Rilevazione Presenze e

Staff Planner:dalla

pianificazione turni

alla certezza della presenza

Ing. Fabio De Cesco

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La gestione dei turni: le variabili in gioco

I DATI INIZIALIREGOLE DEL PIANO

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La gestione dei turni: le variabili in gioco

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La gestione dei turni: le variabili in gioco

IDENTIFICAZIONE DELLE NECESSITA’

REALIZZAZIONE BOZZADEL PIANO DEI TURNI

REVISIONE DEL PIANO DEI TURNI

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Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche

1. PIANIFICAZIONE

2. GESTIONE

a) sfrutta tecniche algoritmiche all’avanguardia della ricerca operativa.

b) Collaborazione costante con l’Università.

c) Grande flessibilità nel risolvere anche le problematiche più particolari e di difficile gestione.

a) possibilità di svolgere modifiche manuali al piano prodotto (aggiunta turno, eliminazione turno, sostituzione di turni fra operatori, cambi attività, messa in ferie/malattia/infortunio/ecc...).

b) valutazione puntuale degli effetti dello spostamento del turno sulla soluzione complessiva.

c) Visualizzazione interattiva con diversi tool di estrema utilità.

Inaz Staff Planner permette di svolgere e salvare simulazioni diverse del piano dei turni di lavoro e consente valutazioni strategiche sulle squadre di lavoro e sui contratti aziendali da applicare in base al fabbisogno offerto al cliente finale.

Inaz Staff Planner mette a disposizione tutti gli strumenti per la semplice gestione manuale del piano dei turni di lavoro.

– obiettivo di medio/lungo periodo

– obiettivo di breve periodo

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za1. Integrazione con software Presenze

Dialoga con la rilevazione Presenze per organizzare la turnazione e gestire le sostituzioni.

2. Sicurezza dei dati

Solo dopo l’approvazione dello schema turni gli orari di lavoro vengono inviati alla gestione e rilevazione presenze/assenze.

4. Velocità dei calcoli

La realizzazione dei calendari dei turni di lavoro può essere svolta molto velocemente anche quando il numero di operatori da pianificare è molto elevato.

3. Facilità d’uso

Implementato con la stessa tecnologia dei prodotti Inaz, consente a tutti gli utenti di interagire con il sistema in modo intuitivo e senza particolari competenze informatiche.

Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche

Il piano dei turni è realizzo utilizzando tecniche moderne di ricerca locale, sviluppate in collaborazione con docenti e ricercatori universitari coinvolti in numerosi studi di ricerca su queste problematiche.

5. Qualità e calibrabilità delle soluzioni

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8. Strumento comune fra più reparti

Possibilità di accentrare in un unico strumento la pianificazione di tutte le risorse umane dell’azienda, anche di diversi reparti, permettere lo scambio di personale tra una struttura e l’altra.

Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche

Le assenze, le sostituzioni e i cambi di turno possono essere gestiti in maniera manuale grazie all’introduzione di semplici operazioni sul piano dei turni, oppure possono essere proposte in modo automatico dal sistema.

6. Gestione manuale ed automatica delle variazioni

9. Facilitazione nella rilevazione degli orari

Rende particolarmente semplice la rilevazione degli orari di lavoro grazie alla immediata comprensione del calendario dei turni.

7. Statistiche

Permette la rilevazione di informazioni statistiche sulla base delle turnistiche elaborate ed informa l’utente sulle violazioni del piano sulla base delle regole impostate.

10. Accesso all’applicazione via web

La soluzione è fruibile via web e quindi accessibile da qualsiasi postazione connessa in rete.

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Staff planner: Obiettivi e caratteristiche

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Staff Planner: Regole del calcolo gestite

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ABILITA’: l’operatore ricopre sempre una mansione per cui risulta abile.

INDISPONIBILITA’: l’operatore che presenta una causale di indisponibilità in un giorno (ferie, malattia, infortunio, ecc...) risulterà sempre assente.

INIZIO/FINE CONTRATTO DI LAVORO: l’assegnazione di orari di lavoro all’operatore dipende dalla data di inizio e dalla data di scadenza del suo contratto di lavoro.

ORARI DI LAVORO PERMESSI DA CONTRATTO: gli orari di lavoro che un operatore può ricoprire giornalmente sono solamente quelli stabiliti dal contratto.

LunedìMartedì

MercoledìGiovedìVenerdìSabato

DomenicaPre-festivi

FestiviPost-festivi

Orari O1, O2, O3Orari O1, O2, O3Orari O1, O2, O3Orari O1, O2, O3Orari O1, O2, O3Orari O4, O5, O6

Orari O7,08Orari O7,08Orari O7,08Orari O7,08

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Staff Planner: Regole del calcolo gestite

SODDISFACIMENTO DEL FABBISOGNO MINIMO: è necessario evitare, per ogni momento della giornata, l’under staffing ossia un disservizio derivante da un numero esiguo di operatori rispetto a quello previsto.

SODDISFACIMENTO DEL FABBISOGNO MASSIMO: è necessario evitare, per ogni momento della giornata, l’over staffing ossia un’inefficienza derivante da un numero superiore di operatori rispetto a quello previsto.

SEQUENZA DI TURNO: l’organizzazione del piano dei turni di un operatore deve essere sviluppato secondo la sequenza di riferimento.

MINIMO NUMERO DI ORE DI RIPOSO TRA UN TURNO E IL SUCCESSIVO: è necessario che tra un turno lavorato e il successivo ci siano un numero di ore di riposo che permette all’operatore di essere produttivo sul posto di lavoro. Talvolta questa regola viene identificata con il nome Conflitti tra turni.

GIORNI CONSECUTIVI: per ogni operatore è necessario verificare che lo sviluppo del piano dei turni non presenti un numero di giorni lavorativi consecutivi maggiore rispetto a quello stabilito dal contratto di lavoro.

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Case History – settori di applicazione

REQUISITO DESCRIZIONE1 Dimensionale oltre i 30 “turnisti”

2 H24 servizio continuativo al Cliente finale su tutto l’arco della giornata

3 Variabilità del lavoroil servizio al Cliente finale è variabile a seconda del momento della giornata oppure di giorno in giorno

4 Flessibilità dei contratti di lavoroi dipendenti possono essere arbitrariamente assegnati a turni diversi di giorno in giorno

5 Mansioni diverse di lavoronell’arco della giornata è necessario coprire più ruoli con le risorse umane a disposizione

6 Scambio di risorse tra un reparto e l’altro

richieste di utilizzo di dipendenti, in caso di necessità, da un reparto all’altro.

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Case History – settori di applicazione

Potenziali clientiA: requisito ad alta importanza

M: requisito a media importanzaB: requisito a bassa importanza

Dim

ensionale

H24

Variabilità lavoro

Flessibilità dei contratti

Mansioni diverse

Interscambio di

risorse

1 Enti ospedalieri A A M B M M

2 Call-Center M B A A M B

3 Aziende manifatturiere A A M B A B

4 Grande distribuzione A B A A M B

5 Istituti di vigilanza e security A A B B A A

6 Aeroporti A B B M A M

cooperative di servizi, autostrade, impianti sciistici di risalita, autogrill, punti vendita, ecc...

Altri settori:

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Case History: Enti Ospedalieri

Esempio: turno in quinta g1 g2 g3 g4 g5

M P N R R

M / P / N / G1 / 2 / 3 / G

TURNAZIONE CLASSICA: le mansioni sono organizzate secondo i turni di lavoro classici

CICLICITA’ DEI TURNI DI LAVORO: la turnazione del personale avviene secondo dei “pattern” di riferimento; la ciclicità dei turni di lavoro varia nel tempo solamente in caso di stretta necessità

GESTIONE DELLE ASSENZE DEL PERSONALE E SOSTITUZIONI MIRATE: è indispensabile poter impostare le assenze del personale per Ferie/Malattia/Congedo/Infortunio e pianificare quali sono le persone più adatte a sostituire le figure professionali mancanti.

OBIETTIVO FINALE: evolvere il piano dei turni di lavoro secondo la ciclicità definita dall’amministratore del piano dei turni, considerando le indisponibilità degli operatori e compensando il servizio al cliente finale con il lavoro degli operatori jolly o aggiungendo lavoro straordinario al personale ordinario.

Rispetta le regole contrattuali degli operatori

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Case History: Enti Ospedalieri

Sequenza fissaTurno in quinta

Operatorijolly

ESEMPIO REALEOre dovute reale

vs teoricheScostamento ore

dovute vs reali

Fabbisogno infermieri e

O.S.S.

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Case History: Call-Center

CONTRATTI FLESSIBILI: i contratti di lavoro dei dipendenti prevedono l’assegnazione a orari di lavoro diversi da giornata a giornata. I contratti possono avere durata anche molto breve a seconda della commessa da soddisfare.

CURVA DI TRAFFICO: la direzione generale conosce quale deve essere in ogni momento della giornata il livello di servizio offerto al Cliente per ogni attività proposta.

OBIETTIVO FINALE: La turnazione deve garantire oltre alla copertura migliore della curva di traffico, il soddisfacimento delle regole contrattuali classiche del personale (almeno 11 ore tra un turno e il successivo, non più di 5 giorni consecutivi, la scadenza dei contratti) e le richieste specifiche dei dipendenti.

Maggiore è la flessibilità dei contratti aziendali e migliore risulta complessivamente l’organizzazione del lavoro e il livello di servizio al cliente finale.

In un Call-Center circa il 90% dei costi interni sono riferiti al personale

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Case History: Call-Center

MATRICOLA COGNOME NOME 23/06/2008 24/06/2008 25/06/2008 26/06/2008 27/06/2008 28/06/2008 29/06/2008

OP001 AGOSTINI ANNA RITA R 09:30-17:30 10:30-18:30 08:30-16:30 08:00-16:00 10:00-18:00 R

OP002 AIELLO CARLA R 08:30-16:30 08:00-16:00 08:30-16:30 10:00-18:00 10:00-18:00 R

OP003 ALESSANDRIA MIRKO 12:30-20:30 11:30-19:30 13:30-21:30 R R 12:00-20:00 11:30-19:30

OP004 ANGELICO SILVIA 15:30-21:30 11:00-17:00 R 13:30-19:30 13:00-19:00 11:30-17:30 R

OP005 ANGILLETTA DAMIANA 08:00-16:00 09:00-17:00 R R 08:30-16:30 10:00-18:00 09:30-17:30

OP006 APREA FABIO F F F F F F F

OP007 ARFINENGO TERESA 13:30-21:30 12:30-20:30 R 11:30-19:30 12:00-20:00 11:00-19:00 R

OP008 ARNONE GIOVANNA 09:00-15:00 09:00-15:00 R 09:00-15:00 09:00-15:00 09:00-15:00 R

OP009 AUDINO MICHAEL 13:30-21:30 12:30-20:30 12:30-20:30 R 12:00-20:00 12:00-20:00 R

OP010 BALZAMO FRANCESCO 12:00-20:00 R 11:30-19:30 R 11:00-19:00 11:30-19:30 11:00-19:00

OP011 BANZATO BARBARA 12:00-20:00 12:30-20:30 13:00-21:00 12:30-20:30 SCAD SCAD SCAD

OP012 BARBULESCO ELENA R R 13:00-21:00 12:00-20:00 11:30-19:30 12:30-20:30 11:30-19:30

OP013 BARIRERO SILVIA RITA R 18:00-00:00 18:00-00:00 R 18:00-00:00 18:00-00:00 18:00-00:00

OP014 BARZON MARCO 16:00-22:00 17:30-23:30 16:30-22:30 R R 18:00-00:00 17:30-23:30

OP015 BASILE SABRINA R 08:00-12:00 08:30-12:30 09:00-13:00 08:00-12:00 R R

OP016 BELLIZZI GIANFRANCO 13:30-21:30 12:00-20:00 M M M R R

L’assegnazione degli orari di lavoro è libero

ESEMPIO REALE

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