Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia

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Modulo 5Modulo 5

ValorizzareValorizzarelo Studio con la Tecnologialo Studio con la Tecnologia

Giacomo BarbieriGiacomo BarbieriPartner di Barbieri & Associati Dottori CommercialistiPartner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti

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Agenda• Cultura dell’innovazione• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? • Saper spiegare le proprie esigenze• L’importanza della software selection• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità,

sicurezza, riservatezza• Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella

nuvola”?• Tempo di fermo tollerabile?• Il TCO Total Cost of Ownership• Ergonomia del posto di lavoro• Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed

effettivi

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La PEC obbligatoria dal 29/11/2011

ulteriore adempimento o enorme opportunità per ridurre i costi e velocizzare le comunicazioni?

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Premessa

• Cultura dell’innovazione: le novità sono utili solo quando migliorano i risultati e la soddisfazione di tutto lo staff -> empowering, richieste, formazione, controllo

• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? La ricerca delle tecnologie abilitanti

• Saper spiegare le proprie esigenze• Siamo in grado di controllare la tecnologia che

introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio?• L’importanza della software selection

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Conclusioni 1/3- Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del

tuo Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie

- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori

- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti

- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori

- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili

- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi

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Conclusioni 2/3- Il software gestionale, il software di contabilità, il word

processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema

- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed

adeguate risorse) alla gestione dei rischi.

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Conclusioni 3/3

La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio

nel mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.

Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le

persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.

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Alcuni obiettivi concreti alla portata di tutti

1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)

2) Condividere l’agenda

3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti

4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)

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Esempio: gli Obiettivi IT 2011

• aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro– monitor grande e tastiera comoda (e pulita!)– migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio

• favorire l’archiviazione ottica– scanner personali per i prof.– doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo

• utilizzare le docking station per i notebook• minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere

– lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile– limitare le personalizzazioni

• minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei dispositivi mobili e degli accessi remoti– verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione)– verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall– lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm

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Esempio: i Vincoli IT 2011• Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno• Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno• Forse minimo di 5 posti di lavoro VM• Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente• Necessità di apprendere Office 2010, Win7• I filmati in RDP non sono fruibili• Il doppio monitor in RDP non è fruibile• USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner,

smartcard) – OK con ThinPRAIM• Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare

(foto)• AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended• Costo troppo elevato dell’infrastruttura VIEW per nostro

numero di utenti

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Client Tipo PROFESSIONISTA

• connessioni di rete• stampanti • dymo• scanner • smartcard• usb

• Trendmicro• 7zip • Dike• pdf reader

• office 2010 • ie9 / firefox • as/400 (su win7 solo Prassi

Extended)• xbook + profis + ago• fedra entratel + vari sogei • dropbox

• itunes

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Le aree strategiche di innovazione

• Gestione documentale• Gestione workflow• Gestione relazioni (CRM)• Gestione del tempo: pianificare

e consuntivare

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La scelta di hardware e software

• Lean Thinking: fa leva sul risparmio• L’uso selettivo della tecnologia è una delle

chiavi per il successo di un’organizzazione• La ricerca delle tecnologie abilitanti• Il Total Cost of Ownership (TCO)

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Massimizzare le potenzialità dell’hardware

e del software in uso

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3 ottobre 2007Corso “Evoluzione degli studi professionali - settimo anno - INNOVAZIONE 15

La ricognizione

1. Quello che mi servemi serve funziona al 100%?

2. Quello che hoho funziona al 100%?

3. Quello che esisteesiste oggi potrebbe dare un miglioramento alla mia organizzazione?

4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello che esisteràesisterà?

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Tecnologie nuove ed emergenti

• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati, unified communication

• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza

• Thin o Fat? • È ora di virtualizzare? • È ora di andare “nella nuvola”?• È ora di cambiare gestionale?

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Predisporsi all’ufficio senza carta

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Ergonomia del posto di lavoro

• Notebook o Desktop?• …quale notebook?• Win, Linux o Mac?• Tanti dispositivi diversi, ma per lavorare meglio sugli stessi dati!

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La business continuity e le strategie di disaster recovery

•Che tempo di fermo possiamo permetterci?

•Come lo otteniamo?•Abbiamo provato?

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Analizzare l’importanza dei sistemi di gestione della

conoscenza

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Stabilire i criteri di archiviazione e

classificazione delle informazioni

Es. linee guida per l’archiviazione

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La tecnologia per una efficiente gestione

documentale

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Predisporre una strategia di e-business

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Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro da remoto

•coinvolgere il cliente nel processo di erogazione del servizio

•“fare rete” con altri colleghi

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Grazie dell’attenzioneGiacomo Barbieri

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11° Meeting Nazionale Evoluzionedei Servizi Professionali della Consulenza

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