Giacomo Barbieri - Sistema informatico e nuove tecnologie
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ORGANIZZARE – PIANIFICARECOMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
Bologna10 novembre 2014
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Giacomo BarbieriPartner di Barbieri & AssociatiDottori CommercialistiMembro della Commissione «Organizzazione e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna
SISTEMA INFORMATIVOSISTEMA INFORMATIVO,,SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE,SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE,E NUOVE FORME DI FUNZIONAMENTOE NUOVE FORME DI FUNZIONAMENTO
E DI GOVERNO DELLO STUDIO E DI GOVERNO DELLO STUDIO PROFESSIONALEPROFESSIONALE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
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Programmare gli investimenti in Programmare gli investimenti in IT per il 2014IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deve Il sistema IT di uno studio deve garantiregarantire
affidabilitàaffidabilitàprestazioniprestazioni
attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità
•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»•Quello che c’è deve servire a qualcosaQuello che c’è deve servire a qualcosa
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Siamo in grado di controllare la tecnologia e le
novità che introduciamo o
rischiamo di esserne
ostaggio?
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Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree
applicative?• Partenza obbligata sono le personepersone che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?
• Come valorizzare i giovani?
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Di cosa non si può fare a Di cosa non si può fare a meno?meno?
• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità• ScalabilitàScalabilità• SicurezzaSicurezza• ProtezioneProtezione• ManutenibilitàManutenibilità• SemplicitàSemplicità
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Di quali applicazioni Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?
• gestionale specifico da commercialista
• produttività personale• collaborazione• archiviazione/classificazione/
ricerca• banca dati
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Le scelte strategicheLe scelte strategicheQuale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)
A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi
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I buoni propositi
finite le finite le dichiarazioni dichiarazioni questa volta questa volta cambiamo il cambiamo il
software software gestionale !gestionale !
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«finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!»
Perché?Perché?Perché?Perché?
costa costa troppotroppocosta costa
troppotroppo
non fa non fa quello che quello che
ci serveci serve
non fa non fa quello che quello che
ci serveci serve
non è non è nella nella
nuvolanuvola
non è non è nella nella
nuvolanuvolanon non
interagisce interagisce coi clienticoi clienti
non non interagisce interagisce coi clienticoi clienti
È lento, è È lento, è vecchiovecchio
È lento, è È lento, è vecchiovecchio
È troppo È troppo complicatocomplicatoÈ troppo È troppo
complicatocomplicato
gli gli aggiornamenti aggiornamenti
tardanotardano
gli gli aggiornamenti aggiornamenti
tardanotardano
l’assistenza l’assistenza fa acquafa acqua
l’assistenza l’assistenza fa acquafa acqua
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sarebbe il sarebbe il
31 dicembre e non 31 dicembre e non l’abbiamo ancora l’abbiamo ancora
cambiato…cambiato…
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… e perché non l’abbiamo cambiato?
Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?
Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di
cambiarlo?cambiarlo?
Avevamo poi Avevamo poi deciso di deciso di
cambiarlo?cambiarlo?
E cosa state E cosa state aspettando, aspettando, di grazia?di grazia?
E cosa state E cosa state aspettando, aspettando, di grazia?di grazia?
Costano Costano troppotroppo
Costano Costano troppotroppo
Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose
Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose
La nuvola La nuvola è un è un
rischiorischio
La nuvola La nuvola è un è un
rischiorischio
I miei I miei clienti non clienti non sono prontisono pronti
I miei I miei clienti non clienti non sono prontisono pronti
È già il È già il 31???31???
È già il È già il 31???31???
I call center I call center sono tutti sono tutti
ugualiuguali
I call center I call center sono tutti sono tutti
ugualiuguali
E imparare E imparare tutto da tutto da
capo? A che capo? A che pro?pro?
E imparare E imparare tutto da tutto da
capo? A che capo? A che pro?pro?
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Il software gestionaleIl software gestionale• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti
stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione• Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?
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La produttività personaleLa produttività personale• Outlook: generazione di azioni partendo da
un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network
• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale
• Access: analisi dati• Powerpoint
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Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione
• gestione agenda• contatti• scambio documenti • condivisione processo di
creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto
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Nuovi strumenti da valutare
• www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com
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Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox
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Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox
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Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox
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Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca
• Capitalizzare la conoscenza dello Studio
• Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow)
• Raccolta dati dagli altri software• Pubblicazione di dati per gli altri
software
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Banche datiBanche dati
• Sono ancora strumenti attuali?• Perché spendere in costosi
abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?
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Architetture a confronto
Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?Stiamo già usando prodotti cloud?Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point
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Una proposta concretaUna proposta concreta
Fisica / Virtuale / Cloud
per gli end-point (con ricorso al BYOD)
periferiche (stampanti,
multifunzione, switch, connettività, server,
storage di rete)
per l’infrastruttura IT (server applicativi e
desktop virtuali)
costo fisso da ammortizzare costo variabile
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Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezzasicurezza
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Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezza!sicurezza!
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Alcuni obiettivi spiccioli validi per Alcuni obiettivi spiccioli validi per tuttitutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati• Avere le informazioni che servono quando
servono• Darsi delle regole di lavoro e condividerle1)Condividere la rubrica telefonica rubrica telefonica (con sé stessi sui
vari dispositivi e con i colleghi)2)Condividere l’agenda agenda (dentro e fuori studio)3)Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio
documenti4)Raccogliere dati gestionali dati gestionali (timesheet, kpi sulle
pratiche)
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A cosa prestare attenzione in unA cosa prestare attenzione in unprogetto Cloud?progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli
diversi (tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in
violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!
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RiflessioniRiflessioni
• Oggi si può fare a meno Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server di Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?Come fare la scelta del gestionale?
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In conclusioneIn conclusione
conviene investire conviene investire in in strumentistrumenti, in , in softwaresoftware o in o in conoscenzaconoscenza??
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Grazie dell’attenzione
[email protected]@dott_barbieri
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bolognawww.barbieri.it