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VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE DELLA RESPONSABILITA’ SOCIALE SECONDO LO STANDARD VALORE SOCIALE

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1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente istruzione dettaglia le modalità di svolgimento delle attività relative alla certificazione di sistemi di gestione della Responsabilità Sociale e relativo mantenimento ai sensi della norma VS, secondo quanto previsto dal documento RINA “Regolamento per la certificazione di sistemi di gestione della Responsabilità Sociale secondo lo Standard Valore Sociale”.

2 DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI

VS: Valore Sociale

AC: Azione correttiva

AOI: Area Operativa Internazionale

AON: Area Operativa Nazionale

Audit (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti

Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Auditor (IS-CRT-AUD-01)

Audit Iniziale: audit di prima certificazione di un Sistema di Gestione Della Responsabilità Sociale

BU QMA: Corporate Governance Business Unit, -BU che ha la responsabilità dello Schema di certificazione di SGSA (SA 8000 e correlate)

CRT: Coordinamento e Controllo Tecnico

Certificato di Conformità: documento che attesta la conformità del Sistema di gestione per la responsabilità Sociale dell’Organizzazione alla norma di riferimento VS

COD: Pianificazione e controllo operativo

CTE: Comitato Tecnico Etico (Responsabilità Sociale),comitato preposto a deliberare in merito alla convalida delle proposte di certificazione presentate da AOI e AON.

CU: Capo Ufficio

DCI: Divisione Certificazione e Servizi

DO: Disposizione Organizzativa

GVI: Gruppo di Audit

IPR: Unità di Ingegneria di produzione

LAVORO ESTERNO: Attività espletate da singole persone o piccoli gruppi dell’Organizzazione presso la sede del cliente o altre sedi dallo stesso indicate o attività mobile.

Lead Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor

NC: Non Conformità

ORGANIZZAZIONE MULTI-SITO: Organizzazione avente una funzione centrale ben definita (di seguito indicata come sede centrale) nella quale certe attività sono pianificate, controllate o gestite, ed una rete di uffici o sedi locali (siti) in cui tali attività sono totalmente o parzialmente effettuate.

PVI: Piano di audit, attività necessarie per pianificare ed organizzare gli audit del Sistema di Gestione Della Responsabilità Sociale di un Organizzazione (numero e tipo) e per fornire le risorse per svolgerli efficacemente ed efficientemente, entro i limiti di tempo stabiliti.

PVP: Programma triennale degli Audit, documento di pianificazione di massima delle audit da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato, elaborato dal RPC, in collaborazione con TL

QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l’elaborazione dell’offerta

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REGOLAMENTO RINA: Regolamento per la certificazione di Sistemi di Gestione della Responsabilità Sociale secondo lo Standard Valore Sociale.

RESPONSABILE DI SCHEMA: Responsabile della gestione dello specifico schema all’interno della BU QMA

RPC: Responsabile di Pratica, tecnico che possiede tutti i requisiti di un TL, ha conoscenze tecniche relative allo schema di riferimento, ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell’attuazione del Programma triennale di audit per la pratica assegnata.

RVI: Rapporto di audit

STG: Segreteria tecnica CRT

SEG: Segreteria tecnica AOC

SGSA: Sistemi di gestione della Responsabilità Sociale

SITI PERMANENTI: Siti esterni alla sede centrale nei quali sono dislocati permanentemente dipendenti dell’Organizzazione per l’espletamento di funzioni attinenti le attività dell’Organizzazione stessa.

SITI TEMPORANEI: Siti esterni nei quali esiste un’organizzazione per uno specifico progetto, ad esempio:

• cantieri di costruzione/installazioni impegnativi o di lunga durata,

• attività di servizio complessa di lungo termine (es. gestione mense o gestione di servizi socio-sanitario-assistenziali su gare d’appalto)

TL: TEAM LEADER - Responsabile Gruppo di Audit, tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor, al quale è stata assegnata la responsabilità dell’audit

3 PRINCIPALI RIFERIMENTI E RIMANDI AD ALTRI DOCUMEN TI

- Regolamento per la certificazione di Sistemi di Gestione della Responsabilità Sociale secondo lo Standard Valore Sociale

- Regolamento per l’Accreditamento di Organismi di Certificazione (ODC) per il rilascio della certificazione in conformità allo Standard “Valore Sociale”

- ISO IEC 17021:2006 – Valutazione della conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione

- ISO 19011:2003 “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale”

- Regolamenti/Documenti tecnici degli Organismi di accreditamento

- Regolamenti/Guide RINA per la certificazione di Sistemi di Gestione

- Certificati di accreditamento emesse dagli Organismi di accreditamento o Tabella accreditamenti RINA

- ISTAT – Classificazione delle Attività economiche – Metodi e Norme serie C – n. 11

- Disposizioni organizzative della DCI

- Manuale Qualità della DCI

- Procedure della DCI

- IS-SCC-CER-01 - Emissione, sospensione, ripristino e revoca delle certificazioni e delle attestazioni di confomità

- IS-SCC-FCT-01 - Funzionamento dei comitati tecnici

- IS-CRT-AUD-01 - Qualifica e relativo mantenimento del personale tecnico

- Documenti che servono da indirizzo e guida riportati nel database "Instructions to Technicians"

- Report da NEWAGE

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- Tariffario RINA

4 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO

Le fasi principali del processo di certificazione SGSA sono quelle strettamente connesse alla realizzazione del servizio, orientate al raggiungimento del risultato finale. Esse si susseguono in modo sequenziale o condizionate dal raggiungimento di un determinato risultato o da richiesta del Cliente e sono schematicamente rappresentate nei due diagrammi di flusso funzionali riportati di seguito.

4.1 RAPPRESENTAZIONE DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE , SORVEGLIANZA E RICERTIFICAZIONE

I due diagrammi di flusso rappresentano graficamente l’intero processo di certificazione di SGSA e relativo mantenimento. Il diagramma di flusso n. 1 rappresenta le fasi finalizzate alla certificazione e ricertificazione del SGSA. Il diagramma di flusso n. 2 rappresenta le fasi finalizzate al mantenimento di tale certificazione, mediante gli audit di sorveglianza.

Per la definizione dei tempi di audit fare riferimento all’Allegato 1.

4.2 PROGRAMMA TRIENNALE DI AUDIT

Il Programma triennale di audit, di responsabilità del RPC nominato, è composto dalle fasi/attività riportate nella tabella sottostante e descritte dei 2 diagrammi di flusso. L'RPC ha la possibilità di assegnare alcune attività del programma di audit ad altri tecnici qualificati, all'interno o all'esterno della Struttura

AUDIT INIZIALE

La preparazione dell'audit di certificazione iniziale

Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI Preparazione ed invio piano di audit

Audit di cerificazione Riunione introduttiva Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Preparazione del Programma triennale di audit Proposta di certificazione Pubblicazione del certificato e del Programma triennale di audit Verifica completezza documentazione, chiusura processo

AUDIT DI SORVEGLIANZA

La preparazione dell'audit di sorveglianza Apertura processo Assegnazione del GVI per l’audit Invio del Piano di audit di sorveglianza all’Organizzazione

Audit di sorveglianza Riunione introduttiva Verifica messa in atto trattamenti ed azioni correttive relative all’audit precedente, reclami Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Eventuale modifica del Programma triennale di audit Invio conferma validità del certificato all’Organizzazione Verifica completezza documentazione, chiusura processo

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AUDIT DI RICERTIFICAZIONE

La preparazione dell'audit di ricertificazione Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI per l’audit Invio del Piano di audit di ricertificazione all’Organizzazione

Audit di ricertificazione Riunione introduttiva Esame documentale Verifica messa in atto trattamenti ed azioni correttive relative all’audit precedente, reclami, Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Preparazione del Programma triennale di audit Proposta di ricertificazione Pubblicazione del certificato e del Programma triennale di audit Verifica completezza documentazione, chiusura processo

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4.3 LEGENDA DEL DIAGRAMMA DI FLUSSO

La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata.

Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra i 2 diagrammi di flusso e le tabelle che seguono che riportano la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni su supporto informatico e/o cartaceo. Il Diagramma di flusso 1 ed il Diagramma di flusso 2 si leggono in corrispondenza rispettivamente con la Tabella 1 e la Tabella 2.

FASI

Passaggio da una fase all’altra

Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale.

Fasi sequenziali

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VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE DELLA RESPONSABILITA’ SOCIALE

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4.3 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE, SORVEGLIANZA E RICERTIFICAZIONE

Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE

FASI INPUT1 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OBIETTIVO2 CRITICITA’3 REGISTRAZIONI SU

STRUMENTI INFORMATICI

REGISTRAZIONI CARTACEE

1 DEFINIZIONE OFFERTA

QI compilato dal cliente

Il CU od un suo delegato esegue le seguenti attività: -verifica l’esistenza delle risorse necessarie per effettuare audit nei tempi previsti -definisce i tempi da dedicare all’audit di certificazione -calcola il costo della certificazione e relativo mantenimento sulla base del tariffario, tenendo conto anche dell’effettivo tempo necessario per il servizio in giorni/uomo (vedi Allegato 1) -verifica il settore in cui opera l’Organizzazione e il

Paese/territorio4 -registra sul QI i dati necessari alla preparazione dell’offerta -registra sul modulo “Riesame del Contratto” i dati necessari alla preparazione dell’offerta comprese tutte le informazioni non documentate pervenute dal cliente (per esempio informazioni telefoniche)

-Definizione dati da inserire sull’offerta

-Verificare con particolare attenzione chi ha erogato il servizio di consulenza, al fine di gestire il rischio di conflitto di interessi ed indipendenza (vedi PR-DCI-RIS-01) - Settore e Paese in cui opera l’Organizzazione.

- Questionario informativo compilato dal cliente e dal RINA per la parte Riesame del Contratto - Eventuale relazione a seguito del coinvolgimento delle parti interessate

2 REDAZIONE OFFERTA

Modulo Riesame del Contratto compilato

SEG redige l’offerta

I dati identificativi dell’Organizzazione sono la personalità giuridica dell’Organizzazione oggetto della certificazione (Ragione e Sede Sociale) e le unità operative (Siti) nelle quali vengono svolte le attività oggetto di certificazione (comprendendo anche i siti operativi temporanei).

-Offerta redatta comprensiva di giorni uomo.

-Sito produttivo (nel caso sia diverso da sede sociale)

-Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C -Registrazione del nominativo di chi ha eseguito la Definizione offerta

Offerta stampata da CAI-C

3 CONTROLLO/FIRMA OFFERTA

Offerta redatta CU controlla e firma l’offerta. SEG spedisce. Offerta firmata da CU inviata all’Organizzazione

- - Offerta stampata da CAI-C e firmata dal CU

4 CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIONE

-Ordine del cliente oppure -Richiesta di

CU esamina: A)la Richiesta/Ordine per verificarne la completezza e la congruenza con l’offerta inviata

-Richiesta/Ordine completi e congruenti con l’offerta.

-Carico di lavoro del RPC -Competenza del RPC

- -Ordine cliente, oppure -Richiesta

1 Input: Evento iniziale di una fase 2 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 3 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 4 In caso di nuovo settore o nuovo Paese/territorio è necessario coinvolgere preliminarmente le parti interessate, come indicato nell’instruction to technician “Gestione del coinvolgimento delle parti interessate”.

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RPC certificazione su modulo RINA

B)assegna la responsabilità della pratica ad un RPC e comunica a SEG tale assegnazione

-Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC

certificazione (RICCER)compilata e firmata dal cliente siglata dal CU

5 APERTURA PRATICA/FIRMA CONTRATTO

-Richiesta/Ordine completi e congruenti con l’offerta -Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC

SEG registra l’accettazione dell’offerta su CAI-C inserendo il nominativo del RPC, stampa il documento “Conferma d’accettazione” che si genera automaticamente da CAI-C. CU controlla e firma la “Conferma d’accettazione”. SEG invia la “Conferma d’accettazione” al cliente.

-Stipula del contratto RINA-cliente -Richiesta documenti SGSA per esame

Inserimento su CAI-C “Campo di applicazione del SGSA” italiano ed inglese da parte di SEG

-Apertura contratto su CAI-C -Assegnazione pratica ad un RPC

-Modulo “Conferma d’accettazione” stampato da CAI-C firmato dal CU -Cartella di archiviazione dei documenti del Cliente

6 ASSEGNAZIONE DEL GVI

Contratto RINA - cliente

L’RPC definisce la composizione del GVI e del TL. L’RPC deve definire GVI appropriati per l’audit iniziale 5 I nominativi del GVI devono essere comunicati all’Organizzazione (l’Organizzazione può ricusare). L’esame dei documenti SGSA deve essere effettuata da un tecnico qualificato come Auditor o Lead Auditor. Per l'audit iniziale on-site devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati per lo schema VS 5 ed il componente nel ruolo di TL deve essere qualificato come Lead Auditor La composizione del GVI dell’audit iniziale on-site è comunicata in forma scritta all’Organizzazione con l’invio del piano di audit).

-Assegnazione del GVI per l’ audit on-site

La nomina del GVI e del TL deve tenere in considerazione la competenza specifica e le caratteristiche personali che si rendono necessarie, in base alla tipologia dell’Organizzazione. -Verificare con particolare attenzione che i componenti del GVI non siano stati coinvolti nell’erogazione del servizio di consulenza sul SGSA dell’Organizzazione. -Verificare ammissibilità eventuale riduzione tempi di audit

-Assegnazione GVI -

7 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT

-Cliente contatta l’RPC o viceversa

RPC esegue le seguenti attività (almeno 1 settimana prima della data dell’audit): A)verifica i tempi di audit B)concorda con il Cliente la data della verifica C)definisce i siti in base all’Allegato 2 D)prepara, in collaborazione in collaborazione con TL, ed invia al Cliente il piano di audit

Piano di audit inviato al Cliente in allegato alla comunicazione dell’audit

Il SGSA deve essere operativo da almeno 3 mesi al momento della verifica -Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l’esclusione del tempo viaggio

Invio programma e comunicazione data di audit on site

5Al fine del calcolo dei gg./uomo, il TECNICO (TEC SIC-LEG-INT-LOCAL) è pari a uno (come l’auditor).

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8 AUDIT - Piano di audit

– PVI - Rapporto di audit stage 1 - Documenti SGSA del cliente

GVI verifica che l’SGSA del Cliente sia conforme ai requisiti della norma e del Regolamento RINA per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione. Per l’audit on site devono essere utilizzate, quale supporto,, le seguenti liste di riscontro: LISTA DI RISCONTRO PER LA VALUTAZIONE DI UN SISTEMA DI GESTIONE DELLA RESPONSABILITA' SOCIALE SECONDO LA SPECIFICA VS, LISTA DI RISCONTRO TECNICO-OPERATIVA LEGISLAZIONE DEL LAVORO (SA8000); LISTA DI RISCONTRO TECNICO-OPERATIVA SICUREZZA (SA8000). La prima pagina delle suddette check list deve essere compilata e conservata in pratica. Devono essere compilati i moduli per registrare le osservazioni.

Rapporto di audit controfirmato dal Cliente

-Durante la riunione iniziale deve essere richiesta all’Organizzazione conferma del n° di addetti

-Stampa da ASCESI del RVI firmato dal TL e controfirmato dal cliente (l’originale rimane al RINA, la fotocopia rimane al cliente) -Prima pagina delle check-list compilate dal GVI -Moduli Osservazioni compilate del GVI

9 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI

Rapporto di audit controfirmato dal Cliente

L’RPC controlla e sigla il rapporto e se d’accordo con le risultanze dell’audit, conferma per iscritto il contenuto del rapporto. Trascorsi tre giorni lavorativi dalla data di conclusione dell’audit, il Cliente potrà considerare confermati i contenuti del RVI. Nei casi in cui l’RPC ha deciso delle variazioni al RVI rilasciato dal TL all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una verifica in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è necessario darne comunicazione all’Organizzazione.

Rapporto di audit controllato e controfirmato dal Cliente e firmato da tecnico qualificato nello schema

Nel caso l’RPC sia un membro del GVI o non sia qualificato nello schema, è necessario che il controllo sia effettuato da un altro tecnico qualificato nello schema. Qualora non sia possibile effettuare tale tipo di verifica direttamente presso gli Uffici periferici, la verifica competente ed indipendente si intende effettuata da parte del CTE a seguito dell’esame della proposta di certificazione cui sono allegati i rapporti di audit.

-RVI siglato -Eventuale I Conferma contenuti del RVI firmata dal RPC

10 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DI AC

Trattamento, analisi delle cause e Proposte AC e tempi di attuazione

L’RPC o il TL controlla l’adeguatezza del trattamento, analisi della cause e delle azioni correttive nonchè dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l’esito del controllo è positivo l’RPC conferma per iscritto tale accettazione.

Trattamento, analisi delle cause, proposte di AC e tempi di attuazione accettati

- Rapporto di audit Moduli delle Non conformità siglati dal TL o dal RPC

11 PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE

-RVI (SGSA CONFORME)

Il RPC, coadiuvato da SEG, prepara la documentazione da inoltrare al CTe e firma la proposta di certificazione.

-Proposta di certificazione/estension

-Si raccomanda una -Redazione dello scopo del

- Proposte di certificazioNe

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-Proposte di AC e tempi di attuazione accettati

Redige il PVP in collaborazione col TL. La proposta di certificazione puo’ essere fatta in assenza di NC, nel caso di NC la cui azione correttiva sia stata valutata positivamente in sede di audit supplementare e ove per tutti i punti da 1 a 6 di VS si sia avuto un punteggio maggiore di 0 o l’intero punto sia stato dichiarato N.A. ad una adeguata giustificazione.

La data del primo audit di sorveglianza successiv all'audit iniziale corrisponde alla data proposta dal GVI sull’ultima pagina del RVI di certificazione che sarà successivamente accettata dal CTE e deve essere generalmente fissata a 12 mesi dalla fine dell’audit iniziale. In ogni caso il PVP deve prevedere audit annuali secondo un programma che consenta di verificare sempre, ogni punto della norma di riferimento ed ogni processo,

Il CU firma la proposta di certificazione

e -PVP -Documentazione per CTE: -rapporto di vi -check list -foglio osservazioni -moduli nc con osservazioni compilati -Q.I.

certificato -Completezza della documentazione

12 PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE

-RVI (SGSA NON CONFORME) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati

L’RPC definisce (almeno 1 settimana prima della data della visita): A)data della visita B)composizione del GVI Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno resa necessaria la visita supplementare e che sia qualificato come lead auditor.

L’estensione dell’audit supplementare è valutata dal RPC in collaborazione col TL a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC rilevate.

a) Se il numero dei rilievi è ridotto e si tratta di rilievi puntuali, si verificherà soltanto la messa in atto di adeguate AC (entro 3 mesi dall’audit che ha richiesto l’audit supplementare)

b) Se il numero di rilievi è elevato (>5), il SGSA nel suo complesso appare carente, si effettuerà un’audit su tutti i requisiti/processi della norma. E’ possibile che nel sottocaso a) la verifica possa essere solo documentale.

-RVI controfirmato dal Cliente (identificato dal numero di pratica

seguito da /S)6

Composizione GVI in base a NC e a GVI visita precedente

RVI firmato dal TL e controfirmato dal cliente (l’originale rimane al RINA, la fotocopia rimane al cliente) -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC

6 Nel caso si verifichi ancora NC del SGSA durante l’audit supplementare, è necessario effettuare un audit on-site completa.

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13 APPROVAZIONE PROPOSTA DA PARTE DEL CTE

-Rapporti di audit (+ eventuale rapporto di auditsupplementare) -Iter certificativo -Documentazion

e per CTE7

Il CTE verifica ed approva (vedi IS-SCC-CER-01) la proposta di certificazione ed assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata. Per la composizione del CTE e le modalità di funzionamento si rimanda a di quanto riportato nel documento IS-SCC-FCT-01. Nei casi in cui il CTE decida variazioni al RVI rilasciato dal TL all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diverso oppure la necessità di un audit in data ravvicinata rispetto a quella riportata, od altre tipologie di modifiche sostanziali è necessario darne comunicazione all’Organizzazione. A seguito dell’approvazione da parte del CTE, SEG stampa da ASCESI la “Comunicazione avvenuta certificazione/convalida” e la invia al cliente

-Cliente certificato (Numero del certificato assegnato alla data in cui il CTE approva la proposta) -Comunicazione al Cliente dell’avvenuta certificazione (SEG)

-Deve essere sempre garantita la competenza ed indipendenza tra chi ha partecipato all’iter di audit (compreso esame documentale) e chi esamina la pratica.

-“ -Documento “ Iter certificativo” firmato per approvazione dal presidente del CTA. -Comunicazione al Cliente di avvenuta certificazione -Verbale del Comitato tecnico etico.

14 FIRMA DEL CERTIFICATO

Certificato stampato che riporta come data di scadenza 36 mesi dalla data di approvazione della proposta

Il Responsabile di Schema controlla il testo del certificato. A seguito dell’esito positivo del controllo il Responsabile DCI firma il certificato.

Certificato firmato da parte del Resp. DCI

-inserimento fasi del processo -Errori di battitura -Traduzione inglese -Presenza di cantieri operativi -Logo VS

15 PUBBLICAZIONE DEL CERTIFICATO /PVP

Certificato firmato

Se le condizioni di pagamento sono soddisfatte ASCESI rende disponibile automaticamente il certificato sulla “member area “ del cliente ed una copia sul sito internet RINA per il pubblico. SEG stampa da ASCESI la “comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida e PVP su member area” e la invia al cliente. QMA stampa ed invia Il certificato all’ufficio che verifica il corretto pagamento e lo invia al cliente.

-Il certificato di conformità ed il PVP sono resi disponibili al cliente. L’elenco delle aziende certificate viene aggiornato sul sito RINA a cura di QMA

- -“Comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida e documenti su member area

16 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE

Documenti della pratica

Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento .

Processo chiuso - Registrazioni sul QUASQA2

NOTE PER LA RICERTIFICAZIONE: 7 La documentazione da presentare per il CTE è descritta alla precedente fase 11.

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Le fasi della tabella 1 sono applicabili anche al processo di ricertificazione, tenendo presenti le seguenti differenze: FASE 1: per contratti senza scadenza il CU, alla ricezione del QI in fase di ricertificazione, verifica se ci sono cambiamenti che potrebbero rendere necessaria una modifica del contratto; se il contratto va modificato deve essere preparata una nuova offerta, in caso contrario resta valido il contratto in vigore FASE 2, 3, 4, 5: applicabili solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità FASE 7: il documento di riferimento è INVIO PIANO DI AUDIT DI RICERTIFICAZIONE FASE 8: fra i documenti di input prevedere i rapporti di audit del triennio precedente; lo step relativo di ASCESI è AUDIT DI RICERTIFICAZIONE FASE 13: l’intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato Il responsabile di schema esamina la Proposta di rinnovo, completa di tutti gli allegati previsti.Il Tecnico responsabile di schema convalida la proposta di rinnovo. A buon esito di tale esame, viene data comunicazione al CTE e messa a disposizione tutta la documentazione per un eventuale ulteriore esame, dal quale possono scaturire indicazioni e raccomandazioni relative all’attività svolta da QMA e AOI/AON.

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Tabella 2 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI SORVEGLIANZA FASI INPUT8 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OB

IETTIVO9 CRITICITA’10 REGISTRAZIONI SU

STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE

1 APERTURA PROCESSO SORVEGLIANZA IN SCADENZA

PVP

Gli audit devono essere effettuati entro la data riportata sul PVP; Il RPC può concedere, per giustificati motivi ed a seguito di richiesta scritta motivata dell’organizzazione (mancanza di commesse; C.G.I., grosse modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi, tenendo comunque presente che, in ogni caso, dovrà essere effettuato un audit di sorveglianza nell’anno solare. Il primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale dovrà essere comunque effettuato non oltre 12 mesi dalla fine dello stage 2 dell’audit inizial e

Processo aperto

L'eventuale rinvio di audit di sorveglianza non sposta la scadenza degli audit successivI.

-

2 VERIFICA PVP -PVP -Documenti relativi agli audit precedenti

Nella preparazione di ogni sorveglianza, RPC in collaborazione con TL, verifica l’eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse negli audit precedenti

PVP verificato dal RPC

- - -

3 ASSEGNAZIONE DEL GVI E COMUNICAZIONE DATA

Cliente contatta RPC o viceversa

RPC esegue le seguenti attività: A) verifica i tempi di audi sul PVP B) definisce la composizione del GVI e il TL. L’RPC deve definire GVI appropriato per l’audit (vedi

REPORT da New Age per qualifiche auditor)11 Per l'audit devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati per lo schema VS ed il componente nel ruolo di TL deve essere qualificato come Lead Auditor. - La composizione del GVI per l’audit on site è comunicata in forma scritta all’Organizzazione con la comunicazione della data visita.

Assegnazione del GVI per l’audit e preparazione piano di audit - PVI

-

- “Piano di audit” e “Invio piano di audit di sorveglianza”,

4 AUDIT -Comunicazione Il GVI verifica che il SGSA del Cliente sia conforme ai Rapporto VEDI FASE 8 Tabella 1 VEDI FASE 11

8 Input: Evento iniziale di una fase 9 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 10 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 17 Per salvaguardare l’indipendenza dell’audi,t ogni auditor, qualificato come TECNICO/AUDITOR/LEAD AUDITOR, è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'Organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione.

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FASI INPUT8 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OB



DISORVEGLIANZA

“Invio piano di audit di sorveglianza”-Piano di audit -RVI dell’audit precedente

requisiti della norma di riferimento e del Regolamento RINA per la specifica attività certificata.

L'audit è condotto sugli argomenti fissati sul Piano di audit, con eventuale estensione ad altre aree qualora ciò si rendesse necessario (ad esempio un reclamo specifico di una parte interessata, estensioni di attività, ecc…).

Dovranno essere sempre valutate:

- gli audit interni ed il riesame della direzione

- eventuali modifiche ai documenti del SGSA

- trattamento degli eventuali reclami

- L’addestramento del personale sul sistema di reclami ed appelli ed il processo di coinvolgimento dei fornitori

- efficacia del sistema di gestione ed avanzamento delle attività finalizzate al miglioramento continuo

-le AC intraprese a seguito delle NC rilevate durante l’ultima audit

-le azioni preventive eventualmente attuate a seguito delle raccomandazioni rilevate durante l’ultima audit

-l’utilizzo del logo del RINA -la pubblicizzazione del SGSA e dei prodotti/servizi forniti dall’Organizzazione, anche tramite la verifica del Sito Internet.

“Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente

Tabella 1

Il riscontro della messa in atto delle azioni correttive è indicato sui moduli di rilievo del RVI precedente completi della proposta di AC, riportando per ogni rilievo una breve descrizione dell’evidenza riscontrata, l’esito dell’audit e la data dell’audit)

5 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI

Rapporto “Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente

VEDI FASE 9 Tabella 1

Rapporto “Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente e firmato da tecnico qualificato nello schema

VEDI FASE 9 Tabella 1 VEDI FASE 9 Tabella 1

6 APPROVAZIONE AZIONI CORRETTIVE (se presenti

Trattamento, analisi delle cause, proposte AC e tempi di

L’RPC (se qualificato nello schema) o il TL controlla l’adeguatezza dei trattamenti, analisi delle cause, delle azioni correttive e dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l’esito del controllo è positivo l’RPC conferma

-Trattamento, analisi cause,

Qualora l’Organizzazione non invii le proposte di AC entro la data concordata, trascorso il periodo di 10

-Moduli delle Non conformità siglati dal TL o dal RPC

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FASI INPUT8 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OB



NC) O COMUNICAZIONE DI ESITO POSITIVO AUDIT

attuazione per iscritto tale accettazione. In assenza di NC può essere inoltrata subito la Comunicazione di esito positivo audit. Se necessario insieme all’accettazione delle proposte di AC viene predisposto anche un nuovo PVP.

proposte di AC e tempi di attuazione accettati -PVP

giorni dalla suddetta data, l’RPC provvede a sollecitare l’organizzazione in forma scritta chiarendo che in caso di mancato invio, trascorsi ulteriori 5 gg. lavorativi, l’RPC predisporrà la proposta di sospensione(IS-SCC-CER-01).

7 PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE




VEDI FASE 12 Tabella 1 VEDI FASE 12 Tabella 1

8 PROPOSTA DI SOSPENSIONE/APPROVAZIONE DELLA PROPOSTA

RVI supplementare (SGSA NON CONFORME)

L’RPC prepara ed inoltra la proposta di sospensione al CTE, specificando il motivo. Il CTE definisce una data massima per il periodo di sospensione (vedi IS-SCC-CER-01)

Certificato sospeso

Aggiornare elenco certificati sul sito internet RINA

Proposta di sospensione firmata dal RPC e dal Presidente del CTE Comunicazione sospensione al Cliente

9 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE/ CHIUSURA PROCESSO

Documenti della pratica

Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento (in base al QUASQA2). Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI(Completed). Chiusura processo.

Processo chiuso

- Registrazioni sul QUASQA2

12 Nel caso in cui l’audit supplementare abbia esito negativo quando il Cliente è già certificato, è necessario procedere alla Sospensione del certificato (vedi fase 8 tabella 2).

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5 FATTURAZIONE

La fatturazione avviene a seconda del contratto, in diverse fasi del processo di certificazione, a cura delle Segreteria amministrativa dell’ufficio, utilizzando il programma informatico CAI-C.

6 MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE

Nel caso in cui il cliente richieda una modifica della certificazione (ad esempio modifica dell’oggetto della certificazione, estensione ad altro sito, variazione della sede operativa, ecc…), deve inviare al RINA il questionario informativo compilato in tutte le sue parti e l’RPC valuta la situazione caso per caso.

L’RPC può gestire tale richiesta in modo del tutto similare ad una certificazione oppure prevedere la verifica della modifica durante un audit extra o in occasione dell’audit di sorveglianza.

CASO A

Se la modifica richiesta comporta una modifica per l’audit dei gg./uomo, la situazione deve essere gestita come una nuova certificazione (nuova offerta, esame documentale, audit sul sito, proposta di estensione della certificazione al CTE); valutando, in fase di riesame del contratto, l’eventualità di effettuare anche lo stage 1 (es. in caso di estensione ad altro/i sito/i)

CASO B

Se la modifica richiesta NON comporta una modifica per l’audit dei gg./uomo la modifica della certificazione può essere semplicemente verificata durante un audit extra o in occasione dell’audit di sorveglianza. In questo caso, oltre quanto previsto dal programma triennale degli audit, sono esaminati gli altri eventuali punti o reparti dell’Organizzazione, che sono interessati alle modifiche dovute alla variazioni del Sistema.

Per i tempi di audit fare riferimento all’Allegato 1.

In entrambi i casi si avrà l’emissione di un nuovo certificato.

7 MONITORAGGIO SULLE ATTIVITA’

Il monitoraggio è un controllo periodico e sistematico della gestione tecnica, operativa e commerciale degli Uffici anche al fine di evidenziare eventuali problemi e di fornire la soluzione più appropriata. Ogni ufficio è monitorato almeno 1 volta all’anno.

Più nel dettaglio viene effettuato:

− monitoraggio della documentazione e delle attività da parte dei Responsabili delle UO, avente lo scopo di verificare che le attività siano svolte correttamente in accordo alla documentazione RINA

− monitoraggio della documentazione e delle attività da parte dei CA sugli uffici sotto la loro responsabilità o del Responsabile IPR/AOI/AON su tutti gli uffici, avente lo scopo di verificare l’uniformità di comportamento, fornire supporto tecnico per la corretta ed efficace applicazione della documentazione RINA, fornire soluzioni ai problemi tecnici scaturiti, verificare la situazione dei programmi di miglioramento scaturiti dal riesame della Direzione

− monitoraggio della documentazione e delle attività da parte della BU QMA, avente lo scopo di verificare che le attività siano svolte correttamente in accordo alle istruzioni applicabili per la certificazione SGSA ed ai Regolamenti/guide

− audit interni, effettuati con periodicità stabilita, all’atto del riesame della direzione, dalla Sezione SQI aventi lo scopo di verificare il rispetto della documentazione RINA.

− monitoraggio sui valutatori per verificare il mantenimento delle competenze di responsabilità del CU

− monitoraggio sull’attività della rete operativa effettuata da CTO.

8 MISURA DEL PROCESSO

Il processo di certificazione di SGSA è tenuto sotto controllo dal punto di vista economico, operativo e tecnico dalle diverse Unità operative in conformità a quanto riportato nelle disposizioni organizzative.

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Il monitoraggio del processo per gli aspetti gestionali e tecnici è effettuato dal Responsabile IPR, attraverso la definizione di indicatori di performance per pertinenti livelli e funzioni, in collaborazione con il Responsabile di schema (ad esempio un indicatore di performance per i RPC è il rispetto dei tempi previsti dal programma di audit).

La misura del processo per gli aspetti economici è effettuato dal Responsabile COD che verifica l'andamento del fatturato, dei costi e delle prestazioni della Rete Operativa e gli scostamenti dal budget.

9 CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI

Le registrazioni cartacee relative alle Organizzazioni certificate sono conservate da AOI/AON come segue:

- le pratiche relative agli audit, con le registrazioni previste, devono essere conservate fino ai due riesami completi precedenti all’ultima visita effettuata

- il manuale del SGSA deve essere conservato per il tempo necessario al suo esame fino al rilascio del certificato

- la copia dei certificati emessi deve essere conservata per sempre

I verbali delle riunioni del CTE sono conservato da QMA per almeno 10 anni.

I documenti di qualifica dei tecnici sono conservati da QMA per almeno 3 anni dalla data in cui il tecnico non effettua più prestazioni per conto della DCI.

Le registrazioni su supporto informatico vengono conservate fino a chiusura della pratica.

10 ALLEGATI

Allegato 1 - Definizione dei tempi di audit

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Allegato 1 - DEFINIZIONE DEI TEMPI DI AUDIT

1 DEFINIZIONE DEI TEMPI DI AUDIT

Il tempo globale, in giorni/uomo, per l'audit iniziale di un'Organizzazione comprende il tempo impiegato per la pianificazione dell'audit, l’esame dei documenti, per l'audit on-site), per la conduzione di eventuali interviste off site, per la rapportazione e per la gestione della pratica in generale.

Una giornata di audit si intende di 8 h, con la sola eccezione dell’estensione della verifica al turno notturno.

Il tempo di viaggio e il tempo dedicato al coinvolgimento delle parti interessate non deve essere considerato nel tempo globale riportato in Tabella.

Il RPC deve calcolare adeguatamente i tempi da impiegare per ogni audit dell’Organizzazione da valutare, in funzione della complessità e della grandezza. Particolare attenzione deve essere posta al calcolo dei gg./uomo per l'audit on site, che è la fase più critica di tutta l’attività certificativa. Infatti un impiego di gg./uomo inferiori al necessario per l'audit on site può rendere completamente inattendibili i risultati della valutazione

L'attività di valutazione è programmata e pianificata dal RPC tenendo presente che i tempi globali, in giorni/uomo, per la valutazione di un'Organizzazione, con esclusione dei tempi di viaggio, devono essere conformi a quanto indicato nella Tabella dei tempi.

Ai fini della determinazione dei tempi di audit è necessario considerare tutti gli addetti e non è possibile effettuare riduzioni sulla base di elementi quali: lavoro stagionale, lavoro part time, lavoro su più turni.

INCREMENTO E RIDUZIONE DEI TEMPI DI AUDIT

I tempi devono essere adeguatamente calibrati in relazione alla tipologia di attività e criticità potenziali in riferimento ai requisiti dello standard, dell’area geografica e dell’esito del coinvolgimento delle parti interessate. Ogni variazione deve essere adeguatamente giustificata nel documento “riesame del contratto”

L’utilizzo di un interprete per la conduzione dell’audit richiede un incremento dei tempi di audit di almeno il 20%.

In caso l’Organizzazione sia certificata da RINA in conformità ad altro schema di certificazione, è possibile applicare una riduzione del 15%.

In caso l’Organizzazione operi su un solo sito e svolga un’attività semplice e a basso rischio, è possibile applicare una riduzione del 25%.

In nessun caso la riduzione applicata può essere superiore al 25%.

Nel caso di verifica contemporanea o di estensione ad altri Sistemi di Gestione (Sistemi Integrati) presso un’Organizzazione, i tempi derivanti dalla somma dei valori riportati per la valutazione dei singoli Sistemi nella tabella precedente ed in quelle riportate nelle relative Istruzioni RINA di riferimento, possono essere ridotti dal RPC come indicato nel IS-SCC-CER-03 considerando caso per caso il grado di maturità del Sistema di Gestione Integrato ed il grado di qualifica del Team di valutazione. Eventuali riduzioni oltre il 25% dei tempi riportati in Tabella devono essere preventivamente valutate insieme al Responsabile di Schema.

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TABELLA DEI TEMPI (In gg/uu)

NUMERO TOTALE DI ADDETTI

AUDIT INIZIALE

AUDIT PERIODICA ANNUALE

AUDIT DI RINNOVO

1 a 50 1 1 1

> 50 TBD* TBD* TBD*

TABELLA DEI TEMPI IN CASO DI CANTIERI E ATTIVITA’ A RISCHIO (in gg/uu)

NUMERO TOTALE DI ADDETTI

AUDIT INIZIALE

AUDIT PERIODICA ANNUALE

AUDIT DI RINNOVO

1 a 50 2 1 1,5

> 50 TBD* TBD* TBD*

*Da definire per ogni singola Organizzazione, da parte dell’RPC sentito il Responsabile di Schema

Note alla Tabella dei tempi 1. In caso di frazioni decimali è necessario effettuare un’approssimazione per eccesso. 2. Il tempo da spendere “on-site” non dovrà essere inferiore all’80% del tempo riportato in

tabella. 3. Il tempo da spendere “off-site”, quindi, non potrà essere superiore al 20% dei tempi riportati in

tabella. Poiché l’esame documentale è generalmente effettuato off-site, tale attività non dovrà comunque comportare una riduzione del tempo da spendere on-site.

TEMPI PER AUDIT DI SORVEGLIANZA

Il tempo mimino è di 1 giorno/uomo per ciascun audit di sorveglianza.

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Allegato 2 – REQUISITI DI QUALIFICA AUDITORS E LEAD AUDITORS VS LEAD AUDITOR: - Qualifica Lead Auditor 14001 - Qualifica Lead Auditor SA8000 - Corso VS (4H) AUDITOR: - Qualifica Auditor 14001 o Qualifica Auditor SA8000 - Corso VS (4H)

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