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Seminario «La gestione informatica dei documenti: opportunitàe buone prassi»MIlano, 22 Novembre 2012

Dematerializzare documenti e processi nella PA : Opportunità «Cloud Based»

Federico Morena Telecom Italia , Antonio Palummieri Nordcom

Protocollo:

Doveri delle PA

Protocollo:

Doveri delle PA

FascicoloFascicolo La PA titolare del procedimento:La PA titolare del procedimento:La PA titolare del procedimento:La PA titolare del procedimento:�Raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento da chiunque formati.

�Pubblica il registro dei processi automatizzati rivolti all’utenza.

�Pubblica nei propri siti un indirizzo PEC a cui il cittadino può presentare le sue richieste.

Ai fini della PubblicitAi fini della PubblicitAi fini della PubblicitAi fini della Pubblicitàààà, il fascicolo informatico:, il fascicolo informatico:, il fascicolo informatico:, il fascicolo informatico:�Deve poter essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento.

�Deve essere affiancato da appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino dell’avanzamento delle pratiche che lo riguardano.

Contenuto del fascicolo informatico:Contenuto del fascicolo informatico:Contenuto del fascicolo informatico:Contenuto del fascicolo informatico:�Indicazione dell’amministrazione titolare del procedimento e delle altre amministrazioni partecipanti.

�Individuazione del responsabile del procedimento.

�Indicazione dell’oggetto del procedimento.

�Elencazione dei documenti contenuti.

�Indicazione dell’identificativo del fascicolo medesimo.

� Strutturare gli Uffici di Protocollo, prevedendo le cosiddette Aree Aree Aree Aree Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;

� Adottare standard di protocollo e fascicoli informatici di documenti;

� Creare i servizi per la tenuta del protocollo informatico e la gestione degli archivi e nominarne dei responsabili

� Ogni protocollo deve avere una PEC

� La PEC deve essere pubblicata nell’indice IPA.

� Strutturare gli Uffici di Protocollo, prevedendo le cosiddette Aree Aree Aree Aree Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;Organizzative Omogenee;

� Adottare standard di protocollo e fascicoli informatici di documenti;

� Creare i servizi per la tenuta del protocollo informatico e la gestione degli archivi e nominarne dei responsabili

� Ogni protocollo deve avere una PEC

� La PEC deve essere pubblicata nell’indice IPA.

Il motore della trasparenza: Protocollo informatico e fascicolo

Confidential Market Sensitive

Oltre i «doveri»: l’efficienza

FASE

La gestione dei documenti può essere schematizzata in un processo articolato in sei fasi, per ognuna delle quali

si identificano difficoltà specifiche, determinate dalla natura ”cartacea” della documentazione.

Acquisizione/Creazione documenti

Protocollazione e Classificazione

Distribuzione e Lavorazione

Archiviazione Corrente

Archiviazione di Deposito

Archiviazione Storica

DESCRIZIONEDIFFICOLTÀ EMERSE DALLA GESTIONE CARTACEA

• Principalmente in digitale attraverso PC• Documenti di front end utilizzano spesso moduli

pre-stampati che richiedono conversione manuale in formato digitale

• Certificazione ricevimento documentazione, timing e fonte

• Definizione struttura logica di archiviazione dei documenti per facilitarne il recupero

• Accesso ai documenti, modifica, condivisione e distribuzione (interna)

• Distribuzione del documento all’esterno

• Archiviazione documentazione utile all’attivitàcorrente dell’ente;

• Gestione richieste (frequenti) di consultazione• Valutazione tra scarto o versamento in archivio

storico/deposito

• Archiviazione documenti non più utili per gestione corrente ma rilevanti ai fini legali

• Gestione richieste di consultazione

• Archiviazione documenti senza più valore legale o amministrativo ma utili per il supporto alla ricerca

• Gestione richieste di consultazione

• Elevati costi di revisione, rifinitura e duplicazione dei documenti cartacei

• Elevato assorbimento di FTE e rischio di errore umano (perdita tracciabilità del documento)

• Indicizzazione dei documenti gestita a livello elementare

• Difficoltà di condivisione documenti (trasporto)• Rischio per l’integrità e la sicurezza dei documenti

trasportati• Rischio violazione norme di sicurezza (L.196/2003)

• Utilizzo inefficiente di spazi “preziosi” (attigui alle aree operative)

• Elevato assorbimento di FTE addetti alla gestione • Tempi risposta per consultazioni lunghi e poco prevedibili• Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003)

• Congestione degli spazi• Rischio di deterioramento/danneggiamento dei documenti

archiviati• Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003)

• Congestione degli spazi• Rischio di deterioramento/danneggiamento dei documenti

archiviati• Difficoltà nel rispettare norme di sicurezza (L.196/2003)

1.1.

2.2.

3.3.

4.4.

5.5.

6.6.

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Il cloud computing e lo scenario la PA

� Riduzione costi IT tra il 20 e il 25%

� Aumento flessibilità dei sistemi IT e riduzione

tempi di sviluppo

� Elasticità e Scalabilità: gestione ottimale dei

picchi di domanda

� Garanzia della continuità di servizio

� Aggiornamento delle tecnologie a carico dei

Cloud providers

� Accesso alle applicazioni dalla rete e

valorizzazione del SPC

� Costo legato al reale utilizzo

� Riconversione delle risorse interne

� Forte impatto potenziale sul PIL attraverso

progetti di sistema (ad es.: Fascicolo Sanitario

Elettronico)

� Riduzione costi IT tra il 20 e il 25%

� Aumento flessibilità dei sistemi IT e riduzione

tempi di sviluppo

� Elasticità e Scalabilità: gestione ottimale dei

picchi di domanda

� Garanzia della continuità di servizio

� Aggiornamento delle tecnologie a carico dei

Cloud providers

� Accesso alle applicazioni dalla rete e

valorizzazione del SPC

� Costo legato al reale utilizzo

� Riconversione delle risorse interne

� Forte impatto potenziale sul PIL attraverso

progetti di sistema (ad es.: Fascicolo Sanitario

Elettronico) FONTE: McKinsey TMT Value Migration Database, Gartner IT Key metrics Data 2009

� Scarso controllo sulla localizzazione

geografica dei dati

� Incertezza delle previsioni di spesa per

alcuni modelli erogativi (il pay per use non

è prevedibile al 100%)

� Ingenti investimenti effettuati negli anni

passati nel parco informatico la cui

gestione impegna circa il 50% della spesa

ICT della PA.

� Mancanza di meccanismi di certificazione

dei Cloud Providers

� Scarso controllo sulla localizzazione

geografica dei dati

� Incertezza delle previsioni di spesa per

alcuni modelli erogativi (il pay per use non

è prevedibile al 100%)

� Ingenti investimenti effettuati negli anni

passati nel parco informatico la cui

gestione impegna circa il 50% della spesa

ICT della PA.

� Mancanza di meccanismi di certificazione

dei Cloud Providers

L’approccio Industriale alla dematerializzazione – il Cloud Sicuro per la PA

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Firma Sicura - Firma Sicura MobileStrong Authentication - Mobile Strong AuthenticationPEC

Firma Sicura - Firma Sicura MobileStrong Authentication - Mobile Strong AuthenticationPEC

7 Data Center Nazionali

7 Data Center Nazionali

Soluzioni Sw as a ServiceSoluzioni Sw as a Service

Certification AuthorityCertification Authority

ConnettivitàSicurezza & Security ConsultingHosting/Housing

ConnettivitàSicurezza & Security ConsultingHosting/Housing

Sistema Pubblico di Connettività

Sistema Pubblico di Connettività

Verticali di ProcessoVerticali di Processo

Servizi on line da PortaleServizi on line da Portale

Pagamenti on linePagamenti on line

DevicesDevices

Strumenti di analisi Fiscale/Territoriale

Strumenti di analisi Fiscale/Territoriale

Firma Grafometrica

Olitouch Olipad Graphos

Con l’approccio «Cloud Italiano» alla dematerializzazione posso….

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Gestire modularmente la crescita dei documenti archiviati…Gestire modularmente la crescita dei documenti archiviati…

Far crescere il numero degli addetti alla gestione digitale secondo le mie necessità….

Far crescere il numero degli addetti alla gestione digitale secondo le mie necessità….

Delegare l’assisitenza l’adeguamento tecnologico del servizio e dei device…..

Delegare l’assisitenza l’adeguamento tecnologico del servizio e dei device…..

Avere certezze sulla replica e sulla dislocazione dei dati….Avere certezze sulla replica e sulla dislocazione dei dati….

Gestire con gradualità l tipo ed il numero dei servizi di «sportello»esposti al pubblico……

Gestire con gradualità l tipo ed il numero dei servizi di «sportello»esposti al pubblico…… Attingere a soluzioni di

certificazione a norma fornite da una CA secondo le mie esigenze….

Attingere a soluzioni di certificazione a norma fornite da una CA secondo le mie esigenze….

Delegare la conservazione a norma dei miei documenti conservandone il controllo…

Delegare la conservazione a norma dei miei documenti conservandone il controllo…

Pagare secondo un canone annuo i miei servizi..Pagare secondo un canone annuo i miei servizi..

L’HUB Documentale come componente del «Private» Cloud Italiano

Progettazione

� Scalabilità;� Semplicità e rapidità di deployment nuove risorse

(CPU, Memoria, Disco);� Erogazione sia su Internet che su MPLS/SPC;� Mantenimento indirizzamento Cliente (MPLS);

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Implementazione

� Utilizzo esteso della virtualizzazione, ove applicabile, su tutti i layer infrastrutturali (Network, Security, Server) per garantire scalabilità e semplicità di deployment;

� Utilizzo di risorse fisiche dedicate nei casi ove la virtualizzazione non fosse applicabile per motivi tecnici commerciali/di sicurezza;

� Soluzione di Backup ad-hoc per ovviare alle problematiche tipiche di archiviazione di milioni di piccoli file in tempi ragionevoli.

Gestione (Control Room)

� La gestione della componente infrastrutturale di HDO è svolta da Telecom Italia attraverso le proprie Control Room con copertura H24x7

� Gestione dell’ambiente di virtualizzazione;� Gestione dei Server Virtuali e Fisico di HDO;� Gestione del Network e degli apparati di

Security.� Gestione applicativa

� Il cliente finale accede alla GUI di consultazione e agli FTP Server attraverso URL pubbliche;

� L’ampiezza di banda disponibile garantisce la disponibilità del servizio anche in presenza di forte traffico, si lavora cioè in regime di “Risorse Infinite”;

� Sugli apparati di acceesso condivisi vengono creati contesti virtuali di Firewall dedicati al singolo progetto;

Network And Security

CRMCRM

Conserv.

Sostitutiva

Conserv.

Sostitutiva

BillingBilling

ERPERP

PortalePortale

EmailEmail

Fattura

Elettronica

ed EDI

Fattura

Elettronica

ed EDI

Paperless

Process

(BPM)

Paperless

Process

(BPM)

HDO

Posta

Ibrida

Posta

Ibrida

FaxFax

Distribuzione multicanale

Distribuzione multicanale

Delivery verso la

PA

Delivery verso la

PA

Servizi

GED

Servizi

GED

ScanningScanning

IndexingIndexing ValidazioneValidazione

Archivio

Cartaceo

Archivio

Cartaceo

Documento

Informatico

(Servizi C.A.)

Documento

Informatico

(Servizi C.A.)

Enterprise

Content

Management

Enterprise

Content

Management

� Servizi che coprono in maniera integrata (consulenza, applicazioni SW, attività people-based e servizi di interconnessione) il ciclo di vita dei documenti in azienda

� Modello di “Full Outsourcing”, con un costo “a consumo” e applicazioni erogate in modalità SaaS da data center Telecom Italia

Servizi disponibili

Informazioni

strutturate

Informazioni

destrutturate

Il «core» applicativo dell’HUB Documentale

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Dematerializzare alla fonte: la firma grafometrica

Che cos’è?Che cos’è? Per firma grafometrica si intende una procedura informatica che permette di rilevare la firma autografa di un cliente utilizzando un tablet o un pad di firmaPer firma grafometrica si intende una procedura informatica che permette di rilevare la firma autografa di un cliente utilizzando un tablet o un pad di firma

Quando si usa?Quando si usa?

La firma grafometrica può essere usata per:

� Procedure di autorizzazione o autenticazione

� Sostituzione della firma autografa su un documento cartaceo

La firma grafometrica può essere usata per:

� Procedure di autorizzazione o autenticazione

� Sostituzione della firma autografa su un documento cartaceo

Che valenza ha?Che valenza ha?

� La valenza di una firma grafometrica può essere diversa in funzione del processo di firma che viene implementato

� La firma grafometrica non è, di per sé, una firma digitale

� La valenza di una firma grafometrica può essere diversa in funzione del processo di firma che viene implementato

� La firma grafometrica non è, di per sé, una firma digitale

ModalitàModalità � Acquisizione della firma e archiviazione dell’impronta su PDF� Acquisizione della firma e validazione con confronto con specimen� Acquisizione della firma, validazione, e apposizione firma operatore (massiva)� Acquisizione della firma, validazione e apposizione firma digitale personale

� Acquisizione della firma e archiviazione dell’impronta su PDF� Acquisizione della firma e validazione con confronto con specimen� Acquisizione della firma, validazione, e apposizione firma operatore (massiva)� Acquisizione della firma, validazione e apposizione firma digitale personale

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La firma grafometrica: semplicità e trasparenza nella PA

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0. Il Cittadino accede alla sezione «Modulistica on line»

del portale del Comune e, dopo aver scelto il

modulo di interesse, si registra. Nel corso della

procedura al cittadino verrà chiesto in quale sede il

cittadino vorrà recarsi per il completamento

dell’iter.

1. Al termine della procedura di compilazione il servizio rilascia una ricevuta on line ed un numero di protocollo per presentarsi allo sportello e richiamare la pratica.

2. Il cittadino presenta allo sportello soltanto il numero di protocollo, attraverso il quale l’addetto potràrichiamare il relativo modulo corredato di tutti i dati del richiedente, al quale questi dovrà apporre la propria firma

3. La firma potrà essere apposta in modalitàelettronica in modo sicuro e veloce attraverso l’utilizzo della firma grafometrica evitando la stampa del modulo e chiudendo il percorso in modalità digitale

4. Il cittadino, tramite PEC/email o sul portale del Comune, avrà a disposizione il documento firmato o la ricevuta dell’avvenuta consegna come previsto dal procedimento amministrativo

La Gestione dei Processi nella Pubblica amministrazione

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Un qualsiasi procedimento amministrativo può corrispondere ad uno o più processi.

I processi della PA possono variare dai più semplici ai piùcomplessi:

�La distribuzione del protocollo in arrivo e in partenza può essere affrontata in termini di processo e in genere è semplice

�Il ciclo di manutenzione degli stabili di una ALER èun processo complesso

Ogni ente ha i suoi processi, diversi anche da quelli di altri enti simili

Gli ostacoli più frequenti

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Talvolta le organizzazioni si imbattono in ostacoli che impediscono il

raggiungimento di questi obiettivi:

�Resistenza al cambiamento

�Sponsor e referenti di progetto non adeguati

�Procedure non codificate

�Difficoltà nell’analisi As Is

�Sottostima delle eccezioni

�Difficoltà nel bilanciare le attività che devono essere informatizzate nel

processo e quelle che devono restare libere

La gestione del processo basata su una corretta gestione documentale

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Una metodologia corretta per progettare ed implementare la

gestione dei processi può essere così sintetizzata:

�Definizione dei documenti e dei metadati

�Definizione delle attività e dei relativi attori

�Definizione di input e output scambiati tra gli attori

�Analisi dei tempi (durata delle attività)

�Definizione delle prestazioni attese

�Identificazione del process owner (responsabile di processo)

�Analisi statistica dei processi eseguiti

Best practice Gestione Processi Verticali

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Alcuni esempi di verticalizzazioni:

�Protocollo Informatico

�Delibere e Determine

�Pratiche Edilizie

�SUAP

�SUE

�Gestione Modulistica on-line

�Albo Pretorio on-line

�Conservazione sostitutiva

�Gestione della Qualità

Grazie

Federico Morena - Telecom Italiafederico.morena@telecomitalia.it

Antonio Palummieri – NordcomAntonio.Palummieri@nord-com.it

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