Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo magazzino e produzione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Definizione
Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di un’azienda.
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Definizione – Rimanenze
Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto dell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla fine dell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno compimento in quello successivo.
Si distinguono: rimanenze in senso stretto lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo
termine) – non trattate in questo sessione.
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Definizione – Rimanenze (segue)
Rimanenze: rimanenze di beni fungibilivalori economici comuni a due o più esercizibeni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel
processo produttivo
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Definizione – Rimanenze (segue)
Le rimanenze sono:materie prime, sussidiarie e di consumoprodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazioneprodotti finiti e merci
Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui l’impresa è proprietaria, cioè:
beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà dei terzi)
beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo di proprietà
beni di proprietà dell’impresa presso terzi
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Principi contabili di riferimento
n. 13 - Le rimanenze di magazzino
n. 23 - Lavori in corso su ordinazione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
S. P.S. P.
Conti di Bilancio
C.E.C.E.
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C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
Conti di Bilancio
materie prime
materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno
materie prime
materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno
anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze
anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze
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A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti
3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti
3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
Conti di Bilancio
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti.
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti.
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Contabilizzazione delle rimanenze
Problematiche inerenti:
quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi nelle
rimanenze
Slide 13PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
Art. 2426 C.C. • (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di produzione, o al valore di mercato se inferiore
(n. 12) al valore costante se:• le rimanenze sono costantemente rinnovate• non suscettibili di variazioni sensibili• complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivo del bilancio
Criteri di valutazione
Slide 14PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
Valutazione dei beni:• al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso• al costo di fabbricazione o produzione se prodotti
internamente
Determinazione dei costi:• dalla contabilità analitica• da calcoli o valutazioni extra-contabili
Criteri di valutazione
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Criteri di determinazione del costo (1)
Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10):
FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota siano le
prime ad essere vendute o utilizzate in produzione; restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.
Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente identificabili e
fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.
LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere vendute
od utilizzate in produzione Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote.
Per i beni non fungibili:
Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo
Slide 16PricewaterhouseCoopers
Criteri di determinazione del costo: Costo medio ponderato
PricewaterhouseCoopers
Costo medio ponderato per:- movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo
acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo medio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquisto effettuato
- periodo: il costo viene determinato solo alla fine del periodo di riferimento (mese, trimestre, anno)
Slide 17PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
FIFO:- riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino- valuta il magazzino ai costi più recenti
LIFO- nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino
inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se rilevante)
- due varianti:1) LIFO continuo2) LIFO a scatti
Criteri di determinazione del costo: FIFO e LIFO
Slide 18PricewaterhouseCoopers
Il valore di mercato: definizioni
PricewaterhouseCoopers
Due definizioni:
valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione e prodotti in corso di lavorazione)E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di vendita
costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di acquisto)Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o prodotta
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Valutazione al valore di mercato
Principio della prudenza e della competenza:
Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato, allorché questo sia inferiore al costo
Svalutazione per:
- obsolescenza- deterioramento dei beni- prezzi di vendita inferiori ai costi
Da fare voce per voce (per articolo o categorie)
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Valutazione al valore di mercato (segue)
Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo:
- non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di realizzo
- la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartita economica direttamente in voce A 2 o B 11)
- necessario che rimanga evidenza del costo originario e della svalutazione effettuata (per ripristino) *
* = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Principali rischi di revisione
• Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche di magazzino
• Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino• Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari• Non corretta valorizzazione di magazzino • Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino
(adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)
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• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo•ruoli chiave e responsabilità•esempi di flowchart del processo•rischi chiave e controlli del ciclo•impatto del ciclo a livello di bilancio
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Collegamenti con gli altri cicli
Acquisti (P&P)
Ricavi (R&R)
MagazzinoPaghe e personale
Immobilizzazioni materiali
Contabilità generale(GL)
Bilancio
Preparazione bilancio
di fine anno
Transazioni finanziarie significative
Processi di business
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Collegamenti con gli altri cicli(segue)
Ciclo produttivoFACCIO
( Produzione )VENDO
( Ricavi )COMPRO
( Acquisto )
Acquisto
Ricevimento
Ricevimento fattura
pagamento
Ciclo produttivo
Ordine di vendita
Spedizione
Fatturazionel
Pagamento
Produzione Ordine
-
RM
Emissione semilavorati
Time Collection, Distribution, Labor
Controllo qualità (Incl Cycle Counts – WIP, FG)
.
Prod’n Work Order (FG,QA,OH),
Prodotti finiti
Costi produttivi
GLGL
MAGAZZINO ( RM, WIP, FG) ,
GL
Paghe epersonale
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Costi produttivi – materie prime
Ricevimento
• L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti• Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari
legati alle materie prime• Conteggio periodico del magazzino
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Financial reporting risks e rischi operativi
Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più:
• Item del magazzino smarriti o rubati
• Magazzino non ai livelli di soglia previsti
• Accesso al magazzino non ristretto
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Costi produttivi - semilavorati
Time
Collection/
Distribution
Costi di
produzione
Ordine di
Produzione
semilavorati
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Costi produttivi - semilavorati
Ordine di produzione – semilavorati
• Movimentazione dei beni dalle materie prime ai semilavorati (registrata e approvata)
• Registrazione delle quantità di magazzino, emissione ricevute, trasferimento da materie prime a semilavorati
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Costi produttivi – semilavorati (segue)
Time Collection / Distribution
• Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai prodotti finiti e semilavorati
• Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati
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Costi produttivi - semilavorati (segue)
Costi produttivi
• Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati
• Conteggio periodico del magazzino
• Processazione dei costi dei prodotti finiti
• Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di semilavorati a prodotti finiti
• Confronto tra costi reali mensili e costi standard
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Financial reporting risks e rischi operativi
• L’informativa dei costi di produzione e di magazzino è inaccurata
• La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui prodotti finiti è incompleta o inaccurata
• Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati• Le differenze con i costi standard non sono indagate• Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti
non autorizzati • Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel
trasferimento dei materiali
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Prodotti finiti
Rettifiche
• Conteggio periodico del magazzino
• Supporto di documentazione formale
• Approvazione
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati elementi di bilancio
•Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e non soggette a valutazione
•Obsolescenza e slow moving
•Perdite
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi - semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Inventory Release
Stoccaggio / Movimentazione di magazzino
•Stoccaggio
•Spedizione dei prodotti
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino
•Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare a financial reports inaccurati
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Rischi operativi
•Eccessivo costo di movimentazione dei materiali, contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti.
•Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze, con più passaggi.
•Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino al momento dell’inventario fisico.
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime
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Esempi di rettifiche
Variazioni nei files dei costi (Costi standard)
Variazioni nel MPS (Master Production Schedule)
Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG)
Variazioni nell’Allocation / Distribution / Overhead Rates
Journal entries
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Processo magazzino Sottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime
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Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data Maintenance”)
• File di costo (Costi standard)
• MPS (Master Production Schedule)
• Inventory Master (RM, WIP, FG)
• Overhead Rates
• Inventory Reports
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Ruoli e responsabilità
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime Produzione
Magazzino
Contabilità
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Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti – diagramma di flusso - collegamento ai contiFinancial
Statements
ERP system
Inventory Release
ERP system
Production costs
Finished Goods
ERP system
Production costs
Raw Materials
ERP system
Master data (Inventory/Costs of
production)
ERP system
Inventory(BS)
Raw Material
(BS)
Production costs
Work in Progress
ERP system
Purchasing RevenueFixed Asset
WIP
(BS)
Finished Goods (BS)
Cost of goods sold
(BS)
DRDR - w
ipCR - raw
DR - FSCR - w
ip
DR - CGSCR -FGDR
Payroll
DR
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Slide 50
Gestione entrata merce
Ufficio Accettazione
3.3
Spedizione e uscita merce
Ufficio Logistica
3.5
Gestione resi da clienti
Ufficio Logistica
3.8
Inventario fisico e rettifiche
Ufficio Logistica
3.9
Valorizzazione magazzino
Controllo di Gestione
3.10
3.3 Gestione entrata merceNon appena la merce acquistata dai fornitori arriva nel luogo stabilito per la consegna, viene presa in carico dal personale addetto al ricevimento merci dell’azienda cliente , ispezionata, contata e identificata; a seguito di tali operazioni gli incaricati in argomento provvedono all’emissione di un documento di ricevimento (buono di entrata merce o BEM) relativo alla merce analizzata (la merce in entrata può essere soggetta a collaudo se stabilito dall’Ufficio Qualità) e al suo invio a tutti gli uffici/reparti/magazzini interessati.
DescrizioneFlowchart Processo
Movimentazioni interne e versamento di prodotti finiti
Ufficio Logistica
3.4
3.5 Spedizione e uscita merceLa merce viene prelevata dal magazzino prodotti finiti (bolle di scarico) e spostata nella zona di spedizione, dove sarà imballata e inviata al cliente. Il personale addetto alle operazioni di spedizione opera sulla base di una lista od ordine di prelievo che deriva da un ordine di vendita emesso dall’Ufficio Commerciale e preventivamente approvato.
Gestione materiali presso terzi
Ufficio Logistica
3.63.8 Gestione resi da clientiLa merce viene restituita all’azienda congiuntamente al documento di trasporto denominato bolla di reso. Al momento del ricevimento gli addetti del Magazzino contano ed ispezionano la merce in entrata e si procede alla redazione della bolla di entrata merce . L’addetto delle vendite predispone la nota di credito con cui si riconosce al cliente un ammontare pari al controvalore della merce resa.
3.9 Inventario fisicoIl personale del Magazzino preposto verifica la quantità di beni fisicamente presenti in azienda ad una determinata data al fine di procedere al controllo periodico delle consistenze e di ottenere dati utili alla successiva valorizzazione. Per rilevare la conta fisica effettuata si utilizzano cartellini inventariali prenumerati. Le differenze che scaturiscono dopo l’inventario tra saldi fisici e saldi contabili costituiscono le cosiddette differenze inventariali e possono essere dovute a errori di registrazione, furti, danneggiamenti, etc… In questo caso vengono operate delle rettifiche per allineare i valori fisici e contabili . Possono essere disposti inventari periodici ad hoc su alcune tipologie di merce che il management intende monitorare .
3.10 Valorizzazione magazzinoLa contabilità di magazzino determina sia in termini di quantità che di controvalore , il volume totale delle giacenze a disposizione dell’azienda e fornisce uno strumento di vigilanza amministrativa sulle stesse. A cadenze predeterminate (ogni trimestre, semestre o ad ogni chiusura di bilancio) viene effettuata la valorizzazione del magazzino secondo il principio di gestione stabilito dal management aziendale in precedenza. E’ valutata l’opportunità di accendere un fondo obsolescenza in base all’analisi effettuata dal Controllo di Gestione .
3.4 Movimentazioni interneLa merce viene progressivamente immessa nel ciclo di trasformazione nel rispetto dei tempi e delle modalità indicate dai programmi di produzione. Tali movimentazioni devono essere debitamente autorizzati e pertanto ogni prelievo / deposito di merce è accompagnato da documenti quali le bolle di prelievo, bolle di trasferimento interno, bolle di scarico magazzino prodotti finiti.
3.6 Gestione materiali presso terziQuando viene spedito del materiale presso terzi viene registrata l’uscita merce in conto lavoro .
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Esempi di Test sui controlli - Transazioni
Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial Statement Assertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
1. Entrate
I beni potrebbero non essere registrati
Utilizzo di documenti prenumerati per la registrazione di entrata delle merci e di trasferimento interno delle medesime alla produzione
Verificare l'integrità della sequenza numerica dei documenti
Riconciliazione indipendente delle registrazioni di magazzino con i conti di controllo della contabilità industriale e generale
Rieseguire le riconciliazioni effettuate (reperformance)
2. Uscite di magazzi
no
Diminuzioni di magazzino non autorizzate
I magazzinieri sono responsabili per il ricevimento delle merci nel magazzino
Osservare, per un campione di documenti di entrata e di trasferimento alla produzione, la presenza della sigla/firma dei magazzinieri
I magazzinieri sono responsabili per l'ottenimento di appropriati documenti attinenti tutte le uscite dal magazzino
Verificare, per un campione di rilevazione delle uscite dal magazzino, che sussistano documenti di uscita e di trasferimento alla produzione autorizzati
Confronto periodico tra saldi contabili e fisici
Osservazione fisica di alcuni controlli;Rieseguire alcuni dei controlli effettuati
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Esempi di Test sui controlli - Saldi
Fasi RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial Statement Assertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
Inventario fisico
Procedure di conta fisica inaffidabili
Separazione delle mansioni di custodia del magazzino e di tenuta delle registrazioni di contabilità di magazzino
Osservazione;Verifica di mansionari
Adeguate istruzioni inventariali seguite in modo appropriato
Osservazione;Riesecuzione di alcune conte fisiche
Indagini e correzioni delle differenze inventariali inadeguate
Adeguata documentazione delle differenze inventariali riscontrate e della loro correzione
Analisi delle risultanze del controllo;Riesecuzione di alcuni controlli sulle differenze riscontrate
Logica di calcolo inappropiata
Documentazione sulle logiche di calcolo approvata dalla direzione amministrativa
Inquiry - Confronto con le disposizioni dei principi contabili
Metodi di calcolo inappropriati
Controllo sull'adeguato funzionamento dei software di produzione
Test sul funzionamento del software
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Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”)
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Microsoft Visio Drawing
Microsoft Visio Drawing
Microsoft Visio Drawing
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Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Magazzino
1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di esecuzione della movimentazione/custodia dei beni
Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
2. Separazione tra le attività di esecuzione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione/custodia dei beni medesimi
Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze versus Funzione di Contabilità di Magazzino e IndustrialeFunzione di supervisione dell'Inventario fisico versus Funzione di gestione della Produzione e di gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e le responsabilità operative di gestione
Funzione di gestione della Produzione versus Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale
Funzione di Contabilità Industriale versus Contabilità Generale
Slide 55
Domande?
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