RINA ATTIVITÀ DI AUDIT PER LA CERTIFICAZIONE DELLA...

RINA ATTIVITÀ DI AUDIT PER LA CERTIFICAZIONE DELLA SOSTE NIBILITÀ DI BIOCARBURANTI E DEI BIOLIQUIDI, ALIMENTI E MANGIMI, APPLICAZIONI TECNIC HE/CHIMICHE E DELLE BIOENERGIE

IS-QPT-BIOC-02 Rev. 3

Pagina 1 di 28 SOMMARIO

1. SCOPO/OBIETTIVO ................................................................................................................................................................................................................. 2

2. CAMPO DI APPLICAZIONE ............................. .............................................................................................................................................................................. 2

3. DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI ..................... ......................................................................................................................................................................... 3

4. RIFERIMENTI .................................................................................................................................................................................................................................. 6

5. 5 ATTIVITÀ DI AUDIT ............................... ...................................................................................................................................................................................... 8

5.1 DESCRIZIONE .......................................................................................................................................................................................................................................................... 8

5.1.1 TABELLA A. PROCESSO DI CERTIFICAZIONE .................................................................................................................................................................................................. 10

5.4.2 TABELLA B. PROCESSO DI AUDIT DI SORVEGLIANZA (O NON ANNUNCIATA O EXTRA) ............................................................................................................................. 13

5.4.3 TABELLA C. PROCESSO DI AUDIT DI RICERTIFICAZIONE .............................................................................................................................................................................. 14

5.4.4 TABELLA D PROCESSO DI AUDIT DI ESTENSIONE .......................................................................................................................................................................................... 16

5.4.5 DATI DA INSERIRE IN ASCESI ............................................................................................................................................................................................................................ 17

5.4.6 MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN ASCESI.......................................................................................................................................................... 19

6. ALLEGATI .......................................... ........................................................................................................................................................................................... 21

6.1. CERTIFICAZIONE DI GRUPPO ............................................................................................................................................................................................................................. 21

6.2. CAMPIONAMENTO ..................................... .......................................................................................................................................................................................................... 23

6.3 RILIEVI: CLASSIFICAZIONE E TEMPI DI RISOLUZIONE IN BASE ALLO SCHEMA DI RIFERIMENTO .............................................................................................................. 25

6.4. SNC: FORMULAZIONE DELLO SCOPO ............................................................................................................................................................................................................... 27



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1. SCOPO/OBIETTIVO

La presente istruzione descrive per i sistemi della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi:

� le attività necessarie per l’effettuazione degli audit da parte del gruppo di audit - compresa la pianificazione degli audit e la predisposizione dei rapporti di audit - e per la

gestione delle comunicazioni con il personale che effettua le attività del programma di audit.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente istruzione si applica a tutto il personale ispettivo, incluso il personale non esclusivo, coinvolto nelle attività di verifica finalizzate alla certificazione, e relativo

mantenimento, della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi, operante presso la direzione e presso la rete operativa (OPN), in Italia e all’Estero per conto di RINA Services

S.p.A.

La presente istruzione si ritiene applicabile anche al personale coinvolto nelle attività di verifica finalizzate alla certificazione di prodotti alimentari e mangimi, nonché di applicazioni

tecniche/chimiche (ad esempio bioplastiche) e le applicazioni nel settore della bioenergia (ad esempio biomassa solida).

Gli schemi di riferimento per la certificazione della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi sono:

� SCHEMA NAZIONALE DM 23/01/2012 (nel seguito SNC)

Sistema Nazionale di Certificazione della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi, definito dal Decreto 23 gennaio 2012 “Sistema nazionale di certificazione per biocarburanti

e bioliquidi”, emesso dal Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio di concerto con il Ministero dello Sviluppo Economico e il Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari

e Forestali;

� SCHEMA VOLONTARIO ISCC EU (nel seguito ISCC EU)

“International Sustainability & Carbon Certification”, gestiti da ISCC System GmbH.

� SCHEMA VOLONTARIO 2BSvs Biomass Biofuels Sustainabi lity (nel seguito 2BSvs)

Gestito da 2BS Consortium, lo schema è stato definito in modo da coprire tutti i requisiti della DIRETTIVA 2009/28/CE e relativa Comunicazione EC.

Lo schema di riferimento per la certificazione della sostenibilità di prodotti alimentari e mangimi, nonché di applicazioni tecniche / chimiche e applicazioni nel settore della

bioenergia è:

� SCHEMA VOLONTARIO ISCC PLUS (nel seguito ISCC Plus)



Pagina 3 di 28 “International Sustainability & Carbon Certification”, gestito da ISCC System GmbH.

3. DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI

AD: Amministratore Delegato Rina Services S.p.A.

AC: Azione Correttiva

ANACLI : Software utilizzato per la codifica dei Clienti

AR (Application Reviewer): Responsabile del riesame della domanda (personale in possesso dei requisiti di competenza previsti dalla istruzione IS-QPT-BIOC-01)

ASCESI: Software utilizzato per la gestione tecnica dell’attività di certificazione dei sistemi di gestione/prodotto e, quindi, della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi

AUD: Auditor (personale in possesso dei requisiti di competenza previsti dalla istruzione IS-QPT-BIOC-01 - persona che, sulla base delle sue competenze e conoscenze, è in

grado di collaborare all’effettuazione di audit sul sistema di sostenibilità dei biocarburanti e bioliquidi, operando autonomamente sotto la guida del Lead Auditor)

AUDIT (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri

dell’audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti

AUTORITÀ NAZIONALI COMPETENTI : il Ministero dell'Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare, il Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali e il Ministero

dello Sviluppo Economico

CAI-C: Software utilizzato per la gestione economica dell’attività di certificazione dei sistemi di gestione//prodotto e, quindi, della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi

CATENA DI CONSEGNA ovvero catena di custodia: metodologia che permette di creare un nesso tra le informazioni o le asserzioni relative alle materie prime, o ai prodotti

intermedi, e le asserzioni riguardanti i prodotti finali. Tale metodologia comprende tutte le fasi dalla produzione delle materie prime fino alla fornitura del biocarburante o bioliquido

destinato al consumo

CERTIFICATO DI CONFORMITÀ : documento che attesta la conformità del Sistema di sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi dell’Organizzazione allo schema di riferimento

CERTIFICATO DI SOSTENIBILITÀ (SNC):dichiarazione redatta, con valore di autocertificazione ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e

successive modificazioni, dall'ultimo operatore della catena di consegna, contenente le informazioni necessarie a garantire che la partita di biocarburante o bioliquido sia

sostenibile

CERTIFICAZIONE DI GRUPPO (SNC):

- (PRODUZIONE AGRICOLA ): certificazione rilasciata a un gruppo di operatori economici costituiti da imprese agricole e organizzazioni di produttori, di consorzi o cooperative

agricole previste dalla legislazione vigente

- (PRODUZIONE DI BIOMETANO ): certificazione rilasciata a un gruppo costituito dagli operatori economici che producono biogas, da conferire ad un impianto di upgrading per la

produzione di biometano, e dagli operatori economici che forniscono le materie prime all’impianto di digestione anaerobica. Il soggetto coordinatore del gruppo è il gestore

dell’impianto biogas.



Pagina 4 di 28 CERTIFICAZIONE DI GRUPPO (ISCC EU/Plus): certificazione rilasciata a produttori di materia prima, in particolare piccole aziende agricole, consorzi e cooperative. Il gruppo

deve istituire un ufficio centrale (CENTRAL OFFICE) che si occupi della gestione del gruppo e degli audit interni.

CM: Certification Manager (Responsabile dell’ufficio operativo)

CO (UFFICI DI CERTIFICAZIONE): uffici territoriali RINA preposti alla gestione delle pratiche di certificazione

COLLECTING POINT : Operatore economico che per primo riceve rifiuti o sottoprodotti per la produzione di biocarburanti e di bioliquidi dalle aziende che producono

rifiuti/sottoprodotti

DELIVERY NOTE (ISCC): attestazione rilasciata da ogni operatore economico certificato della filiera ad evidenza delle caratteristiche di sostenibilità e tracciabilità attribuite al

prodotto sostenibile.

DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ : (per SNC) dichiarazione redatta, con valore di autocertificazione ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.

445, e successive modificazioni, da ogni operatore economico cedente il prodotto in uscita dalla propria fase o fasi della catena di consegna del biocarburante e bioliquido, incluso

il trasporto, che viene rilasciata, in accompagnamento alla partita, all'operatore economico successivo

DM (Decision Maker): Responsabile della decisione sulla certificazione (persona o gruppo di persone in possesso dei requisiti di competenza previsti dalla istruzione IS-QPT-

BIOC-01, e che sia indipendente rispetto al gruppo di audit)

EXP: Esperto tecnico o legale: persona che possiede conoscenze o competenze tecniche specifiche attinenti ai processi, prodotti, servizi (e relative leggi, se necessario) forniti

nell’ambito del sistema di gestione e che può essere impiegato in modo da completare le competenze tecniche del gruppo di audit. Egli può essere abilitato in relazione all’area

tecnica e/o area geografica (legislazione locale, conoscenza culturale o linguistica/dialettale, ecc, …), metodologie particolari utilizzate in alcune organizzazioni o a specifici

requisiti dello standard di riferimento

FILIERA DI PRODUZIONE : tutte le attività dell'operatore economico che concorrono alla produzione, trasporto, trasformazione, fornitura del biocarburante o bioliquido

FIRST GATHERING POINT/COLLECTING POINT : Operatore economico che per primo riceve biomassa/rifiuti o residui per la produzione di biocarburanti e di bioliquidi dalle

aziende che coltivano e producono la biomassa/ rifiuti o residui

INFORMAZIONI SOCIALI E AMBIENTALI (per SNC): le informazioni di cui al comma 5, dell'art. 7-quater del decreto legislativo 21 marzo 2005, n. 66, come introdotto dal comma

6 dell'art. 1 del decreto legislativo 31 marzo 2011 n. 55

LA : Lead auditor (personale in possesso dei requisiti di competenza previsti dalla istruzione IS-QPT-BIOC-01) - persona che, sulla base delle sue competenze e conoscenze, è in

grado di:

• preparare, organizzare ed effettuare gli audit sul sistema di gestione;

• coordinare il lavoro dei componenti del gruppo di audit;

• istruire gli auditor riguardo alle modalità esecutive e guidarne e controllarne l'operato;

• redigere e controllare i rapporti di audit;

• mantenere le relazioni di interfaccia con l’Organizzazione durante l’esecuzione dell’audit



Pagina 5 di 28 AUD/ LA IN TRAINING : Persona che segue il lavoro degli auditor al fine di acquisire la necessaria esperienza operativa come prevista per l’Auditor/Lead Auditor

m/d: giorni/uomo

NEWAGE: Software utilizzato per la gestione delle competenze del personale coinvolto nel processo di certificazione dei sistemi di sostenibilità

NC: Non Conformità

NUTS 2: NUTS (dal documento francese 'Nomenclature des Unités territoriales statistiques') è una nomenclatura geografica che suddivide il territorio dell’Unione Europea in

regioni di tre differenti livelli (NUTS 1, 2 e 3, partendo rispettivamente dalle unità territoriali più grandi a quelle più piccole). Ogni stato membro ha identificato le regioni NUTS 2 per

le quali i valori di default possono essere usati (per poter adottare I valori di default non si deve essere verificato un cambio di uso del suolo).

OdC: Organismo di Certificazione

OPN: Rete operativa

OU: Unità operativa

PARTITA : quantità di prodotto avente caratteristiche chimico-fisiche omogenee

PR (Program Reviewer): Responsabile del programma di audit, ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il

responsabile dell’attuazione del Programma triennale di audit per la pratica assegnata (personale in possesso dei requisiti di competenza previsti dalla istruzione IS-QPT-BIOC-01)

/PROOF OF SUSTAINABILITY (ISCC EU/Plus): dichiarazione redatta dall’operatore della catena di consegna, contenente le informazioni necessarie a garantire che la partita di

biocarburante o bioliquido sia sostenibile

PVI: Piano di Audit

PVP: Programma Verifiche Periodiche (documento di pianificazione di massima delle visite da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato)

QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l’elaborazione dell’offerta

QPT: Sustainability, Environment & Climate Change Sector

RVI: Rapporto di audit

SEG: Segreteria presente presso le sedi di OPN

SISTEMA DI RINTRACCIABILITÀ : sistema costituito da tutti i dati e le operazioni (procedure) che consentono di mantenere le informazioni desiderate su un

prodotto attraverso tutta o parte della sua catena di consegna e utilizzo successivo.

SL (Scheme Leader): Responsabile della gestione dello specifico schema di sostenibilità

SM (Sector Manager): Responsabile del settore Sustainability, Environment & Climate Change

TL (Team leader): Responsabile del Gruppo di Audit, personale che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dal ruolo di Lead Auditor (IS-QPT-BIOC-01),

al quale è stata assegnata la responsabilità dell’audit

UNITÀ DI CONVERSIONE: operatore economico che lavora la biomassa (es. frantoi, raffinerie, impianti di biodiesel e etanolo, fabbriche di trasformazione

bioliquidi o biocarburanti)



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OBIETTIVO DI CONTROLLO: fine ultimo dell'esistenza di un controllo

CONTROLLO E RESPONSABILITÀ: attività necessaria per ottenere, con ragionevole sicurezza, il raggiungimento di un obiettivo

4. RIFERIMENTI

� UNI CEI EN ISO/IEC 17065 Valutazione della conformità - Requisiti per organismi che certificano prodotti, processi e servizi

� DIRETTIVA 2009/28/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 aprile 2009 sulla promozione dell’uso dell’energia da fonti rinnovabili, recante modifica e successiva

abrogazione delle direttive 2001/77/CE e 2003/30/CE, recepita dal Dlgs 28 del 3/03/2011

� DIRETTIVA 2009/30/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio 23 aprile 2009 che modifica la direttiva 98/70/CE per quanto riguarda le specifiche relative a benzina,

combustibile diesel e gasolio, nonché l’introduzione di un meccanismo inteso a controllare e ridurre le emissioni di gas a effetto serra, modifica la DIRETTIVA1999/32/CE del

Consiglio per quanto concerne le specifiche relative al combustibile utilizzato dalle navi adibite alla navigazione interna e abroga la direttiva 93/12/CEE (tale direttiva è stata

recepita dal Dlgs 55 del 31/03/2011)

� Documenti IAF (International Accreditation Forum) Serie G: IAF GD 5:2006 “IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65:1996 General Requirements for Bodies

operating Product Certification System Issue 2”

� UNI EN ISO 19011 “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione”

� Codice Etico Rina (edizione 07/10/2014)

Specifici per SNC

� DECRETO INTERMINISTERIALE DEL 23 GENNAIO 2012 “Sistema nazionale di certificazione di sostenibilità per biocarburanti e bioliquidi”

� UNI/TS 11429 “Qualificazione degli operatori economici della filiera di produzione di biocarburanti e bioliquidi”

� UNI/TS 11441 “Gestione del bilancio di massa nella filiera di produzione di biocarburanti e bioliquidi”;

� UNI/TS 11567:2014 Linee guida per la qualificazione degli operatori economici (organizzazioni) della filiera di produzione del biometano ai fini della tracciabilità e del bilancio

di massa.

� REGOLAMENTO ACCREDIA PER L’ACCREDITAMENTO DEGLI ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE - RG 01

� REGOLAMENTO ACCREDIA PER L’ACCREDITAMENTO DEGLI ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE DEL PRODOTTO - RG-01-03

� PRESCRIZIONI ACCREDIA PER L’ACCREDITAMENTO DEGLI ORGANISMI CHE RILASCIANO CERTIFICATI DI CONFORMITÀ A FRONTE DEL SISTEMA NAZIONALE

DI CERTIFICAZIONE DELLA SOSTENIBILITÀ DEI BIOCARBURANTI E BIOLIQUIDI – RT 31

� UNI EN 16214-1 Criteri di sostenibilità per la produzione di biocarburanti e bioliquidi per applicazioni energetiche - Principi, criteri, indicatori e verificatori - Parte 1:

Terminologia;



Pagina 7 di 28 � UNI EN 16214-3 Criteri di sostenibilità per la produzione di biocarburanti e bioliquidi per applicazioni energetiche - Principi, criteri, indicatori e verificatori - Parte 3: Aspetti

ambientali e di biodiversità inerenti le finalità di protezione della natura;

� UNI EN 16214-4 Criteri di sostenibilità per la produzione di biocarburanti e bioliquidi per applicazioni energetiche - Principi, criteri, indicatori e verificatori - Parte 4: Metodi di

calcolo del bilancio di emissioni di gas serra utilizzando un approccio basato sull’analisi del ciclo di vita.

� Decreto Interministeriale del 5 Dicembre 2013 “Modalità di incentivazione del biometano immesso nella rete del gas naturale”

Specifici per ISCC EU

� ISCC 201 - Fondamenti del sistema

� ISCC EU 201 – Integrazione per rifiuti e sottoprodotti

� ISCC 202 - Requisiti di sostenibilità

� ISCC 203 - Requisiti per la tracciabilità

� ISCC 204 - Metodologia per il calcolo del Bilancio di Massa

� ISCC 205 - Metodologia per il calcolo delle emissioni GHG e audit GHG

� ISCC 207 - Gestione del rischio

� ISCC 208 - Requisiti per l’utilizzo del logo

� ISCC 251 - Requisiti per gli Organismi di Certificazione

� ISCC 252 - Regolamento per l’effettuazione degli audit

� ISCC 256 - Certificazione di Gruppo

� ISAE 3000 International Standard on Assurance Engagements 3000

� Altri documenti disponibili sul sito ISCC www.iscc-system.org

Specifici per 2BSvs

� 2BSvs-DES-01 [Scheme Description]

� 2BSvs-PRO-01 Governance and Management

� 2BSvs-PRO-02 Procedure for the Verification Process

� 2BSvs-PRO-04 Production of biofuels, biogas and bioliquids from wastes and residues [estensione di requisiti]

� 2BSvs-STD-01 First gathering entity and biomass producers

� 2BSvs-STD-02 Requirements for Mass Balance System

� Altri documenti disponibili sul sito 2BSvs http://en.2bsvs.org/



Pagina 8 di 28 Per gli schemi volontari ISCC EU, 2BSvs:

� Comunicazione della Commissione sull’implementazione dello schema europeo della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi e sulle regole di conteggio per i

biocarburanti (2010/C 160/02);

� Comunicazione della Commissione sugli schemi volontari e i valori standard nello schema della sostenibilità dei biocarburanti e dei bioliquidi (2010/C 160/01)

� Altri documenti disponibili sul sito 2BS http://en.2bsvs.org/

Specifici per ISCC Plus

� Documenti disponibili sul sito www.iscc-system.org nella sezione ISCC PLUS System Documents

5. 5 ATTIVITÀ DI AUDIT

5.1 DESCRIZIONE

L’attività di audit rappresenta una delle fasi principali del processo di certificazione, come evidente dalla seguente schematizzazione:



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Le tabelle che seguono si applicano alle attività di audit previste per tutte le tipologie di audit per la certificazione dei sistemi di sostenibilità dei biocarburanti e bioliquidi.

Normalmente l’attività comprende per tutti gli schemi un audit iniziale e un audit di ricertificazione (quinquennale nel caso di SNC e di 2BSvs, annuale nel caso di ISCC) da

effettuarsi prima della scadenza del certificato, per lo schema SNC e 2BSvs anche audit di sorveglianza (se del caso anche di tipo non annunciato) da effettuarsi nel periodo di

validità del certificato ai fini del mantenimento dello stesso.

Il documento di pianificazione di massima delle visite da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato, ovvero PVP, si sviluppa:

� per SNC e 2BSvs su cinque anni

� per ISCC su un numero di anni pari al numero di rinnovi richiesti dal Cliente

Trattandosi di certificazione di prodotto, ad ogni verifica devono essere visti tutti gli aspetti. Il campionamento è applicabile solo nel caso delle certificazioni di gruppo e in

riferimento ai soggetti da verificare, non agli aspetti tecnici.



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Eventuali attività di pre-audit (readiness for assessment) non rientrano nel campo di applicazione della presente istruzione e i risultati di tali audit non possono essere considerati

ai fini dell’audit di certificazione.

Le competenze richieste per tale fase sono descritte nell’istruzione IS-QPT-BIOC-01. In particolare, il personale competente per l’effettuazione delle attività di audit è disponibile su

NEWAGE e identificato come AUDITOR, LEAD AUDITOR , ESPERTO TECNICO.

Il Team Leader (TL), definito come colui che possiede le competenze di LEAD AUDITOR e che viene designato come responsabile del gruppo di audit, è responsabile di preparare

i piani di audit, organizzare e condurre gli audit sul sistema di sostenibilità; coordinare il lavoro dei componenti del gruppo di audit; istruire gli auditor riguardo alle modalità

esecutive e guidarne e controllarne l’operato; redigere e controllare i rapporti di audit; mantenere le relazioni di interfaccia con il Cliente durante l’esecuzione dell’audit.

L’AUDITOR è responsabile di effettuare audit sul sistema di sostenibilità, operando autonomamente sotto la guida del Team Leader.

L’ESPERTO TECNICO integra le competenze del gruppo di audit relativamente ad area tecnica e/o area geografica (legislazione locale, conoscenza culturale o

linguistica/dialettale, ecc…), metodologie particolari utilizzate in alcune organizzazioni o a specifici requisiti dello standard di riferimento.

Il Team di Audit può essere accompagnato anche da un Aud/ LA in training la cui partecipazione è finalizzata esclusivamente ad un percorso di qualifica e pertanto senza parte

attiva alla verifica.

5.1.1 TABELLA A. PROCESSO DI CERTIFICAZIONE

N. FASI DESCRIZIONE ATTIVITÀ

1

PIANIFICAZIONE

AUDIT DI

CERTIFICAZIONE

INPUT Gruppo di audit definito e documentazione del Cliente

ll TL verifica i tempi di audit e i componenti del Team definiti da PR, prepara e invia al Cliente e in copia ai membri del Team il documento “Invio piano di audit” e “Piano di Audit”. L’audit deve comprendere necessariamente una parte presso il sito o i siti del Cliente e deve riguardare, relativamente agli aspetti tecnici, almeno quanto segue:

Sistema di rintracciabilità Soddisfacimento dei criteri di sostenibilità Gestione del bilancio di massa Calcolo delle emissioni GHG Gestione del rischio Informazioni di carattere sociale e ambientale (solo per SNC nel caso di soggetto responsabile della produzione delle

materie prime coltivate) Se applicabile, Certificazione di Gruppo: efficacia del sistema di controllo interno



Pagina 11 di 28 N. FASI DESCRIZIONE ATTIVITÀ

In caso di certificazioni di gruppo si vedano anche gli allegati “Certificazione di gruppo” e “Campionamento ” per i dettagli sul campionamento, da concordare con PR. Per la certificazione di gruppo non è possibile procedere nell'iter di valutazione nel caso di indisponibilità di una o più organizzazioni facenti parte del gruppo/filiera a meno che non sia possibile effettuare la verifica su altri siti che svolgono la stessa attività. Le modalità di applicazione del piano di campionamento per i siti permanenti e/o le organizzazioni facenti parte della filiera dovranno far parte della documentazione fornita all’Organizzazione con l’invio del programma di verifica della prima certificazione, in quanto l’ Organizzazione deve essere al corrente dei criteri usati da RINA Services per la valutazione e la sorveglianza.

I nominativi e i rispettivi ruoli del TEAM DI AUDIT devono essere comunicati al Cliente in tempo sufficiente da consentirgli di contestare l’incarico dei singoli membri e da permettere la ridefinizione del Team qualora l’obiezione fosse ritenuta valida da PR. Per salvaguardare l’indipendenza dell’audit ogni componente del Team, LEAD AUDITOR/ AUDITOR/ESPERTO, prima di assumere il relativo incarico, è tenuto a comunicare a PR qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con il Cliente da verificare. Eventuali successive modifiche del piano di audit g ià inviato (variazione TEAM DI AUDIT, date audit, ecc.) devono essere comunicate tempestivamente al Cliente e agli altri membri del Team. OUTPUT Piano inviato al Cliente

2 AUDIT DI

CERTIFICAZIONE

INPUT Gruppo di audit definito e piano inviato al Cliente

Il TEAM DI AUDIT, in accordo al Piano di Audit, verifica che il sistema di sostenibilità del Cliente sia conforme ai requisiti dello schema di riferimento, al Regolamento RINA applicabile e ai documenti del sistema di sostenibilità del Cliente. Il TEAM DI AUDIT deve analizzare tutte le informazioni e le evidenze dell’audit al fine di riesaminarne le risultanze e stabilirne le conclusioni. Per gli audit SNC , nel rapporto di audit occorre dare evidenza:

della correttezza del metodo di calcolo emissioni GHG adottato dal Cliente di aver condotto almeno un bilancio di massa e una prova di rintracciabilità secondo quanto prescritto dalla norma

UNI/TS 11441 delle valutazioni condotte per la qualifica degli operatori economici sulla base di quanto prescritto dalla norma UNI/TS

11429 se applicabile, delle informazioni relative a quanto previsto dall’Allegato I “Informazioni di carattere sociale e ambientale”

del Decreto Ministeriale 23/01/2012 e s.m.i. (compilazione del file BIOC_RVI_A) di tutte le informazioni necessarie alla determinazione del rischio associato (compilazione del file BIOC_SNC_RISK_TL

da far firmare al Cliente e allegare al rapporto) Il rapporto di audit è predisposto da TL utilizzando ASCESI ed è contraddistinto dal numero di pratica. Nel caso di impossibilità ad usare ASCESI si dovranno compilare i moduli della serie BIOC_RVI disponibili nel database Forms su Lotus; successivamente si dovrà inserire nel campo note previsto su ASCESI che “il rapporto è stato compilato e archiviato su supporto cartaceo”, corredando la nota di data e autore e allegando lo stesso nella sezione “Attachment”.




Le registrazioni integrative e a uso interno devono essere effettuate, ad ogni audit, utilizzando i moduli BIOC_CHK e/o BIOC_Evidenze Audit e/o, se disponibili, check list dedicate a seconda dell’attività svolta dall’operatore economico da verificare. Per gli audit ISCC EU/Plus , il rapporto è rappresentato dalla/e procedura/e ISCC indicate nella mail di registrazione che ISCC invia a RINA e che PR provvede ad inoltrare al Team Leader, che, in tempo utile prima dell’audit, dovrà pertanto aver cura di segnalarne l’eventuale mancata ricezione. La mail di registrazione contiene anche il numero di registrazione assegnato da ISCC all’Organ izzazione e che il TL dovrà riportare sulla/e procedura/e (ISCC registration No.) Il codice assegnato a RINA da ISCC , ovvero “Registration No. certification body”, da riportare su ogni procedura è IT-206. Per audit ISCC EU alla/e procedura/e ISCC compilata/e si dovrà allegare il modulo BIOC_ISCC EU certificate info . Nel campo Note previsto su ASCESI il TL dovrà registrare che “il rapporto è stato compilato e archiviato su supporto cartaceo”, corredando la nota di data e autore e allegando la documentazione di audit, con la firma anche del Cliente, nella sezione “Attachment”. Per gli audit 2BSvs , il rapporto di audit è predisposto dal Gruppo di Audit compilando: 2BSvs_ST01_REPORT + BIOC_RVI_NC per l’audit condotto al 1st gathering point 2BSvs_ST02_REPORT + BIOC_RVI_NC per l’audit condotto agli operatori economici nella catena dei biocarburanti (unità di trasformazione, traders…) fino allo stoccaggio sotto accisa. Il rapporto di audit è di proprietà di RINA. Una copia deve essere fornita al Cliente. La documentazione di audit, unitamente al programma degli audit di sorveglianza (PVP), deve essere resa disponibile a PR entro 3 giorni lavorativi . OUTPUT Documentazione di audit resa disponibile a PR (per audit senza NC vai alla fase 4)

3

FOLLOW UP ED

EVENTUALE

AUDIT

SUPPLEMENTAR

E

INPUT Documentazione di audit resa disponibile a PR: sistema di sostenibilità non conforme

Per la classificazione delle NC vedere l’Allegato “Classificazione rilievi” Per TUTTI i tipi di NC il Cliente deve proporre entro il termine stabilito dal Team, e comunque non oltre i 5 giorni lavorativi dalla conclusione della verifica, le analisi delle cause, le correzioni e le azioni correttive e le tempistiche per la risoluzione delle NC, compilando: � per ISCC il template “Non conformity list” della procedura compilata dal TL in verifica; � per SNC le sezioni pertinenti del rapporto di audit compilato dal TL, oppure tramite MEMBER AREA � per 2BSvs il form dedicato

Il TL verifica analisi delle cause, correzioni, azioni correttive e tempistiche proposte dal Cliente. Qualora il TL non sia disponibile, PR può disporre di coinvolgere un altro Lead Auditor competente. Se le proposte non risultano accettabili, deve esserne data comunicazione al Cliente inviando il documento di ASCESI (oppure tramite MEMBER AREA) “Mancata accettazione azioni correttive”, fornendo adeguata motivazione e indicando le tempistiche per l’invio di nuove proposte. Se invece risultano accettabili, allora l’accettazione viene confermata per iscritto al Cliente, inviando il documento di ASCESI (oppure tramite MEMBER




AREA) “Accettazione azioni correttive”. Ai fini della verifica dell’attuazione delle AC può essere effettuato un audit supplementare la cui durata e modalità sono definite dal PR in collaborazione con il TL in base al numero ed al tipo di NC emerse: a) audit supplementare su base documentale qualora il riscontro delle azioni correttive/correzioni sia possibile attraverso l’analisi dei soli documenti b) audit supplementare on-site con la finalità di verificare esclusivamente l’attuazione delle azioni correttive c) audit supplementare on-site su tutti i requisiti dello schema, con la finalità di verificare non solo l’attuazione delle azioni correttive, ma anche il sistema nel suo complesso, in quanto ritenuto dal Gruppo di Audit carente (numerosità di NC anche se solo di tipo B). Il TEAM DI AUDIT deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno reso necessario l’audit supplementare. Il rapporto di audit, compilato usando gli strumenti di registrazione indicati nella fase 2, è di proprietà di RINA. Una copia deve essere fornita al Cliente. Nel caso non sia stato possibile chiudere le NC di tipo A o si riscontrino ulteriori NC di tipo A del sistema durante la visita supplementare, è necessario effettuare un’ulteriore visita on-site completa. OUTPUT Documentazione audit supplementare resa disponibile a PR

4

ATTIVITÀ DI POST

AUDIT E

DECISIONE

SULLA

CERTIFICAZIONE

INPUT Richiesta chiarimenti/integrazione

Il TEAM DI AUDIT, in particolare il TL, collabora con PR qualora siano necessari chiarimenti e/o integrazioni ai documenti di audit o per la gestione di commenti formulati dal DM. OUTPUT Chiarimenti/integrazioni esaurienti

5.4.2 TABELLA B. PROCESSO DI AUDIT DI SORVEGLIANZA (O NON ANNUNCIATA O EXTRA)

Nel caso di schema ISCC EU/Plus, poiché la ricertificazione è annuale, la tabella che segue deve essere presa in considerazione solo nell’eventualità dell’effettuazione di audit extra.


1 PIANIFICAZIONE AUDIT

INPUT Gruppo di audit definito e PVP

Il TL verifica i tempi di audit e i componenti del TEAM DI AUDIT, stabiliti da PR e registrati in ASCESI nello step della verifica di interesse; prepara e invia al Cliente, e in copia ai membri del Team, il documento “Invio piano di audit” e “Piano di Audit” (o “Comunicazione audit non annunciato”) � Seguire la fase 1 della TABELLA A .




OUTPUT Comunicazione e Piano inviati al Cliente

2 AUDIT


Il TEAM DI AUDIT, in accordo al piano di audit, verifica che il sistema di sostenibilità del Cliente sia conforme ai requisiti dello schema di riferimento, al Regolamento RINA applicabile e ai documenti del sistema di sostenibilità del Cliente e che sia efficacemente applicato. � Seguire la fase 2 della TABELLA A , con le seguenti ulteriori precisazioni:

1. Il Team dovrà prenderà evidenza anche dei seguenti aspetti: � efficacia del sistema implementato e l’avanzamento delle attività finalizzate al miglioramento; � riesame di ogni modifica, comprese eventuali modifiche ai documenti del sistema; � azioni preventive eventualmente attuate a seguito delle raccomandazioni rilevate durante l’ultimo audit; � verifica retrospettiva su un campione rappresentativo delle dichiarazioni di conformità/certificati di sostenibilità, � utilizzo del logo di certificazione RINA e ogni altro riferimento alla certificazione, inclusa la pubblicizzazione del sistema e dei prodotti/servizi forniti

dal Cliente, anche tramite la verifica del Sito Internet. 2. tra la documentazione da presentare a PR non è richiesto il PVP. OUTPUT Documentazione di audit resa disponibile a PR (per audit senza NC vai alla fase 4)

3

FOLLOW UP EVENTUALE AUDIT SUPPLEMENTARE


� Seguire la fase 3 della TABELLA A , con l’unica differenza che nel caso di SNC e NC di tipo A il certificato viene revocato. Rina comunicherà la revoca alle Autorità Nazionali Competenti.

OUTPUT Documentazione audit supplementare resa disponibile a PR

4

ATTIVITÀ DI POST AUDIT E MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE


Il TEAM DI AUDIT, in particolare il TL, collabora con PR qualora siano necessari chiarimenti e/o integrazioni ai documenti di audit Non è richiesto un esame indipendente da parte del DM su ogni sorveglianza effettuata. OUTPUT Chiarimenti/integrazioni esaurienti

5.4.3 TABELLA C. PROCESSO DI AUDIT DI RICERTIFICAZI ONE


1 PIANIFICAZIONE AUDIT DI

INPUT Gruppo di audit definito, PVP, e precedenti rapporti di audit




RICERTIFICAZIONE Il TL verifica i tempi di audit e i componenti del TEAM DI AUDIT, stabiliti da PR e registrati in ASCESI nello step della verifica di interesse; prepara e

invia al Cliente e in copia ai membri del Team il documento “Invio piano di audit” e “Piano di Audit di Ricertificazione” � Seguire fase 1 della TABELLA A .

OUTPUT Piano inviato al Cliente

2 AUDIT DI RICERTIFICAZIONE


ll TEAM DI AUDIT verifica che il sistema di sostenibilità del Cliente sia conforme ai requisiti della norma di riferimento, al Regolamento RINA applicabile e ai documenti del sistema del Cliente e che sia efficacemente applicato. Lo scopo dell’audit di rinnovo della certificazione è quello di confermare la conformità continua e l’efficacia del sistema di sostenibilità nel suo complesso, nonché la continua adeguatezza del campo di applicazione della certificazione. � Seguire la fase 2 della TABELLA A , con le seguenti ulteriori precisazioni:

Il Team dovrà prenderà evidenza anche dei seguenti aspetti: � il riesame dei precedenti rapporti di audit � accertare l’impegno dimostrato a mantenere l’efficacia e il miglioramento del sistema � efficacia del sistema implementato e l’avanzamento delle attività finalizzate al miglioramento; � riesame di ogni modifica, comprese eventuali modifiche ai documenti del sistema; � azioni preventive eventualmente attuate a seguito delle raccomandazioni rilevate durante l’ultimo audit; � verifica retrospettiva su un campione rappresentativo delle dichiarazioni di conformità/certificati di sostenibilità, così determinato in base alla

categoria di rischio di appartenenza dell’organizzazione: � utilizzo del logo di certificazione RINA e ogni altro riferimento alla certificazione, inclusa la pubblicizzazione del sistema e dei prodotti/servizi forniti

dal Cliente, anche tramite la verifica del Sito Internet. In caso di audit ISCC EU /ISCC Plus il TL:

• dovrà richiedere al Cliente il documento ISCC Terms of use in vigore alla data dell’audit e disponibile all’indirizzo http://www.iscc-system.org/en/certification-process/registration/terms-of-use/. Il documento, firmato dal Cliente, deve essere allegato alla/e procedura/e compilata/e

• verificare e riportare sulla procedura se la quantità di prodotto anno raccolta (nel caso di FGP e/o Collecting Point) e/o il fatturato (nel caso degli altri tipi di soggetto) sono variati rispetto a quanto comunicato dal Cliente a ISCC in fase di registrazione sul modulo ISCC-Registration. In caso di variazioni, in sede di audit, il TL fa inviare dal Cliente una mail di aggiornamento dati a ISCC (e in copia SL).

Il TL deve fornire tutta la documentazione di audit a PR in tempo utile perché la proposta di ricertificazione sia sottoposta al DM incaricato dell’esame, che deve essere effettuato entro la data di scadenza del certificato.




OUTPUT Documentazione di audit resa disponibile a PR (per audit senza NC vai alla fase 4)

3



� Seguire fase 3 della Tabella A

L’intero iter di ricertificazione, compreso eventuale audit supplementare, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato; in caso contrario si veda quanto indicato alla fase 1 della Tabella A. OUTPUT Documentazione audit supplementare resa disponibile a PR

4

ATTIVITÀ DI POST AUDIT E DECISIONE SULLA RICERTIFICAZIONE



5.4.4 TABELLA D PROCESSO DI AUDIT DI ESTENSIONE


1

PIANIFICAZIONE DELL’AUDIT PER ESTENDERE IL CAMPO DI APPLICAZIONE

INPUT Richiesta di estensione esaminata e Gruppo di audit definito

Sulla base delle informazioni ricevute dal Cliente, PR verifica la tipologia di processo necessario per effettuare l’estensione alle nuove attività o siti. Si riportano di seguito i vari processi gestiti in ASCESI durante i quali è possibile effettuare l’estensione: � Processo di estensione nel caso di estensione che comporta una modifica per l’audit dei gg/uu � Processo di sorveglianza nel caso di estensione che non comporta una modifica per l’audit dei gg/uomo e l’estensione sia valutata in concomitanza ad

un audit già previsto da PVP � Processo di audit extra nel caso di estensione che non comporta una modifica per l’audit dei gg/uomo qualora si decida di pianificare un audit

appositamente per la verifica dell’estensione � Processo di ricertificazione nel caso l’estensione sia valutata in concomitanza ad un audit di ricertificazione La redazione del piano di audit è di competenza del TL sulla base di quanto stabilito da PR. Indipendentemente dalla tipologia di processo (estensione, sorveglianza, extra o ricertificazione) e in aggiunta ad attività/siti già previsti da PVP, nel piano di audit devono essere chiaramente individuati attività/siti oggetto di estensione da verificare. Il piano di audit deve essere inviato al Cliente unitamente al documento “Invio piano di audit”.




Eventuali successive modifiche del piano di audit già inviato (variazione TEAM DI AUDIT, date audit. etc.) devono essere tempestivamente comunicate al Cliente. In ogni caso per tenere traccia delle modifiche apportate al campo di applicazione PR effettua apposita registrazione nel campo “Note” di ASCESI OUTPUT Comunicazioni inviate al Cliente

2

AUDIT PER ESTENDERE IL CAMPO DI APPLICAZIONE

INPUT Audit pianificato

L’estensione del campo di applicazione può essere verificata, secondo quanto descritto nella fase precedente, in occasione di un audit di sorveglianza, extra o di estensione. Il TL conduce l’audit in accordo al Piano di Audit. Seguire fase 2 della TABELLA A, tenendo presente di riportare sul rapporto con particolare dettaglio per le registrazioni relative ad attività e/o siti oggetto di estensione. OUTPUT Documentazione di audit resa disponibile a PR (per audit senza NC vai alla fase 5)

4



Per Estensione, Sorveglianza ed extra si veda Tabella B fase 3. Per Ricertificazione si veda Tabella C fase 3. OUTPUT Documentazione audit supplementare resa disponibile a PR

5

ATTIVITÀ DI POST AUDIT E DECISIONE SULLA RICERTIFICAZIONE



5.4.5 DATI DA INSERIRE IN ASCESI

Prima di ciascun audit il TL verifica le informazioni disponibili in ASCESI . In particolare le seguenti informazioni in “Process List ”:

In “Details ”: Client Data, Head Office e Site Information (Es. Ragione Sociale, indirizzi, numero addetti indicativo in quanto non rilevante ai fini dei tempi di verifica, ecc.)

In “Notes ”: eventuali modifiche intervenute per esempio alla Ragione Sociale, all’elenco siti operativi, al campo di applicazione del certificato e relativo settore EA, agli

indirizzi Sede e/o siti operativi, etc. Ragione sociale e indirizzi devono essere come da Visura camerale o documento equivalente

In “Operative Units ”: elenco di tutti i siti operativi oggetto di valutazione e che dovranno comparire su rapporto di audit e certificato

In “Contacts ”: riferimenti del rappresentante del Cliente a cui devono essere indirizzate le comunicazioni generate da ASCESI



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In “Requests ”:

� Details (es. n° addetti indicativo in quanto non rilevante , indicazione se multisito)

� Scope (campo di applicazione che comparirà sul certificato). Il campo di applicazione deve essere confermato e/o riformulato in sede di verifica di certificazione in

base agli elementi raccolti dal Team e alla coerenza con l’attività riportata sulla Visura camerale (o documento equivalente). Nel caso di ISCC lo scopo coincide con il

tipo di attività per la quale il Cliente si è registrato presso ISCC.

� Operative units (i siti operativi precedentemente inseriti devono essere associati allo schema di riferimento affinché compaiano su rapporti di audit e certificato)

� EA code (s) (devono essere inseriti i codici EA relativi alle attività comprese nel campo di applicazione del Sistema di Gestione)

� Accreditation (è necessario inserire l’accreditamento utilizzato, il cui logo comparirà sul certificato; qualora RINA risulti accreditato per lo schema e l’area tecnica di

riferimento non può emettere certificati fuori accreditamento)

In “Steps ”:

� In “Team”: i componenti del Team di audit assegnati al processo e il relativo ruolo (es. Team Leader, auditor, tecnico, osservatore, etc.) e il tempo dedicato all’audit.

� Per tutte le tipologie di audit, inserire, una volta fissata la data, la data di inizio e fine dell’audit pianificato; a verifica effettuata, la data di inizio e fine della verifica e il

relativo impiego per ciascun auditor che compone il Team di audit in termini di giorni/uomo.

Il TL ha la responsabilità della compilazione dei s eguenti documenti in ASCESI , secondo i casi:

Audit iniziale

� Piano di audit

� Invio piano di audit

� Rapporto di audit di prima certificazione

� Accettazione/mancata accettazione delle AC (eventuale)

� Programma delle verifiche periodiche (PVP)

Audit di sorveglianza

� Conferma verifica dati comunicati dal Cliente

� Piano di audit di sorveglianza

� Invio piano di audit di sorveglianza

� Rapporto di audit di sorveglianza


Audit di ricertificazione

� Conferma verifica dati comunicati dal Cliente

� Piano di audit di ricertificazione



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� Invio piano di audit di ricertificazione

� Rapporto di audit di ricertificazione



Audit supplementare (eventuale)

� Comunicazione necessità visita supplementare

� Rapporto di audit supplementare



Per tutti i processi:

� la data di inizio e fine pianificati per l’audit di riferimento ed il relativo impiego per ciascun auditor che compone il Team di audit in termini di giorni/uomo

� in “Team”: i componenti del Team di audit assegnati al processo e il relativo ruolo (es. Team Leader, auditor, tecnico, osservatore, etc.) e il tempo dedicato all’audit.

5.4.6 MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZION E IN ASCESI

Tale modalità ha l'obiettivo di semplificare l'archiviazione dei documenti e lo scambio di documentazione tra gli auditor interni ed esterni e le diverse Unità Operative del RINA.

Inoltre, in tale modo, ASCESI rende disponibile la documentazione tecnica su sistema informatico invece che su base cartacea, utile per la consultazione da parte di PR e del

Team assegnato agli audit successivi. Nel caso il TL fornisca la documentazione di audit al PR mediante l’archiviazione in ASCESI, le modalità da utilizzare sono:

a) PROCESSI DI CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZIONE/SORVEGL IANZA (NON ANNUNCIATA O EXTRA)/ ESTENSIONE

Per ogni processo di questo tipo è necessario caricare i documenti attraverso il BROWSE riportato in “Process List ” selezionando la finestra denominata “Attachment”.

I documenti possono essere archiviati singolarmente o attraverso l'inserimento di due file separati denominati col seguente criterio:

� CB DOC: file che raccoglie tutti i documenti generati dall'organismo di certificazione. In particolare la/ le procedure ISCC EU/Plus devono essere archiviate nella loro interezza

cioè dalla prima all’ultima pagina che riporta anche la firma del Cliente. Non sono ammesse scansioni parziali delle sole pagi ne con le firme .

� ORG DOC: file che raccoglie i documenti del Cliente verificato.

I documenti caricati sul processo compariranno in automatico nel relativo processo identificati dal simbolo “graffetta”; tramite questa icona il PR può consultare i documenti di audit.

In caso di archiviazione singola dei documenti è importante nominare i file in modo che si capisca il contenuto degli stessi (es. Fogli osservazioni, Piano audit, Documenti del

Cliente, Manuale, ecc.).

E’ possibile archiviare file con le seguenti estensioni: .pdf, .doc, .xls, .zip, .rar, .jpg, .bmp.



Pagina 20 di 28 Occorre assicurarsi che la qualità dei documenti ac quisiti tramite scanner sia buona, ovvero permetta una lettura chiara senza possibilità di fraintendim enti di

contenuto.



Pagina 21 di 28

6. ALLEGATI

6.1. CERTIFICAZIONE DI GRUPPO La certificazione di gruppo si basa sul concetto che un’ampia parte delle verifiche è effettuata da valutatori interni. L'organismo di certificazione esterno verifica e valuta l'efficacia del sistema di controllo interno, svolge un audit di un campione e certifica il gruppo nel suo complesso. Può essere applicata:

nel caso di SNC: o ad operatori economici del tipo impresa agricola, produttori, consorzi, cooperative agricole (ovvero soggetti afferenti alla categoria agricola), purché abbiano

istituito un ufficio centrale responsabile della gestione del gruppo e dell’effettuazione degli audit interni. Per le condizioni da applicare occorre fare riferimento al documento ACCREDIA RT-31

o ad operatori economici che producono biogas, da conferire ad un impianto di upgrading per la produzione di biometano, che costituiscono gruppo con operatori economici che forniscono le materie prime all’impianto di digestione anaerobica. Il soggetto coordinatore del gruppo è il gestore dell’impianto biogas. Per le condizioni da applicare occorre fare riferimento al documento ACCREDIA RT-31

nel caso di ISCC EU : solo a produttori di materie prime (gruppi omogenei di produttori agricoli; operatori agricoli che forniscono un medesimo First Gathering

Point) . Per gli altri operatori economici nella catena di fornitura non è permessa la certificazione di gruppo. La certificazione di gruppo può essere pertanto applicata in particolare nel caso di piccoli agricoltori, organizzazioni di produttori e cooperative. Per le condizioni da applicare occorre fare riferimento al documento ISCC 256 Group Certification.

nel caso di 2BSvs solo nel caso di produttori di biomassa e nel caso di produttori di rifiuti, siti di stoccaggio di un raccoglitore. L’applicabilità ai fini della possibilità di campio namento , è basata sui presupposti riportati di seguito. Qualora gli stessi non siano soddisfatti, il singolo sito, ovvero operatore della filiera, dovrà essere valutato applicando le usuali procedure di RINA con il rilascio di singole certificazioni. Prima della visita di valutazione il soggetto coordinatore deve effettuare una verifica finalizzata alla verifica di funzionamento dell’intero Sistema di Rintracciabilità, ovvero deve verificare l’attuazione completa, l’efficacia e l’efficienza del Piano di Controllo lungo tutta la Catena di Custodia definita. Da sito a sito sono permesse lievi variazioni del sistema applicabile (procedure e/o istruzioni) in conseguenza delle differenze di attività tra diverse organizzazioni componenti la filiera. MODALITÀ DI VERIFICA La verifica ha l’obiettivo di valutare l'efficacia del sistema di controllo interno, con il fine ultimo di determinare se ciascun operatore rispetti o meno i requisiti. La verifica viene effettuata sul campione di aziende definito per l’anno in base a quanto indicato nell’Allegato “CAMPIONAMENTO ”.



Pagina 22 di 28 Gli operatori oggetto di verifica da parte dell'organismo di certificazione devono essere prevalentemente diverse da quelle visitate l'anno precedente. PIANO DI CAMPIONAMENTO (CERTIFICAZIONI DI GRUPPO Operatori Agricoli) Vedi Allegato “CAMPIONAMENTO ” TRATTAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ RILEVATE Nel caso venga riscontrata una non conformità presso la sede centrale/soggetto coordinatore, o in un sito operativo/organizzazione di filiera, l’azione correttiva dovrà essere applicata (se e per quanto applicabile) a tutti i siti coperti dal certificato. Il riscontro della conclusione positiva dell’azione correttiva potrà essere effettuata, dal Gruppo di valutazione, ove pertinente, anche presso un sito diverso da quello in cui la non conformità era stata rilevata, previa verifica della documentazione presentata dall’Organizzazione. Nel caso vengano rilevate non conformità marginali ricorrenti, il Gruppo di valutazione deve esaminare l’opportunità di imporre all’Organizzazione un adeguato aumento nella frequenza delle verifiche. CERTIFICATI Viene emesso un unico certificato di gruppo con l’indicazione dell’indirizzo del soggetto coordinatore e degli altri soggetti appartenenti alla filiera. E’ possibile, su richiesta, rilasciare il certificato al singolo soggetto della filiera a patto di specificare nel certificato il richiamo al certificato di gruppo.



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6.2. CAMPIONAMENTO La tabella riporta le informazioni per il campionamento nel caso in cui Il Cliente da certificare sia uno dei seguenti soggetti: � Operatori agricoli nell’ambito di una certificazione di gruppo � Magazzini/centri di raccolta associati a un First gathering point � Collettori di rifiuti/sottoprodotti dipendenti da un Collettore di rifiuti/sottoprodotti, cioè soggetti che raccolgono, senza finalità di vendita, rifiuti/residui per conto di Collettore

certificato � Produttori di rifiuti, siti di stoccaggio di un raccoglitore � Depositi/Storage facilities non certificati individualmente che operano per conto di un soggetto certificato � Impianti a biogas per la produzione di biometano/impianti di produzione biometano

Il soggetto intestatario del certificato deve essere verificato ad ogni audit. Se un’entità del campione presenta non conformità, allora il campione viene sempre raddoppiato. Se nei nuovi membri del gruppo campione vengono rilevate ancora non conformità, allora il campione deve essere raddoppiato di nuovo e così via. Membri del Gruppo verificati positivamente nell’audit dell'anno precedente non devono far parte del campione di audit consecutivi.

OPERATORE DELLA CATENA DI FORNITURA

REGISTRAZIONE ISCC COME…

RILASCIO DEL CERTIFICATO DIMENSIONE DEL CAMPIONE PER SNC DIMENSIONE DEL CAMPIONE PER

ISCC

DIMENSIONE DEL CAMPIONE

PER 2BSvs

Operatori agricoli Gruppo Si, al Central

Office

Non inferiore al 5% delle imprese agricole partecipanti al gruppo e che complessivamente producono almeno il 5% della produzione totale. Se la verifica riguarda la conformità ai criteri relativi ai terreni, le zone interessate devono essere vicine fra loro e presentare caratteristiche simili. Se la verifica riguarda il calcolo delle emissioni di gas ad effetto serra, le unità devono presentare sistemi di produzione e prodotti simili fra loro (vedi Nota 1 )

r x √n r è un fattore di rischio: 1, 1.5, 2 n è il numero dei membri del gruppo

√n n è il numero dei membri del gruppo I membri che devono essere verificati devono essere scelti all’interno del gruppo come segue: 75% dei membri è selezionato seguendo l’analisi del rischio e il 25% è scelto casualmente

Magazzini/centri di raccolta associati un First gathering point (in campo agricolo)

N.a. (il soggetto che si registra è il First Gathering Point)

No (incluso nel certificato rilasciato al First Gathering Point)

√n

r x √n r = fattore di rischio: 1, 1.5, 2 n. è il numero di magazzini/centri di raccolta

√n .

Collettori di rifiuti/sottoprodotti dipendenti da un Collettore

N.a. (il soggetto che si registra il Collecting Point)

No (elencati nell’allegato al certificato rilasciato al

n.a. in quanto il trasportatore, distinto dal proprietario, che effettua il servizio di raccolta e trasporto per conto terzi non è considerato operatore economico.

r x √n r = fattore di rischio: 1, 1.5, 2 n. è il numero di magazzini/centri di raccolta

√n I membri che devono essere verificati devono essere scelti all’interno del gruppo come



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Produttori di rifiuti, siti di stoccaggio di un raccoglitore.

Collecting Point)

segue: 75% dei membri è selezionato seguendo l’analisi del rischio e il 25% è scelto casualmente

Depositi/Storage facilities

N.a. (il soggetto che si registra è l’operatore per il quale operano)

No (elencati nell’allegato al certificato rilasciato al soggetto certificato)

√n

r x √n r = fattore di rischio : 1, 1.5, 2 n = n. Depositi/Storage facilities

√n

Gruppo costituito dagli operatori economici che producono biogas, da conferire ad un impianto di upgrading per la produzione di biometano, e dagli operatori economici che forniscono le materie prime all’impianto di digestione anaerobica.

n.a.

Sì (il soggetto di riferimento è il gestore dell’impianto biogas)

Il campionamento riguarda le autocertificazioni presentate dai fornitori di materia prima nella misura almeno pari al: - 5% relativamente alle biomasse della tipologia 1. reflui zootecnici; - 10% relativamente alle biomasse della tipologia 2. colture agricole dedicate e 3. sottoprodotti dell’agricoltura, silvicoltura, acquacoltura e delle attività agroalimentari, - 20% relativamente alle biomasse della tipologia 4. forsu (frazione organica rifiuto solido urbano); - nel caso di biomasse provenienti da miscele di cui ai punti 1) e 4) la percentuale di campionamento da adottare è la maggiore della tipologia presente nella miscela.

n.a.

√n n è il numero dei membri del gruppo I membri che devono essere verificati devono essere scelti all’interno del gruppo come segue: 75% dei membri è selezionato seguendo l’analisi del rischio e il 25% è scelto casualmente

Nota 1. I criteri di campionamento per le verifiche presso le organizzazioni facenti parte del gruppo/filiera devono essere stabiliti considerando tutte le attività simili (es. più produttori agricoli dello stesso prodotto) espletate dalle suddette, raggruppate per macrofamiglie omogenee, e la numerosità dei siti operativi per ogni macrofamiglia. Le Organizzazioni facenti parte della Filiera, dovranno essere campionate in maniera tale da garantirne la verifica completa, ovvero garantire la verifica di almeno una organizzazione per anello/segmento della filiera

I fattori per la determinazione del campione casual e di audit di gruppo (produzione agricola):

� il tipo di materia prima fornita dovrebbe essere rappresentato in modo appropriato � diversa dimensione dei fornitori � posizione geografica � almeno il 25% delle aziende agricole del campione dovrebbe essere stato scelto in modo casuale



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6.3 RILIEVI: CLASSIFICAZIONE E TEMPI DI RISOLUZIONE IN BASE ALLO SCHEMA DI RIFERIMENTO :: SNC NC maggiori (tipo A), ovvero

� la totale assenza di applicazione di uno o più requisiti della documentazione normativa/legislativa di riferimento; � una situazione tale da provocare la consegna di un prodotto non conforme; � una situazione tale da provocare una deficienza grave del Sistema di gestione della Sostenibilità; � gravi errori nel calcolo delle emissioni o nel valore del risparmio di CO2eq, tali da pregiudicare la veridicità delle dichiarazioni di conformità e dei certificati di sostenibilità � gravi errori nella gestione del bilancio di massa tali da pregiudicare la veridicità della sostenibilità attribuita a partite in entrata e in uscita � il mancato rispetto di uno o più requisiti del Regolamento applicabile � utilizzo o pubblicità impropria od ingannevole della certificazione (applicabile a partire dalla prima verifica dopo il rilascio della certificazione)

� il processo di certificazione viene bloccato e le NC devono essere risolte – con evidenza di attuazione – entro un termine massimo di 90 giorni dalla chiusura dell’audit. RINA può effettuare una verifica supplementare finalizzata ad accertare la corretta applicazione delle azioni correttive proposte. A buon esito di tale verifica il processo di certificazione è ripreso. Qualora il suddetto termine di 90 giorni sia superato, si devono effettuare nuovamente gli accertamenti di cui sopra entro un termine di sei mesi dalla data del rilievo. Trascorso il suddetto periodo di sei mesi senza conclusione positiva della valutazione, RINA può considerare chiusa la pratica di certificazione, addebitando i tempi e le spese sostenute sino a quel momento. In tali casi l’Organizzazione che desidera proseguire con la certificazione di RINA deve presentare una nuova richiesta e ripetere l’iter certificativo. NC minori (tipo B), ovvero

� situazioni quali quelle definite per le NC maggiori, ma che non siano particolarmente rilevanti ai fini della conformità del Sistema di gestione della Sostenibilità.

� le NC devono essere risolte – con evidenza di attuazione - entro un termine massimo di 60 giorni dalla chiusura dell’audit. Se entro il termine indicato le NC non saranno rimosse con evidenza di attuazione, il certificato verrà sospeso. La certificazione potrà essere riattivata a seguito dell’esito positivo dell’effettuazione, entro 30 giorni dalla sospensione, di una verifica supplementare. Se i motivi della sospensione non saranno rimossi, il certificato viene revocato. :: ISCC NC maggiori (tipo A)

� se ORGANIZZAZIONE = produttore di biomassa � il mancato rispetto dei Principi da 1 a 6 del Sistema ISCC (cfr ISCC 202 Sustainability Requirements for the Production of Biomass anche per precisazione relativa ai Paesi Membri che hanno implementato la Cross Compliance). Il mancato rispetto del Principio 1 (La biomassa non deve essere prodotta su terreni con elevata biodiversità o elevato stock di carbonio) implica l’impossibilità a rilasciare il certificato.

� tutte le ORGANIZZAZIONI �



Pagina 26 di 28 Il mancato rispetto della tracciabilità ISCC, del bilancio di massa e dei requisiti di gas serra. Le NC maggiori sono identificate nelle procedure stesse ISCC. � le NC devono essere risolte – con evidenza di attuazione - entro 40 giorni dal termine dell’audit; in caso contrario la certificazione non è possibile. NC minori (tipo B): � ammesse solo nel caso di Organizzazione attività agricola /piantagione, o central office

� entro 40 giorni almeno il 60% delle non conformità minori deve essere stato risolto; in caso contrario la certificazione non è possibile.

:: 2BSvs Non conformità critiche (cioè non conformità rilevate verso uno dei Principi specificati nei documenti 2BSvs) Gli Indicatori Critici sono indicati nei documenti 2BS-STD-01 e 02. Una non conformità verso un Indicatore critico deve essere classificata come critica. � è richiesto un nuovo audit prima di emettere il certificato. Non conformità maggiori (tipo A): non conformità identificate verso uno dei Criteri specificati nei documenti dello schema. Gli “Indicatori maggiori” sono indicati nei documenti 2BS-STD-01 e 02. Una non conformità verso un Indicatore maggiore deve essere classificata come maggiore. �la NC deve essere risolta – con adeguata evidenza – entro 90 giorni al massimo dalla fine dell’audit. Quando una NC maggiore è rilevata in sede di sorveglianza, la NC deve essere riclassificata al livello superiore (NC critica) se non è stata risolta entro 3 mesi. . Non conformità minori (tipo B): non conformità rilevate verso uno degli Indicatori specificati nei documenti dello schema. � la NC deve essere risolta – con adeguata evidenza – prima della verifica annuale. Se la NC minore è rilevata durante un audit di sorveglianza, la non conformità può essere classificata al livello successivo (NC maggiore) se non è stata risolta entro un periodo massimo di 12 mesi. Per la verifica della conformità al documento 2BSvs-STD-01, il Team deve valutare la conformità del gruppo nel suo complesso (gruppo inteso come entità e membri di gruppo). Durante la valutazione il team deve considerare le seguenti potenziali non conformità:

• Errore del First Gathering Entity (gruppo come entità) ad individuare non conformità a livello di gruppo, oppure • Mancanza sistematica dell’entità gruppo o dei membri del gruppo a dimostrare la conformità con la valutazione dei requisiti.

Le non conformità rilevate dal Team devono essere basate sui requisiti dello schema 2BSvs e classificate in accordo ai tipo di non conformità descritte sopra. Indipendentemente dallo schema, Raccomandazioni



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� rilievi finalizzati a prevenire situazioni di non conformità. L’Organizzazione è libera di decidere se intraprendere o meno azioni, dandone evidenza e/o opportuna giustificazione.

Per i tipi A, B di NC il Cliente deve proporre entro il termine stabilito dal Team le analisi delle cause, le correzioni e le azioni correttive e le tempistiche per la risoluzione delle NC. Il TL è il responsabile di analisi delle cause, correzioni, azioni correttive e tempistiche proposte.

6.4. SNC: FORMULAZIONE DELLO SCOPO

La tabella riporta proposta di formulazione di scopo nel caso in cui il Cliente da certificare appartenga a una tra le seguenti categorie individuate da RT 31 Accredia

(tra parentesi è indicata la corrispondente codifica interna RINA).

� PRODUZIONE AGRICOLA (BIOC 1)

� PRODUZIONE DI RIFIUTI (BIOC 2)

� PRODUZIONE DI SOTTOPRODOTTI (BIOC 3)

� SPREMITURA/RAFFINAZIONE (IVI COMPRESI I SOGGETTI AUTORIZZATI AL RECUPERO DEI RIFIUTI E RIGENERAZIONE DI OLI USATI)/PRODUZIONE DI BIOCARBURANTI E/O

BIOLIQUIDI (BIOC 4)

� STOCCAGGIO/ATTIVITA’ DI COMMERCIALIZZAZIONE (BIOC 5)

� IMPIANTI A BIOGAS PER LA PRODUZIONE DI BIOMETANO/IMPIANTI DI PRODUZIONE BIOMETANO (BIOC 6)

CATEGORIA DELL’OPERATORE PROPOSTA FORMULAZIONE DI SCOPO

BIOC 1 Coltivazione di … (specificare)

BIOC 2 Produzione di … (specificare il rifiuto) da…. (specificare il processo da cui si ottiene il rifiuto)

BIOC 3 Produzione di … (specificare il sottoprodotto) da…. (specificare il processo da cui si ottiene il sottoprodotto)

BIOC 4

SPREMITURA Spremitura di semi di …. (specificare la materia prima)

RAFFINAZIONE Raffinazione di oli vegetali grezzi (specificare la materia prima) Filiera dell’UCO:

AZIENDA DI RECUPERO/TRASFORMATORE [CONOE + R9]

Rigenerazione di oli vegetali esausti

Rigenerazione di oli e grassi commestibili (CER 20.01.25)

PRODUZIONE DI BIOCARBURANTI Produzione di … (specificare: ad esempio biodiesel, bioetanolo, …) da … (specificare)

Produzione di biocarburanti

PRODUZIONE DI BIOLIQUIDI Produzione di bioliquidi da …. (specificare)

Produzione di bioliquidi



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BIOC 5 Stoccaggio di … (specificare)

Commercializzazione senza stoccaggio di … (specificare)

Stoccaggio e commercializzazione di … (specificare)

Filiera dell’UCO : AZIENDA DI RACCOLTA/STOCCAGGIO)

[CONOE + R13]

Raccolta e stoccaggio di oli vegetali esausti

Raccolta e stoccaggio di oli e grassi commestibili (CER 20.01.25)

BIOC 6 Produzione di biometano da …. (specificare)

RINA ATTIVITÀ DI AUDIT PER LA CERTIFICAZIONE DELLA...

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