Affidabilità nelle spedizioni

con il Visual Management

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Ø APPROCCIO LEAN

Ø VISUAL MANAGEMENT

Ø CASE STUDY

ü IL MAGAZZINO SPEDIZIONI DI UN’AZIENDA «MAKE TO ORDER»

Ø RIFERIMENTI

Indice

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Approccio Lean

L’idea alla base dell’approccio Lean può riassumersi nello slogan: creare più valore per il cliente

finale utilizzando meno risorse. Come? Attraverso una metodologia di management che mira ad

unire, attorno ad un impianto coerente di tecniche e strumenti, la buona volontà, l’esperienza,

l’iniziativa creatrice, il desiderio di fare bene, sempre presenti, in varia misura, nelle persone. La

combinazione di queste motivazioni con un buon metodo produce un processo di continuo

miglioramento che consente significativi recuperi di efficacia (fare quello che serve) e di efficienza

(farlo con meno sforzi).

Limitare il concetto di azienda snella alla sola

adozione di tecniche e strumenti significa fallire.

Ciò che rende il cambiamento ed il

miglioramento reali e sostenibili nel tempo, tali

cioè da costituire vera forza competitiva, evoca il

Kaizen, la spinta senza sosta al miglioramento.

«Essere costantemente orientati al cambiamento (kai) per migliorare (zen), imparando a progredirefacendo tesoro degli errori passati, senza fermarsi nemmeno davanti ai successi…».

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Visual Management

Il Visual Management è uno degli strumenti che fanno parte della «cassetta degli attrezzi» messa a

disposizione dall’approccio Lean per le aziende che vogliono perseguire l’eccellenza operativa.

«The placement in plain view of all tools, parts, production activities, and indicators of production

system performance, so the status of the system can be understood at a glance by everyone

involved.» (Lean Lexicon, Fourth Edition, Lean Enterprise Institute).

Ma in pratica a cosa serve? A creare un ambiente di lavoro in cui ogni deficit informativo è eliminato

e ogni fase del processo operativo diventa ovvia. Attraverso il Visual Management il flusso operativo

si concretizza nel movimento di un cartellino (kanban) e ciò che è disordinato è ricondotto ad una

complessità ordinata (scrum). E’ la tecnica dello Scrumban.

Le dimensioni del Visual Management sono due, al pari di ogni altro strumento Lean: è uno

strumento di guida, sino ad evolvere a strumento di pianificazione operativa, ed è strumento di

condivisione e disseminazione.

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Visual Management: di cosa stiamo parlando

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Visual Management

Guida(Visual Planning)

Disseminazione(Visual display)

Condivisione(Visual Display)

• Piani di progetto e controllo avanzamento

• Front Loading ed anticipazione

• Gestione anticipata dei rischi

• Abbattimento delle barriere tra funzioni

• Comunicazione «pull»

• Proattività

Velocità nella diffusione della conoscenza• del processo• delle regole gestionali• del prodotto

Visual Management: perché ne parliamo

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Visual Management: dove possiamo applicarlo

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IL MAGAZZINO SPEDIZIONI DI UN’AZIENDA «MAKE TO ORDER»Esigenze

Articolazione operativaProcesso di gestione della spedizione

Visual Management nel Magazzino SpedizioniBenefici ottenuti

Il «case study» presentato si riferisce ad un

intervento a supporto della logistica outbound in

una grande azienda italiana che opera nel settore

«power generation» (risultato netto 23.84 milioni

di euro, addetti 2871, anno di riferimento 2013).

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Il progetto si inserisce nell’ambito della riorganizzazione del Magazzino Spedizioni (M.S.)

e risponde alle esigenze di miglioramento indicate:

• incremento del livello di condivisione delle informazioni;

• sviluppo della capacità di previsione e pianificazione.

Esigenze

Esigenza Obiettivo Beneficio

Incremento del livello dicondivisione delle informazioni

Visualizzare il flusso delprocesso di gestione diuna spedizione

Migliorare l’efficacia della gestione edincrementarne l’efficienza

Sviluppo della capacità diprevisione e pianificazione

Misurare le prestazionidel M.S.

Fornire uno strumento di governanceed un livello di servizio all’interasupply chain

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Articolazione operativa

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Il Magazzino Spedizioni «produce» imballi che rappresentano gli elementi fisici

costituenti la spedizione. La generica spedizione è organizzata in una o più liste di

prelievo, ciascuna composta da una pluralità di item con una assegnata numerosità (riga

di consegna).

Processo di gestione della spedizione

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REGISTRAZIONE SPEDIZIONE

ACCETTAZIONE MATERIALE

PRE-IMBALLO

C.Q. PRE-IMBALLO

IMBALLO

C.Q. IMBALLO

RILASCIOPACKING LIST

APPRONTAMENTO SPEDIZIONE

PIAN

O D

I SPE

DIZI

ON

E

Processo di gestione della spedizione: perimetroP.

M. +

LO

GIST

ICA

+ GE

STIO

NE

+ TR

ASPO

RTI

LOGI

STIC

A

MAG

AZZI

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P.M

. + L

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STIC

A GE

STIO

NE

+ TR

ASPO

RTI

CLIE

NTE

FORNITORI/INPUT CLIENTI/OUTPUT

TRAS

PORT

I

MAGAZZINO SPEDIZIONI

PIAN

IFIC

AZIO

NE

PIANIFICAZIONE

P.L.

DdT

SPEDIZIONE

MATERIALI

RdA TRASPORTO

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Processo di gestione della spedizione: macro fasi

RILASCIO

SPEDIZIONE

REGISTRAZIONE

SPEDIZIONE

RILASCIO

PACKING LIST

APPRONTAMENTO

TRASPORTO

APPRONTAMENTO

SPEDIZIONE

ACCETTAZIONE

MATERIALEPRE-IMBALLO C.Q. PRE-IMBALLO IMBALLO C.Q. IMBALLO

DATA FINE PIANIFICAZIONE DATA RILASCIO PACKING LIST DATA EMISSIONE DdT

tempo

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Processo di gestione della spedizione: prestazioni

RILASCIO

PIANIFICAZIONE

REGISTRAZIONE

PIANIFICAZIONE

RILASCIO

PACKING LIST

ATTIVAZIONE

TRASPORTO

APPRONTAMENTO

SPEDIZIONE

DATAFINE PIANIFICAZIONE

DATA RICHIESTAAPPRONTAMENTO MATERIALE

MARGINE TEMPORALE OPERATIVO

DATARILASCIO PACKING LIST

TEMPO DI ATTRAVERSAMENTO

RITARDO

DATAEMISSIONE DdT

GIACENZA

tempo

ANTICIPO

DATARILASCIO PACKING LIST

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L’obiettivo di rendere l'informazione relativa alle attività quotidiane sempre disponibile

ed aggiornata per gli Operatori del Magazzino si coglie attraverso la visualizzazione di:

• flussi di materiale in ingresso ed in uscita;

• priorità adottate per l’evasione delle richieste di approntamento materiale;

• assegnazione compiti ed organizzazione del lavoro;

• flusso work in process (WIP).

Cogliere l’obiettivo indicato consente di:

• monitorare e valutare l’efficienza del nuovo sistema di gestione.

• identificare eventuali colli di bottiglia.

• facilitare l’adozione di soluzioni per snellire il flusso operativo.

• identificare aree di miglioramento.

Visual Management nel magazzino spedizioni: obiettivi

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L’activity-based board («tabellone») è stato progettato attraverso:

COSTRUZIONE PARTECIPATA

LABORATORIO VISUAL

CONDIVISIONE IN TEMPO REALELe soluzioni elaborate durante le sessioni di lavorosono state condivise in tempo reale all’interno delgruppo

Sono state utilizzate tecniche visual per favorire lacondivisione delle informazioni chiave e visualizzarepunti di forza e debolezza delle soluzioni elaborate dalgruppo di lavoro.

Elementi chiave, responsabilità e sequenze operativesono state elaborate attraverso la partecipazioneattiva di tutti i Key People alle sessioni sulla base dicontributi condivisi.

COINVOLGIMENTO KEY PEOPLE Sono stati coinvolti gli attori fondamentali delprocesso per garantirne la messa a fuoco di tutti glielementi chiave.

Visual Management nel magazzino spedizioni: progettazione

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Visual Management nel Magazzino Spedizioni: l’idea prende forma

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Visual Management nel Magazzino Spedizioni: go live

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Benefici ottenuti

La gestione dello strumento di Visual Management richiede circa 45 minuti nell’arcodell’intera giornata lavorativa. Si tratta di «stand-up meeting» che hanno luogo neimomenti cardine, quando il Magazzino Spedizioni è alimentato dalle richiesteprovenienti dalla Logistica, e interessano il personale non operativo che gestisce la fasedi accettazione del materiale e gli «expediter».

La visione d’insieme fornita dal «tabellone» rappresenta un valore aggiunto che gli«expediter» non trovano nelle schermate dell’ERP aziendale: è sufficiente uno sguardoper cogliere l’entità del Work In Process, eventuali criticità nel flusso di materiale iningresso o nei flussi interni, la necessità di rivedere l’assegnazione dei compiti e/ol’organizzazione del lavoro. Le informazioni fondamentali e lo stato di avanzamento diciascuna packing list sono disponibili in tempo reale senza dover accedere al sistemaERP aziendale.

Il «tabellone» è l’istantanea del Magazzino Spedizioni: non ha la risoluzione di una fotodigitale (ERP aziendale) ma il suo contenuto informativo è comunque sufficiente perrispondere in modo agile al mutare delle condizioni operative. La sua semplicità è la suaforza: è uno strumento che non pone barriere all’ingresso ed è in grado di attivare ilcoinvolgimento del personale operativo, valorizzando l’esperienza e la volontà cherappresentano spesso energie non utilizzate per il processo di miglioramento continuo.

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Sede operativa: Piazza Carrara, 19 - 56126 Pisa

Telefono 050 2201232 - Fax 050 501457

Web: http://www.consorzioquinn.it

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Per chiarimenti ed informazioni il riferimento è:

• Federico Guidi (Project Manager)

E-mail: f.guidi@consorzioquinn.it

Mobile: +39 349 2626260

Riferimenti