Gestione delle Risorse UmaneExcel può ancora bastare?

Passi le giornate ad aggiornare un

foglio elettronico che diventa

sempre più complicato?

Questa presentazione fa

proprio per te!

Il foglio elettronico è uno strumento di lavoro eccezionale e

incredibilmente versatile, usato con successo da privati e aziende

per una varietà di scopi.

I suoi punti di forza stanno nella grande facilità di data entry, nella

capacità di modificare rapidamente una grossa mole di dati e nella

possibilità di creare grafici anche complessi.

Tali caratteristiche hanno portato a un uso diffuso dei fogli di

calcolo, che vengono preferiti anche a strumenti specifici per attività

aziendali vitali.

Soprattutto nelle piccole e medie imprese e negli enti pubblici, dove

è ancora diffuso il ricorso ai fogli elettronici (e persino al cartaceo!)

nella gestione della documentazione dei dipendenti, nella

strutturazione del piano ferie e permessi, nel recruiting e nella

valutazione delle competenze e delle prestazioni del personale.

Le motivazioni che di solito spingono un’azienda o un ente a

continuare a usare i fogli di lavoro sono:

• Costo ridotto• Abitudine

• Necessità di formazione minima

Se le attività HR sono sempre state svolte con questo strumento si

è restii a cambiare, temendo (a torto) di dover rinunciare alle

informazioni accumulate nel corso degli anni.

Eppure, le società di selezione e di consulenza e tutte le aziende

che superano i 20-30 dipendenti hanno molto da perdere nel

continuare a utilizzare i fogli di lavoro per l’HR.

Nel corso degli anni, la quantità e la varietà di dati da archiviare e

maneggiare si moltiplica e il ricorso a uno strumento come Excel

nella gestione delle Risorse Umane si rivela sempre più inefficace.

Il tempo sprecato per le mancanze, le lacune e le complessità dei

fogli di calcolo rappresenta un costo vivo per l’azienda, dato che lo

stesso tempo potrebbe essere dedicato ad attività più proficue.

I principali svantaggi della gestione delle Risorse Umane con Excel sono:

Si impiega troppo tempo

Ogni settimana, l’ufficio Risorse Umane dedica preziose ore di lavoro all’inserimento di dati, alla

gestione delle diverse versioni dei documenti, alla correzione di errori e alla creazione e invio di report.

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Le comunicazioni vanno effettuate con altri strumenti e di conseguenza non sono

archiviate

E non sono le uniche attività di cui è impossibile tenere traccia.

Non si dispone di un ambiente di lavoro unico come quello offerto da molti software

cloud moderni

Bisogna così ricorrere a una serie di strumenti da usare in parallelo: foglio di calcolo, editor di testo, email, calendario ecc. Pensa a tutti i CV in formato

Word e ai documenti anagrafici del personale!

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Un foglio elettronico può diventare molto complesso

Con l’impiego di un gran numero di formule e formattazioni, i fogli di calcolo possono diventare

difficili da decifrare per chiunque non sia il suo creatore.

Cosa succede se il tuo addetto alle Risorse Umane va via senza procedere al passaggio di consegne?

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Commettere errori è molto facile, accorgersene è estremamente difficile

Secondo un’indagine, la maggior parte dei fogli Excel utilizzati dalle aziende contengono almeno un errore. Spesso si tratta di uno sbaglio insignificante, altre volte la sua presenza ha generato veri e propri

disastri.

Non c’è un sistema di notifiche per le scadenze

Si corre così il rischio di mancare un’importante deadline.

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Scarsa sicurezza

Anche se è possibile impostare una password, per esempio, per un singolo foglio Excel, è altrettanto

facile procurarsi software in grado di forzarla.

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Di fronte a tutte queste mancanze, è forse giunta l’ora anche per le

piccole e medie aziende di abbandonare i cari vecchi fogli

elettronici in favore di soluzioni più moderne e pensate

appositamente per gestire i complessi processi HR.

Crediti fotografici: @blueringmedia/Fotolia

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