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Richiesta di offerta mediante pdf interattivo Manuale per i Fornitori
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Richiesta di offerta mediante pdf interattivo
Manuale per i Fornitori
Richiesta di offerta mediante pdf interattivo
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INDICE DEGLI ARGOMENTI
1 INTRODUZIONE ..................................................................................................... 3
1.1 DEFINIZIONI ED ACRONIMI ................................................................................ 3
2 GARE IN PDF ........................................................................................................ 4
2.1 INVITO DEL FORNITORE ALLA NEGOZIAZIONE ................................................................... 4
2.2 COME COMPILARE IL PDF ........................................................................................ 6
2.2.1 Sezione Principale ........................................................................................ 6
2.2.2 Sezione di dettaglio per la singola riga ............................................................ 8
2.2.3 Sezione Conclusiva .................................................................................... 11
2.3 COME INVIARE L’OFFERTA ...................................................................................... 12
2.4 COME VEDERE L’ESITO DELL’INVIO ............................................................................ 14
2.4.1 Creazione Offerta con Esito Positivo .............................................................. 15
2.4.2 Creazione Offerta con Esito Negativo ............................................................ 15
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1 INTRODUZIONE
Il presente documento rappresenta il manuale utente per i FORNITORI PORTALE di DOLOMITI
ENERGIA e si colloca all’interno del progetto relativo alla revisione dei processi di acquisto
tramite la piattaforma SAP SRM.
1.1 DEFINIZIONI ED ACRONIMI
Nel prosieguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi:
SRM Il portale degli acquisti del Gruppo Dolomiti energia
SQM Il portale di qualificazione dei fornitori del Gruppo Dolomiti energia
SUS Il portale per lo scambio di ordini e contratti per i fornitori del Gruppo
ECC Backend SAP R/3
EHP Enhancement Package. Componente software che abilita funzionalità
aggiuntive.
BID Bid Invitation – Richiesta di Offerta
QUOT Quotation – Offerta
cFolders Collaboration Folders – Area collaborativa con i fornitori
RDQ Richiesta di Qualifica
VR Vendor Rating – valutazione dei Fornitori
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2 GARE IN PDF
Questa sezione è dedicata alla fase di presentazione delle offerte tramite la compilazione di un
file PDF.
Verrà illustrato il processo di presentazione delle offerte, ovvero:
• come il fornitore riceve l’invito ad una negoziazione;
• come crea la propria offerta attraverso la compilazione di un file PDF;
• come questa potrà essere inviata all’Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia.
Per questo tipo di richieste di offerta non è necessario essere in possesso di
credenziali di accesso al Portale degli Acquisti del Gruppo Dolomiti Energia. Infatti la
presentazione dell’offerta avviene mediante compilazione ed invio di un file pdf interattivo.
2.1 Invito del fornitore alla negoziazione
Per ogni negoziazione alla quale il fornitore è invitato, lo stesso riceve una e-mail nella casella
di posta della persona di contatto indicata, contenete il riferimento alla gara o appalto che è
stata emessa dall’Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia. Il testo della mail è il seguente:
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Figura 1: Testo Mail invito Gara
In allegato alla email sopracitata possono esservi uno o più allegati. Uno degli allegati è un file
pdf che servirà per presentare la propria offerta.
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2.2 Come compilare il PDF
Aprendo il PDF allegato alla email si possono visualizzare le richieste del gruppo Dolomiti
Energia e si può presentare la propria offerta.
Il PDF è organizzato in tre sezioni:
- Sezione principale
- Sezione di dettaglio per la singola riga
- Sezione conclusiva
Di seguito si spiega ogni sezione del pdf ricevuto
2.2.1 Sezione Principale
BOX denominato “INFO PRINCIPALI”
Nella sezione Info principali ci sono le informazioni più rilevanti per l’appalto a cui si stati
invitati quali il numero dell’appalto e il nome e indirizzo email del buyer che si occupa della gara
e che possibile contattare in caso siano necessari chiarimenti.
BOX denominato “DATE”
Nella sezione delle date si trovano le date di rilevanza per l’offerente:
INFO
PRINCIP
DA
DETTAG
LIO
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• Termini di presentazione offerta: rappresenta la data e ora entro cui l’offerta deve
essere inviata al gruppo Dolomiti Energia. Le offerte inviate dopo la data indicata NON
saranno accettate.
• Termine per la richiesta dei chiarimenti: Qualora sia necessario richiedere
chiarimenti l’offerente lo potrà fare tramite email all’indirizzo indicato nel box info
principali” entro la data qui indicata.
• Data di apertura delle offerte: indica la data in cui il buyer aprirà le offerte pervenute
per procedere alla valutazione tecnica ed economica
• La vostra offerta è valida fino a: è la data di validità dell’offerta presentata richiesta
dal gruppo Dolomiti Energia
BOX denominato “DETTAGLIO RICHIESTA”
In questo campo è possibile vedere la descrizione di quanto richiesto dal gruppo Dolomiti
Energia.
BOX denominato “CONDIZIONI”
Nella sezione Condizioni dell’appalto è possibile indicare quali sono le condizioni di pagamento
che la resa per la propria offerta. Nel caso in cui le condizioni di resa siano differenti per le varie
posizioni oggetto dell’offerta sarà possibile indicarle successivamente dettagliandole per la
singola posizione dell’offerta.
INFO
PRINCI
D
DETTA
GLIO
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Si richiede di scegliere la divisa che sarà utilizzata durante la presentazione dell’offerta.
Nella tabella successiva sono rappresentate le richieste del Gruppo Dolomiti Energia: nella
colonna “Descrizione” si può trovare il dettaglio di quanto richiesto e nella colonna “Quantità” si
ha la quantità richiesta.
2.2.2 Sezione di dettaglio per la singola riga
Nella prime due pagine del pdf si presentano i dati relativi all’intero documento. Vi saranno poi
due pagine per ogni posizione della tabella “Richieste” sopra presentata.
Per la singola posizione vi sarà quindi una tabella in cui sarà richiesto all’offerente di inserire il
prezzo e la quantità che si sta offrendo. Automaticamente il pdf calcolerà il Prezzo Totale della
posizione.
CONDI
VALU
RICHI
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Inoltre sarà possibile visualizzare il testo di posizione inserito dal buyer per dettagliare la
richiesta della singola posizione. Nella sezione “Dettagli Consegna” si vedono inoltre i dati
relativi alla posizione dettagliati in: Società Richiedente, Destinatario Merce, Indirizzo di
Consegna, Magazzino.
Si raccomanda di inserire anche la quantità offerta, che di norma deve essere la stessa
richiesta, salvo il caso di disponibilità parziali, ad esempio di materiali
OFFE
TESTO
POSIZI
DETTAGLI
CONSEGN
CONS
TEST
O
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Nella sezione “Consegna” sarà possibile specificare il numero di giorni lavorativi necessari per
effettuare la consegna, nonché la resa qualora questa sia diversa da quella indicata nella
sezione principale.
Nella sezione “Testo Riga” è possibile per l’offerente specificare altri particolari condizioni riferite
alla posizione in oggetto.
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2.2.3 Sezione Conclusiva
L’ultima pagina del pdf contiene una sezione in cui è indicato il prezzo totale offerto per tutte le
posizioni. Tale valore è conteggiato in automatico.
Nella sezione “Commenti Conclusivi” l’offerente ha la possibilità di inserire condizioni di offerta
relative a tutta l’offerta che sta presentando o a singole posizione.
Nb, ai fini contrattuali l’offerta che sarà tenuta in considerazione sarà quella presentata in
formato elettronico. Solo in alcuni casi potrà essere richiesta la conferma dell’offerta mediante
l’invio di documenti redatti e sottoscritti in forma tradizionale.
PRE
TEST
O
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2.3 Come inviare l’offerta
Una volta compilato il PDF si può procedere con la presentazione dell’offerta. Per fare ciò premere i
tasto .
Dopo aver premuto il tasto si visualizza un pop-up informativo che suggerisce di controllare che tutti
i campi obbligatori siano riempiti. Si prega di controllare quindi che la quantità offerta e il prezzo
siano stati compilati.
Si prema per continuare con l’invio del documento. Si presenta quindi un ulteriore
pop-up che permette di scegliere attraverso quale modalità si vuole inviare l’email a Dolomiti
Energia.
Premere il
tasto per
inviare
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Selezionando l’opzione il sistema procede all’invio tramite il client
di posta installato sul pc. Nel caso di Outlook per esempio si apre una email precompilata come
quella nella figura sottostante. Basta semplicemente premere sul tasto “Invia” per mandare l’offerta
al Gruppo Dolomiti Energia.
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Premendo invece sull’opzione si apre un pop-up che permette di salvare il pdf sul
proprio PC in modo da procedere successivamente all’invio dalla propria posta verso l’indirizzo
indicato nel pop-up '[email protected]'
In questo modo è possibile anche salvare una copia della propria offerta.
2.4 Come vedere l’esito dell’invio
Una volta inviato il pdf viene elaborato dal sistema che prova a creare l’offerta. Come illustrato
nella figura sottostante tale creazione può andare a buon fine o meno. In base all’esito di tale
creazione viene inviata una email all’offerente.
Formattato: Tipo di carattere:
(Predefinito) Calibri, 11 pt
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2.4.1 Creazione Offerta con Esito Positivo
Se la creazione dell’offerta usando i dati inseriti nel PDF va a buon fine l’offerente riceve una email
che lo informa del buon esito dell’operazione. Di seguito un esempio della email che il sistema
riceve in questo caso:
2.4.2 Creazione Offerta con Esito Negativo
Se la creazione dell’offerta usando i dati inseriti nel PDF non va a buon fine l’offerente riceve una
email che lo informa del motivo dell’errore e lo prega di correggere il problema nel PDF e inviarlo
nuovamente.
A titolo di esempio di seguito sono presentate alcune email di errore:
in questo caso nel pdf non è
stata inserita la quantità per una
riga (posizione 1) e quindi
l’offerta va ripresentata
inserendo la quantità
In questo caso il pdf è stato
inviato da un indirizzo diverso
da quello a cui è stato ricevuto.
Le due email devono essere
uguali
In questo caso è necessario correggere l’errore e poi inviare nuovamente il PDF.
