Introduzione alla Suite di Google per innovare la propria azienda e sfruttare tutti i benefici del Cloud di Google

G Suite

G Suite Ebook

GN SrlAgosto, 2018

2

Come G Suite aiuta a lavorare meglio

Indice

Ebook G Suite

Perché scegliere G Suite

I benefici: facilità d’uso, accessibilità, risparmio di tempo

Alcuni esempi per lavorare in mobilità

Facilitare la collaborazione aziendale

Migliorare la relazione con i clienti

La tua azienda è pronta per G Suite?

4

6

9

10

12

14

16

33

G Suite Ebook

Come G Suite aiuta a lavorare meglio

Per la creazione di G Suite, Google ha iniziato da un’idea. L’idea che l’informatica

potesse essere un supporto per le aziende, e non un ostacolo.

La nuova concezione del metodo lavorativo ci ha portato ad utilizzare anche tre

dispositivi contemporaneamente. Da qui è nata l’esigenza di avere sempre con sé i

propri file e renderli accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento.

Non solo abbiamo bisogno di accedere alle informazioni da più fonti, dobbiamo

anche condividerle, magari modificate in alcune parti, con clienti, fornitori o altre

persone all’interno dello stesso team.

Google ha quindi combinato le soluzioni a queste due esigenze in un’unica

piattaforma, chiamata G Suite.

4 4

G Suite Ebook

G Suite nasce nell’Agosto del 2006 con un nome diverso, Google Apps for Your

Domain, contenente le applicazioni di Gmail, da cui nacque l’idea, Google Talk, Google

Calendar e la prima versione di Google Sites.

Nel tempo, la suite è stata allargata, aggiornata e migliorata, aggiungendo nuove

applicazioni e modificando quelle preesistenti per incontrare le esigenze delle aziende,

ed offrire sempre la migliore soluzione per aumentare la produttività, la collaborazione e

l’efficacia lavorativa.

5

5

G Suite Ebook6

PRODUTTIVITÀ COLLABORAZIONE MARKETING

Perché scegliere G Suite?

Produzione. Collaborazione. Marketing.

Google ha pensato ad un’app per tutte le esigenze delle imprese di oggi, prendendo

spunto dalla propria esperienza ultra decennale per offrire gli strumenti migliori.

G Suite è composta da diverse applicazioni, ognuna pensata per eseguire le attività

lavorative di tutti i giorni: dalle più semplici, come leggere una email, fino a quelle più

evolute, come ad esempio lavorare su fogli di lavoro con funzioni complesse.

6 6

G Suite Ebook

Questa divisione serve semplicemente ad avere un’idea di come le applicazioni

possano aiutare a svolgere una determinata funzione e raggiungere un obiettivo.

Ogni applicazione può essere utilizzata in qualsiasi modo si preferisca, grazie alla

flessibilità incorporata in ognuna di essa. Google non si impone limiti e non ne impone

ai suoi utenti: vuole innovare e migliorare il mondo del lavoro, non ingabbiarlo.

Google è un’azienda pioniera del mercato da ormai tantissimi anni, e sa bene di cosa

l’utente finale ha bisogno. Forte della conoscenza maturata, ha creato una suite

completa per venire incontro a qualsiasi attività si debba svolgere, con facilità ed

efficienza.

7 7

G Suite Ebook

I benefici: facilità d’uso, accessibilità, risparmio di tempoG Suite ha come principio l’idea di essere accessibile da chiunque abbia a

disposizione una connessione internet.

Google ha anche pensato alla diversità di modelli e dispositivi in circolazione.

Centinaia di smartphone diversi, tablet e laptop, su cui è possibile utilizzare G

Suite. Non è necessario installare alcun software, basta semplicemente essere in

possesso delle proprie credenziali Google ed aver scaricato l’applicazione sul

proprio dispositivo, o accedere alla versione web dal proprio PC.

8 8

G Suite Ebook

Questo è reso possibile dal fatto che G

Suite funziona interamente in Cloud.

A differenza dei software tradizionali, che

bisogna installare sul proprio hard-disk, un

software cloud sfrutta le infinite possibilità

del web, rendendo disponibile il servizio su

qualsiasi dispositivo tramite, appunto, una

connessione internet.

ACCESSIBILITÀ ANCHE OFFLINE.

Cloud non vuol dire che non sia possibile utilizzare G Suite se non si ha a

disposizione una rete wifi o dei dati.

E’ infatti possibile selezionare una modalità offline, che permette di visualizzare e

modificare i documenti sul proprio dispositivo, così da poter continuare a lavorare

anche in situazioni in cui una connessione non sia disponibile. Una volta che la

connessione internet viene riabilitata, le modifiche effettuate al documento

verranno sincronizzate automaticamente.

Questo permette di usufruire di una grande flessibilità lavorativa e, soprattutto, di

evitare perdite di dati. Il fatto che G Suite sia sul Cloud elimina quei rischi fisici

derivanti dall’archiviazione dei documenti in un server locale, ed evita le perdite di

tempo dovute al trasferimento dei file nel caso in cui non si sia in ufficio.

9 9

G Suite Ebook

Alcuni esempi per lavorare in mobilitàCome detto, è possibile usare G Suite su qualsiasi dispositivo, migliorando la

propria produttività e risparmiando tempo. Alcuni esempi?

● Controllare le email è facile con Gmail, che funziona velocemente sia in

versione desktop che come applicazione sul proprio dispositivo mobile e,

grazie alle notifiche in push, siamo immediatamente avvisati dell’arrivo di

una nuova email.

● Grazie a Google Documenti possiamo portare sempre con noi qualsiasi file.

Ad esempio, un venditore può utilizzare l’applicazione per avere sempre a

disposizione un modello di contratto standard, che può eventualmente

modificare insieme al cliente in loco, poiché avrà il file sempre disponibile nel

suo account.

● Google Presentazioni permette di effettuare presentazioni PowerPoint in

qualsiasi luogo, senza che ci sia bisogno di avere con sé il dispositivo sul

quale la presentazione è stata creata.

10 10

G Suite Ebook

Tutti i file creati con le Google Apps sono disponibili in qualsiasi momento all’interno di

Google Drive, lo spazio di archiviazione personale in dotazione a ciascun account.

Drive, inoltre, permette di importare documenti dei formati più comuni come PDF,

Word, PPT, Excel, e visualizzarli in qualunque momento.

Questo aiuta a risolvere il problema degli allegati troppo pesanti per le email;

condividere un file con Google Drive è veloce ed immediato. In ogni account standard si

hanno a disposizione, sin da subito, 30 GB di spazio, che possono essere utilizzati per

salvare ogni genere di file o immagine di cui si ha bisogno. E, cosa più importante, i file

creati con G Suite non occupano spazio di archiviazione.

Ritrovare i propri file è facile e veloce, poiché il motore di ricerca Google è incorporato

all’interno dell’applicazione. Basterà scrivere il nome del file, il nome utente di chi lo ha

creato, oppure una parola presente nel contenuto, e Drive cercherà in pochi millesimi di

secondo tutti i file che contengono almeno una di queste caratteristiche, come

possiamo vedere nello screenshot d’esempio.

11 11

G Suite Ebook

Facilitare la collaborazione aziendale

G Suite è una suite pensata per l’azienda.

Per questo motivo uno degli elementi portanti che Google ha introdotto è quello di

facilitare la collaborazione tra utenti.

In tutti gli strumenti di videoscrittura ed editor come Documenti, Fogli,

Presentazioni e Moduli, è prevista la possibilità di lavorare sullo stesso file,

contemporaneamente, per più utenti. Questo garantisce un’unica fonte di

informazione (unico file) dove tutti gli utenti del team possono collegarsi,

modificare e contribuire alla stesura del documento, proporre suggerimenti o

commentare, senza che ci sia il bisogno di scambiarsi email dopo email.

Inoltre, Google tiene traccia di ogni revisione, così da conoscere quali modifiche

sono state effettuate e da chi.

12 12

G Suite Ebook

Tutti gli strumenti, quindi, sono stati pensati non solo per permettere la

collaborazione, ma per renderla una parte fondamentale del lavoro.

Google sa bene che un’azienda non è formata da strumenti, ma da persone, e che

per lavorare al meglio c’è bisogno di condivisione di know-how ed informazioni.

Google Drive è anche spazio di archiviazione interaziendale, dove è possibile

condividere file con tutti i colleghi.

Il calendario condiviso permette di organizzare meetings facilmente, senza dover

fare telefonate su telefonate o inviare email per trovare un momento libero per tutti.

Si sincronizza in automatico ed è possibile selezionare un’opzione di notifica, per

evitare di dimenticare appuntamenti importanti.

13 13

G Suite Ebook

Migliorare la relazione con i clienti

G Suite torna estremamente utile a chi considera la relazione con il cliente una

parte decisiva per il successo.

Grazie alla flessibilità e alla mobilità permessa dalla suite, è possibile utilizzare

gli strumenti in diverse situazioni, non soltanto all’interno dell’azienda ma anche

all’esterno.

Grazie ad Hangout Meet, ad esempio,

è possibile effettuare videoconferenze

in qualsiasi momento e luogo, venendo

incontro alle tempistiche dei clienti.

Con Moduli è possibile creare dei

sondaggi e condividerli con facilità.

Questo permette di poter effettuare

delle ricerche di mercato, senza dover

ricorrere ad una piattaforma esterna

che comporterebbe dei costi

accessori.

14 14

G Suite Ebook

Google+ permette di utilizzare

una piattaforma social meno

formale di LinkedIn,

instaurando un rapporto

personale non soltanto tra

collaboratori, ma anche tra

fornitori e clienti.

Ovviamente, quelli elencati sono solo alcuni dei tanti esempi che si potrebbero

fare per mostrare come G Suite possa migliorare i rapporti personali, ad esempio

utilizzando Sites o Blogs.

Una delle caratteristiche principali di G Suite, come detto in precedenza, è la

flessibilità. Sta all’utente finale la decisione su come utilizzare al meglio le

applicazioni a sua disposizione.

Che sia per la collaborazione interna, o per l’utilizzo con utenti esterni all’azienda,

Google non impone limiti.

Ogni app può essere utilizzata per inviare i file all’esterno, grazie agli allegati di

Gmail, alla condivisione integrata in Google Drive e tutti gli strumenti di

videoscrittura.

15 15

G Suite, produttività, collaborazione, marketing

CONSULTA gli altri Ebook dal blog GN

www.gnet.it/blog-gn