Stato dell’arte su Fascicolo Studente in

Esse3 e Titulus

Stato dell’arte sul Foglio di Congedo

Elettronico

Barbara Casarini

CINECA

Stato dell’arte su Fascicolo Studente in Esse3 e Titulus

Documenti inviati

Documenti inviati firmati digitalmente

Visualizzazione e Gestione Fascicolo

Novità

Stato dell’arte sul Foglio di Congedo Elettronico

Flusso

Utility

End Point

Argomenti

Fascicolo Elettronico In seguito al rilascio delle linee guida sul fascicolo studente, da parte del Tavolo Tecnico

Università digitale, coordinato dal Dipartimento per la digitalizzazione della Pubblica

Amministrazione e l’innovazione tecnologica, gli atenei appartenenti alla rete finanziata

Uni5Net, promotori del gruppo sul fascicolo dello studente nell’ambito del tavolo

tecnico, hanno richiesto a CINECA un incontro con l’obiettivo di descrivere i punti

salienti delle linee guida e di ottenere una valutazione dei requisiti indicati in termini di

tempi e costi.

Da una lettura del documento e

dalle considerazioni fatte nel corso

dell’incontro, emerge la volontà di

iniziare a gestire il fascicolo di

studente, con l’obiettivo di non

appesantire in alcun modo l’attività

delle segreterie studenti. Le linee

guida sono state pensate per

consentire agli atenei che lo

ritenessero opportuno la possibilità

di estendere le indicazioni in esse

contenute, col fine di raggiungere

un maggior livello di integrazione

fra i sistemi.

Nelle linee guida sono state individuate diverse tipologie di documento che dovranno

confluire all’interno del fascicolo di studente.

Queste sono state classificate in:

Obbligatorie

Consigliate

Opzionali.

Tipologie di documenti obbligatori:

Domanda di immatricolazione

Abbreviazione di corso

Trasferimento in ingresso

Conferma titolo di studio

Delibera passaggio di corso

Delibera approvazione piano di studio individuale

Verbali di esame

Decreti di annullamento esame

Contratto collaborazione studentesca

Riconoscimento esami

Diploma Supplement

Foglio di congedo

Rinuncia

Decadenza

Abilitazione

Fascicolo Elettronico – Documenti previsti

Tipologie di documenti consigliate:

Attestazione ISEE/ISEU

Domanda esonero/benefici

Contratto di Learning Agreement

Trascript of Records

Domanda esame di stato

Tipologie di documenti OPZIONALI:

Passaggio di corso

Domanda piano di studio individuale

Istanze

Domanda di laurea

Domanda di trasferimento.

Fascicolo Elettronico – Documenti previsti

Il perfezionamento dell’ingresso dello studente in Ateneo:

Immatricolazione,

Immatricolazione per abbreviazione di carriera,

Trasferimento in ingresso

tramite i flussi asincroni del Gateway di Esse3, gestiscono la replica

della nuova carriera al sistema Documentale.

Viene così creato il fascicolo studente sul sistema Documentale collegato alla singola

carriera dello studente.

In replica al sistema viene inoltre inviato anche un set minimo dei dati anagrafici e di

carriera dello studente.

Alla modifica dei dati anagrafici e di carriera dello studente, ne verrà gestita la

notifica di modifica.

Ingresso Studente

Modifica Dati Carriera

Stampa Certificato

Chiusura Carriera

G

A

T

E

W

A

Y

Creazione Fascicolo

Aggiornamento Fascicolo

Inserimento Documento

Chiusura Fascicolo

Fascicolo Elettronico – Creazione

I dati anagrafici gestiti in replica sono:

cognome,

matricola,

nome,

codice fiscale,

data di nascita,

luogo di nascita,

data di immatricolazione,

tipo carriera (tipo di corso di laurea),

corso di studio,

email,

email certificata,

indirizzo,

comune,

cap,

provincia,

nazione,

telefono,

fax,

cellulare.

Fascicolo Elettronico – Replica Anagrafica

Alla produzione di ogni documento riconducibile alla carriera dello studente, verrà

registrato il documento sul sistema Documentale e questo verrà collocato all’interno

del fascicolo studente a cui fa riferimento.

Fascicolo Elettronico – Replica

Documenti

Ogni documento inviato al sistema documentale sarà corredato delle

informazioni che lo caratterizzano:

tipologia di documento: in arrivo (documento consegnato dallo studente alla

segreteria studenti, ad esempio la domanda di immatricolazione), in partenza

(documento consegnato dalla segreteria allo studente, ad esempio il certificato

di iscrizione);

tipologia di repertorio: indica se al documento deve essere assegnato anche un

progressivo di repertorio oltre al numero di protocollo;

argomento: indica la tipologia di documento, ad esempio domanda di

immatricolazione, questo comporterà l’attribuzione della responsabilità del

documento sul sistema documentale;

mittente;

data documento;

destinatario;

oggetto;

eventuali allegati al documento;

eventuali note;

attributi del documento che ne permetteranno la ricerca

ed il filtro sul sistema documentale.

Fascicolo Elettronico – Documenti

Alla chiusura della carriera dello studente o al suo trasferimento in uscita, verrà

notificata la chiusura del fascicolo studente al sistema documentale.

All’eventuale invio di altra documentazione, il fascicolo verrà temporaneamente

riaperto, verrà introdotto il documento e sarà chiuso nuovamente.

All’eventuale riattivazione della carriera, il fascicolo verrà riaperto.

Fascicolo Elettronico – Chiusura

Dal blocco 'Fascicolo Studente' presente sulla funzionalità 'Gestione studenti' si potrà

visualizzare il numero di fascicolo associato alla carriera dello studente e sarà possibile

navigare contestualmente sul sistema documentale premendo l'URL visualizzato.

Fascicolo Elettronico – Visualizzazione

Vengono inoltre visualizzati il numero di documenti notificati al sistema

documentale e del numero di documenti presenti nel fascicolo sul sistema

documentale.

Come dettaglio è stata introdotta la visualizzazione di tutti i documenti

associati alla carriera dello studente dettagliati per:

indicazione se documento correttamente notificato e presente sul

fascicolo del documentale, con il link diretto al fascicolo dello

studente in Titulus

documento

data di protocollo del documento (riportati dal documentale)

numero di protocollo del documento (riportati dal documentale)

classificazione del documento (riportati dal documentale)

numero di repertorio (riportati dal documentale)

data di protocollazione differita

motivazione di protocollazione differita.

Fascicolo Elettronico – Visualizzazione

Attraverso il link, presente nella schermata di Esse3, l’operatore di Esse3 potrà

accedere a Titulus, direttamente al contenuto del fascicolo dello studente.

La seguente schermata rappresenta l’intestazione del fascicolo riportante i dati

principali, anagrafici e di carriera, dello studente.

Attraverso il collegamento «Doc contenuti» l’operatore visualizzerà l’elenco dei

documenti contenuti nel fascicolo.

Fascicolo Elettronico – Titulus

L’elenco dei documenti presenti nel fascicolo riporta le informazioni

principali del documento, quali oggetto, classificazione, numero e data di

protocollo.

Selezionando poi un documento, dall’eventuale elenco di quelli contenuti

nel fascicolo, si accede alla pagina del documento ricevuto dal sistema di

segreteria studenti.

Fascicolo Elettronico – Documenti Titulus

La visualizzazione del fascicolo dello studente può essere effettuata anche

accedendo direttamente a Titulus, abilitando gli operatori all’intervento/visione

dei fascicoli degli studenti.

Gli utenti abilitati visualizzeranno nella

home Page di Titulus il pulsante per

accedere alla Ricerca di documenti

contenuti nel fascicolo dello studente.

Fascicolo Elettronico – Documenti Titulus

I certificati attualmente abilitati alla notifica al fascicolo studente sono:

DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE

DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI

ABBREVIAZIONE DI CARRIERA

DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI RINUNCIA

AGLI STUDI

DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI DECADENZA

DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN INGRESSO

DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE PER MOBILITA' IN

INGRESSO

LETTERA DI CONGEDO

FOGLIO DI CONGEDO

CERTIFICATO DI DECADENZA

CERTIFICATO DI RINUNCIA

DIPLOMA SUPPLEMENT (certificato cartaceo – no firma digitale)

AUTOCERTIFICAZIONE DEI REDDITI

CERTIFICATO DI LAUREA

DOMANDA DI PASSAGGIO DI CORSO

DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN USCITA

TESI DI LAUREA

Fascicolo Elettronico – Documenti Gestiti

I documenti formati digitalmente, per cui è attivabile la conservazione sul sistema

documentale sono:

VERBALI DI PROFITTO

VERBALI DI LAUREA

DIPLOMA SUPPLEMENT

Fascicolo Elettronico – Documenti Gestiti

con Firma Digitale

Ogni documento inserito nel fascicolo dello studente è corredato di informazioni

relative al suo contenuto.

Le informazioni a corredo del documento sono calcolate in fase di stampa in base a

una serie di operandi associati all'evento di stampa:

ARGOMENTO: Argomento dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo

studente

DATA_PROT_DIFF: Data dell'invio a Titulus di documenti in differita

DESTINATARIO_ATE_ID: Destinatario della stampa

DESTINATARIO_ID: Destinatario della stampa

MITTENTE_ID: Mittente della stampa

MOTIVO_PROT_DIFF: Motivo dell'invio a Titulus di documenti in differita

NOME_FILE: Nome dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

NOME_FILE_ALLEGATO: Nome del documento allegato da inviare

a Titulus per il fascicolo studente

NOTE_ALLEGATI: Nota da allegare ai documenti da inviare a Titulus per il

fascicolo studente

OGGETTO: Oggetto dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

REPERTORIO: Repertorio legato ai documenti da inviare a Titulus per il

fascicolo studente

TIPO_DOC_ARCH_ID: Tipologia di archiviazione di stampa.

Fascicolo Elettronico – Dati Documenti

La voce a menù online “Consultazione Fascicolo” è abilitata se per lo studente è

stato replicato il fascicolo sul sistema documentale.

La voce a menù sarà visualizzata al percorso "Segreteria Studenti/Consultazione

Fascicolo".

La consultazione prevede la

visualizzazione del numero di

fascicolo associato alla

carriera dello studente ed in

dettaglio i dati relativi ad ogni

documento in esso inserito.

Tramite apposito pulsante

sarà possibile visualizzare in

dettaglio la copia conforme

del documento.

Fascicolo Elettronico – Fascicolo on-line

La stessa consultazione può essere attivata anche

tramite Applicazione Mobile.

La funzione 'Console Fascicolo Studente‘ è presente a menù al

percorso Amministrazione/Fascicolo Studente/Console Fascicolo Studente. Da questa funzionalità sarà possibile verificare per ogni anno / corso di studio

l'andamento delle notifiche di creazione fascicolo e/o inserimento di documenti nel

fascicolo elettronico dello studente.

Fascicolo Elettronico – Monitoraggio 1/2

Una volta effettuata la ricerca saranno estratti i totali degli studenti suddivisi come:

studenti senza fascicolo, a loro volta con specifica di:

• NON notificati

• Notificati con errore

studenti con fascicolo a loro volta con specifica di:

• Senza documenti notificati

• Con tutti i documenti notificati

• Con documenti notificati con errore.

Sarà visualizzato il dettaglio dei dati della carriera degli studenti che rientrano in quel

criterio di ricerca e in quella specifica casistica ed il dettaglio dei documenti associati

alla loro carriera.

Fascicolo Elettronico – Monitoraggio 2/2

Entro fine giugno sarà implementata la

possibilità di firmare digitalmente anche gli

atti di carriera, si potrà pertanto procedere

alla loro conservazione nel sistema

documentale.

Come da richiesta di alcuni atenei, si procederà

all’inserimento nel fascicolo elettronico dello

studente, dei documenti caricati dagli studenti

come allegati alla presentazione della domanda

di immatricolazione on-line.

Foglio di Congedo Elettronico

Il foglio di congedo è un tipico esempio di cooperazione applicativa in quanto vede

coinvolti due Atenei (Ateneo Entrante ed Ateneo Uscente) nello scambio di

informazioni relative ad un preciso studente che inoltra una domanda di trasferimento

per lasciare l’Ateneo Uscente e giungere presso l’Ateneo Entrante. Il processo di

trasferimento è molto articolato e ciascun Ateneo è libero di gestire il processo in

completa autonomia; tuttavia, è presente nel processo una forte interazione tra i due

Atenei pertanto è possibile definire un processo esterno che gli Atenei possono

condividere indipendentemente dalle modalità operative di gestione proprie di ciascun

ateneo.

Partendo dall’esemplificazione dei casi d’uso riportati nell’allegato tecnico delle linee

guida, il processo di trasferimento in cooperazione applicativa nei sistemi di KION si

compone delle seguenti fasi:

presentazione domanda di trasferimento in uscita nell’ateneo di partenza

eventuale inserimento autocertificazione esami sostenuti e non ancora caricati in

carriera dello studente

inserimento domanda di trasferimento in ingresso nell’ateneo di destinazione

verifica posizione amministrativa e di carriera dello studente

completamento verifica posizione carriera dello studente

invio foglio di congedo definitivo

convalida Attività Didattiche presso l’ateneo

di destinazione

completamento pratica di trasferimento in

ingresso e contestuale notifica conclusione

pratica di congedo.

Foglio di Congedo Elettronico - Flusso

Schematicamente il flusso del processo interAteneo è il seguente:

Foglio di Congedo Elettronico – Flusso

Lo studente può procedere con l’inserimento dell’autocertificazione

degli esami sostenuti e non ancora caricati in carriera.

Lo studente procede all’inserimento della domanda di

trasferimento in uscita tramite apposita funzionalità on-line.

Foglio di Congedo Elettronico – Domanda

Nella gestione della pratica di congedo dello studente, se il trasferimento in uscita è

verso un ateneo tra quelli attivati del gruppo di cooperazione, la segreteria dell’ateneo

Uscente potrà inviare

all’Ateneo Entrante il foglio

di congedo in formato

elettronico.

La funzione di gestione dei

fogli di congedo gestisce lo

stato di avanzamento della

pratica e la visualizzazione

del dettaglio del foglio di

congedo inviato.

Foglio di Congedo Elettronico – Congedo

La struttura del foglio di congedo in formato XML, segue le specifiche dettate dal

tavolo tecnico ed è pertanto compatibile con chiamate conformi allo standard del

tracciato definito da e verso qualsiasi altro sistema di segreteria.

Le codifiche dei dati geografici e didattici contenuti nel file prodotto in fase di

congedo, sono gestite tramite codifiche ministeriali (codici ANS).

Questo determina la produzione di un file contente informazioni standard ed

interpretabili da qualsiasi sistema di segreteria.

Affinché la cooperazione possa essere

attivata è pertanto necessario che tutte le

codifiche di:

• nazioni,

• comuni,

• scuole superiori,

• tipologie titolo,

• atenei italiani,

• atenei stranieri,

• dipartimenti e corsi di studio di altri

atenei e di ateneo

siano correttamente inserite a sistema e

siano associate ai relativi codici ministeriali.

Foglio di Congedo Elettronico

Dalla funzione ‘Corsi di studio Cooperazione Applicativa’ sarà possibile risolvere

eventuali ambiguità presenti a sistema relativi ai corsi di studio offerti dall’Ateneo

Entrante.

Se nell’elenco dei corsi di studio offerti dall’ateneo Entrante, esistono più corsi interni

dichiarati con medesimo codice ministeriale, si potrà da qui dare priorità ad uno di essi

rispetto agli altri, in modo da risolvere l’eventuale ambiguità non risolvibile in maniera

automatica dal sistema di importazione del foglio di congedo elettronico.

Corsi Di Studio Cooperazione Applicativa

2014/20152014Anno Accademico

Anno

Corso di studio Ingegneria Industriale

Link

Numero chiuso

Recupera Crea Elenco Corsi di Studio Offerti

Tipo Corso Corso di Studio

LT 0220104000500001

LT 0220104000500002

Scadenza Presentazione Domanda 31/12/2014

Selezione all’Ingresso

Note

Principale

Facoltà Ingegneria06

0220104000500001

Classe 10

Normativa Ord. 270

Facoltà Specifica INGEGNERIA- Facoltà di Ingegneria...

Tipo Corso LT

Sede 15146

Elimina Elenco Corsi di Studio Offerti

Filtra Codici Doppi

Invia Offerta COAP

Foglio di Congedo Elettronico

Il sistema di Cooperazione Applicativa, è già predisposto alla gestione della notifica di email per la

comunicazione dell’avanzamento della pratica sia alla segreteria che allo studente.

Le mail sono notificate all’operatore di segreteria referente della pratica e sono associate ai

seguenti processi:

Notifica di ricezione di una richiesta di Avvio Processo Trasferimento. Il template è stato

realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della

notifica (COAP_AVVIO_PT).

Notifica di ricezione di invio di Aggiornamento Dati Processo Trasferimento. Il template è

stato realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della

notifica (COAP_AGG_DAT_PT).

Notifica di ricezione di invio del Token da attribuire allo studente. Il template è stato realizzato

con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della notifica

(COAP_INVIO_TOKEN).

Notifica di ricezione di una richiesta di Refresh dei Dati Processo Trasferimento inviati. Il

template è stato realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di

Provenienza della notifica (COAP_REFRESH_PT).

Notifica di ricezione Completamento Pratica Processo Trasferimento. Il template è stato

realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della

notifica (COAP_CHIUDI_PT).

Notifica di ricezione Annullamento Pratica Processo Trasferimento. Il template è stato

realizzato con i parametri di notifica Identificativo Pratica e Ateneo di Provenienza della

notifica (COAP_ANNULLA_PT).

Foglio di Congedo Elettronico

Cooperazione applicativa è configurabile al fine di gestire gli end-point degli atenei

con cui attivare la cooperazione, in modalità centralizzata tramite un repository

disponibile a tutti i sistemi o localmente.

Se attivata la gestione del repository centralizzato, gli end-point saranno prelevati

dal sistema centralizzato E3Network.

Tutti i servizi esposti da E3Network per la gestione degli end-point centralizzati

saranno richiamati utilizzando le credenziali di accesso differenti per ogni singolo

cliente.

Ogni singolo cliente potrà gestire:

L’attivazione del suo servizio

La modifica dell’end point esposto per la cooperazione

L’attivazione della cooperazione con un altro cliente.

Foglio di Congedo Elettronico - EndPoint

Fascicolo Studente:

https://docs.kion.it/bin/view/KionDocs/IntegrazioneFascicoloStudente

http://docs.kion.it/bin/view/KionDocs/IntegrazioneFascicoloStudente-

Autocertificazionedeiredditi

Documentazione

Barbara Casarini

b.casarini@kion.it

Grazie per l’attenzione!