Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo magazzino e produzione.

Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo magazzino e produzione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizione

Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di un’azienda.

Definizione – Rimanenze

Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto dell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla fine dell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno compimento in quello successivo.

Si distinguono: rimanenze in senso stretto lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo

termine) – non trattate in questo sessione.

Definizione – Rimanenze (segue)

Rimanenze: rimanenze di beni fungibilivalori economici comuni a due o più esercizibeni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel

processo produttivo

Definizione – Rimanenze (segue)

Le rimanenze sono:materie prime, sussidiarie e di consumoprodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazioneprodotti finiti e merci

Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui l’impresa è proprietaria, cioè:

beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà dei terzi)

beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo di proprietà

beni di proprietà dell’impresa presso terzi

Principi contabili di riferimento

n. 13 - Le rimanenze di magazzino

n. 23 - Lavori in corso su ordinazione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione

4) Prodotti finiti e merci5) Acconti

C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione


A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci

A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci

S. P.S. P.

Conti di Bilancio

C.E.C.E.

C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo

2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione


C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo

2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione


Conti di Bilancio

materie prime

materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno

materie prime

materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno

anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze

anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze

A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti

3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione

B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci

A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti

3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione

B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci

Conti di Bilancio

devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.

devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.

devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti.

devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti.

Contabilizzazione delle rimanenze

Problematiche inerenti:

quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi nelle

rimanenze

PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers

Art. 2426 C.C. • (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di produzione, o al valore di mercato se inferiore

(n. 12) al valore costante se:• le rimanenze sono costantemente rinnovate• non suscettibili di variazioni sensibili• complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivo del bilancio

Criteri di valutazione


Valutazione dei beni:• al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso• al costo di fabbricazione o produzione se prodotti

internamente

Determinazione dei costi:• dalla contabilità analitica• da calcoli o valutazioni extra-contabili

Criteri di valutazione

Criteri di determinazione del costo (1)

Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10):

FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota siano le

prime ad essere vendute o utilizzate in produzione; restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.

Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente identificabili e

fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.

LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere vendute

od utilizzate in produzione Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote.

Per i beni non fungibili:

Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo

PricewaterhouseCoopers

Criteri di determinazione del costo: Costo medio ponderato


Costo medio ponderato per:- movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo

acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo medio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquisto effettuato

- periodo: il costo viene determinato solo alla fine del periodo di riferimento (mese, trimestre, anno)


FIFO:- riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino- valuta il magazzino ai costi più recenti

LIFO- nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino

inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se rilevante)

- due varianti:1) LIFO continuo2) LIFO a scatti

Criteri di determinazione del costo: FIFO e LIFO


Il valore di mercato: definizioni


Due definizioni:

valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione e prodotti in corso di lavorazione)E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di vendita

costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di acquisto)Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o prodotta

Valutazione al valore di mercato

Principio della prudenza e della competenza:

Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato, allorché questo sia inferiore al costo

Svalutazione per:

- obsolescenza- deterioramento dei beni- prezzi di vendita inferiori ai costi

Da fare voce per voce (per articolo o categorie)

Valutazione al valore di mercato (segue)

Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo:

- non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di realizzo

- la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartita economica direttamente in voce A 2 o B 11)

- necessario che rimanga evidenza del costo originario e della svalutazione effettuata (per ripristino) *

* = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Principali rischi di revisione

• Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche di magazzino

• Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino• Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari• Non corretta valorizzazione di magazzino • Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino

(adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Obiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo•ruoli chiave e responsabilità•esempi di flowchart del processo•rischi chiave e controlli del ciclo•impatto del ciclo a livello di bilancio

Collegamenti con gli altri cicli

Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPaghe e personale

Immobilizzazioni materiali

Contabilità generale(GL)

Bilancio

Preparazione bilancio

di fine anno

Transazioni finanziarie significative

Processi di business

Collegamenti con gli altri cicli(segue)

Ciclo produttivoFACCIO

( Produzione )VENDO

( Ricavi )COMPRO

( Acquisto )

Acquisto

Ricevimento

Ricevimento fattura

pagamento

Ciclo produttivo

Ordine di vendita

Spedizione

Fatturazionel

Pagamento

Produzione Ordine

-

RM

Emissione semilavorati

Time Collection, Distribution, Labor

Controllo qualità (Incl Cycle Counts – WIP, FG)

.

Prod’n Work Order (FG,QA,OH),

Prodotti finiti

Costi produttivi

GLGL

MAGAZZINO ( RM, WIP, FG) ,

GL

Paghe epersonale

Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – Materie prime

Costi produttivi – materie prime

Ricevimento

• L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti• Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari

legati alle materie prime• Conteggio periodico del magazzino

Financial reporting risks e rischi operativi

Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più:

• Item del magazzino smarriti o rubati

• Magazzino non ai livelli di soglia previsti

• Accesso al magazzino non ristretto


Costi produttivi – Prodotti finiti

Inventory Release





Costi produttivi - semilavorati

Time

Collection/

Distribution

Costi di

produzione

Ordine di

Produzione

semilavorati


Ordine di produzione – semilavorati

• Movimentazione dei beni dalle materie prime ai semilavorati (registrata e approvata)

• Registrazione delle quantità di magazzino, emissione ricevute, trasferimento da materie prime a semilavorati

Costi produttivi – semilavorati (segue)

Time Collection / Distribution

• Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai prodotti finiti e semilavorati

• Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati

Costi produttivi - semilavorati (segue)

Costi produttivi

• Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati

• Conteggio periodico del magazzino

• Processazione dei costi dei prodotti finiti

• Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di semilavorati a prodotti finiti

• Confronto tra costi reali mensili e costi standard

Financial reporting risks e rischi operativi

• L’informativa dei costi di produzione e di magazzino è inaccurata

• La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui prodotti finiti è incompleta o inaccurata

• Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati• Le differenze con i costi standard non sono indagate• Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti

non autorizzati • Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel

trasferimento dei materiali



Inventory Release





Prodotti finiti

Rettifiche

• Conteggio periodico del magazzino

• Supporto di documentazione formale

• Approvazione

Financial reporting risks

•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati

•Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati elementi di bilancio

•Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e non soggette a valutazione

•Obsolescenza e slow moving

•Perdite



Inventory Release





Inventory Release

Stoccaggio / Movimentazione di magazzino

•Stoccaggio

•Spedizione dei prodotti

Financial reporting risks

•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati

•Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino

•Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare a financial reports inaccurati

Rischi operativi

•Eccessivo costo di movimentazione dei materiali, contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti.

•Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze, con più passaggi.

•Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino al momento dell’inventario fisico.



Inventory Release

Adjustments & Maintenance




Esempi di rettifiche

Variazioni nei files dei costi (Costi standard)

Variazioni nel MPS (Master Production Schedule)

Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG)

Variazioni nell’Allocation / Distribution / Overhead Rates

Journal entries

Processo magazzino Sottoprocessi


Inventory Release





Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data Maintenance”)

• File di costo (Costi standard)

• MPS (Master Production Schedule)

• Inventory Master (RM, WIP, FG)

• Overhead Rates

• Inventory Reports

Ruoli e responsabilità


Inventory Release




Costi produttivi – materie prime Produzione

Magazzino

Contabilità

Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti – diagramma di flusso - collegamento ai contiFinancial

Statements

ERP system

Inventory Release

ERP system

Production costs

Finished Goods

ERP system

Production costs

Raw Materials

ERP system

Master data (Inventory/Costs of

production)

ERP system

Inventory(BS)

Raw Material

(BS)

Production costs

Work in Progress

ERP system

Purchasing RevenueFixed Asset

WIP

(BS)

Finished Goods (BS)

Cost of goods sold

(BS)

DRDR - w

ipCR - raw

DR - FSCR - w

ip

DR - CGSCR -FGDR

Payroll

DR

Gestione entrata merce

Ufficio Accettazione

3.3

Spedizione e uscita merce

Ufficio Logistica

3.5

Gestione resi da clienti

Ufficio Logistica

3.8

Inventario fisico e rettifiche

Ufficio Logistica

3.9

Valorizzazione magazzino

Controllo di Gestione

3.10

3.3 Gestione entrata merceNon appena la merce acquistata dai fornitori arriva nel luogo stabilito per la consegna, viene presa in carico dal personale addetto al ricevimento merci dell’azienda cliente , ispezionata, contata e identificata; a seguito di tali operazioni gli incaricati in argomento provvedono all’emissione di un documento di ricevimento (buono di entrata merce o BEM) relativo alla merce analizzata (la merce in entrata può essere soggetta a collaudo se stabilito dall’Ufficio Qualità) e al suo invio a tutti gli uffici/reparti/magazzini interessati.

DescrizioneFlowchart Processo

Movimentazioni interne e versamento di prodotti finiti

Ufficio Logistica

3.4

3.5 Spedizione e uscita merceLa merce viene prelevata dal magazzino prodotti finiti (bolle di scarico) e spostata nella zona di spedizione, dove sarà imballata e inviata al cliente. Il personale addetto alle operazioni di spedizione opera sulla base di una lista od ordine di prelievo che deriva da un ordine di vendita emesso dall’Ufficio Commerciale e preventivamente approvato.

Gestione materiali presso terzi

Ufficio Logistica

3.63.8 Gestione resi da clientiLa merce viene restituita all’azienda congiuntamente al documento di trasporto denominato bolla di reso. Al momento del ricevimento gli addetti del Magazzino contano ed ispezionano la merce in entrata e si procede alla redazione della bolla di entrata merce . L’addetto delle vendite predispone la nota di credito con cui si riconosce al cliente un ammontare pari al controvalore della merce resa.

3.9 Inventario fisicoIl personale del Magazzino preposto verifica la quantità di beni fisicamente presenti in azienda ad una determinata data al fine di procedere al controllo periodico delle consistenze e di ottenere dati utili alla successiva valorizzazione. Per rilevare la conta fisica effettuata si utilizzano cartellini inventariali prenumerati. Le differenze che scaturiscono dopo l’inventario tra saldi fisici e saldi contabili costituiscono le cosiddette differenze inventariali e possono essere dovute a errori di registrazione, furti, danneggiamenti, etc… In questo caso vengono operate delle rettifiche per allineare i valori fisici e contabili . Possono essere disposti inventari periodici ad hoc su alcune tipologie di merce che il management intende monitorare .

3.10 Valorizzazione magazzinoLa contabilità di magazzino determina sia in termini di quantità che di controvalore , il volume totale delle giacenze a disposizione dell’azienda e fornisce uno strumento di vigilanza amministrativa sulle stesse. A cadenze predeterminate (ogni trimestre, semestre o ad ogni chiusura di bilancio) viene effettuata la valorizzazione del magazzino secondo il principio di gestione stabilito dal management aziendale in precedenza. E’ valutata l’opportunità di accendere un fondo obsolescenza in base all’analisi effettuata dal Controllo di Gestione .

3.4 Movimentazioni interneLa merce viene progressivamente immessa nel ciclo di trasformazione nel rispetto dei tempi e delle modalità indicate dai programmi di produzione. Tali movimentazioni devono essere debitamente autorizzati e pertanto ogni prelievo / deposito di merce è accompagnato da documenti quali le bolle di prelievo, bolle di trasferimento interno, bolle di scarico magazzino prodotti finiti.

3.6 Gestione materiali presso terziQuando viene spedito del materiale presso terzi viene registrata l’uscita merce in conto lavoro .

Esempi di Test sui controlli - Transazioni

Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli

Financial Statement Assertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

1. Entrate

I beni potrebbero non essere registrati

Utilizzo di documenti prenumerati per la registrazione di entrata delle merci e di trasferimento interno delle medesime alla produzione

Verificare l'integrità della sequenza numerica dei documenti

Riconciliazione indipendente delle registrazioni di magazzino con i conti di controllo della contabilità industriale e generale

Rieseguire le riconciliazioni effettuate (reperformance)

2. Uscite di magazzi

no

Diminuzioni di magazzino non autorizzate

I magazzinieri sono responsabili per il ricevimento delle merci nel magazzino

Osservare, per un campione di documenti di entrata e di trasferimento alla produzione, la presenza della sigla/firma dei magazzinieri

I magazzinieri sono responsabili per l'ottenimento di appropriati documenti attinenti tutte le uscite dal magazzino

Verificare, per un campione di rilevazione delle uscite dal magazzino, che sussistano documenti di uscita e di trasferimento alla produzione autorizzati

Confronto periodico tra saldi contabili e fisici

Osservazione fisica di alcuni controlli;Rieseguire alcuni dei controlli effettuati

Esempi di Test sui controlli - Saldi

Fasi RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

Financial Statement Assertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

Inventario fisico

Procedure di conta fisica inaffidabili

Separazione delle mansioni di custodia del magazzino e di tenuta delle registrazioni di contabilità di magazzino

Osservazione;Verifica di mansionari

Adeguate istruzioni inventariali seguite in modo appropriato

Osservazione;Riesecuzione di alcune conte fisiche

Indagini e correzioni delle differenze inventariali inadeguate

Adeguata documentazione delle differenze inventariali riscontrate e della loro correzione

Analisi delle risultanze del controllo;Riesecuzione di alcuni controlli sulle differenze riscontrate

Logica di calcolo inappropiata

Documentazione sulle logiche di calcolo approvata dalla direzione amministrativa

Inquiry - Confronto con le disposizioni dei principi contabili

Metodi di calcolo inappropriati

Controllo sull'adeguato funzionamento dei software di produzione

Test sul funzionamento del software

Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”)

Flow chart livello 1:



Microsoft Visio Drawing



Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”)

Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Magazzino

1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di esecuzione della movimentazione/custodia dei beni

Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze

2. Separazione tra le attività di esecuzione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione/custodia dei beni medesimi

Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze versus Funzione di Contabilità di Magazzino e IndustrialeFunzione di supervisione dell'Inventario fisico versus Funzione di gestione della Produzione e di gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze

3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e le responsabilità operative di gestione

Funzione di gestione della Produzione versus Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale

Funzione di Contabilità Industriale versus Contabilità Generale

Domande?

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