Guida rapporti di audit - rev3 - service.rina.orgservice.rina.org/RINA/QS-RINA/CDQSRINA.nsf... ·...

Rev. 3 1/26

GUIDA PER GLI AUDITOR DI SISTEMI DI GESTIONE

COMPILAZIONE DEI RAPPORTI DI AUDIT

STAGE 1 E STAGE 2

INDICE DEL CONTENUTO

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE..................................................................................................... 1

2. GENERALITA’ ....................................................................................................................................... 2

3. DEFINIZIONI ....................................................................................................................................... 2

4. STAGE 1 ............................................................................................................................................... 3

5. STAGE 2 ............................................................................................................................................... 7

6. SORVEGLIANZE PERIODICHE / RICERTIFICAZIONI .......................................................................... 10

GUIDA PER GLI AUDITOR DI SISTEMI DI GESTIONE - COMPILAZIONE DEI RAPPORTI DI AUDIT STAGE 1 e STAGE 2

Rev. 3 2/26

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente documento fornisce una guida pratica per la preparazione dei rapporti di audit “stage 1” e “stage 2” relativi ai Sistemi di Gestione, come previsto dalla norma UNI EN ISO/IEC 17021: 2011. Questa istruzione si applica alla preparazione dei rapporti di audit “stage 1” e “stage 2” per la certificazione di conformità di Sistemi di Gestione per la Qualità alla norma ISO 9001 e può essere utilizzata come riferimento per la certificazione di sistemi correlati (ISO 13485, ISO 3834,…) e dei sistemi di gestione in generale.

2. GENERALITA’

Il rapporto di audit è un aspetto fondamentale dell’ attività di audit. Lo scopo del rapporto di audit è quello di fornire una evidenza oggettiva delle verifiche effettuate sulla applicazione del Sistema di Gestione da parte di una organizzazione, che sono indicate al paragrafo 9 della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021: 2011, di trasmettere al cliente le conclusioni dell’audit e di fornire elementi ed informazioni sufficienti a chi deve prendere la decisione sulla certificabilità di un’ organizzazione, per prendere la decisione stessa. La norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 recepisce molte delle indicazioni contenute nella norma ISO 19011 relative alla redazione del rapporto di audit, trasformandole così in “prescrizioni”. La norma ISO/IEC TS 17022:2012, fornisce elementi per la redazione del rapporto di audit di terza parte ed anche se è una “guida”, pertanto non prescrittiva, se ne è tenuto conto per la preparazione dei nostri Rapporti di Audit. Il Rapporto di audit deve comunque costituire un valore aggiunto all’ attività di audit e deve pertanto poter essere utilizzato dalle organizzazioni oggetto di audit ai fini del miglioramento del Sistema di Gestione. Ci si aspetta che il rapporto di audit (stage1 e stage 2) fornisca, come evidenza oggettiva delle verifiche effettuate per ogni processo, una descrizione di cosa è stato esaminato e quali sono state le risultanze di questo esame da parte del team di valutazione (ISO/IEC 17021: 2011- 9.1.9.6 e 9.1.10).


Rev. 3 3/26

Il rapporto di audit deve includere “una sintesi del processo di audit, comprendente incertezze ed eventuali ostacoli incontrati che potrebbero far diminuire l’affidabilità che può essere riposta nelle conclusioni dell’audit”. Allo scopo è bene che già durante l’effettuazione dell’audit “sul campo”, sia individuato ciò che dovrà essere scritto sul rapporto di audit. La Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 prevede inoltre che il rapporto possa fornire opportunità di miglioramento per il Sistema di Gestione. Di seguito si fornisce un’ indicazione su come compilare i rapporti tramite l’applicazione informatica ASCESI (ASssistenza CErtificazione SIstemi) in modo da ottemperare ai requisiti delle norme di riferimento e fornire delle indicazioni su quanto verificato e sulle risultanze dell’audit, ma che possano soprattutto costituire un valore aggiunto all’ attività di audit e che pertanto possano essere meglio utilizzate dalle organizzazioni oggetto di audit ai fini del miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità.

3. DEFINIZIONI

Nel testo sono utilizzate le seguenti definizioni/abbreviazioni SGQ : Sistema di Gestione per la Qualità Manuale : Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità dell’Organizzazione Regolamento : Regolamento Generale per la certificazione di Sistemi di Gestione


Rev. 3 4/26

4. STAGE 1

4.1 Audit list

In questo campo Occorre inserire le eventuali osservazioni scaturite dall’audit stage 1 per ogni punto della norma di riferimento. Occorre indicare anche se l’osservazione è “critica”, ossia se non risolta prima dello stage 2 potrebbe ostacolare la certificazione, spuntando l’apposita casella “serious reccomendation”


Rev. 3 5/26

ESEMPIO: Tipologia di rilievi critici: Z4: Regolamento RINA; mancata applicazione (es. SGQ applicato da meno di tre mesi) Z6: Manuale: parti mancanti; descrizione delle motivazioni di eventuali esclusioni inaccettabili;

descrizione dei processi e loro interazioni; campo di applicazione. Z7: Elenco procedure: mancanza delle procedure scritte obbligatorie Z8: Iscrizione a Camera di Commercio: attività molto diverse dallo scopo di certificazione Z9: Mancanza organigramma (Responsabile della direzione per la qualità non definito) Z10: Pianta del sito mancante: (Vale solo per stage 1 off-site; non rilevante se durante lo stage 1 si visita il sito e se ne può date un giudizio) Z11: Riesame della direzione non registrato Z12: Mancanza di pianificazione degli audit interni; audit interni non fatti. Mancanza della copertura di tutto il sistema Z13: Mancanza elenco di Leggi e regolamenti applicabili Z14: Elenco cantieri in corso o attività date in outsourcing Nota: i punti non applicabili allo stage 1 (Z1, 2, 3, 5) devono essere eliminati dalla lista su ASCESI.


Rev. 3 6/26

4.2 Company & Representatives

Come d’uso occorre inserire il nome e la posizione aziendale delle persone intervistate. In questo campo occorre anche spuntare le persone che hanno partecipato alla riunione iniziale ed alla riunione finale. Occorre inoltre mettere una spunta nella colonna a destra in corrispondenza della persona che firmerà il rapporto.


Rev. 3 7/26

4.3 Production site

Si trovano già i dati dell’azienda (scope, address…, name…,), registrati dalla segreteria, che comunque è bene verificare. Qualora i dati risultino mancanti od incompleti, dovrà essere contattata la segreteria dell’ufficio RINA per concordare le modalità di inserimento.


Rev. 3 8/26

4.4 Reference documents

Occorre inserire il riferimento al manuale di gestione verificato e ad altri eventuali documenti relativi al SGQ (es. Piano della Qualità; Mansionario aziendale; ecc..). - Any requirements of the standard rule excluded E’ necessario verificare l'ammissibilità dell'esclusione di eventuali punti della norma sulla base dei documenti verificati e motivare l'accettazione della giustificazione. Compilare sempre il campo: se non ci sono esclusioni riportare la dicitura "NON APPLICABILE" oppure “NESSUNA ESCLUSIONE”. Si ricorda che le esclusioni ammissibili sono solo quelle relative alle prescrizioni di cui al punto 7 della ISO 9001: 2008.

ESEMPI:

(A) E’ stata verificata l’ammissibilità della esclusione delle prescrizioni di cui al punto 7.3 della ISO 9001: 2008, in quanto l’azienda costruisce solamente prodotti sulla base del progetto fornito dal cliente

(B) E’ stato verificato che i risultati finali dei processi produttivi possono essere completamente verificati, per cui si conferma che l’esclusione delle prescrizioni di cui al punto 7.5.2 della norma ISO 9001: 2008 è ritenuta accettabile.


Rev. 3 9/26

4.5 Evaluation

- Verification that the management system has been implemented for at least three months:

Occorre indicare da quando il Sistema di Gestione è operativo (vedere, ad esempio, data della revisione zero del Manuale) ed indicare che sono stati effettuati gli audit ed un riesame del SGQ da parte della direzione. Ancorché il Manuale riporti una data precedente all’audit stage 1 di almeno 3 mesi (vedi Regolamento), il SGQ non può dirsi completamente applicato se non sono stati ancora effettuati gli audit interni ed un Riesame del SGQ. D’altra parte questa carenza diventa una osservazione critica (vedi punto 4.1). ESEMPIO: (Il gruppo di valutazione ha verificato durante l'audit con esito positivo che il sistema e' applicato da 6 mesi (condizione dei tre mesi rispettata). Il riesame della direzione e' stato effettuato in data 18/6/2008. E' stato effettuato un ciclo completo di audit come da piano di audit 2008 del 21/2/2008. Gli audit hanno coperto tutti i requisiti della norma e tutti i processi aziendali. Gli audit interni sono stati effettuati anche sui cantieri piu' significativi aperti al momento dell'effettuazione dell'audit. Inoltre tutte le procedure sono state emesse in revisione 0 in data 1/2/2008 come il manuale qualita'. Gli indicatori definiti per valutare l'efficacia e l'efficienza dei processi sono monitorati a partire dal 1/2/2008.) - Assessment of site location (including any particular

conditions) Occorre inserire una sintetica descrizione del sito operativo sia si tratti di uno stabilimento produttivo, sia si tratti di soli uffici, includendo gli eventuali cantieri operativi permanenti o temporanei ed indicando quali processi/attività sono condotte nei vari reparti. Occorre inoltre esprimere un giudizio relativo all’ adeguatezza del/dei siti.


Rev. 3 10/26

Dovrebbe essere indicato anche se ci sono particolarità che posso influire sul SGQ, come ad esempio particolari attrezzature (gru di grande portata; laboratori; archivi; magazzini; mezzi di trasporto particolari; bacini di carenaggio; locali per la verniciatura, ecc…….) ESEMPIO: (Il sito operativo dell’organizzazione è composto da due capannoni nei quali sono effettuate le lavorazioni meccaniche e le operazioni di montaggio. Una particolare zona, adeguatamente separata dalle zone di produzione, è stata adibita a locale per la verniciatura, con un adeguato sistema di aspirazione. A fianco è situato un locale adibito a magazzino dei prodotti in arrivo con una zona dedicata alla spedizione dei prodotti finiti. Al piano superiore sono situati gli uffici tecnici ed amministrativi e la direzione aziendale. Non si sono riscontrate criticità ed il sito si ritiene adeguato per la realizzazione di…….. ; la direzione lamenta tuttavia una carenza di spazio causata dall’incremento delle attività negli ultimi due anni) - Information related to each document examined (including

the Manual) Per ogni documento esaminato occorre inserire una descrizione. In particolare: Manuale: occorre indicare come è strutturato (per processi; punti della norma; ecc..) ed indicare se in esso si trova la politica per la qualità aziendale, una buona descrizione dei processi aziendali con le loro interazioni, dell’organizzazione con l’organigramma aziendale, del metodo di produzione, indicando se alcuni processi sono dati in outsourcing, e se copre tutti i requisiti delle norme applicabili. Procedure: Se esistono almeno le procedure richieste dalle norme applicabili (es. ISO 9001: 2008), se esiste un elenco delle stesse. Riesame del SGQ: se copre quanto richiesto dalle norme applicabili. Elenco di leggi e norme applicabili: indicare se è stata visionata e se eventualmente è stato omesso qualcosa. Organigramma: se rispecchia la struttura aziendale. Iscrizione alla CCIAA: indicare se è presente l’attività per la quale è richiesta la certificazione. Pianificazione audit: se garantisce la copertura su tutti i processi aziendali ESEMPIO: (Il Manuale Qualità è strutturato seguendo i punti della norma ISO 9001: 2008 e si trova in rev. 1 del 4/08/2010; esso contiene una descrizione dei processi aziendali e le loro interazioni, che appaiono adeguati al particolare tipo di produzione; per ogni processo sono stati individuati gli input , gli output e degli indicatori sui quali basare obiettivi di miglioramento. Nel manuale si trova anche una descrizione dell’organizzazione aziendale, identificando le responsabilità ed autorità di ogni funzione, ed un organigramma che illustra le varie dipendenze gerarchiche e funzionali. E’ stata predisposta una serie di procedure, che comprende quelle richieste dalla norma ISO 9001: 2008, il cui elenco è contenuto nel manuale. E’ disponile un elenco delle Leggi, norme e regolamenti applicabili al prodotto aziendale. Il certificato della Camera di Commercio riporta lo scopo e le attività aziendali, tra le quali rientra quella per la quale è richiesta la certificazione. Il Riesame del Sistema Qualità è stato effettuato in data 10/09/2010, e comprende tutti gli argomenti richiesti dalla norma di riferimento, includendo obiettivi di miglioramento epr i vari processi aziendali.


Rev. 3 11/26

Il Piano di audit prevede l’effettuazione di audit su tutti i processi aziendali; al momento rimane da effettuare l’audit interno ai processi di approvvigionamento e progettazione, previsti per la settimana prossima.) - Details of Stage 2 audit agreed with the client Occorre indicare la data e la durata stabilite, per l’audit di stage 2 o in alternativa il tempo minimo prima dell’audit stage 2. Inoltre, se è possibile pianificarlo, indicare che è stato preparato il piano per l’audit di stage 2. (vedi anche 4.7) ESEMPIO: Definito durante l'audit il piano di audit di stage 2. Definiti due giorni/uomo come previsto da offerta. Concordato e consegnato il piano di audit all'azienda. Sulla base del campo di applicazione riportato sul manuale, del numero di addetti dichiarati dall'organizzazione e dell'elenco cantieri operativi in corso, e' stata pianificata la verifica a due cantieri operativi in modo da poter confermare lo scopo di certificazione richiesto dall'organizzazione)


Rev. 3 12/26

4.6 Info sheet

Occorre indicare negli appositi spazi il giudizio sul grado di adeguatezza della documentazione del SGQ e sul Riesame del Sistema Qualità da parte della Direzione.

- Review of each process defined by the Organization (Definition of objectives and programme, significant environmental aspects and performances, verification of applicable legislation)

Si deve mettere in evidenza che ogni processo aziendale è stato valutato a livello documentale e si deve inserire una breve descrizione di cosa è stato riscontrato per ogni processo definito dall'azienda. Si deve inserire una descrizione sintetica dei vari processi aziendali, principali e di supporto. ESEMPIO 1: (Es: Di seguito e' riportato un commento per ogni processo definito dall'organizzazione. In generale i processi sono monitorati in modo adeguato attraverso indicatori verificati con frequenze prefissate. in caso di indicatori fuori obiettivo l'organizzazione attua azioni correttive.


Rev. 3 13/26

- Processo direzionale: l'organizzazione ha definito un cruscotto che riporta tutti gli indicatori aziendali. in particolare il processo e' monitorato attraverso due indicatori: costi della qualita'/non qualita' e fatturato procapite. - Processo gestione della qualita': Il processo e' gestito dal responsabile qualita'. i documenti sono gestiti e distribuiti via intranet. il processo e' monitorato attraverso l'indicatore: riemissioni documenti dovute ad errori - Processo gestione delle risorse umane: Il process owner e' il resp. delle risorse umane. il processo e' monitorato attraverso i seguenti indicatori: indice di motivazione del personale, ore di formazione per dipendente, rispetto dei piani di formazione - Processo gestione contratti e gare: Il processo e' ben strutturato e monitorato attraverso i seguenti indicatori: fatturato e margini di commessa, tempi di risposta a richiesta d'offerta, contratti/gare su offerte fatte - Processo acquisti: Le performance dei fornitori sono monitorate attraverso i seguenti indicatori: rispetto dei tempi di consegna e qualita' del prodotto fornito - Processo produzione: il process owner e' il Resp. dei cantieri. Il processo e' monitorato attraverso: numero dei reclami, numero di non conformita', rispetto dei tempi di consegna, rispetto dei piani di lavoro.) ESEMPIO 2 Il SGQ dell’organizzazione è applicato per la realizzazione di …………… . La Società ha definito dei processi principali, relativi alla realizzazione del prodotto, e processi di supporto per la gestione del SGQ. Il sistema verificato appare ben/sufficientemente implementato e condiviso (verificate interviste al personale). Il personale responsabile e operativo appare tecnicamente ben preparato e consapevole del proprio ruolo aziendale ed all’interno del SGQ - Processo commerciale: il sistema di indicatori consente un buon controllo delle attività e, dai dati analizzati si evince la tendenza al raggiungimento degli obiettivi annuali - Processo progettazione: il personale è tecnicamente ben preparato sulle metodiche sulle tecniche di progettazione inoltre il personale comprende l’utilità degli strumenti del SGQ (pianificazione progettazione e consuntivo, riesami, verifiche, attività di validazione) - Processo acquisti: i prodotti/servizi sono acquisiti da fornitori storici di cui negli anni si è testata la validità. Dal ridotto numero di NC sui prodotti approvvigionati si evince efficacia del sistema. - Processo produzione: mediante competenza del personale in merito ai propri prodotti ed alla consapevolezza dell’importanza di ogni singolo step realizzativo in relazione alle successive attività il processo è efficacemente sotto controllo. Il ridotto numero di reclami conferma tale evidenza. - Assessment of the Organization's Management System and of the client's level of understanding of the requirements of the standard

Si deve riportare un giudizio complessivo sul SGQ, sia per quanto riguarda la conformità alla norma, sia per quanto riguarda l’adeguatezza per la realizzazione del prodotto aziendale, ed un riferimento sulla comprensione del SGQ da parte dell’organizzazione. ESEMPIO: (Il SGQ dell’organizzazione appare ben strutturato a livello documentale, adeguato alla realizzazione dei prodotti aziendali e conforme alla norma di riferimento. Le persone intervistate hanno dimostrato una buona conoscenza e consapevolezza dell’utilità del SGQ stesso)


Rev. 3 14/26

4.7 Conclusions

- Remark and supplementary notes Compilare come d’uso con notizie aggiuntive, quali: produzione su più turni, presenza osservatori, appartenenza dell’organizzazione a gruppi nazionali od internazionali, ecc.. NOTA IMPORTANTE Se possibile, al termine dello stage 1 occorre preparare il piano di audit relativo allo stage 2 (uno degli output previsti dalla norma ISO 17021: 2011) e consegnarlo al cliente. Nello spazio indicare che il piano di stage 2 è stato concordato con il cliente. In alternativa indicare i motivi per i quali non è stato fatto. Nel caso in cui l’esecuzione dello stage 2 sia stata pianificata consecutiva allo stage 1 e il Piano di Audit stage2 sia stato già anticipato al cliente, occorre indicare come output dello stage 1 se il Piano di Audit stage 2 è stato confermato o è stato modificato.


Rev. 3 15/26

5. STAGE 2

5.1 Audit list

Occorre inserire le eventuali osservazioni scaturite dall’audit stage 2 per ogni punto della norma di riferimento, di tipo A, B o C. Occorre porre attenzione alla formulazione dei rilievi in modo da chiarire al Comitato Tecnico contenuti, evidenze e motivazioni dei rilievi stessi (registrare sempre evidenza oggettiva, punto norma di riferimento e descrivere dettagliatamente il rilievo - vedi : Instruction to technicians: “FORMULAZIONE RILIEVI SUL RAPPORTO DI AUDIT - ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DELL’ORGANIZZAZIONE”). E’ necessario registrare la verifica di tutti i punti norma (“Check All”).

5.2 Company&Representatives

Come d’uso occorre inserire le persone intervistate. Anche in questo caso occorre indicare i presenti alla riunione iniziale ed i presenti alla riunione finale, indicando anche chi firmerà il rapporto (vedi 4.2).


Rev. 3 16/26

5.3 Production site

Nel campo “Main” si trovano già i dati dell’azienda (scope, address…, name…,), registrati dalla segreteria, che comunque è bene verificare. Nel campo “Extension reasons” occore annotare le ragioni che hanno condotto ad una eventuale estensione (oggetto di certificazione, sito,…). Si rammenta che una precisazione o un dettaglio dello scopo di certificazione non è considerato un’ estensione. Nel campo “Any other activities checked” è necessario registrare le attività verificate che non vengono effettuate in un sito specifico, completo di indirizzo (es. verifica attività trasporto rifiuti, merci, di linea,…). Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo “summary of activities/sites”, che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.

Nel campo “Other sites” è necessario registrare i dati relativi ai siti permanenti (“Were any permanent sites audited on the basis of a site sampling procedure?”) o alle attività esterne (“Was the activity carried out outside the Organization audited (e.g. centres providing the service)?”), verificate. In caso di multi sito è necessario selezionare “Yes” e, utilizzando “Add existing op. unit”, selezionare i siti campionati durante l’audit già caricati dalla segreteria; se i siti non sono presenti è necessario caricarli mediante “Add new op. unit” (in caso di sorveglianza e ricertificazione dovrebbero essere già presenti perché devono comparire sul certificato). In caso di organizzazioni con più siti permanenti, ma non rientranti nella definizione di multi sito, è necessario selezionare “N.A.”, ma occorre comunque selezionare i siti oggetto di audit utilizzando “Add existing op. unit” per dare evidenza dei siti che sono stati verificati.


Rev. 3 17/26

In caso di non applicabilità spuntare comunque N.A.

Le registrazioni indicate in questi campi sono recepite nel modulo “summary of activities/sites”, che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.


Rev. 3 18/26

5.4 Reference documents

- Any requirements of the standard rule excluded Occorre inserire la conferma della verifica dei motivi per i quali sono state accettate le eventuali esclusioni di parti delle norme applicabili. ESEMPIO: 7.3- Verificato con esito positivo, in quanto l'azienda realizza le opere a fronte di disegni, progetti e documentazione fornita dalla committenza) 7.3 verificato con esito positivo in quanto l’organizzazione commercializza soltanto prodotti a nome di terzi ai quali è in carico l’attività di progettazione 7.5.1.f) verificato positivamente in quanto l’attività di assistenza non è requisito contrattuale 7.6 verificato positivamente in quanto tutti i controlli che l’organizzazione svolge sono di tipo visivo/documentale e quindi non richiedono l’utilizzo di grandezze fisiche/meccaniche oppure scrivere A seguito dello svolgimento dell’audit, dell’analisi dei processi e del campo di applicazione si ritiene accettabile l’esclusione del punto…. così come giustificata sul Manuale - Any other activities that are checked on a documental basis Occorre registrare tutte le evidenze documentali raccolte a supporto delle attività indicate nello scopo. Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo “summary of activities/sites”, che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.


Rev. 3 19/26

5.5 Audit report

- Closure of recommendations (C) found during previous audit Occorre inserire un commento sulla presa in carico delle eventuali osservazioni scaturite nello stage 1 o nel precedente audit di sorveglianza o rinnovo.


Rev. 3 20/26

5.6 Info sheet

- Results of the audit for each process identified by the

Organization and assessed during the audit (evidence, strong points and positive elements)

Occorre indicare che l’applicazione del SGQ è stata verificata su tutti i processi previsti sul piano di audit e definiti dall’organizzazione. Per ogni processo valutato deve essere inserito un sintetico commento su quanto valutato, riportando le evidenze oggettive significative di quanto verificato come, ad esempio, numero della commessa che è stata verificata, numero dei disegni verificati descrizione ed identificazione del/dei componenti verificati, numero e descrizione dell’ordine verificato, documenti esaminati , riferimenti ai vari documenti di registrazione, eccetera. Molto importante è inserire una spiegazione delle motivazioni che hanno condotto alla emissione di una non conformità. Ciò si ottiene descrivendo bene la situazione rilevata che ha condotto alla emissione della non conformità e spiegando come questa possa costituire un pericolo nella applicazione del Sistema di gestione per la Qualità . Deve essere inoltre riportato un sintetico giudizio globale sul SGQ.


Rev. 3 21/26

ESEMPIO: Il gruppo di audit ritene il sistema di gestione dell'organizzazione adeguato e ben applicato; in particolare le persone intervistate hanno dimostrato un alto grado di competenza e conoscenza dei processi nei quali sono coinvolti e una buona consapevolezza delle regole del sistema di gestione.(Oppure :si ritiene che il SGQ sia adeguato alla produzione aziendale anche se possiede dei margini di miglioramento, considerata la recente applicazione) Durante l'audit sono stati verificati i seguenti processi aziendali definiti dall’organizzazione e riportati sul piano di audit: qualita', progettazione, approvvigionamento, personale, produzione, direzione. - Processo direzionale: : La direzione aziendale risulta molto coinvolta nella gestione del sistema e nel miglioramento; ad essa viene presentata ogni tre mesi la situazione degli indicatori individuati per ogni processo. - Processo di gestione della qualita': il processo qualita' e' ben strutturato. Gli indicatori sul processo sono adeguatamente monitorati. i piani di audit sono rispettati. Gli audit interni non hanno rilevato gravi non conformità e da essi sono stati tratti spunti di miglioramento per i SGQ.. Particolare importanza è stata data alla gestione dei reclami da parte dei clienti, peraltro in netta diminuzione negli ultimi due anni. - Processo di produzione: il processo di produzione e' tenuto sotto controllo in modo adeguato attraverso l’ordine di produzione che segue il prodotto fino al collaudo finale. gli operatori macchina intervistati hanno dimostrato competenza tecnica e conoscenza delle tecniche statistiche di base applicabili. L'efficienza e l'efficacia del processo produttivo sono tenute sotto costante controllo anche attraverso la percentuale di scarto interno. Il personale ha dimostrato padronanza delle tecniche di produzione. E’ stata verificata con esito positivo la produzione del materiale di cui all’ordine di produzione 755/08. E’ stato tuttavia riscontato che il componente ZZZ, risultato non conforme dopo la lavorazione di macchina, non è stato adeguatamente identificato come tale, in disaccordo alle procedure aziendali; considerando il tipo di componente, questa inesatta identificazione crea il pericolo di un utilizzo involontario. A seguito di questa osservazione è stata emessa una Non Conformità. - Processo personale: il processo è ben strutturato. I programmi di formazione sono rispettati. La motivazione e la consapevolezza del personale e' valutata annualmente tramite appositi questionari. Per le varie funzioni aziendali sono state stabilite adeguate competenze, che sono assicurate attraverso un piano di formazione. Sono state verificate le registrazioni dell’addestramento impartito al personale addetto alle nuove macchine a controllo numerico. - Progettazione: il personale intervistato ha dimostrato competenza sulle metodologie di progettazione e sui core tools automotive (Fmea, piani di controllo, Ppap, ecc..) E’ stata verificata la gestione della progettazione del nuovo riduttore HRID 75, verificando in particolare la registrazione della verifica, riesame e validazione della progettazione. - Approvvigionamento: L’organizzazione utilizza solo fornitori con sistema qualità certificato. Le prestazioni dei fornitori sono monitorate tramite valutazione dei tempi di consegna e della qualità del prodotto fornito.) E’ stato verificata la corretta gestione dell’ordine ORD 23/2008 relativo a barre in acciaio verso il fornitore PINCO PALLINO. - Improvement opportunities Occorre riportare eventuali opportunità di miglioramento del SGQ, riportando anche quelle non strettamente correlate con le raccomandazioni indicate nel rapporto (Osservazioni di tipo C). ESEMPIO: (Pur essendo le metodologie di gestione della documentazione conformi alla norma di riferimento, sarebbe opportuno ridimensionare la quantità dei documenti utilizzati per allinearla meglio alle esigenze aziendali. – sarebbe opportuno rivalutare i criteri di taratura utilizzati per gli


Rev. 3 22/26

strumenti di misura al fine di ridurre i costi di calibratura - Razionalizzazione e standardizzazione dei componenti - verificare le frequenze di taratura degli strumenti di misura tenendo conto della effettiva percentuale di impiego; - ecc..)

- Degree of effectiveness of the internal audits/management reviews

Occorre riportare le motivazioni del grado di efficacia degli audit interni e del riesame del SGQ; non è sufficiente inserire un giudizio come “buono” o “migliorabile” ESEMPIO: (Gli audit interni sono stati effettuati, da personale aziendale adeguatamente formato, secondo un piano prestabilito su tutti i processi aziendali ed hanno evidenziato una buona applicazione del sistema qualità, anche se i criteri utilizzati per la loro effettuazione possono essere migliorati (vedere raccomandazione n° 4). Le 8 non conformità riscontrate, sono state discusse con i responsabili dei processi i quali hanno già proposto, ed in alcuni casi già messo in atto, delle azioni correttive ritenute adeguate. Il riesame del SGQ da parte della Direzione è stato aggiornato in data 20/09/2008 e considera tutti gli argomenti indicati dalla norma ISO 9001: 2008 ed evidenzia l’analisi di tutti gli aspetti del SGQ, includendo l’analisi degli obiettivi di miglioramento aziendale dell’anno in corso e i risultati degli audit interni). Il riesame riporta i nuovi obiettivi di miglioramento stabiliti dalla direzione stessa.


Rev. 3 23/26

5.7 Conclusions

- Remark and supplementary notes Compilare come d’uso con notizie aggiuntive quali: produzione su più turni, presenza osservatori, appartenenza dell’organizzazione a gruppi nazionali od internazionali, ecc…

6. SORVEGLIANZE PERIODICHE / RICERTIFICAZIONI

6.1 Rapporto

Per la preparazione del rapporto di sorveglianza e ricertificazione deve essere utilizzato il lay out del rapporto di audit stage 2. Nella compilazione del rapporto relativo ad un audit di sorveglianza periodica, si deve tenere conto che l’azienda è già certificata, per cui dovranno essere particolarmente enfatizzate le modifiche intervenute al SGQ, il raggiungimento o meno degli obiettivi di miglioramento, il confronto con i risultati degli audit precedenti compilando i campi come indicato al precedente punto 5. Se non sono state effettuate modifiche occorre segnalarlo.


Rev. 3 24/26

6.2 Audit list

E’ necessario registrare la chiusura dei rilievi emersi nell’audit precedente (“Correct All”).

6.3 Audit report

- The audit team has checked the status of objectives and goals to be reached in the three-year period and the performance

indicator trend

Questo spazio compare e si compila solo per gli audit di ricertificazione

Occorre inserire un commento sul miglioramento del SGQ da parte dell’Organizzazione nei tre anni precedenti. Per fare ciò occorre esaminare l’andamento degli indicatori di processo ed il raggiungimento o meno degli obiettivi stabiliti dalla direzione aziendale e la tendenza di questi indicatori. Occorre inoltre verificare l’andamento delle non conformità riscontrate (sia interne che esterne) sia come numero che nel merito, gli eventuali reclami provenienti dai clienti e quant’altro possa essere indice di miglioramento. In questo campo occorre inserire anche l’informazione e commenti relativi agli eventuali reclami pervenuti al RINA da terzi sulla Organizzazione oggetto della certificazione.


Rev. 3 25/26

ESEMPIO: Dall’esame dei rapporti di “Riesame del Sistema Qualità” si può verificare come gli obbiettivi di miglioramento siano stati sempre raggiunti , ad eccezione di quello relativo alla realizzazione di una nuova linea di produzione che, al momento, è stato accantonato in previsione di una riorganizzazione generale dell’azienda. In particolare è stato rilevato che gli indicatori determinati per i processi principali fornisco una indicazione sulla tendenza al miglioramento nel tempo delle prestazioni aziendali. Durante l’ultimo triennio RINA ha ricevuto un reclamo sull’azienda XXXXXXXX relativamente alla consegna di un materiale incompleto; è stato comunque verificata la corretta gestione del reclamo, conclusosi con la completa soddisfazione del cliente. Le cause del reclamo sono state comunque analizzate, concludendo che, trattandosi di un caso episodico, dovuto a non perfetta gestione della spedizione, non è stata rilevata la necessità di modificare alcuna procedura del sistema qualità. ……….. Durante l’ultimo triennio non sono stati ricevuti dal RINA reclami o segnalazioni sull’azienda e/o sui suoi prodotti.

6.4 Info sheet

- Degree of implementation of the Organization's Management System, comparing it with the result of previous audits (when applicable)

Occorre dare un giudizio sul miglioramento nel tempo del SGQ, desunto dai precedenti rapporti di audit. E’ pertanto indispensabile verificare i precedenti rapporti di audit RINA o di eventuali altri Organismi di certificazione. ESEMPIO: (La diminuzione delle NC denota un miglioramento nella applicazione del sistema; sono state modificate alcune procedure aziendali, ecc……………….. I risultati del monitoraggio degli obiettivi stabiliti per i vari indicatori di processo denotano un miglioramento rispetto ai rapporti precedenti. Si nota che l’obiettivo (OOO) per l’indicatore xxx, non è stato raggiunto; l’azienda ha stabilito ed applicato azioni di miglioramento….)


Rev. 3 26/26

7. CAMPI PARTICOLARI

Per il settore EA28 esiste un campo particolare nel quale devono essere registrati i dati relativi ai cantieri presso i quali è stato effettuato sopralluogo.

Le registrazioni indicate in questo campo sono recepite nel modulo “summary of activities/sites”, che riepiloga ciò che è stato verificato nel triennio.

Guida rapporti di audit - rev3 - service.rina.orgservice.rina.org/RINA/QS-RINA/CDQSRINA.nsf... ·...

Documents

Transcript of Guida rapporti di audit - rev3 - service.rina.orgservice.rina.org/RINA/QS-RINA/CDQSRINA.nsf... ·...