Servizi integrati per la Servizi integrati per la Servizi integrati per la Servizi integrati per la gestione dei budget, pratiche di spesagestione dei budget, pratiche di spesagestione dei budget, pratiche di spesagestione dei budget, pratiche di spesa

ESIGENZE RISULTATIOBIETTIVI

Processo Informatizzato AcquistiProcesso Informatizzato AcquistiProcesso Informatizzato AcquistiProcesso Informatizzato Acquisti

Milano, 20 febbraio 2013Milano, 20 febbraio 2013Milano, 20 febbraio 2013Milano, 20 febbraio 2013

� Costituire un vera e propria Funzione Acquisti per razionalizzare ed

efficientare il processo spese/acquisti

� Dotare la Funzione Acquisti di una efficace piattaforma per la gestione

del processo

� Impostare il nuovo processo secondo il classico approccio:

budget spese � richieste/pratiche � emissione ordini � fatture

� Automatizzare delle attività oggi svolte manualmente, compreso il

caricamento in automatico delle fatture passive nella procedure

Economato del Sistema Informatico Esistente.

Le esigenze

2

� Spostare i momenti decisionali ed approvativi a monte del processo

(approvazione richieste/pratiche in base a livelli autorizzativi coerenti

con il sistema delle deleghe)

� Impostare un sistema di controllo delle spese/costi che tenga conto del

budget residuo per classi di spesa in funzione dell’ordinato (e non del

contabilizzato) con l’ottica di Controllo di Gestione e non dell’esistente

contabilità analitica

� Dematerializzare le intere pratiche di spesa utilizzando i sistemi

documentali esistenti

� Creare un Albo Fornitori per la razionalizzazione del parco esistente ed

ottenimento benefici economici

Gli obiettivi

3

EfficientamentoEfficientamentoEfficientamentoEfficientamento del processodel processodel processodel processotramite una piattaforma creata ad hoc tramite una piattaforma creata ad hoc tramite una piattaforma creata ad hoc tramite una piattaforma creata ad hoc

che introduca automazioni eche introduca automazioni eche introduca automazioni eche introduca automazioni e dematerializzazione dematerializzazione dematerializzazione dematerializzazione

La proposta

4

Un progetto innovativo e personalizzato, a taglio

ORGANIZZATIVOORGANIZZATIVOORGANIZZATIVOORGANIZZATIVO ed INFORMATICO INFORMATICO INFORMATICO INFORMATICO che, utilizzando una

tecnologia CLOUD,CLOUD,CLOUD,CLOUD, crei una specifica piattaforma che

si integri con i sistemi informativi esistenti

(documentali e gestionali) finalizzata a

- creare efficienzaefficienzaefficienzaefficienza ;

- riduzione costiriduzione costiriduzione costiriduzione costi;

- migliorare l’organizzazioneorganizzazioneorganizzazioneorganizzazione interna;

- potenziare il sistema dei controllicontrollicontrollicontrolli.

Presentazione della soluzione:

5

La gestione automatizzata e La gestione automatizzata e La gestione automatizzata e La gestione automatizzata e paperless paperless paperless paperless

dei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitoridei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitoridei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitoridei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitori

L’implementazione della piattaforma web permette la gestione efficace ed

efficiente di:

�budget di spesa per centri di costo e classi merceologiche,

�istruzione delle pratiche di spesa, compresi i livelli autorizzativi in funzione

delle deleghe attribuite, sia per le spese a budget che fuori budget,

�richieste di offerta e comparazione dei preventivi fornitori,

�emissione degli ordini/contratti ai fornitori,

�riconciliazioni automatiche tra ordini/ddt-rapporti/fatture,

�segnalazione e gestione delle anomalie,

�caricamento in automatico nella procedura del Sistema Inforamtico

esistente delle fatture.

L’approccio metodologico

6

Il progetto diIl progetto diIl progetto diIl progetto di efficientamentoefficientamentoefficientamentoefficientamento del processo del processo del processo del processo prevede:prevede:prevede:prevede:

Perimetro processo

da efficientare

Mappatura processo

“as is”

Valutazione costo

“as is” (KPI)

Re-engineering

processo “to be”Stima costo

“to be” (KPI)

Comparazione costi

“as is” e “to be”

Quantificazione Quantificazione Quantificazione Quantificazione

risparmio attesorisparmio attesorisparmio attesorisparmio atteso

Sviluppo

piattaforma webImplementazione e integrazione

piattaforma web

Formazione del

personale ed help desk

1.1.1.1. Albo FornitoriAlbo FornitoriAlbo FornitoriAlbo Fornitori:

qualifica nuovi fornitori e valutazione a consuntivo delle prestazioni

2.2.2.2. Budget dei costi/speseBudget dei costi/speseBudget dei costi/speseBudget dei costi/spese:

definizione e gestione dei budget deliberati per classi di spesa

sistema automatizzato di reporting mensile sul consumo dei budget in base

all’ordinato

3.3.3.3. Manifestazione dei fabbisogniManifestazione dei fabbisogniManifestazione dei fabbisogniManifestazione dei fabbisogni:

dalla manifestazione di un fabbisogno alla decisione se istruire una pratica di

spesa

4.4.4.4. Pratiche di SpesaPratiche di SpesaPratiche di SpesaPratiche di Spesa

dall’istruzione della pratica di spesa fino all’emissione dell’ordine di acquisto

5.5.5.5. Gestione Ordini e ContrattiGestione Ordini e ContrattiGestione Ordini e ContrattiGestione Ordini e Contratti

dal ricevimento del bene/prestazione del servizio alla riconciliazione automatica

tra pratica di spesa, ordine, documento di trasporto del bene/prestazione del

servizio e fattura del fornitore

6.6.6.6. Attestazione delle prestazione e delle fornitureAttestazione delle prestazione e delle fornitureAttestazione delle prestazione e delle fornitureAttestazione delle prestazione e delle forniture

Riconciliazione, attestazione ed approvazione delle pratiche di spesa per ogni

singolo centro di costo.7

La piattaforma:

Le fasi del processo da gestire:

Richiesta di Acquisto

StartStart

Fabbisogno bene

, servizio, prestazione

Richiedente

Richiesta formale:•Telefono

•E-mail

Richiedente

Richiesta formale:•Telefono

•E-mail

Richiesta

d’acquisto

Richiesta

d’acquisto

ResponsabileArea

AmministrazioneValutazione richiesta/

preventivi

ResponsabileArea

AmministrazioneValutazione richiesta/

preventivi

Segreteria PresidenzaDirezioneFiltro per

approvazione

Segreteria PresidenzaDirezioneFiltro per

approvazioneDirettore

Pre-approvazione

Direttore

Pre-approvazione

Direttore

Approvazione con delega

Direttore

Approvazione con delega

Presidente

approvazione

Presidente

approvazione

Potere di firma

del direttore

Amministrazione

Ordine d’acquisto

Amministrazione

Ordine d’acquisto

ResponsabileCDC/Area

Benestare

ResponsabileCDC/Area

Benestare

Approvato

Respinto

Ordine d’acquistoOrdine d’acquisto

Amministrazione

Riconciliazione Ordine, ddt, fattura

Amministrazione

Riconciliazione Ordine, ddt, fattura

EndEnd

DDT, FatturaDDT, Fattura

Schematizzazione

del processo “as is”

così come oggi gestito

La gestione attuale del ciclo passivo :

AS IS:

9

La gestione automatizzata del ciclo passivo :

TO BE informatizzato

10

Macro Flusso: Attestazione e riconciliazione

11

Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquisti

Sintesi dei benefici

Benefici in termini di sorveglianza e compliance:

Essendo il workEssendo il workEssendo il workEssendo il work flowflowflowflow operativo edoperativo edoperativo edoperativo ed autorizzativoautorizzativoautorizzativoautorizzativo tracciato tracciato tracciato tracciato èèèè possibile garantire il rispetto di quanto possibile garantire il rispetto di quanto possibile garantire il rispetto di quanto possibile garantire il rispetto di quanto

regolamentato a livello di deleghe e di operativitregolamentato a livello di deleghe e di operativitregolamentato a livello di deleghe e di operativitregolamentato a livello di deleghe e di operativitàààà, inoltre la gestione dei budget di spesa , inoltre la gestione dei budget di spesa , inoltre la gestione dei budget di spesa , inoltre la gestione dei budget di spesa

permette di avere una fotografia aggiornata dell'andamento in mopermette di avere una fotografia aggiornata dell'andamento in mopermette di avere una fotografia aggiornata dell'andamento in mopermette di avere una fotografia aggiornata dell'andamento in modo tale da non avere sorprese do tale da non avere sorprese do tale da non avere sorprese do tale da non avere sorprese

a consuntivo a fine anno.a consuntivo a fine anno.a consuntivo a fine anno.a consuntivo a fine anno.

Benefici in termini economici:

- corretta gestione dell'emissione dell'ordine e dei ddt, quale fase propedeutica alla

riconciliazione delle fatture.

- riduzione dei tempi di processo e quindi dei costi processo, supportato da una soluzione

tecnologica per la gestione documentale con automazioni e work flow definito, permette la.

- Risparmio del tempo sull’operatività, da destinarsi ad ulteriori attività;

- Migliore e piu’ efficiente scelta dei fornitori, con comparazione preventivi e possibilità di

economie di scala;

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Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquisti

Altri dei benefici

- Gestione andamento dei budget di spesa Gestione andamento dei budget di spesa Gestione andamento dei budget di spesa Gestione andamento dei budget di spesa

---- Elaborazione dati con estrapolazione Elaborazione dati con estrapolazione Elaborazione dati con estrapolazione Elaborazione dati con estrapolazione reportreportreportreport stratificatistratificatistratificatistratificati

---- Controlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firmaControlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firmaControlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firmaControlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firma

- Analisi degli acquisti per trattativa con i fornitoriAnalisi degli acquisti per trattativa con i fornitoriAnalisi degli acquisti per trattativa con i fornitoriAnalisi degli acquisti per trattativa con i fornitori

- Qualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitoriQualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitoriQualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitoriQualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitori

- Quantificazione costi anomalieQuantificazione costi anomalieQuantificazione costi anomalieQuantificazione costi anomalie