QPR ProcessGuide

Per una gestione semplice dei processi

QPR ProcessGuide è un ambiente completo per rappresentare, analizzare, comunicare e migliorare i processi. Le sue caratteristiche di immediatezza e facilità di lettura delle informazioni lo rendono la scelta ideale per tutte le aziende che vogliono impegnare le proprie persone in iniziative di riduzione di costi, di compressione dei tempi di ciclo, di miglioramento della qualità,di implementazione di sistemi complessivi di gestione della compliance, della qualità e dei rischi. QPR ProcessGuide fornisce il supporto ideale a tutti coloro che lavorano per pianificare, comunicare e responsabilizzare le persone, gestire i progetti di miglioramento dei processi aziendali.

Realizzare modelli in modo semplice ed efficace

Tutte le iniziative di miglioramento dei processi si fondano sulla comprensione approfondita delle attività. I processi esistenti vengono documentati e “modellizzati” in mappe che descrivono le attività, i flussi, le risorse, le responsabilità e le criticità. Un lavoro di analisi che deve essere svolto e condiviso con efficacia ma anche con efficienza e velocità. QPR ProcessGuide è un ambiente multi-utente di modellizzazione basato su un repository centrale Microsoft SQL o Oracle. I singoli processi e le loro mappe trovano una logica collocazione nell’ambito di un unico modello complessivo “multilivello” in grado di mettere in evidenza le interconnessioni ed i legami “gerarchici” esistenti. Ogni elemento disegnato non è una semplice immagine bensì è un’informazione archiviata in un database che può essere condivisa da più mappe; la sua modifica comporterà l’aggiornamento automatico di ogni mappa. Queste caratteristiche consentono l’adozione di un approccio flessibile e modulare nella creazione dei modelli dei processi.

La rappresentazione dei processi è estremamente facile ed immediata

Gestione personalizzata dei modelli

QPR ProcessGuide consente di personalizzare con facilità le modalità di rappresentazione dei processi: attività, elementi, flussi, attributi e note. Sono disponibili comunque le modalità standard di rappresentazione dei flussi oltre allo standard BPMN. Altri come IDEF, Archimate, TOGAD e UML possono essere facilmente implementati. Per consentire il lavoro a diversi gradi di astrazione, è possibile collegare mappa di processo realizzate con diversi standard.

Gestione degli asset del modello dei processi

Oltre alle viste dei processi, QPR ProcessGuide consente di personalizzare le viste relative agli asset del processo: unità organizzative, ruoli, gruppi di risorse, indicatori, documenti relativi all’analisi dei rischi ecc. In questo modo gli utenti ottengono un quadro informativo completo ed hanno la possibilità, se autorizzati, di modificarne proprietà e valori. La possibilità di creare gerarchie degli elementi indipendentemente dalle

mappe dei processi consente un approccio efficace alla gestione delle informazioni di processo (rischi, controlli, sistemi, applicazioni ecc.) dato che è possibili collegarli alle singole attività con un semplice trascinamento dell’icona.

Vista di navigazione che mostra gli asset organizzativi del modello

Gestione centralizzata dei contenuti

Per garantire la necessaria coerenza in fase di costruzione del modello, la gestione degli elementi e degli asset può essere centralizzata tramite la realizzazione di un “Modello Base”. Ciò evita la creazione di duplicati denominati in modo diverso. I Modelli Base sono permanentemente collegati ai modelli dipendenti che contengono le descrizioni dei processi e le logiche aziendali. Da un lato, le modifiche al Modello Base si rifletteranno automaticamente in tutti i modelli dipendenti, dall’altro, gli amministratori del sistema potranno definire quali asset possono essere creati in locale da coloro che lavorano sui modelli dipendenti.

Supporto al Ciclo di Vita del Processo

La gestione delle versioni consente di svolgere il lavoro di sviluppo sui modelli in predeterminate aree da cui i modelli stessi, una volta approvati, possono essere spostati nel momento in cui devono sostituire le versioni pubblicate.

Rappresentazioni flessibili ed efficienti

La maggior parte di coloro che sono interessati alla documentazione di processo non viene coinvolta nella loro creazione. Diviene fondamentale creare canali facilmente accessibili, efficienti ed immediati per fornire loro le informazioni necessarie. La facilità con cui è possibile impostare le modalità di visualizzazione dei processi consente di soddisfare le diverse esigenze di differenti gruppi di utenti. È possibile definire quali oggetti devono essere visibili, quali elementi e quali flussi, e quali livelli di dettaglio sono accessibili ai diversi gruppi di utenti. Si può quindi usare lo stesso modello invece di creare e gestire diverse versioni. Sempre nell’ambito del singolo modello si possono gestire le traduzioni in numero illimitato di lingue senza dover duplicare la documentazione da gestire sia in fase di creazione che in fase di manutenzione.

Le impostazioni di visualizzazione personalizzabili consentono di gestire più livelli della mappa del processo

Integrare tutte le informazioni relative ai processi

Tutti i contenuti relativi ai processi come, ad esempio, le politiche, le procedure, i template dei moduli, le linee guida, le istruzioni operative, le risorse di eLearning, i piani di miglioramento ed altri possono essere resi disponibili e comunicati agli utenti nell’ambito delle mappe dei processi. È possibile collegare fonti esterne ed applicazioni alla mappa di un processo. Questa caratteristica aumenta in modo significativo il valore aggiunto che la “documentazione on line” può fornire. A mero titolo di esempio, si possono collegare e pubblicare documenti come procedure ed istruzioni di lavoro, gli schemi dei moduli per i quali è previsto l’utilizzo per la specifica attività, i collegamenti attivi a pagine web piuttosto che ad applicativi aziendali per attivare veri e propri workflow. Inoltre, QPR ProcessGuide si integra facilmente con i sistemi di gestione dei documenti e con Microsoft Office SharePoint per offrire funzionalità di document management complete (gestione dei diritti di accesso, delle versioni, … ecc).

Facile integrazione di tutti i contenuti collegati ai processi

Integrazione e Portabilità

QPR consente l’importazione e l’esportazione dei modelli in formato XPDL e fornisce lo standard BPMN 1.2 a BPEL per la serializzazione dei Web Services. I modelli creati in Microsoft Visio possono essere importati nel formato .vds

Pubblicazione e Reporting

Tutti i contenuti sono automaticamente pubblicati nel portale QPR e sono accessibili secondo i diritti di accesso definiti. Gli utenti potranno disporre di un ambiente di lavoro estremamente intuitivo e del tutto simile a quello degli applicativi di produttività; le informazioni relative ai processi saranno espresse nel linguaggio e con gli schemi esistenti in azienda gestendo le informazioni effettivamente ritenute necessarie, senza doversi adattare a schemi predefiniti di un’applicazione. Tutte le viste possono essere personalizzate dal singolo utente che può definire le proprie pagine “preferite” e condividerle con altri. I “fascicoli di riunione”, che ogni utente può preparare, consentono di organizzare presentazioni che possono essere condivise all’interno del portale. Il QPR Add-In consente agli utenti di creare modelli in Microsoft Word che sono poi alimentati dalle informazioni aggiornate disponibili sul portale.

QPR ProcessGuide e QPR ScoreCard consentono di collegare il modello dei processi agli obiettivi aziendali, definire i KPI’s di processo e comunicarli all’organizzazione gestendo anche il monitoraggio dei risultati.

Fascicoli di riunione accessibili dal portale web

Collaborazione e Miglioramento fondato sulla collaborazione

QPR ProcessGuide è stato pensato per andare al di là della semplice modellizzazione, documentazione e comunicazione dei processi. Il portale consente di coinvolgere le persone nella gestione del miglioramento dei processi. Si possono assegnare compiti, definire piani d’azione e progetti, segnalare i rischi esistenti - potenziali ed avviare le necessarie azioni correttive o preventive rafforzando il livello di collaborazione tra le persone e riducendo le problematiche di integrazione organizzativa. È possibile distribuire in forma controllata ed allegare contenuti aggiuntivi come, per esempio, documenti e file di ogni tipo. I singoli utenti riceveranno le notifiche attraverso le loro pagine personali intitolate “Le Mie Responsabilità”. QPR ProcessGuide diviene così l’ambito di lavoro ottimale per gestire la collaborazione tra le persone a livello di miglioramento dei processi, auditing, quality e risk management.

Piani d’azione condivisi per mezzo del portale

Requisiti di sistema

QPR Software Plc

QPR Plc è una società internazionale con sede ad Helsinki, leader per i servizi e le soluzioni in ambito di Performance e Process Management. La missione di QPR è supportare le persone e le organizzazioni nella capacità di governo dei propri processi e dei propri obiettivi di performance. Sono oltre 1.500 organizzazioni in tutto il mondo che utilizzano i servizi e le soluzioni QPR fornite in oltre 20 lingue. QPR è stata fondata nel 1991 e collabora con una vasta rete di partner in oltre 50 paesi in tutto il mondo.

Arxo è il partner italiano di QPR.

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