Webbiz EducationIl software online per gli enti di formazione

CONOSCIAMO

LE VOSTRE ESIGENZE.

COSTRUIAMO IL

VOSTRO FUTURO.

Integrazione di tutti i processi

dell’ente, gestione più efficace

delle attività, ottimizzazione e

risparmio di tempo e di risorse,

aumento delle performances

commerciali.

Questo è il futuro.

Questo è Webbiz Education.

www.webbizeducation.it

La prima soluzione E R P o n l i n e per la gestione integratadegli enti di formazione

Parlano i fatti

Tag Cloud – le parole chiaveInnovazioneVerticalizzazioneIntegrazioneOttimizzazioneRisparmioSviluppo commercialeQualitàSicurezza

Per ogni esigenza di gestione, un unico strumento

Panoramica: i moduli di Webbiz EducationCRM – CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENTGESTIONE DIDATTICAGESTIONE CHECK/TRASMISSIONI/EXPORTGESTIONE IMPORTAZIONIGESTIONE QUALITA’GESTIONE PROTOCOLLIGESTIONE AMMINISTRATIVAGESTIONE BUDGET E RENDICONTAZIONIGESTIONE INTEGRATA DI SITO WEB, MOBILE APP E ALTRI MEDIA DI SUPPORTO

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Webbiz EducationIl software online per gli enti di formazione

Webbiz Education è la prima soluzione ERP online per

la gestione integrata degli enti di formazione: una piat-

taforma innovativa che consente di pianificare, gesti-re e controllare tutte le attività richieste a un ente, ga-

rantendo risparmio di tempo e risorse, miglioramento

dell’efficienza e della qualità dei processi, aumento

della redditività.

Il progetto nasce “sul campo”, attraverso un’esperien-

za pluriennale di affiancamento e analisi delle esigen-

ze del settore: è il risultato della collaborazione fra un team di lavoro tecnico che da oltre dieci anni svi-luppa software web-based utilizzando le più moder-

ne tecnologie di programmazione e i numerosi enti di formazione che in questi anni hanno adottato

Webbiz Education come strumento di lavoro.

La soluzione si rivolge a tutti gli enti che erogano attivi-

tà formative: dalla formazione continua e professionale

alla formazione aziendale, dalle business school alle

scuole di lingue, dagli enti che gestiscono apprendi-

stati e tirocini a chi si occupa di distance learning.

La flessibilità del programma e la sua elevata ver-

satilità rendono Webbiz Education uno strumento

indispensabile in particolare per gli enti di media e grande dimensione e con un’offerta formativa ete-rogenea, dove ottimizzazione delle risorse, integra-

zione dei processi e monitoraggio delle performances

sono elementi necessari per la sostenibilità e la cresci-

ta dell’ente stesso.

La prima soLuzione erp onL ineper La gestione integratadegLi enti di formazione

1.200.000aziende

privati

operatori

contatti

900.000

3502.000.000

Alcuni dati possono dare l’idea del successo della nostra piattaforma: dal 2006, anno in cui è stata effettuata la prima attivazione, sono stati gestiti su Webbiz Education dati per oltre 1.200.000 aziende e 900.000 privati, circa 2.000.000 di contatti, 6.000 docenti, 16.000 attività formative e 100.000 incassi derivati da partecipanti ai corsi.

Ad oggi, oltre 350 operatori utilizzano Webbiz nei diversi enti di formazione.

Gli enti che hanno già scelto di passare a Webbiz Education hanno ottenuto finora un risparmio reale del 30% rispetto alle gestioni precedenti effettuate tramite sistemi informatici alternativi o sistemi non informatizzati; ma, soprattutto, hanno guadagnato tempo per dedicarsi con maggiore efficacia alle attività didattiche, organizzative, amministrative, commerciali, di marketing.

parLano i fatti.

tag

cLo

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parole chiave

webbizinnovazione verti

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sviluppo commercialequalità

integrazioneott

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esicurezza

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webbizinnovazione verti

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sviluppo commercialequalità

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esicurezza

risparmio

Webbiz Education è completamente online e sfrutta perciò tutti i vantaggi offerti da una innovativa soluzione web based distribuita in modalità SaaS (Software as a Service) con Cloud Computing:

Massima accessibilità alle informazioni in qualsiasi momento e da • qualunque postazione dotata di connessione internetMassima sicurezza e protezione dei dati• Massima portabilità del gestionale sulle più diffuse piattaforme • operativeCentralizzazione degli aggiornamenti e dell’assistenza• Nessuna installazione in locale di alcun software aggiuntivo né attivazione • di alcuna licenza client specificaEliminazione di ogni problematica prestazionale sul sistema utilizzato • dall’operatore in localeEstrema semplificazione nei processi di integrazione con altri • programmi in uso, dal software contabilità ai sistemi regionali di gestione attività finanziate, alle piattaforme utilizzate per la gestione dei fondi interprofessionali

innovazione

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sicurezza

verticaLizzazione

Webbiz Education nasce dall’analisi preliminare e

dallo studio di fattibilità condotti dagli importanti

enti formativi che hanno partecipato al progetto

di verticalizzazione, definendo anche la mappa

concettuale della piattaforma.

Ogni aspetto legato all’organizzazione,

erogazione, trasmissione, rendicontazione

e amministrazione di corsi è stato

analizzato, risolto e infine certificato

con successo dai clienti che già lo

utilizzano.

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esicurezza

risparmio

La maggior parte degli enti di formazione lavora ancora oggi utilizzando un numero indefinito di strumenti (informatici e non) e di metodi di raccolta dati assolutamente personalizzati e individuali: un programma per la gestione commerciale dei clienti, uno per la gestione dei corsi, uno per la gestione qualità, uno per la contabilità, piattaforme esterne per la gestione dei finanziamenti, excel o access condivisi per le aule, le anagrafiche, le offerte, infiniti file e rubriche... Gli esiti principali di tale “metodo” di lavoro

sono caos organizzativo, mancata condivisione di informazioni importanti dal punto di vista commerciale o amministrativo, duplicazione di processi e attività, ampio margine di errore nel trasporto informazioni. E costi.A tutto questo gli enti che hanno scelto Webbiz Education hanno detto basta: hanno scelto di adottare un’unica piattaforma gestionale che integra tutti i processi e le attività e che può a sua volta integrarsi facilmente con gli eventuali altri software che l’ente decide di mantenere (ad esempio per la contabilità).

integrazione

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sicurezza

Webbiz Education consente di:Ottimizzare gli strumenti: ogni singolo aspetto organizzativo, amministrativo, commerciale e • di marketing è gestito in un solo ambiente di lavoro. Non occorre affidarsi ad altri software o metodi gestionali “artigianali” (access, excel, cartelle condivise etc), perché tutto si fa tramite Webbiz Education.Ottimizzare le risorse: non occorrono competenze interne specifiche per utilizzare la piattaforma • e la gestione delle utenze consente una profilazione degli accessi particolarmente dettagliata, così che ogni operatore possa utilizzare solo le funzionalità che gli occorrono o per le quali è preposto.Ottimizzare il tempo: le informazioni sono condivisibili sempre e ovunque, ritrovarle all’interno • del database è immediato grazie alle numerosi funzioni di ricerca avanzate e agli scenari personalizzabili; per pubblicare, stampare, inviare basta un clic. Tutte le attività possono essere inserite all’interno di workflow operativi con sistemi di alerting per il rispetto delle scadenze e dei processi funzionali.

ottimizzazione

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esicurezza

risparmio

L’ottimizzazione degli strumenti, delle risorse, del tempo già da soli costituiscono un’enorme voce di risparmio per l’ente. Ma non basta. Il modello tecnologico e di business su cui si basa Webbiz Education consentono un ulteriore risparmio, quantificabile e immediato, che riguarda i costi IT generali (server interni, gestione dei backup, protezione dati, installazioni in locale, modalità di assistenza al software).Oltre al risparmio rappresentato dall’adozione di Webbiz Education, la piattaforma è anche un importante strumento di gestione dei costi dell’ente: il modulo di budgetizzazione e rendicontazione fornisce in tempo reale una panoramica sull’andamento amministrativo delle singole attività formative, consentendo un’analisi immediata di raffronto fra budget, preventivo, forecast e impegnato.

risparmio

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sicurezza

Webbiz Education non consente solo di amministrare e organizzare al meglio i processi di lavoro; ha una spiccata propensione per aumentare il business e le opportunità commerciali, grazie a un avanzato CRM (Customer Relationship Management) che consente di pianificare e gestire tutte le attività relazionali, i contatti, le offerte commerciali, i feedback da parte dei clienti acquisiti e potenziali.Inoltre, la possibilità di inviare comunicazioni via mail, fax o sms a liste di clienti e prospect, l’integrazione con il sito web per l’aggiornamento in tempo reale del catalogo corsi o del calendario lezioni e per la preiscrizione online, la condivisione delle informazioni fra diversi sedi operative sono solo alcune delle funzioni che rendono Webbiz Education lo strumento di marketing che mancava.Un avanzato sistema di statistiche commerciali consente infine di monitorare i risultati ottenuti attraverso numerosi filtri di selezione, consegnando anche reportistiche su ABC clienti, sulle aree con maggiore marginalità, sul raggiungimento dei budget previsti.

sviLuppo commerciaLe

webbizinnovazione verti

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risparmio

sicurezza

Per gli enti certificati UNI EN ISO o che semplicemente vogliono garantire un elevato standard qualitativo ai propri processi aziendali, Webbiz Education è un alleato insostituibile.La gestione di tutta la sezione customer è veloce ed efficace, grazie alla possibilità di caricare un numero illimitati di questionari personalizzabili in base ai propri format, di stamparli e di gestirne le risposte per ottenere medie sui corsi, sui fornitori, sui tutor e sui coordinatori. La reportistica e le ricerche sono customizzate in base a quanto

previsto dal proprio Manuale; un sistema di verifica valori di soglia consente di identificare le risorse qualificate, non qualificate o qualificate con riserva.

Inoltre, l’attivazione dei moduli Workflow e Checklist permette di attivare nella pratica operativa quotidiana i processi certificati nel Manuale di Gestione Qualità, attraverso un controllo reale e automatizzato su tutte le fasi procedurali.

La massima sicurezza e protezione dei dati è garantita da Medianet srl, che da sempre utiliz-za web-farm certificate e di altissimo livello per ospitare i propri server e effettua backup giorna-liero automatizzato con possibilità di recuperare singoli dati fino alle sei ore precedenti.L’accesso alle informazioni è criptabile tramite protocollo https (lo stesso utilizzato dalle ban-che) ed è protetto tramite autenticazione utente

con userid e password: una gestione avanzata della profilazione utenti consente di differenziare i permessi su ogni singola procedura, secondo i più rigidi parametri del DPS - Documento pro-grammatico sulla sicurezza. Tutte le operazioni eseguite sul database sono tracciate, così da monitorare modi e tempi di utilizzo da parte di ogni operatore in linea con le più restrittive nor-me sulla Privacy.

quaLità

sicurezza

Le esigenze di gestione di un ente di formazione sono molteplici, a volte complesse, spesso as-segnate a aree funzionali che non collaborano operativamente fra loro per essendo coinvolte sullo stesso progetto, in fasi diverse.Webbiz Education consente di rispondere in maniera semplice, efficace e integrata a tutte le esigenze di gestione con un unico strumento modulare:

Gestione commerciale• , con il modulo CRM e il modulo di statistiche avanzate

Gestione didattico-organizzativa• , con il modulo di gestione prodotti che comprende il calendario aule, la anagrafiche partecipan-ti, la stampa degli attestati e dei certificati, il sistema di esportazione e trasmissione dati verso Sifer, Fondimpresa e le altre piattafor-me utilizzate dall’ente

Gestione amministrativa• , con i moduli di budgeting e rendicontazione, la gestione dei differenti piani dei conti, la gestione e

il controllo dei costi per le risorse interne e esterne, la gestione centri di servizio, le re-portistiche complete su costi, margini, ricavi, la pre-fatturazione e la contabilità integrata (o esportazione dati verso software contabi-le già in uso), il recupero crediti, i riepiloghi per la stesura del bilancio e altro ancora.

Gestione segretariale e per la Qualità• , con il modulo di conservazione e protocollazio-ne documenti, il modulo di gestione qualità per l’analisi Customer, la gestione workflow collegata a uno scadenziario operativo da applicarsi a ogni singolo prodotto formativo e assegnato alle aree funzionali coinvolte.

Gestione promozionale-marketing• , con il modulo per la creazione di mailing list iper-targetizzate e la gestione degli invii tramite email, fax virtuale, sms o tramite posta tradi-zionale con stampa etichette; e con il modu-lo di gestione integrata del sito web istituzio-nale dell’ente.

per ogni esigenza di gestione

un unico strumento

CRM – CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

Anagrafiche Aziende, Referenti Aziendali, Privati• Rubrica veloce con possibilità di click-to-call Voip• Gestione Contatti: storicizzazione, pianificazione, follow-up. Agenda To do giornaliera, settimanale o mensile• Gestione Interessi per Area, per Corso, per Modello di Corso• Creazione e gestione di Campagne per invii tramite mail, fax, sms e postali (creazione automatizzata Etichette)• Utilizzo di Carrelli, Tags, Scenari per personalizzazione ricerche e esportazioni• Oltre cento filtri di selezione per interrogazioni e esportazioni in pdf o excel• Creazione e gestione di offerte commerciali/preventivi • Analisi statistiche per il monitoraggio delle performances commerciali dell’ente e delle redemption ottenute• Analisi statistiche per fatturato, area, sede, tipo e sottotipo di prodotto con funzionalità di autotagging Top Clients, classi • di fatturato o numero attività acquistate, ABC clientiSalvataggio delle analisi statistiche effettuate e possibilità di generazione e invio automatizzato giornaliero/settimanale/• mensile ai responsabili commerciali o alla Direzione

GESTIONE CHECK/TRASMISSIONI/EXPORTModuli per verifica e trasmissione di calendari preventivi, partecipanti, presenze, dati rendicontuali verso le piattaforme • degli enti finanziatori (es Sifer per Emilia Romagna)Moduli per esportazione di partecipanti e calendari nei tracciati previsti dalle piattaforme di gestione dei Fondi interpro-• fessionali (es. Fondimpresa)

GESTIONE DIDATTICAGestione prodotti con maschere differenziate per sottotipo (corsi a mercato, corsi finanziati, obbligo formativo, appren-• distati, tirocini, formazione per cassintegrati etc.)Gestione multilivello per prodotti finanziati (Piani Formativi > Azioni; Operazioni>Progetti>Edizioni) • Gestione Docenti e Fornitori con Skill Matrix, monitoraggio costi, generazione impegni, analisi attività• Stampa e gestione di Contratti, Lettere di Incarico, Attestati • Gestione Stampe personalizzate per Partecipanti, Docenti, Corsi (Schede informative, schede di partecipazione, regi-• stri, calendari lezioni etc)Gestione Stage, Project Work, Studio Individuale, Fad• Calendario interattivo Aule, Docenti e Attrezzature con possibilità di gestione multisede• Riepiloghi presenze e assenze per Allievi e Docenti, riepilogo giornate Inail, stampa Progetto di dettaglio• Gestione abbonamenti e gratuità• Gestione recuperi e crediti formativi• Gestione Aiuti di Stato (De Minimis, Mancato Reddito, Quota Privati) per Corsi Finanziati con calcolo aiuti per azienda • e stampa prospetti/moduli collegatiAmpia personalizzazione nelle maschere di visualizzazione grazie agli Scenari per Utente• Oltre cento filtri di selezione per interrogazioni e esportazioni in pdf o excel• Integrazione con CRM per trasformazione di interessati in iscritti, gestione e conversione dei preventivi, collegamento • fra aree di interesse e corsi a catalogo

GESTIONE IMPORTAZIONIImportazioni Banche Dati regionali Apprendistato• Importazioni Anagrafiche partecipanti da file excel• Importatore generico con tracciato personalizzabile per popolamento Db a partire da fonti dati esterne•

GESTIONE QUALITàSistema di Valutazione Corsi, Aule, Docenti, Tutor, Coordinatori e Fornitori• Calcolo medie e qualifica con soglia minima di raggiungimento• Strumenti di analisi, interrogazione ed esportazione con filtri per corso, area, tipo e sottotipo, data, risorsa• Stampa personalizzata di tutta la modulistica• Modulo Workflow e Checklist per gestire scadenziario attività e processi operativi corso per corso in base alle differenti • risorse coinvolte, con alerting via mail o sms ai responsabili di processo

GESTIONE PROTOCOLLIGestione documentale per corrispondenze in entrata e in uscita, contratti, attestati, convenzioni con aziende e ogni altro • documento da protocollareModalità di validazione, codifica automatizzata, strumenti di ricerca e esportazione•

GESTIONE AMMINISTRATIvASistema avanzato di analisi per reportistiche su costi, ricavi e margini• Gestione di piani dei conti personalizzabili• Gestione Centri di servizio e costi di struttura• Gestione di impegni, pre-fatturazione, fatturazione e contabilità analitica• Sistema di recupero crediti integrato a Crm• Eventuale integrazione con altro software in uso per contabilità •

GESTIONE BUDGET E RENDICONTAZIONISistema avanzato di Budgeting (Budget, Forecast, Impegnato, speso) con accessi differenziati per Coordinatori, Am-• ministrazione, DirezioneModulo di Rendicontazione Costi• Analisi per Bilancio•

GESTIONE SITO E ALTRI MEDIA(MOBILE APPS, CHIOSCO INTERATTIvO..)Webbiz Education consente di gestire, attraverso un unico pannello di controllo, i contenuti di tutti gli strumenti web utilizzati dall’ente di formazione per le proprie attività promozionali o di servizio agli utenti. Alcuni esempi:

Sito web istituzionale• dell’ente: calendario corsi, schede di dettaglio, preiscrizioni, area riservata ai clienti per il download di materiali didattici, attestati o piani formativi dedicati, acquisto online di abbonamenti o iscrizione tramite e-commerce: queste sono solo alcune delle possibilità che una gestione integrata consente, senza alcun impatto ulteriore sui processi e sulle risorse dell’ente.

Mobile app per tablet o smartphone• (sistema operativo iOS e Android) da distribuire su appositi Market - Appstore e Google Play - per un ulteriore e innovativo canale promozionale. Anche in questo caso, la gestione dei contenuti e delle news è completamente centralizzata e automatizzata.

Chiosco per Reception• con visualizzazione di calendario corsi in tempo reale, con dettagli su aule, orari, docenti.

learning pointALCUNE REfERENZE

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e-mail: info@webbizeducation.it - www.webbizeducation.itTel: 0522 337758

Webbiz Education © è il brand della divisione Education di Medianet s.r.l.Via Piercarlo Cadoppi, 10 42124 Reggio Emilia (RE)

Capitale sociale €. 60.000,00 iv. CCIAA di Reggio Emilia R.I. 14927 N. REA 221752 P.IVA 01770950358

Responsabile Area EducationAlfredo Colella

cell. 3406852972 - colella@mow.it

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