. Quello che hoho funziona al 100%?

3. Quello che esisteesiste oggi potrebbe dare un

miglioramento alla mia organizzazione?

4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello

che esisteràesisterà?

3 ottobre

2007

Corso “Evoluzione degli studi professionali - settimo

anno - INNOVAZIONE

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Tecnologie nuove ed emergenti

• Le tendenze: software as a service (saas),

device specializzati, unified communication

• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità,

affidabilità, sicurezza, riservatezza

• Thin o Fat?

• È ora di virtualizzare?

• È ora di andare “nella nuvola”?

• È ora di cambiare gestionale?



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Predisporsi

all’ufficio senza

carta



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Ergonomia del posto di lavoro

• Notebook o Desktop?

• …quale notebook?

• Win, Linux o Mac?

• Tanti dispositivi diversi, ma per

lavorare meglio sugli stessi dati!



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La business continuity e le strategie

di disaster recovery

• Che tempo di fermo

possiamo permetterci?

• Come lo otteniamo?

• Abbiamo provato?



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iservati Analizzare

l’importanza dei

sistemi di gestione

della conoscenza



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iservati Stabilire i criteri di

archiviazione e

classificazione

delle informazioni Es. linee guida per l’archiviazione

LINEE GUIDA PER ARCHIVIAZIONE OTTICA.doc



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La tecnologia per

una efficiente

gestione

documentale



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Predisporre una

strategia

di e-business



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Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro

da remoto

• coinvolgere il cliente nel

processo di erogazione del

servizio

• “fare rete” con altri colleghi



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Grazie dell’attenzione

Giacomo Barbieri [email protected]

Via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna

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29

11° Meeting Nazionale Evoluzione

dei Servizi Professionali della Consulenza

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Si ringraziano i partner tecniciSi ringraziano i partner tecnici del Tour Organizzazione 2012 di ACEFdel Tour Organizzazione 2012 di ACEF


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Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia - Parma, 31/10/2012

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