Presentazione web doc

Enterprise Document Management >>

Presentazione di Omnia Group >>

La soluzione per il Document Management >>

Panoramica del prodotto WebDoc >>

Il portale fornitori >>

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>

Conclusioni >>

Agenda >>

Approfondimenti:

Cenni di Business Intelligence >>

Presentazione diOmnia Group >>

La scommessa di Omnia Group è quella di applicare alla progettazione del software e

all’erogazione dei servizi informatici il modello della Lean Production tesa all’eliminazione degli sprechi e alla comprensione piena dei bisogni e

desideri del cliente

Il Gruppo >>

è composta da circa 70 persone, tutti tecnici altamente specializzati di cui oltre il 70% laureati in discipline informatiche

Le competenze >>

B2B Integration EnterpriseDocument Management

Business Intelligence Enterprise Logistics Platform






Conclusioni >>

Agenda >>

Approfondimenti:


Le sfide per Poligrafici Editoriale >>

• Miglioramento della comunicazione con i fornitori che ad oggi è poco automatizzata

• La dematerializzazione delle fatture attive e passive e la loro conservazione sostitutiva

• La gestione di documenti per la Segreteria di Redazione

L’idea di Omnia per >>

• Omnia Group propone di affrontare le sfide con la sua soluzione di Enterprise Document Management

La soluzione >>

• WebDoc è in grado di:• Gestire tipi di documenti differenti• Archiviare, classificare e ricercare con estrema

semplicità• Integrarsi con applicazioni “esterne”

utenti internicontabilità

altri sistemi aziendali

portale fornitori

fattura elettronica econservazione

sostitutivascanner

Considerazioni >>

• La soluzione è scalabile potendo attivare tipi di documento differenti in tempi successivi

• La scalabilità sarà anche sulle applicazioni e i servizi a corredo della soluzione

• Gli investimenti saranno proporzionati ai processi coperti presupponendo l’investimento iniziale su WebDoc

Approccio progettuale >>

• Definizione delle priorità• Attivazione di WebDoc per il cliente• Risoluzione delle esigenze in ordine di priorità

secondo tempistiche dettate dagli investimenti

divide et impera






Conclusioni >>

Agenda >>

Approfondimenti:


Vantaggi >>

• Il tempo è denaro• Facilità di accesso ai documenti• Eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e

recupero • Certezza di lavorare su file aggiornati• Maggior precisione ed efficienza rispetto alla posta

elettronica (eliminazione dei duplicati e dei ritardi)• Accesso 24 su 24 alla gestione da qualsiasi postazione

internet nel mondo• Logistica

• Diminuzione delle spese di archiviazione e gestione del cartaceo

Vantaggi >>

Maggiore velocità nell’organizzazione interna

dell’azienda

Risparmio!

WebDoc “in pillole” >>

• Argomenti principali:• Profili utente• Tipi di documento• La ricerca nei documenti• Cenni al workflow

Ipotesi progettuale >>

• Definizione degli utenti e dei moduli del prodotto utili al cliente

• Formulazione di un’ipotesi di progetto• Installazione di WebDoc presso il cliente• Impostazione del prodotto e avviamento

Cenni sull’offerta >>

• Il costo di WebDoc dipende da:• Costo del prodotto• Personalizzazione• Eventuale supporto all’avviamento

• Il costo del prodotto dipende da:• Moduli applicativi richiesti• Numero di utenti, cosiddetti named






Conclusioni >>

Agenda >>

Approfondimenti:


Obiettivi >>

• La proposta di Omnia si pone come obiettivo quello di razionalizzare il processo di business con i fornitori

• L’obiettivo è creare uno strumento che:• Automatizzi i processi interni relativi alle forniture• Migliori i canali di comunicazione con i fornitori• Acceda agli stessi dati eliminando fax, telefonate e

tutta la carta

Scenario di riferimento >>

• Il portale fornitori sarà un sito internet che vedrà come attori principali:

• Il potenziale fornitore• Il fornitore qualificato

Ai fornitori potenziali… Ai fornitori qualificati…

Informazione sulle procedure per il processo di qualificazione e consultazione news pubbliche

Contenuti informativi, servizi e strumenti per integrare le fasi del processo di acquisto

La struttura >>

• Il portale fornitori sarà organizzato in due aree:• Area pubblica• Area privata

Area pubblicaVetrina in cui presentare i servizi e le modalità per diventare fornitore qualificato, esporre news e faq per scambi di informazioni, suggerimenti e chiarimenti da e verso il potenziale fornitore

Area privataL’accesso a questa area è riservato ai soli fornitori qualificati ed offre funzionalità avanzate di gestione dei documenti di business

Agenda >>






Conclusioni >>

Approfondimenti:


Concetti preliminari >>

• I sistemi di Document Management sono gli strumenti ideali per risolvere problematiche di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

• La fatturazione elettronica è un caso specifico di gestione documentale avanzata

• La conservazione sostitutiva è un’opzione integrativa, ma distinta, della fatturazione elettronica

Vantaggi >>

fatturazione elettronica

+

conservazione sostitutiva

=

dematerializzazioneossia

immutato valore legale

a fronte dell’eliminazione di tutte le fatture cartacee

e di tutte le spese in termini di denaro e tempo ad esse collegate

Cenni legali >>

• Fatturazione elettronica:– Direttiva 2001/115/CE– Decreto Legislativo 52/2004– DMEF n. 27 del 23 gennaio 2004– Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate

• Conservazione elettronica:– Delibera n. 11 del CNIPA (19 febbraio 2004)– DM del 23 gennaio 2004 (Art. 23)– Commissione europea: quadro strategico 229/2005– Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate

• Finanziaria 2008:– Obbligatorietà della fatturazione elettronica e della conservazione

sostitutiva delle fatture per le imprese che lavorano con le amministrazioni pubbliche centrali e regionali

Prospettive >>

• È facilmente intuibile come la trasmissione e conservazione elettronica dei documenti fiscali sia destinata a diventare la regola dei rapporti tra imprese*

(*) Applicazione del quadro strategico UE già applicato nei paesi del nord Europa

La soluzione lean per la conservazione sostitutiva >>

• Il servizio di conservazione sostitutiva può essere fornito in modalità lean delegando Omnia nella gestione dell’intero processo e delle tecnologie correlate in modalità full outsourcing

• La fruizione di queste soluzioni per l’utente sarà estremamente semplice e sarà sollevato da qualsiasi fattore di complessità legato ai processi organizzativi ed alle tecnologie utilizzate

• Omnia propone un servizio chiavi in mano e, se richiesto, si fa completamente carico della gestione del servizio fin dalla prima richiesta di informazioni

Il processo >>

• Una fattura elettronica è il documento pdf, doc o altro ma comprensivo di firma digitale e marca temporaleGenerazione della

fattura elettronica

Creazione delplico e invio

a Omnia

Conservazionein outsourcing

Riconsegnae archiviazione

• Un plico è un archivio ‘zip’ di fatture elettroniche• Entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione deve

essere fatta la conservazione

• Vengono “chiusi” i documenti di fattura• Le fatture sono riversate su supporto ottico con

conservazione (3 copie)

• Aggiornamento dei documenti presso il Cliente con le coordinate di archiviazione

• Consegna del supporto ottico al Cliente, a Omnia e in un luogo sicuro

Generazione dellafattura elettronica >>

• Giornalmente vengono acquisite le fatture tramite un interfaccia utente che:

– Preleva automaticamente i documenti digitali (pdf, doc, ecc) dalla contabilità

– Firma digitalmente i documenti– Marca temporalmente i documenti tramite la Certification

Authority ACTALIS– Archivia la fattura elettronica su WebDoc– Invia un report via email ai responsabili del processo per

conferma dell’operazione

Generazione dellafattura elettronica


a Omnia



pdf, doc dalla

contabilità

apposizione della firma digitale e marca temporale

http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.kronoweb.it/utente/actalis.jpg&imgrefurl=http://www.kronoweb.it/utente/index.asp?include=news&IDtiponews=172&IDformato=37&h=71&w=179&sz=13&hl=it&start=18&tbnid=XAQPGfQ1GIK8qM:&tbnh=40&tbnw=101&prev=/images?q=actalis&svnum=10&hl=it&lr=

Generazione dellafattura elettronica >>

• Il WebDoc Conservazione Elettronica (WDCE) si attiva settimanalmente in modo automatico e:

– Estrae le fatture della settimana precedente– Controlla la continuità dei numeri di fattura– Segnala eventuali problemi ai responsabili del processo – Marca lo stato delle fatture elettroniche su WebDoc– Crea un plico firmato dal responsabile della conservazione

e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS– Invia il plico a Omnia utilizzando un protocollo sicuro (ftps)



a Omnia



WDCE


Conservazione in outsourcing >>

• La Procedura di Conservazione Elettronica (PDCE) tratta il plico arrivato in Omnia e:

– Genera un file di chiusura firmato digitalmente e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS

– Aggiorna il registro di conservazione

• Il registro di conservazione è consultabile via web dai Clienti tramite un sito internet ad accesso protetto



a Omnia



www

PDCEregistro digitale

di conservazione


Riconsegna e archiviazione >>

• Il Browser di Conservazione Elettronica (BDCE):– Ritorna a WebDoc i riferimenti di archiviazione delle fatture– Produce 3 copie su supporto ottico (CD/DVD)

• Una copia è fisicamente consegnata a Poligrafici Editoriale, un’altra rimane a Omnia e l’ultima viene recapitata in un terzo luogo sicuro

• Il supporto ottico è dotato di un sistema di ricerca per la consultazione “rapida”

• L’anno successivo viene inviato all’Agenzia delle Entrate l’impronta di tutto l’archivio informatico



a Omnia



BDCE

Il processo in sintesie tempistiche >>

contabilità

tutti i giorni WDCEmax 15gg

PDCE

registro digitaledi conservazione

BDCE

riferimenti di archiviazione

riconsegna

generazione dellafattura elettronica

utenti

consultazione

controllo

Altri servizi lean >>

• Servizio di digitalizzazione del cartaceo per facilitare il processo di fatturazione elettronica (e eventuale integrazione con la conservazione sostitutiva)

dematerializzazione a partire dalla carta

• Servizio di archiviazione del cartaceo in full outsourcing

• Omnia Group ha attivo un Centro Servizi che è in grado di supportare il processo sostituendosi, ove richiesto e possibile, al Cliente

L’offerta >>

• Supporto consulenziale per la stesura delle Linee Guida per la Conservazione sostitutiva

• Fornitura di tutta la modulistica necessaria alla gestione delle formalità associate al processo

• Fornitura del software applicativo per la corretta gestione del processo e per l’interazione con il Centro Servizi di Omnia

• Riversamento periodico su supporto ottico contenente i documenti e riconsegna al cliente

• Monitoraggio delle attività di conservazione disponibile su sito web

• Conservazione dei supporti in luogo sicuro e protetto per 10 anni dalla loro produzione

Un caso di successo >>

• Nel 2006 Omnia ha avviato con Coop Italia ed il Ministero delle Finanze un progetto pilota su un volume di circa 100.000 fatture l’anno

• Prima i costi di gestione manuale delle fatture (stampa, personale dedicato a produzione, gestione e ricerca, spedizione e altre spese postali, conservazione decennale in ambienti dedicati) sono stati stimati in 9 €/fattura per quelle attive e 13 €/fattura per quelle passive

• Dopo due anni si stima sia cambiato l’ordine di grandezza dei costi (abbattimento dei costi di stampa, postali, conservazione fisica dei documenti; riduzione superiore al 50% del personale dedicato alla produzione/gestione documenti fiscali)

• Coop Italia ha optato per il pagamento di un canone annuale flat indipendente dal numero di documenti oggetto di conservazione

Agenda >>






Conclusioni >>

Approfondimenti:


Conclusioni >>

• Omnia Group propone WebDoc come Enterprise Document Management System per Poligrafici Editoriale

• Le sfide, anche future, legate alla gestione documentale potranno essere affrontate integrando e personalizzando WebDoc

• I servizi lean di Omnia Group facilitano l’adozione della soluzione

Enterprise Document Management >>La proposta di Omnia per Poligrafici Editoriale s.p.a. >>

Carlo [email protected]

Matteo [email protected]

Francesco [email protected]

Approfondimenti >>


Le informazioniaziendali >>

indicazionistrategiche

rapporti

informazioni selezionate

fonti informative primarie

quantità

valo

re Are a d

i azi on

e del la

Bu

si nes s I n

tel l igen

ce

Frasi ricorrenti >>

• Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi!

• Come è possibile che persone che svolgono lo stesso ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi?

• Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo possibile!

• Mostratemi solo ciò che è importante!

• Tutti sanno che alcuni dati non sono corretti!

La soluzione >>

• Le soluzioni di Business Intelligence sono basate su un mix di competenze, tecnologie, metodologie, processi, applicazioni e sistemi, in grado di fornire una risposta alle esigenze dell'impresa

• Omnia Group sposa la visione più consolidata che prevede l’applicazione contemporanea di:• Data Warehouse per archiviare le informazioni

riorganizzate per l’analisi• Reporting e analisi per l’esame delle informazioni

in modo semplice e potente da parte degli analisti

Data Warehousing >>

• I Data Warehouse rappresentano ad oggi le soluzioni più sofisticate per il monitoraggio dell'azienda nel suo complesso

• Omnia Group è in grado di realizzare Data Warehouse con i prodotti più affermati sul mercato fra i quali segnaliamo:

Reporting e analisi >>

• Gli strumenti di analisi più importanti di un Data Warehouse sono:• Reportistica tradizionale• On-Line Analytical Processing (OLAP)• Data Mining

• Omnia Group realizza dashboard e cruscotti a vari livelli con i prodotti più affermati fra i quali si segnala:

Pentaho (open source)

Un caso di successo >>

• Omnia Group realizza per Coop Italia numerosi progetti di analisi con tecnichedi Business Intelligence

• [Business Objects] Osservatorio Aziendale del non-food:– Monitoraggio vendite di sintesi e dettaglio– Monitoraggio oneri, ricarico e costi accessori– Giacenze, e indici di rotazione– Ordini da fornitori, clienti e inevasi

• [Business Objects] Analisi degli indicatori logistici• [Business Objects] Dashboard direzionali• [Hyperion Essbase] Sistema di centralizzazione del processo

di pianificazione delle campagne per il Supply Chain Management (tecniche di what-if)

Ipotesi progettuale >>

Identificare un’area di business circoscritta ma “sensibile” per le tematiche aziendali

Realizzare il primo Data Mart (segmento di Data Warehouse) e il

relativo sistema di analisi

Identificare una nuova area di

business circoscritta

Realizzare il Data Mart e il relativo sistema di

analisi integrandolo con gli esistenti

Kick off

fase I

fase II

Milestonedi verifica

Milestonedi verifica

– III – IV – …

Come procedere >>

• Scelta della piattaforma• Scelta della piattaforma del Data Warehouse• Scelta dello strumento di analisi

• Scelta della prima area di business• Definizione del progetto (con relativa valutazione economica)

• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi delle fonti alimentanti• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi e sviluppo delle analisi

• Rilascio in produzione e conclusione del progetto

• (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto

Come procedere >>

• Scelta della piattaforma• Scelta della piattaforma del Data Warehouse• Scelta dello strumento di analisi

• Scelta della prima area di business• Definizione del progetto (con relativa valutazione economica)

• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi delle fonti alimentanti• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi e sviluppo delle analisi

• Rilascio in produzione e conclusione del progetto

• (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto

studio difattibilità

e impostazionedi progetto

Sviluppodel primo Data Mart

Approfondimenti >>


Presentazione web doc

Business

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