Relazione Giacomo Barbieri 25 novembre 2013 def

1INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIOBologna 25 novembre 2013

Tecnologia per lo Studio professionale

Giacomo Barbieri


Programmare gli investimenti in IT per il 2014

Il sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilitàprestazioni

attraverso la massima semplicità

•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»•Quello che c’è deve servire a qualcosa


Siamo in grado di controllare la

tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di esserne

ostaggio?


Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree

applicative?• Partenza obbligata sono le personepersone che

dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà

• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!

• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?

• Come valorizzare i giovani?


Di cosa non si può fare a meno?

• Flessibilità/versatilità/elasticità• Scalabilità• Sicurezza• Protezione• Manutenibilità• Semplicità


Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico da commercialista• produttività personale• collaborazione• archiviazione/classificazione/ricerca• banca dati


Le scelte strategiche

Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi


I buoni propositi

finite le dichiarazioni finite le dichiarazioni questa volta questa volta

cambiamo il software cambiamo il software gestionale !gestionale !


«finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!»

PerchéPerché??PerchéPerché??

costa costa troppotroppocosta costa

troppotroppo

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non è non è nella nella

nuvolanuvola

non è non è nella nella

nuvolanuvolanon non

interagiscinteragisce coi e coi

clienticlienti

non non interagiscinteragisc

e coi e coi clienticlienti

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

l’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqual’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqua


sarebbe il sarebbe il

31 dicembre e non 31 dicembre e non l’abbiamo ancora l’abbiamo ancora

cambiato…cambiato…


… e perché non l’abbiamo cambiato?

Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

Costano Costano troppotroppo

Costano Costano troppotroppo

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

È già il È già il 31???31???

È già il È già il 31???31???

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?


Il software gestionale

• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

• Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione

• Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?


La produttività personale• Outlook: generazione di azioni partendo da un

messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo

dei dati, formattazione condizionale• Access: analisi dati• Powerpoint


Strumenti per la collaborazione

• gestione agenda, • contatti, • scambio documenti, • condivisione processo di creazione documenti

nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto


Nuovi strumenti da valutare

• www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com


Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa


Archiviazione / ricerca

• Capitalizzare la conoscenza dello Studio• Seguire il ciclo di vita di un documento

(workflow)• Raccolta dati dagli altri software• Pubblicazione di dati per gli altri software


Banche dati

• Sono ancora strumenti attuali?• Perché spendere in costosi abbonamenti se gli

utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o wikipedia?

• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?


Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?Stiamo già usando prodotti cloud?Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point


Una proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti,

multifunzione, switch, connettività, server,

storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile


Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezzasicurezza


Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezza!sicurezza!


Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati• Avere le informazioni che servono quando

servono• Darsi delle regole di lavoro e condividerle1) Condividere la rubrica telefonica rubrica telefonica (con sé stessi sui vari

dispositivi e con i colleghi)2) Condividere l’agenda agenda (dentro e fuori studio)3) Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio documenti4) Raccogliere dati gestionali dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)


A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?

• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi

(tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del

segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza

e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!


Riflessioni

• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?

• Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…

• Come fare la scelta del gestionale?


In conclusione

conviene investire in strumenti, in software o

in conoscenza?


Grazie dell’attenzione

[email protected]@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bolognawww.barbieri.it


Il segreto professionale

Dareste mai ad un passante una busta destinata ad un cliente affinché la faccia giungere dall’altra parte della città?E se sapeste che anche nella fortunata ipotesi in cui la busta arrivi a destinazione, ad ogni passaggio di mano ne è stata fatta una copia integrale?Eppure lo stiamo facendo ogni giorno…

Relazione Giacomo Barbieri 25 novembre 2013 def

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