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Modulo Archivistica Informatica

Master Informatica del testo-edizione elettronica

Walter Volpi12/9/2014

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Obiettivo

Elementi del Contesto:la società dell’informazione produce e consuma documenti digitali.

Sintesi:• Le operazioni di base sui documenti• Applicazioni rivolte

• a Cittadini su temi generici: AP@CI• alla Pubblica Amministrazione: InterPro• ai fornitori della Pubblica Amministrazione: Fatturazione

Elettronica• Le infrastrutture regionali su cui si basano le applicazioni:

• CART• eCompliance,

Obiettivo della lezione:• Introdurre le applicazioni e le infrastrutture che trattano I

documenti digitali

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Principale

DOCUMENTO

[.]Principale

FILE<.> Lista di

FILE<.> elemento

documento : un i tà d i in formaz ione producibile

Firma<.>attributi

MarcaTemporale

<.>attributi

Impronta

<.>attributi

Segnatura

<.>attributi

Documenti Digitali

Quanto è distante dalla vostra idea di documento?

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La Gestione Documentale per la PA Italiana

CNIPA -> DigitPA -> Agenzia Digitale Italiana

http://www.digitpa.gov.it

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Operazioni DI BASE sui documenti

- Firma digitale- Marca temporale- Scadenza certificati- Visualizzazione nel tempo dei documenti- Riversamento contro l’obsolescenza

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Firma Digitale

Che cosa deve avere un utente per firmare un documento?- Dispositivo di firma (lettore di smart card)- Supporto di memorizzazione della chiave privata (smart card)- Certificato digitale pubblico (sito della Certification Autority)- Software per la firma (installato sul PC)

Dove prende tutta questa roba?- Lettore di smart card se lo compra ad un negozio e la installa sul PC - smart card acquistata da una Certification Autority qualificato da DigitPA insieme al Certificato - software per la firma se lo scarica da internet

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Firma Digitale

Chiavi Asimmetriche Pub e Priv di un Utente: Pub(Priv(File))=FileHash di un file: Hash(File)=file; File1<> File2 => Hash(File1)<>Hash(File2)

Che cosa c’è nella Smart Card? Priv + Certificato

A che è la Smart Card? dispositivo che garantisce che nessuno possa prelevare la chiave Priv a meno che si acceda alla Smart Card con un software appropriato e che l’utente digiti il corretto PIN

Che cosa c’è nel Certificato? Pub + Informazioni sulla Persona + Informazioni sulla CA + Informazioni su algoritmi usati

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Firma DigitaleEsempio di come si firma un documento?1. l’utente trascina il FILE da firmare sull’applicazione di firma installata sul computer2. l’applicazione chiede il PIN3. l’utente digita il PIN4. l’applicazione verifica se il PIN è corretto5. l’applicazione esegue la firma: usando il lettore accede alla Smart Card; prende Priv dalla Smart Card e dal certificato legge l’algoritmo di firma e di Hash da applicare; esegue le seguenti operazioni matematiche Priv(Hash(FILE) e ottiene una sequenza di bit detta FIRMA; crea un nuovo file così ottenuto FILE+FIRMA+CERTIFICATO 6. crea un nuovo file con estensione .p7m (es. FILE_FIRMATO.p7m) le cui informazioni contenute sono <FILE,FIRMA,CERTIFICATO> 7. l’applicazione scrive il file FILE_FIRMATO.p7m sul computer dell’utente e gli comunica che ha terminato la firma

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Firma Digitale

Esempio di come si verifica un documento?1. l’utente trascina il FILE_FIRMATO.p7m da verificare sull’applicazione di firma installata sul computer2. l’applicazione esegue la verifica: accede al FILE_FIRMATO.p7m (si r i corda che l e i n formaz ion i i n esso contenute sono <FILE,FIRMA,CERTIFICATO> ) e dal certificato in esso contenuto estrae la chiave Pubblica e l’algoritmo di Hash usato per la firma; se Pub(FIRMA)=Hash(FILE) allora l’applicazione comunica all’utente che la firma è corretta; se Pub(FIRMA)<>Hash(FILE) allora l’applicazione comunica all’utente che la firma NON è corretta

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Marcatura Temporale

- Serve a collocare nel tempo un documento firmato digitalmente

- E’ effettuata da una terza parte (una Certification Autority) rispetto a chi firma o riceve il documento

- L’utente utilizza un software installato sul proprio PC che dato in ingresso un file .p7m restituisce un file .m7m

- Il file .m7m è firmato digitalmente dalla Certification Autority e contiene la data della sua firma. P.s. Per legge la marca temporale

può essere sostituita dalla segnatura di protocollo.

Tecnologia Vs Processo? Spesso è meglio il processo :-)

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Alcuni problemi nell’archiviazione di documenti digitali

- Per evitare attacchi o frodi => i certificati digitali scadono => potrei archiviare documenti e scoprire che non sono più giuridicamente validi- Obsolescenza della tecnologia => potrei archiviare un documento ma non esiste più nessun PC, dispositivo o software per poterlo consultare- Script all’interno di un documento (es. “la data di oggi”) => ho archiviato un documento che cambia significato nel tempo- ..=> lo sforzo per gestire questa complessità è enorme e deve essere supportato da ogni soggetto pubblico

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EsempiElementi per la gestione documentale in Toscana:

- AP@CI- InterPro

- DAX- Fatturazione Elettronica

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AP@CI

Obiettivo:- Dare alle Imprese e ai Cittadini uno strumento semplice (CNS più semplice della firma ed equivalente) inviare/ricevere documenti alla PA toscana- Dare alle Imprese e ai Cittadini evidenza che la PA ha iniziato il processo di elaborazione della istanza presentata (numero di protocollo è attesta l’inizio del processo)- Migliorare i tempi dei gestione delle istanza da parte della PA toscana

Documenti:

- autenticazione tramite CNS - firmati digitalmente- trasformati in PDF/a e accettati dall’utente- numero di protocollo viene notificato all’utente

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InterPro

Obiettivo:- Interconnettere gli uffici di protocollo della PA Regionale- Interconnettere gli uffici di protocollo della PA- Trasmettere i dati della segnatura di protocollo- Iniziare un processo di gestione documentale e degli archivi

Documenti:

- Gestione della Segnatura di Protocollo- Gestione eventi del documento protocollato (es. annullamento)

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DAX

Obiettivo:- Realizzare sistema di gestione e conservazione di archivi già formati: insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati- Salvaguardare l’unitarietà dell’archivio (descrizione e gestione)

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SGA (Sistema di Gestione degli Archivi) - OAIS

CARATTERISTICHE:

- Gestione funzionalità archivistiche (descrizione, riordino, scarto, gestione, topografici)

- Utilizza gli strumenti di gestione archivistica (classificazione, massimario)

- Gestione di entità archivistiche (aggregati, unità archivistiche, unità di conservazione)

- E' l'unico punto di accesso

SIP: Subscribe Information Package AIP: Archivial Information Package DIP: Dissemination Information Package

OAIS = Open Archival Information System

FASI: Acquisizione, Archiviazione, Accesso, Pianificazione, Amministrazione

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SGA (Sistema di Gestione degli Archivi) - OAIS

Meta dati principali del documento - identificativo - classifica/fascicolo - data - autore - destinatario - sintesi (oggetto) - allegati - tipo supporto

Meta-dati archivistici - n° protocollo e data - oggetto - codice di classificazione

Meta-dati identità - autore - scrittore - data creazione - mittente - destinatario

Meta-dati accesso -consultabile SI/NO - profili - stampabile SI/NO - profili - copia SI/NO - profili

Meta-dati informatici - firma digitale - marca temporale - data/ora ultimo accesso - tipo di operazione - formato

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Sistema di Conservazione a Norma (SCN) - UNISInCRO

Conservare è un’attività della fase di Archiviazione (OAIS)

Conservare vuol dire mantenere nel tempo:- autenticità- leggibilità - integrità- affidabilità del documento digitale.

Caratteristiche- rispetta la normativa DigitPA e comunque la normativa sulla conservazione- prevede di essere aggiornato a nuove norme- accetta documenti solo in determinati formati, per i quali garantisce l’esibizione a norma- ha la capacità di memorizzazione dei documenti e mantenere traccia delle operazioni eseguite su di essi

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Sistema DAX

Comunicazioni tra sistemi di enti diversi (stesso problema per AP@CI e InterPro, SUAP, ...)=> necessari strumenti e metodi standard (infrastrutture):[quale strumento?] CART: Cooperazione Applicativa Regionale Toscana[come si accordano gli enti?] e.Toscana Compliance

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Fatturazione Elettronica

La Fatturazione Elettronica è la digitalizzazione del processo che parte dalla composizione della fattura e si conclude con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente.

Risparmio di tempo nella gestione dei documenti pari al 60% e fino a  12 €  (a fattura) in termini di materiali, trasmissione, ricerca documenti, produttività, spazio...*

Con il Decreto (3 Aprile 2013, n.55) emanato il 22 maggio dal Consiglio dei Ministri, sono state individuate le regole tecniche e le linee guida per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso le PA : le pubbliche amministrazioni saranno quindi obbligate a ricevere e provvedere al pagamento delle fatture solo se pervenute in formato elettronico. La trasmissione avverrà attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

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Fatturazione Elettronica - Tempistica

La decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica è fissata come segue:

Soggetti Scadenze

Ministeri;Agenzia fiscali;Enti Nazionali di Previdenza e

Assistenza

6/6/2014

Tutte le altre Amministrazioni presenti su elenco ISTAT

(meno enti locali)

31/3/2015

Amministrazioni locali Provvedimento entro fine anno

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Fatturazione Elettronica - Come funziona SDI

FornitorePubblica

Amministrazione

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Fatturazione Elettronica - Come funziona SDI

l Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:

•ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,

•effettuare controlli sui file ricevuti,•inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

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Fatturazione Elettronica - Come funziona SDI

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Fatturazione Elettronica - Esempio

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><p:FatturaElettronica versione="1.0" xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:p="http://www.fatturapa.gov.it/sdi/fatturapa/v1.0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"> <FatturaElettronicaHeader> <DatiTrasmissione>...</DatiTrasmissione> <CedentePrestatore>...</CedentePrestatore> <CessionarioCommittente>…</CessionarioCommittente> <SoggettoEmittente>…</SoggettoEmittente> </FatturaElettronicaHeader> <FatturaElettronicaBody> <DatiGenerali>...</DatiGenerali> <DatiBeniServizi>...</DatiBeniServizi> <DatiPagamento>...</DatiPagamento> </FatturaElettronicaBody></p:FatturaElettronica>

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/a-3.htm

http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-12.htm

le fatture elettroniche devono essere firmate…

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Fatturazione Elettronica - La piattaforma di RT

La piattaforma di Regione Toscana è un sistema informatico in grado di fornire interfacce WEB, Mobile e applicative:

•all'Impresa e agli Enti della Pubblica Amministrazione toscana per la compilazione della fattura e l’invio,

•all'Impresa, alla Pubblica Amministrazione e alle Banche per la cessione, la certificazione e lo sblocco del credito,

Enti della Pubblica Amministrazione toscana per ricevere le fatture ad essi destinati ed inviare fatture ai propri clienti.

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Fatturazione Elettronica - Servizi offerti agli Enti e alle Imprese

Regione Toscana può offrire agli Enti e alle Imprese del proprio territorio:

•L'uso della piattaforma senza alcun titolo oneroso,

•Servizio di conservazione a norma delle fatture (utilizzando la piattaforma DAX),

•Supporto ai soggetti che andranno ad utilizzare la Piattaforma.

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Fatturazione Elettronica - Servizi offerti a Regione Toscana

Regione Toscana può :

•Monitorare la spesa degli Enti del proprio territorio con particolare attenzione a quella Sanitaria,

•Estendere i dati delle fatture richiesti alle Imprese e agli Enti per proprie future finalità (come ad esempio la gestione del complesso: ordine, bolla, fattura).

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EsempiInfrastrutture per la gestione documentale

- e.Toscana Compliance- CART

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e.Toscana Compliance

- e.Toscana Compliance è uno strumento per definire le modalità con cui interagiscono le applicazioni di un Ente con le applicazioni esterne. Tale strumento è articolato in:§ Comitato e.Toscana Compliance§ Centro Tecnico e.Toscana Compliance§ Sito e.Toscana Compliance

- RFC e.Toscana è il documento concertato tra gli enti e le imprese utilizzato per descrivere le interfacce delle applicazioni

- Accreditamento delle applicazioni è un attestato che garantisce gli enti della perfetta aderenza del software che acquistano alle specifiche descritte nelle RFC e.Toscana

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CART (Cooperazione Applicativa Regionale Toscana)

SPCoop

Interoperabilità

- integra le applicazioni di più di 300 enti diversi- gestisce più di 100.000.000 di interazioni al mese- conforme alle specifiche SPCoop- gestito da Regione Toscana

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Riferimenti

• Foxes&Fishes: http://www.foxesandfishes.it• eCompliance: http://web.rete.toscana.it/eCompliance• CART: http://www.cart.rete.toscana.it• InterPro e AP@CI: http://www.e.toscana.it/e-toscana/it/inter_pro.wp• eToscana: http://www.e.toscana.it• Open Document: http://it.wikipedia.org/wiki/OpenDocument• ADI: www.digitpa.gov.it• Metadati: http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%205%20-%20Metadati.pdf• Pacchetto di archiviazione: http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%204%20-%20Specifiche

%20tecniche%20pacchetto%20archiviazione.pdf• Formati: http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%202%20-%20Formati.pdf• Fatturazione Elettronica - https://sanfertest.tix.it/cpf

Walter Volpiwalter.volpi@gmail.com