Giacomo Barbieri - Tecnologia per lo Studio - Brescia, 19/02/2014

Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale

Brescia – 19 febbraio 20141

Modulo 5Modulo 5

Tecnologia ed E-BusinessTecnologia ed E-Business

Giacomo BarbieriGiacomo BarbieriPartner di Barbieri & Associati Dottori CommercialistiPartner di Barbieri & Associati Dottori CommercialistiIDSC Srl - IDSC Srl - Servizi in evoluzione per una professione che cambiaServizi in evoluzione per una professione che [email protected] LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieriTwitter: @dott_barbieri



Programmare gli Programmare gli investimenti in IT per il investimenti in IT per il

20142014Il sistema IT di uno studio deve

garantire

affidabilitàprestazioni

attraverso la massima semplicità

Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»

Quello che c’è deve servire a qualcosa



Siamo in grado di controllare

la tecnologia e le novità che

introduciamo o rischiamo di

esserne ostaggio?



Siamo soddisfatti di come stiamo Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree già gestendo le singole aree applicative?applicative?

Partenza obbligata sono le personepersone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtàDi quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?Come valorizzare i giovani?



Di cosa non si può fare a meno?Di cosa non si può fare a meno?

Flessibilità/versatilità/elasticitàScalabilitàSicurezzaProtezioneManutenibilitàSemplicità



Di quali applicazioni Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico da commercialista

• produttività personale• collaborazione• Archiviazione / classificazione /

ricerca• banca dati



Le scelte strategicheLe scelte strategiche

• Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)

• A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?

• In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi



I buoni propositiI buoni propositi

finite le finite le dichiarazioni dichiarazioni questa volta questa volta cambiamo il cambiamo il

software software gestionale !gestionale !



«finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!»

PerchéPerché??PerchéPerché??

costa costa troppotroppocosta costa

troppotroppo

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non è non è nella nella

nuvolanuvola

non è non è nella nella

nuvolanuvolanon non

interagiscinteragisce coi e coi

clienticlienti

non non interagiscinteragisc

e coi e coi clienticlienti

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

l’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqual’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqua



sarebbe il sarebbe il

31 dicembre e 31 dicembre e non l’abbiamo non l’abbiamo

ancora ancora cambiato…cambiato…



… e perché non l’abbiamo cambiato?

Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

Costano Costano troppotroppo

Costano Costano troppotroppo

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

È già il È già il 31???31???

È già il È già il 31???31???

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?



Il software gestionaleIl software gestionale

• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

• Quali elementi soffrono di più questa scelta?

Agenda, contatti e collaborazione• Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?



La produttività personaleLa produttività personale

• Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni

• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale

• Access: analisi dati• Powerpoint



Strumenti per la Strumenti per la collaborazionecollaborazione

• gestione agenda, • contatti, • scambio documenti, • condivisione processo di

creazione documenti

nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da

remoto



Nuovi strumenti da Nuovi strumenti da valutarevalutare

www.wetransfer.com www.dropbox.com www.evernote.com www.teamviewer.com www.webex.com www.ifttt.com www.wappwolf.com



Esempio di uso di DropboxEsempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso




Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa




Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso



Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca

Capitalizzare la conoscenza dello StudioSeguire il ciclo di vita di un documento (workflow)Raccolta dati dagli altri softwarePubblicazione di dati per gli altri software



Banche datiBanche dati

Sono ancora strumenti attuali?Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o wikipedia?Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?



Architetture a confrontoArchitetture a confronto

Fisica / Virtuale / Cloud

•Quale è più adatta al nostro scopo?•Stiamo già usando prodotti cloud?•Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point



Una proposta concretaUna proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti,

multifunzione, switch, connettività, server,

storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile



Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezzasicurezza



Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezza!sicurezza!



Alcuni obiettivi spiccioli Alcuni obiettivi spiccioli validi per tuttivalidi per tutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati• Avere le informazioni che servono quando

servono• Darsi delle regole di lavoro e condividerle1.Condividere la rubrica telefonica rubrica telefonica (con sé

stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)2.Condividere l’agenda agenda (dentro e fuori studio)3.Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio

documenti4.Raccogliere dati gestionali dati gestionali (timesheet, kpi

sulle pratiche)



A cosa prestare attenzione A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?in un progetto Cloud?• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti

deboli diversi (tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in

violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi

• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie

di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!



RiflessioniRiflessioni

• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?

• Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…

• Come fare la scelta del gestionale?



In conclusioneIn conclusione

conviene investire in

strumenti, in software o in conoscenza?



Grazie dell’attenzioneGrazie dell’attenzione

[email protected]@barbierieassociati.it@dott_barbieri@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bolognawww.barbieri.it



Si ringrazia:Si ringrazia:

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