RETE MULTISERVIZI REM

Le attività di Segreteria

OBIETTIVO DELL’INTERVENTO

Partendo dal questionario, individuare le aree di

lavoro che riguardano direttamente o

indirettamente le attività di Segreteria

Intervento non certamente Didattico/Formativo,

ma solo Propedeutico/Propositivo di un lavoro

comune che dovrà necessariamente seguire.

Individuare Problematiche, comuni e specifiche,

definire una sequenza cronologica di analisi delle

stesse dettata dalle priorità/scadenze da rispettare;

Analisi delle Risorse e Strumenti già disponibili

e/o reperibili (umane, tecniche, finanziarie);

le possibili Soluzioni da definire in Procedure

Standardizzate e il loro Calendario di attuazione

Albo on Line

Sicuramente partire dall’Albo on Line dove in 13 scuole su 21 è gestito da personale di Segreteria (dsga / a.a.) . Anche cronologico.

Concordare FUNZIONE dell’Albo On Line(?):

Fornire all’Atto il Requisito Giuridico Essenziale della Pubblicità, ossia opponibilità a terzi.

Altrimenti l’Atto è Annullabile o ancor peggio NULLO!!

E quale era la FUNZIONE dell’Albo Cartaceo? Stessa. Quindi funzionalmente sono uguali

Albo on Line = Albo Cartaceo? NO. Differenze ;-)

DOCUMENTO ALL’ ALBO

Formalmente corretto

Stampato su carta

Firmato

Affisso

Archiviato

DOCUMENTO ALL’ALBO ON

LINE

Formalmente e Digitalmente

corretto

Stampato Digitalmente (PDF)

Firmato Digitalmente

Pubblicato

Archiviato Digitalmente

(dove?)

QUINDI COSA CAMBIA?

Capire cosa significa Digitalmente, in termini di attività da svolgere.

Dettagliarlo in DEFINITE e FUNZIONALI Procedure. Procedura = sequenza

definita di passaggi che portano alla ralizzazione di un processo (for dummies).

Albo on Line – Contenuto Procedure CHI: una sola persona o più persone? (Responsabilità, Sicurezza

Reciproca, Consapevolezza). Richiede competenze informatiche da OPERATORE (esattamente le stesse necessarie all’uso del software gestionale o della posta elettronica).

CHE COSA: le stesse che andavano nell’albo cartaceo. Varie fonti (slide avv.to Galli, Regolamento Castellucchio ….) tutte indicative ma Perfezionabili (rilevato gruppo REM, tra DSGA)

COME: Documento Informatico. Requisiti Ottimali e Minimi. Contenuti (diritti Privacy, Trasparenza, Oblio …..)

DOVE: non determinante nell’AoL. Possibili sottocategorie.

QUANDO (QUANTO): legge 275/99 art.14 c.7 “definitivi dopo 15 gg.” salvo alunni e personale. ( DA quando: Albo on line 2011!!)

PERCHE’ solo per dare Efficacia Giuridica (requisito indispensabile per la validità. l.69/2009 dal 2011!!!). NON per renderli disponibili.

STEP 1: predisporre PROCEDURE (possibilmente standardizzate all’interno della REM) che siano FUNZIONALI, OMNICOMPRENSIVE e DETTAGLIATE. Continuamente integrate e perfezionate grazie al contributo di ognuna delle segreterie.

In un prossimo incontro più approfondito, contributo di OGNUNO

Amministrazione Trasparente

Concordare FUNZIONE svolta da Amm.ne Trasparente

PERCHE’: rendere disponibili PREVENTIVAMENTE e a TUTTI le

informazioni delle P.A (PUBBLICITA’ PRO-ATTIVA).

DOVE: in una Spazio Web con una Struttura Uguale per tutte le P.A.

permettendo al cittadino di muoversi e reperire autonomamente i documenti

delle P.A. di cui ha bisogno. Visitare noi siti di altre P.A diverse da scuole.

QUANDO: “tempestivamente” (art.8 c.1 d.33/2013)

QUANTO: 5 anni ..salvo .. (art.8 c.3 d.33/2013) Conseguenti problematiche

CHE COSA: la documentazione accessibile al pubblico. Iniziare con quanto

indicato nell’allegato al d.l. 33/2013 (l.241/90, 150/2009)

CHI/COME: stesse considerazioni fatte per Albo on Line.

Amministrazione Trasparente

ARCHIVIO CARTACEO

Documento Cartaceo

Archiviazione Documento Cartaceo

Necessità Copie (autenticate)

Presenza fisica

AMM.NE TRASPARENTE

Documento Informatico

Archiviazione Elettronica standardizzata per tutte le P.A. (anche scuole)

Disponibilità dell’originale

Autonomamente dal cittadino nei suoi tempi e orari

Amministrazione Trasparente STEP 1: individuare i Livelli che interessano l’attività

Amministrativa scolastica, iniziare a popolare i meno

problematici e progressivamente affrontare i restanti.

QUANDO: iniziare da oggi e appena possibile il pregresso.

COME: attraverso Procedure Definite, Standardizzate, Usate

e Applicate.

PROPOSTA CALENDARIO ATTUAZIONE:

Mag-Ago: definizione delle procedure e test.

01/09/14: Inizio sistematico dell’utilizzo delle procedure

previste e messa punto.

01/01/15: attività ordinaria e recupero (quanto prima) anno

2014 (n.b. incombe Accesso Civico. es. fornitori esclusi …..).

Il Documento Informatico Solo una riflessione calata nell’ottica dell’attività amministrativa:

Situazione Attuale: l’elaborazione e la successiva gestione di un documento informatico corretto, e la sua Funzionale applicazione, con gli attuali Strumenti disponibili, risulta essere, inadeguata, inefficiente, troppo dispendiosa in termini di risorse per la quotidiana attività amministrativa, quindi ancora molto lontana dalla realtà.

Domani potrebbero uscire strumenti che la rendono facilmente realizzabile (es. evoluzione software per la realizzazione siti web).

STEP 1 Requisiti Essenziali: individuare quali sono gli elementi che permettono di redigere un Documento informatico equivalente a quelli attualmente utilizzati (cartacei). Definire le corrispondenti procedure e applicarle quotidianamente fino a metabolizzarle.

Segreteria Digitallizzata

Visto il progressivo, inevitabile, indifferibile, percorso verso questa Organizzazione, visto che questa dovrà diventare la quotidianità (analogo alla sostituzione della posta cartacea con la posta elettronica), cercare di metabolizzarlo e padroneggiarlo facendolo diventare Funzionale (cioè utile) alla quotidiana attività.

COME: utilizzarlo Funzionalmente anche dove non obbligato dalla normativa.

STEP1 : rendere fruibili in un’area pubblica o riservata (a seconda dei destinatari), documenti finora cartacei (modulistica varia, atti di gestione interna es.servizi pomeridiani, riepiloghi orari …….)

Albo on line: documento

Per soggetto emanante:

Dirigente scolastico

Direttore amministrativo se ad esso delegato dal Dirigente scolastico

Organi collegiali:

Consiglio d’Istituto

Giunta esecutiva del Consiglio d’Istituto

Collegio docenti

Consiglio di classe

Per tipologia:

Graduatorie del personale docente ed Ata

Elezioni organi collegiali

Bandi

Avvisi sindacali (es.indizione dello sciopero, i sindacati trasmettono avvisi vari da pubblicare all'albo relativi alle loro attività, relativi alla convocazione di assemblee col personale)

Convocazioni organi collegiali (Consiglio d’Istituto, assemblee genitori)

Delibere del Consiglio d’Istituto

Contratti d’appalto (D.I. N.44 del 1/2/2001)

Individuazione supplenza personale docente ed Ata

Contratti esperti esterni

Regolamenti

Avviso di procedura di selezione comparativa” : è il Regolamento recante la disciplina per il conferimento di incarichi di collaborazione (a norma dell’articolo 7, comma 6, del D.Lvo 30.3.2001, n. 165 – art 35) per la creazione di un albo di esperti finalizzato al conferimento di contratti di prestazione d'opera per l'arricchimento dell'offerta formativa (a norma dell’art. 40 del D.I. 1. 2. 2001, n. 44).

Altri avvisi

Albo on line: finalità

Pubblicità: garantire che atti e documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati.

Trasparenza: garantire la conoscenza delle informazioni al fine di assicurare un ampio controllo sulle capacità delle PA di raggiungere gli obiettivi nonché sulle modalità adottate per la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici

Consultabilità: messa a disposizione di atti e documenti solo a soggetti determinati per garantire in maniera agevole la partecipazione alle attività e ai procedimenti amministrativi.

a) Atti propri (DICHIARATIVA) Incide sulla definitività:

1) ricorso in opposizione

2) ricorso amministrativo o

giudiziario

b) Atti esterni (NOTIFICATIVA)

NON incide sulla definitività, MA comporta sanzioni per

Inadempimento

Atti esterni (NOTIFICATIVA)

NON incide sulla definitività,

MA comporta sanzioni per

Inadempimento prevista dalle norme (necessità giuridica)

Albo on line - Trasparenza

Legale Notizia (albo on line) (Sito web e sezione trasparenza)

prevista dalle norme (necessità giuridica)

volta a garantire che i documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati

render conto che l’azione amministrativa è stata effettuata secondo criteri di legittimità

vincolo procedimentale inerente all’efficacia

Dipende dalla sensibilità delle Amministrazioni

Finalizzata alla trasparenza ed ad un “controllo sociale”

La pubblicità degli atti contempla molteplici aspetti di natura differente:

presupposto per l'efficacia dei provvedimenti;

l'espressione di comunicazione delle attività tradizionali;

l'adempimento di specifici obblighi previsti dal legislatore;

la conformità con le disposizioni contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD);

le specifiche prescrizioni d'origine statutario, previste dalle singole amministrazione;

la disciplina in tema di tutela della riservatezza (Codice della Privacy).

Nella semplice inserzione di un dato personale in un sito web si nascondono e vengono amplificati insidie e fattori legati alla tutela della privacy, al digital divide, al diritto all’oblio, al diritto di internet, al diritto in generale (sia esso amministrativo, civile e penale), all’informatica giuridica e, non ultime, alla diplomatica e all’archivistica

Diversi aspetti coinvolti

obbligo di trasparenza dell’azione amministrativa da parte delle amministrazioni;

diritto all’informazione: diritto di consultare informazioni, atti e documenti delle amministrazioni pubbliche

diritto all’oblio: diritto di non rimanere esposti a tempo indeterminato ai danni che la pubblicazione consecutiva o reiterata di una notizia, di un atto o di un provvedimento può arrecare, salvo che, per eventi sopravvenuti, il fatto ritorni di attualità e rinasca un nuovo interesse pubblico all’informazione o alla trasparenza

diritto di accesso: diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi, come previsto dall’articolo 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche e integrazioni

principio di temporaneità: obbligo di eliminare dall’albo on-line dati, informazioni e documenti relativi a notizie, atti o provvedimenti non più necessari allo scopo per il quale sono stati pubblicati

protezione dei dati personali nel rispetto del principio di necessità, proporzionalità e non eccedenza dei dati (pubblicazione per estratto)

GRAZIE PER L’ATTENZIONE